UF0323 Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información by Certia Editorial

UF0323

aplicaciones informรกticas para presentaciones grรกficas de informaciรณn

Datos del autor

José Ramón Santos Dios es diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad de Vigo, graduado superior en TIC por la Universidad de Santiago de Compostela y máster en Software Libre por la UOC. Desde el año 2003 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las principales empresas de formación de la comunidad autónoma de Galicia y como Agente TIC para la red CEMIT de la Xunta de Galicia. En la actualidad, combina su profesión de docente con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos y la elaboración de manuales relacionados con certificados de profesionalidad, también el desarrollo del diseño y programación web ocupan parte de su actividad profesional. Para ver su currículum profesional completo puede acceder a el enlace de la red Linkedin: https://www.linkedin.com/in/santosdios/

Ficha Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información. Administración y gestión. 2ª Edición Certia Editorial, Pontevedra, 2020 Autor: Jose Ramón Santos Dios Formato: 170 x 240 mm

• 246 páginas.

Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información. Administración y gestión No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Derechos reservados 2020, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial. ISBN: 978-84-17328-51-1 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 154-2020 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones. Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

120

120 790

MF0987_3: Gestiรณn de sistemas de informaciรณn y archivo

MF0233_2: Ofimรกtica

MP0078 Mรณdulo de prรกcticas profesionales no laborales Duraciรณn horas totales certificado de profesionalidad

120

490

MF0238_3: Gestiรณn de recursos humanos

210

MF0237_3: Gestiรณn administrativa de las relaciones laborales

Duraciรณn horas mรณdulos formativos

UF0341: Contrataciรณn Laboral UF0342: Cรกlculo de prestaciones de la Seguridad Social UF0343: Retribuciones Salariales, Cotizaciรณn y Recaudaciรณn UF0344: Aplicaciones Informรกticas de Administraciรณn de Recursos Humanos UF0345: Apoyo Administrativo a la Gestiรณn de Recursos Humanos UF0346: Comunicaciรณn Efectiva y Trabajo en Equipo UF0044: Funciรณn del Mando Intermedio en la Prevenciรณn de Riesgos Laborales UF0347: Sistemas de Archivo y Clasificaciรณn de Documentos UF0348: Utilizaciรณn de las Bases de Datos Relaciones en el Sistema de Gestiรณn y Almacenamiento de Datos UF0319: Sistema Operativo, Bรบsqueda de la Informaciรณn: Internet/Intranet y Correo Electrรณnico UF0320: Aplicaciones Informรกticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informรกticas de Hojas de Cรกlculo UF0322: Aplicaciones Informรกticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informรกticas para Presentaciones: Grรกficas de Informaciรณn

Correspondencia con el Catรกlogo Modular de Formaciรณn Profesional Mรณdulos certificado H.CP Unidades formativas

160

H. Q

670

Horas

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0208) GESTIร N INTEGRADA DE RECURSOS HUMANOS (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

ร rea profesional: Administraciรณn y auditoria

Familia profesional: ADMINISTRACIร N Y GESTIร N

60 90

190

120 800

MF0978_2: Gestión de Archivos.

MF0977_2: Lengua extranjera profesional para la gestión administrativa en la relación con el cliente

MF0233_2: Ofimática

MP0079: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

600

MF0973_1: Grabación de datos.

160

MF0976_2: Operaciones administrativas comerciales

MF0975_2: Técnicas de recepción y comunicación.

Duración horas módulos formativos

UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

UF0349: Atención al Cliente en el Proceso Comercial UF0350: Gestión Administrativa del Proceso Comercial UF0351: Aplicaciones Informáticas de Gestión Comercial

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

150

H. Q

680

90 40

Horas

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN Área profesional: Gestión de la información y comunicación FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0208) ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS EN LA RELACIÓN CON EL CLIENTE (RD 1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

190

80 630

MF0500_3: Gestión de tesorería

MF0233_2: Ofimática

MP0077: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

450

100

140

MF0499_3: Productos, servicios y activos financieros

120

MF0498_3: Análisis contable y presupuestario

Duración horas módulos formativos

UF0333: Análisis Contable y Financiero UF0334: Contabilidad Previsional UF0335: Aplicaciones Informáticas de Análisis Contable y Contabilidad Presupuestaria UF0336: Análisis del Sistema Financiero y Procedimientos de Cálculo UF0337: Análisis de Productos y Servicios de Financiación UF0338: Análisis de Productos y Servicios de Inversión UF0339: Análisis y Gestión de los Instrumentos de Cobro y Pago UF0340: Gestión y Control del Presupuesto de Tesorería UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

550

50 40

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

120

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGN0108) FINANCIACIÓN DE EMPRESAS (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Finanzas y seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

