Preparar pedidos o picking

PREPARAR PEDIDOS O PICKING

Certia editorial

Preparar pedidos o picking

Preparar pedidos o picking.

2016 Certia Editorial, Pontevedra Tel. 986869606 www.certiaeditorial.com Impreso en España - Printed in Spain Derechos reservados 2016, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

ISBN: 978-84-16481-16-3 Depósito legal: PO 301-2016 Autor: Patricia Blanco Rivas Formato: 170 x 240 mm - 103 páginas.

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Fuente imágenes cubiertas: Pixabay publicadas libres de derechos de autor bajo la licencia Creative Commons CC0

Autor

Patricia Blanco Rivas Diplomada en Gestión y Administración Pública por la Universidad de Vigo.

Desde el año 2005 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con la gestión, el marketing y la prevención de riesgos laborales en las principales empresas de formación de la Comunidad Autónoma de Galicia.

En año 2007 realiza el CAP por la Universidad de Vigo, formación que cumplimenta en el año 2010 con la acción formativa “Formador de formadores” en dónde accede a conocimientos relacionados con la elaboración de contenidos didácticos y la formación e- learning.

En la actualidad, combina su profesión de docente con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos.

Índice

INTRODUCCIÓN............................................................................................. 11 1. Operativa de la preparación de pedidos.

1.1. Características y necesidad de la preparación de pedidos en distintos tipos de empresas y actividades...................................................................................13 1.2. Consideraciones básicas para la preparación del pedido.................................14 1.2.1. Diferenciación de unidades de pedido y de carga.............................14 1.2.2. Tipos de pedido...............................................................................15 1.2.3. Unidad de pedido y embalaje..........................................................15 1.2.4. Optimización de la unidad de pedido y tiempo de preparación del pedido.............................................................................................15 1.3. Documentación básica en la preparación de pedidos.....................................16 1.3.1. Documentación habitual.................................................................16 1.3.2. Sistemas de seguimiento y control informático de pedidos...............19 1.3.3. Control informático de la preparación de pedidos...........................20 1.3.4. Trazabilidad: concepto y finalidad...................................................21 1.4. Registro y calidad de la preparación de pedidos.............................................21 1.4.1. Verificación del pedido....................................................................21 1.4.2. Flujos de información en los pedidos...............................................22 1.4.3. Codificación y etiquetado de productos y pedidos...........................23 1.4.4. Control y registro de calidad en la preparación de pedidos: exactitud, veracidad y normas de visibilidad y legibilidad de etiquetas.............23 RESUMEN..................................................................................................... 25 AUTOEVALUACIÓN..................................................................................... 27 2. Sistemas y equipos en la preparación de pedidos.

2.1. Equipos de pesaje, manipulación y preparación de pedidos...........................31 2.2. Métodos habituales de preparación de pedidos..............................................32 2.2.1. Manual............................................................................................33 2.2.2. Semiautomático...............................................................................33 2.2.3. Automático.....................................................................................33

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2.2.4. Picking por voz................................................................................33 2.3. Sistemas de pesaje y optimización del pedido................................................35 2.3.1. Equipos utilizados habitualmente en el pesaje y medición de pedidos............................................................................................35 2.3.2. Unidades de volumen y de peso: interpretación...............................35 2.4. Consideración de técnicas y factores de carga y estiba en las unidades de pedido..........................................................................................................36 2.4.1. Factores operativos de la estiba y carga.............................................36 2.4.2. Distribución de cargas y aprovechamiento del espacio.....................36 2.4.3. Coeficiente o factor de estiba: interpretación y aplicación a la preparación de pedidos....................................................................37 2.4.4. Mercancías a granel.........................................................................37 2.5. Pesaje, colocación y visibilidad de la mercancía en la preparación de distintos tipos de pedidos............................................................................................38 2.5.1. Usos y recomendaciones básicas en la preparación de pedidos..........38 2.5.2. Colocación y disposición de productos y/o mercancías en la unidad de pedido.............................................................................................39 2.5.3. Complementariedad de productos y/o mercancías...........................39 2.5.4. Conservación y manipulación de productos y/o mercancías.............40 RESUMEN..................................................................................................... 41 AUTOEVALUACIÓN..................................................................................... 43 3. Envases y embalajes.

3.1. Presentación y embalado del pedido para su transporte o entrega..................47 3.1.1. Consideraciones previas...................................................................47 3.1.2. Embalaje primario: envase...............................................................47 3.1.3. Embalaje secundario: cajas...............................................................48 3.1.4. Embalaje terciario: palés y contenedor.............................................48 3.2. Tipos de embalaje secundario........................................................................49 3.2.1. Bandeja...........................................................................................49 3.2.2. Box palet.........................................................................................49 3.2.3. Caja dispensadora de líquidos..........................................................49 3.2.4. Caja envolvente o wrap around........................................................49 3.2.5. Caja expositora................................................................................49 3.2.6. Caja de fondo automático...............................................................50 3.2.7. Caja de fondo semiautomático........................................................50 3.2.8. Caja de madera................................................................................50 3.2.9. Caja de plástico...............................................................................50

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3.2.10. Caja con rejilla incorporada.............................................................50 3.2.11. Caja con tapa...................................................................................50 3.2.12. Caja de tapa y fondo........................................................................50 3.2.13. Caja de solapas................................................................................51 3.2.14. Cesta...............................................................................................51 3.2.15. Estuche............................................................................................51 3.2.16. Film plástico....................................................................................51 3.2.17. Plató agrícola...................................................................................51 3.2.18. Saco de papel...................................................................................52 3.3. Otros elementos del embalaje........................................................................52 3.3.1. Cantonera.......................................................................................52 3.3.2. Acondicionador...............................................................................52 3.3.3. Separador........................................................................................52 3.4. Medios y procedimientos de envasado y embalaje.........................................52 3.5. Operaciones de embalado manual y mecánico..............................................53 3.5.1. Consideraciones previas: dimensión, número de artículos o envases.............................................................................................53 3.5.2. Empaque.........................................................................................57 3.5.3. Etiquetado.......................................................................................58 3.5.4. Precinto...........................................................................................58 3.5.5. Señalización y etiquetado del pedido...............................................59 3.6. Control de calidad: visibilidad y legibilidad del pedido y/o mercancía...........60 3.6.1. Recomendaciones de AECOC y simbología habitual.......................60 3.7. Uso eficaz y eficiente de los embalajes: reducir, reciclar y reutilizar................62 RESUMEN..................................................................................................... 63 AUTOEVALUACIÓN..................................................................................... 65 4. Seguridad y prevención de accidentes y riesgos laborales en la manipulación y preparación de pedidos.

