Campeonato de Espa帽a de Marcha en Ruta
Manual de Organizaci贸n
Campeonato de España Marcha en ruta
ÍNDICE Objeto del documento Introducción Estructura organizativa Acreditaciones Administración Alojamientos Circuito Coordinación Ciudad Logística Marketing Promoción Prensa y TV Protocolo Reprografía Servicios Médicos Técnica Transportes Voluntarios
Anexos
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OBJETO DEL DOCUMENTO DE ORGANIZACIÓN El presente documento tiene como objetivo el servir de ayuda a los organizadores del Campeonato de España de Marcha en ruta. En él se recogen una serie de datos que ofrecen una visión global de las áreas organizativas, basado en las ediciones anteriores de este Campeonato. La oficina de la RFEA se mantendrá en contacto permanente con el organizador con el fin de asegurar el éxito de la competición. La relación de personas, temas bajo su responsabilidad en el campeonato y contactos de la oficina de la RFEA son los siguientes: Coordinación General
José Luis de Carlos
jdecarlos@rfea.es
607 88 17 21
Luis Saladie
organizaciones@rfea.es
699 66 89 46
Administración
Manuel Villuendas
administración@rfea.es
699 66 99 73
Federaciones & Clubes
Anacleto Jiménez
calendario@rfea.es
699 66 88 46
Inscripciones
Fernando Tarrega
competicion@rfea.es
699 66 99 81
Internet
José Luis Hernández
estadistica@rfea.es
699 66 89 12
Jueces & Cronometraje
Juan Morcillo
jueces@rfea.es
699 67 00 27
Marketing
Luis Saladie
organizaciones@rfea.es
699 66 89 46
Medios Comunicación
Gerardo Cebrián
prensa@rfea.es
607 88 17 41
Servicios Médicos
Christophe Ramírez
serv.medicos@rfea.es
610 27 22 06
Logística
Andrés Matías
logistica@rfea.es
699 66 88 62
El teléfono de la centralita de la RFEA es el 91-5482423 y el fax el 91-5476113. El correo electrónico general es rfea@rfea.es y la pagina web, www.rfea.es
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INTRODUCCIÓN AL CAMPEONATO El título oficial para su posterior utilización en los carteles es “84 Campeonato de España de Marcha” o bien “Campeonato de España de Marcha”. Conjuntamente con el Campeonato individual se celebra el XXXI Campeonato de Federaciones Autonómicas Júnior y el XX Campeonato de Federaciones Autonómicas Cadete. La competición se celebra en jornada de domingo por la mañana, con el siguiente orden-horario (provisional): 09.30 35km Absoluto Hombres y 20km Veteranos hombres 09.45 10km Júnior y Juveniles hombres 10.45 20km Absoluto mujeres y Promesa mujeres 11.30 10km Júnior mujeres, Juvenil mujeres y Veteranos mujeres 12.30 5km Cadete mujeres 13.00 5km Cadete hombres En la edición del pasado año participaron un total de 255 atletas (116 hombres y 139 mujeres), excluyendo las categorías 20km absoluto y promesa hombres que se celebran en otra sede con el siguiente desglose por categorías: HOMBRES Año
Sede
35km Abs*
10km Jun
10km Juv
MUJERES 5km 20km 20km Cad Vet Abs
20km Prom
10km Jun
10km Juv
5km Cad
10km Vet
TOTAL
2014
Murcia
25
19
21
28
23
17
9
20
33
44
16
255
2013
Murcia
12**
17
21
23
48
12
11
15
32
38
9
238
2012
Pontevedra
32
22
24
29
17
18
11
14
28
42
7
244
2011
Benicassim
13
21
20
30
13
8
12
24
43
184
2010
Sta.Eularia des Riu
8
15
29
24
16
13
19
20
37
181
2009
San Pedro Pinatar
12
22
27
33
13
9
22
24
38
200
* 50km hasta el año 2013 ** Celebrado en Montijo (Portugal)
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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La Organización del Campeonato de España de Marcha en ruta puede designar un Comité de Honor, que estará formado por las personas que nombren las instituciones presentes en la organización. No es obligatoria su realización. Si se realiza, hay que tenerlo en cuenta para todos los actos de protocolo y promoción del campeonato. El Comité de Honor estará formado por 1 presidente y varios vocales, en función de las instituciones participantes (Ayuntamiento, Diputación, Comunidad Autónoma, RFEA, Federación Autonómica, etc.) Para realizar los trabajos de organización, y dentro de los siguientes dos meses a la concesión del Campeonato, hay que designar un Comité Organizador (o Ejecutivo), que se reunirá periódicamente y que contará con la supervisión y colaboración de los técnicos de la RFEA. Estará formado por un Presidente o Director del Evento, un Coordinador General, un coordinador ciudad (personal que canaliza las diferentes acciones con las instituciones locales) y responsables de las diferentes áreas del campeonato, por ejemplo: administración, alojamientos, circuito, logística, marketing, promoción, prensa, protocolo, servicios médicos, técnica, transportes y voluntarios. Esta estructura se podrá adaptar en función a los medios técnicos y humanos del organizador local.
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ACREDITACIONES La misión del area de acreditaciones es la de confeccionar y repartir las acreditaciones a todas aquellas personas que por su cargo o función durante el campeonato la necesiten. En el Campeonato de España de Marcha en ruta no se suelen repartir acreditaciones para los diferentes colectivos que participan en el mismo. Si se decide realizar acreditaciones, hay que tener en cuenta lo siguiente: El diseño de la acreditación suele partir del cartel del Campeonato, añadiendo el nombre del colectivo a acreditar. También puede realizarse un diseño completamente diferente. En cualquier caso, la RFEA tiene que autorizar el diseño antes de la impresión definitiva de la misma. Hay que tener en cuenta, asimismo, la cinta para las acreditaciones. En el caso de que lleve algo impreso, debe tener la aprobación de la RFEA. Hay que realizar acreditaciones para los siguientes colectivos: Atletas 300 Delegados (*) 125 Prensa / TV 40 Voluntarios 75 Organización 50 Jueces 50 VIP 30 Servicios Médicos 30 TOTAL 700 (*) Delegados club, entrenadores y representantes de atletas El reparto de las acreditaciones de atletas y delegados de club, entrenadores y representantes de atletas se realiza en el mismo sitio en el que se realicen las confirmaciones de participación de los atletas y la recogida de dorsales. Las confirmaciones se realizarán en lugar a designar el
sábado de 18.00h a 20.00h y el domingo hasta una hora antes del comienzo de la prueba en la que se vaya a participar. La RFEA se reserva el derecho de poder denegar la entrega de una acreditación. Asimismo, y en coordinación con las áreas de transporte y protocolo, se debe diseñar, realizar y repartir las oportunas acreditaciones de parking.
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ADMINISTRACIÓN El área de administración llevará el control presupuestario del Campeonato (en coordinación con el Coordinador General) y vigilará que se cumplan todos los criterios en materia de justificación. Realizará los pagos que correspondan y realizará la documentación necesaria para poder percibir las subvenciones públicas. Llevará el control de cualquier ingreso que se produzca (venta de entradas, patrocinio, venta de activos, etc.) Con el fin de ayudar a los organizadores, se adjunta en los anexos un documento con la especificación de los conceptos en los que suele haber gastos e ingresos en un Campeonato de España de Marcha en ruta.
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ALOJAMIENTOS En el Campeonato de España de Marcha en ruta los atletas participantes suelen viajar de manera individual, con el club o a través de su respectiva Federación Autonómica. No es un área que tenga un gran volumen de trabajo, pero es obligatorio la preparación de una oferta hotelera a precios competitivos y su envío a las Federaciones Autonómicas y clubes de División de Honor y Primera División. En este caso, hay que solicitar se efectúen las reservas con la suficiente antelación. Es posible que la organización local necesite alguna habitación para utilizar para personal de la organización o para jueces que no residan en la misma localidad (ver parte técnica, jurado de marcha). Si en las ofertas complementarias, se ha ofertado el alojamiento de algún colectivo, hay que tenerlo en cuenta a la hora de realizar las reservas. En este caso, hay que prestar atención al horario del desayuno del domingo por la mañana debido a la hora de inicio de la competición (09.30). La RFEA suele reservar directamente sus necesidades de alojamiento. Solamente como dato y teniendo en cuenta los datos de ediciones anteriores, se suelen reservar unas 8 habitaciones, para el uso de jueces, entrenadores, personal médico, personal de la RFEA y miembros de la Junta Directiva.
