UF0324 Gestión del tiempo, recursos e instalaciones del asistente a la dirección

UF0324

GESTIÓN DEL TIEMPO, RECURSOS E INSTALACIONES DEL ASISTENTE A LA DIRECCIÓN

Eva Alcaide Gómez es licenciada en Filología Hispánica y Filología inglesa por la Universidad de Salamanca. Ha realizado un máster en Formación y Educación por la Universidad Internacional de La Rioja.

Actualmente, su carrera está centrada en la dirección y gestión del Departamento de Humanidades e Idiomas de un centro de formación, actividad que ha llevado a cabo desde hace más de siete años. La consecución de este puesto le ha permitido adquirir conocimientos sobre cómo dominar aspectos relacionados con el mismo: organización y gestión de reuniones, negociaciones con clientes y proveedores, etc., por lo que conoce a la perfección el desempeño de estas tareas.

Además, su pasión por la escritura no solo se demuestra en los manuales de Certia editorial, sino que ha participado en diversos certámenes literarios en los cuales ha quedado finalista, obteniendo así la edición de sus escritos en libros en papel. Algunos de ellos son: “Pena de muerte”, Porciones creativas, Pluma, tinta y papel, Diversidad Literaria y “Ensoñación”, Cachitos de amor, ACEN.

Ficha

Gestión del tiempo, recursos e instalaciones del asistente a la dirección

1ª Edición

Certia Editorial, Pontevedra, 2019

Autor: Eva Alcaide Gómez

Formato: 170 x 240 mm • 148 páginas.

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n o está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2019, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-17328-33-7

Editor: Cenepo Consult, SLU

Depósito legal: PO 378-2019

Impreso en España - Printed in Spain

Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN Área profesional: Gestión de la información y comunicación

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0108) ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

El trabajo de secretario no es atender a tu jefe cuando te pida un café. Un secretario resulta de vital importancia en cualquier empresa ya que gracias a él se organiza el tiempo, se gestionan las tareas y se cuida el almacenaje de documentación.

Por lo tanto, a lo largo de este manual, vas a aprender cómo organizar y planificar el tiempo, teniendo en cuenta aspectos como la priorización de tareas, la organización de las mismas y el control del tiempo. De este modo, aprenderás qué elementos son los que hacen que te distraigas y cuál es la mejor manera (o maneras) de optimizar tus horas de trabajo. Por otro lado, también conocerás algunas aplicaciones que te ayudarán en esta tarea y descubrirás qué usos tienen algunos de tus elementos de trabajo (grabadora, agenda, etc.).

Además, aprenderás qué tipos de documentos existen, así como las diferentes maneras de clasificarlos, ordenarlos y controlarlos, de manera que sepas quién ha accedido a un expediente o quien ha retirado del archivo determinado dossier. Es más, en este manual sentaremos las bases de lo que sería una oficina sin papeles.

Finalmente, y como base primordial de tu trabajo, analizaremos la agenda, ya que esta será la encargada de acompañarte en tu día a día y te ayudará a que no se te pase nada, realizando de manera totalmente eficiente tus tareas.

¡Vamos a empezar!

UNIDAD La organización y pLanificación deL trabajo

Contenido

1.1. Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad

1.2. Medio y métodos de trabajo

1.3. La planificación como hábito

1.4. Priorización

1.5. Organización

1.6. Delegación

1.7. Control y ajuste. El control del tiempo

1.8. La calidad en los trabajos de secretariado

1.9. Habilidades de relación intrapersonal para optimizar el tiempo: iniciativa, proactividad, creatividad e innovación

1.10. Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación

1.11. El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el escritorio, las herramientas de trabajo -ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda-, el material de trabajo

-papel, sobres, etc.-, menaje y suministros varios

1.12. La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras dependencias de la organización

1.13. Prevención de riesgos laborales

1.14. Resumen

1.15. Actividades

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Alahora de desempeñar una actividad laboral, sea cual sea, uno de los factores más importante y que más debemos tener en cuenta, vigilar y aplicar es el de la organización y planificación del tiempo. El tiempo es muy importante, ya que será el encargado de limitar nuestras actividades (si, por ejemplo, hay que hacer un envío en una fecha determinada) o el que nos dirá cuál es nuestra disponibilidad (si, por ejemplo, tenemos un plazo para realizar un proyecto).

Es por esto que, a lo largo de este apartado, iremos tratando diferentes puntos en relación con la organización y planificación de las tareas del trabajo.

1.1. Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad

En primer lugar, vamos a ver qué dice la Real Academia de la Lengua Española al respecto de estos tres términos1:

1 Las tres imágenes han sido tomadas de la web de la Real Academia Española en http://www.rae.es/ [Fecha de acceso: 20/11/2018]

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Así pues, el término eficiencia hace referencia a lo que se tiene (ya sea personal o instrumental) para poder conseguir algo. Es decir, una empresa es eficiente cuando posee una buena plantilla de trabajadores o unas instalaciones óptimas para poder realizar su actividad profesional. De este modo, eficiencia hace referencia a la capacidad de disponer de unos buenos medios para poder hacer las cosas correctamente.

Por otro lado, eficacia se refiere a la capacidad de conseguir lo que se pretende. Es decir, una empresa es eficaz cuando cumple sus objetivos (por ejemplo, vender todos los productos que se han elaborado para tal fin). En este caso, el término eficacia se orienta hacia la corrección de las tareas, esto es, hacer las cosas correctas y adecuadas para la empresa.

Finalmente, el término efectividad (solamente nos interesa la primera acepción) hace referencia al poder de conseguir lo que se estaba buscando. En cierto sentido puede considerarse sinónimo de eficacia, pero en este caso no es solo realizar las cosas correctas para lograr un fin determinado, sino que estas cosas hay que hacerlas bien. Es decir, hacer bien las cosas correctas. Si continuamos con los ejemplos referidos a empresas, podemos decir que su

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efectividad llega en el momento en el que consigue vender todos sus productos de la manera más óptima (por ejemplo, sin tener necesidad de aplicar descuentos especiales para incentivar las ventas).

Así pues, para lograr un buen desarrollo de la actividad laboral, sería interesante tener en cuenta estos tres términos y tratar de llevarlos a cabo, intentando cumplir alguno (o, incluso mejor, todos) para asegurarse de que la empresa y los trabajadores realizan un buen trabajo y que satisface a sus clientes.

