Comisión Ejecutiva Hidroeléctrica del Río Lempa
GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL
ÁREA DE ARCHIVO INSTITUCIONAL
ABRIL 2012
ÍNDICE CONTENIDO
PAGINA #
I.
Introducción
2
II.
Objetivo General
3
III.
Objetivos Específicos
3
IV.
Ámbito de Aplicación
3
V.
Marco Normativo
3-5
VI.
Estructura Del Cuadro De Clasificación Y Su Aplicación
5-6
VII.
Organización Del Cuadro De Clasificación
6
VIII.
Guía de Documentos Institucional
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I.
Introducción.
Desde su creación, la Comisión Ejecutiva Hidroeléctrica del Rio Lempa ha registrado sus actividades tanto operativas como de gestión en documentos; por documento entenderemos que es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de las funciones de persona naturales o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y de formato. Los documentos de una organización nos posibilitan conocer la historia de la misma, la gestión realizada en un momento preciso y planes a futuro que la institución determine. A partir del 8 de mayo de 2011 entra en vigencia mediante Decreto Legislativo No 534 la Ley de Acceso a la Información Pública, la nueva normativa tiene por objeto "garantizar el derecho de acceso de toda persona a la información pública, a fin de contribuir con la transparencia de las actuaciones de las Instituciones del Estado". En base a este concepto todas las instituciones públicas constituyen parte de los entes obligados a su cumplimiento así como las instituciones privadas que reciben fondos estatales. Esto ha obligado a que dentro de la Comisión se desarrollen las condiciones y las capacidades necesarias para cumplir con lo que la Ley y los Instrumentos Normativos establecen, para ello se ha conformado el funcionamiento sistematizado de un archivo institucional. En la presente guía se encuentran clasificados y catalogados toda la información que posee cada una de las dependencias de la Comisión, con el propósito de ubicar de una forma eficiente la información que solicite la ciudadanía a partir de 8 de mayo del 2012, fecha en la cual entra en vigencia la Ley para atender, solicitudes de información pública, datos personales e Información Oficiosa. P ara tal fi n, se ha e labo rado la presente Guía la cual contiene una breve definición de cada archivo de gestión en cada una de las dependencias.
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II.
Objetivo General
Organizar, catalogar e identificar las series documentales por dependencia, para la administración oportuna de documentos y ubicación física de los archivos gestión e históricos de la Comisión. III.
Objetivos Específicos
Identificar la Información que dispone la Institución en base a su estructura
organizativa.
Facilitar la ubicación y el tratamiento de la información reservada y/o
confidencial.
Facilitar la elaboración de la tabla de Retención Documental.
Brindar al usuario una visión panorámica de todos los documentos que
custodia el archivo de la Institución. IV.
Ámbito De Aplicación
La presente guía es aplicable a todas las dependencias de la Comisión Ejecutiva Hidroeléctrica del Rio Lempa, de conformidad a lo comprendido en el Titulo IV, Capitulo Único de la Ley de Acceso a la Información Pública y regulado en base al art. 41 literal b) requerido por el Instrumento Normativo # 2 y su catalogación dividido en los conceptos de Fondos, Sub fondos y Series, el cuadro de clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la misma. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, de acuerdo con el principio archivístico de procedencia. V.
Marco Normativo Antecedentes La Ley de Acceso a la Información Pública, Decreto Legislativo N° 534, aprobada por la Asamblea Legislativa según la cronología siguiente: o 2 de Diciembre de 2010 La Asamblea Legislativa aprueba el decreto N° 534 "Ley de Acceso a la Información Pública" y lo remite al Presidente.
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o
5 de Enero de 2011, El Presidente de la República envía a la Asamblea Legislativa un pliego de 7 Observaciones a la Ley. o
3 de Marzo 2011, La Asamblea Legislativa aprueba la “Ley de Acceso a la
Información Pública "por unanimidad” o
8 de Abril 2011, Se publica en el Diario Oficial N° 70, Tomo 391 la "Ley de
Acceso a la Información Pública" o
8 de Mayo 2011, entra en Vigencia la "Ley de Acceso a la Información
Pública" 30 días después de su publicación. o
8 de Mayo 2012 Entra vigencia la consulta ciudadana implementando
todas las acciones requeridos por la Ley de Acceso a la Información Pública.
