Manual de Gestão e Prestação de Contas - Convênios UAM e AEM by Cepam

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Manual de Gestão e Prestação de Contas CONVÊNIOS UAM

e AEM

Introdução.............................................................................................. 2

As Transferências de Recursos do Estado de São Paulo aos Municípios................................................... 4

Instrumentos Utilizados nas Transferências de Recursos do Estado de São Paulo aos Municípios............................. 5

Características dos Convênios.............................................................. 6

Os Principais Programas de Desenvolvimento Regional da SPDR .................................................. 8

Prestação de Contas e Tomada de Contas........................................... 9

A Importância da Prestação de Contas............................................. 13

Documentos Comprobatórios para Formalizar a Prestação de Contas...................................................... 14

Recomendações Gerais....................................................................... 23

REFERÊNCIAS

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Manual de Gestão e Prestação de Contas Introdução As prefeituras contam com importante parcela de seus recursos financeiros disponíveis advindos de transferências voluntárias dos Estados e da União. Dada a enorme quantidade das atribuições, muitos municípios necessitam desses recursos, uma vez que a arrecadação de tributos próprios e as transferências constitucionais e legais não são suficientes. Para reforçar o caixa, as Administrações municipais precisam das transferências voluntárias da União e dos Estados: são recursos financeiros repassados em decorrência da celebração de convênios, acordos, ajustes ou outros instrumentos similares, cuja finalidade é a realização de obras ou dos serviços de interesse comum e coincidentes entre as três esferas do governo. Essas transferências são destinadas a políticas de caráter federativo em diversas áreas governamentais. Incluem, além da saúde, educação e assistência social, ações em áreas como turismo, acessibilidade, cultura, defesa do meio ambiente, habitação, saneamento, infraestrutura, segurança e esportes.

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As transferências voluntárias não podem ser vistas como doação de recursos e diferenciam-se das demais transferências, uma vez que sua distribuição só é efetivada se houver vontade das partes na consecução das políticas comuns. Para isso, devem celebrar um convênio, no qual os signatários assumem deveres e obrigações para implementar o objeto de interesse público, seja a construção de uma obra ou a prestação de um serviço. Como consequência, o município deve prestar contas dos gastos efetuados, para provar sua conformidade com o acordado no convênio. É preciso lembrar a importância desses recursos para os municípios paulistas. O total das transferências voluntárias de todas as secretarias do governo do Estado de São Paulo para as municipalidades superaram a cifra de R$ 2 bilhões, no biênio 2007/2008, valor que corresponde a cerca de 2,5% da Receita Orçamentária (RO), conforme dados municipais consolidados pela Secretaria do Tesouro Nacional/ Finanças do Brasil (STN/Finbra)1. Esses recursos são utilizados na compra de bens, em obras ou na prestação de serviços que colaboram com políticas públicas setoriais de competência comum. A SPDR realiza dois tipos de transferências voluntárias, conforme o programa de repasse: • Programa de Articulação Municipal, da Unidade de Articulação com Mu-

nicípios (UAM); • Programa Atuação Especial em Municípios (AEM). Para auxiliar a SPDR a cumprir seu papel de orientar na elaboração de convênios e na prestação de contas das transferências voluntárias, o Cepam elaborou este manual, depois de ouvir os representantes dos Escritórios Regionais (ER) e da própria secretaria na capital. O manual apresenta as principais características desse tipo de repasse financeiro e orienta os municípios que celebraram convênios com a UAM e o AEM para a correta prestação de contas. Outros avanços e simplificações são necessários para agilizar a obtenção de transferências voluntárias. Novas propostas, que envolvem alterações legais e institucionais, devem ser estudadas. Por hora, este é um passo importante na desburocratização dos procedimentos necessários à execução e prestação de contas dos convênios. 1

Considerando 637 municípios, em 2008, e 625, em 2007, do total dos 645 municípios do Estado.

Esperamos que as orientações apresentadas a seguir facilitem, de fato, a prestação de contas pelos municípios contemplados com os recursos de transferências voluntárias estaduais e sejam um passo importante no processo de simplificação dos convênios entre os municípios paulistas e o Estado de São Paulo.

As transferências de recursos do estado de são paulo aos municípios A Constituição Federal entregou a todos os entes da Federação – União, Estados, Distrito Federal e municípios –, a competência para instituir e arrecadar determinados tributos. Ocorre que os tributos que geram maior volume de recursos são recolhidos pelas esferas estadual, distrital e federal, como é o caso do Imposto sobre a Renda (IR), que pertence à União, e o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), que pertence aos Estados. Por essa razão, a existência de um sistema de transferências fiscais intergovernamentais, que reduza as disparidades regionais de renda e riqueza, é fundamental em nosso País. As transferências podem decorrer de imposição constitucional ou legal, a exemplo do Fundo de Participação dos Municípios (FPM), da Quota-Parte do ICMS (QPM-ICMS), da repartição do Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA), do Fundo de Manutenção e Desenvolvimento da Educação Básica e de Valorização dos Profissionais da Educação (Fundeb), do Sistema Único de Saúde (SUS), do Fundo Especial do Petróleo (FEP). Nesses casos, o que se busca é garantir aos governos locais maior previsibilidade das suas receitas e, principalmente, autonomia fiscal, pois, salvo as exceções, quem repassa o recurso não pode impor condições para sua utilização. São as chamadas transferências obrigatórias. Mas, o que nos interessa em especial neste momento, para tratar dos convênios entre Estados e municípios, são as transferências voluntárias, pelas quais a União e os Estados direcionam, por intermédio da cooperação intergovernamental, recursos para certas funções ou setores considerados prioritários.