En este sentido, y siguiendo con el tema de la eficacia, la eficiencia y la efectividad, también hay que tener en cuenta el concepto de umbral de rentabilidad. Este termino, acuñado en la rama de la economía, hace referencia a las ventas mínimas que tiene que realizar una empresa para que el beneficio de esta sea cero (y que, por lo tanto, no se generen pérdidas). De esta forma, y aplicado al mundo del secretariado, se refiere al punto en el que se igualan los ingresos que se generan a los costes totales que se producen (ya sean fijos o variables) en el desempeño de dicha tarea. Está claro que la labor del secretariado de una empresa no participa directamente en los procesos de compra venta, pero sí que repercute de manera indirecta, ya que un mal desempeño de las tareas (por ejemplo, la organización) puede provocar pérdidas o desperdiciar oportunidades.

Así pues, cuando este umbral de rentabilidad se supera (es decir, es mayor que cero) quiere decir que la empresa es eficiente, ya que está generando beneficios.

A estos conceptos hay que añadir el término productividad , el cual se refiere a la relación que existe entre el número de recursos que se ha empleado para realizar una tarea y la cantidad de productos obtenidos. Por ejemplo, la relación que existe entre la cantidad de cartuchos que he empleado para imprimir mis trabajos y la cantidad de trabajos que pude imprimir con esos cartuchos. De este modo, si una empresa consigue aumentar la producción con la misma cantidad de recursos, podemos decir que es productiva y, por lo tanto, eficiente. Sigamos con el ejemplo anterior: si yo gasto siempre 3 cartuchos para imprimir 300 trabajos, y consigo imprimir 350 con ese mismo número de cartuchos, mi productividad ha aumentado, ya que no aumentaron los recursos (cartuchos de tinta) pero sí la producción (el número de trabajos imprimidos), pasando así a ser más eficiente.

Por lo tanto, y para rematar este apartado, a la hora de organizar y planificar el trabajo es muy importante tener en cuenta todos estos conceptos, de manera que podamos valorar objetivamente el avance de las tareas llevadas a cabo.

1.2. Medios y métodos de trabajo

Entendemos por medios de trabajo todos aquellos elementos que se necesitan para llevar a cabo la actividad laboral. Es decir, todas las cosas que se emplean para el desarrollo del trabajo, ya sean las instalaciones (por ejemplo, la oficina) o los instrumentos (por ejemplo, las máquinas y las herramientas). Dentro del trabajo de secretariado podemos distinguir los siguientes medios:

• Dentro de las instalaciones, podemos encontrar oficinas, edificios (de oficinas), almacenes, clínicas, talleres, etc., es decir, cualquier lugar en el que sea necesaria la presencia de un secretario.

• Dentro de los instrumentos podemos encontrar el escritorio, el ordenador, la agenda, material de papelería (folios, bolígrafos, etc.), teléfonos (móviles, fijos o ambos), fax, etc., es decir, cualquier elemento que se considere necesario para el ejercicio de la labor. Hay que tener en cuenta que estos pueden variar teniendo en cuenta las funciones de cada secretario y/o el tipo de empresa para la que se trabaje.

En cuanto a los métodos de trabajo, podríamos definirlos como las técnicas o procedimientos que se emplean para llevar a cabo las tareas. Así pues, la manera en la que se analiza un trabajo, cómo se organiza, qué sistema se le aplica, qué funciones necesita, etc. podría considerarse un método de trabajo. Por ejemplo, si yo tengo que organizar una reunión con cinco personas y decido crear un grupo de WhatsApp para gestionar la fecha adecuada, sería un método de trabajo, al igual que si otra persona decide hacerlo a través de una serie de correos electrónicos. No hay ningún método oficial ni infalible, pero lo que sí es necesario es que sea eficaz y eficiente (si creo el grupo de WhatsApp y nadie contesta, no sirve para nada). Por lo tanto, hay que analizar qué método es el mejor en cada circunstancia (a veces esto se consigue con la prueba – error) y mantenerlo u optimizarlo para que funcione aun mejor.

Las principales funciones de estos métodos de trabajo son:

• Mejorar la calidad del mismo. Es decir, si el método que estoy aplicando no hace que mi trabajo sea más eficaz, no es un buen método.

• Optimizar el tiempo. Por lo tanto, si el método que aplico no economiza

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mis horas de trabajo, debo descartarlo y buscar una alternativa.

• Aumentar la producción . Con un buen método de trabajo debe mejorarse, en líneas generales, la producción total de la empresa o del trabajador en concreto.

Así pues, a la hora de implantar un método debes tener en cuenta estos tres factores, ya que serán los que te ayudarán a valorar si merece la pena o no.

Vamos a poner un ejemplo de un método de trabajo. En este caso, servirá para la realización de tareas cotidianas. Para ello, en primer lugar deberemos seleccionar la tarea que vamos a realizar, por ejemplo, la redacción de un expediente. Veamos qué pasos seguir:

1. En primer lugar debemos tener claro qué tipo de documento es (cómo redactarlo, información que debe contener, etc.) y valorar qué vamos a anotar en él.

2. En segundo lugar, vamos a ir redactando cada apartado por separado, apuntando toda la información necesaria en cada uno de ellos.

3. En tercer lugar, repasamos el documento y vemos si cumple con nuestras expectativas. Si la respuesta es sí, daremos por finalizada la tarea. Si la respuesta es no, mejoraremos los aspectos que consideramos más pobres.

4. Una vez enviado el documento, valoramos algunas cuestiones. Por ejemplo, ¿podría haber tardado menos? ¿Cómo puedo mejorar para la siguiente vez? ¿Cuál ha sido la parte más compleja? La respuesta a las preguntas que te hagas, te ayudará a mejorar tu método. Si, por ejemplo, has perdido mucho tiempo consultando bases de datos, quizá para la próxima vez puedas invertir unos minutos antes de la redacción para recopilar esta información. Esto hará que el tiempo invertido en escribir se reduzca y, por lo tanto, mejores tu método.

Veamos otro ejemplo. En este caso, tienes que enviar por correo ordinario una serie de invitaciones. Un buen método sería el siguiente:

1. Primero deberás delimitar cuál es la oficina de Correos más cercana y cuál es la mejor manera de llegar a ella: bus, metro, caminando, etc. (este

paso solo tendrás que realizarlo una vez).

2. A continuación, deberás preparar los sobres con las direcciones ya anotadas y las invitaciones en su interior. Si son direcciones recurrentes, puede imprimirlas en pegatinas y tener unas cuantas listas en tu mesa de trabajo, de manera que no pierdas tanto tiempo.

3. Finalmente, tu objetivo será llegar a Correos cuanto antes, invirtiendo el menor tiempo posible en el desplazamiento y esperar que no haya demasiada cola.

