Bundesvertretung der Medizinstudierenden in Deutschland e.V. Anleitung zur Database Stand 2013
Anleitung zur Database Herzlichen Glückwunsch, du hast also eine Zusage für einen Austauschplatz über die bvmd. Bitte lies dir die folgenden Informationen genauestens durch, sie enthalten wichtige Hinweise zu den nächsten Schritten. 1. Dein persönlicher Zugang zur Database 2. Die Application Form (AF) 3. Die Card of Documents 4. Wie geht’s weiter? CA, CC, EF und Certificate 5. FAQs und Glossar
Dein persönlicher Zugang zur Database Demnächst erhältst du eine eMail der IFMSA mit dem Betreff „Login information for IFMSA Exchange“. Achte stets auf den SPAM-Ordner! Unter www.ifmsa.org loggst du dich mit dem dir zugesendeten Benutzernamen und Passwort ein. WICHTIG:
Wenn du nach einiger Zeit immer noch KEINE eMail erhalten hast: a) Du bist bereits als LEO registriert: Logg dich mit deinem normalen Account ein, und schau nach deiner AF. b) Die eMail kam nicht an, trotz dem du schon freigeschaltet wurdest: Versuche: Benutzer: deine eMail > „Passwort vergessen“
Nach dem Einloggen solltest du dein Profil ausfüllen (Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum und Uni reichen aus). Danach gibt es zwei eFormulare, die du ausfüllen musst. Du findest sie über das Panel am linken Rand:
In der Application Form (AF) gibst du persönliche Daten, Wunschstädte und -departments an und wann du kommen möchtest.
In der Card of Documents lädst du vom Gastland benötigte Dokumente hoch. Du kannst diese Dokumente auch nach und nach hochladen, mach dir also keinen Kopf, wenn du nicht sofort alles zusammen hast!
Beim Ausfüllen der Formulare ist es unbedingt notwendig, dass du dich an die Exchange Conditions (ECs) deiner Gastorganisation hältst. Bitte lies sie dir ganz genau durch!!!
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Die Application Form = AF Logg dich auf www.ifmsa.org ein, um die AF auszufüllen. Im Student Panel (links am Rand) klickst du auf „Edit your Application Forms“. Wichtiger Hinweis: Die AF lässt sich nur “AM STÜCK” bearbeiten. Um sie zu speichern müssen ALLE FELDER ausgefüllt sein. Einmal gespeichert, lässt sie sich nicht mehr bearbeiten! Wichtige Hinweise zum Ausfüllen der AF 1. Die AF muss unbedingt den Exchange Conditions des Gastlandes entsprechen! 2. Es müssen wirklich alle Felder ausgefüllt werden. Wenn es nur eine Stadt zur Auswahl gibt, gibst du sie halt drei Mal an. 3. Datumsangaben müssen stets mit Hilfe des kleinen Kalenders an der Seite ausgefüllt werden. 4. Es sollten (wenn möglich) drei verschiedene Städte und vier verschiedene Departments ausgewählt werden! Wer weniger angibt oder mehrfach dieselben nennt, läuft Gefahr in keiner seiner Wunschstädte /-departments zu landen! 5. Bei „# Duration in weeks“ immer 4 Wochen eintragen! Der Austausch dauert generell nicht länger als 4 Wochen. Wer mindestens 30 Tage Famulatur benötigt, regelt das vor Ort mit den Kontaktpersonen und dem Krankenhaus, i.d.R. ist das kein Problem. 6. Der angegebene Zeitraum (Exchange Start / End Date) kann länger als 4 Wochen sein! Du gibst hier lediglich den Zeitraum an, innerhalb dessen die 4 Wochen liegen können. Halte dich auf jeden Fall an den Zeitraum, den du in deiner Bestätigung von der bvmd erhalten hast. Falls du ihn ändern möchtest, musst du davor in jedem Fall den NEO informieren! Achte unbedingt darauf, ob dein Gastland nur volle Kalendermonate akzeptiert! Dann müssen die 4 Wochen auf jeden Fall in einen Kalendermonat passen! Den endgültigen Zeitraum erhältst du dann mit der CA. 7. Mit den Student Remarks kannst du dem NEO des Gastlandes weitere wichtige Informationen mitteilen. 8. Ist die AF einmal gespeichert und submitted, kannst du sie nicht mehr bearbeiten! Wenn du mit dem Ausfüllen der AF fertig bist, klickst du auf save changes und machst dich an die Card of Documents. Die abgeschickte AF kann man unter „View the submitted Application Form“ einsehen.
