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Comment surveiller son environnement concurrentiel ? La méthode de veille que nous vous proposons vous permettra de gagner du temps car toutes les informations vous arriveront automatiquement en un seul endroit et seront directement lisibles. Une fois traitée, l’information de veille sera enregistrée dans une base de connaissances et consultable de tous postes informatiques ou mobiles. On peut ainsi imaginer que, dans une PME, le traitement de cette information soit effectué par une seule personne au bénéfice des autres collaborateurs ; ce qui n’empêche pas ces derniers de contribuer au processus de veille et de réagir sur ses résultats. Avant de mettre en place votre plate-forme de veille, nous vous conseillons de définir précisément les thèmes que vous avez besoin de suivre (marché, concurrents, clients, fournisseurs, réglementation, métier, technologie, image de marque de l’entreprise…) et de faire le point sur les sources d’information dont vous disposez déjà. Pour créer votre plate-forme de veille 1 , vous pouvez vous abonner à un service de type Netvibes ou Webwag, abonnement gratuit sur simple inscription. Cela vous permettra de bâtir votre page personnelle, sur laquelle vous allez centraliser toutes vos informations de veille ainsi que votre base de connaissances. L’accès à cette page sera protégé par un mot de passe, de même que votre base de connaissances.
Exemples de modules
Ecran 1 : Page d’accueil du service Netvibes (avant enregistrement)
Une fois cette page créée, vous pouvez y intégrer des sources d’information correspondant à vos thèmes de veille sous la forme de modules (ou « widgets ») ; pour cela, utilisez la commande « Ajouter du contenu ». Vous pouvez choisir ces sources parmi celles qui vous sont proposées, utiliser un annuaire de flux RSS comme Lamoooche ou Retronimo et aussi recourir à un agrégateur de blogs tel Wikio. 1
La démarche que nous présentons ici permet de débuter en matière de veille. Par la suite, il est possible de recourir à des prestataires ou des solutions de veille dont on trouvera une liste sur http://guideie.gfii.asso.fr/
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Aide en ligne Pour choisir des flux RSS
Ecran 2 : Ajout de contenus
L’étape suivante consiste à créer une messagerie électronique du type Gmail ou Yahoo ! Mail et à la configurer pour qu’elle soit visible sur votre page personnelle dans un module spécifique (compléter le formulaire accessible par le bouton « Editer »). Vous aurez alors immédiatement connaissance de tous nouveaux e-mails arrivés dans cette messagerie (voir l’Ecran 4). Vous allez ensuite paramétrer des services d’alerte en donnant comme adresse l’email que vous avez créé sur cette messagerie. Vous pouvez, par exemple, combiner les ressources suivantes (alertes et flux RSS) : • • • • • • • • • •
Articles de presse : Pressed, Alertes Google Brevets : Google Patents, Freshpatents, normes : AFNOR Forums de discussion : Google Groups ou Yahoo ! Groupes Informations financières et légales sur les entreprises : Les Echos, Societe.com, Informations réglementaires : Inforeg, Legifrance, PME Service Public International : Ubifrance, ADIT Marchés publics : E-marchespublics Newsletters : Francopholistes Offres d’emploi : APEC, Indeed Statistiques : INSEE, Statistique Publique …
Ces services sont (au moins partiellement) gratuits et de fonctionnements divers. Il est intéressant de les paramétrer en prenant des mots clefs correspondant au marché que l’on souhaite surveiller ou en indiquant les raisons sociales des entreprises qui vous intéressent (concurrents, fournisseurs, clients). Vous pouvez aussi indiquer la raison sociale de votre entreprise pour surveiller ce qu’on dit d’elle dans la presse et sur internet. Vous pouvez enfin compléter le dispositif par un agent de surveillance (exemple : Trackengine ou Alertoweb) qui repèrera toutes les modifications de contenus des sites internet qui vous intéressent (par exemple, ceux de vos principaux concurrents ou partenaires commerciaux) et vous les signalera sur votre messagerie.
