UF0329
elaboraciรณn y ediciรณn de presentaciones con aplicaciones informรกticas
Datos del autor
José Ramón Santos Dios es Diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad de Vigo y Graduado Superior en TIC por la Universidad de Santiago de Compostela, recientemente ha finalizado el Máster en Software Libre por la UOC. Desde el año 2003 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las principales empresas de formación de la comunidad autónoma de Galicia. En la actualidad, combina su profesión de docente con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos y la elaboración de manuales relacionados con certificados de profesionalidad, también el desarrollo del diseño y programación web ocupa parte de su actividad profesional.
Ficha Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas. Administración y gestión. 1ª Edición Certia Editorial, Pontevedra, 2019 Autor: José Ramón Santos Dios Formato: 170 x 240 mm
• 198 páginas.
Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas. Administración y gestión No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Derechos reservados 2019, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial. ISBN: 978-84-17328-31-3 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 492-2019 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones. Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.
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Duración horas módulos formativos
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UF0325: Organización de reuniones y eventos. UF0326: Organización de viajes nacionales e internacionales. UF0327: Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto. UF0328: Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos UF0329: Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas. UF0330: Interpretación de las actividades orales y escritas de asistencia a la dirección en lengua inglesa. UF0331: Interacciones orales en el entorno empresarial. UF0332: Elaboración de documentación socioprofesional.
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UF0324: Gestión del tiempo, recursos e instalaciones.
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MF0984_3: Inglés profesional para la asistencia a la dirección.
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MF0985_2: Lengua extranjera profesional distinta del inglés para la asistencia a la dirección. MP0076: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad
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MF0986_3: Elaboración, tratamiento y presentación de documentos de trabajo.
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MF0983_3: Gestión de reuniones, viajes y eventos.
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Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas
MF0982_3 Administración y gestión de las comunicaciones de la dirección
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FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0108) ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)
Área profesional: Gestión de la información y comunicación
Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN
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MF0987_3: Gestión de sistemas de información y archivo
MF0988_3: Gestión de documentación jurídica y empresarial
MF0980_2: Gestión auxiliar de personal.
MF0979_2: Gestión operativa de tesorería.
MP0113: Prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad
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MF0986_3: Elaboración, tratamiento y presentación de documentos de trabajo
Duración horas módulos formativos
UF0327 Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto UF0328 Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica en documentos. UF0329 Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas UF0347: Sistemas de archivo y clasificación de documentos UF0348: Utilización de las bases de datos relaciones en el sistema de gestión y almacenamiento de datos UF0522 Marco organizativo y normativo de las Administraciones Públicas y de la Unión Europea. UF0523 Gestión de la documentación de constitución y de contratación de la empresa.
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MF0982_3: Administración y gestión de las comunicaciones de la dirección.
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Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas
FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD ((ADGG0308) ASISTENCIA DOCUMENTAL Y DE GESTIÓN EN DESPACHOS Y OFICINAS (RD 645/2011 de 9 de mayo)
Área profesional: Gestión de la información y comunicación
Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN
Índice INTRODUCCIÓN.................................................................................. 13
Unidad didáctica 1
1.Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas.......................................................................................... 19 1.1. Formatos de presentaciones gráficas.........................................................21 1.1.1. Diapositivas......................................................................................22 1.1.2. Proyección de vídeos......................................................................22 1.1.3. Páginas web......................................................................................23 1.2. Creación de una presentación.....................................................................23 1.2.1. Mediante un asistente.....................................................................24 1.2.2. Con uno de los modelos incorporados.......................................24 1.2.3. Con una plantilla.............................................................................24 1.2.4. Desde cero.......................................................................................25 1.3. Las vistas........................................................................................................26 1.3.1. Normal.............................................................................................27 1.3.2. Esquema...........................................................................................28
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1.3.3. Diapositiva.......................................................................................29 1.3.4. Clasificador de diapositivas............................................................31 1.3.5. Zoom...................................................................................................32 1.4. Inserción, borrado y ordenamiento de diapositivas.................................34 1.5. Diseño y edición de presentaciones...........................................................37 1.5.1. Efectos y animación de elementos...............................................39 1.5.2. Velocidad de la transición..............................................................41 1.5.3. Cómo se oculta una diapositiva....................................................41 1.5.4. Cambio automático de diapositivas..............................................43 1.5.5. Creación de hipervínculos.............................................................43 1.5.6. Botones de acción...........................................................................44 1.5.7. Cambio de secuencia de la diapositiva.........................................45 1.5.8. Animaciones de texto, imágenes u otros objetos.......................47 1.5.9. Trabajos con textos de diseño (WordArt)...................................49 1.5.10. Inserción de gráficos, objetos e imágenes...................................50 1.5.11. Inserción de sonidos y películas y grabación de sonidos..........67 1.6. Grabación, cierre y carga de una presentación.........................................74 1.7. Impresión de una presentación...................................................................76 1.7.1. Notas para el orador.......................................................................80 1.7.2. Documentos para los participantes..............................................81 1.7.3. Diapositivas y esquemas.................................................................83 1.8. Presentaciones portátiles: creación, instalación y ejecución...................85