¿Cómo podríamos mejorar este método? La idea de las pegatinas, por ejemplo. Por otro lado, puedes estudiar cuál es el momento con más afluencia en Correos y evitar esa franja horaria (quizá puedes ir a primera hora o al mediodía). También puedes optimizar el tiempo aprovechando los tiempos muertos (desplazamiento y/o esperas en Correos) realizando llamadas o enviando correos electrónicos desde el móvil o tablet.

De todas formas, ¿existe un único método? No. ¿Es aplicable el mismo método para todo el mundo? No. ¿Y para todas las tareas? No. Cada persona y cada tarea requerirá de unos elementos específicos, por lo que sería imposible crear el método perfecto para el desarrollo de las actividades de secretariado (que, por otro lado, varían inmensamente de una empresa a otra). Por lo tanto, la implantación del método perfecto tendrás que realizarla por ti mismo, evaluando tus tareas, el tiempo que has invertido, el gasto que supuso su realización, etc. Ten en cuenta que habrá ocasiones en las que, al implantar un nuevo método supuestamente mejorado, te sentirás peor (quizá hayas tardado más de lo esperado o el resultado no es lo que esperabas). En estos casos, lo mejor es volver al método anterior, analizar de nuevo sus puntos débiles y buscar alternativas de mejora. También te puede ocurrir que, llegado cierto punto, no puedas mejorar un método (porque, por ejemplo, para enviar unas cartas no puedes desplazarte de manera más rápida a Correos). Así pues, limítate a mantener ese método que te funciona, que es eficiente y que te permite optimizar tu tiempo.

Es muy importante conocer ambos aspectos (medios y métodos de trabajo). Ya que, por un lado, te permitirán conocer mejor tu entorno laboral, de manera que sabrás en todo momento qué herramientas necesitas y dónde se encuentran. Por otro lado, tener un buen control sobre los métodos de trabajo te permitirá ser más eficiente y, por lo tanto, aprovechar mejor el tiempo.

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1.3. La planificación como hábito

Como ya sabrás, la labor de secretariado requiere tener un control óptimo sobre el tiempo y la gestión del mismo. Para lograrlo, hay que conseguir una planificación lo más organizada posible para que nada quede en el aire o que no se eche el tiempo encima. Es por esto que resulta de vital importancia conseguir que la planificación y la organización sean un hábito, una rutina que no te cueste realizar.

Si eres una persona desorganizada o, simplemente, no eres muy amigo de llevar un control del tiempo, tendrás que empezar a practicar. No te preocupes, es algo que con trabajo, dedicación y tiempo acaba adquiriéndose. Además, piensa que esta organización solo tendrás que aplicarla en tu entorno laboral. El resto del tiempo podrás seguir siendo un desastre, si así lo deseas.

Para llevar un control lo más exacto posible de tu tiempo, deberás realizar un trabajo previo que te permitirá conocer en qué inviertes tu jornada de trabajo. Para ello, deberás conocer cuáles son tus tareas cotidianas y saber cuánto tiempo necesitas para su realización. Por ejemplo, imagina que en tu nuevo puesto tienes que revisar los correos de tu jefe y descartar aquellos que son irrelevantes, elaborar informes de las reuniones a las que él no pueda asistir y gestionar el archivo (documentos entrantes, salientes, etc.). Lo primero que deberás hacer es ver cuánto tiempo te lleva cada tarea (pongamos que revisar los correos son 20 minutos, cada informe te lleva 15 minutos y la gestión del archivo te quita media hora por la mañana y otra media por la tarde). Una vez que conoces este dato, ya sabes cómo vas a poder distribuir tu jornada, ya que sabes el tiempo que necesitarás para realizar las tareas que son rutinarias.

Claro está que habrá días que tendrás que redactar más informes y días en los que surgirán imprevistos. Pero tú ya tienes el control sobre el tiempo que vas a necesitar para tus actividades del día a día. De este modo, si una mañana tienes que redactar tres informes, lo cual te llevará 45 minutos (15 para cada uno), ya sabrás que vas a necesitar un total de 90 minutos de trabajo activo (45 de los informes, 30 de la gestión del archivo y 20 de la revisión de correos). Ahora bien, la manera en la que distribuyes este tiempo es responsabilidad tuya, además de que deberás conocer tus horarios internos para saber cuándo estarás más capacitado para realizar cada actividad (por ejemplo, puede que a primera

hora lo mejor sea revisar los correos porque es la tarea más sencilla, mientras que redactar los informes quizá prefieras hacerlo tras tomarte un café).

Otro aspecto a tener en cuenta para controlar tu tiempo es ser consciente de que las distracciones e interrupciones existen y, por lo tanto, tenerlas en cuenta cuando confeccionamos nuestro horario y el reparto de tareas. Por ejemplo, si sabes que cuando llega el repartidor vas a entretenerte con él unos minutos, puedes optar por considerar realizar un descanso en ese momento, de manera que esa interrupción ya estaría planificada en tu agenda. Por otro lado, si tus compañeros salen a media mañana a tomar un café e invierten media hora en ello, puedes plantearte descartar esta invitación y continuar trabajando o contar con esos 30 minutos de pausa en tu agenda, de modo que no serán un tiempo muerto, ya que previamente los habías considerado como un descanso.

Finalmente, debes ser consciente de qué tareas no van a aportar nada a tu actividad laboral. Es decir, descarta aquello que no vaya a mejorar tu trabajo de algún modo y que no sirva para mejorar la eficiencia y la efectividad. Por ejemplo, si tener una agenda en el móvil hace que pierdas el tiempo en las redes sociales (ya que al desbloquearlo para ver las tareas del día ves las notificaciones y te sientes obligado a revisarlas), considera hacerte con una agenda en papel.

Además, no debes olvidar que la auto evaluación te ayudará a mejorar. Así, cada vez que realices una tarea, párate cinco minutos y plantéate algunas cuestiones: ¿cuánto tiempo he invertido?, ¿podría reducirlo?, ¿podría mejorar el desarrollo de esta tarea de alguna manera?, etc. Con esto, conseguirás un proceso de auto aprendizaje que te ayudará a mejorar en todos los aspectos de tu trabajo.

Para comenzar a planificar y organizar, lo más importante es que te hagas con una agenda (estudiaremos los tipos más adelante), la cual te permitirá llevar un control de fechas límite, reuniones, periodos vacacionales, etc. El siguiente paso es que te acostumbres a revisarla mínimo dos veces al día: una por la mañana, antes de comenzar a trabajar, y otra al finalizar la jornada, para así revisar si está todo hecho o si queda algún detalle por rematar. Además, también podrás consultar las actividades del día siguiente y podrás ir más preparado.

