UF0351 Aplicaciones informáticas de gestión comercial by Certia Editorial

UF0351

Aplicaciones informรกticas de gestiรณn comercial

Ediciรณn ampliada y revisada

Datos del autor

Patricia Blanco Rivas es Diplomada en Gestión y Administración Pública por la Universidad de Vigo. Desde el año 2005 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con la gestión, la educación y la prevención de riesgos laborales en las principales empresas de formación de la Comunidad Autónoma de Galicia. En el año 2007 realiza el CAP por la Universidad de Vigo, formación que cumplimenta en el año 2010 con la acción formativa “Formador de formadores” en dónde accede a conocimientos relacionados con la elaboración de contenidos didácticos y la formación e-learning. En la actualidad, combina su profesión de docente presencial con el e-learning, tutorizando acciones formativas ligadas a la educación, en especial, con la inquietud de formar a nuevos docentes. Además, sigue con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos.

Ficha Aplicaciones informáticas de gestión comercial. Administración y gestión. 2ª Edición. Ampliada y revisada Certia Editorial, Pontevedra, 2019 Autor: Patricia Blanco Rivas Formato: 170 x 240 mm

Aplicaciones

• 178 páginas.

informáticas de gestión comercial .

Administración

gestión

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Derechos reservados 2019, respecto a la segunda edición ampliada y revisada en español, por Certia Editorial. ISBN: 978-84-17328-40-5 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 651-2019 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones. Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

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80 880

MF0980_2: Gestión auxiliar de personal

MF0981_2: Registros Contables

MF0973_1: Grabación de datos

MF0978_2: Gestión de archivos

MF0233_2: Ofimática

MP0111: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

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690

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MF0979_2: Gestión operativa de tesorería

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MF0976_2:Operaciones administrativas comerciales

Duración horas módulos formativos

UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

UF0515: Plan General de Contabilidad UF0516: Aplicaciones informáticas de contabilidad

UF0349: Atención al cliente en el proceso comercial. UF0350: Gestión administrativa del proceso comercial. UF0351: Aplicaciones informáticas de la gestión comercial.

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

150

H. Q

800

90 30

Horas

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0308) ACTIVIDADES DE GESTION ADMINISTRATIVA (RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Administración y Auditoría

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

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MF0978_2: Gestión de Archivos.

MF0977_2: Lengua extranjera profesional para la gestión administrativa en la relación con el cliente

MF0233_2: Ofimática

MP0079: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

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600

MF0973_1: Grabación de datos.

160

MF0976_2: Operaciones administrativas comerciales

MF0975_2: Técnicas de recepción y comunicación.

Duración horas módulos formativos

UF0349: Atención al Cliente en el Proceso Comercial UF0350: Gestión Administrativa del Proceso Comercial UF0351: Aplicaciones Informáticas de Gestión Comercial

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

150

H. Q

680

90 40

Horas

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN Área profesional: Gestión de la información y comunicación FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0208) ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS EN LA RELACIÓN CON EL CLIENTE (RD 1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

Índice

INTRODUCCIÓN.................................................................................. 13

Unidad didáctica 1

1. Utilización de aplicaciones de gestión en relación con clientes-proveedores (CRM)................................................................. 15 1.1. Actualización de ficheros de información.................................................17 1.1.1. Clientes.............................................................................................17 1.1.2. Proveedores.....................................................................................18 1.1.3. Productos y servicios......................................................................19 1.1.4. Agentes de venta y distribución....................................................20 1.1.5. Empresas de la competencia.........................................................21 1.1.6. Parámetros comerciales: descuentos, tipos impositivos y otros..................................................................................................22 1.2. Tramitación administrativa de la información de clientes-proveedores.....................................................................................35 1.2.1. Recepción de la información-documentación............................36 1.2.2. Organización....................................................................................42

1.2.3. Digitalización de la documentación para su registro.................42 1.2.4. Registro.............................................................................................44 1.2.5. Transmisión......................................................................................44 1.2.6. Búsquedas.........................................................................................44 Resumen..................................................................................................................57 Autoevaluación.......................................................................................................59

