UF0328 Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de docum by Certia Editorial

UF0328

Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos

Datos del autor

José Ramón Santos Dios es Diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad de Vigo y Graduado Superior en TIC por la Universidad de Santiago de Compostela, recientemente ha finalizado el Máster en Software Libre por la UOC. Desde el año 2003 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las principales empresas de formación de la comunidad autónoma de Galicia. En la actualidad, combina su profesión de docente con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos y la elaboración de manuales relacionados con certificados de profesionalidad, también el desarrollo del diseño y programación web ocupa parte de su actividad profesional.

Ficha Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos. Administración y gestión. 1ª Edición Certia Editorial, Pontevedra, 2019 Autor: José Ramón Santos Dios Formato: 170 x 240 mm

O rganización

• 204 páginas.

y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de

representación gráfica de documentos.

Administración y gestión

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Derechos reservados 2019, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial. ISBN: 978-84-17328-30-6 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 457-2019 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones. Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

570

530

Duración horas módulos formativos

80 80 610

UF0325: Organización de reuniones y eventos. UF0326: Organización de viajes nacionales e internacionales. UF0327: Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto. UF0328: Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos UF0329: Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas. UF0330: Interpretación de las actividades orales y escritas de asistencia a la dirección en lengua inglesa. UF0331: Interacciones orales en el entorno empresarial. UF0332: Elaboración de documentación socioprofesional.

UF0324: Gestión del tiempo, recursos e instalaciones.

Horas

110

MF0984_3: Inglés profesional para la asistencia a la dirección.

120

MF0985_2: Lengua extranjera profesional distinta del inglés para la asistencia a la dirección. MP0076: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

140

MF0986_3: Elaboración, tratamiento y presentación de documentos de trabajo.

150

120

MF0983_3: Gestión de reuniones, viajes y eventos.

120

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

MF0982_3 Administración y gestión de las comunicaciones de la dirección

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0108) ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Gestión de la información y comunicación

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

Índice

INTRODUCCIÓN.................................................................................. 13

Unidad didáctica 1

1. Organización y operaciones con hojas de cálculo............................... 17 1.1. Libro de trabajo y hoja de cálculo..............................................................20 1.1.1. Trabajo con varias hojas en un mismo libro. Incorporación de nueva hoja, desplazamiento de hojas, borrado y cambio de nombre.............................................................................................24 1.2. Tipos de datos: valores, fórmulas, fechas y horas....................................29 1.3. Diseño de hojas de cálculo..........................................................................32 1.3.1. Formato personalizado de datos..................................................32 1.3.2. Establecimiento de rangos.............................................................39 1.4. Fórmulas y funciones...................................................................................46 1.4.1. Funciones matemáticas predeterminadas....................................48 1.4.2. Introducción de funciones predefinidas complejas...................50 1.4.3. Empleo de funciones lógicas.........................................................50 1.4.4. Referencias absolutas y relativas...................................................51

1.4.5. Conversión entre tipos de referencia...........................................54 1.5. Edición de hojas de cálculo.........................................................................55 1.5.1. Introducción de datos....................................................................55 1.5.2. Operadores aritméticos y lógicos.................................................57 1.5.3. Utilización anidada de fórmulas y funciones -fecha y hora, matemáticas, estadísticas, de búsqueda, de texto, lógicas y financieras........................................................................................58 1.5.4. Operaciones con hojas de cálculo diferentes..............................61 1.5.5. Inmovilización de paneles.............................................................62 1.5.6. Protección de hojas y celdas..........................................................64 1.6. Instalación personalizada de una hoja de cálculo.....................................66 1.7. Gestión de archivos: Grabación de hojas de cálculo en distintos formatos -plantilla y web incluidos............................................................69 1.8. Impresión de hojas de cálculo.....................................................................76 1.8.1. Configuración de la impresora......................................................77 1.8.2. Control de impresión y procedimientos de impresión de hojas de trabajo, fórmulas, gráficos y archivos.....................................79 1.9. Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas....................81

UNIDAD DIDÁCTICA 2

2. Técnicas de representación gráfica en documentos........................... 87 2.1. Representaciones gráficas............................................................................89

2.2. Elaboración -legibilidad, representatividad, vistosidad...........................89 2.3. Gráficos..........................................................................................................90 2.3.1. Elementos presentes en los gráficos -rangos o series del gráfico, título, leyenda, ejes, líneas de división, escalas, fuentes, representación.................................................................................91 2.3.2. Reglas para la elaboración de gráficos.........................................93 2.3.3. Configuración y modificación de los elementos........................94 2.3.4. Tipos de gráficos: de líneas, de áreas, de barras, de columnas o histogramas, polígonos, ojivas, de anillos, de radar, de superficie, de dispersión, burbujas, representación de grafos, sectores o ciclograma, de movimiento, pictogramas o de elementos, de Gantt, plannings, diagrama de flujo o de Pert, u otros a partir de datos convenientemente tabulados.................98 2.3.5. Creación paso a paso de un gráfico. Selección del tipo de gráfico. Selección de los rangos de datos. Cómo agregar una nueva serie de datos al gráfico. Opciones del gráfico. Ubicación del gráfico...................................................................................... 104 2.3.6. Modificación del gráfico. Tipo de gráfico. Datos de origen. Opciones de gráfico. Ubicación. Agregar datos. Agregar línea de tendencia. Vista en 3D........................................................... 110 2.3.7. Borrado de un gráfico................................................................. 113 2.3.8. Integración de gráficos en documentos................................... 114 2.4. Elaboración de organigramas, diagramas y mapas............................... 115 2.4.1. Organigramas. Estructura y barra de herramientas Organigrama. Reglas de elaboración. Trabajar en el organigrama. Tamaño, posición y fondo del organigrama. Tipos de organigramas. Estilos de organigramas.................... 118 2.4.2. Diagramas: barra de herramientas Diagrama, tipos de diagramas, edición de los diagramas y del cuadro de diálogo,

