MF0971_1
RepRoducción y aRchivo
2ª Edición ampliada y revisada
Patricia Blanco Rivas es Diplomada en Gestión y Administración Pública por la Universidad de Vigo.
Desde el año 2005 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con la gestión, la educación y la prevención de riesgos laborales en las principales empresas de formación de la Comunidad Autónoma de Galicia.
En año 2007 realiza el CAP por la Universidad de Vigo, formación que cumplimenta en el año 2010 con la acción formativa “Formador de formadores” en dónde accede a conocimientos relacionados con la elaboración de contenidos didácticos y la formación e- learning.
En la actualidad, combina su profesión de docente presencial con el e-learning, tutorizando acciones formativas ligadas a la educación, en especial, con la inquietud de formar a nuevos docentes. Además, sigue con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos.
Datos Del autor
Ficha
Reproducción y archivo. Administración y gestión.
2ª Edición. Ampliada y revisada Certia Editorial, Pontevedra, 2020
Autor: Patricia Blanco Rivas
Formato: 170 x 240 mm • 292 páginas.
RepRoducción y aRchivo. administRación y gestión
n o está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.
Derechos reservados 2020, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.
ISBN: 978-84-17328-57-3
Editor: Cenepo Consult, SLU
Depósito legal: PO 171-2020
Impreso en España - Printed in Spain
Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.
Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.
Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y
profesional: Gestión de la información y comunicación
DE SERVICIOS
FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0408)
Área
GESTIÓN
OPERACIONES
ADMINISTRATIVOS
GENERALES
Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Horas Unidades formativas H.CP Módulos certificado H. Q 30 UF0517: Organización empresarial y de recursos humanos 150 MF0969_1 Técnicas administrativas básicas de oficina 150 30 UF0518: Gestión auxiliar de la correspondencia y paquetería en la empresa 90 UF0519: Gestión auxiliar de documentación económico-administrativa y comercial 50 UF0520: Comunicación en las relaciones profesionales 120 MF0970_1 Operaciones básicas de comunicación 120 70 UF0521: Comunicación oral y escrita en la empresa 60 UF0513: Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático 120 MF0971_1 Reproducción y archivo 120 60 UF0514: Gestión auxiliar de reproducción en soporte convencional o informático 40 MP0112: Módulo de prácticas profesionales no laborales 390 Duración horas módulos formativos 430 Duración horas totales certificado de profesionalidad 390
AUXILIARES
Y
(RD 645/2011 de 9 de mayo)
Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN
Área profesional: Gestión de la información y comunicación
FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0508) OPERACIONES DE GRABACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS Y DOCUMENTOS (RD645/2011 de 9 de mayo)
Gestión auxiliar de archivo en soporte con -
UF0514: Gestión auxiliar de reproducción en soporte convencional o informático
MF0974_1: Tratamiento de datos, textos y documentación
MF0971_1 Reproducción y archivo
MP0110: Módulo de prácticas profesionales no laborales
Modular de
Profesional Horas Unidades formativas H.CP Módulos certificado H. Q 90 90
datos 90 60
básicos 150
Correspondencia con el Catálogo
Formación
MF0973_1: Grabación de
UF0510: Procesadores de textos y presentaciones de información
120 50 UF0511:
40
60
120
Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo
UF0512: Transmisión de información por medios convencionales e informáticos.
