UF0325 Organización de reuniones y eventos

UF0325

ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y EVENTOS

Eva Alcaide Gómez es licenciada en Filología Hispánica y Filología inglesa por la Universidad de Salamanca. Ha realizado un máster en Formación y Educación por la Universidad Internacional de La Rioja.

Actualmente, su carrera está centrada en la dirección y gestión del Departamento de Humanidades e Idiomas de un centro de fotrmación, actividad que ha llevado a cabo desde hace más de siete años. La consecución de este puesto le ha permitido adquirir conocimientos sobre cómo dominar aspectos relacionados con el mismo: organización y gestión de reuniones, negociaciones con clientes y proveedores, etc., por lo que conoce a la perfección el desempeño de estas tareas.

Además, su pasión por la escritura no solo se demuestra en los manuales de Certia editorial, sino que ha participado en diversos certámenes literarios en los cuales ha quedado finalista, obteniendo así la edición de sus escritos en libros en papel. Algunos de ellos son: “Pena de muerte”, Porciones creativas, Pluma, tinta y papel, Diversidad Literaria y “Ensoñación”, Cachitos de amor, ACEN.

Ficha

Organización de reuniones y eventos

1ª Edición

Certia Editorial, Pontevedra, 2019

Autor: Eva Alcaide Gómez

Formato: 170 x 240 mm • 224 páginas

Organización de reuniOnes y eventOs

n o está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2019, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-17328-34-4

Editor: Cenepo Consult, SLU

Depósito legal: PO 450-2019

Impreso en España - Printed in Spain

Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN Área profesional: Gestión de la información y comunicación

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0108) ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

Si ahora mismo te parases a pensar en todo lo que implica la organización de una reunión de un evento, seguramente te dejarías un montón de detalles en el tintero, ya que por creencia general y compartida, se suele pensar que este proceso es sencillo, rápido y simple de llevar a cabo. Sin embargo, como descubrirás dentro de poco, es una tarea de lo más compleja que necesita ser tratada con la seriedad y formalidad que merece.

Una reunión o un evento conllevan la consecución de unos objetivos, que si no se tienen prefijados con antelación, no se podrán alcanzar. Además, hay que tener en cuenta factores como el tipo de acto y el presupuesto.

Puede que ahora te de vértigo y pienses que no vas a poder con todo. No te preocupes, estás en el lugar adecuado. Este manual te ayudará a comprender, conocer, organizar, gestionar y tratar estos encuentros de la mejor manera posible.

¡Adelante!

Organización de reuniOnes

Contenido

1.1. Tipos de reuniones

1.2. Planificación de las reuniones

1.3. Preparación de las reuniones

1.4. Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas

1.5. El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión –duración, pausas, almuerzo y otros

1.6. Tipología y funciones de los participantes en una reunión –dirección, secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente y otros

1.7. El papel de la secretaria el día de la reunión. Preparar, comprobar, atender

1.8. La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión

1.9. Resumen

1.10. Actividades

Alolargo de toda tu vida laboral asistirás a montones de reuniones, que no son más que encuentros entre diferente número de personas para tratar diversos temas o aspectos. Estos encuentros pueden ser de diversos tipos (como estudiaremos en el siguiente apartado) y es interesante que los conozcas todos para así poder organizarlos de la mejor manera posible.

Dentro de esta organización también son importantes la planificación, la preparación, etc., así como conocer la terminología más común que suele emplearse. Además, también hay una serie de documentos que deberás conocer y saber manejar.

Todos estos aspectos los vamos a analizar a fondo en los siguientes apartados de esta unidad. Así pues, presta atención.

1.1. Tipos de reuniones

Como ya hemos dicho, una reunión es la congregación de un grupo de personas en la cual se discute o debate un tema determinado. Las reuniones no tienen que ser siempre formales o rigurosas, sino que puede haberlas de diferentes tipos. Estos vienen determinados por diferentes aspectos, lo cuales estudiaremos a continuación. Los tipos de reuniones no solo determinan la asistencia, si no también el tema a tratar, el lugar, etc.

Además, dependiendo de su naturaleza, vamos a poder distinguir múltiples tipos de reuniones:

• Informativas: en ellas que busca recabar información o datos sobre algo que concierne a la empresa o empresas implicadas.

• Deportivas: reuniones en las que el protagonista principal es el deporte. No tiene porque ser convocada por una empresa relacionada con los deportes, sino que se realiza para crear lazos entre trabajadores, dar algún tipo de lección (por ejemplo, demostrar que con trabajo se pueden conseguir muchas cosas), etc.

• Económicas : en ellas se tratan aspectos económicos de la empresa: presupuestos, contratos, etc.

• Formativas: son reuniones para que los asistentes asistan a un curso o formación para que los trabajadores conozcan un nuevo programa informático, una nueva práctica, etc.

• Negociadoras : en ellas se busca negociar y llegar a un acuerdo con la otra parte. Si se llega a buen puerto, se firmará un acuerdo. Si no, se seguirán reuniendo ambas partes hasta que finalice la negociación.