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CIRCUITO El circuito en el que se desarrolle el Campeonato de España de Marcha en ruta y debido a la celebración de la prueba de los 35km marcha, debe tener una longitud de 2km por vuelta. Puede celebrarse también en circuitos de 1km por vuelta pero, en ambos casos, debe tener el visto bueno del Responsable del Sector de Marcha en el Comité Técnico de la RFEA. Tiene que tener una anchura de unos 6 metros (dos carriles de circulación) por sentido de la marcha, para que los jueces tengan una correcta visión de la técnica de los atletas. Asimismo, debe disponer de alguna zona algo más ancha para permitir la colocación de la zona de avituallamiento y agua/esponjas y de la zona de salida/meta. El circuito tiene que estar totalmente cerrado al tráfico, estando solamente permitida la circulación de bicicletas o motos autorizadas. Debe estar vallado, al menos, en la zona de salida/meta (unos 300 metros) y encintado en toda su totalidad (a dos alturas). La zona de avituallamiento y la de agua/esponjas también tiene que estar cerrada con vallas. Es conveniente que en las cercanías de la zona de salida/meta exista una instalación deportiva para que se puedan albergar en su interior varias de las salas o zonas necesarias para la organización (vestuarios, servicios, sala fisioterapia, sala de jueces, sala control anti-dopaje, secretaria/reprografía, sala de prensa, etc.) En la zona de salida/meta hay que situar las siguientes zonas: • Pancarta o arco de salida/meta. El contenido, logos y/o publicidades que puedan aparecer deben ser aprobados con anterioridad por la RFEA. • Zona jueces cronometraje y cuentavueltas. Se necesitan 3 mesas de 2x1 metros y 10 sillas para los jueces encargados del control de vueltas y tiempos oficiales. • Zona jueces marcha. Se necesitan 2 mesas de 2x1 metros y 4 sillas para los jueces encargados del control de las tarjetas rojas a los atletas. En esta zona es necesaria potencia eléctrica para la conexión de ordenadores portátiles. • Tablones de anuncios de tarjetas rojas (3). Son necesarios 3 tablones de anuncios de tarjetas rojas, con capacidad para 25 dorsales en cada uno de ellos, para cubrir las diferentes pruebas. Tienen que estar realizados de manera que, al finalizar una prueba, puedan retirarse o borrarse los números de dorsal de los atletas y las tarjetas rojas que han recibido, para su utilización en las pruebas siguientes. • Relojes (3). Debido a que coinciden tres pruebas al mismo tiempo durante la mañana, se necesitan 3 relojes de tiempo para que los atletas, entrenadores y público en general conozcan el ritmo de carrera. • Tribuna o zona de autoridades. Con capacidad para 30 personas. • Tribuna o zona de prensa. Si se utiliza la misma que para la autoridades, hay que ampliar la capacidad de la misma a 50 personas. Hay que colocar unas 2 mesas y 10 sillas para que la prensa pueda seguir la competición. Esta tribuna tiene que tener potencia eléctrica para permitir que los periodistas puedan trabajar con sus ordenadores.
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• •
• •
Cámara de Llamadas. Megafonía. Debe tener alcance, como mínimo, en unos 500 metros de la zona de salida/meta y se recomienda que se intente en todo el circuito. Debe tener un micrófono fijo y otro inalámbrico y estar dotado de un equipo que permita alternar la música ambiente con los comentarios del locutor. Locutor. Debe tener conocimientos de la especialidad para poder desarrollar su trabajo de manera satisfactoria. Ubicación del pódium y medidas del mismo. En las entregas de trofeos a las Federaciones Autonómicas, recogen el trofeo la totalidad del equipo (5 atletas).
También deberá realizar, en coordinación con otras áreas, lo siguiente: • • • • • • • • • •
Plano del circuito (con la indicación de las diferentes zonas) Plano de acceso (como llegar a la instalación) Marcaje de línea de salida/meta, punto kilométrico, etc. (coordinación con Técnica) Ornamentación del circuito, mástiles y banderas de las comunidades autónomas, look del campeonato, maceteros, flores, etc. Prever la colocación de soportes publicitarios (vallas, hinchables autorizados, etc. y la potencia eléctrica que se pueda necesitar para los mismos) Técnico de mantenimiento de fotocopiadoras durante la Competición. Técnico de sonido y mantenimiento de megafonía Neveras en las siguientes ubicaciones: Control anti-dopaje, zona VIP, sala de prensa y otras zonas de la organización. Tablones anuncios para la publicación de los resultados. Mobiliario para áreas de organización y pista (vallas, bancos, sillas, mesas, sombrillas, carpas…)
Este Área deberá contar con un grupo de logística dedicado al movimiento de materiales durante la competición (vallas, cinta de cerramiento del circuito, agua, etc.)
COORDINACION CIUDAD La finalidad de esta área es coordinar todas las acciones que se deban llevar a cabo con las instituciones locales, desde las peticiones para poder utilizar la vía pública (circuito de marcha, posibles aparcamientos de autocares y vehículos) a las necesarias ante los diversos organismos para obtener la colaboración de los diversos cuerpos de seguridad (policía nacional y/o autonómica, policía local). También se encargará, de acuerdo con el plan que haya podido establecer el área de promoción, solicitar los espacios necesarios a nivel ciudad (marquesinas, vallas, etc.) para apoyar la promoción de la competición.
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LOGISTICA El área de logística deberá proveer a las diferentes áreas de trabajo de los materiales necesarios para desarrollar su función. Durante la primera fase del proceso organizativo deberá recoger las diversas peticiones y, posteriormente, conseguir (a través de cesiones, alquileres o compra) el diverso material. La cesión de determinado material puede ser a cambio de espacio publicitario, por lo que deberá coordinar este tema con el área de marketing. La lista de materiales comprende agua, bebidas, papel, fotocopiadoras, carpas, sistemas de comunicación (teléfonos, móviles o walkies), sillas, mesas, bancos, vallas, ordenadores, impresoras, etc. Por ejemplo, en el tema del consumo del agua, y en base a la experiencia de ediciones anteriores, son necesarios unas 2.000 botellas de 33cl de agua natural y unos 200 botes de refrescos, entre limón, naranja, cola y una bebida isotónica o recuperadora.
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MARKETING La explotación de los derechos publicitarios de este Campeonato, tanto dentro del circuito de competición como en las instalaciones y servicios del mismo (cualquier elemento de publicidad estática o dinámica) pertenecen en exclusiva a la RFEA. Asimismo es de competencia exclusiva de la Real Federación Española de Atletismo la explotación comercial de los siguientes activos publicitarios cuya producción va asociada a la organización de las mencionadas competiciones: • Cartel Oficial y todas sus adaptaciones • Folletos promocionales • Dorsal de la competición • Comercialización de productos • Muestra de producto, y • cualesquiera otros que se puedan desarrollar La negociación de cualquiera de los derechos publicitarios arriba mencionados con potenciales patrocinadores / colaboradores por parte del organizador local debe contar con la previa autorización de la Real Federación Española de Atletismo. Así cualquier acuerdo firmado sin la expresa aprobación de la RFEA no se considerará válido y la RFEA queda exenta del cumplimiento de los acuerdos comerciales que se hayan podido pactar con casas comerciales, entidades públicas, etc., sin su conocimiento y aprobación previos. EXCLUSIVIDAD PUBLICITARIA: Otra importante cuestión a tener en cuenta por el organizador local a la hora de la negociación de patrocinios locales radica en el hecho de que ningún organizador local puede negociar acuerdos comerciales que impliquen la venta de derechos publicitarios en competiciones RFEA con marcas comerciales que sean competencia directa de los actuales patrocinadores de la Real Federación Española de Atletismo que son Joma (patrocinador principal), Kinder, Kyocera, Mondo y PodoActiva (proveedores oficiales) y ADO y Consejo Superior de Deportes (colaboradores institucionales). En este sentido y en virtud de la exclusividad publicitaria que dimana de los acuerdos de patrocinio plurianuales vigentes entre la RFEA y sus patrocinadores / proveedores, se entenderán bloqueadas las siguientes categorías de patrocinio para la negociación de acuerdos por parte del organizador local: • JOMA: ropa deportiva, calzado, material textil de todo tipo, etc. • Kinder: Chocolates, bombones, batidos y demás productos lácteos, cereales, etc., extensible a cualquier producto alimenticio. • Kyocera: impresoras, fotocopiadoras, faxes, escaners, equipos ofimáticos en general. • Mondo: Pavimentos, equipamiento técnico de atletismo, artefactos, etc. • PodoActiva: podología deportiva y estudios biomecánicos. En cualquier caso y ante la duda, será siempre obligación del organizador local solicitar el visto bueno de la RFEA de aquellas negociaciones que si bien no tuvieran por objeto una de las categorías de patrocinio enumeradas anteriormente y cuya exclusividad está contractualmente comprometida con los patrocinadores y proveedores de la RFEA con una marca comercial cuya gama de productos si pudieran ser objeto de duda ó interpretación por motivos varios. PATROCINADORES LOCALES: La RFEA concede a los organizadores locales la posibilidad de negociar acuerdos comerciales con patrocinadores cediéndoles ciertos derechos publicitarios. Como ya quedó señalado en el punto anterior esos posibles acuerdos comerciales deben contar SIEMPRE con el previo visto bueno y autorización expresa de la RFEA y a través de ellos se podrán ofrecer a patrocinadores locales como contraprestación los siguientes derechos publicitarios: Competiciones de Ruta: 60 metros de publicidad (pancartas colocadas en la salida y meta del circuito). Esta cantidad puede variar en función de las características de cada circuito. Será competencia del organizador local distribuir ese metraje publicitario que la RFEA le concede entre sus diversos patrocinadores privados o institucionales locales; la única limitación que la RFEA establece en ese sentido es que en ningún caso el organizador local podrá adjudicar más de la
