MF0969_1
TÉCNICAS
ADMINISTRATIVAS BÁSICAS DE OFICINA
2ª edición ampliada y revisada
Patricia Blanco Rivas es Diplomada en Gestión y Administración Pública por la Universidad de Vigo.
Desde el año 2005 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con la gestión, la educación y la prevención de riesgos laborales en las principales empresas de formación de la Comunidad Autónoma de Galicia.
En año 2007 realiza el CAP por la Universidad de Vigo, formación que cumplimenta en el año 2010 con la acción formativa “Formador de formadores” en dónde accede a conocimientos relacionados con la elaboración de contenidos didácticos y la formación e- learning.
En la actualidad, combina su profesión de docente presencial con el e-learning, tutorizando acciones formativas ligadas a la educación, en especial, con la inquietud de formar a nuevos docentes. Además, sigue con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos.
Datos Del autor
Ficha
Técnicas administrativas básicas de oficina
2ª Edición ampliada y revisada Certia Editorial, Pontevedra, 2020
Autor: Patricia Blanco Rivas
Formato: 170 x 240 mm • 372 páginas.
Técnicas adminisTraTivas básicas de oficina.
n o está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.
Derechos reservados 2020, respecto la segunda edición ampliada y revisada en español, por Certia Editorial.
ISBN: 978-84-17328-55-9
Editor: Cenepo Consult, SLU
Depósito legal: PO 169-2020
Impreso en España - Printed in Spain
Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.
Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.
Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN Área profesional: Gestión de la información y comunicación
FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0408) OPERACIONES AUXILIARES DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y GENERALES (RD 645/2011 de 9 de mayo)
Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Horas Unidades formativas H.CP Módulos certificado H. Q 30 UF0517: Organización empresarial y de recursos humanos 150 MF0969_1 Técnicas administrativas básicas de oficina 150 30 UF0518: Gestión auxiliar de la correspondencia y paquetería en la empresa 90 UF0519: Gestión auxiliar de documentación económico-administrativa y comercial 50 UF0520: Comunicación en las relaciones profesionales 120 MF0970_1 Operaciones básicas de comunicación 120 70 UF0521: Comunicación oral y escrita en la empresa 60 UF0513: Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático 120 MF0971_1 Reproducción y archivo 120 60 UF0514: Gestión auxiliar de reproducción en soporte convencional o informático 40 MP0112: Módulo de prácticas profesionales no laborales 390 Duración horas módulos formativos 430 Duración horas totales certificado de profesionalidad 390
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 7 INTRODUCCIÓN................................................................................. 19 UF0517. ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y DE RECURSOS HUMANOS 1. La organización de entidades públicas y privadas ............................. 31 1.1. Funciones de las empresas 33 1.1.1. Clases .............................................................................................. 35 1.1.2. Jerarquía .......................................................................................... 39 1.2. La función administrativa ........................................................................... 40 1.2.1. Definción 40 1.2.2. Objetivos ........................................................................................ 41 1.3. La estructura de la empresa ........................................................................ 42 1.3.1. Concepto de organización ........................................................... 42 1.3.2. Principios de organización 42 1.3.3. La organización formal e informal ............................................ 44 ÍnDice
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 1.4. Los departamentos ...................................................................................... 44 1.4.1. Descripción 45 1.4.2. Tipología ........................................................................................ 45 1.4.3. Criterios para la asignación de actividades a los departamentos 48 1.5. El organigrama ............................................................................................. 50 1.5.1. Descripción .................................................................................... 59 1.5.2. Objetivos ........................................................................................ 52 1.5.3. Requisitos 52 1.5.4. Clases .............................................................................................. 53 1.5.5. Ventajas e inconvenientes ............................................................ 54 1.6. Organización del entorno físico del espacio de acogida ....................... 55 1.6.1. Condiciones medioambientales 56 1.6.2. Disposición y tipos de materiales auxiliares .............................. 61 1.6.3. Mobiliario ....................................................................................... 62 1.7. Organización básica del Estado y la Unión Europea ............................. 64 1.7.1. Administración Central 65 1.7.2. Administración Autonómica ....................................................... 69 1.7.3. Administración Local ................................................................... 77 1.7.4. Unión Europea .............................................................................. 80 Resumen 85 Actividades ................................................................................................... 87 8
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 9 2. La organización de los recursos humanos ......................................... 91 2.1. La organización en actividades de apoyo administrativo 93 2.1.1. Criterios de organización y coordinación ................................. 93 2.1.2. Procedimientos de trabajo ........................................................... 94 2.1.3. Indicadores de calidad de la organización ................................. 95 2.1.4. Pautas para la obtención de resultados ...................................... 97 2.2. Los grupos ................................................................................................... 98 2.2.1. Elementos ...................................................................................... 98 2.2.2. Estructura ....................................................................................... 99 2.2.3. Clasificación ................................................................................. 100 2.3. Fases y comportamiento del trabajo en equipo o en grupo .............. 102 2.3.1. La identificación del grupo: el ideal del grupo ...................... 104 2.3.2. Las normas del grupo ............................................................... 104 2.3.3. Los papeles en el grupo ............................................................ 105 2.3.4. El poder y la cohesión del grupo ............................................. 106 2.3.5. Ventajas e inconvenientes del trabajo en equipo ................... 107 2.3.6. Finalidad de las técnicas de dinámica de grupos ................... 109 2.3.7. Factores que modifican la dinámica de grupo ....................... 109 2.3.8. Funciones del coordinador del grupo: nivel de tarea y de relación ........................................................................................ 110 2.4. El trabajo en grupo en actividades de apoyo administrativo 112 2.4.1. Características de un grupo de trabajo de apoyo administrativo