4.1. Fundamentos de la prevención de riesgos e higiene postural en la preparación de pedidos.....................................................................................................69 4.1.1. Accidentes y riesgos habituales en la preparación de pedidos............69 4.2. Recomendaciones básicas en la manipulación manual de cargas y exposición a posturas forzadas...........................................................................................70 4.2.1. Señalización de seguridad................................................................70 4.2.2. Higiene postural..............................................................................72 4.2.3. Equipos de protección individual....................................................73 4.2.4. Actitudes preventivas en la manipulación de carga...........................74

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4.3. Interpretación de la simbología básica en la presentación y manipulación de productos/mercancías...................................................................................75 RESUMEN..................................................................................................... 83 AUTOEVALUACIÓN..................................................................................... 85 EJERCICIOS...................................................................................................... 91 EVALUACIÓN FINAL........................................................................................ 93 BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFÍA......................................................................... 99

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Introducción

La operativa básica en la preparación de pedidos es esencial para que toda la red comercial funcione de forma óptima, ya que gracias a la misma los pedidos pueden llegar en buenas condiciones a los clientes.

Los responsables de la preparación de pedidos deben tener en cuenta toda la documentación relacionada con la preparación de éstos para que no haya errores y no reciban pedidos incorrectos los clientes.

Los pedidos deben seguir un control y seguimiento; muchas de las empresas han optado por utilizar herramientas de software para la gestión de óptima de los pedidos, ya que se puede reducir notablemente los errores y realizar las correctas verificaciones de pedidos.

Los productos deben estar correctamente etiquetados y codificados. De este modo, se garantizará la eficiencia en la recogida de pedidos, así como la reducción de errores.

Los métodos más habituales de preparación de pedidos son: el manual, el semiautomático, el automático y el picking de voz.

A la hora de preparar los pedidos tiene especial relevancia diferenciar los tipos de pedido de que se trata para utilizar unos métodos u otros. Por ejemplo, no es lo mismo preparar una caja que un pedido a granel. Por otro lado, en la preparación de pedidos es importante tener en cuenta el pesaje, la colocación y la visibilidad de la mercancía en la preparación de distintos tipos de pedidos.

Hay que tener en cuenta que los pedidos no solo se preparan por estética; el fin principal de la preparación de pedidos es la conservación de los productos y para que lleguen a su destino correctamente, sin daños.

Para la preparación de pedidos es importante utilizar el embalaje adecuado. Podemos encontrar distintos tipos de embalajes como por ejemplo la bandeja, el box palet, la caja dispensadora de líquidos, la caja envolvente, la caja expositora, la caja de fondo automático, la caja de fondo semiautomático, la caja de madera, la caja de plástico, la caja con rejilla incorporada, la caja con tapa, la caja de tapa y fondo, la caja de solapas, la cesta, el estuche, el film plástico, el plató agrícola y el saco de papel.

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A la hora de realizar los pedidos se debe tener en cuenta el número de pedidos que se van a ejecutar, los envases utilizados y el tiempo que se tarda en la preparación. Por otro lado, es necesario establecer unas medidas de control de etiquetas atendiendo a los controles de calidad en la visibilidad y legibilidad de los pedidos.

Por último, debemos tener en cuenta que la seguridad de los trabajadores debe ser el primer objetivo en la preparación de pedidos. Por este motivo es importante atender a las normas básicas de seguridad e higiene en dicho trabajo.

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Unidad

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Operativa de la preparación de pedidos La operativa de la preparación de pedidos comprende diversas actividades que son susceptibles de estudio. A lo largo esta unidad didáctica trataremos de conocer las distintas formas de preparación de pedidos, así como las funciones que tiene el personal que efectúa trabajos relacionados con los pedidos.

1.1. Características y necesidad de la preparación de pedidos en distintos tipos de empresas y actividades Dependiendo de las empresas y de las actividades podemos diferenciar distintos tipos de preparación de pedidos. A grandes rasgos podemos diferenciar los siguientes casos: • Empresas industriales: en donde los procesos de preparación de pedidos se centran en las materias primas y en su aprovisionamiento.

• Empresas de fabricación: son empresas en las que se transforman materiales.

• Empresas de distribución: cuando el producto ya ha sido elaborado y dispuesto para la venta, se procede a su almacenamiento temporal y a su transporte. Gasta las instalaciones del cliente.

• Empresas comerciales: estas empresas no transforman los productos que reciben de sus proveedores. No obstante, sí almacenan mercancía y sí necesitan preparar los pedidos, tanto para el almacenaje de las existencias como para la venta a los clientes.

En definitiva, podemos distinguir los siguientes tipos de actividades en los que se realizan diferentes funciones relacionadas con la preparación de pedidos: • Durante el transporte de las materias primas y las mercancías; cuando se produce el transporte se debe realizar la preparación de pedidos de forma adecuada para

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que los productos no sufran daños o deterioros.

• En el proceso de almacenaje, a través del cual la mercancía puede sufrir daños causados por la humedad, el polvo, el calor, etc.

• En la venta de los productos, es necesario preparar los pedidos para que no sufran daños en el último transporte del proceso de venta.

1.2. Consideraciones básicas para la preparación del pedido Los trabajadores y operarios que realizan funciones de preparación de pedidos deben tener en cuenta una serie de consideraciones básicas relacionadas con los tipos de pedidos y las unidades de pedido que estudiaremos a continuación.