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Ao contrário das transferências constitucionais e legais, nas voluntárias, existe clara interferência do ente repassador, que define, via de regra, o objetivo da transferência (programa, projeto ou ação) e em que tipo de despesa os recursos podem ser usados (custeio ou investimento). O governo do Estado de São Paulo, por meio de suas secretarias, vem intensificando a cooperação com as administrações locais, por meio das transferências intergovernamentais voluntárias, um instrumento que fortalece as municipalidades e, principalmente, reduz as disparidades de renda e desenvolvimento social entre as diversas regiões do Estado.

Instrumentos utilizados nas transferências de recursos do estado de são paulo aos municípios As transferências constitucionais e as legais são regulamentadas por leis específicas e têm tanto os critérios que definem a origem dos recursos como os montantes a serem distribuídos a cada município legalmente especificados. Podem ser classificadas em duas espécies: automáticas e fundo a fundo. As transferências automáticas constituem-se no repasse de recursos financeiros sem convênio ou outro tipo de ajuste. São concretizadas mediante depósito automático em conta corrente específica do município. As transferências fundo a fundo consistem no repasse de recursos diretamente de um fundo estadual (ou federal) para fundos da esfera municipal, especialmente nas áreas da saúde e da assistência social. Também nessas situações não há que se falar na celebração de convênios ou ajustes similares. Entretanto, as transferências voluntárias, que a Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) classifica como cooperação, auxílio ou assistência financeira, estão vinculadas a uma utilização específica (programa de governo ou eventualmente a projetos e ações pontuais) disciplinada por convênio de colaboração, termo de cooperação ou, em situações especiais, por contrato de repasse. Em nosso caso, o instrumento jurídico normalmente adotado para disciplinar a utilização das transferências voluntárias é o convênio de colaboração, tratado a seguir.

Características dos convênios O convênio de colaboração é instrumento utilizado pela Administração Pública para formalizar parcerias com entes públicos ou com pessoas jurídicas de direito privado. O convênio sempre pode ser celebrado para efetivar objetivos de interesse comum dos participantes. Está previsto no artigo 241 da Constituição Federal com a seguinte redação: A União, os Estados, o Distrito Federal e os municípios disciplinarão por meio de lei os consórcios públicos e os convênios de cooperação entre os entes federados, autorizando a gestão associada de serviços públicos, bem como a transferência total ou parcial de encargos, serviços, pessoal e bens essenciais à continuidade dos serviços transferidos.

Na Administração Pública, o convênio vem sendo sistematicamente utilizado sempre que há o efetivo repasse de recursos públicos a outras entidades públicas ou associações privadas destinados a determinadas ações de interesse público. Embora o convênio não se confunda com contrato administrativo, o instrumento formaliza um acordo de vontades e, nesse sentido, impõe obrigações e responsabilidades aos signatários. A Lei 8.666/93, que trata dos Contratos e Licitações, em seu artigo 116, regulamenta os convênios. Estabelece que a celebração depende da aprovação de um plano de trabalho, a ser apresentado pela parte interessada. O plano deve conter as seguintes informações (§ 1º):

I. identificação do objeto a ser executado;

II. metas a serem atingidas;

III. etapas ou fases de execução;

IV. plano de aplicação dos recursos financeiros;

V. cronograma de desembolso;

VI. previsão de início e fim da execução do objeto, bem assim da conclusão das etapas ou fases programadas;

VII. se o ajuste compreender obra ou serviço de engenharia, comprovação de que os recursos próprios para complementar a execução do objeto

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estão devidamente assegurados, salvo se o custo total do empreendimento recair sobre a entidade ou órgão descentralizador. A assinatura do convênio obriga o órgão repassador do recurso a comunicar o fato à Assembleia Legislativa ou à Câmara Municipal respectiva. A liberação dos recursos é parcelada e está vinculada ao plano de aplicação aprovado. As parcelas ficam retidas nos seguintes casos: • Quando não houver comprovação da boa e regular aplicação da parcela anteriormente recebida, na forma da legislação aplicável, inclusive mediante procedimentos de fiscalização local, realizados periodicamente pela entidade ou órgão descentralizador dos recursos ou pelo órgão competente do sistema de controle interno da Administração Pública; • Quando for verificado desvio de finalidade na aplicação dos recursos, atrasos não justificados no cumprimento das etapas ou fases programadas, práticas atentatórias aos princípios fundamentais de administração pública nas contratações e demais atos praticados na execução do convênio, ou o inadimplemento do executor com relação a outras cláusulas conveniais básicas; • Quando o executor deixar de adotar as medidas saneadoras apontadas pelo partícipe repassador dos recursos ou por integrantes do respectivo sistema de controle interno. Caso o recurso recebido não seja imediatamente utilizado, deve ser aplicado: • em caderneta de poupança de instituição financeira oficial, se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês, ou • em fundo de aplicação financeira de curto prazo ou em operação de mercado aberto lastreada em títulos da dívida pública, quando seu emprego verificar-se em prazos menores que um mês.

