UF0321 Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo by Certia Editorial

UF0321

aplicaciones informáticas de HOJAS de CÁLCULO

2ª Edición revisada y ampliada

Datos del autor

José Ramón Santos Dios es diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad de Vigo, graduado superior en TIC por la Universidad de Santiago de Compostela y máster en Software Libre por la UOC. Desde el año 2003 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las principales empresas de formación de la comunidad autónoma de Galicia y como Agente TIC para la red CEMIT de la Xunta de Galicia. En la actualidad, combina su profesión de docente con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos y la elaboración de manuales relacionados con certificados de profesionalidad, también el desarrollo del diseño y programación web ocupan parte de su actividad profesional. Para ver su currículum profesional completo puede acceder a el enlace de la red Linkedin: https://www.linkedin.com/in/santosdios/

Ficha Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo. Administración y gestión. 2ª Edición revisada y ampliada Certia Editorial, Pontevedra, 2020 Autor: Jose Ramón Santos Dios Formato: 170 x 240 mm

• 270 páginas.

Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo. Administración y gestión No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Derechos reservados 2020, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial. ISBN: 978-84-17328-49-8 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 119-2020 2ª Edición revisada y ampliada Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones. Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

120

120 790

MF0987_3: Gestiรณn de sistemas de informaciรณn y archivo

MF0233_2: Ofimรกtica

MP0078 Mรณdulo de prรกcticas profesionales no laborales Duraciรณn horas totales certificado de profesionalidad

120

490

MF0238_3: Gestiรณn de recursos humanos

210

MF0237_3: Gestiรณn administrativa de las relaciones laborales

Duraciรณn horas mรณdulos formativos

UF0341: Contrataciรณn Laboral UF0342: Cรกlculo de prestaciones de la Seguridad Social UF0343: Retribuciones Salariales, Cotizaciรณn y Recaudaciรณn UF0344: Aplicaciones Informรกticas de Administraciรณn de Recursos Humanos UF0345: Apoyo Administrativo a la Gestiรณn de Recursos Humanos UF0346: Comunicaciรณn Efectiva y Trabajo en Equipo UF0044: Funciรณn del Mando Intermedio en la Prevenciรณn de Riesgos Laborales UF0347: Sistemas de Archivo y Clasificaciรณn de Documentos UF0348: Utilizaciรณn de las Bases de Datos Relaciones en el Sistema de Gestiรณn y Almacenamiento de Datos UF0319: Sistema Operativo, Bรบsqueda de la Informaciรณn: Internet/Intranet y Correo Electrรณnico UF0320: Aplicaciones Informรกticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informรกticas de Hojas de Cรกlculo UF0322: Aplicaciones Informรกticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informรกticas para Presentaciones: Grรกficas de Informaciรณn

Correspondencia con el Catรกlogo Modular de Formaciรณn Profesional Mรณdulos certificado H.CP Unidades formativas

160

H. Q

670

Horas

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0208) GESTIร N INTEGRADA DE RECURSOS HUMANOS (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

ร rea profesional: Administraciรณn y auditoria

Familia profesional: ADMINISTRACIร N Y GESTIร N

60 90

190

120 800

MF0978_2: Gestión de Archivos.

MF0977_2: Lengua extranjera profesional para la gestión administrativa en la relación con el cliente

MF0233_2: Ofimática

MP0079: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

600

MF0973_1: Grabación de datos.

160

MF0976_2: Operaciones administrativas comerciales

MF0975_2: Técnicas de recepción y comunicación.

Duración horas módulos formativos

UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

UF0349: Atención al Cliente en el Proceso Comercial UF0350: Gestión Administrativa del Proceso Comercial UF0351: Aplicaciones Informáticas de Gestión Comercial

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

150

H. Q

680

90 40

Horas

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN Área profesional: Gestión de la información y comunicación FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0208) ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS EN LA RELACIÓN CON EL CLIENTE (RD 1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

190

80 630

MF0500_3: Gestión de tesorería

MF0233_2: Ofimática

MP0077: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

450

100

140

MF0499_3: Productos, servicios y activos financieros

120

MF0498_3: Análisis contable y presupuestario

Duración horas módulos formativos

UF0333: Análisis Contable y Financiero UF0334: Contabilidad Previsional UF0335: Aplicaciones Informáticas de Análisis Contable y Contabilidad Presupuestaria UF0336: Análisis del Sistema Financiero y Procedimientos de Cálculo UF0337: Análisis de Productos y Servicios de Financiación UF0338: Análisis de Productos y Servicios de Inversión UF0339: Análisis y Gestión de los Instrumentos de Cobro y Pago UF0340: Gestión y Control del Presupuesto de Tesorería UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

550

50 40

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

120

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGN0108) FINANCIACIÓN DE EMPRESAS (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Finanzas y seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

190

80 630

MF0233_2: Ofimática

MP075: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

190

550

120

MF0232_3: Auditoria

120

240

MF0231_3: Contabilidad y Fiscalidad

Duración horas módulos formativos

UF0314: Gestión Contable UF0315: Gestión Fiscal UF0316: Implantación y Control de un Sistema Contable Informatizado UF0317: Planificación de la Auditoria UF0318: Auditoría de las Áreas de la Empresa UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

