Produtividade a um clique: Um estudo sobre produtividade e ferramentas digitais
estudo por:
Produtividade a um clique: Um estudo sobre produtividade e ferramentas digitais
Introdução
Um estudo sobre produtividade e ferramentas digitais O objetivo desse estudo foi entender barreiras e oportunidades para disseminação e implantação de boas práticas de produtividade nas organizações. Para isso, buscamos entender como os colaboradores e gestores de diversas empresas, entendem e se relacionam com o assunto produtividade e ferramentas digitais. Esperamos que a partir do aprofundamento e recomendações que virão a seguir, você possa despertar uma visão mais aprofundada, que facilite práticas mais eficientes.
Produtividade a um clique: Um estudo sobre produtividade e ferramentas digitais
O que são ferramentas digitais? Ferramentas Digitais são recursos (softwares) que permitem a realização de tarefas específicas de maneira muito rápida e segura. A partir delas se dá a comunicação entre pessoas e entre pessoas e aparelhos tecnológicos, como computadores, tablets, smartphones, etc. Podem ser para uso pessoal, profissional ou educacional.
Como fizemos?
O que é Produtividade? A primeira dificuldade é que para cada um, significa algo diferente. De acordo com Greg Mckeown, consultor e escritor do livro “Essencialismo: A disciplina busca por menos“(2015). Ser produtivo para ele é fazer menos e melhor. O profissional “essencialista”, explica McKeown, é aquele que vê claramente a diferença entre o desnecessário e o indispensável. A teoria soa simples: ao dizer “não” a tarefas irrelevantes, você investe toda a sua energia só naquilo que é essencial. Como resultado, o seu desempenho vai às alturas. O autor ainda defende que o que complica o dia a dia, é a quantidade de escolhas e não necessáriamente a falta de tempo.
fonte: https://endeavor.org.br/estrategia-e-gestao/essencialismo/ acesso: 10 de janeiro de 2018
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NOSSO MODELO DE PESQUISA É A PROFUNDIDADE
Como fizemos?
NÓS ESTAMOS AQUI
Realizamos uma pesquisa qualitativa, isso significa que o foco da pesquisa foi encontrar saturação em comportamentos, entrevistando um número reduzido de pessoas, porém com entrevistas mais longas e profundas, com a missão de entender hábitos, motivações e detectar insights.
QUALITATIVA
QUANTITATIVA
Busca responder perguntas e entender fenômenos através de um aprofundamento no que as pessoas dizem que fazem, pensam e fazem de fato. O foco aqui é entender comportamentos e tendências através das saturações dos resultados.
Busca responder ou validar questões de forma a gerar índices de confiança através de percentuais. É uma pesquisa que responde melhor questões objetivas, gerando certo limite de profundidade.
20 pessoas - 40 idéias
100 pessoas - 10 idéias
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UNIVERSO DO ESTUDO 11 EMPRESAS Envolvendo perfis extremos que apresentam melhores ou piores aderências a ferramentas digitais voltadas à produtividade.
30 GESTORES E COLABORADORES
Como fizemos?
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MÉTODOS Quando fazemos pesquisa, precisamos utilizar diversas metodologias para abordar o mesmo assunto por ângulos diferentes, buscando entender o que se diz e o que não se diz.
Como fizemos?
Metodologia design emocional pr(emo) Pieter Desmet (2008) Metodologia para avaliar sentimentos e emoções a partir de representações visuais que facilitam a resposta indireta de questões subjetivas. São 7 representações de emoções positivas e 7 negativas que podem ser apontadas visualmente.
Entrevistas em profundidade Foram entrevistas de longa duração com roteiros semi-estruturados onde, em formato de conversa, busca-se entender tópicos de pesquisa.
Grupo focal Debate em grupo, mediado por um facilitador que visa provocar tópicos e obter e debater respostas entre o universo misto de participantes.
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1. 2. 3.
Sumário
Um olhar aprofundado sobre a produtividade Diferentes perfis e como lidam com produtividade Recomendações para a gestão disseminar a produtividade
Produtividade a um clique: Um estudo sobre produtividade e ferramentas digitais
1.
Um olhar aprofundado sobre a produtividade A seguir, você tem um aprofundamento do que é produtividade na visão de colaboradores em diferentes níveis hierárquicos, em organizações de médio porte, nos mais variados segmentos de serviço. Todos com um único desafio:
Produzir melhor.