Objeto LAIP: Art. 1- La presente ley tiene como objeto garantizar el derecho de acceso de toda persona a la información pública, a fin de contribuir con la transparencia de las actuaciones de las Instituciones del Estado
Entes Obligados LAIP: Art. 7- Están obligados al cumplimiento de esta ley, los órganos del Estado, sus dependencias, las instituciones autónomas, las municipalidades o cualquier otra entidad u organismo que administre recursos públicos, bienes del Estado o ejecute actos de la administración pública en general. Se incluye dentro de los recursos públicos aquellos fondos provenientes de convenios o tratados que celebre el estado con otros estados o con organismos internacionales, a que el convenio o tratado determine otro régimen de acceso a la información. Art. 8- Se entienden obligados por esta ley las instituciones públicas cuyas leyes orgánicas o especiales estipulen que para adquirir obligaciones mediante otra ley deben ser nombradas expresamente, tales como La Comisión Ejecutiva Hidroeléctrica del Rio Lempa y el Instituto Salvadoreño del Seguro Social
Funcionamientos de Archivos LAIP Art. 42- Los entes obligados, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos.
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Responsable de Archivos LAIP Art. 43- Los titulares de los entes obligados designaran a un funcionario responsable de los archivos en cada entidad, quien será el encargado de la organización, catalogación, conservación y administración de los documentos de la entidad, además elaborara y pondrá a disposición del público una guía de la organización del archivo y de los sistemas de clasificación y catalogación.
VI.
Estructura del Cuadro de Clasificación y su Aplicación.
Al Archivista le servirá para identificar correctamente los documentos, siguiendo la jerarquía y relación de estos, según la oficina productora, el Encargado de la Gestión de archivos y serie documental. Al usuario (Publico en General) le brinda una visión panorámica de todos los documentos que produce la Comisión, y es la clave para que el usuario encuentre información relacionada con su tema y así solicite al Oficial de Información el documento o los documentos de su interés. El cuadro de Clasificación se Organiza en Fondo, Sub fondo y series. o Fondo: es la totalidad del conjunto documental procedente de cada dependencia y producto de sus funciones, el cual es conservado en el archivo Institucional. o Sub-fondo: es la primera división en que se ordena un Fondo, la cual conforme al principio de procedencia y orden original, se organiza según las dependencias de la Comisión, (debido a la complejidad organizacional que presentan CEL, sobre todo por su dependencia jerárquica, existen varios niveles de subordinación en la clasificación de documentos, por lo que hay sub fondos niveles I, II, III, IV y V. o Las series: deben ir ordenadas alfabéticamente. En la columna siguiente debe incluirse una breve descripción del contenido de esos documentos, según los temas y el alcance de los mismos, También deben incluirse en otra columna las fechas extremas de la misma, es decir, el año GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL
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del documento más antiguo hasta el más reciente de dicha serie para conocer el espacio temporal del conjunto documental. Para determinar las series, hay que identificar los siguientes caracteres del documento: •
Unidad o departamento productor del documento.
•
La tipología documental: título del documento.
•
La función del documento: para qué es el documento.
o Las Sub Series: son asuntos variados de un mismo tipo documental. Por ejemplo, existen varias clases de informes, tales como de labores, informes de ejecución de proyectos, de ejecución de gastos, anuales, trimestrales, de auditoría, etc. VII.
Organización Del Cuadro De Clasificación.
La Guía de Administración de Documentos Institucional está organizada de acuerdo a la conceptualización general de las series con base a las atribuciones y funciones de cada dependencia productora de los documentos reconociendo los siguientes rangos de codificaciones y niveles:
o Codificación: Código de entidad (Codenti) – Nombre de la dependencia (en Siglas) – # subfondo – correlativo.correlativo serie Ej.