240

H. Q

550

50 70

90 90

Horas

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0108) GESTIÓN CONTABLE Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA AUDITORÍA (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Finanzas y seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

190

80 880

MF0980_2: Gestión auxiliar de personal

MF0981_2: Registros Contables

MF0973_1: Grabación de datos

MF0978_2: Gestión de archivos

MF0233_2: Ofimática

MP0111: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

690

120

MF0979_2: Gestión operativa de tesorería

160

MF0976_2:Operaciones administrativas comerciales

Duración horas módulos formativos

UF0515: Plan General de Contabilidad UF0516: Aplicaciones informáticas de contabilidad

UF0349: Atención al cliente en el proceso comercial. UF0350: Gestión administrativa del proceso comercial. UF0351: Aplicaciones informáticas de la gestión comercial.

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

150

H. Q

800

90 30

Horas

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0308) ACTIVIDADES DE GESTION ADMINISTRATIVA (RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Administración y Auditoría

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

120

120 90

190

80 800

MF0990_3 Gestión administrativa de caja

MF0991_3 Atención y tramitación de sugerencias, consultas, quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros

MF0992_3 Lengua extranjera profesional para el asesoramiento y la gestión de servicios financieros

MF0233_2: Ofimática

MP0114: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

600

200

MF0989_3 Asesoramiento y gestión administrativa de productos y servicios financieros

Duración horas módulos formativos

UF0524: Gestión administrativa para el asesoramiento de productos y servicios financieros de pasivo UF0525: Gestión administrativa para el asesoramiento de productos de activo UF0526: Gestión comercial de productos y servicios financieros y los canales complementarios UF0527: Gestión y control administrativo de las operaciones de caja UF0528: Gestión y análisis contable de las operaciones económico-financieras UF0529: Atención al cliente y tratamiento de consultas de servicios financieros UF0530: Tratamiento de quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros

720

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

180

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGN0208) COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS FINANCIEROS (RD645/2011 de 9 de mayo)

Área profesional: Finanzas y Seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

120 60 180 60

190

40 740

MF1784_3 Atención al contribuyente en la gestión administrativa tributaria.

MF1785_2 Gestión censal, notificación de actos y emisión de documentos de gestión tributaria.

MF1786_3 Gestión administrativa de los procedimientos de aplicación de los tributos.

MF1787_3 Gestión administrativa de los procedimientos sancionador y de revisión.

MF0233_2: Ofimática

MP0384: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

180

120

630

Duración horas módulos formativos

UF1816: Procedimiento de gestión de los tributos. UF1817: Procedimiento de recaudación e inspección de los tributos.

UF1814: Información y atención tributaria al contribuyente. UF1815: Asistencia y gestión administrativa al contribuyente de la documentación tributaria.

700

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

MF1783_3 Obtención de información de trascendencia tributaria del contribuyente.

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0110) ASISTENCIA EN LA GESTIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS TRIBUTARIOS (RD 1692/2011, de 18 de noviembre)

Área profesional: Administración y auditoria

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

720

MF0233_2: Ofimática

120

MF0992_3: Lengua extranjera profesional para el asesoramiento y la gestión de servicios financieros MP0386: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

MF0991_3: Atención y tramitación de sugerencias, consultas, quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros

MF2180_2: Suscripción de riesgos y emisión de pólizas MF2181_2: Tramitación de siniestros en entidades de seguros y reaseguros.

MF2177_3: Gestión y coordinación de los canales de distribución de seguros MF1796_3: Asesoramiento de productos y servicios de seguros y reaseguros MF2178_3: Gestión de acciones comerciales en el ámbito de seguros y reaseguros MF2179_3: Control de la gestión de pólizas y siniestros

690

Duración horas módulos formativos

UF0529: Atención al cliente y tramitación de consultas de servicios financieros UF0530: Tratamiento de las quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

40 730

190

120

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

120

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGN0110) GESTIÓN COMERCIAL Y TÉCNICA DE SEGUROS Y REASEGUROS PRIVADOS (RD 610/2013, de 2 de agosto)

Área profesional: Finanzas y seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

30 120

190

40 730

MF0991_3: Atención y tramitación de sugerencias, consultas, quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros

MF0233_2: Ofimática

MP0387: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

630

MF1799_3: Dirección y gestión de auxiliares externos

MF1793_3: Gestión de las actividades de mediación de seguros MF1794_3: Gestión de acciones comerciales de la actividad de la mediación. MF1795_2: Gestión de la captación de la clientela en la actividad de mediación de seguros y reaseguros MF1796_3: Asesoramiento de productos y servicios de seguros y reaseguros MF1797_2: Tramitación de la formalización y ejecución de seguro y reaseguro MF1798_3: Asistencia técnica en siniestros

Duración horas módulos formativos

690

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

120

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGN0210) MEDIACIÓN DE SEGUROS Y REASEGUROS PRIVADOS Y ACTIVIDADES AUXILIARES (RD 610/2013, de 2 de agosto)

