UF0322 Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales by Certia Editorial

UF0322

aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales

2ª Edición revisada

Datos del autor

José Ramón Santos Dios es diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad de Vigo, graduado superior en TIC por la Universidad de Santiago de Compostela y máster en Software Libre por la UOC. Desde el año 2003 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las principales empresas de formación de la comunidad autónoma de Galicia y como Agente TIC para la red CEMIT de la Xunta de Galicia. En la actualidad, combina su profesión de docente con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos y la elaboración de manuales relacionados con certificados de profesionalidad, también el desarrollo del diseño y programación web ocupan parte de su actividad profesional. Para ver su currículum profesional completo puede acceder a el enlace de la red Linkedin: https://www.linkedin.com/in/santosdios/

Ficha Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales. Administración y gestión. 2ª Edición revisada Certia Editorial, Pontevedra, 2020 Autor: Jose Ramón Santos Dios Formato: 170 x 240 mm

• 238 páginas.

Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales. Administración y gestión

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Derechos reservados 2020, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial. ISBN: 978-84-17328-50-4 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 161-2020 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones. Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

120

120 790

MF0987_3: Gestiรณn de sistemas de informaciรณn y archivo

MF0233_2: Ofimรกtica

MP0078 Mรณdulo de prรกcticas profesionales no laborales Duraciรณn horas totales certificado de profesionalidad

120

490

MF0238_3: Gestiรณn de recursos humanos

210

MF0237_3: Gestiรณn administrativa de las relaciones laborales

Duraciรณn horas mรณdulos formativos

UF0341: Contrataciรณn Laboral UF0342: Cรกlculo de prestaciones de la Seguridad Social UF0343: Retribuciones Salariales, Cotizaciรณn y Recaudaciรณn UF0344: Aplicaciones Informรกticas de Administraciรณn de Recursos Humanos UF0345: Apoyo Administrativo a la Gestiรณn de Recursos Humanos UF0346: Comunicaciรณn Efectiva y Trabajo en Equipo UF0044: Funciรณn del Mando Intermedio en la Prevenciรณn de Riesgos Laborales UF0347: Sistemas de Archivo y Clasificaciรณn de Documentos UF0348: Utilizaciรณn de las Bases de Datos Relaciones en el Sistema de Gestiรณn y Almacenamiento de Datos UF0319: Sistema Operativo, Bรบsqueda de la Informaciรณn: Internet/Intranet y Correo Electrรณnico UF0320: Aplicaciones Informรกticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informรกticas de Hojas de Cรกlculo UF0322: Aplicaciones Informรกticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informรกticas para Presentaciones: Grรกficas de Informaciรณn

Correspondencia con el Catรกlogo Modular de Formaciรณn Profesional Mรณdulos certificado H.CP Unidades formativas

160

H. Q

670

Horas

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0208) GESTIร N INTEGRADA DE RECURSOS HUMANOS (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

ร rea profesional: Administraciรณn y auditoria

Familia profesional: ADMINISTRACIร N Y GESTIร N

60 90

190

120 800

MF0978_2: Gestión de Archivos.

MF0977_2: Lengua extranjera profesional para la gestión administrativa en la relación con el cliente

MF0233_2: Ofimática

MP0079: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

600

MF0973_1: Grabación de datos.

160

MF0976_2: Operaciones administrativas comerciales

MF0975_2: Técnicas de recepción y comunicación.