190

80 630

MF0233_2: Ofimática

MP075: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

190

550

120

MF0232_3: Auditoria

120

240

MF0231_3: Contabilidad y Fiscalidad

Duración horas módulos formativos

UF0314: Gestión Contable UF0315: Gestión Fiscal UF0316: Implantación y Control de un Sistema Contable Informatizado UF0317: Planificación de la Auditoria UF0318: Auditoría de las Áreas de la Empresa UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

240

H. Q

550

50 70

90 90

Horas

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0108) GESTIÓN CONTABLE Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA AUDITORÍA (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Finanzas y seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

190

80 880

MF0980_2: Gestión auxiliar de personal

MF0981_2: Registros Contables

MF0973_1: Grabación de datos

MF0978_2: Gestión de archivos

MF0233_2: Ofimática

MP0111: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

690

120

MF0979_2: Gestión operativa de tesorería

160

MF0976_2:Operaciones administrativas comerciales

Duración horas módulos formativos

UF0515: Plan General de Contabilidad UF0516: Aplicaciones informáticas de contabilidad

UF0349: Atención al cliente en el proceso comercial. UF0350: Gestión administrativa del proceso comercial. UF0351: Aplicaciones informáticas de la gestión comercial.

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

150

H. Q

800

90 30

Horas

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0308) ACTIVIDADES DE GESTION ADMINISTRATIVA (RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Administración y Auditoría

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

120

120 90

190

80 800

MF0990_3 Gestión administrativa de caja

MF0991_3 Atención y tramitación de sugerencias, consultas, quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros

MF0992_3 Lengua extranjera profesional para el asesoramiento y la gestión de servicios financieros

MF0233_2: Ofimática

MP0114: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

600

200

MF0989_3 Asesoramiento y gestión administrativa de productos y servicios financieros

Duración horas módulos formativos

UF0524: Gestión administrativa para el asesoramiento de productos y servicios financieros de pasivo UF0525: Gestión administrativa para el asesoramiento de productos de activo UF0526: Gestión comercial de productos y servicios financieros y los canales complementarios UF0527: Gestión y control administrativo de las operaciones de caja UF0528: Gestión y análisis contable de las operaciones económico-financieras UF0529: Atención al cliente y tratamiento de consultas de servicios financieros UF0530: Tratamiento de quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros

720

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

180

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGN0208) COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS FINANCIEROS (RD645/2011 de 9 de mayo)

Área profesional: Finanzas y Seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

120 60 180 60

190

40 740

MF1784_3 Atención al contribuyente en la gestión administrativa tributaria.

MF1785_2 Gestión censal, notificación de actos y emisión de documentos de gestión tributaria.

MF1786_3 Gestión administrativa de los procedimientos de aplicación de los tributos.

MF1787_3 Gestión administrativa de los procedimientos sancionador y de revisión.

MF0233_2: Ofimática

MP0384: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

180

120

630

Duración horas módulos formativos

UF1816: Procedimiento de gestión de los tributos. UF1817: Procedimiento de recaudación e inspección de los tributos.

UF1814: Información y atención tributaria al contribuyente. UF1815: Asistencia y gestión administrativa al contribuyente de la documentación tributaria.

700

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

MF1783_3 Obtención de información de trascendencia tributaria del contribuyente.

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0110) ASISTENCIA EN LA GESTIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS TRIBUTARIOS (RD 1692/2011, de 18 de noviembre)

Área profesional: Administración y auditoria

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

720

MF0233_2: Ofimática

120

MF0992_3: Lengua extranjera profesional para el asesoramiento y la gestión de servicios financieros MP0386: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

MF0991_3: Atención y tramitación de sugerencias, consultas, quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros

MF2180_2: Suscripción de riesgos y emisión de pólizas MF2181_2: Tramitación de siniestros en entidades de seguros y reaseguros.

MF2177_3: Gestión y coordinación de los canales de distribución de seguros MF1796_3: Asesoramiento de productos y servicios de seguros y reaseguros MF2178_3: Gestión de acciones comerciales en el ámbito de seguros y reaseguros MF2179_3: Control de la gestión de pólizas y siniestros

690

Duración horas módulos formativos

UF0529: Atención al cliente y tramitación de consultas de servicios financieros UF0530: Tratamiento de las quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

40 730

190

120

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

120

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGN0110) GESTIÓN COMERCIAL Y TÉCNICA DE SEGUROS Y REASEGUROS PRIVADOS (RD 610/2013, de 2 de agosto)

Área profesional: Finanzas y seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

30 120

190

40 730

MF0991_3: Atención y tramitación de sugerencias, consultas, quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros

MF0233_2: Ofimática

MP0387: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

630

MF1799_3: Dirección y gestión de auxiliares externos

MF1793_3: Gestión de las actividades de mediación de seguros MF1794_3: Gestión de acciones comerciales de la actividad de la mediación. MF1795_2: Gestión de la captación de la clientela en la actividad de mediación de seguros y reaseguros MF1796_3: Asesoramiento de productos y servicios de seguros y reaseguros MF1797_2: Tramitación de la formalización y ejecución de seguro y reaseguro MF1798_3: Asistencia técnica en siniestros

Duración horas módulos formativos

690

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

120

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGN0210) MEDIACIÓN DE SEGUROS Y REASEGUROS PRIVADOS Y ACTIVIDADES AUXILIARES (RD 610/2013, de 2 de agosto)

Área profesional: Finanzas y seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

Índice INTRODUCCIÓN.................................................................................. 23

Unidad didáctica 1 1. Diseño, organización y archivo de las presentaciones........................ 27 1.1. La imagen corporativa de una empresa.....................................................29 1.1.1. Importancia......................................................................................30 1.1.2. Respeto por las normas de estilo de la organización ...............30 1.2. Diseño de las presentaciones......................................................................31 1.2.1. Claridad en la información............................................................32 1.2.2. La persuasión en la transmisión de la idea..................................34 1.3. Evaluación de los resultados.......................................................................34 1.4. Organización y archivo de las presentaciones..........................................35 1.4.1. Confidencialidad de la información.............................................36 1.5. Entrega del trabajo realizado.......................................................................37 UNIDAD DIDÁCTICA 2 2. Introducción y conceptos generales.................................................... 39

2.1. Ejecución de la aplicación para presentaciones........................................42 2.2. Salida de la aplicación para presentaciones...............................................43 2.3. Creación de una presentación.....................................................................43 2.4. Grabación de una presentación .................................................................46 2.5. Cierre de una presentación..........................................................................57 2.6. Apertura de una presentación ....................................................................57 2.7. Estructura de la pantalla .............................................................................60 2.7.1. La cinta de opciones ......................................................................61 2.7.2. La ficha archivo...............................................................................64 2.8. Las vistas de la aplicación para presentaciones........................................65 2.8.1. Normal.............................................................................................66 2.8.2. Clasificador de diapositivas............................................................67 2.8.3. Zoom................................................................................................68 2.8.4. Presentación con diapositivas.......................................................69 2.8.5. Página de notas................................................................................72 2.8.6. Lectura..............................................................................................72 2.8.7. Vistas enfocadas a la impresión....................................................73 2.8.8. Patrón de diapositivas.....................................................................73 2.8.9. Esquema...........................................................................................74

UNIDAD DIDÁCTICA 3 3. Acciones con diapositivas.................................................................... 77 3.1. Inserción de nueva diapositiva....................................................................79 3.2. Eliminación de diapositivas.........................................................................80 3.3. Duplicación de diapositivas ........................................................................81 3.4. Ordenación de diapositivas ........................................................................81 3.5. Selección de diapositivas..............................................................................83 3.6. Copiado de una diapositiva..........................................................................85 3.7. Ocultar diapositivas......................................................................................86

Unidad didáctica 4 4. Trabajo con objetos.............................................................................. 89 4.1. Selección de objetos.....................................................................................91 4.2. Desplazamiento de objetos.........................................................................92 4.3. Eliminación de objetos.................................................................................93 4.4. Modificación del tamaño de los objetos....................................................94 4.5. Duplicación de objetos ...............................................................................95 4.6. Reubicación de objetos................................................................................96 4.7. Alineación y distribución de objetos dentro de la diapositiva................98

4.8. Inserción de objetos.................................................................................. 100 4.9. Girar y voltear............................................................................................. 102 4.10. Trabajo con textos.................................................................................... 104 4.10.1. Inserción de texto (desde la diapositiva, desde el esquema de la presentación)............................................................................. 104 4.10.2. Modificación del formato del texto .......................................... 106 4.10.3. Eliminación de texto.................................................................... 111 4.11. Formato de párrafos................................................................................. 111 4.11.1. Alineación ..................................................................................... 111 4.11.2. Listas numeradas ......................................................................... 114 4.11.3. Viñetas........................................................................................... 115 4.11.4. Estilos............................................................................................. 115 4.12. Tablas.......................................................................................................... 116 4.12.1. Creación de tablas ....................................................................... 116 4.12.2. Operaciones con filas y columnas............................................. 118 4.12.3. Alineación horizontal y vertical de las celdas........................... 119 4.12.4. Bordes de una tabla...................................................................... 120 4.12.5. Color de relleno............................................................................ 121 4.12.6. Combinar o dividir celdas........................................................... 122 4.13. Dibujos....................................................................................................... 123 4.13.1. Líneas............................................................................................. 124 4.13.2. Rectángulos y cuadrados............................................................. 125