8
1.9. Gestión de archivos: grabación de presentaciones en distintos formatos, web incluido.................................................................................88 1.9.1. Creación de una presentación para Internet...............................88 1.10. Integración de presentaciones a la Intranet de la organización............91 1.11. Inter-operaciones entre aplicaciones.........................................................93 UNIDAD DIDÁCTICA 2
2. Edición de objetos multimedia e integración de documentos........... 97 2.1. Utilidades y características de los recursos de proyección......................99 2.2. Vídeo-proyectores...................................................................................... 102 2.3. Reproducción de sistemas de vídeo y audio.......................................... 104 2.4. Tipos de formatos soportados de objetos multimedia: imágenes, vídeo y audio.......................................................................................................... 106 2.5. Programas de edición de imágenes: estructura y funciones................ 109 2.6. Operaciones de optimización de imágenes............................................ 122 2.6.1. Modificación................................................................................. 124 2.6.2. Eliminación................................................................................... 124 2.6.3. Recorte o introducción de detalle.............................................. 124 2.6.4. Modificación de efectos -color, iluminación, otros................ 125 2.6.5. Modificación de tamaño............................................................. 126 2.6.6. Reducción del espacio en memoria........................................... 127
9
2.6.7. Creación de animaciones a partir de una o varias imágenes ofotografías................................................................................... 127 2.7. Digitalización de imágenes a través de escáner..................................... 128 2.8. Grabación básica de audio........................................................................ 130 2.9. Procedimientos de integración de objetos multimedia en documentos................................................................................................. 131 UNIDAD DIDÁCTICA 3
3. Integración de documentos profesionales en la web........................ 135 3.1. Creación de una página web..................................................................... 137 3.1.1. Creación de una página a partir de un documento................. 138 3.1.2. Diseño de la página. Estructura................................................. 140 3.2. Inserción y eliminación de archivos........................................................ 141 3.3. Inserción de un hipervínculo................................................................... 143 3.3.1. Creación de marcos, creación de enlaces entre páginas......... 144 3.4. Cómo se guarda la página web................................................................. 148 3.5. Organización de sitios web....................................................................... 153 3.5.1. Procedimientos de actualización de páginas web.................... 155 3.5.2. Funciones básicas de editores HTLM, Adobe y de gráficos.......................................................................................... 156 3.6. Procedimientos de protección de datos................................................. 157
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3.6.1. Copias de seguridad..................................................................... 160 3.7. Legislación vigente y normas sobre propiedad intelectual, derechos de autor y protección de datos...................................................................... 166 resumen final............................................................................... 171 actividades..................................................................................... 173 autoEVALUACIÓN FINAL.............................................................. 187 soluciones...................................................................................... 191 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 193
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Introducción
El manual UF0329. Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas, forma parte del módulo formativo «MF0986_3: Elaboración, tratamiento y presentación de documentos de trabajo», del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales, y es la tercera unidad formativa de la unidad de competencia «ADG309_3 Asistencia a la dirección». A lo largo del primer tema del manual trataremos las herramientas básicas de Microsoft PowerPoint, como la introducción de diferentes elementos en las diapositivas, inserción de gráficos, creación de transiciones y animaciones y visualización de la presentación. El segundo capítulo del manual está dedicado a los objetos multimedia, sus utilidades y características, y herramientas para editarlos e integrarlos en otros documentos. Por último, el tercer capítulo estará dedicado a la web: cómo elaborar una página web, partes del documento web y creación de los diferentes elementos que la componen. Además, propondremos una serie de tareas y ejercicios teórico-prácticos para poner a prueba los conocimientos adquiridos a lo largo del manual. Este manual te permitirá adquirir las siguientes capacidades y criterios de evaluación: • C1: Realizar presentaciones de documentos profesionales tipo -valorativos, de comunicación o decisión-, visual y sonoramente enriquecidos, incorporando imágenes, gráficos, vídeos, sonidos u otros objetos convenientemente personalizados, y en su caso animados, a través de las aplicaciones informáticas y recursos multimedia específicos. o CE1.1 Identificar las principales aplicaciones de presentaciones gráficas, tratamiento y animación de imágenes y gráficos,
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identificando sus principales prestaciones. o
CE1.2 Precisar los distintos tipos de gráficos -histogramas, polígonos, ojivas, representación de grafos, sectores u otros- determinando el tipo de información más adecuado que representan.
o CE1.3 Ante supuestos convenientemente caracterizados de datos susceptibles de representación gráfica, estática o dinámica: - Elegir y crear el gráfico adecuado al mensaje requerido, definiendo con exactitud las series de valores a representar. - Aplicar las técnicas de edición de gráficos a partir de tablas dinámicas con corrección. o CE1.4 Valorar a partir de documentos, informes y presentaciones específicas, la importancia de la relación entre los textos y las imágenes, o efectos de vídeo o sonoros que los acompañan. o CE1.5 Analizar los diferentes elementos de la imagen -líneas, contornos, color, composición, otros- identificando sus efectos, consecuencias de espacio y repercusiones en la imagen de las organizaciones. o CE1.6 Identificar las principales técnicas de animación visual y sonora, y los principales formatos digitales que adoptan los documentos sobre los que se aplican dichas técnicas. o CE1.7 En supuestos convenientemente caracterizados de elaboración de presentaciones sobre temas concretos, proporcionando características determinadas de la imagen de una organización tipo, destinatarios y duración: - Localizar imágenes, vídeos o sonidos relacionados con los temas propuestos a través de Internet, guardándolas en los formatos gráficos y sonoros adecuados. - Grabar imágenes, fotografías, efectos sonoros u otros, apropiados al tema a completar, en los formatos oportunos. - Incorporar las imágenes en las presentaciones con precisión y, 14
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ayudando a la comprensión del texto. - Aplicar los colores, contrastes, luminosidad, contornos y otras características a las imágenes de acuerdo con las características aportadas. - Incorporar efectos sonoros y visuales en los formatos digitales adecuados para la minimización de memoria, con precisión y atendiendo al objetivo del documento o presentación. -
Animar las imágenes apropiadas, teniendo en cuenta la utilidad de las mismas y el formato de presentación, en documento o página Web.