Debes tener en cuenta en la preparación de pedidos: • • • •

!

Diferenciación de unidades de pedido y carga Tipos de pedido Unidad de pedido y almacenaje Optimización de la unidad de pedido

1.2.1. Diferenciación de unidades de pedido y de carga La unidad de pedido es el conjunto de diferentes productos para facilitar la venta. Las empresas disponen de diferentes mínimos de pedido. Por ejemplo: hay ciertos productos que no se venden por separado; cuando vamos al supermercado y compramos productos que se venden de cuatro en cuatro, estamos ante una unidad de pedido. Por otro lado, la unidad de carga es el conjunto de productos de pequeñas dimensiones que deben ser agrupados con el fin de facilitar su manejo. Algunos de los ejemplos más utilizados de unidad de carga los encontramos en: a) Los bidones. b) Las cajas. c) Los contenedores. d) Las paletas.

Tanto la unidad de carga como la unidad de pedido tienen una finalidad de costes

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logísticos. A través de la unidad de pedido las empresas se aseguran el control del stock, sin embargo con la unidad de carga se pueden poner medidas para facilitar el transporte de las mercancías, ya que no es lo mismo manipular botellas de agua por separado que encima de una paleta.

1.2.2. Tipos de pedido Existen diferentes tipos de pedidos y los responsables de la preparación de pedidos deberán tener en cuenta qué tipo de pedido están preparando. Los tipos de pedidos los podemos dividir en: • Pedido normal; es aquel que se hace todos los días y no requiere de condiciones especiales. La mayoría de los pedidos son de este tipo.

• Pedido urgente, cuando los clientes necesitan rápidamente el suministro de los productos. Para realizar este tipo de pedidos se tendrá que atender a unas condiciones especiales.

• Pedido fijo; es aquel que se realiza con continuidad, cada cierto tiempo.

• Pedidos que se envían por transporte externo; este tipo de pedidos requieren una preparación especial, ya que las mercancías que se transportan pueden sufrir algún tipo de daño.

1.2.3. Unidad de pedido y embalaje Como hemos explicado anteriormente, podemos denominar la unidad de carga como el agrupamiento de uno o más ítems que se movilizan como unidad indivisible de carga.

Como norma general, la paletización y la contenerización son las modalidades más comunes para la unidad de pedido. La unitarización en palés, que representa uno de los primeros intentos de unitarización de la carga, consiste en colocar o anclar un cargamento sobre una plataforma construida con diversos materiales.

En definitiva, podemos enumerar algunos de los instrumentos que se utilizan en la unidad de pedido y embalaje: palés, contenedores, jaulas, bidones, bombonas, cajas, sacos, tarrinas, etc.

Normalmente, la unidad de pedido debería ser idéntica a la unidad de embalaje.

1.2.4. Optimización de la unidad de pedido y tiempo de preparación del pedido Uno de los sistemas más utilizados para optimizar la unidad y el tiempo de preparación de pedido es a través de la estrategia picking, que se caracteriza porque los trabajadores se mueven a través de estanterías realizando el proceso de conformación de los pedidos.

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En la operación de picking existen diferentes maneras de optimización como, por ejemplo, la minimización del tiempo de operación, la utilización de menos recursos, la maximización de la utilización de los recursos o el aumento de la productividad.

1.3. Documentación básica en la preparación de pedidos En la preparación y gestión de los pedidos existe una serie de documentación con la que deben trabajar los operarios para sacar adelante un pedido. Los principales documentos son la hoja de pedido, el albarán, las notas de entrega, etc.

Documentos principales: • • • •

!

Facturas Carta-porte Hoja de pedido Albarán

1.3.1. Documentación habitual A continuación vamos a estudiar la documentación habitual en la preparación de pedidos.

Podemos definir pedido, si atendemos a la definición concreta que hace la Real Academia Española de la Lengua, como un encargo hecho a un fabricante o vendedor de géneros de su tráfico. Por otro lado, si atendemos a una definición de tipo más comercial, podemos decir que el pedido es un documento que acredita la petición de un producto o servicio por parte de los clientes o usuarios de una empresa. El pedido emana de los deseos del comprador y se lo hará llegar al vendedor.

El documento mercantil que acredita el pedido se denomina «hoja de pedido». A continuación vamos a ver un ejemplo de una de ellas.

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HOJA DE PEDIDO EMPRESA SAN AMARO AVENIDA DE COMPOSTELA, Nº4 A CORUÑA CIF: 0000000087 Datos del cliente Nombre: DNI/CIF Dirección: Municipio: C.P. Teléfono: Dirección de entrega (Si es diferente a la indicada anteriormente) Dirección: Municipio: C.P. Teléfono:

CANTIDAD

UNIDAD

PRODUCTO

€/KG o €/UNIDAD

TOTAL

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En la recepción de mercancías en necesario tener un documento que acredite que la mercancía recibida coincide con la deseada en la hoja de pedido. El albarán es ese documento oficial de carácter mercantil que acredita la recepción de un pedido.

El albarán lo elabora el emisor de la mercancía y, en el momento en el que el receptor reciba la mercancía, deberá firmarlo. Lo normal es realizar tres copias del albarán: una para el receptor, otra para el emisor y otra para el transportista.

El albarán tiene validez frente a posibles reclamaciones. Los albaranes deben contener, como mínimo, la siguiente información: a) Fecha de emisión. b) Nombre de emisor y receptor, NIF y domicilio. c) Número de albarán. d) Producto. e) Cantidades del producto. f ) Firma del receptor.

Las notas de entrega son aquellos documentos que acreditan la entrega de unos productos solicitados por clientes. Las notas de entrega son documentos parecidos a los

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albaranes, pero la principal diferencia entre unos y otros es que las notas de entrega no tienen que llevar todos los datos relativos a la mercancía, como sucede con el albarán.

Las notas de entrega son meros justificantes de que se ha realizado la entrega.

La factura es un justificante de carácter fiscal por la compra de un bien o el disfrute de un servicio. En la factura debe aparecer el precio, además de los impuestos pertinentes (normalmente el IVA) desglosados, si fuera procedente.