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina tipo ............................................................................................... 112 2.4.2. Funciones en un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo ............................................................................................... 113 2.4.3. Grado de participación ............................................................ 115 Resumen 117 Actividades ................................................................................................ 119 UF0518. GESTIÓN AUXILIAR DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA EN LA EMPRESA 1. Tratamiento de la correspondencia y paquetería interna y externa 129 1.1. La comunicación escrita en empresas públicas y privadas 131 1.1.1. Funciones ..................................................................................... 131 1.1.2. Elementos .................................................................................... 133 1.1.3. Tipos: cartas comerciales y documentos administrativos ..... 135 1.1.4. La correcta expresión de los textos escritos 142 1.2. Gestión de la recepción de la correspondencia .................................... 144 1.2.1. Selección y clasificación ............................................................. 145 1.2.2. Registro ......................................................................................... 145 1.2.3. Distribución 146 1.3. Preparación de la correspondencia ........................................................ 146 10
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 11 1.3.1. Personas que la elaboran ............................................................ 147 1.3.2. Número de copias 147 1.3.3. Firma de la correspondencia ..................................................... 147 1.4. Embalaje y empaquetado de documentación y productos ................. 148 1.4.1. Medios .......................................................................................... 148 1.4.2. Materiales...................................................................................... 150 1.4.3. Procedimientos ............................................................................ 152 1.5. Gestión de la salida de la correspondencia ........................................... 153 1.5.1. Tareas antes de proceder al envío ............................................. 153 1.5.2. Libro de registro de salida.......................................................... 153 1.6. Medios utilizados en el envío de correspondencia y paquetería ........ 155 1.6.1. Servicio de correo ....................................................................... 155 1.6.2. Mensajería ................................................................................... 156 1.6.3. Telefax ......................................................................................... 158 1.6.4. El correo electrónico: función, elementos y ventajas e inconvenientes ............................................................................. 158 1.7. El envío de la correspondencia 159 1.7.1. Productos y servicios que ofrece Correos ............................. 159 1.7.2. Formas en que puede hacerse el envío .................................... 162 1.7.3. Tarifas y tiempo en el envío de correspondencia .................. 163 1.8. Normativa legal de seguridad y confidencialidad 165 1.9. El archivo de comunicaciones escritas y correspondencia ................ 170
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 1.9.1. Proceso de archivo ...................................................................... 170 1.9.2. Control de archivo 171 1.9.3. Sistema de clasificación de los documentos............................ 173 1.10. Internet como medio de comunicación ................................................ 177 1.10.1. Definición de internet ................................................................ 177 1.10.2. La página web .............................................................................. 177 1.10.3. Los portales .................................................................................. 177 1.10.4. Transferencia de ficheros ........................................................... 178 1.10.5. Recepción y envío de comunicaciones a través de e-mail ...... 179 Resumen ..................................................................................................... 181 Actividades ................................................................................................. 183 UF0519. GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA COMERCIAL 1. Gestión auxiliar de documentación administrativa básica ............... 197 1.1. Los documentos administrativos en entidades públicas y privadas .. 199 1.1.1. Elementos .................................................................................... 199 1.1.2. Funciones ..................................................................................... 201 1.1.3. Características 202 12
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 13 1.1.4. Clasificación ................................................................................. 202 1.1.5. Métodos de registro .................................................................... 203 1.1.6. Normativa básica para su elaboración ..................................... 203 1.2. Documentos administrativos en la gestión de la compraventa .......... 204 1.2.1. El pedido: elementos, requisitos, clases, emisión, recepción y control 205 1.2.2. El albarán o nota de entrega: elementos, requisitos, emisión y verificación ................................................................................... 206 1.2.3. La factura: elementos, requisitos, emisión, verificación y rectificación .................................................................................. 207 1.2.4. El recibo: concepto, partes y domiciliación bancaria ............ 208 1.3. Documentos administrativos en la gestión productiva y de personal ...................................................................................................................... 210 1.3.1. Órdenes de trabajo ..................................................................... 210 1.3.2. La nómina: componentes y registro ......................................... 211 1.4. Otros documentos administrativos y empresariales ............................ 214 1.4.1. Instancias ...................................................................................... 214 1.4.2. Certificados .................................................................................. 217 1.4.3. Actas ............................................................................................. 218 1.4.4. Informes ....................................................................................... 218 1.4.5. Memorias ...................................................................................... 221 1.5. Operaciones informáticas de facturación y nóminas .......................... 222 1.5.1. Registro de la información relativa a la facturación (clientes y proveedores) ................................................................................ 222