estilos de diagramas..................................................................... 123 2.5. Tablas........................................................................................................... 125 2.5.1. Creación de una tabla. Su diseño............................................... 125 2.5.2. Filas y columnas: celdas.............................................................. 126 2.5.3. Barra de herramientas. Tablas y bordes.................................... 128 2.5.4. Introducción de datos en la tabla, movimiento y selección.. 129 2.5.5. Edición de la tabla. Cambio de estructura, alto y ancho de filas y columnas, líneas, relleno, texto................................................ 136 2.5.6. Tamaño y posición de la tabla.................................................... 139 2.5.7. Inserción de una tabla................................................................. 141 2.6. Procedimientos de integración de representaciones gráficas en documentos................................................................................................. 143 2.7. Impresión de gráficos................................................................................ 144 2.7.1. Configuración de la impresora................................................... 145 2.7.2. Control de impresión y procedimientos de impresión de gráficos y archivos........................................................................ 146 2.8. Inter-operaciones entre aplicaciones....................................................... 152 resumen final............................................................................... 161 actividades..................................................................................... 163 autoEVALUACIÓN FINAL.............................................................. 191

soluciones...................................................................................... 197 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 199

Introducción

El manual UF0328. Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos, forma parte del módulo formativo «MF0986_3: Elaboración, tratamiento y presentación de documentos de trabajo», del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales, y es la segunda unidad formativa de la unidad de competencia «ADG309_3Asistencia a la dirección». A lo largo del primer capítulo del manual, trataremos las opciones básicas de Microsoft Excel, como son la introducción de datos en hojas de cálculo, desplazamiento por la hoja, edición, formateo y modificación de datos, introducción de fórmulas y funciones, etc. El segundo capítulo del manual está dedicado a los objetos gráficos que podemos manejar en Excel. Dedicaremos buena parte de este apartado a la elaboración de gráficos, y también al manejo de otro tipo de objetos como las propias tablas, organigramas y gráficos, así como a la impresión de las hojas de cálculo con este tipo de elementos. Por último, propondremos una serie de tareas y ejercicios teórico-prácticos para poner a prueba los conocimientos adquiridos a lo largo del manual. Este manual te permitirá adquirir las siguientes capacidades y criterios de evaluación: • C1: Analizar la información contenida en hojas de cálculo identificando los resultados y forma de presentación más adecuados, a través de gráficos, utilizando con precisión las fórmulas, funciones u otras herramientas adecuadas para alcanzarlos. o CE1.1 Identificar los distintos tipos de datos que pueden contener las hojas de cálculo como son los rótulos, valores, fórmulas, fechas y horas. o CE1.2 Identificar los distintos tipos de funciones disponibles, su tipología y sintaxis como las matemáticas, predefinidas, anidadas, de pago, lógicas, estadísticas y aritméticas. UF0328. Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos

o CE1.3 Ante supuestos convenientemente caracterizados, de información numérica y alfabética presentada en tablas: - Analizar la información almacenada o aportada determinando los resultados aritméticos, lógicos o estadísticos, que se deben obtener para su presentación más comprensible. -

Insertar las funciones o crear las fórmulas necesarias, anidándolas en su caso, dentro de una o varias hojas de cálculo.

Realizar resúmenes estadísticos a partir de la documentación aportada mediante el uso de las fórmulas o funciones estadísticas adecuadas.

Plantear diferentes escenarios, buscando las mejores soluciones u objetivos para los problemas planteados, con o sin restricciones.

Presentar los resultados resaltando aquellos que presentan determinadas condiciones por medio de organigramas, diagramas y mapas.

Presentar los resultados en tablas dinámicas, cuando fuera conveniente, para la mejor comprensión y síntesis de la información, analizando tendencias y realizando comparaciones visuales.

o CE1.4 Automatizar la captura de información proveniente de otra aplicación a través de las aplicaciones informáticas oportunas. o CE1.5 Ante supuestos convenientemente caracterizados de tablas dinámicas, proporcionar determinadas condiciones y criterios de restricción para el tratamiento de la información: -

Obtener datos desde consultas o fuentes externas, generando en su caso las consultas Web necesarias.

Crear tablas para obtener la presentación más comprensible de la información.

- Redefinir tablas dinámicas reconociendo su estructura, ordenando y filtrando la información de acuerdo con los 14

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criterios de restricción establecidos. -

Presentar los resultados resaltando aquellos que presentan determinadas condiciones por medio de los diferentes tipos de gráficos, utilizando el más adecuado en cada momento para realzar la presentación y la información que pretendemos significar.

Aplicar tablas dinámicas para consolidar datos.