Podemos distinguir diferentes tipos de facturas: • Normales: documentan la provisión de servicios o la compra de bienes; en ella aparecerán el precio, el concepto y los impuestos aplicables.

• Simplificadas: documentan la provisión de servicios o la compra de bienes de forma simplificada, de manera que aparezcan los menos datos posibles.

• Rectificativas: documentan correcciones de una o más facturas; también pueden indicar una devolución de productos.

• Recapitulativas: documentan agrupaciones de facturas o albaranes de entrega de un período.

La carta-porte es un documento representativo de la mercancía transportada que documenta el contrato de transporte. El contrato de transporte terrestre se documenta con la carta-porte. La carta-porte debe contener los siguientes datos: • El nombre del dueño de los efectos o cargador y el de la persona a quien se han de entregar los efectos.

• El lugar donde debe hacerse la entrega.

• El flete.

• El plazo de la entrega.

La carta-porte se extiende, por lo menos, por duplicado: una copia se le da al comprador y otra al transportista. En definitiva, la carta-porte es un título representantivo de los bienes que se transportan.

1.3.2. Sistemas de seguimiento y control informático de pedidos Las principales acciones de seguimiento y control informático de pedidos más utilizados son, como norma general: a) Dotar a la gestión de pedidos del sistema de gestión de almacén SGA-WMS, que tiene muchas funciones de gestión, entre las que destaca la preparación del pedido en tiempo real.

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b) Controlar el tiempo que tardan los operadores en realizar determinadas funciones. c) Utilizar sistemas informatizados de gestión a través de los cuáles se puedan optimizar los trayectos preparadores. d) Poseer un sistema informático que gestiones la entrada y salida de los pedidos, pudiendo diferenciar entre unos y otros sin que haya errores en la gestión. e) Optimizar la accesibilidad de los artículos susceptibles de realizar el pedido, para ello es necesario que el software esté dotado de sistemas que sepan en dónde están ubicados los productos en el almacén sin perder tiempo.

! ¿Sabías que, en la actualidad, la mayoría de las empresas optan por tener sistemas de gestión de pedidos almacenados para reducir costes?

1.3.3. Control informático de la preparación de pedidos Es necesario que las empresas posean un control informático en la preparación de pedidos para automatizar la gestión a través de dispositivos móviles con lector de códigos de barra incorporados. Cuando se utiliza un control informático se consiguen establecer sistemas en tiempo real para conocer el estado de los pedidos y evitar errores en la preparación de los mismos.

A través de la lectura de los códigos de barras de los productos se evitarán errores en la preparación de pedidos, reduciendo los plazos de entrega. Además, se mejorará de forma notable el tiempo de recuento del inventario y se controlará la trazabilidad de sus productos.

Las principales características de los sistemas del control informáticos son: 1. Las conexiones inalámbricas conectadas a un servidor.

2. La selección de distintos idiomas.

3. El control de acceso por usuario y contraseña.

4. La realización de inventarios a tiempo real.

5. La gestión en la preparación de pedidos.

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6. La trazabilidad por lotes y fechas.

7. La lectura de códigos de barras para ubicaciones y productos.

1.3.4. Trazabilidad: concepto y finalidad Denominamos trazabilidad al proceso de registrar toda la información correspondiente a los elementos involucrados en el historial de un producto, desde el nacimiento hasta el final de la cadena de comercialización. A través de la trazabilidad, se asocian sistemáticamente los flujos de información a un flujo físico de mercancías, de manera que se pueda relacionar en un momento dado la información requerida relativa a los lotes o grupos de productos determinados.

La trazabilidad tiene una especial importancia en los últimos años debido a la demanda de seguridad por parte de los consumidores. Éstos priorizan cada vez más los factores no económicos al momento de adquirir un producto, dándole más importancia a la calidad. Por este motivo se debe tener en cuenta: • Que el producto sea identificable desde el origen.

• Que sea diferenciable respecto de productos alternativos.

• Que sea seguro en términos de salud.

• Que sea saludable para la dieta.

• Que sea conveniente en términos de comodidad y simplicidad de cocción.

1.4. Registro y calidad de la preparación de pedidos Las empresas deben contar con registros en la preparación de pedidos para optimizar el trabajo y no cometer errores. Además, la calidad en la preparación de pedidos puede ser esencial para establecer sistemas eficientes de trabajo.

1.4.1. Verificación del pedido La verificación de los pedidos es fundamental en la tarea de preparación, ya que si una empresa envía un pedido equivocado a un cliente éste puede dejar de confiar en ella.

La verificación de los pedidos pasa por identificar los posibles errores en tiempo real y, a medida que el proceso avanza, permite efectuar los ajustes necesarios al momento y reduce el tiempo y los recursos dedicados a corregir fallos.

La utilización de sistemas de lectura a través de códigos de barras mejora la precisión de los procesos de almacenaje para la posterior recogida de los pedidos.

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Las nuevas tecnologías permiten etiquetar, seguir y recoger los productos con mayor precisión. Estos sistemas inteligentes avisan a los trabajadores de los posibles errores a medida que avanzan por las operaciones de preparación, de modo que pueden efectuar ajustes en tiempo real, en vez de montar un palé con los pedidos erróneos que hay que arreglar más tarde.

1.4.2. Flujos de información en los pedidos En los flujos de información de pedidos participan distintos agentes, entre ellos los fabricantes, los distribuidores, los transportistas, los preparadores de pedidos y los clientes. Todos estos agentes intercambian información y deben estar coordinados para permitir la agilidad y la ausencia de errores en dicho proceso.

Muchas empresas soportan costes innecesarios asociados a la gestión administrativa derivados de los rechazos en las entregas, las devoluciones de facturas, las incidencias, etc., que podrían ahorrarse si contaran con un flujo de información correcta y adecuada a la preparación eficiente de los pedidos.