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 1.5.2. Actualización de la información relativa a la facturación (clientes y proveedores) .............................................................. 226 1.5.3. Registro de la información relativa a las nóminas (personal) 228 1.5.4. Actualización de la información relativa a las nóminas (personal) ...................................................................................... 229 Resumen ..................................................................................................... 239 Actividades ................................................................................................. 241 2. Gestión básica de tesorería ............................................................... 243 2.1. Operaciones básicas de cobro y pago .................................................... 245 2.1.1. Tipos de operaciones .................................................................. 245 2.1.2. Funciones 245 2.1.3. Características .............................................................................. 246 2.1.4. Formas de gestión ....................................................................... 246 2.2. Los medios de cobro y pago ................................................................... 248 2.2.1. Concepto 248 2.2.2. Funciones ..................................................................................... 248 2.2.3. Formas de cobro y pago ............................................................ 248 2.3. Documentos de cobro y pago al contado ............................................. 255 2.3.1. El dinero 255 2.3.2. El cheque: concepto, requisitos, tipos, aval, endoso e impago .......................................................................................... 255 2.3.3. El recibo: concepto y contenido ............................................... 257 14
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 15 2.3.4. Transferencia e ingreso en cuenta: concepto y forma ........... 258 2.3.5. Tarjetas de débito 259 2.4. Documentos de cobro y pago a crédito ................................................ 259 2.4.1. El pagaré: concepto y requisitos ............................................... 260 2.4.2. La letra de cambio: concepto, requisitos, partes, aval, endoso, impago y remesa de Efectos ..................................................... 260 2.4.3. Tarjetas de crédito ....................................................................... 262 2.5. El libro auxiliar de caja ............................................................................. 264 2.5.1. Elementos 265 2.5.2. Cumplimentación en aplicación informática .......................... 266 2.5.3. Arqueo de caja ............................................................................. 268 2.5.4. Cuadre ........................................................................................... 268 2.6. El libro auxiliar de bancos 270 2.6.1. Elementos .................................................................................... 270 2.6.2. Cumplimentación en aplicación informática .......................... 271 2.6.3. Conciliación bancaria ................................................................. 272 2.7. Principios de confidencialidad en operaciones de tesorería 272 2.8. Operaciones y medios informáticos de gestión de tesorería .............. 274 2.8.1. Banca electrónica ........................................................................ 278 2.8.2. Monedero electrónico ................................................................ 278 2.8.3. Pagos por internet 279 2.8.4. Compras por internet ................................................................. 279
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina Resumen ..................................................................................................... 281 Actividades 283 3. Gestión y control básico de existencias ............................................ 287 3.1. Material y equipos de oficina ................................................................... 289 3.1.1. Descripción .................................................................................. 289 3.1.2. Tipos de materiales: fungible y no fungible ............................ 292 3.1.3. Equipos de oficina más comunes ............................................. 292 3.2. El aprovisionamiento de existencias ...................................................... 293 3.2.1. La función de aprovisionamiento ............................................. 293 3.2.2. El almacén .................................................................................... 295 3.2.3. Tipos de existencias .................................................................... 295 3.3. Gestión básica de existencias .................................................................. 298 3.3.1. Las fichas de almacén ................................................................. 298 3.3.2. Las entradas en almacén ............................................................ 300 3.3.3. Las salidas en almacén ................................................................ 300 3.3.4. Criterios de valoración de existencias ...................................... 301 3.3.5. Las órdenes de reposición ......................................................... 303 3.3.6. La hoja de cálculo en la gestión de almacén ........................... 304 3.4. Control básico de las existencias ............................................................ 307 3.4.1. Ficha de control de existencias: concepto y modelo ............. 307 16
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 17 3.4.2. El inventario de existencias: concepto, proceso y estructura 309 Resumen 315 Actividades ................................................................................................. 317 RESUMEN FINAL ............................................................................. 319 AUTOEVALUACIÓN FINAL ............................................................ 321 SOLUCIONES ..................................................................................... 343 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 367
El módulo formativo MF0969_1, denominado «Técnicas administrativas básicas de oficina», se compone de las siguientes unidades formativas que vamos a estudiar y desarrollar a lo largo de todo este manual:
• UF0517. Organización empresarial y de recursos humanos.
• UF0518. Gestión auxiliar de la correspondencia y paquetería en la empresa.
• UF0519. Gestión auxiliar de documentación económico-administrativa comercial.
A lo largo de las siguientes páginas veremos que las personas que realizan acciones de tipo administrativo deben tener claro cómo pueden conocer la estructura empresarial y realizar, si fuera preciso, el correspondiente organigrama de la empresa, sabiendo ubicar cada uno de los departamentos, las funciones y las relaciones existentes en la misma.
La gestión de los recursos humanos es también muy importante para poder hacer frente a las necesidades de la empresa. El departamento de recursos humanos necesitará un apoyo en las tareas administrativas, y es importante que las personas que van a realizarlas conozcan los principales criterios de la gestión de recursos humanos.
En las tareas administrativas, las personas que se dediquen a las funciones de correspondencia y paquetería deben conocer cuáles son los principales criterios a la hora de recibir y enviar la correspondencia, así como la gestión de la misma entre los distintos departamentos de la empresa.
Otro de los principios fundamentales de las tareas administrativas es el apoyo en el departamento financiero correspondiente. Es importante que se sepan realizar algunas funciones relacionadas con la tesorería empresarial, así como elaborar ciertos documentos, tales como una factura, un albarán, etc.