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Mode d’emploi
Exemples de sites surveillés
Ecran 3 : Exemple de surveillance de sites internet (5 URL maximum)
Si vous souhaitez rendre votre plate-forme de veille plus conviviale, vous pouvez paramétrer l’affichage des modules d’information et les agencer à votre guise sur la page, organiser vos thèmes de veille en différents onglets, inclure des modules pratiques (de type : bookmarks, météo, liste de tâches, post-it, calendrier…) et recourir aux options personnelles.
Exemples de tâches Paramétrage des modules
Module de visualisation de la messagerie Ecran 4 : Paramétrages complémentaires
Une fois votre plate-forme de veille en place, vous allez pouvoir l’exploiter pour produire votre base de connaissances. L’intérêt de cette étape est de structurer les informations de veille et de les mémoriser. Il faut savoir en effet que les informations qui vous arrivent par les flux RSS sur votre plate-forme ne restent pas longtemps accessibles car elles sont remplacées au fur et à mesure par de nouvelles informations… © CCIP/ARIST
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Toute nouvelle information arrivant sur votre plate-forme apparaîtra en caractères normaux tant qu’elle ne sera pas lue (pour accéder à l’information complète, il suffit de cliquer sur son titre), puis en caractères grisés. De plus, le nombre s’affichant en tête de chaque module et de chaque onglet vous indique la quantité de nouvelles informations non encore lues.
Moteur de recherche interne
Nombre de messages non lus
Ecran 5 : Mise à jour de l’information
Une fois ces informations parcourues, vous pourrez – à condition que l’éditeur du site ne l’interdise pas dans sa page « Conditions d’utilisation » ou « Copyright » - enregistrer celles qui vous paraissent les plus intéressantes en les envoyant sur la messagerie électronique que vous avez créée pour la circonstance. Pour homogénéiser vos résultats de veille, nous vous recommandons d’indiquer dans l’objet du mail le titre de l’article, de mettre le texte de l’article dans le corps du mail et d’inscrire à la fin la date de parution, puis la source sous la forme de l’URL désignant l’article. Ce dernier point est important en ce qui concerne la propriété intellectuelle ; on veillera en particulier au respect du copyright des études et des articles de presse que la veille permettra d’identifier.
mon-email@gmail.com
S’envoyer l’e-mail sur sa propre messagerie
Contenu du document
Date et source du document Ecran 6 : Exemple de référence structurée pour la base de connaissance
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Sur votre messagerie, vous créerez des dossiers (ou « Libellés ») correspondant à vos principaux thèmes de veille, y classerez vos résultats de veille, et archiverez les autres mails (notamment les mails correspondant à vos alertes), de sorte que ne subsisteront dans votre boîte de réception que les informations constituant votre base de connaissances. La base de connaissances qui résultera de votre veille sera ainsi aisément consultable par les autres personnes de l’entreprise, qui pourront annoter ces résultats par la fonctionnalité de « Conversation » et échanger avec vous en utilisant la messagerie instantanée (« Chat »). Il est d’ailleurs souhaitable que ces personnes participent à ce processus de veille en envoyant sur la messagerie les informations qu’elles auront recueillies de leur côté (en particulier les informations « informelles » glanées sur les salons, auprès des clients et fournisseurs, ou au sein des organisations professionnelles…).
mon-email@gmail.com
Alertes Google
La nouvelle révolution de …
Nouveau document non classé
Exemples de documents classés
Rubriques de classement
Ecran 7 : Exemple d’organisation de la base de connaissance
A l’usage, vous découvrirez certainement de nouvelles sources intéressantes pour alimenter votre plate-forme de veille et ferez évoluer vos thèmes de veille en fonction de vos problématiques d’entreprise. Il convient cependant de toujours garder un esprit critique et de ne conserver que le meilleur pour éviter de perdre son temps et rester efficace. Qui plus est, en sélectionnant vos informations de veille, n’oubliez pas de vous interroger sur leur fiabilité… La source d’une information doit toujours être identifiable, de même que sa date. Lorsque l’on a des doutes, il faut recouper l’information avec d’autres et/ou la soumettre à un expert du sujet. C’est à cette condition que les connaissances produites peuvent éclairer la prise de décisions qui demeure l’objectif de la veille.
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