UNIDAD DIDÁCTICA 2

2. Utilización de aplicaciones de gestión de almacén............................. 61 2.1. Generar los archivos de información.........................................................63 2.1.1. Existencias........................................................................................63 2.1.2. Materias primas...............................................................................70 2.1.3. Envases.............................................................................................71 2.1.4. Embalajes y otros............................................................................73 2.2. Sistemas de gestión informática de almacenes.........................................75 Resumen..................................................................................................................77 Autoevaluación.......................................................................................................79

UNIDAD DIDÁCTICA 3

3. Utilización de aplicaciones informáticas de gestión de la facturación............................................................................................ 81 3.1. Generación.....................................................................................................83 3.1.1. Presupuestos....................................................................................84 3.1.2. Pedidos.............................................................................................86 3.1.3. Albaranes..........................................................................................89 3.1.4. Facturas y otros...............................................................................92 3.2. Realización de enlaces con otras aplicaciones informáticas...................97 3.2.1. Contabilidad.....................................................................................97 3.2.2. Gestión de datos u otras............................................................. 102 Resumen............................................................................................................... 105 Autoevaluación.................................................................................................... 107

UNIDAD DIDÁCTICA 4

4. Utilización de herramientas de aplicaciones de gestión de la postventa............................................................................................. 109 4.1. Gestionar la información obtenida en la posventa............................... 111

4.1.1. Organización................................................................................. 111 4.1.2. Registro.......................................................................................... 112 4.1.3. Archivo.......................................................................................... 113 4.2. Realizar acciones de fidelización.............................................................. 115 4.3. Gestión de quejas y reclamaciones.......................................................... 118 4.3.1. Registro.......................................................................................... 118 4.3.2. Archivo.......................................................................................... 121 4.4. Obtención mediante aplicaciones de gestión........................................ 125 4.1.1. Informes relacionados................................................................. 125 4.4.2. Formularios................................................................................... 129 4.4.3. Estadística..................................................................................... 133 4.4.4. Cuadros de datos.......................................................................... 134 4.5. Aplicación de sistemas de salvaguarda y protección de la información................................................................................................. 144 4.5.1. Consecuencias de su no aplicación........................................... 144 4.5.2. Copias de seguridad..................................................................... 145 Resumen............................................................................................................... 149 Autoevaluación.................................................................................................... 151 resumen final............................................................................... 153 autoEVALUACIÓN FINAL.............................................................. 155

soluciones...................................................................................... 165 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 173

Introducción

Las empresas necesitan de aplicaciones informáticas para poder gestionar sus relaciones con los clientes y proveedores. Lo que intentamos estudiar a lolargo de todo este manual es la importancia de su utilización y de la gestión de los datos de forma ordenada para realizar una serie de operaciones. Los datos relativos a la gestión de proveedores, clientes, materias primas, existencias, etc. son muy útiles parapoder crear una serie de documentos que, gracias a los programas de software, pueden realizarse mecánicamente. Algunos de los documentos que se pueden realizar son los presupuestos, la hoja de pedido, los albaranes, las facturas, etc. Por este motivo, es necesario estudiar las principales características de cada uno de ellos y los datos que deben contener. Conocer las características de la facturación es otro de los objetivos que perseguimos. Existen diversas acciones que se deben conocer, así como todos los datos que se tienen que incluir en las mismas. Es necesario tener unos conocimientos previos antes de utilizar un software de apoyo. Los servicios posventa son necesarios, a día de hoy, para mantener a clientes durante largos períodos de tiempo. Las empresas tienen que ser creativas y utilizar diversas estrategias para mantenerlos, aun cuando ya hayan adquirido un producto o servicio. Las aplicaciones informáticas son unas herramientas muy útiles para realizar estas tareas, ya que permiten obtener registros de clientes. Es necesario también que para la gestión de los registros o bases de datos en los que se encuentren datos de carácter personal se tenga en cuenta la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, puesto que los ficheros que contengan este tipo de datos deben seguir una serie de normas de seguridad, así como la autorización de los titulares de los datos. Por último, se debe tener en cuenta, a la hora de utilizar programas UF0351. Aplicaciones informáticas de gestión comercial

informáticos que contengan datos muy relevantes, la protección de los mismos. Las empresas deben contar con sistemas de respaldo que permitan la recuperación de los datos en caso de averías o incidencias, así como conocer el modo y la importancia de realizar dichas copias.