Se pueden reducir costes con la puesta en marcha de prácticas que permitan cubrir las necesidades de los clientes a partir de la sincronización e integración, ágil y fiable, de todo el proceso del pedido. Las prácticas que permiten una reducción de costes derivados de los correctos flujos de información son: • Gestión óptima de reaprovisionamiento.

• Optimización de las entregas y recepción de mercancías.

• Facturación eficiente.

• Control de albaranes.

• Establecimiento de hojas de trabajo.

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1.4.3. Codificación y etiquetado de productos y pedidos El etiquetado de los productos es obligatorio y en él deben costar los datos relativos a los productos. Una de las funciones más importantes del etiquetado es identificar el garante del producto, que puede ser el fabricante, el distribuidor, el vendedor, el importador o incluso el marquista.

Los datos de la etiqueta son muy importantes y deben contener: a) El nombre del producto. b) La identificación del responsable de los productos, es decir, la entidad a la que se le puede reclamar en caso de daños a terceros. c) Las instrucciones de uso de los mismos.

En la preparación de pedidos es muy importante el etiquetado para la identificación de los distintos productos. Normalmente, las etiquetas llevan códigos de barras y, si no es así, los códigos deberán ser creados por los responsables de los almacenes. El etiquetado es crucial para realizar una buena gestión, ya que en él se incluirán datos relativos al almacenaje, la ubicación del producto en el almacén, la fecha de entrada, la caducidad, etc.

El sistema de etiquetado funciona cuando estamos hablando de sistemas de gestión de almacén que se realicen mediante un software. La forma de establecer un sistema de creación de pedidos apropiado es crear códigos en los que se presente toda la información de los productos. Un producto, desde su nacimiento, debe estar codificado y cada uno de los pasos que se realizan con él debe estar perfectamente registrado.

1.4.4. Control y registro de calidad en la preparación de pedidos: exactitud, veracidad y normas de visibilidad y legibilidad de etiquetas Como norma general, el control y el registro de calidad en la preparación de los pedidos trata de lograr: • La coordinación de todo el mobiliario, los vehículos utilizados, los métodos organizativos, los sistemas informáticos y las nuevas tecnologías para lograr una mayor productividad.

• La realización de la tarea sin errores con la calidad requerida por los clientes.

Una de las maneras de conseguir dichos objetivos es a través del picking.

• La captura de los datos y lanzamientos de las órdenes de preparación de pedidos.

• La preparación los elementos móviles y de manipulación para la obtención de la mercancía.

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• La ubicación de la mercancía de mayor salida en los lugares más cercanos a la preparación de pedidos; así se ahorrar tiempo en el desplazamiento.

• El alcance de la máxima productividad del personal y el adecuado aprovechamiento de las instalaciones.

• La rotación adecuada del stock.

• El logro de la exactitud en los pedidos, cotejando las hojas de pedido con la mercancía preparada y con los albaranes.

• La visibilidad y legibilidad en las etiquetas para su cotejo a través de sistemas de códigos de barras.

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Resumen

• La operativa de la preparación de pedidos comprende diversas actividades que tienen que realizarse de forma eficiente para ahorrar costes.

• Tanto la unidad de carga como la unidad de pedido tienen una finalidad de costes logísticos: a través de la unidad de pedido las empresas se aseguran del control del stock.

• En la preparación y gestión de los pedidos existe una serie de documentación necesaria, que comprende la hoja de pedido, el albarán, las notas de entrega, las facturas y la carta-porte.

• Los principales sistemas de seguimiento y control informático de pedidos más utilizados son el sistema de gestión de almacén, el control de tiempo del personal, la optimización de los proyectos preparadores, el sistema de software que gestione las entradas y salidas de mercancía y la optimización de la accesibilidad de los artículos.

• La verificación de los pedidos pasa por identificar los posibles errores en tiempo real; a medida que el proceso avanza, permite efectuar los ajustes necesarios al momento y reduce el tiempo y los recursos dedicados a corregir fallos.

• Todos estos agentes intercambian información y deben estar coordinados para permitir la agilidad y la ausencia de errores en dicho proceso.

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Evaluación

1. Señala la respuesta incorrecta: a) La verificación de los pedidos pasa por identificar los posibles errores en tiempo real; a medida que el proceso avanza, permite efectuar los ajustes necesarios al momento y reduce el tiempo y los recursos dedicados a corregir fallos. b) La utilización de sistemas de lectura a través de códigos de barras mejora la precisión de los procesos de almacenaje para la posterior recogida de los pedidos. c) Las nuevas tecnologías tienen varios problemas de gestión que no permiten etiquetar, seguir y recoger los productos con mayor precisión. d) Las nuevas tecnologías avisan a los trabajadores de los posibles errores a medida que avanzan por las operaciones de preparación, de modo que pueden efectuar ajustes en tiempo real, en vez de montar un palé con los pedidos erróneos que hay que arreglar más tarde.

2. Es necesario que las empresas posean: a) Un control informático en la preparación de pedidos para automatizar la gestión a través de dispositivos móviles con lector de códigos de barra incorporado. b) Carretillas elevadoras. c) Pasillos estrechos para la gestión de pedidos. d) Aulas de formación.

3. El albarán tiene validez frente a posibles reclamaciones. Los albaranes deben contener, como mínimo, la siguiente información (señala la respuesta incorrecta): a) Fecha de emisión. b) Nombre de emisor y receptor, NIF y domicilio.

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c) NĂşmero de albarĂĄn. d) TelĂŠfono del trabajador que prepara el pedido.

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Soluciones

1.

2.

3.

C A D

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Unidad

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Sistemas y equipos en la preparación de pedidos Para la preparación de pedidos, los responsables de éstos tienen que tener presentes una serie de sistemas y equipos necesarios para realizar dichas tareas. A lo largo de esta unidad didáctica estudiaremos los principales sistemas y equipos que ayudan a los trabajadores.

2.1. Equipos de pesaje, manipulación y preparación de pedidos Es importante que los responsables de la preparación de pedidos tengan en cuenta los instrumentos que facilitarán sus tareas, tales como, por ejemplo, los equipos de pesaje, de manipulación y de preparación de pedidos.