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UNIDAD

Organización y operaciones con hojas de cálculo

Contenido 1.1. Libro de trabajo y hoja de cálculo 1.2. Tipos de datos: valores, fórmulas, fechas y horas 1.3. Diseño de hojas de cálculo 1.4. Fórmulas y funciones 1.5. Edición de hojas de cálculo 1.6. Instalación personalizada de una hoja de cálculo 1.7. Gestión de archivos: Grabación de hojas de cálculo en distintos formatos -plantilla y web incluidos 1.8. Impresión de hojas de cálculo 1.9. Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas

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na hoja de cálculo es una aplicación que nos permite realizar cálculos matemáticos, lógicos, estadísticos, operaciones sobre el texto, de fechas y horas, etc., sobre un conjunto de datos dispuestos en celdas. Microsoft Excel admite hasta un millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo; es decir, contiene 16 hojas de trabajo implícitamente. Esta cantidad puede ser disminuida o incrementada según sea necesario. De este modo, un libro de trabajo puede tener tantas hojas como queramos y podemos designarlas con el nombre que decidamos. Las aplicaciones de hojas de cálculo actuales, como Microsoft Excel, permiten crear plantillas de cálculo muy elaboradas y complejas e incluir en las mismas diferentes objetos como gráficos, tablas dinámicas, organigramas, etc. Asimismo, incorporan herramientas avanzadas para la corrección y revisión de todo tipo de operaciones que realizaremos con los datos. Para acceder a «Microsoft Excel» desde Windows, debemos hacer clic sobre el botón «Inicio», situado en la parte inferior izquierda de la aplicación:

A continuación, pulsamos sobre la flecha blanca que aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla para acceder a la ventana «Aplicaciones»:

Una vez en el panel de «Aplicaciones» nos movemos con las barras de desplazamiento o la rueda de nuestro ratón por las diferentes aplicaciones instaladas en el sistema, hasta encontrar el icono correspondiente a Microsoft Office Excel 2016 o versiones posteriores:

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En el caso de que queramos crear un nuevo libro de trabajo tenemos que ir al «menú Archivo» y hacer clic sobre la opción «Nuevo»:

En el panel Nuevo escogeremos la opción «Libro en Blanco», de entre las diferentes opciones que nos aparece y el nuevo documento Libro de Excel será creado. Para cerrar un libro de trabajo en Excel solamente tenemos que pulsar sobre el botón definido con una «X» con fondo verde, situado en la parte superior derecha de la ventana del programa:

También podemos utilizar la combinación de teclas «Alt + F4».

.1. Libro de trabajo y hoja de cálculo

La siguiente imagen nos muestra la pantalla principal de la aplicación Microsoft Excel, con los grupos de herramientas y ventanas fundamentales para el desarrollo de hojas de cálculo:

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• La «barra de herramientas de acceso rápido» contiene vínculos rápidos a algunos de los comandos más habituales del programa, como «Guardar», «Deshacer» o «Vista preliminar». • La «barra de título» indica el nombre del documento con el que estamos trabajando. Si el documento es nuevo y no está guardado, Excel asignará como nombre provisional de este fichero el nombre «Libro», acompañado de un número que indica el número de documento nuevo creado. • La «barra de fórmulas» sirve para facilitar la edición del contenido de una celda, así como la introducción de fórmulas o funciones en dicha celda. La «barra de fórmulas» mostrará siempre la operación realizada y no el resultado de esta cuando hagamos clic en una determinada celda con un resultado de una operación. • La «barra de nº columnas» nos mostrará el número de columna de cada una de las celdas de la hoja. • La «barra de nº filas» indica el número de fila de cada una de las celdas de la hoja. • Los botones «Hoja» y «Nueva hoja»; el botón «Hoja» nos muestra el nombre de las hojas que contiene un libro de Excel. Si queremos modificar este nombre, solamente tenemos que hacer doble clic sobre el nombre de una hoja; a continuación, esta aparecerá seleccionada, escribiremos un nuevo nombre y luego pulsaremos sobre la tecla «INTRO» para finalizar la operación. UF0328. Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos

• La nueva interface de Excel muestra los comandos de la aplicación organizados en «Pestañas»:

Podemos acceder a todas las teclas de acceso rápido de las pestañas, herramientas de acceso rápido y menús desde el teclado, pulsando la tecla «ALT». El programa mostrará una letra encima de cada elemento que representa la tecla de acceso rápido, que podemos utilizar para acceder a esa parte de la interface concreta, evitando así tener que utilizar el ratón:

Para mostrar u ocultar la pestaña activa haremos doble clic sobre el nombre de la pestaña, de modo que recogerá los botones de comandos y mostrará solamente su nombre. Para mostrar de nuevo los botones de comando, solamente tenemos que volver a hacer doble clic sobre dicha pestaña:

Los «indicadores de los cuadros de diálogo» son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos de comandos . Cuando hacemos clic sobre ellos se abre un cuadro de diálogo que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo de comandos:

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Las «herramientas contextuales» permiten trabajar con ciertos objetos del programa, como gráficos, imágenes, dibujos, etc. Cuando hacemos clic sobre uno de esos objetos aparecerá una nueva pestaña resaltada en la que veremos un conjunto de herramientas contextuales marcadas con un color diferente. Para ocultar dicha pestaña hacemos clic en cualquier parte del documento donde no haya ningún objeto insertado:

La «barra de acceso rápido» nos servirá para acciones muy frecuentes y para la inserción de más botones en las pestañas:

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1.1.1. Trabajo con varias hojas en un mismo libro. Incorporación de nueva hoja, desplazamiento de hojas, borrado y cambio de nombre Las aplicaciones de hojas de cálculo actuales, como Microsoft Excel, permiten crear y trabajar con varias hojas de cálculo en un solo fichero o libro de trabajo. De este modo, un libro de trabajo puede tener tantas hojas como queramos y podemos designarlas con el nombre que decidamos. Para insertar hojas de cálculo en nuestro Libro de trabajo, debemos realizar los siguientes pasos: 1. Hacemos clic sobre la etiqueta de la hoja en la posición que deseamos insertar la nueva hoja, ya que las nuevas hojas son colocadas a la izquierda de la hoja activa. 2. Hacemos clic en el botón «Nueva hoja» y aparecerá la nueva hoja de trabajo vacía dentro del libro de trabajo. Esta será numerada como Hoja 4 o con un número mayor si ya se añadieron hojas al libro. Otra forma de insertar hojas de cálculo es hacer clic sobre una de las etiquetas de la hojay después con el botón derecho del ratón desplegamos el menú contextual y seleccionamos la opción «Insertar...»:

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Posteriormente, aparece una caja de diálogo donde escogeremos la opción «Hoja de cálculo»:

Podemos desplazar nuestro cursor por las celdas de la hoja de cálculo utilizando diferentes combinaciones de teclas; a continuación, detallamos las más utilizadas: Movimiento

Tecla

Nos permiten movernos una celda a la izquierda de la celda activa. Nos permiten movernos una celda a la derecha de la celda activa. Nos permiten movernos una celda encima de la celda activa. Nos permiten movernos una celda debajo de la celda activa. Nos permiten movernos hasta la primera celda que CONTROL + contenga datos a la izquierda de la celda activa. UF0328. Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos

Nos permiten movernos hasta la primera celda que contenga datos a la derecha de la celda activa. Desplazará el cursor a la primera celda de la fila. Escribir sobre el texto existente borrando. Nos permiten movernos hasta la primera celda que contenga datos encima de la celda activa. Nos permiten movernos hasta la primera celda que contenga datos debajo de la celda activa. Desplazará el cursor una celda a la izquierda. Desplazará el cursor una celda a la derecha.

CONTROL + INICIO INSERT CONTROL + CONTROL + TAB SHIFT + TAB

Podemos utilizar el ratón para realizar desplazamientos sobre la hoja de cálculo haciendo clic directamente en la celda de destino. Si la solapa de la hoja que se quiere activar no está visible, se pueden utilizar los botones de desplazamiento de etiquetas, a la izquierda de las solapas de hojas, haciendo clic sobre uno de ellos . De izquierda a derecha su función es la de activar: la primera hoja, la hoja anterior, la hoja siguiente y la última hoja:

También podemos utilizar el ratón para hacer zoom rápidamente en una hoja y visualizar de este modo de forma sencilla la celda a la que queremos movernos. Para ello, mantenemos pulsada la tecla «CONTROL» mientras movemos la rueda del ratón hacia arriba para aumentar el zoom, o hacia abajo para disminuirlo. Podemos realizar desplazamientos por nuestro Libro de trabajo de una forma fácil y cómoda con las siguientes combinaciones de teclas: Tecla CONTROL + INICIO CONTROL + FIN REPAG

Movimiento Desplazará el cursor a la primera celda de la hoja de trabajo (A1). Solo funciona cuando la hoja contiene datos. Desplazará el cursor a la última celda ocupada de la hoja. Pantalla anterior.

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AVPAG CONTROL+ AVPAG CONTROL+ REPAG

Pantalla siguiente. Mostrará la siguiente hoja. Mostrará la hoja anterior.

Respecto a las barras de desplazamiento, el comando «Ir a» resulta muy útil si queremos realizar desplazamientos largos, para lo cual realizamos los siguientes pasos: pulsamos la tecla «F5» desde cualquier lugar de la hoja, aparecerá el cuadro de diálogo «Ir a», donde indicaremos la celda o rango especificado que queremos que nos muestre «Microsoft Excel»:

Pulsando con el botón derecho del ratón sobre el nombre de la pestaña, podemos acceder al menú contextual donde podemos insertar, eliminar, cambiar nombre, mover o copiar la hoja de cálculo.

Podemos copiar una hoja en el mismo libro de trabajo, realizando los siguientes pasos: 1. Hacemos clic sobre la etiqueta de la hoja que queremos copiar. 2. Pulsamos la tecla «CONTROL» y arrastramos la hoja a lo largo de las UF0328. Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos

etiquetas en la parte inferior de la hoja de trabajo. Al hacer esto, el icono de la hoja sigue al apuntador a través de las etiquetas y entre cada una de ellas aparece un triángulo negro que indica el lugar donde se insertará la copia. 3. Soltamos el botón del ratón y la copia se insertará entre dos hojas. Para identificar la copia, Microsoft Excel usa el mismo nombre de la hoja arrastrada y le añade un 2. Posteriormente, podremos cambiar el nombre a esta nueva hoja. Para seleccionar la hoja completa, hacemos clic en el botón que está situado en la intersección de los números de filas y las letras de las columnas:

Si deseamos utilizar el teclado en lugar del ratón, podemos seleccionar toda la hoja pulsando la combinación de teclas «CONTROL+ SHIFT + Barra espaciadora». Para darle nombre a la hoja, de forma tal que podamos identificarla, realizamos lo siguiente: 1. Hacemos clic en la etiqueta de la hoja a la que le vamos a cambiar el nombre y pulsamos el botón derecho del ratón. 2. Del menú que se despliega, elige el comando «Cambiar nombre»:

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3. Escribimos el nombre que deseamos y pulsamos «ENTER».