UF0513:
vencional o informático
120 60
80
360 Duración horas módulos formativos 440 Duración horas totales certificado de profesionalidad 330
9 INTRODUCCIÓN................................................................................. 17 UF0513. GESTIÓN AUXILIAR DE ARCHIVO EN SOPORTE CONVENCIONAL O INFORMÁTICO INTRODUCCIÓN................................................................................. 29 1. Sistemas operativos habituales ........................................................... 35 1.1. Sistema operativo .........................................................................................37 1.2. Entorno de trabajo. Interface ........................................................................38 1.2.1. Partes ................................................................................................38 1.2.2. Desplazamiento ..............................................................................39 1.2.3. Configuración .................................................................................40 1.3. Carpetas, directorios, operaciones con ellos ............................................42 1.3.1. Definición........................................................................................42 1.3.2. Creación ...........................................................................................43 1.3.3. Cambio de nombre ........................................................................44 1.3.4. Apertura 45 1.3.5. Copiado ...........................................................................................46 ÍnDice
10 1.3.6. Cambio de ubicación .....................................................................47 1.3.7. Eliminación .....................................................................................48 1.4. Ficheros, operaciones con ellos .................................................................49 1.4.1. Definición........................................................................................49 1.4.2. Creación 49 1.4.3. Cambio de nombre ........................................................................50 1.4.4. Apertura...........................................................................................52 1.4.5. Copiado ...........................................................................................53 1.4.6. Cambio de ubicación .....................................................................54 1.4.7. Guardado.........................................................................................55 1.4.8. Eliminación 56 1.5. Aplicaciones y herramientas .......................................................................57 1.6. Exploración/navegación .............................................................................61 1.6.1. Configuración de elementos .........................................................61 1.6.2. Cuentas de usuario. Uso ................................................................63 1.7. Copia de seguridad. Soportes .....................................................................64 1.8. Operaciones en un entorno de red 65 1.8.1. Acceso ..............................................................................................65 1.8.2. Búsqueda de recursos de red ........................................................66 1.8.3. Operaciones con recursos de red ................................................67 Resumen .................................................................................................................71 Actividades .............................................................................................................73
MF0971_1.Reproducción y archivo 11 2. Archivo y clasificación de documentación administrativa ................. 75 2.1. El archivo en la empresa 77 2.1.1. Descripción .....................................................................................77 2.1.2. Finalidad ..........................................................................................77 2.1.3. Importancia del archivo para la empresa ....................................78 2.1.4. Tipos de archivos 78 2.1.5. Equipos y materiales para el archivo ...........................................80 2.1.6. Funcionamiento de un archivo ....................................................81 2.1.7. Mantenimiento de un archivo ......................................................84 2.1.8. Proceso de archivo de un documento 85 2.1.9. Normas que regulan la conservación de documentos .............89 2.1.10. Destrucción de los documentos ..................................................90 2.1.11. Confidencialidad y seguridad de la información .......................90 2.2. La organización del archivo 94 2.2.1. Centralizado ....................................................................................94 2.2.2. Descentralizado ..............................................................................94 2.2.3. Mixto ................................................................................................95 2.2.4. Activo 95 2.2.5. Semiactivo .......................................................................................96 2.2.6. Inactivo o pasivo ............................................................................96 2.3. Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa ................................................................................................97
MF0971_1.Reproducción y archivo 12 2.3.1. Concepto de ordenación y clasificación .....................................97 2.3.2. Clasificación alfabética ..................................................................97 2.3.3. Clasificación numérica ...................................................................99 2.3.4. Sistema mixto .................................................................................99 2.3.5. Clasificación cronológica 100 2.3.6. Criterio geográfico ...................................................................... 100 2.3.7. Clasificación por materias .......................................................... 101 Resumen .............................................................................................................. 103 Actividades .......................................................................................................... 105 3. Base de datos .................................................................................... 107 3.1. Entrada y salida de la aplicación 109 3.2. La ventana de la aplicación ...................................................................... 110 3.3. Objetos básicos ......................................................................................... 113 3.3.1. Tablas ............................................................................................ 113 3.3.2. Consultas ...................................................................................... 114 3.3.3. Formularios .................................................................................. 116 3.3.4. Informes o reports 117 3.4. Creación ...................................................................................................... 118 3.5. Apertura ...................................................................................................... 119 3.6. Guardado .................................................................................................... 120 3.7. Cierre........................................................................................................... 121 3.8. Copia de seguridad .................................................................................... 121
MF0971_1.Reproducción y archivo 13 3.9. Herramientas de recuperación y mantenimiento ................................. 122 Resumen 125 Actividades .......................................................................................................... 127 4. Inserción de datos en tablas ............................................................. 129 4.1. Registros y campos ................................................................................... 131 4.2. Introducción de datos 132 4.3. Movimientos por los campos y registros............................................... 133 4.4. Eliminación de registros........................................................................... 134 4.5. Modificación de registros ......................................................................... 135 4.6. Copiado y movimiento de datos 135 4.7. Búsqueda y reemplazado de datos .......................................................... 136 4.8. Aplicación de filtros .................................................................................. 137 4.9. Ordenación alfabética de campos........................................................... 139 4.10. Formatos de una tabla 140 4.11. Operaciones básicas con tablas ............................................................... 142 4.11.1. Cambio del nombre .................................................................... 143 4.11.2. Eliminación .................................................................................. 143 4.11.3. Copiado 144 4.11.4. Exportación e importación ....................................................... 145 Resumen .............................................................................................................. 147 Actividades .......................................................................................................... 149