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introDucción
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y DE RECURSOS HUMANOS
UF0517
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 23 UF0517. ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
RECURSOS HUMANOS 1. La organización de entidades públicas y privadas ............................. 31 1.1. Funciones de las empresas ........................................................................ 33 1.1.1. Clases .............................................................................................. 35 1.1.2. Jerarquía .......................................................................................... 39 1.2. La función administrativa ........................................................................... 40 1.2.1. Definción ....................................................................................... 40 1.2.2. Objetivos 41 1.3. La estructura de la empresa ........................................................................ 42 1.3.1. Concepto de organización ........................................................... 42 1.3.2. Principios de organización .......................................................... 42 1.3.3. La organización formal e informal 44 1.4. Los departamentos ...................................................................................... 44 1.4.1. Descripción .................................................................................... 45 1.4.2. Tipología ........................................................................................ 45 1.4.3. Criterios para la asignación de actividades a los departamentos ............................................................................... 48 1.5. El organigrama ............................................................................................. 50 1.5.1. Descripción .................................................................................... 59
Y DE
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 1.5.2. Objetivos ........................................................................................ 52 1.5.3. Requisitos 52 1.5.4. Clases .............................................................................................. 53 1.5.5. Ventajas e inconvenientes ............................................................ 54 1.6. Organización del entorno físico del espacio de acogida ....................... 55 1.6.1. Condiciones medioambientales .................................................. 56 1.6.2. Disposición y tipos de materiales auxiliares .............................. 61 1.6.3. Mobiliario ....................................................................................... 62 1.7. Organización básica del Estado y la Unión Europea ............................. 64 1.7.1. Administración Central ................................................................ 65 1.7.2. Administración Autonómica ....................................................... 69 1.7.3. Administración Local ................................................................... 77 1.7.4. Unión Europea .............................................................................. 80 Resumen ....................................................................................................... 85 Actividades ................................................................................................... 87 2. La organización de los recursos humanos ......................................... 91 2.1. La organización en actividades de apoyo administrativo ...................... 93 2.1.1. Criterios de organización y coordinación ................................. 93 2.1.2. Procedimientos de trabajo ........................................................... 94 2.1.3. Indicadores de calidad de la organización ................................. 95 2.1.4. Pautas para la obtención de resultados ...................................... 97 24
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 25 2.2. Los grupos ................................................................................................... 98 2.2.1. Elementos 98 2.2.2. Estructura ....................................................................................... 99 2.2.3. Clasificación ................................................................................. 100 2.3. Fases y comportamiento del trabajo en equipo o en grupo .............. 102 2.3.1. La identificación del grupo: el ideal del grupo ...................... 104 2.3.2. Las normas del grupo ............................................................... 104 2.3.3. Los papeles en el grupo ............................................................ 105 2.3.4. El poder y la cohesión del grupo ............................................. 106 2.3.5. Ventajas e inconvenientes del trabajo en equipo ................... 107 2.3.6. Finalidad de las técnicas de dinámica de grupos ................... 109 2.3.7. Factores que modifican la dinámica de grupo ....................... 109 2.3.8. Funciones del coordinador del grupo: nivel de tarea y de relación ........................................................................................ 110 2.4. El trabajo en grupo en actividades de apoyo administrativo ............ 112 2.4.1. Características de un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo ............................................................................................... 112 2.4.2. Funciones en un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo ............................................................................................... 113 2.4.3. Grado de participación ............................................................ 115 Resumen .................................................................................................... 117 Actividades ................................................................................................ 119
Conforme
al Real Decreto 645/2011, de 9 de mayo, por el que se establecen cinco certificados de profesionalidad de la familia profesional Administración y gestión que se incluyen en el Repertorio Nacional de certificados de profesionalidad y se actualizan los certificados de profesionalidad establecidos en el Real Decreto 1210/2009, de 17 de julio, la Unidad Formativa 0517, denominada «Organización empresarial y de recursos humanos», tiene como principales objetivos los siguientes:
• Representar las funciones básicas y los flujos de información fundamentales en estructuras organizativas públicas o privadas determinadas, a través de organigramas. En concreto:
o Reconocer las funciones fundamentales desarrolladas en organizaciones y entidades concretas, públicas o privadas.
o Definir el concepto de departamento y los criterios más usuales utilizados en la departamentalización de organizaciones e instituciones privadas determinadas.
o Identificar la información básica generada en el desarrollo de las funciones fundamentales de organizaciones concretas, especificando su recorrido o flujo entre departamentos y, en su caso, desde o hacia el exterior.
o Diferenciar entre organización formal e informal.
o Precisar los elementos básicos de la organización del Estado: Administración Central, Autonómica, y Local, así como de la Unión Europea.
o Definir la función del organigrama como instrumento de representación gráfica de estructuras organizativas.
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introDucción
o Distinguir los tipos básicos de organigramas en función de su utilidad para representar aspectos organizativos concretos.
o En casos prácticos de simulación, convenientemente caracterizados, en los que se proponen actividades sencillas desarrolladas en estructuras organizativas concretas:
- Relacionar las actividades propuestas con las funciones básicas que desarrollan.
- Identificar los departamentos más representativos según las funciones relacionadas.
- Especificar los flujos de información entre los distintos departamentos propuestos.
- Describir los departamentos y los diferentes flujos de información identificados en un organigrama sencillo.