CODIGO
DEPENDENCIA
064-UAGI-2-1 UNIDAD DE AUDITORIA GENERAL INTERNA
SERIE 064-UAGI-2-1.1 CORRESPONDENCIA 064-UAGI-2-1.2 GESTIÓN DE COMPRAS
Subfondo 1
Junta Directiva, Presidencia y Dirección Ejecutiva
Subfondo 2
Dirección Ejecutiva y Coordinaciones
Subfondo 3
Gerencias y Unidades
Subfondo 4
Departamentos
Subfondo 5
Áreas
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VIII.
Guía de Documentos Institucional (En Proceso de definición de las series documentales) SUBFONDO NIVEL 1
001-JD-1-1
002-PRE-1-2
003-DE-1-3
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENCIA
DIRECCION EJECUTIVA
SUBFONDO NIVEL 2 064-UAGI-2.1
003-DS-2.2
SUBFONDO NIVEL 3
UNIDAD AUDITORIA GENERAL INTERNA
435-DL-3-1
DEPARTAMENTO DE SECRETARIA
434-DCS-3-2
DEPARTAMEN TO DE LICITACIONES
SUBFONDO NIVEL 4
SUBFONDO NIVEL 5
304-UOP-4-1
UNIDAD DE OPERACIONES
205-SI-5-1
SUPERINTENDE NCIA
DEPARTAMEN TO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
205-CHG-4-2
CENTRAL HIDROELECTRIC A GUAJOYO
408-DM-5-2
DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO
206-CH5N-4-3
C.H. 5 DE NOVIEMBRE
409-DOP-5-3
DEPARTAMENTO OPERACIÓN
AREA DE ADMINISTRACIO N DE BIENES Y SERVICIOS
069-UC-2.3
UNIDAD COMERCIAL
127-DCGC-3-3
DEPARTAMEN TO DE CONTROL Y GESTIONES CONTRACTUA LES
061-UCI-2.4
UNIDAD DE COMUNICACIONES E INFORMACION
448-UST-3-4
UNIDAD ADMINISTRAC ION DE TIERRAS
204-CHCG-4-4
CENTRAL HIDROELECTRIC A CERRON GRANDE
425-ABS-5-4
126-UGI-2-5
UNIDAD DE GESTION INTEGRADA
410-UA-3-5
UNIDAD AMBIENTAL
207-CH15S-4-5
CENTRAL HIDROELECTRIC A 15 DE SEPTIEMBRE
206-SI-5-5
098-UACI-2-6
UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONALES
070-GP-3-6
GERENCIA DE PRODUCCION
717-PHCH-4-6
PROYECTO HIDROELECTRIC O EL CHAPARRAL
347-DM-5-6
016-URS-2-7
UNIDAD DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
060-UEP-3-7
UNIDAD DE EJECUTICION DE PROYECTOS
718-PHCI-4-7
PROYECTO HIDROELECTRIC O EL CIMARRON
346-DE-5-7
062-UAJ-2-8
UNIDAD DE ASESORIA JURÍDICA
108-USP-3-8
UNIDAD DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
419-DOH-4-8
087-GI-3-9
GERENCIA DE INGENIERIA
418-UAT-4-9
012-CT-2-9
COORDINACION TECNICA
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DEPARTAMENTO DE OBRAS HIDROELECTRIC AS
UNIDAD DE ASISTENCIA TECNICA
348-DOP-5-8
426-ABS-5-9
SUPERINDENCIA
DEPARTAMENTO MECANICO
DEPARTAMENTO ELECTRICO
DEPARTAMENTO OPERACIÓN
AREA ADMINISTRACIO N DE BIENES Y SERVICIOS
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SUBFONDO NIVEL 1
SUBFONDO NIVEL 2
014-CP-2-10
013-CAF-2-11
SUBFONDO NIVEL 3
SUBFONDO NIVEL 4
COORDINACION DE PROYECTOS
015-GIE-3-10
GERENCIA DE INVERSIONES Y ENERGIAS RENOVABLES