MF0971_1.Reproducción y archivo 14 5. Consultas de selección ...................................................................... 151 5.1. Creación 153 5.2. Guardado .................................................................................................... 155 5.3. Ejecución .................................................................................................... 155 5.4. Modificación de los criterios ................................................................... 157 5.5. Impresión de resultados 158 5.6. Eliminación ................................................................................................ 159 Resumen .............................................................................................................. 161 Actividades .......................................................................................................... 163 6. Formularios e informes..................................................................... 165 6.1. Introducción, modificación y eliminación de datos en formularios . 167 6.2. Aplicación de filtros en formularios 169 6.3. Creación de informes con el asistente ................................................... 171 6.4. Publicación de informes en el procesador de texto para su mejora.. 172 6.5. Impresión de formularios e informes .................................................... 172 Resumen 173 Actividades .......................................................................................................... 175
MF0971_1.Reproducción y archivo 15 UF0514. GESTIÓN AUXILIAR DE REPRODUCCIÓN EN SOPORTE CONVENCIONAL O INFORMÁTICO INTRODUCCIÓN............................................................................... 183 1. Reproducción en equipos de repografía ........................................... 189 1.1. Equipos de reprografía............................................................................. 191 1.1.1. Elementos .................................................................................... 191 1.1.2. Tipos: fotocopiadoras e impresoras ......................................... 193 1.1.3. Características .............................................................................. 195 1.1.4. Funcionamiento .......................................................................... 195 1.1.5. Instrucciones técnicas 198 1.1.6. Puesta en marcha ........................................................................ 199 1.1.7. Mantenimiento y limpieza ......................................................... 200 1.2. Soportes en la reproducción.................................................................... 200 1.2.1. Papeles para reprografía 201 1.2.2. Cartulina para reprografía .......................................................... 202 1.2.3. Cartón ........................................................................................... 202 1.2.4. Plásticos ........................................................................................ 203 1.2.5. Digitales 203 1.3. Consumibles para los equipos de reprografía ....................................... 204 1.3.1. Tóner............................................................................................. 204
MF0971_1.Reproducción y archivo 16 1.3.2. Tintas ............................................................................................ 204 1.4. La reproducción de los originales 205 1.4.1. Tipos de originales ...................................................................... 205 1.4.2. Compatibilidad de los originales digitales ............................... 207 1.5. Producción en reprografía ....................................................................... 208 1.5.1. Calidad en la reproducción 208 1.5.2. Parámetros modificables ............................................................ 209 1.5.3. Pruebas de reproducción ........................................................... 211 1.5.4. Ajustes durante la reproducción ............................................... 211 1.6. Normativa de seguridad, salud y medioambiente en las operaciones de reprografía .................................................................................................. 212 1.6.1. Normas de seguridad en las operaciones de puesta en marcha, manejo y mantenimiento de los equipos ................................. 212 1.6.2. Riesgos específicos y factores implicados ............................... 213 1.6.3. Procedimientos de la gestión de residuos ............................... 214 Resumen .............................................................................................................. 217 Actividades .......................................................................................................... 219 2. Operaciones de encuadernación funcional de documentos ............ 221 2.1. La encuadernación funcional .................................................................. 223 2.1.1. Características y aplicaciones ..................................................... 223 2.1.2. Tipos de encuadernación funcional: canutillo, espiral, anillas ............................................................................................. 224 2.1.3. Ajuste de equipos ........................................................................ 224
MF0971_1.Reproducción y archivo 17 2.1.4. Mantenimiento ............................................................................ 225 2.2. Materiales y útiles de encuadernación .................................................... 226 2.2.1. Papeles de cubrir 226 2.2.2. Cartulinas...................................................................................... 227 2.2.3. Plásticos: transparencias ............................................................. 228 2.2.4. Grapas y anillas 228 2.3. Operaciones de encuadernación ............................................................. 229 2.3.1. Igualado ........................................................................................ 229 2.3.2. Alzado 229 2.3.3. Perforado ...................................................................................... 230 2.3.4. Numerado .................................................................................... 230 2.3.5. Engomado 231 2.3.6. Grapado ........................................................................................ 231 2.4. Máquinas de encuadernación .................................................................. 232 2.4.1. Corte (guillotina manual, cizalla) .............................................. 232 2.4.2. Plegado (plegadora de planos) .................................................. 233 2.4.3. Plastificado (plastificadora) ........................................................ 233 2.5. Normativa de seguridad, salud y medioambiente en las operaciones de encuadernación funcional ........................................................................ 234 2.5.1. Riesgos .......................................................................................... 234 2.5.2. Sistemas de protección ............................................................... 235 2.5.3. Procedimientos de trabajo seguros .......................................... 237
MF0971_1.Reproducción y archivo 18 2.5.4. Eliminación y reciclaje de residuos........................................... 239 2.6. Control de calidad en la encuadernación funcional 242 2.6.1. Criterios de calidad del proceso ................................................ 242 2.6.2. Pautas para la inspección del producto.................................... 242 Resumen .............................................................................................................. 245 Actividades 247 RESUMEN FINAL .............................................................................. 249 AUTOEVALUACIÓN FINAL ............................................................. 251 ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS ........................................... 267 SOLUCIONES ..................................................................................... 271 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................. 287
El módulo formativo MF0971_1,«Reproducción y archivo», está formado por las siguientes unidades formativas:
• UF0513. Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático.