4.13.3. Círculos y elipses.......................................................................... 125 4.13.4. Autoformas .................................................................................. 126 4.13.5. Sombras y 3D............................................................................... 127 4.13.6. Agrupar y desagrupar.................................................................. 128 4.14. Imágenes..................................................................................................... 130 4.14.1. Prediseñadas e insertadas ........................................................... 131 4.14.2. Operaciones con imágenes......................................................... 131 4.15. Gráficos...................................................................................................... 141 4.15.1. Creación de gráficos ................................................................... 142 4.15.2. Herramientas de gráficos............................................................ 144 4.15.3. Modificación de gráficos ............................................................ 145 4.15.4. Presentación de gráficos.............................................................. 151 4.15.5. Formato de gráficos..................................................................... 153 4.16. Diagramas................................................................................................... 154 4.16.1. Creación de organigramas y diferentes estilos de diagramas ..................................................................................... 154 4.16.2. Herramientas de SmartArt.......................................................... 155 4.16.3. Añadir texto.................................................................................. 156 4.16.4. Organizar formas......................................................................... 157 4.16.5. Convertir texto a diagrama y viceversa..................................... 158 4.17. WordArt o texto artístico......................................................................... 159 4.18. Inserción de sonidos y películas ............................................................ 161

4.18.1. Formato de objetos...................................................................... 161 4.19. Hipervínculos............................................................................................ 172 4.20. Botones de acción..................................................................................... 174 UNIDAD DIDÁCTICA 5 5. Documentación de la presentación................................................... 177 5.1. Inserción de comentarios.......................................................................... 179 5.2. Preparación de las notas del orador........................................................ 181 5.3. Página de notas y su impresión................................................................ 182 5.4. Ver notas durante la presentación: vista moderador............................ 184

UNIDAD DIDÁCTICA 6 6. Diseño o estilos de presentación....................................................... 185 6.1. Uso de plantillas de estilos........................................................................ 187 6.2. Fondos de diapositivas.............................................................................. 188 6.3. Combinación de colores........................................................................... 190 6.4. Estilos rápidos............................................................................................ 191 6.5. Patrones ...................................................................................................... 192 6.6. Creación y modificación de diseños de diapositivas............................. 194

Unidad didáctica 7 7. Impresión de diapositivas en diferentes soportes............................. 197 7.1. Opciones de impresión............................................................................. 200 7.2. Configuración de la página....................................................................... 202 7.3. Encabezados, pies y numeración............................................................. 203 7.4. Configuración de los distintos formatos de impresión........................ 204

UNIDAD DIDÁCTICA 8 8. Presentación de diapositivas teniendo en cuenta el lugar e infraestructura..................................................................................... 207 8.1. Animación de elementos ......................................................................... 209 8.1.1. Tipos de animaciones.................................................................. 210 8.1.2. Quitar una animación.................................................................. 212 8.2. Transición de diapositivas......................................................................... 212 8.3. Configuración de la presentación............................................................ 213 8.3.1. Presentación con orador............................................................. 213 8.3.2. Presentación en exposición........................................................ 216 8.3.3. Presentaciones personalizadas................................................... 216 8.4. Conexión a un proyector y configuración.............................................. 218

8.5. Ensayo de la presentación........................................................................ 219 8.6. Proyección de la presentación.................................................................. 221 8.7. Proyección eficaz........................................................................................ 222

resumen final............................................................................... 225 actividades..................................................................................... 227 autoEVALUACIÓN FINAL.............................................................. 237 soluciones...................................................................................... 239 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 241

Introducción

El manual UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información tiene como cualificación profesional de referencia el certificado de formación «ADG308_2: Actividades de gestión administrativa», y está asociado a la unidad de competencia «UC0233_2: Manejar aplicaciones ofimáticas en la gestión de la información de la documentación». Por último, se encuadra dentro del módulo formativo «MF0233_2: Ofimática». A lo largo de las siguientes páginas trataremos de ofrecer una visión clara y suficientemente amplia acerca de las presentaciones gráficas y de la importancia de su uso en el ámbito empresarial como un medio idóneo para la transmisión de la imagen de una entidad. En los primeros temas del manual trataremos ofrecer unas nociones generales acerca del diseño, la organización, la elaboración y el archivo de las presentaciones en el ámbito empresarial, y a continuación profundizaremos en los principales conceptos que necesitaremos conocer si vamos a enfrentarnos por primera vez a la elaboración de una presentación gráfica. A continuación nos centraremos en la utilización del programa PowerPoint 2019, puesto que constituye uno de los recursos más sencillos y generalizados para la elaboración de presentaciones gráficas de información. Los diferentes temas del manual profundizarán en las diversas funciones y posibilidades que ofrece esta aplicación informática de presentaciones gráficas, como el uso de imágenes, animaciones, audio, vídeo, etc. Finalmente proponemos una serie de actividades y una prueba de evaluación final que nos permitirán valorar los conocimientos adquiridos. Con el desarrollo de esta unidad formativa pretendemos cubrir las siguientes capacidades y criterios de evaluación: • C1: Establecer el diseño de las presentaciones teniendo en cuenta las características de la empresa y su organización.

UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información

CE1.1 Explicar la importancia de la presentación de un documento para la imagen que transmite la entidad, consiguiendo que la información se presente de forma clara y persuasiva, a partir de distintas presentaciones de carácter profesional de organizaciones tipo.

o CE1.2 Advertir de la necesidad de guardar las presentaciones según los criterios de organización de archivos marcados por la empresa, facilitando el cumplimiento de las normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos. o

CE1.3 Señalar la importancia que tiene la comprobación de los resultados y la subsanación de errores, antes de poner a disposición de las personas o entidades a quienes se destina la presentación, así como el respeto de los plazos previstos y en la forma establecida de entrega.

o CE1.4 En casos prácticos, debidamente caracterizados, en los que se requiere elaboración y presentación de documentación de acuerdo con unos estándares de calidad tipo: -

Seleccionar el formato más adecuado a cada tipo de información para su presentación final.

Elegir los medios de presentación de la documentación más adecuados a cada caso (sobre el monitor, en red, diapositivas, animada con ordenador y sistema de proyección, papel, transparencia, u otros soportes).

Comprobar las presentaciones obtenidas con las aplicaciones disponibles, identificando inexactitudes y proponiendo soluciones como usuario.

Aplicar las funciones y utilidades de movimiento, copia o eliminación de la presentación que garanticen las normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos.

• C2: Utilizar las funciones de las aplicaciones de presentaciones gráficas presentando documentación e información en diferentes soportes, e integrando objetos de distinta naturaleza. o CE2.1 Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de un programa de presentaciones gráficas describiendo sus características.  o CE2.2 En casos prácticos, debidamente caracterizados, en los que se

UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información

requiere elaboración y presentación de documentación de acuerdo con unos estándares de calidad tipo:

Aplicar el formato más adecuado a cada tipo de información para su presentación final.

Utilizar los medios de presentación de la documentación más adecuados a cada caso (sobre el monitor, en red, diapositivas, animada con ordenador y sistema de proyección, papel, transparencia, u otros soportes).

Utilizar de forma integrada y conveniente: gráficos, textos y otros objetos, consiguiendo una presentación correcta y adecuada a la naturaleza del documento.

Utilizar eficazmente y donde se requiera, las posibilidades que ofrece la aplicación informática de presentaciones gráficas: animaciones, audio, vídeo, otras.

Utilizar los manuales o la ayuda disponible en la aplicación en la resolución de incidencias o dudas planteadas.

CE2.3 A partir de información suficientemente caracterizada, y de acuerdo con unos parámetros para su presentación en soporte digital facilitados:   -

Insertar la información proporcionada en la presentación

Animar los distintos objetos de la presentación de acuerdo con los parámetros  facilitados y utilizando, en su caso, los asistentes disponibles.

Temporalizar la aparición de los distintos elementos y diapositivas de acuerdo con el tiempo asignado a cada uno de ellos utilizando los asistentes  disponibles.

Asegurar la calidad de la presentación ensayando y corrigiendo los defectos  detectados y, en su caso, proponiendo los elementos o parámetros de  mejora.

Guardar las presentaciones en los formatos adecuados, preparándolas para  ser fácilmente utilizadas, protegiéndolas de modificaciones no deseadas.

UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información

UNIDAD

Diseño, organización y archivo de las presentaciones

Contenido 1.1. La imagen corporativa de una empresa 1.2. Diseño de las presentaciones 1.3. Evaluación de los resultados 1.4. Organización y archivo de las presentaciones 1.5. Entrega del trabajo realizado

UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información

Hoy en día resulta imposible concebir el desarrollo de una empresa o el lanzamiento de un producto sin relacionarlos con la noción de «identidad corporativa». Es por ello que en los siguientes apartados trataremos de presentar este concepto, así como los medios expresivos de los que se sirven las empresas e instituciones para tratar de llegar al consumidor y a la opinión pública.