- Asignar el tiempo adecuado a cada elemento de la presentación de acuerdo con la duración señalada. - Guardar la presentación en el formato más adecuado al tipo de destinatario indicado. - Proyectar las presentaciones asegurando la nitidez y calidad de los contenidos. • C2: Adaptar cualquier imagen -logotipo, fotografía, dibujo, vídeo, otraso archivo de audio a los documentos propios y parámetros establecidos de organizaciones tipo. o CE2.1 Distinguir los distintos modos de tratar los colores de un logotipo o de una imagen para incorporarlos correctamente a los documentos y presentaciones con fondos de color. o CE2.2 Identificar las técnicas de tratamiento y de modificación del tamaño de un archivo de imagen, audio o vídeo para minimizar el espacio ocupado. o CE2.3 Determinar las técnicas habituales de dinamización de imágenes o logotipos a fin de incorporarla en una presentación o en una página Web. o CE2.4 En un caso práctico convenientemente caracterizado, de introducción de imágenes en un texto:
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- Modificar detalles de una imagen que no interesan. - Borrar o recortar partes de las imágenes. - Añadir nuevos elementos a las imágenes, agrupándolos o desagrupándolos. - Incorporar logotipos sin fondo dentro de otro documento con fondo propio. - Crear fondos transparentes para introducir imágenes. - Crear una imagen semitransparente e incorporarla como fondo en el documento o presentación. - Cambiar el color de una imagen, pudiéndola convertir en blanco y negro, o aplicar un tono de color. o CE2.5 En un caso práctico convenientemente caracterizado, de obtención de imágenes de Internet, para retocarlas e incorporarlas en un documento: - Capturar imágenes, logotipos o partes de una página Web de empresas. -
Importar imágenes digitales guardadas en diferentes formatos, guardándolas a su vez en otros formatos.
- Mejorar imágenes con áreas muy claras u oscuras. - Modificar el brillo o luminosidad a cualquier imagen, ganando en transparencia y claridad. - Crear animaciones a partir de imágenes creando ficheros animados. • C3: Mantener actualizadas páginas Web de acuerdo con el diseño y a los contenidos planificados, organizándolos a través del sistema de archivos y directorios, utilizando con precisión las aplicaciones informáticas apropiadas.
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o CE3.1 Identificar las aplicaciones o programas informรกticos de creaciรณn y diseรฑo de sitios y pรกginas Web, describiendo sus prestaciones. o CE3.2 Determinar los principios de organizaciรณn de los contenidos de los sitios Web a travรฉs de un sistema de archivos y directorios de forma ordenada y precisa, utilizando organigramas en funciรณn de su importancia. o CE3.3 Describir el proceso de publicaciรณn de un sitio Web en un servidor. o CE3.4 En supuestos suficientemente caracterizados, en el que se proporciona un sitio Web creado, y una relaciรณn de documentos en formato Web: - Establecer el organigrama de los contenidos de la pรกgina Web. - Proponer e incorporar los nuevos documentos al sitio Web explicando los criterios de localizaciรณn seguidos. - Establecer los enlaces mรกs adecuados entre las pรกginas y los distintos elementos de los sitios Web, creando en su caso los marcos necesarios. โ ข C4: Mantener la seguridad, confidencialidad y restricciรณn en el acceso a la informaciรณn y documentaciรณn creada y guardada electrรณnicamente, respetando los derechos de autor de los contenidos. o CE4.1 Identificar y usar con correcciรณn las prestaciones de una aplicaciรณn informรกtica con la que periรณdicamente se efectuarรกn las copias de seguridad. o CE4.2 Diferenciar las medidas de protecciรณn y seguridad en los distintos tipos de documentos. o CE4.3 Valorar y justificar la necesidad de aplicar periรณdicamente mecanismos o procedimientos de salvaguarda y protecciรณn de la informaciรณn, describiendo las posibles consecuencias de la falta de aplicaciรณn en situaciones reales.
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o CE4.4 Diseñar y aplicar procedimientos y sistemas de seguridad y protección de la información disponible: - En una aplicación instalada. - Desde el sistema operativo. - Desde el hardware. o CE4.5 Describir los errores habituales de procedimiento en el acceso y consulta de la información y, las medidas de prevención. o CE4.6 En un supuesto práctico convenientemente caracterizado, en el que se especifiquen las tareas a desarrollar y el sistema informático disponible: - Realizar copias de los archivos de información en cada actualización, empleando los medios y métodos más eficientes. - Establecer protecciones de archivos y carpetas o directorios. - Establecer atributos de acceso. - Detectar fallos en los procedimientos de seguridad. - Argumentar y proponer soluciones para la corrección de los fallos detectados. o CE4.7 Interpretar la normativa reguladora de la propiedad intelectual, derechos de autor y protección de datos en el manejo de documentación. o CE4.8 Utilizar los programas antivir us periódicamente, manteniéndolos actualizados para garantizar la seguridad de la documentación obtenida y elaborada. o CE4.9 Valorar la utilización de cortafuegos para evitar los inconvenientes de dejar puertos abiertos en una conexión de red.