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mitad del espacio publicitario que se le concede en cada competición al mismo patrocinador (o más de la mitad de las pancartas de patrocinadores locales que la RFEA le autorice). La RFEA ofrece para los organizadores locales que estén interesados en ello la posibilidad de comprar metraje adicional de publicidad en la U televisiva de la pista o en los circuitos de campo a través o ruta en competiciones televisadas. En estos casos la RFEA aplicará descuentos de hasta el 50% sobre las tarifas de venta de publicidad que en ese momento estén vigentes. El organizador local que estuviera potencialmente interesado en su adquisición deberá dirigirse a la RFEA para consultar las mencionadas tarifas que varían en función de distintos criterios: • Si la competición es televisada o no y en función de la duración de la retransmisión • Si se trata de una competición de pista cubierta, aire libre o campo a través • Si el espacio se compra para un patrocinador privado o para un colaborador institucional, etc. Las pancartas publicitarias del organizador local (tanto de instituciones como de patrocinadores privados) habrán de tener 4 x 1 metros (standard de tamaño de las pancartas publicitarias para las competiciones RFEA) de cara a asegurar cierta homogeneidad en los montajes publicitarios de las mencionadas competiciones, En el caso de las competiciones RFEA que cuenten con retransmisión televisiva, el organizador local deberá poner especial atención en proporcionar al personal de la RFEA que vaya a ejecutar el montaje publicitario de la competición material publicitario de calidad similar al utilizado por la RFEA y las pancartas institucionales o de patrocinadores locales deberán tener homogeneidad entre sí tanto en el material del que estén confeccionadas como en tamaño. Además las pancartas publicitarias pertenecientes a instituciones o patrocinadores privados locales no podrán contener mensajes comerciales o imágenes que sean contrarios al buen gusto o que la RFEA pueda juzgar como ofensivos o perjudiciales. El número de pancartas interiores será negociado individualmente en cada caso entre el organizador local y la RFEA atendiendo a distintos criterios (si la competición es televisada o no, nº de pancartas publicitarias exteriores que haya solicitado el organizador local, etc.). Otros aspectos a tener en cuenta con respecto al montaje de elementos publicitario en el circuito: Sólo podrán estar presentes aquellos elementos publicitarios que hayan sido aprobados por la RFEA, incluyendo tanto marcas comerciales como instituciones locales. El Organizador Local deberá tapar la publicidad estática existente en el circuito a no ser que haya sido expresamente autorizada por la RFEA. En caso de que haya algún impedimento, deberá ser comunicado a la RFEA con anterioridad a la Competición. El organizador local debe prestar especial atención a elementos como carpas, sombrillas o neveras en los que si aparece publicidad, sólo podrá ser si ha sido expresamente autorizada por la RFEA o si pertenece a los patrocinadores de la RFEA. En caso contrario el organizador local se compromete a tapar la mencionada publicidad Otros elementos publicitarios presentes durante la competición (parte delantera del podium, vallas y obstáculos, videomarcador, panel de prensa, dorsal competición, etc.). La RFEA incluye publicidad de su patrocinador oficial en el dorsal de competición, podium y panel de Prensa (Meetings o Campeonatos de España que sean televisados o que tengan una especial repercusión). Si el organizador local desea incluir el logo de alguna institución o patrocinador local en alguno de esos soportes de las competiciones de pista deberá solicitar autorización a la RFEA, quien lo estudiará individualmente en cada caso. Además hay soportes publicitarios específicos de determinadas competiciones como es el caso de las competiciones de Campo a Través y/o ruta (arcos hinchables en el recorrido, cinta de meta, publicidad en cajones de salida, cinta de balizamiento, etc.). En este tipo de caso (y la norma es aplicable para cualquier otro tipo de elemento publicitario que se pudiera idear no recogido en este documento) el organizador local debe solicitar formalmente a la RFEA en qué elementos desea incluir publicidad de patrocinadores o instituciones locales y la RFEA autorizará o no la mencionada petición en función de los compromisos que esta tenga. Elementos publicitarios en el material gráfico impreso de la competición: la RFEA autoriza a que los organizadores locales incluyan en el material gráfico impreso de cada competición RFEA los logos
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de patrocinadores privados e instituciones con los que se hayan llegado a acuerdos aprobados por la RFEA. (Cartel oficial, programa oficial, folletos, dípticos promocionales, invitaciones, entradas, etc.). Según que competición y así se establecerá en el contrato por el que la RFEA delegue la organización de la misma en un organizador local, el diseño y producción del cartel oficial y demás elementos gráficos corresponderán al organizador local o bien dichas tareas las realizará la RFEA directamente. Cuando el diseño de los elementos gráficos de una competición corresponda al organizador local, la RFEA establece una Guía de Estilo para el diseño de este material gráfico, cuyas principales directrices el organizador local debe respetar. Así, con el fin de obtener una imagen homogénea y coherente, es fundamental crear una línea de diseño en la aplicación de los distintos logotipos (RFEA, organizador local, patrocinadores RFEA y locales, etc.) en los mencionados elementos gráficos. El principal elemento gráfico de esta Guía de Estilo es el Cartel Oficial de la competición, el cual será elaborado por el organizador local a partir del patrón de diseño que será enviado por la RFEA al organizador local en formato digital por correo electrónico. Como se podrá observar en el patrón de diseño, la elección de la imagen o motivo del cartel oficial puede hacerla libremente el organizador local de que se trate, respetando siempre los espacios reservados y los tamaños preasignados para título de la competición, logo RFEA, logos patrocinadores RFEA, logos patrocinadores e instituciones locales, etc. Además existen ciertas normas lógicas aplicables al diseño del cartel como por ejemplo que ningún logo de patrocinador local podrá tener un tamaño superior al logo del Patrocinador Oficial de la RFEA (Joma), etc. En este sentido, tanto para el Cartel Oficial como para el resto de material gráfico a diseñar por el organizador local son de obligada aplicación las siguientes directrices: Los logotipos de los patrocinadores deberán tener una ubicación que permita la máxima visibilidad. A este respecto se recomienda encuadrarlos sobre un fondo de diferente color. Como regla general, los logotipos de los colaboradores deberán tener un tamaño máximo aproximado del 65% sobre el 100% de los patrocinadores principales. Deberá existir separación entre las categorías: Organizadores, Patrocinadores, Proveedores e Instituciones. Se sugiere incluir el nombre de la categoría y a continuación los logos. En particular y por tratarse de un Campeonato de España, los logos de la RFEA y de la institución organizadora aparecerán en lugar destacado con un tamaño no inferior al de los patrocinadores principales. Los logos de los patrocinadores de una misma categoría deberán mantener la misma proporción (superficie en centímetros cuadrados) Los logos de la Real Federación Española de Atletismo, de sus patrocinadores y proveedores oficiales así como cualquier otro que por distintos motivos tuviera que aparecer en los elementos gráficos de las competiciones RFEA serán suministrados igualmente al organizador local en formato digital conjuntamente con el patrón de diseño del cartel oficial. En cualquier caso el diseño tanto del cartel oficial como de otras aplicaciones gráficas del mismo (folletos, dípticos, posters, entradas, etc.) debe ser remitido a la RFEA con SESENTA DÍAS (60) de antelación para su expresa aprobación y el organizador local se debe comprometer a efectuar en el diseño del mismo las correcciones que la RFEA le transmita. Página web de la competición: en el caso de algunas competiciones de especial repercusión, tanto la RFEA como el organizador local podrán desarrollar un site o página web específico destinado a cubrir la mencionada competición. En estos casos y en referencia a la página web o site que desarrolle el organizador local sobre esa competición, los logos, banners y demás elementos publicitarios que pudieran aparecer en ella deben necesariamente pertenecer a instituciones o patrocinadores locales cuya involucración en la competición haya sido previamente autorizada por la RFEA siguiendo el procedimiento establecido en los puntos 2 y 3 de este documento. El organizador local deberá además incluir en esa página
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web específica de la competición los logos u otros elementos de los patrocinadores, proveedores y colaboradores institucionales de la RFEA y el logo de la propia RFEA. En cuanto a las normas de estilo que el organizador local debe seguir en el caso de la página web de la competición en lo referente a la inclusión de los logos de instituciones, patrocinadores locales, patrocinadores, proveedores y colaboradores institucionales de la RFEA, etc., son de aplicación las recogidas en el epígrafe anterior referentes al material gráfico (tamaños, proporciones, división de logos por categorías, etc.). PLAZOS VIGENTES PARA COMPETICIONES RFEA:
LA
APLICACIÓN
DE
LA
NORMATIVA
PUBLICITARIA
EN
LAS
Solicitud de autorización de patrocinios locales: Los organizadores locales en los que la RFEA haya delegado la organización de cualquier prueba deberán comunicar como mínimo con QUINCE DÍAS de antelación con respecto a la celebración de la prueba (por correo electrónico) cuáles son los patrocinadores locales (empresas y/o instituciones) con los que desean contar y cuál es la distribución por número de pancartas que desean hacer entre ellos del metraje publicitario concedido en virtud del punto 1 de este documento a cada organizador local según el tipo de competición de que se trate (pista cubierta, campo a través, aire libre o ruta). En esa solicitud el organizador local debe incluir la posible adjudicación a patrocinadores locales o instituciones de cualquier otro elemento publicitario de los anteriormente mencionados dejando al margen las pancartas exteriores (pancartas interiores, publicidad en podium, neveras, arcos hinchables en el caso del campo a través, etc.).