As receitas financeiras decorrentes dessas aplicações serão obrigatoriamente computadas a crédito do convênio e aplicadas, exclusivamente, no objeto de sua finalidade, devendo constar de demonstrativo específico que integrará a prestação de contas do ajuste. Caso, ao final do convênio, seja por conclusão, denúncia, rescisão ou extinção, exista saldo remanescente,este deve ser devolvido à entidade ou ao órgão repassador no prazo improrrogável de 30 dias, sob pena da imediata instauração de tomada de contas especial do responsável, providenciada pela autoridade competente do órgão ou entidade titular dos recursos.

Assim, os repasses do Estado aos municípios, por meio de convênios, sempre implicam a apresentação de um projeto ou de um plano de trabalho pelo beneficiado, no caso, o município, e no acompanhamento sistemático do emprego dos recursos pelo órgão concessor, no caso, a SPDR.

Os principais programas de desenvolvimento regional da sPDR O governo do Estado de São Paulo disponibiliza, por intermédio da SPDR, programas de apoio ao desenvolvimento regional, com o uso de convênio, instrumento jurídico pelo qual pode atuar em conjunto com os municípios. Essas ações, em consonância com as diretrizes governamentais, atendem às demandas das prefeituras por investimentos em diversos setores urbanos e regionais, de maneira a fortalecer os municípios e os consórcios intermunicipais. Os Programas de Articulação Municipal e Atuação Especial em Municípios têm por objetivo incentivar o desenvolvimento municipal e regional do Estado, com projetos de melhoria da infraestrutura urbana, de construção civil, e para a aquisição de equipamentos, bem como programas emergenciais que atendam às necessidades imediatas da população de baixa renda. Os convênios firmados com os municípios ou consórcios intermunicipais objetivam proporcionar a pavimentação/recapeamento de vias públicas; a construção de galerias de águas pluviais; de guias e sarjetas; a iluminação pública; a construção/reforma de edificações públicas; a aquisição de máquinas e equipamentos; entre outros.

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Prestação de contas e tomada de contas Conceitos e características Segundo definem em documento a Fundação João Pinheiro e o Fundo das Nações Unidas para a Infância (Unicef) (2000:83), prestação de contas corresponde ao “ato administrativo através do qual o ordenador de despesas justifica formalmente, seja anualmente, no fim de gestão ou em outras épocas, o bom e regular emprego dos recursos públicos em conformidade das leis, regulamentos e demais normas administrativas, orçamentárias e financeiras”. Para Heraldo da Costa Reis (1979:154) a “prestação de contas é a satisfação, dada pelo agente da administração, da gestão de recursos que lhe foram confiados para consecução dos objetivos da entidade” Maria Helena Diniz (1998:706) conceitua, sob a ótica do Direito Administrativo, como: “ato pelo qual os responsáveis por uma gestão (governadores, prefeitos, diretores, secretários, tesoureiros, etc.) demonstram as despesas feitas para atender a uma finalidade pública. Trata-se da apresentação documental feita pelos administradores públicos sobre o emprego de verbas de interesse público”. Por último, Lino Martins da Silva (1998:294) ensina que “prestação de contas é o procedimento pelo qual, dentro dos prazos fixados, o responsável está obrigado, por iniciativa pessoal, a comprovar ante o órgão competente o uso, o emprego ou a movimentação dos bens numerários e valores que lhe foram entregues ou confiados”. Assim, todos aqueles que utilizam dinheiro público, têm o dever de justificar seu bom e regular emprego, na conformidade das leis, regulamentos e normas emanadas das autoridades administrativas competentes e isso se dá, no caso específico dos convênios, por meio da prestação de contas, que também busca evidenciar se houve eficácia e efetividade em relação ao objeto conveniado. É sempre bom lembrar e fundamentar que as Administrações Públicas Direta e Indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos municípios, de acordo com o artigo 37 da Constituição Federal, obedecerão aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Por isso que é exigida uma série de documentos na prestação de contas, que está prevista no próprio termo de convênio.

Ressalte-se que, independentemente dos aspectos legais, é absolutamente natural e imprescindível que o gestor público preste contas à sociedade sobre o destino que está sendo dado aos recursos públicos que lhe são confiados. Embora seja encarada como uma tarefa burocrática, desagradável e até desgastante, a prestação de contas deve ser tratada como uma obrigação natural, inerente à administração da coisa pública, pois é por meio dela que os órgãos repassadores podem certificar-se se o convênio está ou não regular. Porém, é certo que os órgãos repassadores de recursos não devem exigir documentos sem utilidade para o controle e que só aumentam as dificuldades na prestação de contas. Para assegurar boa e regular prestação de contas, é fundamental que a administração se organize, valorizando, investindo e capacitando os seus servidores e mantendo boa estrutura para adequar os procedimentos de planejamento, direção e controle dos convênios. Na etapa de planejamento, são definidos os meios para formular os objetivos e o alcance de cada um. É fundamental que as ações estejam em conformidade com as regras firmadas para a utilização dos recursos. Certamente, se essa etapa não for cumprida corretamente, a gestão do convênio será prejudicada, afetando as funções de direção e controle. A direção, por envolver as decisões na designação de pessoas e o alvo dos seus esforços, na motivação, na liderança e na comunicação, as quais devem estar integradas com o planejado. E o controle para o atendimento dos prazos e das demais regras de prestação de contas. A prestação de contas, portanto, integra o controle, o qual representa a função administrativa de monitoramento do convênio e possibilita ajustes e correção de eventuais desvios, principalmente quando são adotados controles prévios e concomitantes. O controle subsequente (posterior) caracteriza-se pela avaliação de fatos já consumados e, dependendo do caso, impossibilita o ajuste, salvo no caso de ressarcimento de valores. Entende-se por controle, na definição de Megginson et al. (1986:401), “o processo de garantir que os objetivos organizacionais e gerenciais estejam sendo cumpridos. Diz respeito às maneiras de fazer com que as coisas aconteçam do modo planejado”. Na mesma direção, o professor Antonio Lopes de Sá (1994:69) define controle como “função administrativa que se constitui na verificação de eventos, de modo