• UF0514.Gestión auxiliar de reproducción en soporte convencional o informático.
Además, está asociado a la unidad de competencia UC0971_1,«Realizar operaciones auxiliares de reproducción y archivo en soporte convencional o informático», ya que tiene como principal objetivo acercar al lector al conocimiento de las principales estrategias relacionadas con la reproducción y el archivo. Dichas funciones son básicas en cualquier departamento de administración.
Los destinatarios de esta formación adquirirán un nivel de cualificación profesional de nivel 1, destinado a personas que deseen adquirir conocimientos para realizar labores auxiliares administrativas.
MF0971_1.Reproducción y archivo 19
introDucción
u F0513
GeSTión auXiLiaR de aRchivo en SopoRTe convencionaL o inFoRMÁTico
MF0971_1.Reproducción y archivo 23 INTRODUCCIÓN................................................................................. 29 UNIDAD DIDÁCTICA 1 1. Sistemas operativos habituales ........................................................... 35 1.1. Sistema operativo 37 1.2. Entorno de trabajo. Interface ........................................................................38 1.2.1. Partes ................................................................................................38 1.2.2. Desplazamiento ..............................................................................39 1.2.3. Configuración 40 1.3. Carpetas, directorios, operaciones con ellos ............................................42 1.3.1. Definición........................................................................................42 1.3.2. Creación ...........................................................................................43 1.3.3. Cambio de nombre 44 1.3.4. Apertura...........................................................................................45 1.3.5. Copiado ...........................................................................................46 1.3.6. Cambio de ubicación .....................................................................47 ÍnDice
MF0971_1.Reproducción y archivo 24 1.3.7. Eliminación .....................................................................................48 1.4. Ficheros, operaciones con ellos 49 1.4.1. Definición........................................................................................49 1.4.2. Creación ...........................................................................................49 1.4.3. Cambio de nombre ........................................................................50 1.4.4. Apertura 52 1.4.5. Copiado ...........................................................................................53 1.4.6. Cambio de ubicación .....................................................................54 1.4.7. Guardado.........................................................................................55 1.4.8. Eliminación 56 1.5. Aplicaciones y herramientas .......................................................................57 1.6. Exploración/navegación .............................................................................61 1.6.1. Configuración de elementos .........................................................61 1.6.2. Cuentas de usuario. Uso 63 1.7. Copia de seguridad. Soportes .....................................................................64 1.8. Operaciones en un entorno de red............................................................65 1.8.1. Acceso ..............................................................................................65 1.8.2. Búsqueda de recursos de red 66 1.8.3. Operaciones con recursos de red ................................................67 Resumen .................................................................................................................71 Actividades .............................................................................................................73
MF0971_1.Reproducción y archivo 25
2. Archivo y clasificación de documentación administrativa ................. 75 2.1. El archivo en la empresa .............................................................................77 2.1.1. Descripción .....................................................................................77 2.1.2. Finalidad ..........................................................................................77 2.1.3. Importancia del archivo para la empresa ....................................78 2.1.4. Tipos de archivos ...........................................................................78 2.1.5. Equipos y materiales para el archivo ...........................................80 2.1.6. Funcionamiento de un archivo 81 2.1.7. Mantenimiento de un archivo ......................................................84 2.1.8. Proceso de archivo de un documento ........................................85 2.1.9. Normas que regulan la conservación de documentos .............89 2.1.10. Destrucción de los documentos ..................................................90 2.1.11. Confidencialidad y seguridad de la información .......................90 2.2. La organización del archivo ........................................................................94 2.2.1. Centralizado ....................................................................................94 2.2.2. Descentralizado ..............................................................................94 2.2.3. Mixto ................................................................................................95 2.2.4. Activo ...............................................................................................95
Semiactivo .......................................................................................96
UNIDAD DIDÁCTICA 2
2.2.5.