Otro hábito al que deberás empezar a acostumbrarte es el de apuntar todo: reuniones, fechas importantes, detalles que no se te deben pasar, etc. Normalmente, pensamos que podemos acordarnos de todo lo que tenemos que hacer sin necesidad de apuntarlo y, sin embargo, siempre hay algo que se nos

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olvida o que se nos pasa. Apuntar todos estos detalles que debes recordar es una muy buena costumbre. Además, si en un momento determinado no puedes anotarlo en la agenda, siempre puedes emplear otros recursos: notas adhesivas, aplicaciones móviles, etc., para luego poder añadirlo a tu agenda (sea del tipo que sea).

Debes tener en cuenta que cada persona es un mundo y que, como tal, a una persona una cosa puede irle muy bien y a otra resultarle un poco tediosa. Es por esto que irás descubriendo cuáles son tus capacidades y tus habilidades, de manera que podrás ir poniendo en práctica las que se adapten más a ti, siempre y cuando velen por el objetivo de eficiencia y efectividad.

1.3.1. El lugar de trabajo. La oficina y su organización

La oficina será el lugar en el que pases muchas horas, por lo que sería interesante mantener un ambiente atractivo y agradable a la vista. Es muy importante la manera en la que cuidas y respetas el entorno de trabajo, ya que esto determinará la manera en la que tú lleves a cabo tus tareas. Así pues, existen algunos aspectos que deberás tener en cuenta:

• La limpieza: es impensable que sobre tu mesa de trabajo haya restos de comida, polvo, vasos de café de hace varios días, etc. Tu mesa es tu lugar de trabajo y, al igual que mantienes limpia tu casa, deberás mantenerla libre de basura.

• El orden: lógicamente, los papeles que son necesarios (como informes, circulares, agendas, etc.) no se consideran porquería a pesar de que desordenen tu mesa. Se considera que algo está desordenado cuando, tratando de localizar un objeto determinado, no consigues encontrarlo. Aunque la mesa esté llena de papeles, si sabes cuál es cada uno y dónde buscar uno en concreto no estás ante una mesa desordenada. Sin embargo, si buscas la agenda (algo que usas constantemente) y no la encuentras, plantéate quedarte unos minutos después del trabajo para reubicar las cosas.

• La educación: debes ser educado con todo el mundo y no solo con el jefe. Bien es cierto que con tus compañeros puedes tener un lenguaje más informal, pero esto no quita que te olvides de la educación. Saludar, dar las gracias y pedir disculpas cuando sea necesario hará que tu amabilidad sea conocida en todos los departamentos.

• La decoración: siempre y cuando la empresa lo permita, puedes usar algún elemento decorativo (una fotografía, una planta, etc.). Pero no olvides que no se trata de recargar el ambiente con tus cosas personales, al fin y al cabo es tu lugar de trabajo.

Además, recuerda que elementos como el ordenador, el teléfono, etc. también son herramientas de trabajo, por lo que también deberás prestar especial atención a su cuidado y mantenimiento (ojo con los virus, con las aplicaciones que te descargas, etc.).

1.3.2. Preparación previa de la jornada de trabajo

Como ya adelantábamos antes, la preparación para tu jornada de trabajo debes realizarla a diario. De este modo, siempre sabrás lo que tienes que hacer y evitarás que te surjan imprevistos, que se te pasen fechas, etc.

Ten en cuenta que tu trabajo puede, en ocasiones, tener una preparación previa de semanas o incluso meses (organizar un evento, por ejemplo). Es por

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esto que deberás estar siempre preparado y con la agenda al día para anticiparte y realizar las tareas con la mayor tranquilidad posible.

Algunas ideas para la organización pueden ser:

• Todas las mañanas revisa lo que tienes que realizar a lo largo de ese día, organizando las tareas por orden de prioridades. Debes también tener en cuenta los horarios de otras empresas, ya que a lo mejor quieres realizar un envío a las 8 de la mañana pero la empresa de paquetería no abre hasta las 9. Así pues, organízate en función de las limitaciones que puedas tener.

• Ve tachando las tareas que ya has realizado, así podrás olvidarte de ellas y pasar a otra cosa.

• Si son trabajos a largo plazo, realiza con antelación una lista de las cosas que tienes que hacer, pudiendo poder una periodización junto a cada una (por ejemplo, si tienes que enviar las invitaciones a un evento, puedes indicar junto a esta tarea que tienes que hacer uno o dos meses antes de la fecha).

• Al finalizar tu día, o un poco antes si dispones de tiempo, vuelve a echar un vistazo a la agenda. Esto te permitirá asegurarte de que está todo hecho. Además, puedes ojear también la jornada siguiente para saber qué tendrás que hacer.

Ten en cuenta que, dependiendo de la actividad que se realice en tu empresa, la organización de tu jornada laboral podrá variar. Así pues, ten en cuenta estos consejos pero adáptalos a tus circunstancias.

1.4. Priorización

Como ya hemos comentado en el apartado anterior, a la hora de organizarte tienes que establecer prioridades entre las diferentes tareas que tienes que realizar. Esto vendrá delimitado por la urgencia y/o importancia que estas tienen en tu día, además del tiempo del que dispones para realizar cada actividad.

1.4.1. Formas de fijar prioridades

Puede ocurrirte que, a la hora de ponerte a planificar el día, no sepas qué hacer ni cómo organizarte. A continuación, te presento unas cuantas ideas que te pueden servir a la hora de establecer prioridades:

• Escoge las tareas que puedes realizar. Es decir, no intentes abarcar más de lo que puedas realizar, ya que esto llevará a que vivas agobiado por el tiempo y que te frustres al ver que no realizas todas las tareas que tenías pensado hacer.

• Aprende a decir que no cuando te sientas saturado. Este apartado está muy relacionado con el punto anterior ya que, muchas veces, por miedo a lo que nos puedan decir, evitamos rechazar tareas que sabemos que no vamos a poder realizar. Sin embargo, el rechazo no tiene porqué ser algo malo si se realiza adecuadamente (por ejemplo: «lo siento, pero eso que me pides no podré realizarlo en este momento. Si quieres, puedes volver a pedírmelo la semana que viene que tendré más tiempo»).

• Valora el tiempo que te llevará realizar cada tarea y asígnale un período de tiempo para su realización (por ejemplo: elaborar el informe, de 12:30 a 12:45). Para ello, deberás saber cuánto tiempo te lleva hacer cada cosa, por lo que tendrás que ser bastante meticuloso con su control.

• Si tienes que realizar varias tareas semejantes, agrúpalas y así podrás perder menos tiempo con ellas (por ejemplo, si tienes que salir de la oficina para hacer un envío, aprovecha también para recoger un pedido o realizar una llamada durante el camino).