.2. Tipos de datos: valores, fórmulas, fechas y horas

Microsoft Excel permite trabajar con diferentes tipos de datos. Según el tipo de dato que hayamos introducido, podremos realizar diferentes tipos de operaciones. Además, la aplicación nos permite en todo momento modificar el tipo de dato introducido mediante la herramienta «Formato de celda». Cada tipo de dato tendrá unas características específicas que le permitan operar con determinadas fórmulas y funciones, y en caso de utilizar un tipo de dato incorrecto para una determinada función, la aplicación generará un error. A continuación, veremos los tipos de datos que maneja Microsoft Excel. Si queremos introducir un dato de tipo numérico simplemente colocamos el cursor en la celda donde deseamos introducir el dato y escribimos el número que queremos introducir. A continuación, tecleamos «ENTER» o hacemos clic en el «cuadro de introducción». Los datos numéricos se alinean por defecto en el margen derecho de la celda:

Para introducir datos alfanuméricos o de tipo texto nos situamos en la celda (con las teclas de movimiento o haciendo clic en ella) donde deseamos introducir el texto y lo escribimos. Cuando escribimos este texto, además de aparecer en la celda, podemos verlo en la barra de fórmulas. En esta barra aparecen también: el cuadro de cancelación, el cuadro de introducción y el asistente para funciones. Hacemos clic en el cuadro (o botón) de introducción o pulsamos «ENTER» y el texto se introducirá en la celda. Si nos equivocamos o queremos dejar de introducirlo, hacemos clic en el cuadro de cancelación:

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Cuando se introducen datos de tipo texto, estos se alinean en el margen izquierdo de la celda (esto es lo implícito). Con este tipo de datos, no se pueden realizar cálculos aritméticos. Disponemos de varios formatos para introducir datos de tipo fecha y hora en una celda de nuestro Libro de trabajo, dependiendo de qué tipo de dato queremos introducir. Algunos de los más utilizados son mostrados a continuación: Formato

Ejemplo

d/m

6/11

d/m/aa

6/11/99

d-mmm

6-nov

d-mmm-aa

6-nov-06

mmm-aa hh:mm

nov-06 15:45

hh:mm:ss

15:45:30

hh:mm am/pm

3:45 pm

hh:mm:ssam/pm

3:45:30 pm

Observaciones Introducirá el año actual. Excel considera los años del 00 al 29 como los años 2000 al 2029, y los comprendidos entre 30 y 99 como los años comprendidos los años 1930 al 1999. Introducirá el año actual. Introducirá el día, mes y año actual, con el número de dígitos correspondientes. Introducirá el día 1. Introducirá 0 segundos. Introducirá la hora, minutos y segundos, con el número de dígitos correspondientes. Introducirá 0 segundos. Introducirá la hora, minutos y segundos con el código am o pm.

Podemos utilizar la combinación de teclas para la fecha actual mediante «CONTROL+;» y la hora actual con «CONTROL+ :». Una «FÓRMULA» permite realizar diferentes tipos operaciones con valores

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de la hoja de cálculo, como suma, multiplicación, división, etc. Podemos incluir operadores aritméticos, referencias a celdas, valores y funciones. Antes de introducir una fórmula debemos escribir el signo igual (=), que identifica que se trata de una fórmula y no del contenido normal de una celda; a continuación, seleccionaremos la celda sobre la que queremos operar y el operador:

Una «FUNCIÓN» no es más que una fórmula incorporada en Microsoft Excel que toma una serie de valores y los utiliza para realizar una operación, devolviendo el resultado; es decir, se trata de un conjunto de fórmulas predefinidas bajo un nombre. Microsoft Excel proporciona más de 300 funciones de búsqueda, aritméticas, de fecha y hora, financieras, lógicas, matemáticas, etc.:

Como podemos ver, las partes de una función están formadas por el nombre de dicha función y sus argumentos, que irán entre paréntesis:

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.3. Diseño de hojas de cálculo

En este apartado trataremos los métodos más habituales para modificar la apariencia de una hoja de cálculoa través del formato de celda, que nos permite modificar aspectos del formato de los datos de dicha celda, como la alineación, las características de la fuente, los bordes, etc.

1.3.1. Formato personalizado de datos Respecto al formato de celda, el grupo de herramientas «Número» de la pestaña «Inicio» está directamente relacionada con el tipo de dato que debe contener la celda:

Podemos acceder a las opciones de «Formato de celda» para especificar el tipo de dato que va a contener la celda, a través del botón «Número» de la pestaña «Inicio»:

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El tipo de datos que puede contener una celda condicionará el tipo de operaciones que podemos realizar con esas celdas; en caso de no utilizar un tipo adecuado la aplicación nos devolverá un error. Los tipos son: • «General»: sin formato específico; es el que especificamos para un dato del que no sabemos o no queremos establecer el tipo de dato. • «Número: numérico»: sirve para establecer el tipo de dato número. • «Moneda»: monetario con separador de miles; en realidad es un tipo de dato numérico con unas características propias de la moneda que maneje. • «Contabilidad»: monetario sin separador de miles. • «Fecha»: como hemos visto, existen diferentes modos de establecer un tipo de dato fecha. • «Hora»: horario; también hemos visto como establecer diferentes formatos de hora para un dato de una celda. • «Porcentaje»: es un tipo de dato numérico que se presenta en modo porcentaje. • «Fracción»: consiste en un tipo de dato numérico presentado como una fracción, por ejemplo ½. UF0328. Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos

• «Científica»: es un tipo de dato numérico que muestra un número en notación exponencial, que se utiliza para la notación científica. • «Texto»: como su nombre indica consiste en un texto normal. • «Especial»: varios tipos especiales que contiene Excel. • «Personalizada»: esta opción sirve para controlar el formato de los datos que serán representados en la hoja de cálculo, de este modo podemos especificar el tipo de dato al que se refiere la celda y controlar la entrada de datos en la misma. Como hemos visto en el anterior apartado, un valor numérico puede tener un formato especial; es decir, Microsoft Excel puede desplegar el valor numérico de diferentes maneras. Por lo tanto, es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda: diferentes celdas de una misma hoja pueden tener el mismo valor, pero ser desplegados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero no su valor. Mediante el formato de número podemos controlar los tipos de datos que introducimos en Microsoft Excel explicados en el anterior apartado; para ello, pulsamos sobre el botón «Número» de la pestaña «Inicio» y aparecerá el cuadro de diálogo de «Formato de Celdas» en la pestaña «Numero»:

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Sobre la alineación, los valores de justificación implícitos en las celdas de Microsoft Excel son: • Textos: alineados a la izquierda • Números: alineados a la derecha • Ancho de la celda: doce caracteres. Podemos acceder al cuadro de diálogo de alineación, a través del botón «Alineación» de la pestaña «Inicio», para modificar estos valores por defecto u otras características de alineación:

• En el recuadro «Horizontal» podemos elegir una de las alineaciones posibles en sentido horizontal. La implícita es «General», o sea, el texto se encuadra a la izquierda y los números a la derecha. • La opción «Izquierda» alinea todo a la izquierda; la opción «Derecha», todo a la derecha; «Centrado», todo centrado; «Llenar» repite el contenido de la celda hasta llenarla por completo; «Justificar» alinea todo el texto por ambos lados (izquierda y derecha); «Centrado en la Selección» centra el contenido entre las celdas seleccionadas. • En el recuadro «Vertical», podemos alinear el contenido con la parte UF0328. Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos

superior, central o inferior de la celda o, si lo deseamos, justificarlo. La opción implícita es «Inferior». • En el recuadro «Orientación» podemos cambiar el sentido del texto. La orientación por defecto es «de izquierda a derecha» (como se escribe normalmente en un papel). La forma más rápida de alinear el contenido de una celda a la izquierda, centrarlo o alinearlo a la derecha, es haciendo clic en su herramienta el botón correspondiente del cuadro de herramientas «Alineación» de la pestaña «Inicio»:

Si queremos alinear texto en sentido vertical, tendremos que ajustar la altura de la celda. Para centrar entre varias celdas, selecciona el rango de celdas que quieres incluir en el centrado y haz clic en la herramienta del botón «Centrar entre columnas» ( ) de la pestaña «Inicio». La diferencia con la herramienta «Centrar» es que esta solamente centra dentro de una celda, mientras que con «Centrar entre columnas» podemos centrar el contenido de una celda dentro de varias columnas. «Ajustar texto» permite mostrar todo el contenido de la celda seleccionada mostrándolo en varias líneas, cuando el ancho de la columna no permite ver una línea de texto entera:

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Con Microsoft Excel podremos utilizar muchos tipos de letra, también llamados «Fuentes», y variar su tamaño y estilo muy fácilmente:

En el cuadro de herramientas «Fuente» de la pestaña «Inicio», podremos encontrar, de izquierda a derecha, un cuadro de nombres de fuentes, un cuadro de tamaños de fuente, un botón de negritas, otro de cursiva y otro de subrayar. A continuación, podemos observar un pequeño resumen de las herramientas del grupo de comandos «Fuente»: Herramientas

Icono

Acción

Tipo de letra

Cambia el tipo de letra

Tamaño

Cambia el tamaño de letra

Negrita, cursiva, subrayado Reducir y aumentar tamaño de texto Color de relleno Color de letra

Cambia el estilo de letra Reduce o aumenta el tamaño de la fuente Colorea el fondo de las celdas Cambia el color de la letra

Para cambiar el tipo de letra, tamaño o estilo, debemos desplegar el cuadro de diálogo correspondiente en la barra de formato. Para asignar atributo de negrita, cursiva (itálica) o subrayado a las celdas seleccionadas, hacemos clic sobre el botón específico. Podemos acceder a todas estas herramientas detalladas en los anteriores apartados por medio de las siguientes teclas de acceso rápido:

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Formato Negrita Cursiva Subrayado Aumentar fuente Disminuir fuente Tamaño de fuente Cuadro de diálogo fuente

Teclas CONTROL + N CONTROL+ K CONTROL+ S CONTROL+ > CONTROL+ < CONTROL + MAYÚSCULAS + M CONTROL + MAYÚSCULAS + F

Podemos acceder al cuadro de diálogo de fuente a través del botón «Fuente» de la pestaña «Inicio»:

El recuadro «Fuente» muestra un menú con los distintos tipos de letra que tenemos instalados. En «Estilo de fuente» están incluidas las opciones: «normal», «cursiva», «negrita», «negrita cursiva». «Tamaño» permite definir el tamaño de letra que preferimos. Con «Subrayado» podemos seleccionar el tipo de subrayado que utilizará. Con «Color» podemos asignar distintos colores a los contenidos de las celdas (el valor por defecto es «Automático», es decir, negro). En «Efectos»

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podrá seleccionar efectos como «Tachado», «Superíndice» o «Subíndice» para el texto seleccionado.

1.3.2. Establecimiento de rangos La celda es la unidad básica de «Microsoft Excel». Cada celda está identificada con una coordenada única, la cual está formada por la intersección de la columna y la fila donde se encuentra situada dicha cela, lo que se denomina referencia de celda. Por ejemplo, «A1» se corresponde con la primera celda de la hoja de cálculo:

Siempre que seleccionamos una celda, Microsoft Excel mostrará su referencia en el cuadro de nombres:

El «Rango» define un conjunto de celdas con las que se puede trabajar como si fueran una unidad. Se identificará por la primera y última celda que forman parte del rango, separadas por dos puntos; por ejemplo, A1:C6 se corresponderá con el rango que integra el conjunto de celdas contiguas que abarcan desde la celda A1 hasta la C6. El rango mínimo está constituido por una sola celda y el máximo por toda la UF0328. Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos

hoja de cálculo. Existen varios tipos de rangos: • «Vector»: se define como un conjunto contiguo de celdas distribuidos en filas o columnas:

• «Matriz»: consiste en varios vectores juntos:

Un modo de acceder a un determinado rango de celdas es mediante la designación de un nombre de rango. El nombre lo asignamos nosotros siguiendo los pasos que detallamos a continuación: 1. Primero seleccionamos la celda o celdas que deseamos agrupar en un rango. 2. A continuación, vamos al cuadro de nombres y escribimos el nombre que queremos designar para ese rango de celdas. De este modo, cada vez que necesitemos seleccionar el rango solamente tenemos que indicar su nombre para referirnos a él. Para gestionar los distintos nombres que tengamos asignados en un documento podemos acceder al cuadro de «Administrador de nombres», en la pestaña «Fórmulas»:

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Aparecerá un cuadro de diálogo donde podemos modificar los nombres de los rangos, eliminarlos o crear nuevos nombres de rango:

El apartado tema tratará sobre las operaciones más comunes con rangos cuando trabajamos en una hoja de cálculo, como realizar autollenados rápidos de rangos para mejorar la rapidez en la introducción de datos, la selección de rangos múltiples o el nombrado de rangos. Respecto al relleno rápido de un rango, el «Autollenado» es una facilidad que brinda Microsoft Excel que nos permite repetir valores, continuar una serie de datos o extender una lista de valores. Funciona con números, días de la semana, meses y fechas. El «Autollenado» resulta muy útil para completar series de datos. El dato que completa en el rango dependerá de lo que tengamos en la primera celda. UF0328. Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos

Por ejemplo, supongamos que en una celda tengo el mes enero y deseo introducir el nombre de los siguientes meses: febrero, marzo y abril. En lugar de copiar uno a uno el nombre de los meses, realizaremos los siguientes pasos: 1. Nos situamos en la celda donde está el texto «Enero». 2. Hacemos clic en el cuadro de llenado y lo desplazamos hacia a la derecha, hacia el resto de las celdas donde quiero copiar. 3. Soltamos el botón y observamos el resultado.

Microsoft Excel es capaz de identificar que enero es un mes y realizar copias secuenciales a partir de la primera. Si deseamos abreviar escribiendo solamente tres letras y en la primera estuviera escrito «Ene», la aplicación habría copiado en los tres siguientes «Feb, Mar y Abr». Si escribimos, por ejemplo, la palabra «Gastos» y arrastramos el botón de llenado, simplemente repetirá esta palabra a lo largo del rango. Esto se debe a que «Autollenado» solamente reconoce ciertas palabras y «Gastos» no es una de ellas. En caso de valores numéricos, pulsamos la tecla «CONTROL» mientras arrastramos el botón de llenado. La cruz del apuntador de relleno se convierte en un pequeño signo de adición y «Autollenado» extiende la serie. La combinación «CONTROL+ Autollenado» le indica a Excel que tome el valor de la celda de inicio y que lo incremente progresivamente. Si insertamos un valor, como por ejemplo «Domingo», y queremos copiarlo a lo largo del rango (no quiero que llene la serie con domingo, lunes, martes, etc.), pulsamos la tecla «CONTROL» mientras arrastramos la herramienta de llenado, evitando así que incremente los valores, como lo haría normalmente. Podemos definir series de palabras (llamadas «Series» o «Listas Personalizadas») de «Autollenado»; para ello debemos seguir los siguientes pasos:

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1. Seleccionamos la fila o columna que constituye el encabezado que se queremos repetir y que se incluirá en la serie o lista:

2. Desde el «Botón de Office», en la categoría «Más frecuentes», seleccionamos «Modificar listas personalizadas…»:

3. El rango seleccionado aparecerá en el cuadro «Importar Listas» de las celdas. Hacemos clic sobre «Importar»:

4. También podemos crear directamente nuestras listas personalizadas desde este cuadro de diálogo; en este caso tendremos que pulsar sobre el botón «Agregar» y nombrarlos con nombres de la lista separados por coma. 5. Hacemos clic en el botón «Aceptar» y ya tendremos la nueva lista creada. La selección de múltiples rangos nos permite realizar operaciones sobre diferentes tipos de datos distribuidos en nuestra hoja de cálculo. Existen varios UF0328. Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos

modos de seleccionar estos rangos: • Seleccionar rangos y añadir rangos a nuestra selección: 1. Para realizar una selección que englobe desde la celda A1 hasta a B6, nos situamos sobre la celda A1, pulsamos el botón del ratón y manteniendo pulsado arrástralo hasta la celda B6, donde ya podemos soltar el botón del ratón. Observamos como las celdas aparecen de color negro excepto la celda activa, pero están todas seleccionadas. 2. Añadir otra celda u otro rango a nuestra selección: pulsamos la tecla «CONTROL», y manteniendo pulsada, hacemos clic sobre la celda D6. • Seleccionar una columna entera: nos situamos sobre el identificativo de la columna B en la parte superior de la hoja de cálculo, y hacemos clic. • Seleccionar varias columnas consecutivas, como por ejemplo desde la columna C hasta la E: situarse sobre el identificativo de la columna C, pulsar el botón del ratón y manteniendo pulsado, arrastrarlo hasta la columna E. • Seleccionar columnas no consecutivas: por ejemplo, si queremos seleccionar la columna A y la D, seleccionamos la columna A y hacemos clic sobre el identificativo de la columna D manteniendo pulsada la tecla «CONTROL». Lo mismo ocurre con las filas. Un modo de acceder a un determinado rango de celdas es sencillo si previamente lo bautizamos con un nombre; mediante este método solamente tenemos que escribir el nombre del rango en lugar de volver a seleccionarlo cada vez que queramos operar sobre dicho rango, para nombrar un rango seguiremos los pasos que detallamos a continuación: 1. Primero, seleccionamos la celda o celdas que queremos agrupar en un rango. 2. A continuación, vamos al cuadro de nombres y escribimos el nombre de este nuevo rango de celdas:

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Podemos ir a una celda escribiendo su dirección en el cuadro de nombres y pulsando «ENTER». Para gestionar los distintos nombres que tengamos asignados en un documento podemos acceder al cuadro de «Administrador de nombres», en la pestaña «Fórmulas»:

Aparecerá un cuadro de diálogo donde podemos modificar los nombres de los rangos, eliminarlos o crear nuevos nombres de rango:

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.4. Fórmulas y funciones

Las fórmulas son herramientas que se utilizan para realizar cálculos con los datos que contienen las celdas por medio de diferentes operadores. Cuando utilizamos fórmulas más complejas con varios operadores, debemos conocer cuál es el orden de prioridad a la hora de aplicar estos operadores sobre los datos, y también debemos conocer cuáles son las reglas de escritura que debemos tener en cuenta a la hora de introducir una fórmula. La fórmula mal introducida puede generar un error que la aplicación cataloga en un tipo, como veremos más adelante. En Microsoft Excel se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos, lógicos o de texto: Operador

Nombre

+ * / % ^ & <, >, <=, >=, <>, =

Suma Resta Multiplicación División Porcentaje Exponenciación Operador de texto Operadores de comparación: menor que, mayor que, menor o igual, mayor o igual, distinto de, igual a

Cuando utilizamos más de un operador en una fórmula, Microsoft Excel aplica unas ciertas reglas para saber qué operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto. En la siguiente tabla indicamos las precedencias establecidas por Microsoft Excel cuando trabajamos con varios operadores en una fórmula: Operador ^ *

Operación que realiza EXPONENCIACIÓN MULTIPLICA

Precedencia 1 2

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/ + & = > < >= <= <>

DIVIDE SUMA RESTA UNIÓN / CONCATENAR Comparación IGUAL QUE Comparación MAYOR QUE Comparación MENOR QUE Comparación MAYOR IGUAL QUE Comparación MENOR IGUAL QUE Comparación DISTINTO

2 3 3 4 5 5 5 5 5 5

Además de esta tabla de precedencias, la precedencia máxima (es decir, la operación que antes se evalúa) es aquella que va entre paréntesis. Podemos construir una fórmula escribiendo directamente en la celda la combinación aritmética o función que deseemos precediéndola por el signo =, que identifica que se trata de una fórmula y no del contenido normal de una celda. Una vez introducido el signo igual, hacemos clic sobre el primer dato con el que queremos operar y vemos cómo en la celda y en la barra de fórmulas aparecerá la referencia de celda del dato que hemos seleccionado. A continuación, escribimos el operador que queremos utilizar en la fórmula. En el caso del ejemplo utilizamos el operador suma, luego volvemos a hacer clic en la celda que contiene el siguiente dato, y así consecutivamente:

Por otra parte, una función consiste en una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores específicos en un orden particular. Una de las UF0328. Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos

principales ventajas de utilizar funciones es que ahorran tiempo, porque ya no es necesario que las escribamos nosotros. Los cálculos que realizará la función vienen predefinidos en la aplicación.. Esta herramienta es imprescindible para realizar cálculos y operaciones. Existen diferentes tipos de funciones dependiendo con qué tipos de datos queremos operar y qué resultados deseamos obtener con estos datos. Como hemos indicado anteriormente,

1.4.1. Funciones matemáticas predeterminadas Las funciones matemáticas se utilizan para realizar operaciones matemáticas con los valores numéricos contenidos en las celdas deseadas. Estos cálculos pueden ser la suma, producto, obtener números enteros, logaritmos, redondeos, etc. Podemos introducir estas funciones en nuestra hoja de cálculo de diferentes modos: • A través del botón «Autosuma» de la pestaña «Inicio», elegimos la opción «Suma», previa selección de las celdas que contienen los datos a sumar. La operación con el resultado aparecerá automáticamente en la primera celda contigua a los datos seleccionados:

• Podemos acceder a esta misma herramienta a través de la pestaña «Fórmulas»; una vez allí, elegimos el botón «Autosuma»:

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• Por último, tenemos la posibilidad de escribir directamente el nombre de la fórmula en la celda sobre la que deseamos obtener el resultado. Previamente debemos introducir el signo igual = y la aplicación mostrará un asistente para la introducción de datos:

Una vez hemos visto los diferentes modos de introducir funciones matemáticas en nuestra hoja de cálculo, vamos a detallar algunas de las funciones matemáticas más utilizadas en Microsoft Excel: Función Suma

Sintaxis =SUM (Rango)

Descripción Realiza una suma con los números introducidos como argumentos.

Devuelve el resultado de multiplicar Producto todos los números introducidos como argumentos. =POTENCIA (número; Nos devuelve la potencia de un Potencia potencia) número. =REDONDEAR (número, Redondea un número según los Redondear nº de decimales) decimales que se especifiquen. Devuelve el número entero menor Entero =ENTERO (argumento) más próximo a lo indicado en el argumento. Permite obtener el número romano Numero =NUMERO. correspondiente al número decimal romano ROMANO(número) que se introduzca como número. Convierte una cadena de texto en un número. Si el parámetro texto Valor =VALOR(texto) no se corresponde con un valor numérico la función devuelve un error. =PRODUCTO (número1; número2;...)

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