MF0971_1.Reproducción y archivo 26 2.2.6. Inactivo o pasivo ............................................................................96 2.3. Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa ................................................................................................97 2.3.1. Concepto de ordenación y clasificación .....................................97 2.3.2. Clasificación alfabética ..................................................................97 2.3.3. Clasificación numérica ...................................................................99 2.3.4. Sistema mixto .................................................................................99 2.3.5. Clasificación cronológica ........................................................... 100 2.3.6. Criterio geográfico ...................................................................... 100 2.3.7. Clasificación por materias 101 Resumen .............................................................................................................. 103 Actividades .......................................................................................................... 105 UNIDAD DIDÁCTICA 3 3. Base de datos .................................................................................... 107 3.1. Entrada y salida de la aplicación ............................................................. 109 3.2. La ventana de la aplicación ...................................................................... 110 3.3. Objetos básicos ......................................................................................... 113 3.3.1. Tablas ............................................................................................ 113 3.3.2. Consultas ...................................................................................... 114
MF0971_1.Reproducción y archivo 27 3.3.3. Formularios .................................................................................. 116 3.3.4. Informes o reports 117 3.4. Creación ...................................................................................................... 118 3.5. Apertura ...................................................................................................... 119 3.6. Guardado .................................................................................................... 120 3.7. Cierre 121 3.8. Copia de seguridad .................................................................................... 121 3.9. Herramientas de recuperación y mantenimiento ................................. 122 Resumen .............................................................................................................. 125 Actividades 127 UNIDAD DIDÁCTICA 4 4. Inserción de datos en tablas ............................................................. 129 4.1. Registros y campos ................................................................................... 131 4.2. Introducción de datos 132 4.3. Movimientos por los campos y registros............................................... 133 4.4. Eliminación de registros........................................................................... 134 4.5. Modificación de registros ......................................................................... 135 4.6. Copiado y movimiento de datos 135 4.7. Búsqueda y reemplazado de datos .......................................................... 136
MF0971_1.Reproducción y archivo 28 4.8. Aplicación de filtros .................................................................................. 137 4.9. Ordenación alfabética de campos 139 4.10. Formatos de una tabla .............................................................................. 140 4.11. Operaciones básicas con tablas ............................................................... 142 4.11.1. Cambio del nombre .................................................................... 143 4.11.2. Eliminación 143 4.11.3. Copiado ........................................................................................ 144 4.11.4. Exportación e importación ....................................................... 145 Resumen .............................................................................................................. 147 Actividades 149 UNIDAD DIDÁCTICA 5 5. Consultas de selección ...................................................................... 151 5.1. Creación ...................................................................................................... 153 5.2. Guardado 155 5.3. Ejecución .................................................................................................... 155 5.4. Modificación de los criterios ................................................................... 157 5.5. Impresión de resultados ........................................................................... 158 5.6. Eliminación ................................................................................................ 159 Resumen .............................................................................................................. 161
MF0971_1.Reproducción y archivo 29 Actividades .......................................................................................................... 163 UNIDAD DIDÁCTICA 6 6. Formularios e informes..................................................................... 165 6.1. Introducción, modificación y eliminación de datos en formularios 167 6.2. Aplicación de filtros en formularios ...................................................... 169 6.3. Creación de informes con el asistente ................................................... 171 6.4. Publicación de informes en el procesador de texto para su mejora.. 172 6.5. Impresión de formularios e informes 172 Resumen .............................................................................................................. 173 Actividades .......................................................................................................... 175
El Real Decreto 645/2011, de 9 de mayo, por el que se establecen Cinco Certificados de Profesionalidad de la Familia Profesional Administración y Gestión que se incluyen en el Repertorio Nacional de Certificados de Profesionalidad y se actualizan los Certificados de Profesionalidad establecidos en el Real Decreto 1210/2009, de 17 de julio, establece que la UF0513«Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático», tiene las siguientes capacidades y criterios de evaluación:
• Utilizar las funciones básicas de los sistemas operativos habituales en la gestión y búsqueda de carpetas y archivos:
o Identificar las funciones básicas de un sistema operativo en un entorno de red.
o Determinar los principios de organización de los sistemas operativos a través de los diferentes archivos y carpetas que lo integran, utilizando esquemas en función de su jerarquía.
o Diferenciar entre las aplicaciones de gestión de archivos propios de un sistema operativo y el resto de aplicaciones que están incluidas dentro del mismo.
o Explicar las prestaciones fundamentales del sistema operativo que permiten buscar, archivar y mantener la seguridad, integridad y confidencialidad de la información.
o Distinguir las funciones básicas de los sistemas operativos en la gestión de archivos y carpetas.
o En un supuesto práctico, convenientemente caracterizado, de utilización del sistema operativo:
- Crear carpetas identificándolas con un nombre que permita su localización y recuperación.
- Cambiar el nombre de una carpeta de acuerdo con las indicaciones
MF0971_1.Reproducción y archivo 31
introDucción
recibidas.
- Seleccionar los archivos y documentos que contienen las carpetas utilizando las teclas adecuadas en caso necesario.
- Realizar copias y movimientos de archivos, documentos y/o carpetas a otras ubicaciones.
- Establecer contraseñas de archivos.