Se recuerda que en principio dicha solicitud tiene 2 limitaciones que son el no superar el total de metros de publicidad establecidos para cada tipo de prueba y en segundo término no coincidir más de la mitad del nº total de pancartas o de metros de publicidad al mismo patrocinador. Esta segunda limitación se llevará a rajatabla tratándose de patrocinadores privados pudiéndose hacer excepciones puntuales a su aplicación en el caso de colaboradores institucionales. Una vez recibida la mencionada solicitud, la RFEA la analizará y contestará en el plazo de 48 horas concediendo la petición o en caso contrario desestimándola y justificando los extremos de esa desestimación. En el próximo punto se establece el procedimiento a seguir por parte del organizador local de cara a la realización de los montajes publicitarios de pista de las competiciones RFEA.
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REALIZACIÓN DE LOS MONTAJES PUBLICITARIOS EN LAS COMPETICIONES RFEA Una vez que la RFEA haya autorizado la solicitud de patrocinadores locales y nº de elementos publicitarios que se adjudican a cada patrocinador, el siguiente paso es la realización del montaje publicitario (colocación de las pancartas exteriores e interiores y otros elementos publicitarios de patrocinadores en pista ya sea cubierta o aire libre, circuito de Campo a Través, etc.), donde vamos a distinguir entre las competiciones cuyo montaje publicitario lo realiza directamente la RFEA y aquellas en las que la realización del montaje publicitario es delegado por la RFEA en el organizador local. El Campeonato de España de Marcha en ruta pertenece a aquellas competiciones en que el montaje publicitario debe realizarlo el organizador local. Para ello, se seguirá lo siguiente: ANTES de la Competición: después de aprobar la solicitud de patrocinadores locales y sus pancartas, etc., la RFEA enviará con antelación suficiente al organizador local un croquis de cómo debe quedar el montaje publicitario (orden y distribución de las pancartas y otros elementos publicitarios tanto de los patrocinadores RFEA, locales e institucionales). El organizador local no podrá alterar esta distribución y deberá realizar el montaje publicitario de la competición ateniéndose al mencionado croquis. Paralelamente la RFEA hará llegar por mensajería al organizador local las pancartas y otros elementos publicitarios de los patrocinadores de la RFEA para que conjuntamente con los elementos publicitarios pertenecientes a los patrocinadores locales se pueda efectuar el montaje de acuerdo al croquis señalado en el punto anterior. Corren de cuenta del organizador local todos los medios personales y materiales que sean necesarios para la realización del montaje publicitario acordado. La RFEA no se hará cargo en ningún caso de de los costes asociados a la producción, transporte, manipulación, etc. de elementos publicitarios de patrocinadores locales con los que el organizador local haya llegado a acuerdos comerciales aprobados por la RFEA. Otras consideraciones importantes sobre la colocación de la publicidad estática: En caso de que las pancartas publicitarias sean lonas, se fijarán mediante bridas a la estructura exterior de la pista (valla o verja). Si no existiese vallado próximo al perímetro exterior (calle 8), se emplearán vallas de obra para colocar la publicidad. Las lonas deberían quedar completamente estiradas. Si la prueba es en ruta, las pancartas se colocarán sobre vallas de obra en las zonas de salida y meta. Se pondrán todos los medios para que no haya ninguna persona que se ubique delante de las pancartas y las tape total o parcialmente (fotógrafos, jueces, voluntarios...). Se respetarán escrupulosamente las ubicaciones y el orden establecido para las pancartas exteriores e interiores y demás elementos publicitarios de las diferentes marcas patrocinadoras tal y como figuren en el croquis publicitario elaborado por la RFEA. Es conveniente si el organizador local dispone de esa información que se comunique a la RFEA el color de las pancartas publicitarias pertenecientes a los patrocinadores locales. DESPUES de la Competición: concluida la competición el organizador local debe proceder al desmontaje del material publicitario utilizado durante la misma. En este sentido, se debe transmitir al personal (voluntarios, etc.) encargado de la manipulación y colocación del material publicitario que este debe ser tratado con el mayor cuidado y diligencia y traten en los posible de no dañarlo; si aún así se produjeran desperfectos durante su colocación, recogida o embalaje se debe comunicar de cara a no enviar material dañado o inservible a otras competiciones posteriores y poder proceder así a su inmediata sustitución y/o reparación. Las pancartas, cuando se vaya a proceder a su recogida, deben ser enrolladas con los logos, mensajes comerciales, etc. hacia dentro (en la parte interna) para evitar que se manchen, arañen o deterioren. Asimismo deben ser embaladas de forma similar a como fueron enviadas. El material publicitario de los patrocinadores de la RFEA debe ser devuelto a la mayor brevedad posible por mensajero a la RFEA (el primer día laborable después de la competición). Es muy importante que esto se haga así ya que el stock de material publicitario de la RFEA es limitado y lo apretado del calendario de competición obliga a que las pancartas de los patrocinadores de la RFEA estén, durante las temporadas de pista cubierta y aire libre, constantemente viajando por España; debido a ello un retraso en la devolución de las pancartas a la RFEA podría ocasionar graves trastornos con los patrocinadores, como por ejemplo no tener pancartas de sponsors en competiciones televisadas, etc.
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PROMOCION El área de promoción tendrá como objetivo el que mayor número de personas tenga conocimiento de la celebración del Campeonato, y que ello tenga como resultado la mayor afluencia de público al circuito. Para ello, y en coordinación con el resto de áreas, tendrá que planificar y ejecutar una serie de actividades. Algunas de las actividades realizadas en el pasado son: • • • • • • • • •
Realización del cartel del Campeonato Realización del programa del Campeonato Campañas de publicidad en prensa escrita y radios Utilización de atletas para diversos actos promocionales Presentación del campeonato Día – x (por ejemplo, 100 ó 50) Realización del díptico informativo (cierre circuito, calles afectadas, etc.) Carpetas para la información de prensa y resultados Campaña de exteriores en la ciudad (vallas, marquesinas, farolas, etc.)
Como también esta escrito en otros párrafos de esta documentación, la RFEA debe aprobar todo el material gráfico antes de su impresión definitiva y existe una guía de estilo para la confección del cartel (ver Marketing). Como ejemplo se adjuntan diversos elementos realizados en ediciones pasadas del Campeonato. Normalmente, el programa consta, como mínimo, de las siguientes partes: • Portada (copia del cartel) • Saludas (Presidente RFEA, Alcalde, Comunidad, Diputación, Presidente Autonómica – incluir fotografía) • Horario de la competición • Reglamento (extracto) • Plano del circuito y accesos al mismo • Historial del Campeonato • Records de España y del Campeonato
Federación
De cara a lograr que el Campeonato respire una misma imagen, es de vital importancia que todos los elementos gráficos y de diseño del mismo, sigan una misma línea. La RFEA, también interesada en que el Campeonato tenga una gran asistencia de público, debe conocer el plan de promoción, y con el fin de ayudar, en la medida de lo posible, al organizador local en posibles acciones puntuales, a través de sus departamentos de prensa y/o Internet.