Duración horas módulos formativos

UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

UF0349: Atención al Cliente en el Proceso Comercial UF0350: Gestión Administrativa del Proceso Comercial UF0351: Aplicaciones Informáticas de Gestión Comercial

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

150

H. Q

680

90 40

Horas

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN Área profesional: Gestión de la información y comunicación FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0208) ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS EN LA RELACIÓN CON EL CLIENTE (RD 1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

190

80 630

MF0500_3: Gestión de tesorería

MF0233_2: Ofimática

MP0077: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

450

100

140

MF0499_3: Productos, servicios y activos financieros

120

MF0498_3: Análisis contable y presupuestario

Duración horas módulos formativos

UF0333: Análisis Contable y Financiero UF0334: Contabilidad Previsional UF0335: Aplicaciones Informáticas de Análisis Contable y Contabilidad Presupuestaria UF0336: Análisis del Sistema Financiero y Procedimientos de Cálculo UF0337: Análisis de Productos y Servicios de Financiación UF0338: Análisis de Productos y Servicios de Inversión UF0339: Análisis y Gestión de los Instrumentos de Cobro y Pago UF0340: Gestión y Control del Presupuesto de Tesorería UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

550

50 40

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

120

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGN0108) FINANCIACIÓN DE EMPRESAS (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Finanzas y seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

190

80 630

MF0233_2: Ofimática

MP075: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

190

550

120

MF0232_3: Auditoria

120

240

MF0231_3: Contabilidad y Fiscalidad

Duración horas módulos formativos

UF0314: Gestión Contable UF0315: Gestión Fiscal UF0316: Implantación y Control de un Sistema Contable Informatizado UF0317: Planificación de la Auditoria UF0318: Auditoría de las Áreas de la Empresa UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

240

H. Q

550

50 70

90 90

Horas

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0108) GESTIÓN CONTABLE Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA AUDITORÍA (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Finanzas y seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

190

80 880

MF0980_2: Gestión auxiliar de personal

MF0981_2: Registros Contables

MF0973_1: Grabación de datos

MF0978_2: Gestión de archivos

MF0233_2: Ofimática

MP0111: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

690

120

MF0979_2: Gestión operativa de tesorería

160

MF0976_2:Operaciones administrativas comerciales

Duración horas módulos formativos

UF0515: Plan General de Contabilidad UF0516: Aplicaciones informáticas de contabilidad

UF0349: Atención al cliente en el proceso comercial. UF0350: Gestión administrativa del proceso comercial. UF0351: Aplicaciones informáticas de la gestión comercial.

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

150

H. Q

800

90 30

Horas

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0308) ACTIVIDADES DE GESTION ADMINISTRATIVA (RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Administración y Auditoría

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

120

120 90

190

80 800

MF0990_3 Gestión administrativa de caja

MF0991_3 Atención y tramitación de sugerencias, consultas, quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros

MF0992_3 Lengua extranjera profesional para el asesoramiento y la gestión de servicios financieros

MF0233_2: Ofimática

MP0114: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

600

200

MF0989_3 Asesoramiento y gestión administrativa de productos y servicios financieros

Duración horas módulos formativos

UF0524: Gestión administrativa para el asesoramiento de productos y servicios financieros de pasivo UF0525: Gestión administrativa para el asesoramiento de productos de activo UF0526: Gestión comercial de productos y servicios financieros y los canales complementarios UF0527: Gestión y control administrativo de las operaciones de caja UF0528: Gestión y análisis contable de las operaciones económico-financieras UF0529: Atención al cliente y tratamiento de consultas de servicios financieros UF0530: Tratamiento de quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros

720

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

180

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGN0208) COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS FINANCIEROS (RD645/2011 de 9 de mayo)

Área profesional: Finanzas y Seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

120 60 180 60

190

40 740

MF1784_3 Atención al contribuyente en la gestión administrativa tributaria.

MF1785_2 Gestión censal, notificación de actos y emisión de documentos de gestión tributaria.

MF1786_3 Gestión administrativa de los procedimientos de aplicación de los tributos.

MF1787_3 Gestión administrativa de los procedimientos sancionador y de revisión.

MF0233_2: Ofimática

MP0384: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

180

120

630

Duración horas módulos formativos

UF1816: Procedimiento de gestión de los tributos. UF1817: Procedimiento de recaudación e inspección de los tributos.

UF1814: Información y atención tributaria al contribuyente. UF1815: Asistencia y gestión administrativa al contribuyente de la documentación tributaria.