Área profesional: Finanzas y seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

Índice INTRODUCCIÓN.................................................................................. 25

Unidad didáctica 1 1. Conceptos generales y características fundamentales de la aplicación de hoja de cálculo.................................................................................. 27 1.1. Instalación e inicio de la aplicación............................................................29 1.2. Configuración de la aplicación....................................................................32 1.3. Entrada y salida del programa.....................................................................34 1.4. Descripción de la pantalla de la aplicación de hoja de cálculo...............35 1.5. Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo.................................................42 1.6. Opciones de visualización (zoom, vistas, inmovilización de zonas de la hoja de cálculo, etc.)......................................................................................43 UNIDAD DIDÁCTICA 2 2. Desplazamiento por la hoja de cálculo................................................ 49 2.1. Mediante teclado...........................................................................................51 2.2. Mediante ratón..............................................................................................52

2.3. Grandes desplazamientos............................................................................52 2.4. Barras de desplazamiento............................................................................53

UNIDAD DIDÁCTICA 3 3. Introducción de datos en la hoja de cálculo........................................ 55 3.1. Tipos de datos...............................................................................................59 3.1.1. Numéricos........................................................................................60 3.1.2. Alfanuméricos..................................................................................60 3.1.3. Fecha/hora.......................................................................................60 3.1.4. Fórmulas...........................................................................................61 3.1.5. Funciones.........................................................................................62

Unidad didáctica 4 4. Edición y modificación de la hoja de cálculo...................................... 63 4.1. Selección de la hoja de cálculo....................................................................65 4.1.1. Rangos..............................................................................................65 4.1.2. Columnas..........................................................................................66 4.1.3. Filas...................................................................................................67 4.1.4. Hojas.................................................................................................67

4.2. Modificación de datos..................................................................................68 4.2.1. Edición del contenido de una celda.............................................68 4.2.2. Borrado del contenido de una celda o rango de celdas............69 4.2.3. Uso del corrector ortográfico.......................................................70 4.2.4. Uso de las utilidades de búsqueda y reemplazo.........................72 4.3. Inserción y eliminación................................................................................72 4.3.1. Celdas................................................................................................73 4.3.2. Filas...................................................................................................74 4.3.3. Columnas..........................................................................................75 4.3.4. Hojas de cálculo..............................................................................75 4.4. Copiado o reubicación.................................................................................76 4.4.1. Celdas o rangos de celdas..............................................................77

4.4.2. Hojas de cálculo..............................................................................78

UNIDAD DIDÁCTICA 5 5. Almacenamiento y recuperación de un libro....................................... 81 5.1. Creación de un nuevo libro.........................................................................83 5.2. Abrir un libro ya existente...........................................................................83 5.3. Guardado de los cambios realizados en un libro.....................................85 5.4. Creación de un duplicado de un libro........................................................88 5.5. Cerrado de un libro.......................................................................................88

UNIDAD DIDÁCTICA 6 6. Operaciones con rangos...................................................................... 91 6.1. Relleno rápido de un rango.........................................................................93 6.2. Selección de varios rangos (rango múltiple, rango tridimensional).......96 6.3. Nombres de rangos......................................................................................97

Unidad didáctica 7 7. Modificación de la apariencia de una hoja de cálculo........................ 99 7.1. Formato de celda........................................................................................ 101 7.1.1. Número......................................................................................... 103 7.1.2. Alineación...................................................................................... 104 7.1.3. Fuente............................................................................................ 105 7.1.4. Bordes............................................................................................ 107 7.1.5. Relleno........................................................................................... 109 7.1.6. Protección..................................................................................... 110 7.2. Anchura y altura de las columnas y filas................................................. 111 7.3. Ocultando y mostrando columnas, filas u hojas de cálculo................ 112 7.4. Formato de la hoja de cálculo.................................................................. 113 7.5. Cambio de nombre de una hoja de cálculo............................................ 114

7.6. Formatos condicionales............................................................................ 114 7.7. Autoformatos o estilos predefinidos...................................................... 117 UNIDAD DIDÁCTICA 8 8. Fórmulas............................................................................................ 119 8.1. Operadores y prioridad............................................................................. 121 8.2. Escritura de fórmulas................................................................................ 122 8.3. Copia de fórmulas...................................................................................... 123 8.4. Referencias relativas, absolutas y mixtas................................................. 124 8.5. Referencias externas y vínculos............................................................... 126 8.6. Resolución de errores en las fórmulas.................................................... 127 8.6.1. Tipos de errores........................................................................... 128 8.6.2. Herramientas de ayuda en la resolución de errores................ 129

UNIDAD DIDÁCTICA 9 9. Funciones........................................................................................... 131 9.1. Funciones matemáticas predefinidas en la aplicación de hoja de cálculo.......................................................................................................... 133 9.2. Reglas para utilizar las funciones predefinidas...................................... 135

9.3. Utilización de las funciones más usuales................................................ 135 9.4. Uso del asistente para funciones.............................................................. 140