- Realizar búsquedas de archivos y/o carpetas de forma rápida y precisa de acuerdo con los criterios establecidos.
- Realizar copias de seguridad de los archivos y documentos.
- Eliminar carpetas y archivos.
• Aplicar técnicas de archivo y clasificación básicas y habituales en la codificación y organización de documentación administrativa tipo, utilizando archivos físicos o informáticos:
o Identificar los diferentes sistemas convencionales de archivo, ordenación y clasificación.
o Describir las distintas técnicas de codificación en la organización de documentos.
o Identificar las prestaciones de una aplicación informática que realice copias de seguridad.
o Distinguir entre los diferentes criterios de homogeneidad y operatividad de los archivos.
o Diferenciar las medidas de protección y seguridad en los distintos tipos de documentos.
o En un supuesto práctico, convenientemente caracterizado, en el que se proporciona documentación tipo:
- Identificar los distintos soportes de archivo en función de la frecuencia de consulta o utilización de la documentación aportada.
- Clasificar los documentos en función del tipo de empresa y la frecuencia de uso.
MF0971_1.Reproducción y archivo 32
- Aplicar las reglas de clasificación de archivos: alfabéticas, numéricas, alfanuméricas u otras.
- Organizar físicamente la documentación en el archivo propuesto.
- Utilizar software para guardar y localizar documentos de forma organizada y accesible.
o En un supuesto práctico, convenientemente caracterizado, en el que se especifiquen las tareas a desarrollar y el sistema de archivo disponible:
- Aplicar los procesos administrativos de archivo (clasificación, codificación, prearchivo, archivo) gestionando y organizando la documentación en archivos físicos en papel o a través de procedimientos informáticos.
- Aplicar los procesos de control y seguimiento de documentos prestados cumplimentando los formularios correspondientes.
o Utilizar los programas antivirus periódicamente, manteniéndolos actualizados para garantizar la seguridad de la documentación archivada.
• Utilizar las técnicas básicas de acceso, entrega, transferencia y eliminación de documentos y archivos, en función de los distintos niveles de acceso, conservación y vigencia.
o Identificar los procesos de entrega, transferencia y eliminación de documentos y archivos.
o Precisar los útiles de acceso de archivos, de acuerdo con distintas circunstancias ambientales.
o Diferenciar los recursos de transferencia y eliminación de archivos y documentos.
o Determinar los criterios que garanticen la seguridad y confidencialidad de la documentación.
o En un supuesto práctico de simulación, convenientemente caracterizado, de acceso, conservación y vigilancia de un sistema de archivo:
- Describir la mecánica para el control de documentos.
- Realizar la transferencia de documentos según un plan de transferencia
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propuesto.
- Eliminar archivos, documentos y copias de seguridad de los mismos según los medios facilitados.
- Identificar la documentación de los archivos de acuerdo con su tratamiento: archivos de gestión, intermedios e históricos.
- Relacionar los criterios de conservación aplicables de acuerdo con el tipo de documento.
• Utilizar las funciones básicas de bases de datos necesarias, introduciendo, ordenando, consultando y presentando información de forma actualizada.
o Identificar las funciones básicas de una base de datos.
o Distinguir los diferentes objetos de una base de datos en cuanto a sus características y utilidades.
o Reconocer las diferentes opciones de desplazamientos, selecciones e introducción de datos en los diferentes objetos en la base de datos sin error.
o Identificar criterios para realizar consultas sencillas y obtener información exacta acorde con las instrucciones proporcionadas.
o Distinguir entre los diferentes tipos de filtro existentes en función de la información a localizar en los diferentes objetos de la base de datos.
o Reconocer las herramientas existentes en la aplicación para la elaboración deinformes sencillos adecuados a las instrucciones proporcionadas.
o Distinguir las diferentes opciones de impresión en cada uno de los objetos de la base de datos.
o Explicar las prestaciones fundamentales de la aplicación que permitan consultar, procesar, editar, archivar y mantener la seguridad, integridad y confidencialidad de la información.
o En casos prácticos, suficientemente caracterizados y mediante el uso de una aplicación informática de base de datos:
- Abrir y cerrar una base de datos.
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- Introducir registros, modificaciones, altas y bajas a partir de los datos proporcionados.
- Filtrar y ordenar la información según las instrucciones facilitadas.
- Obtener los datos o información requerida a partir de consultas sencillas.
- Archivar la información y realizar copias de seguridad de la base de datos en el soporte proporcionado.
- Imprimir tablas, consultas e informes configurando de acuerdo con lo solicitado las opciones de impresión.
- Aplicar los procedimientos que garanticen la confidencialidad de la información.