• Toma de decisiones: son reuniones en las que se busca decidir sobre aspectos concretos relacionados con la empresa. Por ejemplo, para decidir cómo presentar un nuevo producto al público.

Ten en cuenta que estos son solo algunos de los tipos más comunes, pero que en tu día a día podrás encontrarte más.

1.1.1. De información: ascendente, descendente y horizontal –comisiones de trabajo, grupos de decisión

La reunión de información es un tipo de encuentro en el cual existe un flujo de información. Es decir, en este tipo de reuniones lo que se busca es transmitir un comunicado, unos datos a los asistentes para así poder hacer llegar esa información. Veamos qué tipo de reuniones de información existen:

• Ascendente: en este tipo de reuniones lo que se pretende es obtener información de los asistentes. Por lo tanto, el moderador (que es la figura que guía la reunión) hará preguntas, planteará cuestiones, etc. para así poder obtener los datos que necesita. En este sentido, los asistentes deben llevar la reunión preparada para poder aportar la información que se les solicita o, en caso de no llevar apuntes, se debe responder con total sinceridad, de modo que los datos obtenidos sean fiables. Este tipo de reuniones se suele emplear para la solución de problemas internos, de modo que se consigan datos para proponer soluciones.

• Descendente : este caso es opuesto al anterior. Aquí es el director o moderador el que transmite información a los asistentes. De este modo, el único conocedor de los datos que se tratarán en la reunión es el que va

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a hablar. En este caso, es esta persona la que debe estar preparada para las posibles preguntas que puedan surgir a los asistentes.

• Horizontal: en este caso, la información se transmite de una manera fluida ya que no existen diferencias entre los asistentes y el director. De este modo, el intercambio de datos y conceptos se produce de manera constante y natural. Dentro de este tipo podemos distinguir ente comisiones de trabajo (se convocan por personal de uno o varios departamentos que se ven afectados por cualquier problema. De este modo, recaban información, aportan diferentes soluciones, buscan alternativas, etc. que luego transmitirán al director) y grupos de decisión (grupo de consejeros que valoran las alternativas que existen antes de tomar una decisión sobre un tema determinado.)

1.1.2. Ordinarias

Las reuniones ordinarias son un tipo de encuentros periódicos (que, de hecho, vienen establecidos según la ley que impere en cada empresa). De este modo puede haber reuniones ordinarias mensuales, semanales, etc., siendo obligatorio que haya al menos una al año (por ejemplo, reuniones mercantiles de sociedades). La finalidad es realizar una seguimiento de un aspecto determinado relacionado con la empresa. Por ejemplo, una reunión sobre los presupuestos.

1.1.3. Extraordinarias

Este tipo de reuniones surgen ante la necesidad de solucionar un problema de la manera más rápida posible. Es decir, ante un problema imprevisto, los miembros de la empresa se ven obligados a convocar una reunión para buscar la alternativa o la solución más adecuada.

1.1.4. Formales

Las reuniones formales están totalmente estructuradas (asistentes, objetivos a lograr, temas, etc.). Suelen ser encuentros que tratan aspectos importantes en el avance de la empresa, por lo que podrían considerarse reuniones ordinarias. Sin embargo, al tratarse de aspectos muy relevantes para el negocio, también pueden convocarse reuniones formales extraordinarias.

1.1.5. Medias –grupos de calidad, comité de empresa, reunión de ventas

Las reuniones medias son aquellas que oscilan entre las reuniones formales y las informales. Dentro de este tipo distinguimos entre:

• Grupos de calidad : reuniones breves que se llevan a cabo por trabajadores de un sector que se han encontrado con un problema. Son reuniones voluntarias que no tienen una periodización específica, ya que dependerá de las circunstancias.

• Comité de empresa: viene establecido en el artículo 63 del Estatuto de los Trabajadores1 y se refiere a un grupo de empleados que se reúnen para defender los derechos de los trabajadores. Son reuniones totalmente reguladas por la ley.

• Reunión de ventas: son encuentros que tienen como finalidad realizar el seguimiento de una venta, prepararse para una posterior, analizar una ya realizada, etc. Es muy recomendable que estas reuniones sean periódicas para poder llevar un mejor control.

1.1.6. Informales –reunión departamento, planning semanal y otros

Las reuniones informales son menos estructuradas que las anteriores pero no menos importantes. En este caso podemos hablar de reuniones de departamento (se reúnen los miembros de un departamento para comentar la evolución, noticias importantes, etc.) y de planning semanal (donde se hace una organización de las tareas de la semana). Otro tipo de reunión informal sería cualquier encuentro que se realiza en la oficina (o incluso fuera de ella) y que busca organizar, solucionar, mejorar, etc. cualquier aspecto relacionado con el trabajo.