700

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

MF1783_3 Obtención de información de trascendencia tributaria del contribuyente.

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0110) ASISTENCIA EN LA GESTIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS TRIBUTARIOS (RD 1692/2011, de 18 de noviembre)

Área profesional: Administración y auditoria

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

720

MF0233_2: Ofimática

120

MF0992_3: Lengua extranjera profesional para el asesoramiento y la gestión de servicios financieros MP0386: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

MF0991_3: Atención y tramitación de sugerencias, consultas, quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros

MF2180_2: Suscripción de riesgos y emisión de pólizas MF2181_2: Tramitación de siniestros en entidades de seguros y reaseguros.

MF2177_3: Gestión y coordinación de los canales de distribución de seguros MF1796_3: Asesoramiento de productos y servicios de seguros y reaseguros MF2178_3: Gestión de acciones comerciales en el ámbito de seguros y reaseguros MF2179_3: Control de la gestión de pólizas y siniestros

690

Duración horas módulos formativos

UF0529: Atención al cliente y tramitación de consultas de servicios financieros UF0530: Tratamiento de las quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

40 730

190

120

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

120

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGN0110) GESTIÓN COMERCIAL Y TÉCNICA DE SEGUROS Y REASEGUROS PRIVADOS (RD 610/2013, de 2 de agosto)

Área profesional: Finanzas y seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

30 120

190

40 730

MF0991_3: Atención y tramitación de sugerencias, consultas, quejas y reclamaciones de clientes de servicios financieros

MF0233_2: Ofimática

MP0387: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

120

630

MF1799_3: Dirección y gestión de auxiliares externos

MF1793_3: Gestión de las actividades de mediación de seguros MF1794_3: Gestión de acciones comerciales de la actividad de la mediación. MF1795_2: Gestión de la captación de la clientela en la actividad de mediación de seguros y reaseguros MF1796_3: Asesoramiento de productos y servicios de seguros y reaseguros MF1797_2: Tramitación de la formalización y ejecución de seguro y reaseguro MF1798_3: Asistencia técnica en siniestros

Duración horas módulos formativos

690

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas

120

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGN0210) MEDIACIÓN DE SEGUROS Y REASEGUROS PRIVADOS Y ACTIVIDADES AUXILIARES (RD 610/2013, de 2 de agosto)

Área profesional: Finanzas y seguros

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

Índice INTRODUCCIÓN.................................................................................. 21

Unidad didáctica 1

1. Introducción y conceptos generales de la aplicación de bases de datos...................................................................................................... 25 1.1. Qué es una base de datos.............................................................................27 1.2. Entrada y salida de la aplicación de base de datos...................................29 1.3. La ventana de la aplicación de base de datos............................................30 1.4. Elementos básicos de la base de datos......................................................34 1.4.1. Tablas................................................................................................34 1.4.2. Vistas o consultas............................................................................35 1.4.3. Formularios......................................................................................35 1.4.4. Informes o reports............................................................................35 1.5. Distintas formas de creación una base de datos......................................36 1.6. Apertura de una base de datos....................................................................38 1.7. Guardado de una base de datos..................................................................39 1.8. Cierre de una base de datos.........................................................................39

1.9. Copia de seguridad de la base de datos ....................................................40 1.10. Herramientas de recuperación y mantenimiento de la base de datos ...............................................................................................................41

UNIDAD DIDÁCTICA 2

2. Creación e inserción de datos en tablas.............................................. 43 2.1. Concepto de registros y campos.................................................................45 2.2. Distintas formas de creación de tablas......................................................46 2.2.1. Elementos de una tabla..................................................................47 2.2.2. Propiedades de los campos...........................................................48 2.3. Introducción de datos en la tabla...............................................................49 2.4. Movimientos por los campos y registros de una tabla............................50 2.5. Eliminación de registros de una tabla........................................................52 2.6. Modificación de registros de una tabla......................................................53 2.7. Copiado y movimiento de datos.................................................................53 2.8. Búsqueda y reemplazado de datos..............................................................55 2.9. Creación de filtros.........................................................................................57 2.10. Ordenación alfabética de campos..............................................................59 2.11. Formatos de una tabla.................................................................................60 2.12. Creación de índices en campos .................................................................68

