1.1.2. Organización y archivo de los documentos mercantiles

para control de su pedido.

Vale. Este documento representa el derecho que tiene el tenedor o beneficiario de recibir ciertos bienes o valores.

Ticket. Es un comprobante de pago que se emite en operaciones que se realizan con consumidores o usuarios finales.

D ocumentos bancarios. Son los diversos formularios que se utilizan para cada uno de los movimientos de dinero en los bancos (planillas de depósitos, retiros y estados de cuenta).

Recibos de caja. Son documentos que se elaboran cuando por cualquier concepto se recibe dinero en la empresa. Este sirve de base en la contabilidad.

1.1.2. O rganización y archivo de los documentos mercantiles

La documentación emitida y recibida debe ser correctamente archivada, no solo para su posterior consulta, sino en arreglo a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Para ello, la empresa deberá desarrollar un sistema de codificación y archivo que le permita guardar y localizar esos documentos.

Los empresarios conservarán los libros correspondientes, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

A continuación describimos cómo debe estar para que cumpla la doble misión que tiene encomendada:

• Los documentos deben estar bien guardados

• Cualquier persona debe poder encontrarlos fácilmente, no solo quien los ha archivado.

En primer lugar es necesario tener espacio para el archivo y disponer de tantos archivadores como necesite. Hace falta un archivador para cada cosa: uno para proveedores, otro para clientes, otro para faxes recibidos, etc. Por ejemplo,

UF0515. Plan general de contabilidad