1 Puedes consultar dicho Estatuto en el siguiente enlace: https://www.boe.es/buscar/act. php?id=BOE-A-2015-11430.

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Ejemplo

Si Sandra y Pedro se encuentran en el ascensor y comienzan a hablar sobre el proyecto que están realizando, de manera que aportan datos y soluciones al problema que tienen en ese momento, podría considerarse que ese encuentro ha sido una reunión informal.

1.1.7. Internas –junta directiva, asamblea, aprobación presupuestos, consejo de administración, comité directivo, junta de accionistas

Cuando se realizan reuniones entre los propios miembros de la empresa, estamos hablando de reuniones internas. Estas suelen realizarse en una habitación habilitada (sala de reuniones, de juntas, etc.) y está totalmente estructurada.

Veamos los subtipos que existen:

• Junta directiva : está formada por el presidente, el vicepresidente, el tesorero, el secretario y los vocales. En estas reuniones se toman una serie de decisiones que, posteriormente, se deben hacer públicas mediante un acta.

• Asamblea: es una reunión en la que se toman decisiones sobre el devenir de la empresa, de modo que tras discutir un tema se hace una votación y se elige la opción más votada.

• Aprobación de presupuestos: reunión que se lleva a cabo, al menos, una vez al año. Al tratar sobre presupuestos se hará a nivel global o de departamentos (dependiendo del tamaño de la empresa). De esta manera, quedará establecido el presupuesto para ese año en concreto.

• Consejo de administración: reunión regulada por el artículo 245 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital 2. Este tipo de reuniones se realizan en las Sociedades de Capital.

• Comité directivo: reunión que llevan a cabo el director de la empresa, los subdirectores y los directores de departamentos. Por lo tanto, esta reunión se encarga de controlar el día a día de la empresa.

• Junta de accionistas: reunión llevaba a cabo en las sociedades anónimas. En ella se reúnen los socios accionistas de la empresa para la toma de decisiones, control del funcionamiento de la empresa, etc. Las juntas de accionistas están reguladas por el artículo 159 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio.

1.1.8. Externas –mesa redonda, conferencia, congreso, coloquio, convención, simposio, negociación

La reuniones externas hacen referencia a aquellas que se realizan fuera de la empresa, es decir, en el exterior de la misma. De este modo, los integrantes también pertenecen a diferentes entidades. Vamos a ver qué subtipos se engloban dentro de ellas:

2 Puedes consultar el texto completo aquí: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2010-10544.

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• Mesa redonda: una reunión pequeña (no más de 6 asistentes) en la cual se realiza una discusión o debate sobre un tema que es conocido por todos los asistentes. De este modo, se realiza un coloquio en el que se tratan todos los aspectos desde los diferentes puntos de vista de cada asistente.

• Conferencia: en este caso, un experto (o varios) expone sus conocimientos sobre un tema a un público asistente. De este modo, se establece una comunicación unilateral (excepto en la ronda de preguntas, si existe) en la que el experto transmite la información. También podemos hablar de videoconferencia, en la cual el asistente no puede estar presente de forma física y realiza la exposición empleando un dispositivo digital.

• Congreso : se podría decir que es una conferencia a gran escala. Los congresos suelen durar varios días y estar centrados en un tema en concreto. Así, el público puede asistir a charlas, coloquios, talleres, exposiciones, etc. en los que recibir información sobre el tema elegido.

• Coloquio: en este tipo de reunión se realiza un debate entre dos o más expertos en un tema ante un público.

• Convención: es un tipo de congreso dirigido solamente a los miembros de una entidad o empresa.

• Simposio: son debates entre dos o más expertos en un tema en los cuales el público puede participar. Es similar al coloquio, pero en este caso los asistentes tienen la opción de aportar información, realizar preguntas, etc.

• Negociación: es la reunión de diferentes partes las cuales tienen intereses distintos pero quieren llegar a un acuerdo, único objetivo de este tipo de encuentros. Analizaremos este tipo de reuniones en otra unidad.

Hay que tener en cuenta que en estas reuniones es interesante la presencia de la figura del moderador, que no es más que el encargado de controlar los turnos de palabra, los tiempos, etc. de modo que se mantengan una serie de normas básicas que permitan el correcto funcionamiento de la reunión.

A continuación, presentamos un esquema a modo de resumen sobre los tipos de reuniones existentes:

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1.2. Planificación de las reuniones

A la hora de planificar una reunión es muy importante tener en cuenta una serie de aspectos:

• Enviar las invitaciones y/convocatorias a todos los asistentes . Esto puede parecer algo obvio pero muchas veces, a la hora de hacer los envíos, se nos puede pasar alguna dirección y olvidamos a alguien. En este documento no olvides incluir los datos necesarios para la asistencia (lugar de la reunión, fecha concreta, hora, etc.). Además, también puedes solicitar el acuse de recibo y pedir a los receptores que confirmen su asistencia.