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a fiscalizar os mesmos para que possa concluir se foram realizados de acordo com as finalidades propostas” e complementa afirmando que se trata de “fiscalização para que os fatos administrativos não se desviem dos objetivos propostos”. Resumidamente, o controle e, consequentemente, a prestação de contas, podem ser prévios, concomitantes ou subsequentes (posteriores). A verificação prévia se dá, por exemplo, quando o Estado, órgão repassador, analisa se o município atende às condições impostas pela LRF para receber transferências voluntárias. A verificação concomitante é o acompanhamento, por meio de relatórios ou in loco, da aplicação dos recursos ao longo do cronograma definido. A verificação subsequente acontece depois de concluído o projeto objeto do convênio, ou ao término do exercício financeiro. Em qualquer uma das fases, a prestação de contas deve atender a, no mínimo, três objetivos, quais sejam: • demonstrar a legalidade dos atos que resultaram na realização das despesas;

• demonstrar a correção funcional dos agentes públicos; e • demonstrar que estão sendo atendidas as metas prescritas no programa de trabalho, expressas na realização de obras e na prestação de serviços públicos. Assim, a prestação de contas é, antes de tudo, um instrumento de controle que ajuda a garantir a transparência na administração dos recursos públicos. De outro lado, cabe destacar que a prestação de contas é uma obrigação constitucional. No âmbito estadual, tal obrigação está assim expressa: Artigo 32 - A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial do Estado, das entidades da administração direta e indireta e das fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação de subvenções e renúncia de receitas, será exercida pela Assembleia Legislativa, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder. Parágrafo único - Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, de direito público ou de direito privado, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiro, bens e valores públicos ou pelos quais o Estado responda, ou que, em nome deste, assuma obrigações de natureza pecuniária.

O artigo 33 da Constituição Estadual ainda determina que o controle externo, a cargo da Assembleia Legislativa, será exercido com o auxílio do Tribunal de Contas do Estado, ao qual compete, entre outras atribuições, avaliar a execução das metas previstas no Plano Plurianual (PPA), na Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e na Lei do Orçamento Anual (LOA) e fiscalizar a aplicação de quaisquer recursos repassados ao Estado e pelo Estado, mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres. Ressalta-se, assim, que, na Administração Pública, no âmbito organizacional, há dois tipos de controles independentes: o controle interno e o controle externo. Por isso é que alguns gestores municipais acreditam que prestam contas duas vezes, no caso dos convênios: uma para a secretaria estadual responsável pelo convênio e outra para o Tribunal de Contas. Porém, observa-se que o controle predominante realizado pela secretaria estadual é o concomitante, e o realizado pelo Tribunal de Contas é o subsequente ou posterior.

O controle interno da administração pública O controle interno é conhecido como primário ou administrativo e realizado por órgão da própria administração. Tem a função de avaliar a ação governamental e a gestão dos agentes públicos, por intermédio da fiscalização orçamentária, financeira, operacional e patrimonial. Além disso, contribui com o apoio ao controle externo, apontando, inclusive, eventuais irregularidades nos atos dos agentes públicos.

O controle externo da administração pública O controle externo é realizado por órgão que se situa fora da esfera da administração fiscalizada, ou seja, é exercido por órgão autônomo e totalmente independente. O controle, de acordo com o artigo 71 da Constituição Federal, é exercido pelo Poder Legislativo com o auxílio do Tribunal de Contas, o qual tem extensa lista de atribuições voltadas ao controle. No Estado de São Paulo, o controle externo do Estado e dos municípios, com exceção da Capital, é exercido pelo Tribunal de Contas estadual. A falta da prestação de contas, ou a prestação de contas defeituosa, no caso dos convênios, ocasiona a não liberação de novos recursos decorrentes do ajuste, bem como a proibição de novos ajustes a serem celebrados com o ente público responsável pelo repasse, provocando a abertura de processo denominado

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Tomada de Contas Especial que é definido como “um processo devidamente formalizado, dotado de rito próprio, que objetiva apurar os fatos, identificar os responsáveis e quantificar o dano causado ao Erário, visando ao seu imediato ressarcimento” (Portaria Interministerial MPOG/MF/CGU 127/2008, art. 63). Geralmente, a Tomada de Contas Especial é feita pelos tribunais de contas ou controladorias-gerais ou, ainda, pelo órgão concessor dos recursos, após esgotadas todas as medidas administrativas internas que objetivam o atendimento das regras conveniadas. Os detalhes específicos para a prestação de contas dos convênios firmados entre a SPDR e os municípios são apresentados a seguir.