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UNIDAD

Utilización de aplicaciones de gestión en relación con clientes-proveedores (CRM)

Contenido 1.1. Actualización de ficheros de información 1.2. Tramitación administrativa de la información de clientes-proveedores Resumen Autoevaluación

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Las aplicaciones informáticas son necesarias para realizar algunas actividades administrativas,facilitan la tarea y disminuyen la cantidad de papeles. Muchas empresas utilizan aplicaciones informáticas para la gestión en la relación con los clientes-proveedores. A lo largo de esta unidad didáctica vamos a estudiar los aspectos más importantes de este tipo de programas, teniendo en cuenta la aplicación de bases de datos Access.

.1. Actualización de ficheros de información

La gestión de relaciones con el cliente (CRM, Customer Relationship Management) tiene como principal finalidad el establecimiento de soluciones tecnológicas que permitan fortificar la comunicación entre la empresa y sus clientes para mejorar las relaciones y diplomacias a través de sistemas tales como la preventa, la venta, la posventa y la gestión de servicio al cliente, a través del cual se puedan resolver todas sus dudas. El propósito de la CRM es mejorar la proximidad con los clientes para responder a sus necesidades y convertirlos en clientes leales. Por lo tanto, un proyecto de CRM debe proveer a cada sector de la empresa del acceso al sistema de información para poder conocer mejor al cliente y proporcionarle los productos y servicios que satisfagan sus expectativas de la mejor manera posible. En definitiva, a través de la CRM se consigue modificar la organización de una empresa en los aspectos vinculados a las relaciones con los clientes. Su puesta en marcha requiere de un proyecto adecuado, a través del cual se tienen que conocer los puntos fuertes y débiles de las relaciones con los clientes y establecer sistemas de fidelización con el fin de mejorar la comunicación.

1.1.1. Clientes Las aplicaciones informáticas de CRM permiten una buena gestión de la base de datos de clientes, que tiene que estar actualizada. Con una buena gestión de la cartera de clientes, los vendedores reducen UF0351. Aplicaciones informáticas de gestión comercial

el riesgo de una mala tramitación, ya que pueden organizar datos como, por ejemplo, los impagos, los clientes potenciales, etc. Los beneficios que aporta el e-CRM en la gestión de clientes son múltiples, pero podemos destacar los siguientes: • Visión clara de los clientes, centralizando toda la información sobre ellos. • Historial de contactos con los clientes. • Gestión de las agendas de los comerciales. • Visión clara del estado de todas las oportunidades de negocio. • Introducción de los pedidos, a cualquier hora y desde cualquier lugar, a través de su portátil o de su dispositivo móvil. • Correcta gestión de las búsquedas comerciales, asignando determinadas acciones de seguimiento. • Conocimiento de la eficacia y eficiencia de las ventas por zonas, franjas, productos y comerciales. • Conocimiento de la distribución de los costes del área comercial para saber el coste de adquisición por cliente, el valor de un cliente, la rentabilidad, etc. • Unificación de los pedidos y contactos a través de sistemas telemáticos. mediante del sitio web al sistema.

1.1.2. Proveedores Las aplicaciones informáticas permiten realizar una gestión de proveedores apropiada para desarrollar la relación con los suministradores de servicios y mercancías de los que depende una organización. Existen diversas aplicaciones informáticas que se ocupan de esta tarea, monitorizando todos los datos y realizando, por norma general, las siguientes labores: • Seleccionar los nuevos proveedores para las necesidades de servicio, a 18

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través de una base de datos en la que se pueden incorporan nuevos datos o trabajar con los que ya existen. • Gestionar los nuevos contratos, en los que se tendrá que dejar constancia de los acuerdos financieros. Las aplicaciones informáticas ya contienen modelos de los mismos. • Gestionar las facturas y ordenarlas según orden de procedencia para consultar datos fiscales.