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UF0329. Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas
UNIDAD
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Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas
Contenido 1.1. Formatos de presentaciones gráficas 1.2. Creación de una presentación 1.3. Las vistas 1.4. Inserción, borrado y ordenamiento de diapositivas 1.5. Diseño y edición de presentaciones 1.6. Grabación, cierre y carga de una presentación 1.7. Impresión de una presentación 1.8. Presentaciones portátiles: creación, instalación y ejecución 1.9. Gestión de archivos: grabación de presentaciones en distintos formatos, web incluido 1.10. Integración de presentaciones a la Intranet de la organización 1.11. Inter-operaciones entre aplicaciones
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as presentaciones digitales son imprescindibles hoy en día en diferentes ámbitos, como el profesional o educativo, ya que nos permiten comunicar de manera visualmente atractiva la información que necesitamos exponer. Existen múltiples herramientas actualmente para la elaboración de presentaciones digitales en diferentes formatos. Entre las diferentes aplicaciones más frecuentes hoy en día para realizar presentaciones digitales podemos destacar: Microsoft PowerPoint. Es la aplicación más frecuente en sistemas Windows y la más utilizada hoy en día en el mercado. Existe también una versión para Mac. LibreOffice Impress. Es la versión de libre de OpenOffice para realizar presentaciones digitales. Como el resto de aplicaciones de esta suite, es multiplataforma por lo que podemos utilizarla en entornos Windows, Linux, Mac, etc. Google Slides. Es la versión de Google para realizar presentaciones digitales, como el resto de aplicaciones de esta suite, nos permite trabajar en línea y de manera corporativa en nuestra presentaciones.
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.1. Formatos de presentaciones gráficas
Hoy en día existen multitud de formatos de archivo para realizar todo tipo de presentaciones gráficas, como el texto, imágenes, sonidos, vídeo, o información multimedia. Con el auge de Internet y los dispositivos móviles, han aparecido multitud de formatos de diferentes características mejorando las funcionalidades de los anteriores. En este apartado repasaremos los métodos y formatos más
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utilizados hoy en día para mostrar presentaciones graficas de manera digital.
1.1.1. Diapositivas Las diapositivas son las unidades de información en las que se divide una presentación digital, y comprende cada una de las pantallas que aparecerán cuando lancemos dicha presentación. Disponemos de varios formatos de diapositivas para PowerPoint: • PPTX: es un formato de edición de diapositivas para las últimas versiones de PowerPoint 2007 en adelante. • PPSX: es un formato de visualización de diapositivas para las últimas versiones de PowerPoint 2007 en adelante. • PPT: un formato de edición de diapositivas para versiones anteriores a PowerPoint 2007. • PPS: un formato de visualización de diapositivas para versiones anteriores a PowerPoint 2007.
1.1.2. Proyección de vídeos Existe una gran variedad de formatos de vídeo y cada uno se puede visualizar con diferentes reproductores de vídeo. Los formatos de vídeo más utilizados son los siguientes: • AVI (Audio Vídeo Interleaved): el formato estándar para almacenar vídeodigital, que se suele utilizar para capturar vídeo desde una cámara digital al ordenador. Puede contener vídeo con una calidad excelente, pero con un enorme tamaño.
Es un formato muy compatible que puede ser visualizado con la mayoría de reproductores como Windows Media, QuickTime, etc.
• MPEG (Moving Pictures Expert Group): es un formato estándar para la compresión de vídeodigital que admite diferentes tipos de códecs de compresión: MPEG-1 (calidad CD), MPEG-2 (calidad DVD), MPEG-3 (orientado al audio MP3) y MPEG-4 (más orientado a la web).
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UF0329. Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas
• MOV: el formato de vídeo y audio desarrollado por Apple, para utilizar con el reproductor de QuickTime. • WMV: desarrollado recientemente por Microsoft, utiliza el códec MPEG-4 para la compresión de vídeo, pero normalmente solo se puede visualizar con una versión actualizada de Windows Media 7 o superior. • FLV: un formato que utiliza el reproductor Adobe Media Flash para visualizar vídeo en Internet o en diferentes reproductores locales como MPlayer, VLC media player, Riva, Xine, etc. Es el formato más recomendado para la web por su accesibilidad y una aceptable relación de calidad/peso. Los portales de vídeo más conocidos en Internet utilizan este formato para la difusión de vídeos: YouTube, Google Vídeo, etc.
1.1.3. Páginas web Las pagina web utilizan diferentes formatos dependiendo del tipo de página web y del código que utilicen. Además, integran otro tipo de formatos como formatos de vídeo, imagen, etc.: • El formato HTML (Lenguaje de Marcas Hipertexto): es el más básico y primero en aparecer. Se utiliza para páginas web básicas o sencillas que no requieren código de programación. • El formato PHP (preprocesador de hipertexto): apareció posteriormente para añadir contenido dinámico a la web, a través de bases de datos u otros documentos de datos como XML. • El formato ASP (Páginas de servidor activas): es una alternativa de Microsoft al formato PHP para construir sitios web dinámicos.