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unidad
Contenido
SiStemaS operativoS habitualeS
1.1. Sistema operativo
1.2. Entorno de trabajo. Interface
1.3. Carpetas, directorios, operaciones con ellos
1.4. Ficheros, operaciones con ellos
1.5. Aplicaciones y herramientas
1.6. Exploración/navegación
1.7. Copia de seguridad. Soportes
1.8. Operaciones en un entorno de red Resumen
Actividades
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1
Un sistema operativo es un conjunto de programas que administran los recursos de un ordenador y controlan su funcionamiento.
A lo largo de esta unidad didáctica estudiaremos los sistemas operativos más habituales, así como el entorno de los mismos y las partes que lo componen.
1.1. Sistema operativo
El sistema operativo es la base del funcionamiento de un ordenador u otros dispositivos. Es un software que permite que funcionen los programas o aplicaciones informáticas.
Gracias a los sistemas operativos se pueden realizar tareas básicas como el funcionamiento de los periféricos del ordenador, tales como el ordenador, la impresora, el ratón, etc.
Las principales funciones de los sistemas operativos son:
• Poder ser utilizados por más de un usuario.
• Abrir y trabajar con más de un programa a la vez.
• Ejecutar más de un programa a la vez.
• Arrancar varios programas.
Los sistemas operativos más utilizados en la actualidad según la cuota de mercado mundial de Sistemas Operativos para ordenador para 2019 son: Windows 10, Windows 7, Windows 8.1, Mac OS X 10.14, Windows 8, Windows XP, Mac OS X 10.13 y Linux.
Los sistemas operativos se estructuran en archivos y carpetas. En los archivos se almacena toda la información contenida en el sistema, mientras que las carpetas con los instrumentos, como estudiaremos más adelante, sirven para archivar cualquier tipo de información. La estructura general del sistema operativo se organiza en dos niveles: primero el archivo y, posteriormente, las carpetas.
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1.2. Entorno de trabajo. Interface
El interface o interfaz es la manera de comunicación que tiene un sistema operativo con el usuario. Existen los siguientes interfaces:
• Interface modo texto: se realiza la comunicación a través de comandos.
• Interface modo gráfico: se realiza la comunicación a través de ventanas, iconos y botones.
A continuación, vamos a estudiar las principales características del interface
1.2.1. Partes
Las principales partes de un interface de usuario son el escritorio, los iconos, la barra de tareas y el botón de «Inicio».
El escritorio es una de las partes en las que se pueden ver los iconos de los programas principales. Algunos autores lo denominan como la ventana inicial en la que el usuario empieza a realizar funciones. Además, es lo primero que se ve cuando arranca el sistema operativo. En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo de un escritorio con el sistema operativo Windows 7:
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Los iconos son la representación de cada uno de los programas o carpetas que forman parte de un ordenador. A continuación, podemos ver un ejemplo del icono de una aplicación informática:
La barra de tareas es una herramienta que podemos encontrar debajo del escritorio, y en ella aparecen los programas que se están ejecutando. La barra de herramientas se puede configurar dependiendo del sistema operativo y de las funciones que el usuario desea que aparecen pero, por norma general, el botón que siempre estará será el de «Inicio». A continuación, veremos una imagen en que la aparecerá la barra de herramientas:
En la imagen aparece la barra de tareas rodeada de un rectángulo, y en ella se puede ver el botón de «Inicio», señalado con una flecha, los programas que se están utilizados y otros datos, los cuales se podrán configurar al gusto del usuario y dependiendo del sistema operativo que utilice.
1.2.2. Desplazamiento
El desplazamiento es una función del sistema operativo que permite moverse
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por una ventana por la parte lateral derecha a la izquierda y de la parte inferior a la superior. Las barras de desplazamiento se pueden utilizar de la siguiente forma:
• Haciendo clic en la parte inferior o superior de la barra y señalando con los iconos que tienen forma de flecha:
• Dentro del botón de desplazamiento, si se hace clic en cualquier punto para desplazarlo el documento se moverá.
• Haciendo clic fuera de la barra de desplazamiento. En este caso,el documento se moverá más rápidamente.
1.2.3. Configuración
A continuación, vamos a estudiar las dos formas que existen para configurar el interface: modo texto y modo gráfico.
La forma de modo texto sirve para poder interactuar con el sistema operativo. Nosotros le damos órdenes y tareas través de comandos de texto que se introducen a través del teclado. A continuación, podemos ver algunos ejemplos de comandos para Windows.