A importância da prestação de contas A SPDR, no exercício de suas atividades, no que tange aos documentos que comprovam a execução dos objetos conveniados com os municípios, com o compromisso de dar maior transparência aos fatos, solicita uma série de documentos no processo de prestação de contas. Os gestores dos convênios para transferência de recursos aos municípios devem, ao final da vigência, prestar contas ao órgão repassador, inclusive com as peças, os documentos e as informações exigidas nas normas que norteiam tais transferências voluntárias. A não apresentação da prestação de contas no prazo regulamentar pode causar sérios transtornos à Administração Pública local e resultar na instauração da Tomada de Contas Especial, como já mencionado. O procedimento é custoso e pode trazer consequências negativas para o convenente. As contas irregulares de uma prefeitura, por exemplo, são enviadas para apreciação do Tribunal de Contas do Estado e o município fica impedido de realizar convênios com o governo estadual. Desta forma, sugere-se atenção especial para evitar as falhas mais comuns numa prestação de contas, como as que se seguem: • não apresentação da prestação de contas no prazo regular; • não recolhimento, em caso de obras, do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), e a matrícula no Cadastro Específico do INSS (CEI)/ Instituto Nacional de Seguro Social;

• alteração do plano de trabalho sem consulta prévia; • falta de aplicação dos recursos financeiros; • descumprimento de cláusulas do convênio; • não recolhimento dos saldos na conta do órgão ou das entidades repassadoras, quando do encerramento do convênio; • preenchimento incorreto de formulários. Por isso, sugere-se aos técnicos responsáveis pela prestação de contas que, antes de tudo, tenham às mãos o Manual de Orientação da Prestação de Contas, bem como fiquem atentos às cláusulas do convênio, para, somente assim, apresentá-la de forma correta e no prazo regular.

Documentos comprobatórios para formalizar a prestação de contas O município, ao executar o objeto acordado entre as partes, por força da legislação que rege os convênios, deve prestar contas ao órgão repassador dos recursos. O processo constitui-se da apresentação, à concedente, dos documentos comprobatórios da despesa no final da vigência do instrumento. Desta forma, recomenda-se entregar ao ER a prestação de contas dos recursos repassados pelo Estado, dentro das regras atuais, por programas da UAM. As parcelas do convênio serão liberadas em conformidade com o parágrafo 3º, incisos I, II e III, do artigo 116, da Lei Federal 8.666, de 21 de junho de 1993, com as respectivas alterações, e cláusula 6ª do convênio. § 3º As parcelas do convênio serão liberadas em estrita conformidade com o plano de aplicação aprovado, exceto nos casos a seguir, em que as mesmas ficarão retidas até o saneamento das impropriedades ocorrentes. I.

quando não tiver havido comprovação da boa e regular aplicação da parcela anteriormente recebida, na forma da legislação aplicável, inclusive mediante procedimento de fiscalização local, realizados periodicamente pela entidade ou sistema de controle interno da Administração Pública;

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II.

quando verificado desvio de finalidade na aplicação dos recursos, atrasos não justificados no cumprimento das etapas ou fases programadas, práticas atentatórias aos princípios fundamentais da Administração Pública nas contratações e demais atos praticados na execução do convênio, ou inadimplemento do executor com relação a outras cláusulas conveniais básicas;

III. quando o executor deixar de adotar as medidas saneadoras apontadas pelo partícipe repassador dos recursos ou por integrante do respectivo sistema de controle interno. (Lei 8.666/93, art. 116, § 3º, Incisos I, II e III)

A prefeitura deve prestar contas das parcelas repassadas pelo Estado no prazo de 30 dias após os gastos, para fins de liberação de nova parcela e/ou término do convênio. A prestação de contas conterá os seguintes documentos comprobatórios:

1. Ofício Deve mencionar os documentos da prestação de contas enviados pelo prefeito aos cuidados da dirigente da UAM.

Modelo de ofício OFÍCIO Nº ... ..., ... de ... de ... Prezado(a) Senhor(a), Em obediência às instruções da Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Regional/Unidade de Articulação com Municípios, encaminhamos a Vossa Senhoria, para apreciação, a Prestação de Contas da ...(número) parcela, proveniente dos recursos repassados pelo Estado por meio do Convênio nº..., composta dos seguintes documentos: Ofício Planilha de acompanhamento contábil-financeiro Nota de empenho global e os subempenhos e/ou notas de empenhos ordinários Notas de liquidação e ordens de pagamentos Notas fiscais Guias de retenções (INSS, Imposto sobre Serviços ISS e Imposto de Renda Retido na Fonte - IRRF) Extratos bancários da conta vinculada ao convênio referente ao período de .../.../... a .../.../... Extratos bancários das aplicações no mercado financeiro referente ao período de .../.../... a .../.../... Guia de Arrecadação Estadual (Gare) Laudo técnico Fotos da placa e do objeto do convênio Cópia da licitação e da contratação Caução

Aproveitamos a oportunidade para apresentar-lhe nossos protestos de estima e consideração. (assinatura) Prefeito do Município de ... À UNIDADE DE ARTICULAÇÃO COM MUNICÍPIOS SÃO PAULO/SP Obs.: Utilizar papel timbrado da prefeitura.