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.2. Creación de una presentación
Para iniciar el proceso de creación de una presentación en PowerPoint
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debemos crear un nuevo archivo de presentación. En la pestaña «Archivo» podemos encontrar los comandos necesarios para crear una nueva presentación por medio de algunos de los métodos que veremos en los siguientes apartados.
1.2.1. Mediante el asistente No es posible crear una presentación utilizando el asistente de PowerPoint. Sí se puede escoger una plantilla personalizada y trabajar a partir de ahí, tal y como se explicará en el apartado 1.2.3., pero en realidad se trata de funciones diferentes.
1.2.2. Con uno de los modelos incorporados La opción «Nuevo» dispone de una serie de previsualizaciones de modelos incorporados en la aplicación. Se trata de plantillas preestablecidas que son proporcionadas con la aplicación PowerPoint. Simplemente debemos hacerclic sobre una de ellas para abrirlo y empezar así nuestra presentación a partir de alguno de estos modelos:
1.2.3. Con una plantilla Si no queremos comenzar la presentación desde cero tenemos también la opción de seleccionar una de las plantillas que tengamos previamente creadas. Estas son muy útiles porque nos ofrecen una presentación con un diseño ya determinado sobre la que es mucho más rápido y sencillo trabajar. Para utilizar plantillas debemos hacer clic en «Abrir» y aparecerá el cuadro de diálogo Abrir, donde elegiremos en la opción tipo de archivo: Plantillas de PowerPoint. Finalmente hacemos clic en «Aceptar»:
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1.2.4. Desde cero Cuando abrimos PowerPoint, por defecto se va a mostrar una presentación en blanco con la que ya podemos trabajar. Si por el contrario ya estamos trabajando en otra presentación, podremos abrir una nueva presentación en blanco haciendo clic en «Archivo»; luego en la opción «Nuevo» y seleccionando la opción «Presentación en blanco»:
En la primera diapositiva que se crea por defecto en las nuevas presentaciones dispondremos de dos cuadros: uno para el título y otro para el subtítulo. A partir de esto tendremos que comenzar a añadir el contenido y las nuevas diapositivas:
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1
.3. Las vistas
Las diferentes vistas que nos ofrece PowerPoint son una de las primeras cuestiones que deberemos aprender a manejar. Esto resulta fundamental ya que nos permitirá tener tanto una visión particular de cada una de las diapositivas como una visión global de todas ellas, e incluso reproducir la presentación para ver cuál sería el resultado al final y saber si necesitamos realizar modificaciones. Podemos cambiar de una vista a otra de dos formas distintas: • Desde los accesos directos de la zona inferior de la ventana: en ellos encontraremos las cuatro vistas principales: o «Normal», que nos permitirá modificar el diseño de las diapositivas. o «Clasificador», con la que podremos echarles un vistazo general a todas ellas. o «Vista lectura», con la que podremos abrirlas en pantalla completa. o «Presentación», que nos las mostrará tal y como se verán cuando proyectemos la presentación en nuestra exposición. • Desde las opciones de la cinta: casi todas estas vistas, junto con algunas más de las que ya aparecían en la barra inferior (como la «Página de notas», que nos permite acceder a la sección dedicada a realizar las
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notas creadas por el autor para la exposicióno las «Vistas patrón» que, como veremos más adelante, nos permite acceder a las herramientas de patrón de diapositivas para crear estilos personalizados en todas las diapositivas de nuestra presentación) se encuentran en la ficha «Vista».
La única que no podremos encontrar aquí es la vista «Presentación», que trata de una vista fundamental porque nos permite ver el resultado final tal y como aparecerá ante nuestro público. Por ello cuenta con una ficha propia, «Presentación con diapositivas», en la que podemos encontrar distintas formas de ejecutarla, como vemos en la imagen siguiente:
1.3.1. Normal La vista «Normal» es la que utilizaremos habitualmente, ya que es la que nos permite ver, diseñar y modificar la diapositiva que tenemos seleccionada. Podemos acceder a ella desde «Vista-Normal» o desde la barra inferior pulsando el siguiente botón:
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Cuando mostramos esta vista nos encontramos con que en la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema, en la cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar: en la parte derecha la diapositiva en cuestión en tamaño grande, y en la parte inferior, por su parte, aparece el área de notas en la cual se incluirán las aclaraciones para el orador. Como ya hemos adelantado esta es la vista que más vamos a emplear, puesto que desde ella modificaremos la presentación. Es la vista de trabajo y nos permite insertar texto en las diapositivas, cambiar su color y diseño, etc.
1.3.2. Esquema La vista «Esquema» nos mostrará la presentación como un guion constituido únicamente por los títulos y el texto principal de cada diapositiva. Los títulos aparecerán en la parte izquierda del panel, junto con el icono y el número de la diapositiva, y debajo de cada uno de ellos se situará el texto principal, sangrado. Los gráficos, por su parte, no se visualizan, sino que se incluye una pequeña anotación al respecto:
Esta vista resulta especialmente útil cuando se pretende realizar modificaciones globales, ver una descripción general de la presentación, cambiar el orden de los contenidos (es decir, de las viñetas o diapositivas) o aplicar algún cambio en el formato. Si guardamos la presentación como página web, el texto de la ficha «Esquema» se convierte en una tabla de contenido que podemos emplear para desplazarnos a través de las distintas diapositivas. Para trabajar con la vista «Esquema» debemos seguir las siguientes indicaciones: 1) En el grupo «Vista-Vistas de presentación» hacemos clic en «Normal».