Unidad didáctica 10 10. Inserción de gráficos, para representar la información contenida en las hojas de cálculo............................................................................. 143 10.1. Elementos de un gráfico.......................................................................... 145 10.2. Creación de un gráfico............................................................................. 146 10.3. Modificación de un gráfico...................................................................... 147 10.4. Borrado de un gráfico.............................................................................. 149

UNIDAD DIDÁCTICA 11 11. Inserción de otros elementos dentro de una hoja de cálculo........... 151 11.1. Imágenes..................................................................................................... 153 11.2. Autoformas................................................................................................ 155 11.3. Texto artísticos.......................................................................................... 159 11.4. Otros elementos........................................................................................ 160

UNIDAD DIDÁCTICA 12 12. Impresión......................................................................................... 165 12.1. Zonas de impresión.................................................................................. 167 12.2. Especificaciones de impresión................................................................ 168 12.3. Configuración de página.......................................................................... 169 12.3.1. Márgenes........................................................................................ 171 12.3.2. Orientación................................................................................... 172 12.3.3. Encabezados y pies y numeración de páginas......................... 172 12.4. Vista preliminar......................................................................................... 175 12.5. Formas de impresión................................................................................ 177 12.6. Configuración de impresora.................................................................... 178

Unidad didáctica 13 13. Trabajo con datos............................................................................. 181 13.1. Validaciones de datos............................................................................... 183 13.2. Esquemas................................................................................................... 188 13.3. Creación de tablas o listas de datos........................................................ 192 13.4. Ordenación de lista de datos, por uno o varios campos..................... 193 13.5. Uso de filtros............................................................................................. 194

13.6. Subtotales................................................................................................... 197 UNIDAD DIDÁCTICA 14 14. Utilización de las herramientas de revisión y trabajo con libros compartidos........................................................................................ 201 14.1. Inserción de comentarios......................................................................... 203 14.2. Control de cambios de la hoja de cálculo.............................................. 203 14.3. Protección de una hoja de cálculo.......................................................... 205 14.4. Protección de un libro.............................................................................. 208 14.5. Libros compartidos................................................................................... 209

UNIDAD DIDÁCTICA 15 15. Importación desde otras aplicaciones del paquete ofimático......... 211 15.1. Con bases de datos................................................................................... 213 15.2. Con presentaciones................................................................................... 215 15.3. Con documentos de texto....................................................................... 216

Unidad didáctica 16 16. Plantillas y macros........................................................................... 221

16.1. Creación y uso de plantillas..................................................................... 223 16.2. Grabadora de macros............................................................................... 225 16.3. Utilización de macros............................................................................... 227

resumen final............................................................................... 231 actividades..................................................................................... 233 autoEVALUACIÓN FINAL.............................................................. 259 soluciones...................................................................................... 263

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 265

Introducción

El manual «UF0321.Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo» forma parte del módulo formativo «MF0233_2: Ofimática», del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales, y es la segunda unidad formativa de la unidad de competencia «UC0233_2: Manejar aplicaciones ofimáticas en la gestión de la información y la documentación». A lo largo de los primeros capítulos del manual (hasta el capítulo 8), trataremos las opciones básicas de Microsoft Excel 2019, como son la introducción de datos en hojas de cálculo, desplazamiento por la hoja, edición y modificación de datos, encabezados y pies de página, etc. A continuación, trataremos herramientas propias de Excel como la introducción de fórmulas y funciones, inserción de gráficos, utilización de herramientas de revisión, importación o macros. Por último, propondremos una serie de tareas y ejercicios teórico-prácticos para poner a prueba los conocimientos adquiridos a lo largo del manual. Este manual te permitirá adquirir las siguientes capacidades y criterios de evaluación: • C1: Utilizar hojas de cálculo con habilidad utilizando las funciones habituales en todas aquellas actividades que requieran tabulación y tratamiento aritméticológico y/o estadístico de datos e información, así como su presentación en gráficos. o

CE1.1 Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de la hoja de cálculo describiendo sus características.

CE1.2 Describir las características de protección y seguridad en hojas de cálculo.

CE1.3En casos prácticos de confección de documentación administrativa, científica y económica, a partir de medios y aplicaciones informáticas de reconocido valor en el ámbito empresarial: -

Crear hojas de cálculo agrupándolas por el contenido de sus datos en

UF0321. Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo

libros convenientemente identificados y localizados, y con el formato preciso a la utilización del documento.

Aplicar el formato preciso a los datos y celdas de acuerdo con el tipo de información que contienen facilitando su tratamiento posterior.

Aplicar fórmulas y funciones sobre las celdas o rangos de celdas, nombrados o no, de acuerdo con los resultados buscados, comprobando su funcionamiento y el resultado que se prevé.

Utilizar títulos representativos, encabezados, pies de página y otros aspectos de configuración del documento en las hojas de cálculo, de acuerdo con las necesidades de la actividad a desarrollar o al documento a presentar.

Imprimir hojas de cálculo con la calidad, presentación de la información y copias requeridas.

Elaborar plantillas con la hoja de cálculo, de acuerdo con la información facilitada.