UNIDAD DIDÁCTICA 3

3. Realización de cambios en la estructura de tablas y creación de relaciones.............................................................................................. 69 3.1. Modificación del diseño de una tabla.........................................................71 3.2. Cambio del nombre de una tabla................................................................73 3.3. Eliminación de una tabla..............................................................................73 3.4. Copiado de una tabla....................................................................................74 3.5. Exportación una tabla a otra base de datos..............................................75 3.6. Importación de tablas de otra base de datos............................................76 3.7. Creación de relaciones entre tablas............................................................77 3.7.1. Concepto del campo clave principal............................................79 3.7.2. Tipos de relaciones entre tablas....................................................80

Unidad didáctica 4

4. Creación, modificación y eliminación de consultas o vistas............... 87 4.1. Creación de una consulta.............................................................................89 4.2. Tipos de consulta..........................................................................................92 4.2.1. Selección de registros de tablas.....................................................93 19

4.2.2. Modificación de registros, estructura de la tabla o base de datos..................................................................................................93 4.3. Guardado de una consulta...........................................................................94 4.4. Ejecución de una consulta...........................................................................95 4.5. Impresión de resultados de la consulta ....................................................96 4.6. Apertura de una consulta.............................................................................97 4.7. Modificación de los criterios de consulta .................................................97 4.8. Eliminación de una consulta.................................................................... 111 UNIDAD DIDÁCTICA 5

5. Creación de formularios para introducir y mostrar registros de las tablas o resultados de consultas.......................................................... 113 5.1. Creación de formularios sencillos de tablas y consultas...................... 115 5.2. Personalización de formularios utilizando diferentes elementos de diseño........................................................................................................... 119 5.3. Creación de subformularios .................................................................... 128 5.4. Almacenado de formularios .................................................................... 132 5.5. Modificación de formularios ................................................................... 133 5.6. Eliminación de formularios...................................................................... 134 5.7. Impresión de formularios ........................................................................ 135 5.8. Inserción de imágenes y gráficos en formularios.................................. 140

UNIDAD DIDÁCTICA 6

6. Creación de informes o reports para la impresión de registros de las tablas o resultados de consultas.......................................................... 143 6.1. Creación de informes sencillos de tablas o consultas........................... 145 6.2. Personalización de informes utilizando diferentes elementos de diseño........................................................................................................... 149 6.3. Creación de subinformes.......................................................................... 149 6.4. Almacenado de informes ......................................................................... 154 6.5. Modificación de informes ....................................................................... 154 6.6. Eliminación de informes........................................................................... 155 6.7. Impresión de informes ............................................................................. 156 6.8. Inserción de imágenes y gráficos en informes...................................... 160 6.9. Aplicación de cambios en el aspecto de los informes utilizando el procesador de texto................................................................................... 162

resumen final............................................................................... 165 actividades..................................................................................... 167 autoEVALUACIÓN FINAL.............................................................. 227 soluciones...................................................................................... 231