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1. Um olhar aprofundado sobre a produtividade
Envolve macro e micro O entendimento de produtividade para as camadas estratégicas e de gestão (macro) é diferente do entendimento para colaboradores e operacionais (micro). Gestores enxergam os objetivos amplos da empresa como foco principal e muitas vezes não enxergam com clareza como isso impacta na "ponta da operação", nem o que para operação é ganho real de produtividade.
Nem sempre produtividade para o gestor é produtividade para o colaborador, fazer o trabalho mais rápido pode significar ganhar menos e perder horas extra Homem, 33 anos, Setor de Combustíveis
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1. Um olhar aprofundado sobre a produtividade
Muda de setor para setor É comum que gestores realizem mudanças em processos ou contratem novas soluções de produtividade achando que todos os problemas da empresa serão resolvidos. É importante perceber que cada setor enfrenta desafios específicos e pode acontecer de uma ferramenta que resolve bem para alguns não resolver para outros. É preciso cada vez mais entender as particularidades dos processos para torná-los mais eficientes.
Conversamos com usuários, Trouxeram a facilidade que têm com o celular e não tem com o computador, usamos tablets e foram ideias deles que aplicamos e funcionou
O setor nos apresentou dados que comprovaram que uma ferramenta não resolvia seus problemas e devolvemos a antiga para ele. Não era melhor para a empresa, mas era o melhor para aquele setor
Homem, 42 anos, Automotivo
Homem, 40 anos, Setor Automotivo
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1. Um olhar aprofundado sobre a produtividade
É sobre trabalhar melhor Percebemos que muito da produtividade diz respeito de como os colaboradores utilizam os recursos disponibilizados pela empresa e não ao quanto usam. Além de garantir que os colaboradores usem suas ferramentas é preciso garantir que aprofundem o conhecimento sobre elas e se tornem cada vez mais experts no setor, além de identificar, valorizar e propagar boas práticas que melhorem a experiência de trabalho de quem executa a tarefa. A adoção de ferramentas de produtividade precisa acontecer através da percepção de ganho de forma concreta e não de uma possibilidade abstrata.
Fuçando eu descobri que dava para criar etiqueta pros e-mails e desde então minha vida facilitou demais Mulher, 25 anos, Entretenimento
Não gostava muito do google até descobrir que posso deixar fixo na minha agenda um compromisso semanal ou mensal, resolve muito Mulher, 55 anos, Financeiro
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1. Um olhar aprofundado sobre a produtividade
Produtividade é: SISTÊMICA, ENVOLVE VÁRIOS FATORES QUE SE AFETAM ENTRE SI
PERCEBER NECESSIDADES PERSONALIZADAS DE SETORES OU FUNÇÕES
ENVOLVER FERRAMENTAS ANALÓGICAS E DIGITAIS
GERAR VALOR INDIVIDUAL E NÃO APENAS DIMINUIR ETAPAS DE TRABALHO
ENVOLVER FATORES QUALITATIVOS E NÃO SÓ NUMÉRICOS DE POSSÍVEIS MÉTRICAS
PRESTAR ATENÇÃO NAS PEQUENAS
AUTOMATIZAR PROCESSOS
DIFERENTE PARA CADA USUÁRIO
COISAS QUE PODEM FAZER A DIFERENÇA NA EXECUÇÃO DE TAREFAS
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1. Um olhar aprofundado sobre a produtividade
O que influencia a produtividade?
A CULTURA EMPRESARIAL E O QUE É VALORIZADO COMO BOA PRÁTICA A ROTINA INDIVIDUAL
RECURSOS ANALÓGICOS E DIGITAIS
INTERESSES POLÍTICOS NAS RELAÇÕES ORGANIZACIONAIS QUE ATRAPALHAM IMPLANTAÇÕES
COMO AS FERRAMENTAS SÃO APRESENTADAS A EQUIPE A MATURIDADE DE PROCESSOS E TROCA DE CONHECIMENTO ENTRE USUÁRIOS
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2.
Os principais perfis e como lidam com a produtividade Ao olhar para os colaboradores das empresas com a lente da produtividade encontramos quatro perfis que possuem comportamentos em comum. Separamos os mais recorrentes durante as entrevistas realizadas nas seguintes categorias:
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PERFIS DE USUÁRIOS
2. Os principais perfis e como lidam com a produtividade
Resistentes a mudanças
Curiosos
Adaptados a uma forma de
Estão sempre em busca de
realizar suas tarefas, apresentam
novas soluções e ferramentas
resistência em buscar soluções
para melhorar a sua
inovadores e novas ferramentas.
produtividade e a da equipe.