.1. La imagen corporativa de una empresa

La imagen corporativa (corporate image) de una empresa, también llamada identidad corporativa, imagen corporativa, comunicación corporativa, etc., es todo aquello que nos permite reconocer a primera vista la identidad de una empresa, sea cual sea. Esta expresión proviene del inglés y es una traducción libre de corporate image (corporation significa en inglés «compañía» o «empresa»). Hace referencia a una agrupación de asociaciones que integran, por ejemplo, a empresa privadas, organismos públicos y/o diferentes sectores de la comunidad. La imagen corporativa o imagen institucional constituye el registro público de los atributos identificadores de la empresa o institución. Equivale a la interpretación que la sociedad o cada uno de sus grupos, sectores o colectivos tiene de ella, y de ahí la importancia de cuidar la imagen que se proyecta. Por último, de acuerdo con la opinión de algunos autores la noción de imagen abarca otros cuatro elementos: la realidad, la identidad, la imagen y la comunicación de una institución y/o corporación social. Ya hemos visto en qué consiste la imagen, por lo que a continuación presentaremos los otros tres elementos. • La realidad: se trata del conjunto de rasgos y condiciones objetivas de la institución, es decir, de los datos objetivos de esta. Por ejemplo, su entidad jurídica, su estructura organizativa, sus funciones, su realidad económico-financiera, etc. • La identidad corporativa: es muy común pensar que la identidad corporativa es únicamente una disciplina del diseño gráfico, y que su

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objetivo es simplemente dotar a las empresas de un determinado logotipo, sin embargo, en realidad se trata de un instrumento fundamental de la estrategia de empresa y de su competitividad. No se trata simplemente de una cuestión de diseño, sino que hay que tener en cuenta que se trata de una tarea compleja que abarca diferentes disciplinas. • La comunicación: hace referencia a todo acto de comunicación producido por una empresa que permite que sus potenciales receptores se formen una imagen de ella. Esta circulará, por lo tanto, por la totalidad de los canales de comunicación, directa o indirecta, propios de la corporación en cuestión.

1.1.1. Importancia La importancia de la creación de una buena imagen corporativa, como podemos deducir de lo dicho anteriormente, reside en que esta va a ser la mejor herramienta de promoción que existe. Los consumidores van a invertir su dinero en los productos o servicios que necesitan, pero para que se decidan por un producto determinado y no otro, este debe generar en ellos una emoción que solo se logrará con un buen logotipo, un diseño que llame su atención y lo diferencie de otros, y una imagen corporativa convincente.

1.1.2. Respeto por las normas de estilo de la organización Los conceptos de imagen e identidad corporativa se encuentran íntimamente ligados. Toda empresa debe crear una imagen corporativa que a su vez, y por extensión, le otorgará una identidad propia e inconfundible. De ahí que resulte imprescindible prestar atención a los siguientes elementos: • El nombre: el primer paso para construir la identidad de una corporación debe ser la elección de su nombre. Este va a ser el único de los signos indicadores de identidad que tiene una doble dirección, ya que la empresa lo va a utilizar para designarse a sí misma y también para darse a conocer a los demás (el público, los clientes, la competencia, etc.). • El logotipo: constituye la representación visual de su nombre. Se trata de una palabra diseñada que puede ir o no acompañada de una imagen, y

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su papel es fundamental, ya que va a trasladar a la empresa a la memoria visual de los sujetos. • La simbología gráfica: las marcas gráficas o los símbolos icónicos de marca son otra clase de signos de identidad que, al igual que el logotipo, son fundamentales para que el público se forme una imagen de ella. • La identidad cromática: en este caso se hace referencia a la percepción del color, y no se trata de una información como tal, sino más bien de una señal. El color corporativo puede llegar a identificar a una marca (por ejemplo el amarillo Kodak, o el naranja butano). • La identidad cultural: se trata de los elementos significativos de una determinada empresa que definen su estilo y modo de actuación ante la sociedad. • Los escenarios de la identidad, la arquitectura corporativa: son los lugares en los que se produce la interacción entre los clientes o el público en general y la empresa, y también deben ser adecuados a la imagen que la empresa pretende transmitir. • Los indicadores objetivos de identidad: se trata de todos los datos que hacen referencia a la identidad corporativa de una institución, y que se recogen en un documento como por ejemplo una monografía, un inventario, un balance o una memoria anual. Son informaciones, cifras y datos cuantificados y comparables. En definitiva, hemos visto que la imagen y la identidad corporativas están asociadas a una disciplina (el diseño) y a un fenómeno cultural (la imagen), que se unen con el objetivo de dotar de valor simbólico al producto industrial.

.2. Diseño de las presentaciones

A la hora de realizar una presentación gráfica, una vez que contamos con el material sobre el que va a tratar la charla y sabemos dónde encajará cada elemento, debemos buscar el modo de presentarlo con un diseño atractivo y cautivador.