• Exigir puntualidad. De nada sirve convocar la reunión a las 9 de la mañana si la gente va a llegar a las 9:15. Puedes optar por convocar a la gente más temprano (por ejemplo, a las 8:45 y dar comienzo a la reunión a las 9) o recordar a los asistentes que, en caso de llegar tarde, no podrán asistir a la reunión o que, si no se alcanza un mínimo de asistencia a la hora de la reunión, esta será cancelada.

• Elaborar una lista de temas a tratar y házsela llegar a los asistentes. Dicha lista puedes enviarla junto con la invitación, de manera que los receptores sepan en todo momento qué temas se van a discutir en la reunión y poder así preparar alguna anotación. Además, también puedes añadir una lista de materiales que podrían necesitar (una grabadora, algún documento especial, etc.).

• Planificar la reunión con anterioridad. De nada sirve llegar a la reunión y tratar de improvisar su avance. Aunque sepas previamente el tema que se va a tratar, tienes que elaborar una planificación que te permita establecer un orden en la exposición: presentación del tema, aspectos importantes, ruegos y preguntas, etc. Seguir un guion te permitirá tener en máximo control sobre la reunión.

• Evitar que los asistentes divaguen. Cuando sientas que los asistentes comienzan a divagar o alejarse demasiado del tema que hay que tratar, invítalos a convocar otra reunión sobre ese aspecto y a retomar nuevamente el tema acordado. Esto evitará las prolongaciones y que la

reunión se alargue más de lo necesario.

• Preparar el lugar de la reunión . Quizá necesites un ordenador, un proyector o cualquier otro elemento ajeno a la mesa y las sillas. De ser así, prepara con antelación el lugar donde tendrá lugar el encuentro para evitar que haya imprevistos u olvidos. De este modo, te asegurarás tenerlo todo preparado y estarás seguro de su funcionamiento.

Además, recuerda que una vez finalizada la reunión también deberás cubrir una serie de documentos y realizar una evaluación de la misma. Estos aspectos los estudiaremos en otro apartado.

Una vez considerados estos puntos, vamos a ver cuáles serían las fases necesarias para organizar una reunión:

1. En primer lugar, hay que programar el encuentro. De esta manera, se tiene que establecer una fecha y hora adecuadas.

2. En segundo lugar, hay que saber cuántos asistentes habrá (independientemente de los que más tarde anulen su participación).

3. En tercer lugar, y una vez que ya tenemos establecida la fecha y el número de participantes, hay que buscar un lugar dónde realizar la reunión. Ten en cuenta que, si no realizas los pasos anteriores, este podría salir mal (ya que, por ejemplo, a lo mejor alquilas un local demasiado pequeño porque no sabías cuánta gente asistiría).

4. En cuarto lugar, hay que enviar las invitaciones a todos los asistentes, indicando en ellas fecha, hora y lugar del encuentro. Además, también puedes añadir el motivo de la reunión.

5. En quinto lugar, hay que realizar una lista con la logística necesaria y/o los materiales de apoyo que puedan hacer falta. Una vez elaborado ese listado, hay que hacerlo realidad alquilando, localizando o comprando los materiales necesarios.

6. En sexto lugar, y ya en una fecha cercana al día indicado, hay que preparar la sala con los elementos necesarios: dosier, material de papelería, ubicación del cáterin, etc. Es decir, hay que acondicionar el local donde se realizará la reunión para que no falte nada.

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7. En último lugar, hay que cerciorarse de que todo está correctamente ubicado y de que los invitados han confirmado o anulado su asistencia, de manera que ya sabemos a ciencia cierta cuánta gente va a aparecer. Este paso se realizará unas horas antes de la reunión.

Aunque pueda parecer tedioso seguir todos estos pasos, ten en cuenta que llegará un momento que serán una serie de rutinas que realizarás de manera fluida e inconsciente, sin necesidad de pararte a pensar cuál es el siguiente paso a realizar.

1.3. Preparación de las reuniones

Cuando ya hemos planificado la reunión y tenemos claros los objetivos, los asistentes, los temas a tratar, etc. es el momento de comenzar a prepararla. Para ello se tienen que tener en cuenta múltiples aspectos, que ya comenzaron a plantearse durante la planificación, pero que ahora necesitan una aplicación real. De este modo, la planificación que ya has realizado se especifica y se concreta en los aspectos que estudiaremos a lo largo de este apartado.

1.3.1. Objetivos: intercambio de ideas o de información, toma de decisiones, elaboración de estrategias, distribución y coordinación de tareas, comunicación de temas de interés

En primer lugar, lo más importante es establecer cuáles serán los objetivos de la reunión. De nada sirve convocarla si no se sabe qué se tratará en ella ni qué aspectos se analizarán. De este modo, debemos delimitar qué tipo de reunión va a ser (interna, externa, ordinaria, etc.) y, una vez hecho esto, pasaremos a fijar el objetivo.