Tendem a ser menos digitais.
Operacionais
Tecnológicos
Usuários que realizam da
Estão sempre à frente em
melhor forma o seu trabalho,
busca de soluções tecnológicas
não buscam novas formas
e geralmente transmitem seu
de fazer, mas adaptam-se
conhecimento para
quando necessário.
outros usuários.
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3.
Recomendações para a gestão disseminar a produtividade Fizemos uma lista de descobertas do que atrapalha iniciativas de produtividade dentro das organizações. Com base nela, apontamos recomendações de como lidar com esses desafios e apontamos tendências para que gestores possam tirar proveito para práticas do dia a dia.
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3. Recomendações para a gestão disseminar a produtividade
Insight percebido durante a pesquisa
Tendências de mercado relacionadas ao insight
Título
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Nome Breve descrição
na era da inteligência de dados é cada vez mais real a necessidade das empresas de acompanharem o desempenho de setores e funcionários, medir como estão se saindo e gerar índices comparativos, entretanto mais do que medir é necessário ter métricas ligadas ao objetivo do negócio, sair do entendimento genérico e compreender oque, de acordo com as especificidades do negócio, ser produtivo é saber o que medir.
Nome Você tem que entrar no negócio, entender o negócio e mostrar que você tá investindo em melhoras para ele, em entregas reais Homem, 50 anos, Segurança de Valores
Citação de usuários
Quando você mensurar o quanto ele ganha, perde, quais as melhorias aquilo vai trazer para o negócio, ai sim você consegue vender Homem, 38 anos, Advocacia
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3. Recomendações para a gestão disseminar a produtividade
Meça mais e melhor
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Na era da inteligência de dados é cada vez mais real a necessidade das empresas de acompanharem o desempenho de setores e funcionários, medir como estão se saindo e gerar índices comparativos. Entretanto mais do que medir é necessário ter métricas ligadas ao objetivo do negócio, sair do entendimento genérico e compreender que, de acordo com as especificidades do negócio, ser produtivo é saber o que medir.
Você tem que entrar no negócio, entender o negócio e mostrar que você tá investindo em melhoras para ele, em entregas reais Homem, 50 anos, Segurança de Valores
Quando você mensurar o quanto ele ganha, perde, quais as melhorias aquilo vai trazer para o negócio, ai sim você consegue vender Homem, 38 anos, Advocacia
Experiência do usuário (UX)
Pesquisa qualitativa
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3. Recomendações para a gestão disseminar a produtividade
Automatize processos
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Machine learning
A automação surge como uma das mais reconhecidas formas de otimizar processos empresariais e pode estar nos pequenos detalhes da rotina do dia a dia, mas é importante perceber que a possibilidade de automatizar não se restringe a aplicações altamente complexas e tecnológicas. Cada vez mais as ferramentas usuais das quais os colaboradores dispõem como e-mails, planilhas, documentos apresentam possibilidades simples de automatização que podem melhorar a produtividade para funcionários e setores.
Reduzimos custos internos da empresa não só por causa da crise, mas também por causa de tecnologia. Automatizar processos ajuda muito Homem, 40 anos, Industria Automotiva
Não gostava muito da ferramenta até descobrir que posso deixar fixo na minha agenda um compromisso semanal ou mensal, resolve muito Mulher, 55 anos, Financeiro
Chatbot e interfaces responsivas
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Envolva a ponta
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Design thinking
Cada vez mais é preciso envolver as pessoas da ponta do negócio no diagnóstico de produtividade do setor, bem como na sugestão de soluções que possam melhorar dificuldades ainda mal resolvidas. Além de envolver colaboradores na tomada de decisões é preciso conhecê-los melhor. Junto do sucesso do cliente externo, as empresas precisam pensar também no sucesso do cliente interno. Produtividade empresarial é uma prática coletiva, depende do outro.
Envolver o máximo de usuários e gestores possíveis. É preciso que eles se sintam parte da decisão e um apoiador do projeto Homem, 40 anos, Industria Automotiva
Questionários recorrentes
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3. Recomendações para a gestão disseminar a produtividade
Respeite o tempo das mudanças As empresas têm mudado em busca de resultados melhores: novos softwares, consultorias e treinamentos são contratados e isso influencia diretamente na vida dos que nelas trabalham. É preciso pensar menos em implantações imediatas e mais em processos de transição para o futuro. Ser produtivo passa por comunicar melhor aos usuários os motivos de cada mudança e apresentar, na prática, como serão impactados por ela, começar simples e alinhar as expectativas de futuro.