• Identificar los criterios de actuación profesional que permiten la integración y cooperación de las actividades de apoyo administrativo en un grupo de trabajo o departamento, contribuyendo a crear un clima de trabajo productivo, de acuerdo con una ética personal y profesional definida. En concreto:
o Describir los elementos fundamentales que caracterizan un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo.
o Explicar las fases de desarrollo de un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo, y los factores que pueden modificar su dinámica, identificando cómo puede afectar la incorporación de un nuevo miembro al grupo.
o Describir las principales funciones que se han de desempeñar en grupos de trabajo apoyo administrativo tipo, especificando las relaciones funcionales y jerárquicas que conllevan, así como las relaciones con otros grupos de trabajo.
o Definir lo qué consiste un trabajo en equipo, el espíritu de equipo y la sinergia, identificando las posibles estrategias o variantes en las
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formas de trabajo.
o Justificar los valores ético-personales que determinan la profesionalidad, así como su importancia en la integración y participación activa en un equipo de trabajo de apoyo administrativo tipo.
o Explicar el significado de los procesos de calidad en una organización y su relación con la actuación profesional en las actividades de apoyo administrativo, identificando qué criterios o indicadores afectan a la propia actuación profesional.
o En casos prácticos de simulación convenientemente caracterizados, en los que se proponen roles determinados, instrucciones concretas y diferentes pautas de trabajo dadas por un coordinador de un grupo de trabajo que realice actividades de apoyo administrativo:
- Especificar el objetivo fundamental de las instrucciones de trabajo.
- Identificar las actividades de apoyo administrativo a realizar por cada miembro del grupo de trabajo.
- Identificar las pautas de coordinación definidas y las personas con quienes hay que coordinarse para realizar las tareas de apoyo administrativo asignadas.
- Precisar el grado de autonomía para su realización.
- Precisar los resultados que se han de obtener.
- Quién, cómo y cuándo debe controlar el cumplimiento de las instrucciones.
- Describir los criterios de calidad que han de guiar la actuación profesional en las actividades de apoyo administrativo.
- Identificar, a través de la actuación en las simulaciones, los valores éticos personales y profesionales que se han evidenciado.
o En casos prácticos, a través de simulaciones y role-playing,
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de oficina 29
administrativas básicas
convenientemente caracterizados, en los que se parte de un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo, ya funcionando, con unos objetivos y roles determinados, con un coordinador:
- Identificar los roles que desempeña cada miembro del grupo.
- Especificar las actividades de apoyo administrativo que requieren de la colaboración de otros y qué procedimientos hay que seguir para ello.
- Especificar los criterios de calidad del trabajo de apoyo administrativo a realizar.
- Describir qué pautas de actuación personal son fundamentales para integrarse en un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo, en cuanto a la actitud personal hacia el trabajo y hacia el resto de los miembros.
- Identificar, a través de la actuación en las simulaciones, los valores éticos personales y profesionales que se han evidenciado.
A lo largo de este manual se intenta conseguir los objetivos fijados en el mismo y servir de guía para los docentes y alumnos a la hora de comprender y asimilar cada uno de los conceptos adquiridos con el mismo.
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UNIDAD La organización de entidades púbLicas y privadas
Contenido
1.1. Funciones de las empresas
1.2. La función administrativa
1.3. La estructura de la empresa
1.4. Los departamentos
1.5. El organigrama
1.6. Organización del entorno físico del espacio de acogida
1.7. Organización básica del Estado y la Unión Europea
Resumen
Actividades
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Técnicas administrativas básicas de oficina
1
Desde el punto de vista de la financiación y la gestión podemos distinguir dos tipos de organizaciones: públicas y las privadas.
Las entidades públicas se financian en parte o en su totalidad con fondos públicos, es decir, provenientes de las arcas del Estado. Por su parte, las entidades privadas se financian con fondos privados, es decir, no están ligadas a ninguna Administración Pública.
ENTIDADES PÚBLICAS ENTIDADES PRIVADAS
FONDOS PÚBLICOS FONDOS PRIVADOS
A lo largo de esta unidad didáctica vamos a estudiar las principales diferencias en la gestión de ambas entidades.
1.1. Funciones de las empresas
Las empresas nacen con unos fines concretos, que dependerán de la propia estructura de la misma y de la actividad que desee desarrollar. No obstante, debemos tener en cuenta que deberán encargarse de marcar las líneas de organización así como el proceso de producción. Las funciones de las empresas se deben estudiar teniendo en cuenta dos principios fundamentales:
• Principio de control de la organización.
• Principio de responsabilidad a la hora de ejecutar las funciones y coordinarlas.
Estos dos principios deben estar estructurados en una misma dirección para poder conseguir los objetivos comunes dentro de la estructura empresarial.
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 33
Las funciones de cada empresas se pueden clasificar según su propia estructura; no obstante, en términos generales podemos tener en cuenta las siguientes:
• Funciones de dirección : implican coordinar cada uno de los departamentos que la componen.
• Funciones financieras: relacionadas con los fondos de la misma, tanto desde el punto de vista de la financiación como del reparto de créditos. Así pues, se tienen que tener en cuenta funciones de gestión de gastos e ingresos.
• Funciones de recursos humanos: estas tienen que ver directamente con la gestión del personal que pertenece a la organización.