Die Card of Documents Logg dich auf www.ifmsa.org ein, um die Card of Documents auszufüllen. Im Student Panel (links am Rand) klickst du auf auf „Card of Documents“. Du kannst nun alle benötigten Dokumente hochladen. Achte auf Format und maximale Größe. Wenn ein Dokument mehrere Seiten umfasst, solltest du es in einer Datei zusammenführen. Das muss nicht am Stück erfolgen und kann auch noch geschehen, nachdem du die AF submitted hast. Genauso wie die AF sollten die Dokumente aber passend zur Frist (Exchange Conditions!) online sein. Die Dokumente sollen allgemein gefasst sein (Achte auf Formulierungen wie „To whom it may concern“). Wenn es nicht anders in den Exchange Conditions verlangt wird, können die Dokumente auch
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auf Deutsch sein. Einen staatlich anerkannten Übersetzer kannst du dir dann sparen. Versuche bitte trotzdem immer, englischsprachige Dokumente hochzuladen. Die häufigsten geforderten Dokumente mit kurzer Erklärung Curriculum vitae
Passport copy
Der Lebenslauf. Wenn nicht anders verlangt, sollte er tabellarisch und entweder chronologisch oder antichronologisch aufgebaut sein.
Eine Kopie deines Reisepasses. Es sollte dasselbe Dokument sein, dessen Daten du beim Ausfüllen der Application Form angibst.
Health Insurance
Photo
Ein Nachweis eurer Auslandskrankenversicherung. In der EU genügt i.d.R. eine Kopie der Europäischen Krankenversicherungskarte. Ansonsten erhält man bei seiner Versicherung auf Anfrage auch fremdsprachige Bestätigungen.
Das Passfoto. Es sollte seriös gehalten sein, da es eventuell zur Anfertigung eines Namensschildes, einer Zugangskarte etc. verwendet wird.
HepB Antibodies count
Die Studienbescheinigung. Aus ihr sollte hervorgehen, dass du Medizin studierst und in welchem Semester bzw. Studienjahr du dich aktuell befindest.
Der Nachweis über ausreichenden Hepatitis B Impfschutz. Der Titel sollte 100 internationale Einheiten pro Liter nicht unterschreiten.
Language Certificate Das Sprachzertifikat. Es sollte von einem offiziellen Sprachlehrer und/oder von einer offiziellen Sprachlehrinstitution ausgestellt sein. Du kannst (wenn es keine andere Vorgabe gibt) gerne das Sprachzeugnis der bvmd wiederverwenden.
LC Application Form Hier ist die Checkliste gemeint, die ihr zur Bewerbung bereits bei der bvmd eingereicht habt.
Letter of Motivation 1 - 4 Die 4 Letters of Motivation sind für die 4 verschiedenen Departments, die ihr in der AF angebt. Es müssen also wirklich 4 verschiedene Schreiben sein.
MRSA-Test Den MRSA-Test solltest du einige Wochen vor der Deadline zur Dokumentenabsendung in Angriff nehmen, da du eventuell ein paar Tage auf das Ergebnis warten und im Falle einer nachgewiesenen Kolonisation eine Eradikationstherapie durchlaufen musst. Sollte der Nachweis erst vor Ort im Zielland vorgelegt werden müssen, machst du den Test entsprechend einige Wochen vor der Abreise.
Proof of Enrollment
Recommendation Letter Das Empfehlungsschreiben sollte von einem deiner Professoren oder direkt vom Dekanat sein. Dort gibt es meistens entsprechende Vordrucke. Achte darauf, ob es von einer bestimmten Person ausgestellt werden muss.
SCOPE Terms and Conditions Die Bewerbungsbedingungen der IFMSA, du findest sie auf der bvmd-Homepage im Download-Bereich
Student Record (Subjects passed) Die Leistungsübersicht, eine Auflistung deiner bisher erbrachten Studienleistungen. Wende dich hierzu an dein Studiendekanat.
Tuberculosis test Der Tuberkulose-Test. Achte darauf, ob ein Tuberkulin-Test oder eine Röntgen-Thorax-Aufnahme verlangt wird. Solltest du eine BCG-Impfung haben, wäre der Interferon-gamma-Test am besten.
Vaccination Card Das Impfbuch. Am geläufigsten ist das kleine gelbe mehrsprachige Heft der WHO, das du bei deinem Hausarzt erhältst. Einfach einscannen und hochladen.