Estas son algunas ideas con las que puedes comenzar, pero ya verás como el día a día te ayuda de manera mucho más práctica y útil.

A pesar de que ya hemos hablado del control del tiempo en un apartado anterior, aquí vamos a ver cómo puedes controlar el tiempo que inviertes en cada tarea para saber cómo repartirlas a lo largo del día:

• La manera más sencilla y obvia es cronometrarte mientras la realizas. Puedes anotar la hora de inicio y de fin de la realización de la tarea o puedes emplear un cronómetro. Esto te permitirá saber cuánto tiempo

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inviertes en dicha tarea.

• Otro sistema muy cómodo son las aplicaciones, ya que te permiten múltiples opciones. Algunas de las más conocidas son Sesame Time (www.sesametime.com/es) o Harvest (www.getharvest.com). Son aplicaciones que funcionan como un cronómetro pero que simplifican el proceso al almacenar ellas mismas los datos, clasificarlos, etc.

También se pueden emplear hojas de cálculo (Excel, por ejemplo) que te permitan llevar un registro del tiempo que inviertes en cada tarea. Este sistema es sencillo y gratuito, ya que plataformas como Libre Office o Google te ofrecen la opción de tener el programa de hojas de cálculo sin coste alguno.

Para que veas de forma más clara cómo establecer prioridades, veamos un ejemplo: Elisa acaba de llegar a la oficina y se encuentra con que en su agenda están anotadas las siguientes tareas para el día:

• Llamar al proveedor Muebles Gutiérrez y preguntar porqué no ha llegado el pedido.

• Concertar cita con cliente Amparo García.

• Realizar envío paquetes 2 y 3. Tienen que llegar en 2 días.

• Revisar correo.

• Organizar mesa de trabajo.

• Buscar decoración navideña.

• Concertar cita con proveedor Iluminación S.A.

• Cambiar hora relojes oficina.

¿Cuál podría ser el orden de prioridades que establecería Elisa? Pues, por ejemplo, el siguiente:

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• Realizar envío paquetes 2 y 3 (tienen que llegar en dos días, así que es prioritario realizarlo cuando antes).

• Revisar correo (ya que en él puede haber noticias del pedido que no llega de Muebles Gutiérrez y, a lo mejor, hay que preparar alguna reunión o cita imprevista).

• Llamar al proveedor Muebles Gutiérrez (existe un pedido que todavía no ha llegado. Es necesario saber qué ocurre y ver cuándo va a llegar).

• Concertar cita con cliente Amparo García y con proveedor Iluminación S.A. (en este caso, estas tareas se pueden agrupar porque ambas se van a realizar desde el mismo sitio y tienen características comunes).

• Organizar mesa de trabajo (es una tarea necesaria pero no prioritaria, ya que su no realización no va a detener la actividad laboral de la empresa).

• Cambiar hora relojes oficina (esta tarea puede realizarla ella misma o incluso enviar un correo para recordar a los trabajadores que cambien la hora de los relojes de sus despachos).

• Buscar decoración navideña (esta tarea tiene características similares a la de organizar la mesa de trabajo y por lo tanto se realizará si hay tiempo de sobra).

Ten en cuenta que la priorización es bastante personal y que depende mucho de las tareas que tengas que realizar a lo largo de la jornada. Lo mejor que puedes hacer es, una vez analizadas todas las actividades a realizar, valorar cuáles son prioritarias y cuáles no.

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1.4.2. Lo urgente y lo importante

Otra técnica muy útil para fijar prioridades es organizar las tareas entre importantes y urgentes, pudiendo dejar el resto dentro de una categoría que podríamos llamar normal o sin prisas. Veamos qué diferencia a aquellos dos conceptos:

• La urgencia en la realización de una tarea viene determinada por la limitación temporal. Es decir, una tarea se convierte en urgente cuando se dispone de poco tiempo para realizarla o cuando es una tarea que te llevará mucho tiempo en su realización. De este modo, una tarea urgente puede ser la redacción de un informe para dentro de 5 minutos o la elaboración de un proyecto innovador para la semana que viene. Por la contra, si no hay fecha límite para la realización de estas tareas, dejarán de ser urgentes.

• La importancia de una tarea viene determinada por las consecuencias que podemos sufrir si no la realizamos. Es decir, imagina que te mandan redactar un informe o te despedirán de la empresa. En este caso, es una tarea importante, ya que las consecuencias de no hacerlo son muy graves. De este modo, clasificaremos las tareas importantes según la gravedad de las consecuencias que podamos sufrir.

Por lo tanto, y seguro que ya te has dado cuenta, importancia y urgencia van de la mano, es decir, son dos cualidades que se pueden dar juntas. La gran diferencia es que la importancia es algo muy subjetivo, ya que las consecuencias que para mí son graves, pueden no serlo para ti. Por otro lado, la urgencia viene determinada por el tiempo del que dispones y de la cantidad de trabajo que tienes. Así pues, deberás ser tú mismo el que valore dónde colocar cada tarea, ya que serás el más indicado para valorarlas y establecer un orden.

Así pues, vamos a ver en un ejemplo cuál sería la mejor manera de organizar las tareas teniendo en cuenta este criterio:

Roberto tiene anotadas en su agenda las siguientes tareas y quiere clasificarlas en urgentes e importantes:

• Enviar presupuesto a Empresa Vegetal antes de las 12.

• Confirmar asistencia jefe al congreso (si lo olvida, no podrá ir).

• Redactar informe sobre los nuevos proveedores para mañana.

• Llamar a cliente Eugenio Pérez (tiene problemas con un envío).

• Comprar tinta impresora para tener repuesto.

Veamos en qué grupo quedaría cada tarea y porqué:

• Enviar presupuesto a Empresa Vegetal sería una tarea muy urgente, ya que Roberto tiene que realizarla antes de las 12.

• Confirmas asistencia jefe al congreso es una tarea importante, ya que de no realizarla, el jefe de Roberto no podrá asistir al evento.

• Redactar informe sobre los nuevos proveedores también es una tarea urgente, ya que tiene una fecha límite (el día siguiente).

• Llamar a cliente Eugenio Pérez es otra tarea importante, ya que al haber un problema con el envío, podría perderse el cliente, lo cual sería una consecuencia nefasta.

• Comprar tinta impresora no sería necesario incluirlo en ninguna de las dos categorías, ya que no es urgente (no hay fecha límite) ni importante (al ser un cartucho de repuesto, no habrá consecuencias negativas).