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PRENSA De esta área depende que las infraestructuras para los medios de comunicación (escrita, radio, fotógrafos y televisión) estén listas para el campeonato. También se encargará de preparar la información para los medios de comunicación sobre el campeonato (en coordinación con la RFEA) y la confección, distribución y recepción de las solicitudes de acreditaciones para los medios de comunicación y de su posterior reparto (coordinación con Acreditaciones). Las infraestructuras necesarias para un Campeonato de España de Marcha en ruta son el montaje de una sala de trabajo de prensa y una pequeña tribuna de prensa (ver circuito). En base al seguimiento que se ha efectuado en anteriores campeonatos, hay que montar unas 4 mesas de 2x1m y unas 15 sillas en la sala de trabajo de prensa. Deben tener acceso a la información que se haya elaborado con anterioridad y recibir las primeras copias de los resultados. Estas necesidades deben ajustarse en función a los medios locales. En relación con los fotógrafos, no hay problemas en que puedan realizar su trabajo desde dentro del circuito. No obstante hay que extremar el control de su labor en la zona de meta en especial en la parte final de las pruebas. Si el ancho de la calzada lo permite, el área Técnica montará, mediante conos, un carril que será utilizado para los atletas que finalizan la prueba. A unos metros de la finalización de este carril se situaran los fotógrafos. Hay que vigilar que los que tengan prioridad en esta posición sean fotógrafos de medios informativos y no fotógrafos “particulares”. En relación a la información a entregar a los medios de comunicación, la RFEA a través de su Jefe de Prensa, realiza un dossier bastante extenso con los datos más importantes. Esta información, que se suele enviar en los días previos a la competición, también esta disponible en la pagina web de la RFEA. Normalmente, desde la RFEA se realiza el envío a la prensa nacional que sigue durante todo el año el atletismo y la persona encargada de prensa a nivel de organización remite la misma a la prensa local. En coordinación con el área de promoción, se debe realizar la presentación del Campeonato, que tiene lugar entre 15 días y 5 días antes del mismo, en función de las agendas de las autoridades que deban asistir a la misma. La RFEA debe conocer, con la suficiente antelación, la fecha propuesta para la presentación, en aras de poder coordinar la presencia de alguna persona en la misma.
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PROTOCOLO El área de protocolo es responsable de la planificación y ejecución de los actos protocolarios del Campeonato. Entre las tareas a desempeñar se encuentran: • Preparación de cartas para la formación Comité de Honor y confirmaciones de aceptación o no del mismo. • Invitación al acto de presentación del Campeonato (coordinación con Prensa, Promoción y Marketing) • Recepción en el Ayuntamiento a los delegados y/o participantes (si procede) • Invitación de Tribuna de Honor al Campeonato. La producción de la misma corre a cargo de la RFEA, por lo que se deberá comunicar los logotipos institucionales locales que deben aparecer en la misma. La distribución local corresponderá al Organizador Local, por lo que deberá comunicar a la RFEA el número de invitaciones que necesitan. • Tarjeta para el aparcamiento reservado para vips (en coordinación con transportes). • Tribuna de autoridades: Ornamentación. Control de acceso. Entrega de programas. Recinto acotado entorno a la tribuna. Catering. • Ornamentación del circuito: mástiles y banderas de las Comunidades Autónomas participantes. Mástiles y banderas de España, Comunidad Autónoma, Ciudad, etc. (en coordinación con el área de circuito) • Podium y ornamentación del mismo. • Si procede, bolsas con programas, carteles, recuerdos, folletos turísticos, etc. para entregar a cada participante. Entregar al delegado de cada Federación o Club. • Procedimiento de premiaciones: coordinación de caza-medallistas, bandeja o cojín, autoridades, horario En el Campeonato de España de Marcha en ruta, la RFEA proporciona al organizador las medallas correspondientes (3 por prueba), con una cinta de la bandera de España. Asimismo, envía un trofeo (4 en total) para premiar a la Federación Autonómica vencedora en las categorías júnior/juvenil y cadete, tanto en hombres como en mujeres (la altura del trofeo de la RFEA es de 38cm) El organizador local debe prever los trofeos a las Federaciones Autonómicas clasificadas en segunda y tercera posición en las cuatro clasificaciones. Asimismo, y debido a las particularidades de la prueba, es aconsejable entregar trofeos a los atletas que reciben medallas de forma individual.
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REPROGRAFIA Se encarga de la realización de las copias para todas las áreas. No suele tener un volumen muy importante en el número de copias, pero se centralizan la mayoría al final de la competición. Puede ser un sub-área que dependa del área de Prensa ó del área Técnica. Debe contar con 1 fotocopiadora de alta velocidad (unas 40 copias/minuto), dotada de clasificador y grapadora. Es conveniente que exista una segunda copiadora de (20 copias/minuto). En el caso de que las fotocopiadoras no dispongan de grapadora, es aconsejable tener una eléctrica. Coordinará con Promoción la existencia de una carpeta para la entrega de los juegos de resultados. En cuanto al papel necesario, se necesitan un total de unas 5.000 hojas, para realizar las copias necesarias de las listas de salida y las copias de los resultados.
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SERVICIOS MEDICOS La organización de los Servicios Médicos del Campeonato de España de Marcha en ruta requiere de unas necesidades básicas. Esto es así para un correcto desarrollo de la atención sanitaria tanto de los atletas del Equipo Nacional, de los que se hace cargo el equipo de los Servicios Médicos de la RFEA que se desplaza a la competición, como para el resto de los atletas de los que se debe hacer cargo el personal sanitario de la propia organización de la competición. Por lo tanto, los organizadores del citado campeonato deben proveer lo siguiente: •
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Una sala donde ubicar un mínimo de cuatro camillas. La RFEA desplaza un médico y un fisioterapeuta para atender las posibles incidencias de atletas del equipo nacional. Se deben suministrar dos camillas de 0,80m. de alto y una de 0,70m. de alto. Se puede utilizar la misma sala para la ubicación de los servicios médicos de la organización y de algunas Federaciones Autonómicas y/o clubes. Dos fisioterapeutas oficiales de la competición, que estén presentes físicamente durante toda la competición en el circuito en la que se desarrolle el Campeonato. Es necesario que dichos fisioterapeutas estén familiarizados con el medio deportivo.
Circuito • Una sala médica (botiquín) próxima a la línea de meta. • Un médico oficial de la competición, que esté presente físicamente durante toda la competición en el circuito en la que se desarrolle el Campeonato. Es necesario que dicho médico esté familiarizado con el medio deportivo. • Como mínimo dos equipos de camilleros para evacuación de los atletas lesionados en el circuito • Como mínimo una ambulancia para transporte de heridos. • Hielo en la zona de meta del circuito para uso de los atletas y por los profesionales sanitarios de la competición. • Agua mineral sin gas y refrescos en la zona de meta del circuito. • Un Centro Médico Asistencial de referencia para evacuación de heridos de gravedad. Idealmente este Centro Asistencial deberá tener acuerdo de asistencia con la mayoría de las aseguradoras que cubren el Seguro Obligatorio de accidentes deportivos de las diversas federaciones territoriales. • Hay que prever asistencia a los espectadores. Esto debe ser coordinado con los organizamos públicos locales o regionales que realicen asistencia a público en diversas manifestaciones deportivas y no deportivas.
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Organización de los Controles Antidopaje De acuerdo con la ley orgánica 3/2013 de 20 de junio de protección de las salud del deportista y lucha contra el dopaje en la actividad deportiva y conforme a su artículo 7, corresponde a la Agencia Española de Protección de la Salud en el Deporte establecer la planificación, realizar los controles y, en su caso, tramitar y resolver los expedientes que deriven de las actuaciones realizadas. Esto significa que la propia AEPSAD contactará directamente con el organizador local en caso de realizar controles en la competición, no siendo la RFEA como hasta ahora la responsable de los mismos. A modo de recordatorio, se revisan a continuación las necesidades de espacio, mobiliario y bebidas a cargo del organizador, el cual ya no asumirá los gastos de los médicos ni los envíos de muestras: a) Se situará lo más cerca posible de la salida de los deportistas al terreno deportivo, a los vestuarios o a la meta (en el caso del atletismo, lo más cerca posible de la salida de los atletas de la pista). El área deberá estar señalizada convenientemente y deberán colocarse indicaciones en la instalación deportiva para su fácil localización. El área que se habilite deberá tener durante la competición uso exclusivo como sala de control anti-dopaje, con acceso restringido exclusivamente a las personas autorizadas para ello. Las llaves del área de control deberán entregarse con la suficiente antelación al responsable de la recogida de muestras en la competición. b) Constará como mínimo, de las siguientes dependencias: 1. Una de trabajo. 2. Una de toma de muestras (dos, una para hombres y otra para mujeres), comunicada con la sala de trabajo o en el interior de ella. Esta sala deberá encontrarse en el interior del área de control anti-dopaje. 3. Una sala de espera. c) La dotación mínima será la siguiente: 1. Sala de toma de muestras: Un retrete, un lavabo, un espejo y artículos de higiene. 2. Sala de trabajo: Mesa, sillas y, para las competiciones de más de un día de duración, nevera o frigorífico con cerradura. 3. Sala de espera: Sillas y nevera o frigorífico con abundante agua, refrescos, zumos y refrescos sin cafeína, en envases precintados y de uso individual. d) La zona deberá contar con suficiente ventilación y mantenerse en adecuadas condiciones. En aquellas competiciones que no se desarrollen en recintos cerrados (campo a través, carreras en asfalto), la sala se deberá ubicar en un centro médico próximo o instalación deportiva o similar cercana, dotada de botiquín o vestuario/sala, y no distará más de 1km de la línea de meta. En cualquier caso el recinto elegido deberá cumplir los requisitos fijados arriba fijados. En las competiciones que se desarrollen en campo abierto y que no dispongan de una instalación próxima adecuada a menos de 1 Km. de la línea de meta, se deberá dotar de una instalación móvil que deberá reunir, en todo caso, las condiciones expresadas (es obligado respetar la sala de espera, para evitar que los atletas tengan que aguardar su turno a la intemperie, o se acumulen en la sala de trabajo impidiendo un desarrollo correcto del control). Las mencionadas instalaciones móviles deberán someterse a homologación por parte de la Comisión Nacional Antidopaje. Está prohibida la realización de cualquier documento gráfico o audiovisual durante el proceso de recogida de muestras. Deberá nombrarse un agente de seguridad que vigile el acceso a la Sala de Control anti-Dopaje y sólo permita la entrada a las personas autorizadas. Los médicos designados para el Control Anti-dopaje sólo realizarán labores de toma de muestras de orina. No podrán realizar labores asistenciales. Los organizadores tienen el deber, por el Reglamento y Normativa de Competiciones atléticas de la RFEA, de proporcionar un Servicio Médico dentro del cual, como es lógico, se deberá facilitar la presencia de un médico. En cualquier caso, éste facultativo no podrá ser el mismo que el o los médicos designados para el control antidopaje. En cualquier caso, será la propia AEPSAD la que confirmará a los organizadores las necesidades finales.