Confeccionar gráficos estándar y/o dinámicos, a partir de rangos de celdas de la hoja de cálculo, optando por el tipo que permita la mejor comprensión de la información y de acuerdo con la actividad a desarrollar, a través de los asistentes disponibles en la aplicación.

Filtrar datos a partir de la tabla elaborada en la hoja de cálculo.

Aplicar los criterios de protección, seguridad y acceso a la hoja de cálculo.

Elaborar y ajustar diagramas en documentos y utilizar con eficacia todas aquellas prestaciones que permita la aplicación de la hoja de cálculo. Importar y/o exportar datos a las aplicaciones de procesamiento de texto, bases de datos y presentaciones. Aplicar las funciones y utilidades de movimiento, copia o eliminación de ficheros que garanticen Las normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos.

Utilizar los manuales o la ayuda disponible en la aplicación en la resolución de incidencias o dudas planteadas.

UF0321. Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo

UNIDAD

Conceptos generales y características fundamentales de la aplicación de hojas de cálculo

Contenido 1.1. Instalación e inicio de la aplicación 1.2. Configuración de la aplicación 1.3. Entrada y salida del programa 1.4. Descripción de la pantalla de la aplicación de hoja de cálculo 1.5. Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo 1.6. Opciones de visualización (zoom, vistas, inmovilización de zonas de la hoja de cálculo, etc.)

UF0321. Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo

Una hoja de cálculo es un programa que permite la realización de cálculos matemáticos, lógicos, estadísticos, operaciones sobre el texto, de fechas y horas, etc., sobre un conjunto de datos dispuestos en celdas. Microsoft Excel 2019 admite hasta un millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo; es decir, contiene 16 hojas de trabajo implícitamente. Esta cantidad puede ser disminuida o incrementada según sea necesario. De este modo, un libro de trabajo puede tener tantas hojas como queramos y podemos designarlas con el nombre que decidamos. Las aplicaciones de hojas de cálculo actuales, como Microsoft Excel 2019, permiten crear plantillas de cálculo muy elaboradas y complejas e incluir en las mismas diferentes objetos como gráficos, tablas dinámicas, organigramas, etc. Asimismo, incorporan herramientas avanzadas para la corrección y revisión de todo tipo de operaciones que realizaremos con los datos. En este capítulo estudiaremos las características básicas del programa, cómo entrar y salir del mismo, identificaremos los grupos de herramientas principales de los que disponey las partes fundamentales de su interface.

.1. Instalación e inicio de la aplicación

Microsoft Excel2019 debe instalarse sobre Windows 10 o cualquier otra versión posterior. Para instalar la aplicación realizamos los siguientes pasos: 1. Introducimos el CD en la unidad de CD-ROM.

Si tenemos activada la opción AutoPlay del CD-ROM, el programa de instalación se ejecutará automáticamente. De no ser así, seguimos estos pasos:

2. Hacemos clic en el botón «Inicio» y seleccionamos la opción «Ejecutar…». 3. Tecleamos D:\SETUP (si la unidad de CD-ROM no coincide con la letra D, reemplázala por la correspondiente) y pulsamos el botón «Aceptar».

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Al cabo de unos instantes y después de preparar la instalación, aparecerá la pantalla de instalación indicándonos la versión que vamos a instalar.

Después, aparecerá un cuadro de diálogo que solicita el número de identificación.

4. Tecleamos el código que figura en la caja del CD-ROM y hacemos clic sobre el botón «Continuar».

La pantalla que aparecerá a continuación mostrará el contrato de licencia de usuario: activamos la casilla «Acepto los términos del contrato» y pulsamos «Continuar».

5. En la siguiente pantalla se podrá elegir el tipo de instalación que podremos hacer en el equipo.

Debemos tener en cuenta que, dependiendo de si tenemos instalada una versión anterior de Office o no, los botones que aparecen con las opciones serán diferentes: •

Instalar ahora. Esta opción aparece si no tenemos instalada una versión anterior del programa (en nuestro caso Office). Permite ejecutar una instalación completa, con excepción de algunos archivos especializados.

•

Actualizar. Esta opción aparece si tenemos instalada una versión anterior del programa, permitiendo hacer una instalación completa con excepción de algunos archivos especializados.

•

Personalizar. Permite elegir los componentes que se van a instalar así como el lugar donde queremos instalarlos.

6. Hacemos clic sobre el botón «Personalizar». Aparecerá una nueva ventana compuesta de cuatro pestañas («Actualizar», «Opciones de instalación», «Ubicación de archivos» e «Información del usuario»).

Actualizar. En esta pestaña podemos elegir entre eliminar todas las versiones anteriores de los programas de Office, o bien mantenerlas e incluso eliminar las que te interesen siendo reemplazadas por las de la nueva versión.

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Activamos la opción que creamos conveniente.

7. Hacemos clic en la pestaña «Opciones de instalación». En esta pestaña podremos elegir el modo en que deseamos que se instalen los programas del paquete. 8. Hacemos clic sobre el botón de «Herramientas de Office». Aparece un menú desplegable con las siguientes opciones: •

Ejecutar desde mi PC. La característica se instalará y almacenará en el disco duro cuando finalice la instalación, pero no se instalarán ni se almacenarán las subcaracterísticas.