Los instrumentos de pesaje se utilizan para conocer cuál es el precio real del pedido.

Podemos diferenciar, como norma general, la báscula y la plataforma de pesaje.

La báscula es un instrumento cuya principal función es medir la masa de un cuerpo.

La capacidad que tiene la báscula en la preparación de pedidos para soportar grandes pesos es lo que ha permitido que sea un instrumento muy utilizado en esta labor. Es importante determinar el peso de los pedidos, sobre todo cuando éstos tienen que ser transportados, ya que los medios de transporte tienen un peso máximo y mínimo que pueden soportar. Actualmente, las empresas disponen de básculas electrónicas, que ofrecen mucha precisión y rapidez en la medición del peso.

Las plataformas de pesaje están diseñadas para pesar grandes volúmenes, normalmente camiones o medios de transporte. Están compuestas por un puente de pesado de chapa de acero, cuatro células de pesado móviles y un terminal de manejo. Normalmente, las plataformas de pesaje vienen integradas con un software que permite digitalizar la información.

Entre los equipos de manipulación de mercancías que pueden ser útiles en la

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preparación de pedidos podemos destacar las transpaletas, las carretillas, los carros y los útiles de agarre.

El uso de transpaletas reduce la repetición del transporte de material. Las transpaletas más sencillas restan el esfuerzo de transporte mediante la elevación de la carga con un mecanismo de bombeo. En la actualidad, existen transpaletas eléctricas que reducen el esfuerzo, ya que el trabajador no tiene que tirar ni empujar la carga. Algunas transpaletas permiten elevar y posicionar la carga, con lo que reducen las posturas forzadas.

Las carretillas son instrumentos muy útiles para transportar cargas y existen de diferentes tipos, aunque la más utilizada para grandes pesos y cantidades es la carretilla elevadora.

Los carros son aquellos instrumentos con ruedas que facilitan el transporte de los pedidos.

Los útiles de agarre son aquellos instrumentos que tienen ganchos, ventosas o mangos y que pueden acoplarse a diferentes materiales para agarrarlos y facilitar el levantamiento y transporte.

Por último, cabe destacar como instrumento esencial y práctico para las tareas de preparación de pedidos la preparadora de pedidos. Es habitual que, cuando se requiera hacer actividades de preparación de pedidos de unidades pequeñas o de cajas sueltas, los artículos se coloquen a nivel accesible desde el suelo por un operario sin ningún equipo de manipulación. Cuando el picking se hace mucho más intensivo o cuando las referencias son tantas que los metros lineales de suelo no son suficientes, se puede optar por la preparadora de pedidos, que básicamente permite al operario hacer picking a más altura a través de un sistema que eleva al operario a través de una plataforma.

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Debemos tener en cuenta que con los instrumentos necesarios se realizará de forma más rápida la preparación de pedidos, pudiendo ahorrar en costes

2.2. Métodos habituales de preparación de pedidos Existen cuatro modelos fundamentales para la preparación de pedidos: el método manual, el semiautomático, el automático y el picking. A continuación estudiaremos de forma detallada cada uno de ellos.

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2.2.1. Manual La preparación de pedidos manual se realiza sin la intervención alguna de medios mecánicos o electrónicos. Como norma general, las mercancías se hallan ubicadas a una altura media o baja y el trabajador se desplaza de un lugar a otro sin ningún tipo de problema cogiendo las mercancías que son necesarias. La zona de preparación de pedidos, cuando éste se realiza de forma manual, está compuesta de estanterías especialmente diseñadas para facilitar la tarea.

Normalmente, las empresas con pequeños almacenes utilizan este sistema de preparación de pedidos.

2.2.2. Semiautomático El sistema semiautomático para la preparación de pedidos es aquel que se apoya y utiliza ciertos elementos automáticos, además del sistema manual. Por ejemplo, se puede utilizar la ayuda de una escalera o de una carretilla para recoger la mercancía, pero el resto de hace de modo manual, es decir, se registran los productos que se van recogiendo a través del albarán y de la hoja de pedido impresas en un papel.

2.2.3. Automático La preparación de pedidos automática es aquella que se realiza con instrumentos para recoger los pedidos. Normalmente, estos sistemas están informatizados y funcionan a través de un software, a través del cual se inserta un pedido determinado y las máquinas conectadas a él son capaces de coger el pedido y llevarlo a los lugares oportunos para el posterior empaquetado.

Normalmente, este tipo de sistemas se utiliza con productos pequeños y suelen utilizar carruseles para la recogida del pedido.

2.2.4. Picking por voz El picking por voz se conoce como el reconocimiento automático de habla o reconocimiento automático de voz, a través del cual se desarrolla una comunicación entre los seres humanos y las máquinas electrónicas.

La tecnología del reconocimiento de voz se define como el uso de la propia voz del operario como medio de transmisión de la información. El picking por voz funciona de la siguiente forma: el trabajador que realiza la preparación de pedidos lleva consigo un terminal en su cinturón con un auricular en la cabeza para escuchar las órdenes y un micrófono para trasmitir información, todos unidos por cable o por un enlace inalámbrico bluetooth. La comunicación se realiza directamente con el servidor de la empresa, que posee un software de preparación de pedidos.

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El reconocimiento por voz permite que agilizar el proceso de preparación de pedidos, ya que el operario recibe las órdenes y las va registrando correctamente en la aplicación a través de la voz. Las empresas que optan por este sistema pueden obtener los siguientes beneficios: • Mayor eficiencia en la gestión de las tareas más repetitivas en un almacén, como son la preparación de pedidos o las tareas de inventario.

• Control en tiempo real del trabajo que realiza cada operario, lo que supone un aumento medible de la productividad.

• Drástica reducción de errores, motivada por el control exhaustivo de la mercancía, con la consiguiente mejora de la exactitud del stock y de la calidad de servicio al cliente. Los errores también se reducen, ya que el sistema vocal guía al usuario paso a paso.