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CARIMBO DE PROTOCOLO PELO ER

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2. Extratos bancários da conta vinculada ao convênio Apresentar os extratos bancários desde a data do crédito correspondente ao pagamento feito pela Secretaria de Estado da Fazenda até a data da Prestação de Contas. Obs. 1: Movimentar a conta bancária aberta para cada convênio. Obs. 2: Eventuais tarifas bancárias debitadas devem ser estornadas imediatamente.

3. Extratos das aplicações no mercado financeiro O extrato das aplicações feitas no decorrer do período contido na prestação de contas será encaminhado conforme o tipo de aplicação. § 4º Os saldos de convênio, enquanto não utilizados, serão obrigatoriamente aplicados em caderneta de poupança de instituição financeira oficial se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês, ou em fundo de aplicação financeira de curto prazo ou operação de mercado aberto lastreada em títulos da dívida pública, quando a utilização dos mesmos verificar-se em prazos menores que um mês. (Lei 8.666/93, art. 116, § 4º)

4. Gare Caso o convênio tenha saldo remanescente a ser devolvido, utilizar a Gare com o código 890-4, fazendo constar da observação da guia de que se trata de devolução de saldo remanescente do Convênio SPDR/UAM.

5. Planilha de acompanhamento contábil-financeiro A prefeitura deve seguir rigorosamente o modelo de planilha da SPDR, disponível no site (www. planejamento.sp.gov.br), para inserir as informações contábeis e financeiras (arquivo em Excel ou Word), acompanhada de cópia da documentação que a compõe.

modelo de Acompanhamento contábil -financeiro Órgão concessor: Data de recebimento da parcela: Órgão beneficiário: Prestação de contas referente a: Valor da parcela: Endereço: Objeto: Convênio nº: O signatário, na qualidade de representante da Prefeitura do Município de ..., vem indicar, na forma abaixo detalhada, a documentação da aplicação dos recursos recebidos em .../.../... (dia, mês e ano), da SPDR/UAM, na importância de R$ ... (por extenso), recursos estes recebidos para ... (objeto do convênio).

(continua)

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(colocar brasão e nome da prefeitura)

Modelo de Acompanhamento Contábil -Financeiro (continuação)

Modelo De Acompanhamento Contábil -Financeiro (continuação)

(colocar brasão e nome da prefeitura) Declaro, na qualidade de responsável pela Prefeitura do Município de ..., sob as penas da lei, que a documentação acima relacionada comprova a exata aplicação dos recursos recebidos para os fins indicados. Data: .../... /...

(assinatura)

nome e registro do gestor no Conselho

nome do prefeito

Regional de Contabilidade (CRC) Obs.: Utilizar papel timbrado da prefeitura.

O gestor deve anexar à planilha cópia de toda a documentação utilizada no seu preenchimento, conforme a seguir relacionada: – Empenho global ou ordinário: Nota de empenho por meio da qual a prefeitura faz a reserva do valor da despesa referente ao convênio. Obs.: É vedada a realização de despesa sem prévio empenho (Lei 4.320/64, art. 60).

– Nota de liquidação e ordem de pagamento: Nota de liquidação é o documento que permite verificar a realização da despesa. Ordem de pagamento é o documento pelo qual se autoriza a efetivação de seu pagamento. Obs.: Base legal: Lei 4.320/64, artigos 63 e 64.

– Notas fiscais: Devem conter a observação de que se referem ao Convênio SPDR/ UAM Nº..., indicando a origem dos recursos. Obs.: Nas notas fiscais, devem ser discriminados os itens e os valores dos materiais e da mão de obra, e preenchidos obrigatoriamente todos os campos com clareza e sem rasuras.

– Guias de retenções do INSS, ISS e IRRF: As guias devem conter autenticação bancária ou comprovante do pagamento efetuado on-line. Obs.: Os valores retidos devem ser discriminados na nota fiscal.

– Caução: Modalidade de garantia exigida na contratação de obras, serviços e compras, que poderá ser em dinheiro ou em títulos da dívida pública.

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Quando forem retidos valores a título de caução no pagamento das parcelas, a documentação que comprova essa garantia deve ser apresentada junto com a prestação de contas.

6. Laudo técnico de obras e serviços de engenharia Emitido pelo responsável técnico da prefeitura pelo acompanhamento físico do objeto conveniado, indica o estágio e atesta que está em consonância com o projeto executivo proposto, bem como inclui os memoriais e as especificações técnicas afins e também o cronograma físico-financeiro.

Modelo de laudo técnico Prefeitura do Município de: ... Laudo técnico Convênio SPDR/UAM nº ... Licitação: Tipo: ... Número: ... Objeto (obra): ... Atesto que as obras em epígrafe foram por mim vistoriadas, in loco, e que foram realizadas em consonância com o projeto executivo, memoriais, especificações técnicas e cronograma do convênio supracitado. Atesto ainda que as obras encontram-se ... % concluídas. Data: .../.../... (assinatura) nome e registro do responsável técnico no Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia (Crea) Obs.1: Os convênios com objetos de aquisição não necessitam de laudo técnico. Obs.2: Caso ocorra mudança do responsável técnico do convênio, enviar a nova portaria que o designe. Obs. 3: Os laudos de medição referentes ao pagamento de notas fiscais não substituem o laudo técnico. Obs.4: Apresentar em papel timbrado da prefeitura.