•

Ejecutar todo desde mi PC. Cuando finalice la instalación, la característica y todas sus subcaracterísticas se instalarán y se almacenarán en el disco duro.

•

Instalar al utilizar por primera vez. La característica se instalará en el disco duro cuando la utilicemos por primera vez. En ese momento necesitaremos acceso al CD o al servidor de red desde el que se realizó la instalación. Puede que esta opción no esté disponible para todas las características.

•

No disponible. Si se selecciona esta opción, la característica no estará disponible para instalarse.

9. Hacemos clic sobre el botón de la aplicación Microsoft Office Excel y seleccionamos la opción «Ejecutar todo desde mi PC». 10. Activamos la pestaña «Ubicación de archivos». En esta pestaña aparece el nombre de la ubicación donde se instalarán las aplicaciones. Si deseamos instalarlas en otro sitio, debemos pulsar el botón «Examinar…» y elegir el sitio más conveniente. 11. Activamos la pestaña «Información del usuario». Algunas características de Microsoft Office utilizan nuestro nombre completo, nuestras iniciales y el nombre de la organización para ayudarnos a realizar un seguimiento de la autoría de los documentos y permitir identificarnos ante otros revisores como la persona que realiza un cambio o que inserta un comentario.

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12. Una vez realizada la configuración de las cuatro pestañas pulsamos el botón «Instalar» ahora para comenzar la instalación.

Aparecerá una nueva ventana mostrando el porcentaje de instalación que se lleva realizado. Finalizada la instalación de la aplicación aparecerá una nueva ventana indicando que la instalación se ha realizado de forma correcta.

13. Si pulsamos el botón «Conectar con Office Online» podremos obtener actualizaciones de productos, ayuda y servicios en línea gratuitos. 14. Pulsamos el botón «Cerrar».

Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo indicando que debemos reiniciar el equipo para finalizar la instalación.

15. Pulsando el botón «Sí», habremos terminado de instalar Excel.

.2. Configuración de la aplicación

Podemos acceder a las opciones generales de configuración de Microsoft Excel 2019 a través del menú Archivo, situado en la parte superior izquierda de la aplicación:

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Una vez allí, hacemos clic sobre el botón de «Opciones de Excel». A continuación aparecerá un cuadro de diálogo con las opciones generales de configuración de la aplicación: «Más frecuentes», «Formulas», «Revisión», «Guardar», «Avanzadas», «Personalizar», «Complementos», «Centro de confianza» y «Recursos»:

Vamos a ver algunas las acciones que nos permite realizar Excel desde «General»: El primer apartado es «Opciones principales para trabajar con Excel». En primer lugar, cuando seleccionamos texto con el ratón sobre la hoja electrónica aparece mostrar la barra de herramientas, que nos permite acceder rápidamente a cambiar el formato del texto como poner negrita, tamaño o bordes, entre otros. Un poco más abajo tenemos «Combinación de colores:» y al lado normalmente aparece azul. Si deseamos cambiar el aspecto de Excel pulsamos sobre el triangulo negro y veremos que podemos elegir otros, elegimos uno de ellos pulsamos abajo en el botón «Aceptar», veremos que la hoja de cálculo ha cambiado su apariencia y muestra el color elegido. El segundo apartado es «Al crear nuevos libros». Aquí podemos indicar el tipo y tamaño de la fuente que aparezca cada vez que se abra un libro nuevo, también el formato «Vista» del mismo y añadir o quitar el número de hojas que trae cada libro de Excel; generalmente aparece con tres.

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El último apartado de estas acciones «Más frecuentes» es «Personalizar la copia de Microsoft Office», en el podemos cambiar el usuario del programa Excel y cambiar el idioma. Otro apartado es el llamado «Revisión», desde el cual podemos informar sobre cómo deseamos que Excel realice los cambios y revisiones sobre el texto que escribimos, así como cambiar las opciones de autocorrección del programa. La acción «Avanzadas» nos permite una gran serie de opciones, entre las que destacan el poder quitar o no algunas de las barras, como son las barras de formulas, las barras de desplazamiento, las de encabezados de filas y columnas. En «General» podemos indicar, poniendo una marca en «Informar mediante sonidos», que nos avise cuando alguna cosa esté fallando en nuestra hoja de cálculo. Otra de las herramientas del panel de la izquierda es «Personalizar», que nos permite cambiar los iconos que tenemos en la barra de herramientas de acceso rápido.