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 233

Introducción

El manual UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales forma parte del módulo formativo «MF0233_2: Ofimática», del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales, y es la segunda unidad formativa de la unidad de competencia «UC0233_2: Manejar aplicaciones ofimáticas en la gestión de la información y la documentación». A lo largo de los primeros capítulos del manual, trataremos las opciones básicas de Microsoft Access 2019, como son la creación de bases de datos y configuración del programa, el diseño y gestión de tablas o la introducción de datos en estas tablas; más adelante, trataremos el resto de las herramientas de las que dispone la aplicación, como son el diseño de consultas, elaboración de informes, creación de formularios para la introducción de datos en la base de datos. Por último, propondremos una serie de tareas y ejercicios teórico-prácticos para poner a prueba los conocimientos adquiridos a lo largo del manual. Este manual te permitirá adquirir las siguientes capacidades y criterios de evaluación: • C1: Utilizar las funciones de las aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales que permitan presentar y extraer la información. o CE1.1 Describir las prestaciones, procedimientos y asistentes de los programas que manejan bases de datos relacionales, refiriendo las características y utilidades relacionadas con la ordenación y presentación de tablas, y la importación y exportación de datos. o CE1.2 Identificar y explicar las distintas opciones existentes en una base de datos relacional para la creación, diseño, visualización y modificación de las tablas. o CE1.3 Describir los conceptos de campo y de registro, así como su funcionalidad en las tablas de las bases de datos relacionales. o

CE1.4 Diferenciar los distintos tipos de datos que pueden ser albergados

UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales

en una tabla de una base de datos relacionales, así como sus distintas opciones tanto generales como de búsqueda: o CE1.5 Diferenciar las características que presenta el tipo de relación de una tabla, en una relación uno a uno, uno a varios o varios a varios. o

CE1.6 Diseñar consultas utilizando los diferentes métodos existentes de la aplicación.

CE1.7 Conocer los distintos tipos de consultas, su creación y su uso.

o CE1.8 Ejecutar consultas, teniendo en cuenta las consecuencias que pueden conllevar, tales como pérdida de datos, etc. o

CE1.9 Identificar la utilidad de los formularios, en el ámbito empresarial, a través de las funciones de introducción y modificación de datos e imágenes.

CE1.10 Crear formularios utilizando los diferentes métodos existentes de la aplicación.

CE1.11 Diferenciar los distintos tipos de formatos en los formularios en función de su uso.

o CE1.12 Utilizar las herramientas y elementos de diseño de formularios creando estilos personalizados. o CE1.13 Describir la importancia del manejo adecuado de la opción de informes, como una funcionalidad de la base de datos relacionales para la presentación de datos, por la amplia gama de posibilidades de adaptación a las necesidades del usuario o de la entidad. o

CE1.14 Crear informes utilizando los diferentes métodos existentes de la aplicación.

o CE1.15 Diseñar los informes, según la ordenación y el agrupamiento de datos: así como su distribución: o CE1.16 Utilizar las herramientas y elementos de diseño de informes creando estilos personalizados. o

CE1.17 Distinguir y diferenciar la utilidad de los otros objetos de una base de datos relacional:

UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales

CE1.18 A partir de un caso práctico bien diferenciado para la creación de un proyecto de base de datos relacional: -

Crear las tablas ajustando sus características a los datos que deben contener y al uso final de la base de datos referencial.

Crear las relaciones existentes entre las distintas tablas, teniendo en cuenta: Tipos de relaciones y/o integridad referencial.

Realizar el diseño y creación de los formularios necesarios para facilitar el uso de la base de datos

Realizar el diseño y creación de las consultas necesarias para la consecución del objetivo marcado para la base de datos relacional.

Realizar el diseño y creación de los informes necesarios para facilitar la presentación de los datos según los objetivos marcados.

CE1.19 En casos prácticos de confección de documentación administrativa, a partir de medios y aplicaciones informáticas de reconocido valor en el ámbito empresarial: -

Ordenar datos a partir de la tabla elaborada en la hoja de cálculo.

Filtrar datos a partir de la tabla elaborada en la hoja de cálculo.

Utilizar los manuales de ayuda disponibles en la aplicación en la resolución de incidencias o dudas planteadas.

o CE1.20 A partir de documentos normalizados e información, convenientemente caracterizados, y teniendo en cuenta los manuales de estilo facilitados: -

Combinar documentos normalizados con las tablas de datos o bases de datos proporcionadas.

Combinar sobres o etiquetas con las tablas o bases de datos propuestas y en el orden establecido.

Utilizar los manuales de ayuda disponibles en la aplicación en la resolución de incidencias o dudas planteadas.

UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales

UNIDAD

Introducción y conceptos generales de la aplicación de bases de datos

Contenido 1.1. Qué es una base de datos 1.2. Entrada y salida de la aplicación de base de datos 1.3. La ventana de la aplicación de base de datos 1.4. Elementos básicos de la base de datos 1.5. Distintas formas de creación una base de datos 1.6. Apertura de una base de datos 1.7. Guardado de una base de datos 1.8. Cierre de una base de datos 1.9. Copia de seguridad de la base de datos 1.10. Herramientas de recuperación y mantenimiento de la base de datos

UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales

En el presente tema estudiaremos los conceptos más básicos relacionados con las bases de datos, en primer lugar, definiremos qué es una base de datos, cuales son los elementos que la componen y la utilidad de estos elementos, también veremos las opciones más básicas del programa Microsoft Access 2019, cómo abrirlo, cerrarlo, crear una nueva base de datos y guardarla.

.1. Qué es una base de datos

Podemos definir una base de datos como una colección de datos persistentes, relacionados y estructurados a través de un elemento fundamental que son las tablas de datos, estas tres características de las bases de datos se concretan en: • Persistentes: se almacenan en archivos y estos en equipos informáticos. • Relacionados: cooperan en la descripción de informaciones. • Estructurados: se mantienen en estructuras de datos organizados (registros, tablas). Pero, a partir de aquí, cuando nos refiramos a una base de datos estaremos haciendo referencia implícitamente a una base de datos digital, que debe estar gestionada por algún programa o grupo de programas, que denominaremos gestor de base de datos.

Al conjunto de ambos conceptos se le denomina Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD): es un conjunto de datos relacionados entre ellos y un grupo de programas para tener acceso a esos datos, el principal objetivo es poder manejar gran cantidad de información de forma conveniente y eficiente. Un SGBD es una aplicación que permite trabajar con una base de datos: • Definir la información. • Insertar la información.

UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales

• Eliminar la información. • Consulta la información. • Ordenar la información. • Filtrar la información. Ventajas de un SGBD: • Control centralizado. Un único SGBD, bajo el control de una persona o grupo, puede asegurar unos estándares de calidad de datos, aplicar ciertas restricciones de seguridad, solucionar las peticiones conflictivas entre varios usuarios y mantener así la integridad de los datos. Los datos pueden ser manejados de forma eficiente, controlada y a la vez flexible. • Acceso directo a usuarios no cualificados. Casi todos los SGBD actuales presentan una interface de usuario a través de la cual usuarios no programadores pueden realizar sofisticados análisis, encargándose siempre el sistema de control inherente al SGBD de mantener la integridad y coherencia de los datos. • Posibilidad de controlar la redundancia de datos. En los sistemas que acceden directamente a los ficheros de la base de datos es fácil que existan ficheros con datos duplicados. Un SGBD puede ser usado para monitorizar y reducir el nivel de redundancia. • Informes. Un SGBD suele proporcionar una interface de usuario a través de la cual podemos solicitar distintos tipos de informes para los datos almacenados. Desventajas de un SGBD: • Coste. El software y cualquier hardware asociado a un sistema de base de datos puede resultar extremadamente caro. En cualquier caso siempre implica un coste adicional en el diseño del sistema. • Complejidad añadida. Un SGBD es siempre más complejo que un sistema de procesado de ficheros. Además, en teoría, cuanto más complejo es, más susceptible es de tener errores. en la práctica, existen sistemas comerciales libres de errores. 30

UF0322. Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales

• Riesgo centralizado. Al estar centralizados todos los datos y reducir al mínimo la redundancia de los mismos, el riesgo a tener un error en el sistema que deje corruptos los datos es mayor mientras está corriendo el sistema. Sin embargo, los backup’s y los procedimientos de recuperación de datos que facilitan los sistemas comerciales minimizan este tipo de riesgos.