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1.5. Organización

Se entiende por organización la habilidad de organizar una cosa (por ejemplo, el espacio de trabajo) u organizarse (por ejemplo, hacer una correcta distribución del tiempo). La organización implica no solo a objetos o espacios, sino que también a personas, ya que puede organizarse una reunión, en la cual se prepara el espacio (sala de reuniones, número de sillas, cáterin, etc.) y los asistentes (envío de avisos, recogida de personas en aeropuertos o estaciones, etc.). Por otro lado, también habría que mencionar los instrumentos u objetos (proyectores, libretas para notas, informes, etc.) que también formarían parte de esa reunión y que también habría que organizar.

En cuestiones de organización cada persona tiene sus trucos o sus ideas. Quizá algo que te parezca un poco tedioso de realizar, a otra le resulta muy cómodo. Es por esto que, a pesar de las pautas que pueda darte a lo largo de este apartado, tienes que tener en cuenta que solamente tú serás el encargado de establecer tus métodos y/o buscar otros que te vayan bien.

1.5.1. Reagrupación y simplificación

Una buena opción para la organización de tareas o trabajos consiste en la reagrupación. Esto consiste, simplemente, en agrupar las tareas que se asemejan o que pueden ser realizadas a la vez. Un ejemplo de ello sería, por ejemplo, redactar los correos electrónicos en el mismo momento del día, en lugar de hacerlo en momentos dispersos, ya que así se perdería más tiempo. Sin embargo, si entras en el servidor de correo y redactas todos a la vez, te ahorrarás unos minutos. Está claro que, a lo largo del día, te surgirán más correos para mandar, pero estos, al no ser previsibles, no se pueden siquiera organizar. Por lo tanto, todas las tareas que consideres que se pueden realizar juntas, trata de agruparlas y llevarlas a cabo conjuntamente en un determinado momento del día.

Por otro lado, la simplificación buscaría disminuir el volumen de trabajo a través de convertir las tareas complejas en algo más simple. Por ejemplo, si necesitas entregar varios informes en varios despachos distintos, ¿porqué no enviarlos por correo electrónico? Esto simplificaría la tarea, te llevaría menos tiempo y el resultado obtenido sería el mismo. Ten en cuenta que la simplificación no significa dejar las cosas a medias o no hacerlas bien. Hay tareas que no podrás

simplificar porque su simplificación implicaría la eliminación de algún elemento imprescindible (en el ejemplo anterior, si los informes tienes que entregarlos físicamente, no podrías llevar a cabo la opción que propusimos).

Como puedes comprobar, estos dos sistemas ofrecen opciones infinitas de organización. Sin embargo, y como ya comenté anteriormente, tienes que ser tú el que escoja el que más se adapta a ti o el que consideras más útil en cada circunstancia.

1.5.2. Distribución racional de las tareas a lo largo de la jornada

Tu jornada laboral no va a ser siempre igual, ya que habrá imprevistos, tareas diferentes, etc. que permitirán que cada día sea distinto. Sin embargo, esto no puede ser un impedimento para realizar una distribución lógica y coherente de todas las tareas que tendrás que efectuar, ya que gracias a la organización, el uso de la agenda, etc. podrás echar un primer vistazo a todo lo que hay programado para hacer durante el día.

La distribución de tareas es algo muy personal y subjetivo. Así pues, deberás escoger el orden que mejor se adapte a ti y a tu rendimiento. Sin embargo, te voy a poner a continuación una propuesta de desarrollo de una jornada de 8 horas para que te hagas una idea de cómo podrías enfrentarte a un día de trabajo:

9:00

9:05 - 9:15

9:15 – 12:00

Entrada a la oficina. Se enciende el ordenador y cualquier otro dispositivo que requiera de unos instantes para arrancar (teléfono móvil, por ejemplo).

Consulta de la agenda para comprobar qué tareas hay para el día. Reagrupación de las mismas, simplificación, etc. Es decir, organización de aquellas tareas que ya sabemos que tendremos que realizar.

Realización de las tareas. Hay que tener en cuenta que en esta franja horaria pueden surgir imprevistos, tareas nuevas, etc. que pueden desviarnos un poco de la planificación que teníamos programada.

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12:00 – 12:15

12:15 – 14:00

Descanso. Tomar un café y reorganizar tareas en caso necesario.

Realización de las tareas.

14:00 – 16:00 Comida.

16:00 – 16:15 Organización de las tareas de la tarde.

16:15 – 18:45 Realización de las tareas.

18:45 – 19:00

Organización de las tareas para el día siguiente.

Ten en cuenta que cada vez que una tarea se vea desplazada por cualquier circunstancia no quiere decir que no tengas que realizarla. Lo que tienes que hacer es reubicarla para llevar a cabo su realización en otro momento. Por eso es tan importante el uso de agendas, para que ninguna tarea se quede en el aire y después no se realice.

Por otro lado, también puedes valorar cuáles son tus horas de mayor actividad y tratar de colocar en ellas las tareas que te resulten más tediosas o complicadas. Esto dependerá de muchos aspectos y lo analizaremos más adelante en el apartado sobre el reloj biológico. Pero a grandes rasgos, y como punto de partida, deberás tener en cuenta en qué momentos del día te sientes más activo y motivado (¿quizá por la mañana, tras tomar el café?, ¿quizás a última tarde ante la motivación de salir?) y, una vez averiguado esto, repartir tus tareas consecuentemente. Por ejemplo, si por la mañana te sientes demasiado cansado, puedes optar por realizar tareas que requieran más actividad física para poder despejarte (repartir el correo por la oficina, hacer recados en la calle, etc.). Aunque a lo mejor, puede que para ti lo mejor sea quedarte actualizando correos electrónicos mientras esperas que el café haga efecto en tu organismo. Hay que tener en cuenta que cada persona es un mundo y, por lo tanto, nadie mejor que tú mismo para saber cómo organizar tus tareas conforme el nivel de actividad que sientes en cada rango horario.

Por otro lado, también tienes que valorar cuál es el mejor momento del día para realizar determinadas tareas. Por ejemplo:

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• El mejor momento para organizar reuniones quizá sea hacia primera hora de la mañana (dependiendo del horario de tu oficina esta podría encontrarse entre las 8 y las 11 de la mañana). De este modo, los asistentes llegan más despiertos y con mejor disposición que si las realizas a última hora.

• El envío de correspondencia (ya sea ordinaria o electrónica) deberías realizarla en función de la urgencia que tenga cada envío. Sin embargo, una buena idea es dedicarle las primeras horas de la jornada (tanto de mañana como de tarde) para así poder consultar cualquier cambio de horario, reunión, etc. y estar listo para las siguientes horas.