• Mayor sencillez y rapidez de aprendizaje del sistema, al estar basado en el uso de la voz. El diálogo es el medio más natural de relacionarse y, por tanto, el diálogo hombre-máquina es el más sencillo de aprender y de usar. El uso de la voz permite incluso un aprendizaje mutuo, ya que el sistema puede ser capaz de aprender del usuario, tanto de su forma de hablar como de su acento o de su lengua materna. Es importante recordar que, en la actualidad, es frecuente encontrar en un almacén personas de muy diversa procedencia.

• Gran libertad de movimientos y mayor concentración en la tarea para el operario: manos y ojos libres.

• Menor índice de roturas del terminal; solo existen dos momentos de riesgo de roturas, al comenzar la jornada (cuando se lo coloca en el cinturón) y al terminar la jornada (cuando se lo quita). Además, lo normal es que ambos ocurran en el vestuario y no en el almacén. Por tanto, supone una mayor vida útil del terminal y un mayor nivel de disponibilidad por su bajo índice de averías.

• Es el sistema idóneo cuando el operario requiere manejar la mercancía con guantes o incluso con manoplas, como es el caso de las cámaras de refrigeración o

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de congelación, ya que no se usa teclado. Además en estos entornos desaparecen los problemas de condensación de humedad en las pantallas y lectores, motivados por los cambios de temperatura, ya que son elementos perfectamente prescindibles en un sistema basado en la voz.

• Mayor ahorro derivado de la reducción del papel.

2.3. Sistemas de pesaje y optimización del pedido Los sistemas de pesaje y de optimización de pedidos son herramientas útiles para la gestión de los pedidos y para hacer mucho más eficiente el trabajo de los responsables de la preparación de pedidos.

2.3.1. Equipos utilizados habitualmente en el pesaje y medición de pedidos Los equipos utilizados para el pesaje de los productos susceptibles de realizar los pedidos los hemos estudiado anteriormente y son la báscula y la plataforma de peso.

No obstante, existen otro tipo de equipos que pueden ayudar a dicha tarea como, por ejemplo, aquéllos que ayudan a calibrar. Los equipos de calibración son aquellos que recogen los errores de cálculo de los sistemas de peso.

Además, podemos destacar como instrumentos de medición apropiados para la preparación de pedidos los siguientes: • Los medidores de espesor ultrasonido.

• El durómetro.

• El medidor de aspereza de superficie.

• El medidor digital de espesor de cubierta.

• La máquina coordinadora de medición.

• El proyector de perfil.

• El torquímetro digital.

2.3.2. Unidades de volumen y de peso: interpretación A la hora de realizar las mediciones de los pedidos es necesario que se elijan correctamente las unidades de medida más adecuadas y los instrumentos para obtener tal información. Por ejemplo: no se puede medir el largo de una caja utilizando una báscula, del mismo modo que no sabe cuánto pesa un contenedor utilizando un metro.

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Las principales medidas de volumen son el metro cúbico y el litro. Sin embargo, la medida de peso empleada es el kilogramo.

2.4. Consideración de técnicas y factores de carga y estiba en las unidades de pedido La carga y la estiba en la preparación de pedidos son esenciales para la rápida ejecución del trabajo. Es necesario conocer sus principios generales.

2.4.1. Factores operativos de la estiba y carga La estiba es la acción de colocar la carga a bordo para ser transportada con un máximo de seguridad para el transporte y los operarios, ocupando el mínimo espacio posible, evitando averías en la misma y reduciendo al mínimo las demoras en el lugar de descarga. Se pueden identificar como objetivos de toda buena estiba los siguientes: 1) Proteger al transporte y a los operarios de daños y averías.

2) Aprovechar al máximo el volumen del transporte para conseguir cargar el máximo.

3) Preservar la carga de daños o averías.

4) Hacer la estiba de forma que las operaciones logísticas sean lo más rápidas posibles.

5) Programar la estiba de forma que la carga esté colocada por orden de la rotación del viaje y pueda ser descargada sin demoras ni remociones.

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Recuerda que se debe tener en cuenta las formas de estiba para conservar en buen estado la mercancía.

2.4.2. Distribución de cargas y aprovechamiento del espacio Para realizar una distribución óptima de las cargas y aprovechar perfectamente el espacio en la preparación de los pedidos se debe tener en cuenta: a) La facilidad de recepción y control de entregas. b) La aceleración de la descarga y el almacenamiento.

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c) La liberación de los puestos de despacho. d) El despeje de los andenes. e) La rapidez de los flujos de mercaderías. f ) El mejor aprovechamiento del espacio de almacenaje. g) La reducción de los daños en las mercaderías, gracias a la mejora de las condiciones del transporte. h) La simplificación de las operaciones de recuento y verificación de stocks, disminuyendo así los conflictos con los proveedores por causa de las entregas. i) La mejora de la preparación de los pedidos y la distribución de las mercaderías. j) La posibilidad de efectuar la compra por unidades estándar de palé.

2.4.3. Coeficiente o factor de estiba: interpretación y aplicación a la preparación de pedidos El factor de estiba, también denominado coeficiente de estiba, es la relación entre el volumen ocupado y el peso de una determinada carga. El factor de estiba varía en función de múltiples variables, por ejemplo, de la mercancía, de la humedad, de la temperatura, etc. En definitiva, podemos decir que el factor de estiba es el volumen de la carga entre el peso.

Factor de estiba: volumen/peso

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Por lo tanto, si aplicamos el factor de estiba a la preparación de pedidos debemos tener en cuenta el volumen y el peso de los mismos, realizando las mediciones pertinentes sin errores para optimizar el espacio disponible.

2.4.4. Mercancías a granel Las mercancías a granel son aquellas que se almacenen a gran escala, es decir, sin embalar ni unitarizar. El mejor ejemplo que ponemos encontrar para este tipo de productos es la fruta que no está embalada.

Las entregas a granel traen consigo una serie de problemas conocidos por todos, como son grandes esperas en las entregas en la distribución comercial, tensiones entre fabricantes en distribución comercial, productos que a veces no se pueden entregar

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porque la cola es demasiado larga, etc.