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TÉCNICA El área técnica es responsable de la organización técnica de la competición. Es una de las más importantes, ya que se encarga de lo que acontece en el “terreno de juego”. En primer lugar, y una vez decidido el circuito, debe proceder al diseño del mismo (ubicación de las zonas de salida/meta, avituallamiento, etc.) e iniciar los trámites necesarios para obtener el certificado de homologación del mismo. Para ello, enviará a la RFEA los impresos de homologación, adjuntando los planos del circuito propuesto con la indicación de las diversas zonas del mismo. Debido a la normativa de la Federación Internacional de Atletismo (IAAF) sobre las condiciones que deben tener las competiciones para que las marcas conseguidas en sus circuitos sean válidas para poder participar en Campeonatos del Mundo o Juegos Olímpicos, la medición del circuito debe ser realizada por un medidor de clase “A” o “B” de la IAAF/AIMS. La tarde del día anterior a la competición (sábado) se inicia el trabajo en el centro de confirmaciones. Debe ser una zona amplia, ya que por ella pasan atletas y delegados de clubes para confirmar su participación en el Campeonato, recoger su dorsal e imperdibles (más bolsa de promoción del Campeonato si existe). La RFEA envía con antelación suficiente los dorsales y los imperdibles (dorfix), enviando la lista de participantes por prueba el jueves anterior al campeonato. Dentro de esta área se incluye el jurado de la competición, siendo la RFEA, a través del Comité Nacional de Jueces (CNJ) la responsable de la designación de los jueces que controlaran la competición. La RFEA designa el jurado de marcha con los gastos a cargo del Organizador Local, debiéndose abonar, en caso necesario, viaje, alojamiento y manutención, así como las correspondientes dietas de arbitraje. El Comité Autonómico de Jueces respectivo deberá proponer al CNJ los nombres y funciones de los jueces locales 30 días antes de la celebración de la competición. El jurado de marcha estará compuesto por 8 jueces y 1 juez jefe, todos ellos designados de entre los jueces incluidos en los panel RFEA de jueces de marcha atlética. Solamente podrá haber un máximo de 2 jueces del panel B entre los designados para la competición. También hay que nombrar 1 adjunto del juez jefe y dos secretarios del jurado de marcha que se encargarán de los tablones de avisos. El adjunto y los dos secretarios pueden ser del panel B, mientras que la RFEA designara al coordinador del sistema de comunicaciones de las tarjetas rojas, siendo a cargo del organizador local los gastos de transporte del material y del viaje y alojamiento (si los hubiere).
Una vez aprobado por la RFEA (CNJ) el jurado de la competición, se procederá a entregar la uniformidad del patrocinador Joma (chubasquero) a los miembros del jurado de competición que no la hayan recibido con anterioridad. El uso de la uniformidad es obligatorio durante el Campeonato. La cifra de jueces puede estar alrededor de 50-55 jueces. El responsable del área Técnica se debe encargar de que todo el material necesario para el control de la competición este a punto para la competición. Coordinará con el área de circuito y de logística que el número de mesas, sillas, bancos, etc. sea el necesario, sin olvidar aquel material que por celebrarse en un circuito urbano no esta tan a mano como en una instalación: cuentavueltas (3), campana, banderines, pistola y cartuchos, megáfono, tablillas protección contra la lluvia, lápices, etc.
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El CNJ remitirá unos días antes de la competición los impresos necesarios para los jueces encargados del control técnico de la marcha (hoja resumen, estadillos e impresos de avisos). Zona de Avituallamiento La zona de avituallamiento se debe ubicar en una parte algo más ancha del circuito, de manera que permita la instalación de mesas en el mismo, sin que los atletas deban modificar la línea natural de la marcha. De acuerdo con la reglamentación vigente, solo pueden utilizar la zona de avituallamiento los atletas participantes en las pruebas de más de 10km (35km y 20km). Debe estar vallada en su parte posterior, de manera que los entrenadores puedan trabajar sin el agobio del público. Se instalaran 15 mesas de 2x1m, dejando una separación de 1 metros entre mesa y mesa. La separación entre mesas debe estar cerrada, de manera que se impida el acceso al circuito por parte de los entrenadores o otras personas que se encuentren en la zona entregando las bebidas a los atletas. También se dispondrán unas 30 sillas en toda la zona.
A continuación de las 15 mesas para el avituallamiento personal de los atletas se instalaran 4 mesas de 2x1m, en las que se ubicará agua y esponjas. El agua se dispondrá en botellas de 33cl, mientras que las esponjas se colocaran en pequeños barreños y se facilitarán a los atletas por los voluntarios. Una vez recogidas del suelo y antes de volver a depositarlas en los baldes, las esponjas se deben lavar. Zona de Agua / Esponjas En otra zona del circuito, si es posible, equidistante de la zona de avituallamiento, se instalará una zona exclusivamente de agua y esponjas. Se instalarán 4 mesas de 2x1m, destinando dos mesas a la colocación de las botellas de aguas y 2 mesas a las esponjas. A esta área compete la realización de los resultados. Unos días antes del Campeonato la RFEA remite al organizador un fichero (Excel) con los datos de los atletas participantes. En los resultados deben constar los atletas retirados, no presentados y/o descalificados. El diseño de la hoja de resultados debe ser aprobado con anterioridad por la RFEA.
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TRANSPORTES El área de transportes, al igual que el área de alojamientos, tiene pocas actuaciones a realizar. Solo en el caso de que la organización reservara varias habitaciones para los jueces y/o personal de organización, se debería prever el transporte de estas personas desde el hotel hasta la sede de la competición. Para ello, el mejor sistema es utilizar un minibús o autobús (en función del número de personas), que realice varios viajes de ida/vuelta con un horario determinado. Para el resto de colectivos, el área de transporte debe responsabilizarse de reservar, acotar y controlar las zonas de aparcamiento para los colectivos de organización, VIPS, público y autobuses de las diferentes federaciones y clubes.
VOLUNTARIOS El área de voluntarios tiene la responsabilidad de la captación, gestión y formación de todos los voluntarios necesarios para el buen funcionamiento de la competición. Obviamente, la formación debe estar coordinada con los diferentes responsables de áreas. El pasado año participaron unos 55 voluntarios en las tareas de logística (reparto materiales), circuito (ayuda en el montaje del circuito), protocolo, prensa y técnica (apoyo jueces, dopaje, ciclistas, etc.). En función al diseño del circuito, este número puede variar. La RFEA facilitará un chubasquero para los voluntarios (hasta un total de 50 personas). Se deben remitir las tallas un mes antes a la RFEA. La AEPSAD indicará el número de escoltas necesarios directamente al organizador local para la realización de los controles antidopaje.