• También puedes establecer un horario de llamadas telefónicas (tanto de realización como de recepción), de manera que fuera de ese rango ya no vayas a realizar más (a no ser que haya alguna emergencia, obviamente). Para decidir en qué horario realizar las llamadas, debes tener en cuenta varios aspectos. En primer lugar, deberás valorar que, al igual que tú haces descansos, el resto de gente también. Por lo tanto, a media mañana no es un buen momento ya que la gente estará descansando. Tampoco es una buena idea escoger las últimas horas de la jornada, ya que la gente estará preparándose para salir del trabajo y no te podrá atender (o no querrá hacerlo). En segundo lugar, valora quién es el receptor, ya que no es lo mismo llamar a un proveedor (por ejemplo, si vas a hacer un pedido, procura realizarlo en las primeras horas de la mañana) que llamar a un futuro cliente (si por ejemplo, quieres vender un producto). Por último, valora también el tiempo que te llevará realizar cada llamada y actúa en consecuencia (si es una llamada corta, quizá puedas hacerla media hora antes de salir, mientras que si la llamada se va a prolongar, deberás buscar otro momento en el que tengas más tiempo).

• Has de tener en cuenta los horarios de los demás establecimientos con los que necesitas trabajar, ya que si tu oficina no cierra a mediodía pero tu proveedor sí, deberás realizar la tarea teniendo en cuenta sus horarios. Además, también debes estudiar (en baso a las experiencias previas que hayas tenido) cuáles son las horas más cómodas para llamar, hacer envíos o pedidos, etc. Por ejemplo, si tienes que contratar una empresa de cáterin pero sabes que por las mañanas están muy ocupados haciendo repartos, prueba a llamar de tarde y ver si la atención mejora. O si tienes que hacer un envío con una empresa y sabes que a primera hora hay mucha cola, prueba en otro horario y valora cuál te va mejor.

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Además, no olvides que entretanto deberás mantener organizada tu zona de trabajo. Si al final del día ves que ha quedado hecha un desastre, dedica unos minutos a colocar todo de nuevo para que no se te acumule demasiado.

Ahora veamos un ejemplo de organización de tareas según el ajuste de tiempo que permita cumplir determinados objetivos. Imaginemos que Estefanía tiene que realizar las siguientes tareas:

• Realizar pedido a Imprenta S.A.

• Enviar correo a proveedor Empresa Verduras.

• Llamar a cliente Julián Domínguez.

• Recoger pedido en Correos (antes de las 11:30).

• Actualizar correos.

La realización de estas tareas debe hacerse antes del descanso de las 12, ya que después será demasiado tarde. Es por esto que Estefanía decide repartirlas del siguiente modo:

Hora Tareas a realizar

09:00 Entrada en oficina. Café y actualización de los correos.

09:30 Enviar correo a proveedor Empresa Verduras

10:00 Salir a Correos para recoger pedido. En el camino, llamar a Julián Domínguez.

11:00 Regreso a la oficina. Café y realizar pedido a Imprenta S.A.

Así, Estefanía ha organizado las tareas que tenía programadas para esa mañana, de manera que le asignó a cada una un intervalo horario que ella misma consideró oportuno (ten en cuenta que no dedica el mismo tiempo a la actualización de correos que a recoger el pedido en Correos). De este modo, Estefanía puede asegurarse de que, antes del descanso de las 12, ha conseguido cumplir con los objetivos que tenía marcados para esa mañana.

1.6. Delegación

Con el término delegar nos referimos a la capacidad de enviar las tareas a otra persona, en la cual confiamos y sabemos que responderá correcta y activamente. Es decir, se trata de asignar nuestras tareas a otra persona cuando nosotros no tenemos tiempo y/o capacidades para realizarlas. Por ejemplo, cuando el director te pide que realices una llamada por él, estaría delegando en ti esa tarea. Es por esto que, indirectamente, te está indicando que estás capacitado para realizar dicha acción y que confía en ti para llevarla a cabo.

Dentro de las funciones de un secretario encontramos la de realizar las tareas que el superior delega en él. Sin embargo, esto no siempre ocurre, ya que a veces puede ocurrir que consideren que la persona en la que se debería delegar no tiene las capacidades, no será capaz de realizarlo correctamente, etc. Tu función no solo es mostrarte solícito, sino también dar señales de que pueden confiar en ti. Así pues, muéstrate capaz para el desempeño de las tareas. Para ello, deberás saber en qué consiste el trabajo que puede que te asignen, estudiarlo detenidamente con anterioridad y mostrarle a tu jefe que puedes realizarlo (por ejemplo, imagina que el director de tu empresa no puede asistir a una reunión sobre los presupuestos de un cliente porque ya está citado en otra. Tú como secretario puedes presentarte en su despacho y decirle que has estado estudiando los presupuestos más adecuados para el caso y que no tendrías problema en presentarte en su nombre. Así, le planteas cuáles son los presupuestos que has manejado, aportando incluso algún documento, y dándole una explicación de cada uno. El director verá que has trabajado en ello y que eres capaz de sustituirle).

Así pues, la delegación puede regirse por una serie de principios:

• Hay que dejar claras cuáles son las tareas a realizar. Si alguien va a delegar en ti, no dudes en preguntar todas aquellas cuestiones que no te han quedado claras sobre qué tienes que realizar. Así mismo, si eres tú quien delega en un compañero, sé obstinado en aportar cada detalle que consideres necesario.

• No se deben partir las tareas por la mitad. Si esto ocurre, puede que una parte quede mejor realizada que otra o que alguna parte quede incompleta. Si se va a delegar en alguien, debe hacerse en la tarea completa.

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• Debe existir una comunicación abierta entre la persona que delega y el delegado. De este modo, en caso de surgir dudas o si se necesita ampliar la tarea, se puede contactar con la persona sin problema.

• Se pueden realizar reuniones de seguimiento de la tarea. Es decir, si se considera necesario, se pueden establecer unas citas o reuniones que permitan revisar el trabajo realizado, los avances, los cambios que puedan ser necesarios, etc. De este modo, la tarea delegada estará supervisada en todo momento.

• Se debe escoger a la persona adecuada. No todo el mundo sirve para todas las tareas, esto es una realidad. Por lo tanto, a la hora de delegar en alguien debemos tener en cuenta si esa persona es apta o no. Lo mismo ocurre si van a delegar en nosotros y consideramos que no seremos capaces para la realización de la tarea. Tenemos que conocer nuestras capacidades y nuestras limitaciones, de manera que si no vamos a ser capaces de hacer algo, debemos decirlo con total sinceridad, recomendando si es posible a otro miembro de la plantilla (por ejemplo: la verdad es que yo no he trabajado mucho con ese programa, pero Pedro, de informática, podrá realizar esa tarea en un santiamén).