7. Fotografias – Fotos referentes à obra de engenharia: • da placa que identifica a localização da obra; • da evolução da obra em cada etapa, de acordo com o cronograma físico-financeiro.

Compete ao município colocar e conservar uma placa de identificação da obra de acordo com modelo e especificação fornecidos pela SPDR, no site www. planejamento.sp.gov.br.

– Fotos referentes à aquisição de veículos e equipamentos: • Foto do objeto adquirido contendo o selo indicativo do convênio com a SPDR, disponível no site www.planejamento.sp.gov.br. Obs.1: Nos convênios de aquisição de veículo, além da foto, anexar cópia autenticada da documentação do veículo. Obs.2: Os modelos e especificações de placa da obra e selo indicativo do convênio apresentados pela SPDR estão disponíveis no site www.planejamento.sp.gov.br.

8. Cópia da licitação e da contratação Quando da prestação de contas da primeira parcela, ou se houver nova licitação e contratação, anexar: – No caso de licitação nas modalidades convite, tomada de preços e concorrência: • Edital e todos os anexos nele mencionados; • Publicação do edital; • Ata de abertura e julgamento da habilitação das empresas; • Propostas comerciais de todas as empresas participantes; • Atas de abertura e julgamento das propostas; • Adjudicação; • Homologação; • Contrato; e • Ordem de início dos serviços. Obs.1: Não é necessário enviar o Envelope 1 (habilitação). Obs.2: Caso haja dispensa ou inexigibilidade de licitação, enviar cópia do processo.

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– No caso de licitação na modalidade pregão: • Edital de todos os anexos nele mencionados; • Publicação do edital; • Propostas comerciais de todas as empresas participantes; • Ata de sessão de julgamento do pregão; • Adjudicação; • Homologação; • Contrato; • Ordem de início dos serviços; Obs.: Não há necessidade do Envelope 2 (habilitação).

– No caso de dispensa ou inexigibilidade de licitação: • Anexar à prestação de contas o respectivo processo administrativo da sua dispensa ou inexigibilidade (Lei 8.666/93, artigo 26 e parágrafo único), inclusive com a publicação do ato no órgão oficial de divulgação. • Deve ser adotada a modalidade de licitação pertinente à execução total do objeto, acompanhada dos documentos comprobatórios de que a autorização da despesa foi feita para o custo final da obra, serviço ou aquisição projetado.

Recomendações gerais O convênio caracteriza-se como uma forma mais tradicional de cooperação de interesses convergentes e se dá, efetivamente, pelo repasse de recursos financeiros destinados a subsidiar ações públicas desenvolvidas em conjunto. Para que o município tenha êxito na parceria com o Estado, é necessário seguir fielmente as cláusulas e condições celebradas entre as partes, observando as recomendações descritas a seguir, evitando-se, assim, eventuais dissabores na prestação de contas, impossibilitando-o de contratar novos convênios, quais sejam: • Depositar e movimentar os recursos repassados exclusivamente por con-

ta vinculada ao convênio; • Não deixar os recursos parados na conta corrente, mas aplicá-los, revertendo os rendimentos auferidos para o objeto do convênio; Obs.: Obriga-se a prefeitura, no caso de não utilização dos recursos para o fim conveniado, ou aplicação indevida destes, a devolvê-los, acrescidos da remuneração devida pela aplicação em caderneta de poupança.

• É proibida a retirada de recursos da conta para qualquer outro fim que não seja o da realização do objeto a que se refere o convênio, seja qual for o argumento e o período de retirada, sob pena de rescisão do convênio e devolução dos recursos recebidos, devidamente atualizados; • Efetuar despesas em conformidade com a relação de materiais e serviços apresentados no memorial descritivo e no cronograma físico-financeiro; • Não realizar nenhum pagamento antes da liberação de recursos do Estado; • Caso haja alguma fatura de reajuste, pagá-la com os rendimentos das aplicações dos recursos no mercado financeiro; Obs.: Se o valor do reajuste exceder o rendimento apurado, pagar seu complemento com recursos próprios, não deduzível da contrapartida inicial constante do convênio. • Manter um arquivo contendo a documentação contábil das despesas pagas com os recursos do convênio, inclusive da contrapartida; • Sempre que solicitado pela SPDR/UAM, prestar os esclarecimentos e/ ou apresentar os documentos necessários relacionados ao convênio; • A prestação de contas deve ocorrer: – No prazo máximo de até 30 dias após os gastos, para fins de liberação de nova parcela e/ ou de término do convênio; – Até 31 de janeiro do exercício seguinte ao recebimento dos recursos (Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, Instruções 01/2008), ainda que parcial; • Por ocasião de aditamento de prazo ou de qualquer outra alteração que venha a ocorrer nos termos de convênio. Obs.: Caso o objeto do convênio seja concluído antes da liberação de nova parcela, automaticamente, serão canceladas as subsequentes. • Caso o projeto conveniado não possa ser cumprido dentro da vigência, solicitar a prorrogação do prazo com antecedência mínima de 30 dias, justificando os motivos; • Cumprir rigorosamente o termo de convênio.

Observações gerais • Ao preparar a prestação de contas, ter em mãos: – cópia do convênio;

– planilha orçamentária; – cronograma físico-financeiro.