• Funciones de comercialización: en este sentido, se tienen que dar a conocer los productos y servicios a través de estrategias de marketing y publicidad.
• Funciones de ventas: la gestión de los pedidos.
• Funciones de atención al cliente: toda información que aporten los clientes es valiosa. En este sentido, es necesario que se abran canales suficientes para mantener vivas las relaciones con los clientes y usuarios.
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Alguno de los canales pueden ser los siguientes:
o Atención telefónica.
o Correo electrónico.
o Correo postal.
o Página web.
• Funciones de administración : todas las relacionadas con la gestión empresarial.
Para poder comprender mejor las funciones de las empresas es necesario tener en cuenta aspectos como los tipos de empresas que pueden existir, así como su jerarquía, la distribución de la misma, el tamaño, etc.
1.1.1. Clases
Existen multitud de empresas diferentes, y sus clasificaciones atienden a diversos criterios. A continuación, vamos a realizar una clasificación de los diferentes tipos de empresas atendiendo a ciertos criterios:
• Según los motivos de creación:
o Empresas lucrativas: son las que tiene como principal fin conseguir beneficios para la organización y para sus socios.
o Empresas sin ánimo de lucro: el principal objetivo de este tipo de empresas es la consecución de un bien para un grupo de personas o para la sociedad. No buscan beneficios económicos, sino otro tipo de beneficios. Por ejemplo, una ONG.
• Según la estructura jurídica:
o Empresas individuales : tienen un solo empresario. Poseen un capital bastante limitado y el empresario es el que asume la responsabilidad de la gestión de la empresa. La responsabilidad es ilimitada, es decir, el trabajador responde con la totalidad de sus bienes.
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o Sociedades: estas empresas tienen más de un dueño. A continuación, vamos a ver los diferentes tipos de empresas:
- Cooperativas: los socios trabajan y gestionan la administración de las empresas.
- Capitalistas: la responsabilidad de los socios está limitada al capital que se ha aportado.
- Anónimas : el capital de estas instituciones está dividido en acciones. El funcionamiento es democrático y la responsabilidad de los socios tiene dos vías o cauces: aportar capital y formar parte de la administración. Se representan con las siglas S.A.
- Limitadas : son entidades mercantiles en las que la responsabilidad de los socios depende principalmente del capital que han aportado. Esta estructura es muy utilizada para las pequeñas y medianas empresas. Se representan con las siglas S.L. Las personas que deciden crean una sociedad limitada deberá tener en cuenta que necesitan un capital mínimo de 3000 euros para poder crearla. Además, la responsabilidad civil recae sobre los bienes sociales.
o Personalistas : los socios son los que asumen la gestión de las empresas, así como cualquier tipo de responsabilidad. Podemos distinguir los siguientes tipos de empresas:
- Sociedad colectiva: los socios son los que responden con su capital de las responsabilidades empresariales.
- Sociedad comanditada : los socios se denominan comanditados, y responden de manera limitada a la gestión empresarial
• Según el punto de vista económico:
o Empresas públicas : su capital entero está compuesto por participación pública, es decir, fondos públicos.
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o Empresas mixtas : parte de su capital está compuesto por participación pública, es decir, fondos públicos.
o Empresas privadas: su capital está subvencionado totalmente por fondos privados.
• Según la actividad económica:
o Empresas fabricantes : son aquellas que están dedicadas a una actividad y acción fabril de producción y elaboración de productos para su consumo por parte de los consumidores finales. Las empresas fabricantes realizan sus funciones normalmente en fábricas, y están sometidas a una serie de normas vinculadas con la seguridad y la higiene.
o Empresas distribuidoras : son aquellas que, junto con los fabricantes y los almacenistas, forman parte del canal de distribución de bienes desde su origen hasta el consumidor final.
o Empresas de relaciones con clientes y servicios de atención al cliente : las empresas están obligadas a prestar una atención al cliente adecuada para satisfacer sus necesidades. Entre dicha atención, la normativa aplicable obliga a las empresas, en el marco de la atención al cliente, a tener teléfonos de atención gratuitos que deben ser atendidos por personal formado
A continuación, se presenta un esquema-resumen:
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1.1.2. Jerarquía
Generalmente, las empresas están estructuradas jerárquicamente para realizar una división del trabajo y, de esta manera, conseguir los objetivos fijados. Dependiendo de los distintos tipos de empresas, podemos distinguir los siguientes tipos de jerarquía:
• Jerarquía dada por cargo: en los organigramas se reflejan las actividades laborales y los deberes y derechos de cada uno de los miembros, los cuales se tienen que relacionar con el cargo que poseen dentro de la organización. Por ejemplo, un jefe de un departamento de administración tendrá la categoría de jefe de administración. Esta categoría dada por su cargo le otorgará superioridad jerárquica sobre las personas que estén adscritas a dicho departamento.
• Jerarquía de rango : este tipo de jerarquía está relacionada con las condiciones personales, no con las profesionales. Por ejemplo, si en un departamento de atención al cliente hay una persona que tiene dotes para dirigir al equipo, esta podrá ser superior jerárquicamente al resto del equipo, guiando y coordinando al resto de miembros, sin que esta superioridad le venga dada por su puesto.