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Tendremos que prestar atención a cómo se incluirá el texto: la elección de las fuentes, los títulos, las tablas, las ecuaciones, etc. A continuación, si decidimos utilizar material multimedia adicional como vídeos, audios, animaciones, gráficos, fotografías, etc., deberemos pensar igualmente de qué manera incluirlo causando un impacto visual favorable haciendo un uso racional y comprensible de los gráficos (circulares, de barras, de líneas, etc.). El objetivo que perseguiremos a lo largo de este manual será conseguir un diseño sencillo pero atractivo, evitando las simples listas y los gráficos de baja calidad. Cada diapositiva deberá ser fácil de comprender a la vez que visualmente agradable, y para lograrlo revisaremos todos los elementos que nos ayudarán a diseñar una presentación de manera efectiva.

1.2.1. Claridad en la información Los principios básicos que deberemos perseguir a lo largo de la elaboración de una presentación son los siguientes: • Simplicidad: debemos evitar incluir información excesiva en cada diapositiva. En vez de incluir mucha información en una diapositiva dividiremos cada idea en varias diapositivas para no sobrecargar la presentación. • Unidad: toda la presentación deberá compartir un mismo estilo en lo que se refiere a las tonalidades, fuentes de letra y demás componentes. • Énfasis: cada diapositiva deberá tener un punto central de interés, que deberá ser el más grande, tener colores llamativos y cualquier otro recurso que ofrezca PowerPoint para enfatizar el mensaje principal. • Equilibrio: los elementos deberán distribuirse uniformemente dentro de cada diapositiva, evitando grandes espacios vacíos o sobrecargas de elementos. • Proporción: deberá existir una relación entre los tamaños de los diferentes elementos de las diapositivas. • Movimiento: podremos conseguir efectos de animación en las diapositivas.

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A continuación presentaremos una serie de indicaciones que nos ayudarán a conseguir elaborar una presentación eficaz: Sugerencia Reducir el diapositivas

Detalles

número

Elegir un estilo de fuente que la audiencia pueda ver de lejos

Elegir un tamaño de fuente que la audiencia pueda ver de lejos

Simplificar el texto utilizando viñetas o frases cortas Utilizar elementos decorativos para transmitir mejor el mensaje Crear etiquetas para los gráficos y diagramas que sean comprensibles Utilizar fondos tenues para las diapositivas y emplear fondos similares en toda la presentación

Para comunicar un mensaje claro y mantener la atención y el interés de la audiencia, deberemos reducir el número de diapositivas de la presentación al mínimo. Elegir el estilo de fuente adecuado, como Helvética o Arial, le ayudará a transmitir mejor el mensaje. Es conveniente evitar fuentes pequeñas, como Arial Narrow, y las que incluyen bordes decorativos como Times. Elegir un tamaño de fuente adecuado ayudará a transmitir mejor el mensaje. • Una letra de una pulgada o 2,54 cm se puede leer desde 3 metros. • Una letra de dos pulgadas o 5 cm se puede leer desde 6 metros. • Una letra de tres pulgadas o 7,5 cm se puede leer desde 9 metros. Debemos tratar de emplear viñetas o frases cortas, e incluir cada una de ellas en una única línea. Los gráficos ayudan a exponer la información, pero un uso excesivo podría abrumar a la audiencia. Trataremos de utilizar solamente el texto necesario para que los elementos de los gráficos o diagramas sean fácilmente comprensibles. Elegiremos una plantilla o un tema atractivo y coherente que no sea demasiado vistoso, y que de lo contrario podría desviar la atención.

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Los diferentes temas que ofrece PowerPoint Utilizar un contraste alto entre establecen automáticamente el contraste el color del fondo y el color del entre un fondo claro con texto de color texto oscuro o viceversa. Para ganarnos y mantener el respeto de Comprobar la ortografía y la la audiencia debemos comprobar que la gramática ortografía y la gramática de la presentación son correctas.

1.2.2. La persuasión en la transmisión de la idea La etapa final de la elaboración de una presentación será la exposición delante de la audiencia. Para que esta resulte exitosa deben tenerse en cuenta tanto elementos de lenguaje verbal (aquello que se dice) como del lenguaje no verbal (lo que no se registraría en papel), y dentro de estos últimos debemos prestar atención al lenguaje paraverbal (la entonación, la proyección, el tono, las pausas, el ritmo, etc.) y al lenguaje corporal (los gestos, las posturas, la mirada, los desplazamientos, etc.). Todos estos elementos deberán conjugarse para lograr el objetivo final: que el público disfrute escuchándonos.

.3. Evaluación de los resultados

Cuando nos encontramos ante un público heterogéneo resulta casi imposible que nuestra presentación vaya satisfacer a todo el mundo en todo momento, sin embargo nuestro objetivo debe ser que todos los asistentes resulten satisfechos al final de la presentación. Una posible solución podría ser dirigirnos a los distintos tipos de público en diferentes momentos de la presentación.