1.1.3. Productos y servicios Las herramientas informáticas aplicadas a los productos y servicios permiten realizar tareas para una óptima gestión empresarial consiguiendo, incluso, la reducción de costes y el aumento de la productividad.Además,permiten incrementar la calidad de los productos haciendo posible gestionar temas tan relevantes como, por ejemplo, la caducidad de los productos. Para cualquier empresa la buena gestión de productos y servicios es esencial para la supervivencia. Las aplicaciones informáticas deben permitir realizar las siguientes operaciones: • Registrar las operaciones de venta. • Realizar inventarios para mejorar la productividad. • Gestionar los stocks para poder mejorar la productividad. • Registrarlos precios y márgenes comerciales. • Calcular datos fiscales. • Capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización. • Realizar las operaciones básicas de mantenimiento de gestión de servicios. • Generar incidencias en la venta de productos o gestionar servicios. Gracias a las aplicaciones de gestión de los productos y servicios se pueden UF0351. Aplicaciones informáticas de gestión comercial

reducir costes informáticos, lo que permite la consolidación de nubes de bases de datos aplicadas a herramientas de ingeniería como Oracle Exadata y Oracle Database Appliance. Existen empresas que, para la gestión ordenada de los productos o servicios que comercializan, utilizan el programa informático Oracle Database Appliance para gestionar los datos que existen en las distintas aplicaciones informáticas, los productos o servicios de los almacenes, e, incluso, el análisis de toda la información.

1.1.4. Agentes de venta y distribución Existen empresas que comercializan sus productos a través de agentes comerciales. Estos están vinculados a las mismas a través de un contrato mercantil en el que se plasma que el agente tendrá que realizar, por sí mismo o a través de sus dependientes, la promoción y, en su caso, la conclusión de los actos u operaciones de comercio que se le hubieran encomendado. Cuando las funciones encargadas a los agentes se realicen a través de los subagentes, estos necesitarán una autorización expresa del empresario. De la gestión del subagente responderá el agente comercial. El agente comercial estará capacitado para promover los actos y todas aquellas operaciones que sean objeto del contrato de la agencia, pero solo podrá concluirlos en nombre del empresario cuando tenga atribuida esta facultad, es decir, podrá promocionar un producto, pero solo podrá cerrar un contrato cuando tenga autorización expresa de los empresarios. Para una correcta gestión de las actividades de los agentes comerciales, así como de la remuneración que le corresponde a cada uno de ellos, es necesario apoyarse en una aplicación informática en la que se registre los datos y se realicen los cálculos necesarios. En una base de datos deberán constar: • Las tareas de las que ha de ocuparse cada agente comercial en lo relativo a la promoción de los productos o servicios. Si esta tarea se ha delegado en un subagente, el agente comercial deberá supervisar y coordinar la labor de otros.

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• La solvencia de terceros con los que existan operaciones pendientes de ejecución o conclusión en el marco de la actividad comercial. • Las reclamaciones o quejas de terceros cursadas por los agentes comerciales sobre defectos o vicios de calidad o cantidad de los bienes vendidos y de los servicios prestados como consecuencia de las operaciones promovidas, aunque no las hubiera concluido. • La contabilidad de los actos u operaciones relativos a la labor del agente comercial. • Los muestrarios, catálogos, tarifas y documentos entregados a cada colaborador. • La gestión de la remuneración del agente, que consistirá en una cantidad fija, una comisión y una combinación de los dos sistemas anteriores.

1.1.5. Empresas de la competencia Muchas entidades tienen actualizados ficheros con datos de las empresas de la competencia cuya informaciónpuede ser muy útil para la toma de decisiones en momentos importantes. Lo ideal es tener una relación de las compañías o empresas que comercializan un producto o servicio que compita en el mercado definido para su iniciativa empresarial. En los ficheros deberá contenerse, al menos, la siguiente información: • Características empresariales: año de fundación, volumen de facturación, empleados, catálogo de productos y servicios, estructura comercial y productiva, organización, ámbito de actuación, estructura de propiedad, etc. • Evolución histórica de ventas y datos financieros. • Habilidad comercial-marketing. • Marcas de la empresa. • Datos de los nichos de mercado. • Estructura logística. UF0351. Aplicaciones informáticas de gestión comercial

• Canales de distribución. • Gama de productos o servicios que compiten directamente con la empresa. • Descripción técnica • Calidad de los productos y servicios. • Fortalezas y debilidades.