.2. Entrada y salida de la aplicación de base de datos

Podemos acceder a Microsoft Access 2019 desde Windows haciendo clic sobre el botón «Inicio», situado en la parte inferior izquierda de la aplicación:

A continuación, aparecerá una lista de aplicaciones donde podremos encontrar el icono correspondiente a Microsoft Office Access 2019:

Para salir de la aplicación no tenemos más que pulsar en el «menú Archivo», situado en la parte superior izquierda de la ventana del programa, y pulsar en el botón Cerrar:

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.3. La ventana de la aplicaciรณn de base de datos

La siguiente imagen nos muestra la pantalla principal de la aplicaciรณn Microsoft Access, con los grupos de herramientas y ventanas fundamentales para el desarrollo de bases de datos:

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• El «menú Archivo» contiene las opciones más habituales del programa para trabajar con bases de datos de Access, como las herramientas «Nuevo», «Abrir», «Guardar», «Imprimir» o «Cerrar»:

• La «barra de herramientas de acceso rápido» contiene vínculos rápidos a algunos de los comandos más habituales del programa, como «Guardar», «Deshacer» o «Vista preliminar». • La «barra de título» indica el nombre del objeto de la base de datos con la que estamos trabajando. • El «panel de objetos» contiene todos los objetos con los que trabajamos en nuestra base de datos, que pueden ser tablas, formularios, informes y consultas:

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• En el «panel de trabajo» aparecerán los objetos que tengamos abiertos en cada momento. La nueva interface de Access 2019 muestra los comandos de la aplicación organizados en pestañas:

Podemos acceder a todas las teclas de acceso rápido de las pestañas y herramientas de acceso rápido desde el teclado, pulsando la tecla «ALT». El programa mostrará una letra encima de cada elemento que representa la tecla de acceso rápido, que podemos utilizar para acceder a esa parte de la interface concreta, evitando así tener que utilizar el ratón:

Para mostrar u ocultar la pestaña activa, haremos doble clic sobre el nombre de la pestaña, de modo que esta recogerá los botones de comandos y mostrará solamente su nombre. Para mostrar de nuevo los botones de comando solamente tenemos que volver a hacer doble clic sobre dicha pestaña:

Los indicadores de los cuadros de diálogo son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos de comandos . Cuando hacemos clic sobre ellos, se abre un cuadro de diálogo que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo de comandos:

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Las herramientas contextuales nos permiten trabajar con ciertos objetos del programa, como tablas, consultas, informes, etc. Cuando hacemos clic sobre uno de esos objetos, aparecerá una nueva pestaña resaltada en la que veremos un conjunto de herramientas contextuales marcadas con un color diferente. Para ocultar dicha pestaña hacemos clic en cualquier parte del documento donde no haya ningún objeto insertado:

Access dispone de una herramienta de ayuda a través de la cual podemos realizar consultas y resolver dudas sobre el manejo de la aplicación. Esta información está organizada por temas, y para acceder a esta ventana de ayuda de Access podemos utilizar uno de estos métodos: • Utilizamos el método abreviado de teclado pulsando sobre la tecla «F1». • Pulsamos sobre el menú Ayuda y a continuación sobre el botón con el mismo nombre:

El programa abrirá la ventana «Ayuda», en la que podremos consultar información sobre el funcionamiento de alguna herramienta del programa buscando los términos relacionados o accediendo al índice de contenidos de la ayuda:

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.4. Elementos básicos de la base de datos

En Microsoft Access existen varios tipos de objetos. Por lo tanto, un archivo de Access será una base de datos que podrá contener alguno de estos objetos. Como mínimo la base de datos tendrá que contener obligatoriamente una tabla de datos. A continuación,describiremos los diferentes objetos con los que podemos trabajar en una base de datos de Microsoft Access.