• Jerarquía por capacidad : en este tipo de jerarquía las capacidades son las que forman los cargos; por lo tanto, cada uno de los miembros de una organización tendrá un puesto que estará condicionado por sus capacidades. Por ejemplo, el técnico de calidad tiene un cargo que dependerá de su tecnificación. De esta manera, tendrá inferiores jerárquicos expertos en la materia pero de menor rango, como por ejemplo técnicos de laboratorio.
• Jerarquía por remuneración: por norma general, a mayor complicación y dificultad del cargo, mayor salario. Por ejemplo, un cirujano que asume todas las responsabilidades en una operación quirúrgica tendrá que tener más jerarquía y más remuneración que otro cirujano que, estando en la misma operación, no asuma las mismas responsabilidades.
Los distintos tipos de jerarquía no son incompatibles entre ellos, de modo que una persona puede tener un cargo de jerarquía por capacidad y por rango, por ejemplo.
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1.2. La función administrativa
Una de las pautas comunes que tienen todas las organizaciones es la función administrativa, característica esencial a la hora de tomar decisiones. A lo largo de este punto se tratará de realizar una definición de la misma y de dar a conocer los objetivos que debe buscar dentro de una organización.
1.2.1. Definición
La función administrativa es la actividad que lleva a cabo el poder ejecutivo. Por norma general, dentro de las funciones administrativas las empresas deben llevar desarrollar las siguientes acciones:
• Dirigir la organización empresarial.
• Planear los objetivos a corto (menos de un año), medio (entre uno y tres años) y largo plazo (más de cinco años).
• Controlar cada uno de los departamentos de la organización. Pueden existir diferentes tipos de control, tales como control administrativo, control financiero, control de calidad, control ejecutivo, control de compras y ventas y control comercial.
• Organizar todos los recursos.
• Coordinar todos los departamentos para que naveguen en la misma dirección.
• Auditar todas las acciones que se vayan realizando en el seno de la organización.
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1.2.2. Objetivos
Las organizaciones tienen que tener claros cuáles son los objetivos que desean alcanzar y, para ello, la gestión administrativa es su principal aliada. Una de las principales características de la gestión administrativa es que, generalmente, es común a cualquier organización.
Las organizaciones deben tener claro qué son los objetivos, es decir, qué se desea conseguir y cuáles son los cauces y mecanismos para llegar a conseguirlos. Para la consecución de objetivos es necesario que las organizaciones se planteen las siguientes preguntas:
1. ¿Qué se desea conseguir?
2. ¿Cuándo se desea conseguir?
3. ¿Por qué se desea conseguir?
4. ¿Dónde se desea conseguir?
5. ¿Cómo se desea conseguir?
MF0969_1. Técnicas administrativas básicas de oficina 41 FUNCIÓN ADMINISTRATIVA: DIRIGIR ORGANIZAR PLANEAR COORDINAR CONTROLAR AUDITAR
1.3. La estructura de la empresa
Cada empresa tiene una estructura diferenciada. No hay dos empresas iguales, ya que cada una tendrá una estructura que dependerá de los propios recursos que tiene la organización, desde los recursos materiales hasta los humanos.
Por norma general, podemos distinguir varios tipos de estructuras. La más conocida es la jerárquica, en la que las funciones de reparten bajo los principios de autoridad y de subordinación. A través de ellos, los órganos superiores dirigen y coordinan las funciones de los órganos inferiores.
A continuación, vamos a estudiar los principios más importantes de la estructura empresarial.
1.3.1. Concepto de organización
Una organización empresarial es una estructura integrada por una serie de recursos, que pueden ser económicos y personales y que se deben de coordinar en una misma dirección para poder conseguir los objetivos propuestos.
El concepto de organización empresarial está relacionado con la estructura organizativa del trabajo, puesto que todos los recursos tienen que ser coordinados para lograr unos objetivos determinados. En relación con este concepto tienen especial relevancia principios como:
• La burocracia, que obliga a las entidades a seguir unos protocolos previamente determinados.
• La especificación en el trabajo.
• La descentralización de funciones para poder llevar a cabo los objetivos previstos.
1.3.2. Principios de organización
Las entidades y empresas, a la hora de llevar a cabo su actividad, deben tener en cuenta una serie de principios de organización:
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• Principio de autoridad : los distintos mandos y departamentos de una organización tienen que estar ordenados y dirigidos por diferentes esferas con dotes de autoridad y mandato.
• Principio de eficiencia: se deben intentar lograr los objetivos fijados con los mínimos recursos.
• Principio de unidad de dirección: debe existir una dirección y esta es la que debe guiar a los distintos departamentos a navegar en una misma dirección. El principio de unidad de dirección tiene un sentido jerárquico, a través del cual los miembros de una organización giran en torno a la dirección de la misma. En la siguiente tabla podemos ver un ejemplo de la jerarquía que puede existir en una organización:
DIRECCIÓN GENERAL SECRETARÍA
DIRECTORES DE RECURSOS HUMANOS
SUBDIRECTORES DE RECURSOS HUMANOS
• Principio de coordinación : los departamentos que integran la organización deben estar coordinados para realizar y conseguir los objetivos previstos.
• Principio de delegación: los distintos miembros de los departamentos deben saber delegar funciones en otros departamentos, sin quedar exentos de la responsabilidad los primeros.
• Principio de descentralizació n: debe contarse con la capacidad de delegar funciones de forma permanente.