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Prototipagem rápida
Minimal Viable Product (MVP) Implantar uma nova solução é botar gasolina num avião voando Homem, 38 anos, Advocacia
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3. Recomendações para a gestão disseminar a produtividade
Conecte perfis
TENDÊNCIAS RELACIONADAS:
A cultura interna de colaboração, aprendizados coletivos e compartilhados entre pessoas de departamentos diferentes contribui para adoção de novas práticas e ferramentas que melhoram a produtividade nas empresas. Considerando os diferentes perfis, pode-se pensar cada vez mais em conectar os usuários certos para cada interesse estratégico, de forma a facilitar a adoção às novas práticas e soluções.
Resistentes a mudanças
Operacionais
Curiosos
Tecnológicos
Operacionais
Curiosos
Tecnológicos
Resistentes a mudanças
Sala de aula invertida
Embaixadores da marca
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3. Recomendações para a gestão disseminar a produtividade
Registre dados e aprendizados dos projetos
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Business Inteligence (BI)
Cada projeto ou tarefa realizada dentro de uma empresa geram dados, informação e conhecimento. Cabe aos gestores definir procesos de registro dos projetos para que esses dados não se percam e possam ser utilizados como argumento e registro do que tem sido feito nos setores, assim como inteligência em trabalhos futuros.
Roadmap O executivo não consegue visualizar o valor de uma ferramenta ou solução, ele acha que é caro e oneroso porque não traz o dinheiro pra ele.
A gente tendo um relatório consegue mostrar o que tá sendo feito de trabalho no setor
Homem, 42 anos, Automotivo
Homem, 35 anos, Agropecuária
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3. Recomendações para a gestão disseminar a produtividade
Incentive o aprendizado autônomo e contínuo Disponibilizar material para qualificação e aprimoramento sempre à mão é uma forma de garantir que os usuários possam se atualizar e executar melhor suas funções, se tornando menos dependentes de gestores e acelerando processos. É uma forma também de tornar mais autônomo o aprendizado de recém-contratados. O conhecimento e práticas de produtividade precisam ser passadas adiante dentro da organização.
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Plataformas de educação a distância
Aprendizagem por projeto Contratam gente nova e perdemos os treinamentos, tudo muda no mercado em 2 anos Homem, 55 anos, Construção Civil
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3. Recomendações para a gestão disseminar a produtividade
Não basta apresentar, tem que treinar.
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Learn by doing
Já vimos que produtividade está relacionada à qualidade do uso das ferramentas disponíveis e os treinamentos são um ponto fundamental no processo de se tornar mais produtivo. O formato mais comum é o expositivo, semelhante a aulas, onde os colaboradores tendem a não reter as informações, enquanto esperam por treinamentos mais práticos e aplicados ao dia a dia. É preciso conectar o dia a dia para aprender de verdade.
Criamos uma trilha de e-mail onde T.I. postava dicas de uso das ferramentas, mas aos poucos o tempo foi apertando e paramos de fazer, o pessoal curtia muito Homem, 24 anos, Financeiro
Hackathon Eu fiz o treinamento, mas fui aprender mesmo mexendo e sinto que ainda não uso nem 10% do que poderia" Mulher, 35 anos, Entretenimento
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3. Recomendações para a gestão disseminar a produtividade
Conquiste pelos detalhes Nem sempre o que interessa em uma ferramenta ou solução para o gestor interessa também aos usuários. É preciso compreender o que há de interessante para cada tipo de usuário e explorar essa descoberta na hora de apresentar as novidades. O usuário às vezes quer apenas algo que o faça ler seus e-mails mais rápido, diminuir o número de ligações, reduzir o deslocamento físico na empresa, etc.
Fuçando eu descobri que dava para criar etiqueta pros e-mails e desde então minha vida facilitou demais Mulher, 25 anos, Entretenimento
Não gostava muito da ferramenta até descobrir que posso deixar fixo na minha agenda um compromisso semanal ou mensal, resolve muito Mulher, 55 anos, Financeiro
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Storytelling para apresentações/ elevator pitch
Pesquisa de experiência / análise heurística
Realização
Pesquisa e Estratégia:
WWW.SAFETEC.COM.BR
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