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• “O convênio não tem efeito retroativo, não podendo os recursos serem utilizados, com efeitos indenizatórios, conforme expressamente vedado pelo artigo 58 da Lei Estadual 6.544, de 20 de novembro de 1989, aplicável aos convênios por força do disposto em seu artigo 89, e respectivas alterações.” • “Os recursos oriundos da aplicação do numerário estadual devem ser computados a crédito do convênio, mas integrados à participação estadual e não à municipal.” (Lei Federal 8.666, de 21 de junho de 1993, atualizada pela Lei 8.883, de 8 de junho de 1994, art. 116, parágrafos 4º, 5º e 6º e Lei 9.032, de 28 de setembro de 1995)

REFERÊNCIAS BEZERRA FILHO, João Eudes. Contabilidade pública: teoria, técnicas de elaboração de balanços e 300 questões. Niterói: Impetus, 2004. BRASIL. Controladoria-Geral da União. Manual de instruções sobre tomada de contas especial. Brasília, 2009. Disponível em: www.cgu.gov.br/AreaAuditoriaFiscalizacao/Arquivos/TomadaContasEspecial/ ManualTCE.pdf. Acesso em: 25 set. 2009. CHAVES, Renato Santos. Auditoria e controladoria no setor público: fortalecimento dos controles internos – com jurisprudência do TCU. Curitiba: Juruá, 2009. CITADINI, Antonio Roque. O controle externo da administração pública. São Paulo: Max Limonad, 1995. CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO. Secretaria Federal de Controle Interno. Manual para agentes municipais. Brasília, 2005. DINIZ, Maria Helena. Dicionário jurídico. São Paulo: Saraiva, 1998. FUNDAÇÃO JOÃO PINHEIRO. FUNDO DAS NAÇÕES UNIDAS PARA A INFÂNCIA – UNICEF. Orçamento público: decifrando a linguagem. Brasília: Unicef, 2000. FUNDAÇÃO PREFEITO FARIA LIMA – CEPAM. Coordenadoria de Gestão de Políticas Públicas – Cogepp. O controle na gestão pública. São Paulo: Cepam, 2006.

JUND, Sérgio. Administração, orçamento e contabilidade pública: teoria e 830 questões. 2. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. MEGGINSON, Leon et al. Administração: conceitos e aplicações. São Paulo: Harper & Row, 1986. REIS, Heraldo da Costa Reis. Contabilidade municipal: teoria e prática. 2. ed. revista e ampliada. Rio de Janeiro: Ibam, 1979. SÁ, Antonio Lopes de. Dicionário de contabilidade. 8. ed. revista e ampliada. São Paulo: Atlas, 1994. SÃO PAULO. Secretaria de Estado de Economia e Planejamento. Manual de formalização de convênios – UAM. São Paulo, 2009. Disponível em: www. planejamento.sp.gov.br/des/manuais.aspx. Acesso em: 25 set. 2009. ______. Secretaria de Estado de Economia e Planejamento. Manual de formalização de convênios – Dade. São Paulo, 2009. Disponível em: www.planejamento.sp.gov.br/des/manuais.aspx. Acesso em: 25 set. 2009. ______. Secretaria de Estado de Economia e Planejamento. Manual de prestação de contas prefeitura: Convênio SEP/UAM. São Paulo, 2009. Disponível em: www.planejamento.sp.gov.br/des/manuais. aspx. Acesso em: 25 set. 2009. ______. Secretaria de Estado de Economia e Planejamento. Cartilha sobre programas de desenvolvimento regional. São Paulo: Imesp, 2009. SENADO FEDERAL. Manual de obtenção de recursos federais para municípios. Brasília, 2001. SILVA, Lino Martins da. Contabilidade governamental: Um enfoque administrativo. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1988. TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SÃO PAULO. Manual básico: Repasses públicos ao terceiro setor. São Paulo: Imesp, 2009.

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Referências legislativas BRASIL. Constituição da república federativa do Brasil de 1988: atualizada até a Emenda Constitucional 58, de 23 de dezembro de 2009. Disponível em: www.presidencia.gov.br/legislacao. Acesso em: 25 set. 2009. ______. Constituição do Estado de São Paulo de 1989: atualizada até a Emenda Constitucional 28, de 3 de setembro de 2009. Disponível em: www.legislacao.sp.gov.br/legislacao/index.htm. Acesso em: 25 set. 2009. ______. Lei 4.320, de 17 de março de 1964. Estatui normas gerais de direito financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos municípios e do Distrito Federal. Disponível em: www.presidencia. gov.br/legislacao. Acesso em: 25 set. 2009. ______. Lei 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o artigo 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da administração pública e dá outras providências. Disponível em: www.presidencia.gov. br/legislacao. Acesso em: 25 set. 2009. ______. Lei Complementar 101, de 4 de maio de 2000. Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a gestão fiscal e dá outras providências. Disponível em: www.presidencia.gov.br/legislacao. Acesso em: 25 set. 2009. ______. Portaria Interministerial 127, de 29 de maio de 2008, atualizada pelas Portarias 165, 342, 404 e 268, de 20 de junho, 5 de novembro, e 23 de dezembro de 2008 e 25 de agosto de 2009. Estabelece normas para execução do disposto no Decreto 6.170, de 25 de julho de 2007, que dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de repasse, e dá outras providências. Disponível em: www.convenios.gov. br/portal/arquivos/Portaria_127_com_ suas_alteracoes_da_342_404_e_268.pdf. Acesso em: 25 set. 2009.