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ANEXOS •
Circular sobre Propuestas de Organización de Campeonatos de España de Atletismo
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Circular alquiler material cronometraje – Tarifas año 2014 (cambio a primeros 2015)
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Cartel
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Diptico / Programa
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Guión para los conceptos del presupuesto
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CIRCULAR 086/2014 PROPUESTAS DE ORGANIZACION DE LOS CAMPEONATOS DE ESPAÑA Y COMPETICIONES NACIONALES PARA LA TEMPORADA 2013/2014 Y CAMPO A TRAVES Y MARCHA 2014/2015 Todas las Federaciones Autonómicas que deseen presentar su candidatura para organizar las Competiciones Nacionales que se relacionan en el anexo I, deberán enviar debidamente cumplimentado el/los impreso/s que se adjuntan (se deberá remitir un impreso por cada competición) con el cual se comprometen a cumplir lo indicado en esta circular. El plazo de recepción en esta RFEA es el día 17 de julio de 2014 Art. 1º) – La Junta Directiva de la RFEA designará las Federaciones Autonómicas y, en su caso, las localidades, donde se celebraran las diferentes competiciones de carácter nacional e internacional. Art. 2º) - La responsabilidad de una competición nacional o internacional corresponde a la RFEA, la cual supervisará la misma. Art. 3º) – La solicitud de una competición debe venir firmada por la Federación Autonómica y la Institución que patrocine la misma. Art. 4º) - La Junta Directiva de la RFEA delegará en la Federación Autonómica elegida o en la Institución que firme el convenio con la RFEA, la organización de la competición. La Federación o la Institución firmante no podrán delegar en ningún Club o Entidad de cualquier tipo la organización, siendo la única responsable ante esta RFEA de la misma aunque podrá solicitar la colaboración o ayuda de los Clubes o Entidades donde se celebre la competición. Art. 5º) - El nombre de RFEA y su escudo, el nombre de la Federación Autonómica y su escudo, así como el logo de los patrocinadores de la RFEA con derecho a exclusividad, deberán figurar con carácter destacado en todos los carteles, programas, folletos, saludas, y/o cualquier otro tipo de publicaciones, incluyendo la realización de una página web, que se realicen con motivo de la competición. La RFEA supervisara toda la cartelería y objetos que se impriman en relación al Campeonato o Competición no pudiendo imprimirse nada sin su autorización. Todos los elementos gráficos deberán cumplir con la guía de estilo de la RFEA, que puede ser solicitada a la oficina de la RFEA (organizaciones@rfea.es). Art. 6º) - La RFEA, a través de su Comité Nacional de Jueces, es la responsable de la designación del Jurado que controlara la competición. Art. 7º) - Protocolo. Es responsabilidad de esta RFEA fijar el protocolo de la competición, aunque el desarrollo del mismo lo efectúe el Comité Organizador del Campeonato. Art. 8º) – Publicidad. En todos los Campeonatos y Competiciones señaladas en el anexo I, los derechos de publicidad corresponden en exclusiva a la RFEA. Art. 9º) - CONDICIONES DE ADJUDICACIÓN 9.1 CONDICIONES DE ORGANIZACIÓN A la vista de las propuestas y ofertas recibidas y previo informe técnico y económico, la Junta Directiva de esta RFEA designará las sedes de las competiciones. Una vez designadas las sedes de las competiciones que figuran en el Anexo I, se firmará un convenio entre la RFEA y el solicitante en el cual se establecerán los detalles y delimitaciones de responsabilidades de cada parte. El convenio debe ser firmado no más tarde de dos meses de la concesión del Campeonato en pista cubierta o campo a través y tres meses si la competición es al aire libre. Sin este trámite de firma la competición no se considera oficialmente concedida. La Federación designada como organizadora de una competición, se compromete, en caso de renuncia a celebrar la competición, a abonar los gastos que se hayan producido hasta ese momento, más una indemnización, que será fijada por la Junta Directiva de la RFEA.
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En caso de vacantes o de rechazo de candidaturas, la Junta Directiva de la RFEA podrá designar las sedes vacantes aunque no hubieran sido presentadas sus candidaturas. Asimismo en las competiciones internacionales la Junta Directiva de la RFEA podrá designar el lugar de celebración directamente. Son condiciones imprescindibles para optar a una organización disponer de: 9 Comité de Jueces, con suficiente número de colegiados, con licencia RFEA, para poder controlar la competición. (El número de jueces necesarios para el control de la competición, será fijado por el Comité Nacional de Jueces, el cual es responsable de la designación del mismo). 9 Suficiente número de personas encargadas de la organización. 9 Instalaciones y material de competición adecuado. 9 El aforo mínimo en graderío que el Organizador debe garantizar es el siguiente: o Campeonatos de Campo a Través 200 personas o Campeonato Absoluto Pista Cubierta 1.500 personas o Campeonato Absoluto Aire Libre 3.500 personas o Resto de competiciones: Pista 1.500 personas Ruta / Marcha 200 personas 9 Asistencia médica. 9 Plazas hoteleras suficientes para albergar a los participantes en el Campeonato a precio reducido, debiendo figurar el mismo en la petición y garantizar que los precios señalados se respetaran. Se valorarán las condiciones (altitud, clima, etc.) según especialidades, la situación geográfica (coste de desplazamiento, facilidades de comunicación, etc.) y los precios de los alojamientos. En las competiciones en ruta (carrera y marcha) y campo a través es condición indispensable para optar a la organización, la aprobación de los recorridos por el Comité Técnico de esta RFEA, debiendo presentar propuesta de plano y altimetría conjuntamente con la solicitud de organización. 9.2 CONDICIONES ECONOMICAS 9.2.1. GASTOS A cargo del solicitante: 1.- Abonar a la RFEA en concepto de ayuda a la competición la cantidad mínima de: Campeonato España Absoluto al Aire Libre 60.000 € Campeonato España Absoluto Campo a Través 45.000 € Campeonato España de Clubes campo a Través 45.000 € Campeonato España Absoluto Pista Cubierta 11.000 € Resto de Competiciones 4.000 € Estas cantidades deberán garantizarse mediante aval bancario a la firma del convenio o pagaré 50% a la firma del convenio y el otro 50% tres meses antes de la fecha de celebración del Campeonato. En todo caso las cantidades deben abonarse antes de la celebración del Campeonato o Competición. 2.- Además el organizador deberá hacerse cargo de los gastos de los conceptos siguientes: a. Gastos de actuación de jueces, incluyendo el Juez Jefe de Fotofinish, el Juez Jefe de Cronometraje por transpondedor y los Jueces de Marcha que deba nombrar el CNJ, en el caso de que el Comité Autonómico no disponga de los suficientes. b. Gastos de cronometraje eléctrico y medios electrónicos. En el Campeonato de España Absoluto de Aire Libre o Pista Cubierta consistirá en el equipo de cronometraje, los detectores de salidas falsas, anemómetros (de carreras y concursos), marcadores de tiempo, marcadores de concursos, el sistema de medición indirecta y el sistema de comunicación de Tarjetas Rojas para las pruebas de marcha. En el Campeonato de España de 10.000m Absoluto serán necesarios 2 marcadores de tiempo en pista. En el resto de Campeonatos de España individuales en Pista Cubierta o Aire Libre será necesario disponer de un marcador de tiempo en pista sincronizado con videofinish, al igual que en los Campeonatos de España de Campo a Través (individual y Clubes), mientras que para el Campeonato de España de Marcha en ruta será necesario disponer de tres marcadores de tiempo y el sistema de comunicación de Tarjetas Rojas. c. Gastos del sistema de gestión de resultados en las competiciones televisadas (solo se aceptara el sistema que la RFEA tenga contratado).