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A la hora de evaluar los resultados la satisfacción del público no se debe medir, al menos exclusivamente, en función de si se ha conseguido el objetivo de nuestra presentación (vender el producto, obtener la aprobación del plan de marketing, obtener financiación para el nuevo proyecto, etc.), ya que esto puede depender de cuestiones ajenas a nosotros. Debemos buscar mecanismos que evalúen específicamente nuestra intervención, y el primero de ellos podría ser nuestra propia intuición y sensaciones tras concluir. Sin embargo, resulta conveniente obtener la opinión de otras personas como pueden ser los organizadores del evento, la de alguna persona de nuestra confianza que haya asistido, o incluso se puede solicitar a todos los asistentes que rellenen un cuestionario de evaluación al final de la presentación.

.4. Organización y archivo de las presentaciones

Una presentación tiene como fin llegar al destinatario de tal modo que este asimile de una manera clara y sencilla la idea que se quiere transmitir. Para ello es necesario, en el caso de que se trate de una presentación que ofrezca un producto al mercado, persuadir al destinatario con el mensaje para que compre o se informe más profundamente sobre el producto. En el caso de una presentación de una campaña de ventas dirigida a los empleados de una compañía, la intención final es que tengan perfectamente clara la estrategia, el producto, a quién va dirigido, las cifras sobre esos productos en gráficas, la competencia, la publicidad de apoyo, etc.

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Para la generación de una presentación deberemos seguir unas pautas de trabajo que podemos secuenciar de la siguiente manera: • Arrancar con un análisis profundo sobre la materia que se quiere tratar. Esta tarea de análisis suele ser la más complicada • Tras el análisis, se suele confeccionar un bosquejo de la idea inicial a modo de esquema en donde se especifica: o El volumen de información que se quiere representar, que se traducirá en el número diapositivas de las que va a constar la presentación. o El público al que se destinará la presentación (empresas, empleados, personas a contratar, gente joven), si se va a tratar de una presentación cíclica (que se repite una y otra vez) para ser expuesta, por ejemplo, en un escaparate de una inmobiliaria presentando una nueva urbanización, etc. Es muy importante planificar bien la presentación. Para ello puede ser útil dividirla en distintas etapas, que habitualmente van a ser la introducción, el cuerpo y las conclusiones (por ejemplo, si se trata de la presentación de un producto las primeras diapositivas presentarán este producto, las siguientes tratarán de crear la necesidad en el público y lo describirán, y finalmente las últimas harán un de todas las características que se han expuesto). Después deberemos pensar qué contenido se incluirá en cada una de estas partes, cuánto tiempo se les asignará, con qué profundidad se tratarán los temas, y también qué materiales de apoyo queremos incluir en la presentación (vídeos, fotografías, ejemplos, etc.).

1.4.1. Confidencialidad de la información En el ámbito de la seguridad informática la confidencialidad de la información hace referencia a la protección de los datos y la información que un emisor intercambia con uno o más destinatarios. Independientemente del sistema utilizado para compartir nuestra información (en este caso nuestra presentación gráfica), debemos tener en cuenta las condiciones de seguridad que garanticen su confidencialidad. En un sistema que garantice la confidencialidad, un tercero que entra en posesión de la

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información intercambiada entre el remitente y el destinatario no será capaz de extraer ningún contenido inteligible. Un asunto de gran interés es el problema de garantizar la confidencialidad de la comunicación cuando el sistema que habitualmente utilizamos (internet) es inherentemente inseguro. Para tratar de paliar esta circunstancia se utilizan mecanismos de cifrado y de ocultación de la comunicación. Por ejemplo, e puede mantener la confidencialidad de un documento digital con el uso de llaves asimétricas, que son mecanismos de cifrado garantizan la confidencialidad durante el tiempo necesario para descifrar el mensaje, y por esta razón es necesario determinar durante cuánto tiempo debe seguir siendo confidencial nuestro documento. Sin embargo, cabe señalar que actualmente no existe ningún mecanismo que resulte absolutamente seguro en este medio.

.5. Entrega del trabajo realizado

A la hora de presentar el trabajo realizado, es conveniente que lo acompañemos con algún tipo de material de apoyo para evitar errores. Llevar una copia del texto que vamos a exponer o unas fichas de apoyo no debe ser entendido un signo de nerviosismo, de falta de preparación o de desconocimiento del tema, sino que se trata de un recurso más del que nos podemos valer. Asimismo, tanto si vamos a realizar una presentación como a entregársela a alguien es fundamental que llevemos todos los elementos integrados en ella (imágenes, vídeos, etc.), ya que de lo contrario esta no se reproducirá adecuadamente.

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