.3. Entrada y salida del programa

Podemos acceder a Microsoft Excel 2019 desde Windows, haciendo clic sobre el botón «Inicio», situado en la parte inferior izquierda de la aplicación:

A continuación, pulsamos sobre la flecha blanca que aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla para acceder a las «Aplicaciones». Nos movemos con las barras de desplazamiento o la rueda de nuestro ratón por las diferentes aplicaciones instaladas en el sistema, hasta encontrar el icono correspondiente a Microsoft Office Excel 2019:

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Para salir de la aplicación no tenemos más que pulsar en el menú Archivo, situado en la parte superior izquierda de la ventana del programa e ir a la opción Cerrar:

.4. Descripción de la pantalla de la aplicación de hoja de cálculo

La siguiente imagen nos muestra la pantalla principal de la aplicación Microsoft Excel 2019, con los grupos de herramientas y ventanas fundamentales para el desarrollo de hojas de cálculo:

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• El «menú Archivo» contiene las opciones más habituales del programa para trabajar con documentos de Microsoft Excel, como las herramientas «Nuevo», «Abrir», «Guardar», «Imprimir» o «Cerrar»:

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• La «barra de herramientas de acceso rápido» contiene vínculos rápidos a algunos de los comandos más habituales del programa, como «Guardar», «Deshacer» o «Vista preliminar». • La «barra de título» indica el nombre del documento con el que estamos trabajando. Si el documento es nuevo y no está guardado, Excel asignará como nombre provisional de este fichero el nombre «Libro», acompañado de un número que indica el número de documento nuevo creado. • La «barra de fórmulas» sirve para facilitar la edición del contenido de una celda, así como la introducción de fórmulas o funciones en dicha celda. La «barra de fórmulas» mostrará siempre la operación realizada y no el resultado de esta cuando hagamos clic en una determinada celda con un resultado de una operación. • La «barra de nº columnas» nos mostrará el número de columna de cada una de las celdas de la hoja. • La «barra de nº filas» indica el número de fila de cada una de las celdas de la hoja. • Los botones «Hoja» y «Nueva hoja», el botón «Hoja» nos muestra el nombre de las hojas que contiene un libro de Excel. Si queremos modificar este nombre, solamente tenemos que hacer doble clic sobre el nombre de una hoja, a continuación esta aparecerá seleccionada, escribiremos un nuevo nombre y luego pulsaremos sobre la tecla «INTRO» para finalizar la operación. • La nueva interface de Excel 2019 muestra los comandos de la aplicación organizados en «Pestañas»:

Podemos acceder a todas las teclas de acceso rápido de las pestañas y herramientas de acceso rápido desde el teclado, pulsando la tecla «ALT». El programa mostrará una letra encima de cada elemento que representa la tecla de acceso rápido, que podemos utilizar para acceder a esa parte de la interface concreta, evitando así tener que utilizar el ratón:

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Para mostrar u ocultar la pestaña activa haremos doble clic sobre el nombre de la pestaña, de modo que recogerá los botones de comandos y mostrará solamente su nombre. Para mostrar de nuevo los botones de comando, solamente tenemos que volver a hacer doble clic sobre dicha pestaña:

Los «indicadores de los cuadros de diálogo» son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos de comandos . Cuando hacemos clic sobre ellos se abre un cuadro de diálogo que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo de comandos:

Las «herramientas contextuales» permiten trabajar con ciertos objetos del programa, como gráficos, imágenes, dibujos, etc. Cuando hacemos clic sobre uno de esos objetos aparecerá una nueva pestaña resaltada en la que veremos un conjunto de herramientas contextuales marcadas con un color diferente. Para ocultar dicha pestaña hacemos clic en cualquier parte del documento donde no haya ningún objeto insertado:

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La «barra de acceso rápido» nos servirá para acciones muy frecuentes y para la inserción de más botones en las pestañas:

Cuando estamos trabajando en Excel 2019 disponemos una nueva opción llamada «¿Qué desea hacer?». Este asistente de búsqueda nos permite escribir que es lo que deseamos hacer con nuestro documento para ofrecernos una serie de sugerencias y encontrar de una manera fácil aquello que buscamos. Únicamente debemos escribir la palabra o frase en el buscador que se encuentra situado al final de la barra de herramientas:

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Una vez escribimos un texto, la herramienta nos mostrará una lista de comandos relacionados con las palabras establecidas:

Solamente debemos hacer clic sobre una de las opciones de la lista para que se ejecute el comando correspondiente. Como novedad en Microsoft Excel 2019, ahora podemos mantenernos conectados con otros usuarios, compartir libros o acceder a nuestros libros de trabajo en cualquier dispositivo con conexión a Internet, mediante el manejo de sesiones de usuario de Microsoft que nos permite acceder a determinados servicios de la nube. Para ello, debemos acceder al comando Iniciar sesión, en la parte superior derecha de la aplicación:

Aparecerá el cuadro de diálogo de Inicio de sesión que nos permitirá acceder por medio de nuestra cuenta de usuario de Microsoft Office:

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Con Microsoft Excel 2019 podemos compartir documentos de manera sencilla a través de los servicios de nube que incluye esta versión. Para ello, debemos acceder al comando Compartir, en la parte superior derecha de la aplicación:

Antes de compartir un libro de trabajo debemos guardar dicho libro en la nube como nos indicara un aviso en el panel lateral:

Una vez hayamos guardado el libro de trabajo en la nube, previa identificación de usuario para acceder a nuestra cuenta, podremos acceder al servicio de Compartir documentos de Excel:

También podemos crear un vínculo para permitir a otros usuarios a acceder a nuestro libro de trabajo, con los permisos que establezcamos: de edición o solamente de visualización del libro de trabajo:

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.5. Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo

Microsoft Excel 2019 dispone de una herramienta de ayuda a través de la cual podemos realizar consultas y resolver dudas sobre el manejo de la aplicación. Esta información está organizada por temas, y para acceder a la ventana de ayuda de Excel podemos utilizar uno de estos métodos: • Utilizamos el método abreviado de teclado pulsando sobre la tecla «F1». • Accedemos a la herramienta «¿Qué desea hacer?» y escribimos la consulta. En la parte posterior aparecerá la opción «Obtenga ayuda sobre …»:

El programa abrirá la ventana «Ayuda», en la que podremos consultar información sobre el funcionamiento de alguna herramienta del programa buscando los términos relacionados o accediendo al índice de contenidos de la ayuda. • Pulsamos sobre el menú «Ayuda» en la parte superior derecha del

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programa, y a continuación en el botón con el mismo nombre:

.6. Opciones de visualización (zoom, vistas, inmovilización de zonas de la hoja de cálculo, etc.)

Las herramientas de visualización del documento están destinadas a varios objetivos: por una parte hacer más fácil su revisión, obteniendo diferentes vistas en pantalla, y, por otra, a simular cómo se vería el documento a la hora de imprimirlo. Podemos controlar la vista de un documento mediante la herramienta «Zoom». Para activar esta herramienta pulsamos sobre el botón «Zoom» de la pestaña «Vista»:

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A continuación, seleccionamos un porcentaje de zoom en el siguiente cuadro de diálogo:

El zoom que apliquemos al documento quedará memorizado en dicho documento una que vez lo hayamos guardado. También podemos encontrar en la parte inferior de la aplicación el cuadro «Zoom», que nos permite manejar rápidamente el tamaño de la vista del documento:

Para acceder a otras opciones de visualización del documento debemos ir a la pestaña «Vista». Allí veremos el grupo de comandos «Vistas del documento», donde podremos obtener diferentes modos de ver las diferentes páginas que los conforman. Microsoft Excel nos ofrece diferentes modos de visualización del documento para facilitar la edición del mismo, dependiendo del tipo de tarea que estemos realizando. Podemos acceder a estas opciones de visualización de dos modos: • En la parte inferior izquierda de la interface de Microsoft Excel

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disponemos de las opciones de visualización, que podremos ir utilizando simplemente haciendo clic sobre la opción correspondiente. • Otro modo es a través de la pestaña «Vista», accediendo a las opciones de visualización en el grupo «Vistas de documento»:

Una vez que hemos accedido a las vistas de documento, nos encontraremos con las siguientes opciones: • «Normal»: permite visualizar el documento con la vista normal de trabajo. Las celdas visualizarán sus bordes. • «Diseño de página»: permite visualizar el documento con bordes de página y con características propias de la impresión. • «Pantalla completa»: nos permitirá visualizar el documento a pantalla completa, haciendo desaparecer temporalmente las pestañas y barras de herramientas de la aplicación. Para salir de la pantalla completa hacemos clic sobre el botón «Cerrar» o pulsamos la tecla «ESC». • «Vistas personalizadas»: las vistas personalizadas nos permiten guardar la configuración de vistas de pantalla específicos (como filas ocultas y columnas, las selecciones de celdas, configuración de filtro y configuración de la ventana) y configuración de impresión (como la configuración de página, márgenes, encabezados y pies de página y configuración de la hoja) de una hoja de cálculo para que esta configuración puede aplicar rápidamente a esa hoja de cálculo cuando sea necesario. También podemos incluir un determinado área de impresión en una vista personalizada. Podemos crear varias vistas personalizadas por hoja de cálculo, pero sólo se puede aplicar una vista personalizada a la hoja de cálculo activa cuando se creó la vista personalizada.

Para crear una vista personalizada realizamos los siguientes pasos: 1. Pulsamos sobre el botón «Vistas personalizadas» de la pestaña «Vista», aparecerá el cuadro de diálogo «Vistas personalizadas»:

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2. Hacemos clic en el botón «Agregar», a continuación aparecerá el cuadro de diálogo «Agregar vista»:

3. En el cuadro «Nombre», escribimos el nombre de la vista. 4. En «Incluir en la vista», activamos las casillas de las opciones de configuración que deseamos incluir.

Todas las vistas que agreguemos al libro aparecerán en «Vistas», en el cuadro de diálogo «Vistas personalizadas». Si seleccionamos una vista de la lista y hacemos clic en «Mostrar», aparecerá la hoja de cálculo que estaba activa cuando creamos la vista.

Otra opción interesante de la pestaña «Vista» es la herramienta «Inmovilizar paneles», que nos permite bloquear ciertas filas o columnas para mostrar siempre ciertos datos, como el de encabezado de una tabla, a medida que nos desplazamos por el documento. Para utilizar la herramienta pulsamos sobre el botón «Inmovilizar paneles» de la pestaña «Vista»:

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Como podemos observar, en este botón podemos utilizar alguna de estas tres opciones: • Podemos utilizar la opción de dividir la hoja por paneles. • Inmovilizar la fila superior. • Inmovilizar la primera columna.

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