406-DATSC-4-10
COORDINACION ADMINISTRATIVA FINANCIERA
067-UAR-3-11
UNIDAD DE ADMINISTRAC ION DE RIESGOS
455-DEE-4-11
120-UII-3-12
UNIDAD DE INFORMATICA INSTITUCIONA L
129-DGFP-4-12
DEPARTAMENTO DE GESTION Y FINANCIAMIENT O DE PROYECTOS
343-DE-5-12
DEPARTAMENTO ELECTRICO
038-GF-3-13
GERENCIA FINANCIERA
130-DPE-4-13
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION ENERGETICA
345-DOP-5-13
DEPARTAMENTO OPERACIÓN
030-GA-3-14
GERENCIA ADMINISTRATI VA
437-ADS-4-14
AREA DE DESARROLLO DE SISTEMAS
424-ABS-5-14
AREA ADMINISTRACIO N DE BIENES Y SERVICIOS
438-ARBD-4-15
AREA DE ADMINISTRACIO N DE REDES Y BASES DE DATOS
207-SI-5-15
SUPERINTENDE NCIA
439-AMST-4-16
AREA DE MANTENIMIENTO Y SOPORTE TECNICO
350-DM-5-16
122 DC-4-17
124-DPF-4-18
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DEPARTAMENTO ADQUISICIONES DE TERRENOS, SERVIDUMBRE, Y CATASTRO
SUBFONDO NIVEL 5
DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS ECONOMICOS
DEPARTAMENTO TO DE CONTABILIDAD
DEPARTAMEMTO DE PROGRAMACION FINANCIERA
204-SI-5-10
344-DM-5-11
349-DE-5-17
351-DOP-5-18
SUPERINTENDE NCIA
DEPARTAMENTO MECANICO
DEPARTAMENTO MECANICO
DEPARTAMENTO ELECTRICO
DEPARTAMENTO OPERACIÓN
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SUBFONDO NIVEL 1
SUBFONDO NIVEL 2
SUBFONDO NIVEL 3
SUBFONDO NIVEL 4
123-DT-4-19
DEPARTAMENTO TESORERIA
SUBFONDO NIVEL 5
427-ABS-5-19
AREA ADMINISTRACIO N DE BIENES Y SERVICIOS
450-ASV-4-20
AREA DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA
388-AAC-5-20
AREA DE ANALISIS CONTABLE
377-DDH-4-21
DEPTO DE DESARROLLO HUMANO
431-ACR-5-21
AREA DE CODIFICACION Y REGISTRO
389-CCIB-5-22
AREA DE CONTROL CONTABLE DE INVERSIONES EN BIENES
387-AP-5-23
AREA DE PRESUPUESTO
380-DSG-4-22
433-DAA-4-23
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE APOYO ADMINISTRATIVO
393-AAF-5-24
AREA DE ANALISIS FINANCIERO
452-ASC-5-25
AREA DE SELECCIÓN Y CONTRATACION
453-ASSO-5-26
AREA DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL
451-AC-5-27
AREA DE CAPACITACION
454-ANP-5-28
AREA DE NOMINAS Y PRESTACIONES
384-AAC-5-29
AREA DE ALMACEN CENTRAL (SAN RAMON)
440-AT-5-30
AREA TRANSPORTE
441-AI-5-31
AREA INTENDENCIA
442-AM-5-32
GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL
MANTENIMIENTO ELECTROMECANICO
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SUBFONDO NIVEL 1
SUBFONDO NIVEL 2
SUBFONDO NIVEL 3
GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL
SUBFONDO NIVEL 4
SUBFONDO NIVEL 5
443-AAF-5-33
AREA ACTIVO FIJO Y MATERIALES
447-AAI-5-34
AREA ARCHIVO INSTITUCIONAL
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