Si es una reunión de intercambio de ideas o de información , lo más importante es fijar qué ideas o qué información se trasmitirá. Es decir, imagina que convocas una reunión con este objetivo pero los asistentes no saben de qué va a tratar. Lo más probable es que, como consecuencia, nadie lleve nada preparado y no haya ni un solo intercambio de información. Así pues, deberías

haber convocado la reunión especificando este aspecto (por ejemplo, intercambio de información sobre el último producto que se lanzó al mercado y las ventas que hubo del mismo). Otro aspecto a tener en cuenta es contar con gente que realmente pueda aportar datos, ya que si no es así, su asistencia no servirá para nada. Por lo tanto, si la reunión tratará sobre un intercambio de ideas para el lanzamiento de un nuevo producto, de nada sirve que invites a un comercial autónomo que su única función es vender.

La reunión también puede ser para la toma de decisiones. En este caso deberás invitar a gente que realmente tenga el cargo adecuado y cuyo voto pueda servir para algo (si estamos ante una junta de accionistas para decidir los presupuestos del año siguiente, convocar a un empleado no servirá de nada. Además, la información contenida en la reunión puede ser confidencial o de acceso restringido). Una vez más, y como has visto en este ejemplo, se tiene que especificar sobre qué tema se va a tener que tomar una decisión, ya que si no se dice, los asistentes no sabrán a qué atenerse. Establecer el tema en la invitación es una gran idea para que los receptores puedan preparar cualquier asunto con anterioridad.

Por otro lado, si la reunión consiste en la elaboración de estrategias, el objetivo será llegar a un consenso sobre qué estrategias seguir en un momento determinado. Es decir, para el buen funcionamiento de la empresa es muy

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importante seguir un plan determinado para conseguir el objetivo que se persigue en cada momento. Así, estas reuniones permiten determinar cuál será la más adecuada acorde a las circunstancias.

Por otro lado, la reunión puede convocarse para la distribución y coordinación de tareas. Este tipo de encuentros suelen realizarse de manera muy periódica, ya que permite la organización de las actividades que hay que realizar. Por ejemplo, en una empresa de ventas, se pueden reunir semanalmente los comerciales para conocer cuántas ventas tiene que realizar cada uno, dónde realizarlas, qué mercado atender, etc. De este modo, con estas reuniones queda totalmente organizado la labor de cada miembro asistente, permitiendo así un control total sobre las tareas de la empresa.

Finalmente, las reuniones de comunicación de temas de interés se realizan para transmitir información que puede resultar importante y/o interesante. Estas reuniones pueden realizarse con todo el personal de la empresa o solamente los interesados en el aspecto a tratar.

1.3.2. Presupuesto

Una reunión puede conllevar unos gastos económicos cuyo importe puede variar considerablemente. Por ello es interesante elaborar un presupuesto que nos permita ceñirnos a la cantidad que queremos (o podemos) gastar. Hay que tener en cuenta que a pesar de que las reuniones suponen un gasto para la empresa, su realización no va a aportar ninguna ganancia, por lo que es importante limitar los gastos al máximo.

Para elaborar el presupuesto de una reunión podemos partir de dos puntos diferentes:

• Los gastos . Debemos tener en cuenta todos los gastos que implica la reunión (desde el alquiler del espacio hasta el gasto en folios, por ejemplo). Esto hará que consigamos una cantidad de gastos total que nos permitirá encontrar la financiación.

• Los ingresos. Es el caso opuesto, ya que aquí partimos de una financiación y, una vez conocida esta, valoramos cómo desarrollar la reunión.

Lo más seguro y práctico es hacer una combinación de ambos, ya que así se consigue una mayor exactitud y precisión.

Ejemplo

Veamos cómo se podría realizar un presupuesto: imaginemos que tenemos que organizar una reunión en la que habrá 5 asistentes, se alquilará una sala de un hotel para realizarla, se necesitará un taxi para el transporte de 2 de los asistentes desde el aeropuerto hasta el hotely se contratará un cáterin para el descanso de media mañana. Así quedaría, más o menos, el presupuesto:

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Imaginemos ahora que nuestro presupuesto es de 650€. Habrá que buscar la manera de ahorrar. De este modo, a la hora de organizar la reunión, buscamos que los asistentes que vienen desde el aeropuerto vengan en el mismo taxi. Por otro lado, buscamos una imprenta más barata que nos haga las invitaciones a un precio más bajo y buscamos otra sala que no nos resulte tan cara. Por otra parte, en lugar de contratar una empresa de cáterin, el secretario se encarga de comprar unos aperitivos y organizarlos en la sala para los asistentes. Finalmente, el presupuesto quedaría así:

Así pues, hemos logrado realizar el mismo evento pero con un presupuesto mucho más limitado.

Por lo tanto, siempre que tu presupuesto esté limitado deberás buscar la manera de ajustar los precios pero sin dejar de lado la calidad.

1.3.3. Registro de fechas en agendas

El secretario es el encargado de llevar un control de la agenda de su jefe. De este modo, cuando haya una reunión convocada, hay que anotar la fecha, la hora y el lugar. También sería interesante anotar aquellas a las que no se asiste, para así tener conocimiento de que se han realizado a pesar de no haber podido ir. Además, recuerda que no se trata solo de anotarlo en tu propia agenda, sino en la de tu jefe. Esto ayudará a tener un control mayor sobre citas, reuniones o

eventos.