1.4.1. Tablas Las tablas son los principales e imprescindibles objetos de las bases de datos ya que estas contienen los conjuntos de datos con los que realizamos las operaciones a través del resto de los objetos de la base. Estos datos estarán estructurados en columnas verticales, donde definiremos los campos de la tabla y las características de los mismos, es decir el tipo de dato que contienen:

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Estas tablas pueden estar relacionadas entre sí; es decir, los datos que las contienen pueden estar vinculados con los datos de otra tabla, por medio de su clave principal, existen varios tipos de relaciones posibles.

1.4.2. Vistas o consultas Las consultas consisten en un método para buscar y recopilar información de una o más tablas y así conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Microsoft Access, definimos condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseamos. Las consultas nos permiten agregar criterios para filtrar los datos y obtener solo los registros que deseamos. Existen dos tipos básicos de consultas: consultas de selección y consultas de acciones. Una consulta de selección recupera los datos y los pone a disposición del usuario, pudiendo ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos. Una consulta de acción realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.

1.4.3. Formularios Los formularios son objetos que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva. Los formularios permiten crear una interface de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas.

1.4.4. Informes o reports Los informes son objetos que permiten preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos. Se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos.

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.5. Distintas formas de creación una base de datos

A diferencia de otros programas, Microsoft Access dispone de una ventana inicial que nos permitirá empezar a trabajar utilizando una base de datos ya existente o creando una nueva:

Lo primero que debemos hacer es crear una base de datos. Para crear nuestra primera base de datos, pulsamos en el botón «Base de datos en blanco»:

Aparecerá un cuadro de diálogo en la parte derecha del menú donde primero debemos guardar el archivo de la base de datos, pulsando sobre el icono de la carpeta que aparece en dicho cuadro de diálogo:

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A continuación, aparecerá un nuevo cuadro de diálogo donde podremos guardar la base de datos. El archivo tendrá la extensión .accdb. Una vez guardado el fichero, la aplicación mostrará la pestaña «Hoja de datos» activada con una tabla de datos nueva lista para introducir sus campos. El campo ID se corresponde con un campo clave principal «Autonumérico»:

Para crear un nuevo campo dentro de la tabla, hacemos doble clic en «Agregar nuevo campo», aparecerá un cursor para introducir el nombre del nuevo campo:

Escribimos el nombre del nuevo campo y pulsamos la tecla «ENTER».

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.6. Apertura de una base de datos

Para abrir una base de datos en Microsoft Access, pulsamos en el «botón Office» y elegimos el comando «Abrir»:

La aplicación mostrará el cuadro de diálogo «Abrir», donde podemos elegir el fichero que contiene la base de datos:

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.7. Guardado de una base de datos

Microsoft Access ofrece una variedad de métodos para guardar una base de datos completa como una plantilla, guardar parte de una base de datos como un elemento de la aplicación o guardar un campo o un conjunto de campos como una plantilla de tipo de datos. Para ello, pulsamos sobre el «botón de Office» y luego en la opción «Guardar Como»:

.8. Cierre de una base de datos

Para cerrar Access 2019 podemos elegir cualquiera de las siguientes opciones: • Hacer clic en el botón cerrar , que podremos encontrar en la parte superior derecha de la ventana de Access. • Pulsar la combinación de teclas «ALT+F4», que sirve para cerrar la ventana que esté activa en ese momento. • Haciendo clic sobre el menú «Archivo» y eligiendo la opción «Cerrar».

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.9. Copia de seguridad de la base de datos

Para hacer una copia de seguridad, pulsamos sobre el «menú Archivo» y luego en la opción «Guardar como», donde elegiremos uno de los formatos de base de datos:

Aparecerá el cuadro de diálogo «Guardar como», donde debemos indicar el nombre del fichero y la ubicación donde deseamos guardarlo:

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.10. Herramientas de recuperación mantenimiento de la base de datos

En el «botón de Office» podemos acceder a las herramientas de «Administrar esta base de datos», donde disponemos de diversas opciones de administración de nuestra base de datos:

La opción «Compactar y reparar base de datos» nos permite comprimir el fichero de Access y al mismo tiempo reparar algunos errores que pueda tener.

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