1.1.6. Parámetros comerciales: descuentos, tipos impositivos y otros Dentro de las aplicaciones informáticas es necesario que estén registrados los parámetros comerciales que, normalmente, se expresan numéricamente. Es común que las empresas, dentro de la actividad comercial, apliquen descuentos a sus clientes. Estos pueden estar sometidos a una determinada condición para que puedan ser aplicables, pero también se puede tratar de descuentos generalizados que se realicen a todo tipo de clientes. En el primer caso estamos hablando de un descuento condicionado o descuento financiero y, en el segundo caso, el descuento se denomina comercial. Desde el punto de vista fiscal, los descuentos comerciales no tienen ningún efecto, ya que, tributariamente lo importante es el precio que figure en la factura. Uno de los ejemplos clásicos de los descuentos comerciales es el rappel. Se denomina rappel al descuento que se concede a un cliente por adquirir un consumo determinado durante un periodo de tiempo establecido. Su objetivo final es premiar el esfuerzo realizado por los clientes aplicándoles un descuento superior cuanto mayor sea su consumo. Por ejemplo, una empresa que compra lámparas a su proveedor puede tener los siguientes descuentos en la compra de lámparas en un año comercial:

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1. 2. 3. 4. 5.

De 0 a 100 lámparas: 1% de descuento. De 150 a 200 lámparas: 2% de descuento. De 200 a 250 lámparas: 3% de descuento. De 250 a 275 lámparas: 4% de descuento. De 300 en adelante: 5% de descuento.

Hay que tener en cuenta los tipos impositivos que se deben aplicar en cada factura y registrarlos en la aplicación informática. A continuación vamos a desglosar la tabla del IVA, actualizada a 1 de enero de 2019, en donde se establece el porcentaje que se grava por servicio o producto:

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Fuente: Agencia Tributaria. Disponible en: https://www.agenciatributaria.es/static_files/AEAT/ Contenidos_Comunes/La_Agencia_Tributaria/Segmentos_Usuarios/Empresas_y_profesionales/Novedades_ IVA_2014/Nuevos_tipos_IVA.pdf

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Se pueden realizar todas estas operaciones, además de todos los cálculos, con el paquete de Office. En este caso vamos a utilizar la aplicación de Microsoft Access para realizar las acciones de ordenación de datos, consulta y cálculo de los porcentajes a aplicar, así como la posterior elaboración del informe con los resultados. En una base de datos de empresa dispondremos de una tabla de productos en la que podemos estructurar cada producto incorporando, por ejemplo, la siguiente información: categoría, precio, unidades en existencia, etc., tal como vemos en la siguiente imagen:

Por otra parte, podemos ver un ejemplo de la tabla clientes en la que podemos incorporar los siguientes datos: identidad del cliente, empresa a la que pertenece, nombre del contacto, cargo del contacto, dirección, ciudad, región, entre otros:

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También podríamos tener una tabla con los datos más relevantes de los proveedores, tales como, por ejemplo, identidad del proveedor, empresa a la que pertenece, nombre del contacto, cargo del contacto, dirección, ciudad, etc. Estos datos los podemos ver en la siguiente imagen:

Para poder incorporar nueva información a la base de datos, es decir, registrar altas en los clientes, productos o proveedores, deberemos ir la pestaña «Crear» y, una vez allí, pulsar sobre el botón «Formulario». Nos aparecerá un formulario como el de la imagen que tendremos que cubrir:

También podemos elegir el botón «Asistente de formulario», que abrirá el asistente para formularios como el que aparece en la siguiente ventana:

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En este momento deberemos elegir los campos que queremos cubrir a la hora de registrar nuevos datos. En este caso vamos a hacer clic en «Todos los campos»y nos tiene que aparecer la siguiente ventana:

A continuación, le damos a la opción «Siguiente» y elegimos el formato que deseamos:

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Por último, indicamos el nombre del formulario y si deseamos abrirlo en modo diseño o para introducir los datos:

Por último, le damos a «Siguiente» y finalizamos la creación del formulario. Nos saldría la siguiente pantalla y empezaríamos a introducir datos, en este caso, relativos a los clientes:

Para modificar un dato concreto, bastaría con borrarlo de la propia base de datos e introducir el que deseamos. Los datos quedarán guardados automáticamente en la tabla de clientes, por lo que debemos ser muy cautelosos a la hora de modificar estos datos. Por otra parte, si queremos borrar un registro entero, por ejemplo, de un UF0351. Aplicaciones informáticas de gestión comercial

cliente que ya ha sido dado de baja, debemos ir a la tabla de Clientes que contiene los datos, ya que desde el formulario no es posible eliminar un registro entero. Basta con que nos situemos encima del mismo, le demos al botón derecho y hagamos clic en la opción «Borrar», como vemos en la siguiente imagen:

Para poder actualizar el registro de proveedores con Microsoft Access, tendremos que seguir los mismos pasos que en los apartados anteriores:

Por otra parte, una vez que se realiza una compra, sería conveniente que se digitalizara la documentación que emana de esa acción, como por ejemplo, una factura. Para poder digitalizar datos es necesario contar con un escáner para luego guardar la documentación en una carpeta denominada «Facturas de compras». Además, se pueden crear documentos mercantiles a través de aplicaciones

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informáticas. Por ejemplo, a través de la aplicación informática Microsoft Excel se puede crear una factura utilizando las fórmulas que la aplicación ofrece. A la hora de hacer la factura en Excel debemos poner arriba de todo los datos del que emite la factura (derecha) y el que la recibe (izquierda). Es importante que aparezcan los principales datos de ambos, incluyendo los CIF o NIF:

Por otra parte, es necesario poner la fecha de la factura, así como el número de orden de la misma:

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Es necesario también incluir los datos más relevantes de la factura, además de la fecha, insertar la descripción y el importe de referencia:

A continuación, debemos introducir el importe de la factura desglosado. En primer lugar debemos poner el importe base, y para calcularlo es necesario multiplicar el precio de la hora por el número de horas. Para ello debemos indicar en la celda en la que deseamos que aparezca el precio la operación, y puesto que se trata de una multiplicación debemos introducir la siguiente fórmula: [=30*9]. Si pulsamos el botón «Enter», aparecerá la cuantía en la celda señalada:

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A continuación, debemos realizar la operación del IRPF que se realiza sobre la cuantía base, multiplicándola en este caso por el 9 %. Realizando el cálculo de esta manera, mediante referencias relativas de celta, podemos automatizar nuestra hoja de cálculo para que cuando modifiquemos los datos de la factura, se modifiquen los cálculos automáticamente: =C37*9% C37 se refiere a la celda que contiene el dato a calcular. En el caso del 9 % entendemos que es una constante, es decir, un dato fijo que no cambia por lo que podemos escribirlo directamente. Por último, debemos calcular el importe final, restándole al importe base el IRPF como vemos en la siguiente imagen:

Escribimos la fórmula =C37-C38. De este modo, la aplicación realizará el cálculo entre los valores de las celdas que referimos en dicha fórmula. En este caso la factura está exenta de IVA. Si lo tuviera, deberíamos realizar la misma operación que con el IRPF, es decir, aplicar el tanto por ciento al importe base. Por último, podríamos imprimir la factura, dándole a la opción de «Imprimir», UF0351. Aplicaciones informáticas de gestión comercial

que está ubicada en el botón de «Inicio» de Microsoft Office 2010:

También podemos realizar otro tipo de documentos mercantiles con la aplicación informática de Microsoft Excel 2010, como por ejemplo un albarán. Los datos del emisor y del receptor deben ser iguales que en la factura, y además, también debe existir un número de orden y una fecha:

A continuación, tendríamos que añadir cada uno de los productos o los servicios que se prestan, con las cantidades y el total. El precio no debe aparecer, por norma general, en el albarán:

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Los documentos mercantiles los vamos a crear en el formato digital del programa Microsoft Excel. No obstante, si quisiéramos modificar su forma e incluir, por ejemplo, algún logo o rúbrica de la empresa podemos traspasar los datos para que el documento mercantil tenga formato Word. Lo más recomendable a la hora de utilizar un documento y enviarlo a una empresa, por ejemplo en el caso de una factura, sería enviarlo en formato digital a través del correo electrónico, pero pasarlo al programa PDF que pesa menos y que hará que sea mucho más sencillo abrir el documento. Por otra parte, si lo que deseamos es formato «papel» tendríamos que imprimirlo tal y como en el apartado correspondiente.

.2. Tramitación administrativa información de clientes-proveedores

A día de hoy, las empresas deben tener registradas las tramitaciones administrativas de la información de clientes-proveedores. Es necesario tener registrados datos como la recepción de la información-documentación, la organización de la actividad administrativa, la digitalización de documentos, el registro, la transmisión, etc. UF0351. Aplicaciones informáticas de gestión comercial

1.2.1. Recepción de la información-documentación Podemos denominar como función de recepción de la informacióndocumentación al conjunto de acciones encaminadas a conseguir que toda la información recibida sea registrada y enviada a los departamentos correspondientes. Las personas que realizan esta función deben tener en cuenta los siguientes pasos: 1. Al recibir un envío, se someterá a verificación para comprobar si está en orden y en buenas condiciones. 2. Se deberá realizar un registro de entrada de la información en el que deberá constar: la fecha y hora de envío, el número de entrada, el tipo de información, el soporte de la misma, el destinatario, etc. En definitiva, podemos decir que la función de recepción consiste en la aceptación y registro de una información concreta en un momento determinado. Por ejemplo, en la aplicación informática de Microsoft Access se puede identificar la información proporcionada para los clientes, productos, etc. Para poder encontrar la información se pueden utilizar los formularios. Por ejemplo, en la pestaña «Inicio», en la opción «Filtro», nos aparecerá la siguiente ventana, donde podremos aplicar un filtro al campo sobre el que tengamos el cursor en el formulario:

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Otro modo de hacerlo es clicando con el botón derecho del ratón sobre uno de los campos del formulario. Aparecerá el menú «Filtros de texto», donde podemos seleccionar alguna de las opciones que aparecen para aplicar un filtro:

Por lo tanto, tendremos que filtrar haciendo clic en las opciones que queremos consultar de una base de datos de cliente. Por ejemplo, del anterior formulario si queremos seleccionar los clientes que viven en Santiago de Compostela, pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre el campo dirección, del formulario y, a continuación, haremos clic sobre el Filtro: «Es igual a…» y escribimos en la caja de texto que aparece el nombre de la población por la que deseamos aplicar el filtro:

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Una vez hayamos pulsado sobre «Aceptar», aparecerán los resultados de todos los clientes de Santiago de Compostela. En la parte inferior del formulario aparecerá un numero de resultados que en nuestro ejemplo es de diez clientes:

Por otra parte, para poder llevar a cabo estudios, la aplicación Microsoft Access nos permite realizar informes para poder tomar decisiones. Gracias a la herramienta «Informe» se pueden realizar los mismos, siguiendo los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la tabla o consulta en la que se desea basar el informe. 2. En la pestaña «Crear», hacemos clic sobre el botón «Informe»:

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Por otra parte, a la hora de crear los formularios podemos obtener los informes de venta en los formatos, plazos y parámetros requeridos. Para ello debemos abrir la tabla de venta de la que queremos sacar los datos del informe. A continuación, en el menú «Crear» aparecerá la opción «Informe».

Ya hemos creado el informe y, a continuación, para poder configurarlo con los parámetros de ventas que deseamos, debemos hacer clic con el botón derecho sobre el informe y en la opción «Filtros de texto», seleccionamos alguna de las opciones disponibles:

Para filtrar parámetros concretos debemos hacer clic. Una vez creado el informe, en la pestaña «Inicio» y en la categoría Filtro, tenemos que escoger la opción «Avanzado» como vemos en la siguiente imagen:

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