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2) En el panel que contiene las fichas «Esquema» y «Diapositivas» hacemos clic en la ficha «Esquema»:
3) Situamos el puntero en esta ficha y ya podemos comenzar a escribir el texto que deseemos.
1.3.3. Diapositiva La vista «Presentación con diapositivas» reproduce la presentación de modo que podemos ver cómo sería el resultado final. Es la opción que vamos a emplear en la exposición «real» de cara al público, pero también cuando deseemos ver cómo está quedando, o cuál sería la impresión global de nuestra presentación:
Lo más frecuente va a ser que reproduzcamos la presentación desde la diapositiva que se está visualizando en ese momento, para ver cómo queda la diapositiva que acabamos de realizar y tener una visión más global de todos sus elementos (incluidos los efectos animados, que no se apreciarían en ninguna otra vista). Podemos iniciar esta vista desde: • La cinta, en «Presentación con diapositivas-Iniciar presentación con diapositivas-Desde la diapositiva actual». • El botón
de la barra inferior.
UF0329. Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas
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A continuación, en la siguiente tabla se incluyen las distintas teclas y sus funciones que te permitirán moverte con soltura entre las diversas diapositivas durante las exposiciones de cara al público: Acción
Teclas
S Ejecutar la animación o avanzar Enter a la siguiente diapositiva AvPág Flecha derecha
Flecha abajo Barra espaciadora Clic con el ratón
A Ejecutar la animación anterior RePág o volver a la diapositiva anterior Flecha izquierda
Flecha arriba Retroceso
Ir a diapositiva número
Número+ENTER
Volver a la primera diapositiva
1+ENTER Presionar los 2 botones del ratón durante 3 segundos
ESC Finalizar una presentación con CTRL+Pausa dispositivas Guion (-) Presentar en menú contextual
MAYS+F10 Clic con el botón derecho del ratón
Además de todas las acciones que acabamos de ver, también podemos contar con posibilidades como modificar la forma del puntero del ratón, hacer dibujos sobre la diapositiva, destacar distintas partes de esta, poner la pantalla en blanco o en negro para dirigir la atención de los asistentes, etc. Para ello deberemos pulsar la tecla «F1» desde la vista de presentación, y aparecerá el cuadro de ayuda con todas las teclas necesarias para cada una de estas funciones. También podemos realizar estas acciones a través del menú contextual, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la presentación y empleando las diferentes opciones que nos ofrece («Anterior», «Siguiente», «Ir a diapositiva», «Fin de la presentación», etc.), aunque no es la opción más recomendable ya que podría provocar la distracción de los asistentes. Cabe señalar también otras formas de reproducción que nos ofrece la ficha «Presentación con diapositivas» y que pueden resultarnos útiles:
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• Desde el principio: nos va a permitir reproducir toda la presentación. Esta opción también está disponible a través de la tecla F5. • Presentación personalizada: esta opción nos permitirá seleccionar el orden en el que queremos reproducir las diapositivas. Esta posibilidad resulta muy útil cuando se decide hacer una modificación de la presentación en la exposición de cara al público, ya que nos va a permitir cambiar el orden de ciertos puntos a nuestro antojo sin que sea necesario cambiar la presentación original. Esto nos ahorrará mucho tiempo y evitará que terminemos con distintas versiones o copias de lo mismo, ya que podremos guardar la misma presentación con varios órdenes de reproducción distintos, lo que nos permitirá adaptarla a distintos tipos de público sin tener que realizar una nueva presentación para ello. • Difundir presentación de diapositivas: constituye una novedad de la última versión de PowerPoint, y nos va a permitir publicar en internet nuestra presentación de modo que los asistentes la pueden seguir desde su propio ordenador (o cualquier otro dispositivo electrónico como teléfonos móviles, tabletas, etc.). Lo más innovador de esta opción es que no solo permite a los receptores disponer de la presentación, sino que la van visualizando al tiempo real al ritmo que determina el locutor.
1.3.4. Clasificador de diapositivas La vista clasificador de diapositivas muestra las diapositivas en miniatura organizadas por orden de aparición (aunque también pueden aparecer clasificadas en secciones, si así lo hemos establecido). Esto se indica también por medio de un número situado en la esquina inferior izquierda de cada una de las diapositivas. Por lo tanto, esta vista nos ofrece una visión más global de la presentación, ya que nos permite localizar la diapositiva que necesitamos más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar alguna de ellas. En definitiva, es la vista que nos permite organizarlas.
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Para iniciarla contamos también con dos posibilidades: desde «VistaVistas de presentación-Clasificador de diapositivas», o por medio del botón correspondiente en la barra inferior:
1.3.5. Zoom El zoom no es propiamente una vista, sin embargo, su función es similar a la de estas y por eso lo incluiremos en este apartado. El zoom nos va a permitir acercar o alejar las diapositivas en vistas como «Normal» y «Clasificador de diapositivas» para poder verlas con mayor o menor detalle. Para ello deberemos situarnos primero en la diapositiva sobre la que queramos que se aplique, y en este punto deberemos tener en cuenta que no es lo mismo tener la diapositiva seleccionada en el área de esquema que en el área de trabajo: dependiendo de cuál seleccionemos, el zoom se aplicará sobre una u otra zona.