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Comandos para Windows
F1 Ayuda
CTRL+ESC Abrir el menú «Inicio»
ALT+TAB Cambiar entre programas abiertos
ALT+F4 Salir del programa
MAYÚS+SUPR Eliminar un elemento permanentemente
CTRL+C Copiar
CTRL+X Cortar
CTRL+V Pegar
CTRL+Z Deshacer
CTRL+B Negrita
CTRL+U Subrayado
CTRL+I Cursiva
CTRL+X Cortar
CTRL+C Copiar
CTRL+V Pegar
La forma modo gráfico es utilizada cuando aparecen iconos y botones en imágenes. Por norma general, estos son muy intuitivas y se identifican perfectamente. Por ejemplo, cuando vemos el icono de la carpeta lo podemos abrir con la ayuda del ratón, haciendo doble clic encima.
Normalmente, a la hora de instalar el sistema operativo, en este caso Windows, el equipo seguirá el siguiente orden:
1. Partición del disco: el sistema operativo va creando y formateando los distintos discos del equipo.
2. Configuración dela región y el idioma del equipo: para ello, el sistema operativo permite seleccionar diferentes opciones regionales. Por otra parte, establece una serie de idiomas para que se pueda elegir el que se desea.
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3. Información de la compañía y clave del producto que acredita que se tiene licencia para realizar la instalación.
4. Nombre del ordenador y la contraseña del administrador.
5. Configurar la fecha y el huso horario que se desea utilizar.
1.3. Carpetas, directorios, operaciones con ellos
Las carpetas y directorios son partes muy importantes de los sistemas operativos. A continuación, vamos a definirlas, saber cómo se crean y cómo cambiarles el nombre, entre otras funciones.
1.3.1. Definición
Una carpeta es un contenedor de carácter virtual en el que se almacenan una serie de archivos de datos y subdirectorios, clasificados atendiendo asu contenido, su propósito, su tamaño y a cualquier otro motivo que decida su creador.
En la siguiente imagen podemos ver cómo es una carpeta virtual:
En la imagen, la carpeta se corresponde a una carpeta del sistema operativo Windows, que generalmente son de color amarillo. La forma de las carpetas puede variar según el sistema operativo del ordenador.
Las carpetas también son conocidas como directorios, y en ellas se agrupan de forma lógica los archivos.
Para establecer contraseñas en los archivos de un ordenador hay que tener
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en cuenta la aplicación informática en la que se contienen los archivos, pero a grandes rasgos los pasos que se deben realizar son:
1. Elegir el programa y los archivos que se desea proteger.
2. Hacer clic con el botón derecho sobre los archivos que se desea proteger, y a continuación con el botón derecho en la opción «Agregar una contraseña».
3. Agregar la contraseña y confirmarla.
4. Cerrar el programa y volver a abrirlo para verificar que se han grabado correctamente los cambios.
1.3.2. Creación
A la hora de crear una carpeta debemos realizar las siguientes funciones:
• Pinchar sobre el escritorio con el botón derecho del ratón, en el que aparecerá el siguiente menú:
• Hacemos clic en la opción «Nuevo» y aparecerá otra ventana en la que podremos ver el siguiente menú:
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• Le damos al icono de la carpeta con el botón izquierdo del ratón y ya hemos creado una. Es importante que le pongamos un nombre a la carpeta para poder identificarla.
1.3.3. Cambio de nombre
Una vez que hemos creado una carpeta, es necesario ponerle un nombre. Inmediatamente después de la creación de la misma aparecerá la carpeta de la siguiente forma:
Es necesario y recomendable ponerle un nombre. Por ejemplo, le podemos poner el nombre de «Recibos», si dentro de la misma se van a albergar recibos.
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Ahora bien, hemos decidido que en esa carpeta irán los recibos del año 2014. Entonces pinchamos encima de la carpeta y hacemos clic en el botón derecho del ratón. Nos aparecerá el siguiente menú:
Pinchamos con el botón izquierdo del ratón la opción «Renombrar» y ponemos de nuevo el nombre que queremos para la carpeta.
También se puede realizar esta acción gracias a los comandos, pinchando con el ratón encima del icono de la carpeta y pulsando la tecla F2. Se trata de una forma más rápida de cambiar el nombre.
1.3.4. Apertura
Existen dos formas de abrir una carpeta:
• Haciendo doble clic encima de la carpeta.
• Pinchando encima de la carpeta con el botón derecho. A continuación, nos aparecerá el siguiente menú:
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Es el mismo menú que hemos visto anteriormente. En este caso deberemos hacer clic en la primera opción: «Abrir».
1.3.5. Copiado
Para poder copiar una carpeta y pegarla en otro lugar del ordenador, o incluso en un memoria externa, volvemos a poner el ratón encima y le damos al botón derecho. Nos volverá a aparecer el menú anterior y le damos, con el botón izquierdo, a la opción «Copiar».
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