• Delegar no significa olvidarse de la tarea. Esto es, no se trata de que, como ya le has asignado la tarea a otra persona, debes olvidarte de ella y dejarla pasar. Tal y como establecimos en otro punto anterior, debes controlar la evolución del trabajo asignado a otra persona para saber qué evolución está teniendo.

• Se debe confiar en la persona en la que delegamos. Muchas veces nos cuesta delegar en otras personas porque no las consideramos capaces de realizar los trabajos tan eficientemente como nosotros mismos. Sin embargo, esto puede ser un error, ya que puedes verte saturado de trabajo cuando existe la posibilidad de que otras personas te ayuden. Así pues, confía en tus compañeros de trabajo y, si no te gusta cómo están enfocando tú tarea, házselo saber y diles cómo te gustaría que modificaran su trabajo (de manera siempre educada y cortés y sin faltar al respeto en ningún momento).

• Debemos confiar en que seremos capaces de realizar la tarea que nos han encomendado. Al contrario que en el punto anterior, muchas veces no nos consideramos a nosotros mismos aptos para la realización de una tarea en concreto y rechazamos la delegación. Sin embargo, si la otra persona ha pensado en nosotros, debemos tener más confianza y tratar

de realizar el trabajo que nos piden (dentro de nuestras posibilidades, obviamente).

Por lo tanto, la delegación es un acto muy cotidiano en las empresas. Ten en cuenta que podrá recaer sobre ti (tu jefe te pide que realices una llamada) pero también puedes ejercerla tú, de manera que le pidas a un compañero que realice una tarea por ti (por ejemplo, si tienes que instalar una aplicación de agenda en los ordenadores de la oficina y no sabes cómo hacerlo). Puede ocurrir que tú mismo delegues una tarea que ya había sido delegada en ti (por ejemplo, tu jefe te pide que redactes un informe de una reunión de la cual perdiste las anotaciones que hiciste). En este caso, no debes olvidar que la tarea final (el informe) no la has realizado tú, por lo que si tu jefe te da la enhorabuena deberás recordarle que fue tu compañero quien elaboró dicho documento.

1.7. Control y ajuste. El control del tiempo

Como ya habrás adivinado, el control del tiempo resulta de vital importancia en el desempeño de las actividades de secretariado. Saber cuánto te llevará cada tarea, la fecha límite de su realización, cómo organizarlas, etc. han sido elementos comunes a lo largo de todos los apartados que hemos ido viendo hasta ahora.

Es por esto que aprender a controlar tus horas te facilitará mucho la gestión de tus actividades, ya que te permitirá optimizar el tiempo, de modo que podrás hacer más cosas en menos tiempo.

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1.7.1. Ladrones de tiempo

Se consideran ladrones de tiempo a todas aquellas actividades o factores que nos desvían de nuestras obligaciones y que, por lo tanto, nos hacen perder el tiempo e invertir más de lo que deberíamos en cada tarea. Los efectos que estos ladrones de tiempo tienen son casi siempre negativos: reducen la concentración, la efectividad, la productividad, etc., además de que retrasan la realización de las tareas que tenemos asignadas.

Así pues, reconocer cuáles son tus ladrones de tiempo te permitirá mantenerlos alejados de tu entorno de trabajo y así evitar las consecuencias que antes mencionábamos. A pesar de que a continuación te encontrarás con una lista de los ladrones más comunes, puede ser que tú tengas algún otro en concreto. Para identificarlo, simplemente tienes que buscar aquellas cosas que te entretienen demasiado y te hacen olvidar lo que estabas haciendo o, simplemente, te distraen y no te permiten concentrarte, lo que provocará que tu trabajo se vea afectado, ya sea en calidad o en cantidad.

Veamos, pues, algunos de los ladrones de tiempo más comunes:

• Aplicaciones de mensajería instantánea , como WhatsApp. La solución es silenciar el móvil o incluso guardarlo fuera de la vista para no caer en la tentación de mirarlo a cada instante.

• Descansar para tomar café cada vez que alguien lo propone en la oficina. Que hagas algún descanso a lo largo de la jornada está bien, de hecho, incluso es recomendable. Sin embargo, trata de que estas pausas estén programadas y que no se alarguen demasiado. Esta pausa, llamada «descanso del bocadillo», debe ser de mínimo 15 minutos cuando la jornada de trabajo sea de seis horas continuadas

Para saber más

Puedes acceder a más información en el siguiente enlace: https://www. iberley.es/temas/tiempo-descanso-bocadillo-jornada-laboral-10971

Además, aprende a decir no si es que en ese momento estás ocupado y no debes dejar la tarea a medias.

• Redes sociales. Ocurre lo mismo que con las aplicaciones de mensajería instantánea. Lo mejor es mantenerte alejado de ellas.

• Objetivos difusos. No tener claro qué es lo que tienes que hacer te llevará a empezar muchas tareas y no terminar ninguna. Focaliza y céntrate para poder finiquitar todas las cosas que tienes que hacer.

• Falta de concentración . La falta de concentración puede deberse a múltiples factores: personales (situaciones de ansiedad, por ejemplo), laborales (distracciones constantes), etc. Algunas soluciones pueden ser descansar (por ejemplo, si notas que estás en un momento en el que no consigues centrarte, para, realiza una pausa y regresa de nuevo a tus tareas), emplear papel y bolígrafo para tomar notas (evitando así que se nos olviden las cosas que memorizamos), tratar el estrés (clases de yoga, medicación pautada por un profesional), encontrar un lugar apartado de esas distracciones que te desconcentran, escuchar música de fondo (siempre y cuando no sea esta la que precisamente hace que falle tu concentración), etc. También es muy útil que te agarres a una rutina e intentes llevarla a cabo lo más seriamente posible, ya que esto te permitirá mantener unos hábitos que harán que tu mente esté más centrada.

• Acceso a internet . La red nos ofrece infinitas posibilidades que podemos emplear en nuestro beneficio (nos pueden ayudar en el trabajo) o las podemos utilizar de manera improductiva (por entretenimiento, por ejemplo). Piensa que fuera de horario laboral podrás navegar por todas las páginas que desees, así que durante tu jornada intenta visitar solamente las páginas necesarias y que te sean útiles.

• Desorden. Si no tienes tu material ordenado, perderás tiempo buscando documentos, archivos, material, etc. que necesitas en un momento determinado. Procura ordenar tu mesa, los cajones, etc. para que así puedas tenerlo todo localizado en caso de necesitar cualquier cosa.

• Distracciones. Cualquier tipo de distracción hará que pierdas el tiempo inútilmente. Para ello, identifica qué es aquello que te distrae y trata de evitarlo (puede ser un compañero, alguna herramienta de trabajo, etc.).

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