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Observemos el siguiente ejemplo del zoom aplicado a una diapositiva en el área de trabajo:
En este caso las miniaturas de las diapositivas mantendrán el mismo tamaño, y también la propia ventana. Lo único que cambiará es la diapositiva seleccionada en el área de trabajo. La herramienta «Zoom» se encuentra en la ficha «Vista», y cuando hagamos clic en ella se desplegará una ventana en la cual podremos elegir el porcentaje deseado entre las opciones propuestas, o incluso elegir una opción personalizada introduciendo la cifra en el cuadro correspondiente:
También podremos aplicar el zoom a través de la barra de estado con el control, desplazando el marcador o pulsando los botones «-/+»:
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Otra opción muy útil es la de ajustar el tamaño de la diapositiva al de la ventana, de modo que la diapositiva se verá más pequeña si la ventana de PowerPoint se encuentra restaurada y más grande si se maximiza, pero siempre completa. De este modo podremos trabajar cómodamente sin tener que emplear las barras de desplazamiento para acceder a las distintas secciones del documento. Para ajustarla, haremos clic en el botón «Ajustar a la ventana» de la ficha «Vista», o bien pulsaremos el botón de la barra inferior.
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.4. Inserción, borrado y ordenamiento de diapositivas Podemos añadir una nueva diapositiva de dos modos: • Haciendo clic en «Inicio» y a continuación en «Nueva diapositiva». • Utilizando las teclas «CTRL+M» para duplicar la diapositiva seleccionada.
Una vez insertada la diapositiva, en el área de esquema aparecerá una nueva diapositiva al final. Si queremos que la nueva diapositiva se incluya entre las que existen tenemos que seleccionar una de ellas; la nueva diapositiva se insertará inmediatamente a continuación de ella.
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Como podemos ver en la imagen, si hacemos clic en la flecha que aparece debajo del botón «Nueva diapositiva» tendremos la opción de seleccionar su diseño o tema,o bien incluir una diapositiva en blanco. De todos modos, más adelante veremos cómo modificar los elementos que contienen las diferentes diapositivas, por lo que esta elección podrá ser modificada a lo largo de la elaboración de la presentación. También contamos con la posibilidad de insertar una diapositiva de otra presentación, de modo que no tendremos que volver a elaborarla y ahorraremos tiempo y esfuerzo. Si lo que necesitamos es eliminar una o varias diapositivas deberemos seleccionarlas, y a continuación tenemos, como siempre, dos posibilidades: • A través del menú contextual, haremos clic con el botón derecho y seleccionaremos la opción «Eliminar diapositiva». • Pulsaremos la tecla «SUPR». Otra posibilidad de la que disponemos es la de utilizar la herramienta para duplicar las diapositivas. La diferencia entre copiar y duplicar reside en que duplicar sirve para copiar una diapositiva en la misma presentación, mientras que si la copiamos la podremos incluir en otra presentación diferente. Para hacerlo primero debemos seleccionar las diapositivas que deseamos duplicar. Una vez seleccionadas podemos duplicarlas de varias formas, eligiendo la que más cómoda nos resulte: • Desde la banda de opciones: desplegamos el menú «Nueva diapositiva» y seleccionamos la opción «Duplicar diapositivas seleccionadas»:
• Utilizando la combinación de teclas «CTRL+ALT+D».
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En determinadas ocasiones necesitamos reorganizar las diapositivas que ya tenemos elaboradas y para ello deberemos cortarlas y volver a pegarlas en el sitio deseado. Podemos hacerlo de varios modos: • Con la opción «Cortar» del menú contextual, o desde la ficha «Inicio». • Empleando la combinación de teclas «CTRL+X». • También podemos arrastrarlas. Para ello debemos seleccionar la diapositiva que deseamos mover y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, la arrastraremos hasta la posición en la que queremos que esté. Mientras la estamos desplazando el puntero del ratón aparecerá acompañado de un rectángulo que representa a la diapositiva, y cuando nos situamos entre dos diapositivas veremos una delgada línea que indica el lugar en el que se situará la diapositiva. Una vez que hayamos situado el cursor en la posición definitiva, únicamente deberemos soltar el botón del ratón y la diapositiva se desplazará automáticamente hasta esta posición. Por último, las diapositivas se renumerarán automáticamente de acuerdo con su nuevo orden. En la siguiente imagen podemos ver cómo se ha realizado la operación en la vista «Clasificador de diapositivas»:
Este proceso se realizará del mismo modo en la vista «Normal», donde lo más sencillo será mover las miniaturas de la ficha «Diapositivas», aunque
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también podemos moverlas si se encuentra activa la pestaña «Esquema». En este último caso lo haremos desplazando el pequeño símbolo que las representa , que arrastraremos como ya hemos visto en el ejemplo anterior. La siguiente imagen muestra cómo realizaríamos el mismo movimiento que hemos visto anteriormente: la segunda diapositiva entre las diapositivas 3 y 4:
Como podemos apreciar en estas imágenes, la diapositiva 2 ha pasado a ocupar la posición 3, y la que ocupaba la posición 3 pasa a ser la 2.