Para realizar estas anotaciones puedes emplear tanto la agenda física como una digital. Lo importante es que añadas la reunión en la fecha acordada e, incluso, añadir algún recordatorio unos días antes para tener presente dicho encuentro y que no se hagan planes que luego haya que aplazar.

1.3.4. Lista de control

La lista de control es un sistema muy cómodo para realizar tareas y asegurarse de que se llevan a cabo todos los pasos. Este sistema te permite desglosar las tareas para así ir comprobando que no se te olvida nada. Por ejemplo, la convocatoria de una reunión no se limita simplemente a enviar la invitación. Así pues, veamos cuál podría ser la lista de control:

• Convocatoria: elegir fecha.

• Seleccionar y reservar sala (solicitar presupuestos, preguntar horarios).

• Enviar invitaciones (especificar fecha, hora y lugar).

• Confirmaciones de asistencia.

• Preparación de la sala (proyector, imprimibles).

Así pues, esta podría ser la lista de control a tener en cuenta a la hora de convocar una reunión. Ten en cuenta que hay muchos aspectos que podrían añadirse o suprimirse (por ejemplo, si es necesario reservar algún medio de transporte para los participantes). Sin embargo, puedes hacerte una idea de cuál es el uso y manejo de este tipo de listas.

Otro aspecto a tener en cuenta sobre las listas de control es que cada persona puede elaborarlas de una manera determinada. Además, este sistema puede emplearse tanto para tareas sencillas como para tareas complejas, lo que las convierte en un sistema idea para no olvidarse de nada.

1.3.5. Lista de participantes

Los futuros participantes son uno de los aspectos más importantes de la reunión. Sin ellos, esta no podría realizarse. Por lo tanto, es imprescindible

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realizar una lista de los mismos para no olvidarse de enviar la invitación a ninguno de ellos.

Ten en cuenta que los participantes definitivos son los asistentes a la reunión. Esto es, puedes elaborar una lista con 40 invitados y que, finalmente, solo puedan asistir 35. Estos 35 son los participantes o asistentes a la reunión y son los que resultan más importantes en el caso particular.

Por lo tanto, a la hora de elaborar la lista de participantes, hay algunos datos que no deberías olvidar:

• Nombre y apellidos.

• Empresa de la que viene, así como el puesto que ocupa en la misma.

• Datos de contacto personales (e-mail, teléfono, etc.) y datos de la empresa (página web, por ejemplo).

• Otros datos. Aquí se incluirían aspectos como si emplea un medio de transporte contratado por nosotros para desplazarse, si tiene alguna alergia alimentaria (en caso de que la reunión incluya cáterin, etc.).

Estos datos puedes guardarlos en pequeñas fichas o etiquetas, de manera que tengas toda esta información perfectamente almacenada y, una vez te confirmen la asistencia, solo tienes que consultar su ficha para conocer todos sus datos. Sin embargo, no debes olvidar actualizarla si es necesario (cambio de móvil, cambio de cargo en la empresa o incluso cambio de empresa, etc.).

1.3.6. Material de

apoyo –pizarra adhesiva, de papel o magnética, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos, diapositivas

Además de los asistentes, las listas de control y demás elementos que hemos estado estudiando, también es muy importante, a la hora de preparar una reunión, tener presente el material de apoyo. Este tipo de instrumentos nos permitirán realizar una reunión mucho más completa e interesante, a la par que entretenida. Vamos a analizar a fondo estos materiales:

• Pizarra adhesiva, de papel o magnética . Muy útiles para anotar

aspectos interesantes durante una reunión (sobre todo en aquellas en las que se hace una lluvia de ideas y es necesario apuntarlo todo). Las pizarras adhesivas son láminas que se pegan a una superficie y permiten escribir tanto con tizas como con rotuladores. Son prácticas para emplearse en salas de la propia empresa, ya que una vez se despegan es muy complicado que vuelvan a adherirse correctamente a otra superficie. Las de papel presentan el inconveniente de la generación de residuos (las páginas que están usadas ya no pueden emplearse más), pero pueden transportarse y, además, los papeles pueden guardarse con sus anotaciones. Las magnéticas, además de permitirnos escribir sobre ellas y borrar, presentan la opción de poder sujetar algún elemento mediante el uso de imanes.

• Cañón de luz. Permite la proyección de una imagen o un vídeo sobre una superficie plana (una pared, por ejemplo). Necesita estar localizado en una sala a oscuras, ya que si no, la proyección no se verá.

• Retroproyector . Aparato que permite la proyección de imágenes a través de transparencias, que se pueden realizar a mano. También necesita localizarse en una sala a oscuras.

• Televisión. Suele emplearse para la poder visionar algún programa en directo que es de interés para el tema de la reunión.