2.5. Pesaje, colocación y visibilidad de la mercancía en la preparación de distintos tipos de pedidos En la preparación de pedidos, como hemos estudiado anteriormente, es importante el peso de la mercancía, además de la colocación y la visibilidad de ésta. A continuación vamos a estudiar los datos relativos a la preparación de diferentes pedidos.

2.5.1. Usos y recomendaciones básicas en la preparación de pedidos Para la preparación de pedidos es necesario tener en cuenta una serie de recomendaciones básicas aplicables a cualquier tipo de pedidos, que son: 1. Eliminar lo innecesario y clasificar lo útil.

2. Clasificar los materiales en función de su utilidad y utilizar contenedores para la recogida de lo inservible, sobre todo los desperdicios del empaquetado.

3. Prescindir diariamente de todos los desechos y cualquier otra clase de suciedad del suelo o de las instalaciones, depositándolos en recipientes adecuados y colocados en el mismo lugar donde se generen los residuos.

4. Cotejar el pedido con el albarán antes de enviarlo.

5. Acondicionar los medios para guardar y localizar el material fácilmente.

6. Asignar un sitio para los pedidos ya preparados.

7. Destinar una zona específica para la preparación de pedidos.

8. Ordenar y marcar la ubicación de las herramientas de trabajo utilizando señales normalizadas y códigos de colores.

9. Evitar ensuciar y limpiar después.

10. Establecer normas que favorezcan el orden y la limpieza.

11. Hacer pasar los cables eléctricos junto a las paredes y cubrir con regletas los que no puedan colocarse de este modo, sobre todo, si los cables cruzan zonas de paso.

12. Usar adecuadamente las papeleras y contenedores. No tirar vidrios rotos o materiales cortantes en las papeleras que puedan provocar accidentes al personal de limpieza.

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Recuerda que es importante asignar una zona para la preparación de pedidos

2.5.2. Colocación y disposición de productos y/o mercancías en la unidad de pedido La unidad de pedido, que hemos estudiado anteriormente, es el agrupamiento de uno o más ítems de carga general que se movilizan como unidad indivisible de carga. Las modalidades más utilizadas para la unidad de pedido son la paletización y la contenerización, en los que se agrupan los pedidos en palés y contenedores, respectivamente. La unitarización en palés, que representa uno de los primeros intentos de unitarización de la carga, consiste en colocar o anclar un cargamento sobre una plataforma construida con diversos materiales.

La colocación y disposición de los productos debe atender a los siguientes principios y, como norma general: 1. Solo habrá una referencia por capa. La mercancía se estructura por capas y en cada una debe colocarse una referencia.

2. Las referencias de las capas estarán a la vista y bien diferenciadas.

3. Habrá solo una referencia por paquete.

4. Se determinará la altura máxima del pedido.

5. Se asegurará que todas las referencias estén a la vista.

6. Se cuidará que una misma referencia no esté repartida en varios pedidos.

7. Se dispondrá que cada una de las referencias se agrupe en columnas.

8. Los productos más pesados habrá que colocarlos en la parte inferior del pedido; en cambio, los más livianos en la parte superior.

9. La mercancía debe ir enlazada para fortalecer la estructura.

10. Se deben utilizar instrumentos de agarre de la mercancía tales como, por ejemplo cintas o plásticos.

2.5.3. Complementariedad de productos y/o mercancías Como norma general, los productos que van en un mismo pedido tienen que complementarse. Así, por ejemplo, si vas a preparar un pedido con zapatos, no estaría

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mal que aprovecharas el espacio y metieras productos de limpieza para ellos, plantillas y artículos relacionados, siempre y cuando lo haya pedido el cliente. Se aprovecha espacio y dinero. No obstante, hay que tener muy presente que los artículos se complementen; por ejemplo, no se pueden meter en el mismo pedido alimentos con productos tóxicos.

2.5.4. Conservación y manipulación de productos y/o mercancías Para la conservación y la manipulación de productos o mercancías debemos atender a los siguientes principios: a) Describir la simbología básica en la manipulación y embalaje de productos básicos de gran consumo, alimentación y no alimentación u otros. b) Definir los daños o desperfectos que pueden sufrir las mercancías/productos en su manipulación y colocación en el pedido o unidad de carga cuando no se cumplen las normas y recomendaciones de manipulación contenidas en la etiqueta. c) Razonar las exigencias que supone una actitud de prevención y seguridad en la manipulación de mercancías de distintas características, la necesidad de cumplir las normas de manipulación y conservación, en especial, en el caso de mercancías peligrosas y las implicaciones que conlleva no adoptarlas. d) Explicar la importancia de la posición de la mercancía/bulto en el bulto o unidad de carga y de la simbología que la determina. e) Interpretar los símbolos utilizados habitualmente en el embalaje de los productos para la orientación en la manipulación o bien siguiendo por ejemplo la norma ISO 780:1999 o RAL (recomendaciones logísticas de la Asociación Española de Codificación Comercial) de AECOC, entre otras. f ) En un caso práctico debidamente caracterizado: I.

Interpretar la simbología necesaria para la presentación y recomendaciones de acondicionamiento y manipulación de los bultos y mercancías/ productos en función de sus características.

II. Describir las actuaciones que deben tomarse consecuencia de dicha simbología o pictograma de movimiento/manipulación.

Recuerda que un pedido que llega a su destino con la mercancía en mal estado es un producto inválido que dará mala imagen a la empresa y pérdidas económicas

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Resumen

• Para la preparación de pedidos, los responsables tienen que tener presentes una serie de sistemas y equipos necesarios en esta tarea.

• Los instrumentos de pesaje más utilizados son la báscula y la plataforma de pesaje.

• Es habitual que, cuando se requiera hacer actividades de preparación de pedidos de unidades pequeñas o de cajas sueltas, los artículos se coloquen a nivel accesible desde el suelo por un operario sin ningún equipo de manipulación.

• Los modelos fundamentales para la preparación de pedidos son el método manual, el semiautomático, el automático y el picking.

• El factor de estiba se calcula con el volumen de la carga entre el peso.

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