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.5. Diseño y edición de presentaciones
Cuando abrimos PowerPoint vemos una pantalla como la de la siguiente imagen. A continuación, conoceremos los diferentes elementos que la componen:
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Cabe señalar que una vez que domines el programa podrás personalizar las herramientas y botones disponibles, de modo que las imágenes que veremos pueden variar ligeramente con respecto a lo que verás en la pantalla de tu ordenador. A continuación, presentaremos cada uno de los elementos: 1) En la parte central de la ventana se encuentran las diapositivas que formarán la presentación. Podremos visualizar una de ellas cada vez. 2) El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas de nuestra presentación, e incluso puede mostrarlas en miniatura si seleccionamos esa opción en las pestañas disponibles. Cuando hacemos clic sobre una diapositiva en el área de esquema, esta va a aparecer en el área de trabajo central. 3) La barra de herramientas de acceso rápido incluye las opciones que más se utilizan: «Guardar», «Deshacer» (anula la última acción que hemos realizado) y «Rehacer» (recupera la última acción que hemos deshecho).
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4) La barra de título muestra el nombre del documento que tenemos abierto y el nombre del programa. Además, incluye en la parte derecha los botones «Minimizar», «Maximizar/restaurar» y «Cerrar», como casi todas las ventanas del entorno Windows. 5) La cinta de opciones es el elemento más importante, ya que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en PowerPoint. Se organiza en pestañas que veremos con detalle más adelante. 6) El zoom nos permite alejar o acercar el punto de vista para apreciar la imagen con mayor o menor detalle. Podemos trabajar con él de dos modos: pulsando el valor porcentual que deseemos (que normalmente será el tamaño real, es decir 100 %), o deslizando el marcador hacia los botones «- / +» que hay justo al lado. 7) Los botones de vistas , como veremos más adelante, nos permiten elegir el tipo de vista que queremos (una vista general de todas las diapositivas, ejecutar la presentación para ver el resultado final, etc.). 8) El área de notas nos permite añadir anotaciones que no se verán en la presentación, pero sí en nuestra pantalla o en la versión que imprimamos, y que nos servirán de apoyo para realizar la exposición de nuestra presentación.
9) La barra de estado, por último, ofrece información como el número de diapositivas del documento, el tema que estamos empleando, el idioma utilizado, etc.
1.5.1. Efectos y animación de elementos Al igual que en los casos anteriores, cuando vayamos a trabajar sobre un objeto determinado lo primero que deberemos hacer es seleccionarlo. Inmediatamente después accederemos a la ficha «Animaciones», al grupo «Animación» ya la opción que deseemos de entre las que podemos ver en la imagen:
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A continuación, se nos mostrará el botón «Opciones de efectos», que en función de la opción que hayamos escogido nos va a hacer posible personalizar una serie de cuestiones, por ejemplo, la dirección del desplazamiento si es el caso, el color empleado, etc.:
En cuanto hayamos asignado una animación al elemento, aparecerá un número junto a él. Estos números se van asignando por orden a los objetos animados, de modo que se va a ir creando una cadena de acciones. Estas opciones también podremos configurarlas. Por ejemplo, podremos determinar si la animación se iniciará cuando visualicemos la diapositiva en la vista «Presentación» o cuando hagamos clic sobre ella; y también podremos decidir cuestiones como el orden o la duración de los efectos. Contamos con tres tipos distintos de animaciones que aparecen representadas por estrellas de diferentes colores: • Verde: representa a las animaciones de entrada, esto es, las que se emplean para introducir un elemento en la diapositiva. • Amarillo: se emplea para representar las animaciones de énfasis, esto es, las que hacen que un determinado elemento destaque en un momento determinado. • Rojo: representa a las animaciones de salida, esto es, las que se emplean para hacer que un elemento en la diapositiva desaparezca. Además, como ya habíamos adelantado, también podemos elegir la trayectoria que va a seguir el elemento animado. Esto se representa por medio de una línea que indica dicha trayectoria, y que aparece delimitada por un círculo verde (que señala el punto en el que se inicia el desplazamiento) y por otro rojo (que indica el punto en el que el desplazamiento termina):
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Para quitar una animación simplemente tendremos que seleccionar el número que la representa en la diapositiva y pulsar la tecla «SUPR».
1.5.2. Velocidad de la transición Por medio de la opción de transición de diapositiva podemos configurar la maneraen que se va a producir el cambio de una diapositiva a otra. De este modo podremos conseguir un efecto más elegante, más discreto, más espectacular, etc., siempre en función del propósito de nuestra presentación y del contexto en el que vaya a tener lugar. Para aplicar la transición que más nos convenga simplemente deberemos acceder a la ficha «Transiciones» y elegir una de las opciones que esta nos muestra:
1.5.3. Cómo se oculta una diapositiva Para ocultar o mostrar una diapositiva debemos ir al panel lateral de la «vista Normal» o a la vista «Clasificador de diapositivas» y, a continuación, pulsar con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva que queremos ocultar. Aparecerá el menú contextual donde elegiremos la opción «Ocultar diapositiva»:
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Después, aparecerá un símbolo que indicará que la diapositiva está oculta, por lo que no se verá cuando lancemos la presentación:
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