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d. Gastos de secretaría e. Gastos de material de competición (El CNJ nombrara un juez encargado de supervisar el material de competición y el informe que el CNJ emita deberá ser aceptado por el Organizador, comprometiéndose a que el material necesario este disponible en el Campeonato. Se hará especial hincapié en las jaulas, círculos de lanzamiento y en las zonas de caída de altura y pértiga). Los costes derivados de este informe serán a cargo del solicitante, debiéndose realizar el informe (si procede) en un plazo máximo de un mes desde la designación de la sede. f. Gastos de organización y montaje g. Alquiler de pistas y pago de empleados h. Gastos del control antidopaje (montaje del recinto donde se efectúe el control y las bebidas necesarias para el desarrollo del control) i. Gastos de transporte interno y alojamiento de los equipos participantes (solo en encuentros internacionales) j. Gastos de montaje de tribuna de prensa (de acuerdo a las normas de Prensa RFEA en cada Campeonato) k. Gastos del montaje del Servicio Médico (de acuerdo a las normas del Servicio Médico de la RFEA) l. Gastos de alquiler de un Video-marcador y su estructura (únicamente en pruebas televisadas). La RFEA deberá haber aceptado previamente el modelo ya que debe coordinarse con los diferentes servicios informáticos m. Gastos de producción de televisión (únicamente en pruebas televisadas) De aplicación únicamente para Campeonato de Maratón, Media Maratón, 10km, Milla en Ruta y Montaña n. Abono del viaje, alojamiento y manutención a los atletas españoles de acuerdo a la Reglamentación específica de cada competición (aproximadamente 10 atletas). En caso de que el campeonato se dispute conjuntamente con una competición privada, los atletas participantes en el Campeonato de España no estarán obligados a abonar inscripción en la prueba que se desarrolla al mismo tiempo que el Campeonato de España, y optarán a los premios que la organización tenga estipulados para su competición en las mismas condiciones que el resto de participantes. De aplicación únicamente para Jugando al Atletismo: o. Diseño y producción de camisetas para los participantes y organización (el diseño deberá ser aprobado por la RFEA) p. Trofeos a los tres primeros colegios en cada categoría Nota: Las condiciones mínimas para cada uno de estos apartados serán fijadas por la RFEA. A cargo de la RFEA: a). Viajes y dietas de los atletas participantes (según Reglamento del Campeonato y exceptuando lo indicado en el punto n) anterior) b). Viajes, alojamiento, manutención y dietas de actuación de los jueces que designe la RFEA (exceptuando lo indicado en el punto b) anterior) c). Medallas oficiales de premiación y trofeo al 1er equipo clasificado (excepto Jugando al Atletismo) d). Dorsales 9.2.2. INGRESOS Los ingresos producidos por Taquillaje serán íntegramente para el organizador. En el convenio a realizar entre el organizador local y la RFEA se recogerán el número de entradas (de zona preferente o VIP y de zona de público) que el organizador deberá entregar a la RFEA. Las Federaciones Autonómicas podrán efectuar ofertas complementarias para apoyar sus candidaturas, incrementar la aportación del canon u otro tipo de ofertas (por ejemplo, alojamiento gratuito, etc.). En caso de que varias Federaciones opten a una competición y exista igualdad de condiciones técnicas y de costo, se valorarán las OFERTAS COMPLEMENTARIAS que cada Federación proponga. En las ofertas complementarias no deberán incluirse lo enunciado en el apartado 9.2.1. Madrid, 29 de abril de 2014
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CIRCULAR Nº: 001/2014 - A todas las Federaciones Autonómicas - A todos los organizadores
ALQUILER DE MATERIAL TECNICO PARA EL CONTROL DE LAS COMPETICIONES TEMPORADA 2013/14 Esta RFEA pone a disposición de todas la Federaciones Autonómicas y de los organizadores de competiciones en Pista, Ruta o Campo a Través el material que se especifica con objeto de obtener una mejora en el control de las competiciones que se celebran en España. 1. MATERIAL DISPONIBLE: a).- VIDEOFINISH Facilita el cronometraje oficial centesimal imprescindible para pruebas de atletismo. b).- MARCADOR DE PISTA Se puede utilizar como tiempo oficioso en pista y apoyo a tiempos oficiales en carreras en ruta y Campo a Través c).- MARCADORES ELECTRONICOS DE CONCURSOS Dan resultado del concurso en el momento: nombre del atleta, dorsal, marca, puesto en el concurso. d).- DETECTOR DE SALIDAS FALSAS Detecta si algún atleta realiza la salida ante del disparo. Proporciona el tiempo de reacción de todos los atletas, en el momento de la salida. e).- MEDICION INDIRECTA Se utiliza para la medición en los concursos, proporcionando una medición más rápida y precisa. f).- SEÑAL PARA TELEVISION Genera grafismos y señal de tiempo para su utilización en Televisión. g).- NOTIFICACION DE MARCHA Notifica de manera automática los partes de descalificación del jurado de Marcha. Genera señal para mostrar los partes en video pantallas o monitores. 2. TARIFA DE ALQUILER a).- VIDEOFINISH 550 € primer día de competición (equipo principal). 345 € primer día de competición (equipo de apoyo). 345 € por día extra de competición y equipo. b).- MARCADOR DE PISTA 480 € por un día de competición (primer marcador). 225 € por un día de competición (segundo marcador). 225 € por día extra de competición y marcador. c).- MARCADORES DE CONCURSO 820 € por día de competición y marcador. d).- DETECTOR DE SALIDAS FALSAS 480 € primer día de competición. 225 € por día extra de competición. e).- MEDICION INDIRECTA 235 € primer día de competición y estación. 115 € por día extra de competición y estación. f).- SEÑAL PARA TELEVISION 1300 € por día de competición.
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g).- NOTIFICACION DE MARCHA 100 € por día de competición. Además de las tarifas de alquiler, el solicitante deberá abonar los gastos de alojamiento, dietas y traslado del personal técnico que manejara el equipo así como el transporte del material, en función a las siguientes características. 3. GASTOS DE TRANSPORTE DEL MATERIAL * CRONOMETRAJE, MARCADOR DE PISTA, MARCADORES DE CONCURSOS, DETECTOR DE SALIDAS FALSAS, MEDICION INDIRECTA, SEÑAL DE TELEVISION Y NOTIFICACION DE MARCHA: 0,21 €/km., o se abonara los gastos producidos por el envío mediante agencia de transporte. 4. PERSONAL TÉCNICO NECESARIO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LOS DIFERENTE APARATOS.
Material Personas Video-finish 2 Detectores de salidas falsas 1 Medición indirecta 1 Señal de Televisión 1 Notificación de marcha 1
5. GASTOS DE TRASLADO DEL PERSONAL Solo se abonara gastos de traslado del personal, si la competición se celebra en una ciudad distinta a donde esté ubicado el material. 6. DIETAS El solicitante deberá abonar por persona las dietas que se estipulan en el siguiente cuadro: Personal residente en la misma Comunidad de la Competición: Personal residente fuera de Comunidad de la Competición: Por día extra de competición se deberá abonar por persona:
114 € 143 € 107 €
A las cantidades abonadas les serán retenidos, por esta RFEA, el IRPF marcado por la Ley. 7. ALOJAMIENTO El solicitante se hará cargo de la estancia en régimen de pensión completa, del personal técnico desplazado. La estancia deberá ser en el Hotel de la Organización, durante un periodo de dos días (para competiciones de un día) y de un día más por cada día extra de competición. En caso de no existir Hotel de la Organización, el solicitante deberá abonar la reserva de un hotel de, como mínimo de tres estrellas. 8. CONDICIONES GENERALES a) La solicitud para la utilización del material de disponible, deberá ser remitido a esta RFEA, como mínimo un mes antes del día de la competición. b) Esta RFEA emitirá factura por los gastos de alquiler, incrementado con el IVA marcado por la Ley. c) El pago del importe de los servicios prestados, será abonado en su totalidad, a esta RFEA, mediante talón o transferencia a nombre de la Real Federación Española de Atletismo, preferentemente antes de celebrar la competición, y en cualquier caso, no más tarde del día en que se celebra la misma. Madrid, 02 de enero de 2014
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CARTEL
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PROGRAMA (Díptico)
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GUIÓN PARA EL PRESUPUESTO GASTOS CAPITULO
CONCEPTO
1
2
3
4 5
6
7
8
9
ALOJAMIENTOS Alojamientos jueces Alojamientos personal organización Alojamientos invitados Comidas jueces Comidas personal organización Comidas invitados ACREDITACIONES Gestión acreditaciones Ordenadores Impresoras color y tintas Gastos varios acreditaciones PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES Presentación oficial campeonato Atenciones a Vips Flores premiación Podium Gastos varios protocolo Banderas MARKETING Vallas patrocinadores locales Atención patrocinadores PROMOCIÓN Plan de promoción Dipticos promocionales Publicaciones Carpetas Cartel Programa oficial Invitaciones Carpetas resultados Pagina web Gastos varios promoción GASTOS PERSONAL Responsables áreas Personal secretaría Locutor Voluntarios Personal de montaje y mantenimiento circuito VIAJES Y TRANSPORTES Viajes comité organizador Transportes internos Alquiler vehículos Gasolina Seguro vehículos Comidas conductores CONTROL TÉCNICO Material área técnica Alquiler relojes Gastos actuación jueces Gastos secretaría COMUNICACIONES Teléfonos Walkies
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SEGUROS Seguro responsabilidad civil MEDIOS DE COMUNICACIÓN Atenciones prensa Actos medios comunicación Presentación oficial campeonato Rueda de prensa CIRCUITO Tribuna de prensa Sala trabajo prensa Decoración Plantas Limpieza Mobiliario Técnicos Alquiler toros, carretillas, etc. Alquiler vallas Señalización Neveras Bebidas (agua y refrescos) SERVICIOS MÉDICOS Gastos médicos control anti-dopaje Camillas Equipos de fisioterapia Material fungible de fisioterapia Botiquín Hielo neveras ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN Canon rfea Fotocopiadoras Técnico fotocopiadoras Papel Material de oficina
INGRESOS 50 51 52
INSTITUCIONES Ayuntamiento Diputación Comunidad Autónoma Otras instituciones PATROCINADORES OTROS INGRESOS
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