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• Vídeo. Se emplea para la reproducción de imágenes grabadas previamente. Necesita conectarse a una televisión.

• Presentaciones. Es el recurso más empleado en la actualidad. Consiste en el uso de programas o dispositivos que permitan la creación de una presentación (con imágenes y/o textos). Suele usarse el formato de PowerPoint, aunque a día de hoy hay muchas plataformas gratuitas que emplean el mismo sistema (por ejemplo, Prezi). Es recomendable llevar la presentación guardada en diferentes dispositivos y/o formatos para evitar sorpresas el mismo día de la presentación.

• Gráficos . Se pueden presentar en distintos formatos (de hecho, sirve cualquiera de los vistos anteriormente). Son muy útiles para la presentación de datos e información numérica. Pueden ser gráficos de barras, circulares, de líneas, etc.

• Diapositivas. Cada vez más en desuso. Se trata de la proyección de unas fotografías que se han plasmado sobre un soporte trasparente y pequeño que se introducen en un cañón de luz y una lente. Esto permite que la imagen se vea aumentada. Necesita de una sala a oscuras para su correcto visionado.

A pesar de que estos son los materiales más conocidos, ten en cuenta que a día de hoy hay muchísimas alternativas digitales y multimedia que pueden cumplir la misma función. No dudes en indagar sobre ellas para poder conocerlas a fondo.

1.3.7. Tarjetas –colocación de los participantes –precedencias

En las reuniones no siempre se conocen todos los participantes. Es por esto que se hace necesario la elaboración de unas tarjetas que permitan la identificación de cada asistente. Además, estas tarjetas también pueden usarse para colocar a los mismos en su lugar correcto (teniendo en cuenta las normas de precedencia3) en la mesa, evitando así situaciones de caos sobre qué sitio debe ocupar cada uno. Un ejemplo de tarjeta podría ser el siguiente4:

Si, por el contrario, estamos ante una persona extranjera, debemos incluir también el país de procedencia5:

3 Las normas de precedencia las estudiaremos en un capítulo posterior.

4 Imagen tomada de Tarjetas identificativas de datos variables para eventos y congresos en https://www.lagranimprenta.es/ tutorial-acreditaciones.html [fecha de acceso 29/03/2019]

5 Imagen tomada de Conference Badges en https://smartidcardprinter.com/conference-badges.html [fecha de acceso 29/03/2019]

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A mayores, se podría incluir en ambos casos el logo de la empresa e incluso algún dato de contacto de la misma (por ejemplo, la página web). Sin embargo, esto no es estrictamente necesario, ya que lo que se necesita es identificar al asistente, por lo que con los datos de los ejemplos sería suficiente.

1.3.8. Logística: sala –luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos, temperatura y ventilación-, cáterin, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsourcing

Otro de los aspectos que se tienen que tener en cuenta a la hora de preparar una reunión es la logística. Esta se encarga de aspectos muy diferentes pero que son igualmente importantes que todos los que hemos estudiado hasta ahora. En este caso, nos vamos a centrar en lo concerniente a la sala en la que se va a realizar el encuentro.

En primer lugar hay que tener en cuenta la cantidad de asistentes que se reunirán, ya que esto determinará el tamaño de la sala. Una vez conocido este aspecto, se pueden comenzar a tener en cuenta los demás:

• Luz. Como ya vimos antes, hay determinados materiales que necesitan una sala que se pueda poner a oscuras (por ejemplo, el retroproyector), por lo tanto esto es un aspecto muy importante a tener en cuenta. También es determinante el tipo de luz con el que cuenta (natural o artificial) y dentro de este la iluminación que presenta (si es luz natural, hay que valorar a qué horas da directamente el sol, por ejemplo. Y, en el caso de la luz artificial, hay que tener en cuenta el tipo de luz, ya que la amarilla tienen a aportar tranquilidad y, por lo tanto, somnolencia).

• Ruido . Hay que valorar a su vez la localización con respecto a las molestias que pueda aportar el ruido: ¿se encuentra la sala en una zona tranquila o más bien transitada? ¿Hay ruidos que puedan interrumpir la reunión?

• Tamaño. Como ya hemos dicho, hay que valorar el tamaño. Y no solo por el número de participantes, si no por la distribución de las mesas, materiales que pueda hacer falta llevar, etc.

• Mesas. Las mesas son importantes para poder ubicar a los asistentes. ¿Pueden moverse o son fijas? ¿Son cómodas para tomar notas? ¿Tienen la altura adecuada? Además, también hay que valorar que se encuentren cerca de enchufes para poder conectar los dispositivos que los participantes puedan necesitar.

• Visibilidad . Es también muy importante para poder valorar si los asistentes tendrán una correcta visibilidad de la presentación, de los demás miembros, etc.

• Distribución de asientos. En este sentido, la elección dependerá mucho del tipo de reunión que sea. Veamos qué tipos de distribución podemos valorar:

Tipo de distribución Ventajas Inconvenientes

Imperial o rectangular

Se puede adaptar a salas pequeñas. Fomenta el diálogo frontal y diagonal.