• Principio de gestión del gasto: es necesario conseguir los objetivos fijados auditando el gasto.
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• Principio de especialización: los distintos departamentos y miembros de la organización deben tener las tareas claras y definidas a través de la especialización en ámbitos y funciones concretas.
• Principio de participación: todos los miembros de los departamentos deben ser conscientes de que participan en todo el proceso para lograr la consecución de objetivos.
• Principio de publicidad y transparencia: cada uno de los datos de carácter tributario y fiscal debe ser transparente y accesible para los clientes y usuarios para garantizar la confianza.
1.3.3. La organización formal e informal
La organización formal es un tipo de distribución del poder y de la información dentro de una empresa o entidad concreta. En la organización formal existen una serie de fundamentos y de normas a través de las cuales se establecerán los cauces de comunicación, de jerarquía y funcionales. Este tipo de organización se crea de acuerdo con los fines y a la estructura de la propia empresa. Por ejemplo, una en un departamento en el que existen tres niveles, el nivel más alto de la estructura no se va a comunicar con el nivel o estrato más bajo.
La organización informal de una empresa o entidad es donde se crean los vínculos personales y sociales, y además es totalmente paralela a la organización formal. Los mandos deben tener en cuenta que este tipo de organización se crea espontáneamente, y debe ser observada y tenida en cuenta a la hora de tomar decisiones.
1.4. Los departamentos
Una de las partes esenciales de las organizaciones son los departamentos que las forman. La estructura departamental dependerá de la propia organización, como ya hemos dicho anteriormente, puesto que no existen dos organizaciones
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iguales.
No obstante, es necesario que estudiemos los principales aspectos que afectan a los departamentos, tales como la descripción de los mismos, la tipología y los principales criterios de creación.
Importante:
Debes tener en cuenta que cuanto más grande es una estructura empresarial, más departamentos habrá con funciones más concretas y específicas.
1.4.1. Descripción
Los departamentos son áreas funcionales a través de las cuales el trabajo de una empresa u organización se divide. Para el correcto desarrollo de las funciones empresariales, las personas deben de agruparse, de acuerdo con el principio de especialización, en departamentos o áreas de trabajo.
1.4.2. Tipología
Una vez más tenemos que insistir en que cada organización es diferente y está formada por departamentos diferentes que pueden tener más de una función. No obstante, sí que es cierto que algunas funciones, desde el punto de vista de la organización, son comunes para todas las entidades y empresas. A continuación, vamos a enumerar y definir las funciones de los principales departamentos que pueden existir:
• Departamento de dirección: tiene como principales funciones guiar al resto de los departamentos y determinar las funciones de forma coordinada.
• Departamento de producción: es el fundamental para llevar a cabo un proceso productivo, es decir, convertir las materias primas en productos acabados. Debemos tener en cuenta que no todas las empresas cuentan con un departamento de producción, sino solo las que realizan dichas
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tareas. Por norma general, las empresas del sector terciario no cuentan con este departamento.
• Departamento de recursos humanos: es el encargado de gestionar todas las funciones y tareas relacionadas con los trabajadores, como por ejemplo la formación o la confección de las nóminas.
• Departamento comercial: es el encargado de poner a disposición del público general las características de los productos o servicios que se ofrecen, como por ejemplo el precio, la calidad, las promociones, los descuentos, etc.
• Departamento de atención al cliente : debe ser el responsable de conseguir la información necesaria para obtener relaciones fructíferas y positivas con los clientes.
• Departamento financiero: la gestión de las finanzas, es decir, de los fondos de la empresa tiene que estar en manos de profesionales. En este departamento se gestionarán los recursos económicos existentes, siempre en concordancia con el resto de los departamentos.
• Departamento de calidad : cuando las empresas están certificadas por normas de calidad o cuando ofrecen un mínimo de calidad en sus productos y servicios, debe existir un departamento formado por profesionales que sepa cómo alcanzar y mantener esos criterios de calidad.
• Departamento de administración : la principal tarea de este departamento es manejar y controlar toda la documentación, en muchas ocasiones de carácter burocrático, que permite que una empresa esté en funcionamiento.
• Departamento de compras: es el encargado de mantener las relaciones comerciales con los proveedores de la organización.
• Departamento de ventas: es el encargado de mantener las relaciones con los clientes y usuarios en cuanto a los productos y servicios que comercializan. No es un departamento de atención al cliente, simplemente se ocupa de gestionar el momento de la venta.
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• Departamento de prevención de riesgos laborales: es el encargado de tomar las medidas oportunas para que los trabajadores realicen sus funciones de forma segura, con los equipos de protección individual y con las medidas de seguridad oportunas a las que obliga la normativa vigente.
• Departamento legal : es el encargado de asesorar legalmente a la organización, así como de encauzar y resolver los conflictos de carácter laboral.
Cada uno de estos ejemplos puede ser tomado por una organización. No obstante, el tipo de departamentos, las funciones y el número de los mismos dependerá principalmente de la estructura organizacional de la propia entidad.
Las informaciones básicas generadas en el desarrollo de las funciones fundamentales de las organizaciones son las siguientes:
• Información tributaria y fiscal: para estar al corriente de las normas.
• Información mercantil: para conocer la práctica de los contratos con diferentes instituciones.
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