Mala visibilidad entre asistentes.

Complica el uso de presentaciones, diapositivas, etc.

En U o en V

Mucha visibilidad entre los asistentes. Facilita el uso de presentaciones, diapositivas, etc.

Su uso puede verse limitado por el espacio.

Escuela

Ideal para que el director pueda ser visto por todos los asistentes. No necesita de mesas grandes.

Mala visibilidad entre asistentes.

En círculo

Fomenta el diálogo entre los asistentes y sirve para espacios reducidos.

Complica el uso de presentaciones, diapositivas, etc.

UF0325. Organización de reuniones y eventos

Por lo tanto, se deben valorar todos los aspectos posibles para la elección correcta de la distribución.

• Temperatura. Este aspecto también es muy importante, ya que si hace mucho calor o mucho frío los asistentes se encontrarán incómodos. Por lo tanto, la temperatura ideal oscilará entre los 20º y los 25º centígrados. Para ello pueden emplearse radiadores, calefacción, aire acondicionado, etc.

• Ventilación . Hay que valorar la opción de tener un buen sistema de ventilación, lo que permitirá que el ambiente en la sala no se recargue demasiado. Así, sería buena idea programas descansos en los que se pueda abrir una ventana, dejar puertas abiertas, etc.

Otro aspecto muy importante, aparte de la elección de la sala, es el cáterin En este sentido se debe valorar, por ejemplo, realizar la reunión en un hotel (ya que estos permiten el uso de su comedor) o contratar un servicio de cáterin que ofrezca a los asistentes la comida recién hecha. En cualquier caso sería interesante conocer las preferencias de los participantes, así como alergias y/o intolerancias, para poder ajustarnos lo mejor posible a sus gustos y necesidades. También existiría la opción de acudir a algún restaurante conocido que tenga una sala privada o que disponga de zonas más tranquilas. Sin embargo, en este caso, hay que tener en cuenta el posible desplazamiento que habría que realizar.

Los medios audiovisuales e informáticos también hay que valorarlos. En este caso hay que buscar una sala que permita realizar la reunión como se desea (que disponga, por ejemplo, de cañón, si así se requiere). También se puede aportar el medio necesario si la sala no cuenta con ello, por lo que había que tener en cuenta cómo transportarlo. Si la sala dispone de los medios, hemos de revisarlos antes de la reunión para valorar su correcto funcionamiento y realizar los arreglos necesarios para que no surjan imprevistos. Aún así, sería recomendable contar con alternativas para problemas de última hora.

También la decoración es importante. Las salas de reuniones suelen ser bastantes sobrias en este sentido, por lo que no sería necesario realizar ninguna modificación. Sin embargo, sí que podría añadirse algún cartel publicitario de la empresa o empresas que asisten a la reunión o incluso añadir sobre la mesa algún bolígrafo y/o libreta.

En cuanto a la seguridad, durante la reunión hay que garantizar que la sala

cumple con la normativa sobre riesgos laborales y que en ningún momento se pone en peligro la integridad de ningún asistente. Si, además, se contrata algún equipo de seguridad es importantísimo que se sigan en todo momento sus instrucciones.

También hay que valorar la reserva de hoteles, de transporte y de restauración. La reserva de hoteles se realiza cuando los asistentes necesitan un lugar donde alojarse durante la celebración de la reunión. Esto puede realizarse de dos maneras. Por un lado, podemos solicitar los datos al interesado y reservar nosotros la habitación en el hotel que consideremos oportuno o, por otro, dar una lista de alojamientos al asistente y que decida él mismo cuál prefiere.

En cuanto a la reserva de transporte suele realizarse cuando el asistente necesita moverse desde la estación, el aeropuerto, etc. al lugar de la reunión. Sin embargo, también existe la posibilidad de recoger al asistente en su lugar de origen. En cualquier caso, está en nuestras manos realizar la reserva acorde a las necesidades de nuestros invitados.

Finalmente, la reserva de restaurante, que ya mencionamos anteriormente, debe realizarse con la antelación necesaria, valorando los menús teniendo en cuenta gustos, intolerancias y alergias y, además, el número de personas que asistirán. En muchas ocasiones es más cómodo dejarse guiar por los profesionales del restaurante, que ya están acostumbrados a atender este tipo de eventos.

Muchas veces hace falta personal como técnicos informáticos, azafatas, traductores, etc. que hacen necesario el uso de recursos humanos para poder llevar a cabo la reunión de la mejor manera posible. Por lo tanto, hay que valorar también este aspecto a la hora de preparar la reunión.

Finalmente, el outsourcing, que simplemente es la contratación de una empresa ajena para la realización de determinadas tareas. El ejemplo claro sería la contratación de una empresa de cáterin. Así pues, también es importante tener esto en cuenta, ya que nos liberará de muchas tareas que podemos delegar en especialistas.

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