Wichtig: Einige wenige Länder fordern zusätzlich Dokumente im „Paper“-Format. Das ist in den Exchange Conditions vermerkt. Diese Dokumente musst du dann zusätzlich ans Berliner Büro schicken. Auch wenn du vor Ort noch Dokumente vorweisen musst, steht das in den ECs und der Card of Documents.
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Wie geht es weiter? Die CA und die CC Wenn du AF und Card of Documents fertig hast, gilt es zu warten, bis sich das Gastland meldet. Die Card of Acceptance - CA Die Bestätigung des Gastlandes kommt in der Regel 2 Monate vor Beginn des Austauschs, entsprechend den ECs des Gastlandes. Solltest du bis dahin nichts vom Gastland oder der bvmd gehört haben, melde dich bitte umgehend beim NEO! Die CA ist die endgültige Bestätigung, dass du deinen Austausch wie geplant antreten kannst! Deine Flug solltest du also erst buchen, wenn die CA da ist! Sie enthält Informationen über: City / hospital / department of clerkships / accommodation / boarding / pocket money / social program und special remarks. www.ifmsa.org
>> Login >> Student Panel: >> „View the Card of Acceptance“
Jetzt musst du nur noch die CC ausfüllen und submitten: Die Card of Confirmation - CC Mit der CC bestätigst du dem Gastland, dass du auch tatsächlich kommst. Du schreibst deinem Gastland Informationen über Ankunftdetails, Notfall- und Versicherungskontakte. Die CC muss in der Regel vier Wochen vor Beginn abgeschickt sein, sonst kann der Austausch im schlimmsten Fall gecancelt werden! Also schicke die CC bitte pünktlich ab, auch wenn du schon Kontakt zu Lokalvertretern hattest! www.ifmsa.org: Login….Student Panel: „View Card of Acception“…..„Edit Card of Confirmation“ …….. CC ausfüllen und submitten. Beachte auch hier: Daten mit dem kleinen Kalender an der Seite ausfüllen! Die Evaluation Form - EF Die IFMSA ist stets bemüht sich zu verbessern und ist dabei auf eure konstruktive Kritik angewiesen. Deshalb – und auch um dein Zertifikat zu erhalten – solltest du nach der Famulatur noch die EF ausfüllen, und zwar ab 3 Wochen nach Beginn des Austauschs (damit dein Zertifikat generiert wird). www.ifmsa.org: Login……....Student Panel: „Evaluation Forms“……..…ausfüllen und submitten. Dein Zertifikat Zusätzlich zum IFMSA-Zertifikat, das du vor Ort erhalten solltest, wird auch in der Database ein Zertifikat zum Download generiert. www.ifmsa.org: Login………..Student Panel: „Certificate“.
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FAQs und Glossar 1. Ich habe keine eMail der IFMSA erhalten?! 1. Spam durchsucht? 2. Du bist schon in der Database registriert (z.B. als LEO). Logg dich über diesen Account ein! 3. Die Mail kam aus irgendeinem Grund noch nicht an, obwohl du bereits registriert wurdest: Versuche es über „Passwort vergessen“. Der Benutzername ist dabei deine eMail-Adresse. 4. Zur Not: NEO kontaktieren 2. Ich kann mich nicht einloggen, was soll ich tun? 1. Versuche es über „Passwort vergessen“ mit einem neuen Passwort. 2. Versuche es von einem anderen PC aus oder mit einem anderen Internet Browser! 3. Nach dem Einloggen möchte die Database von mir ein user profile? 1. Dann erstelle eines und fülle die benötigten Daten ein. 4. Beim Speichern der AF erscheint eine Fehlermeldung (z. B. „The passport field does not validate“) Der Fehler liegt meistens darin, dass man Daten nicht mit Hilfe des Kalenders, sondern „manuell“ eingetragen hat. Probier es noch einmal mit dem Kalender! 5. Warum meldet die AF beim Speichern „The date is inserted incorrectly“? Siehe 4. 6. Mein Pass ist nicht lange genug gültig bzw. noch in Arbeit? Dann kannst du das Feld vorerst mit „AA000000” ausfüllen. Das Problem ist, dass diese Nummer auch auf deinem „invitation letter“ (IL) erscheinen wird. Wenn du keinen IL brauchst, ist das unwichtig. Sonst kannst du deinen NEO kontaktieren, sobald du die neue PassNummer hast. Er setzt sich dann mit dem NEO des Gastlandes in Verbindung, der dir einen neuen IL erstellt. 7. Kann ich meine AF noch bearbeiten, wenn ich sie einmal abgeschickt habe? Nein, das ist nicht möglich. Allerdings kann dein LEO oder dein NEO sie noch bearbeiten. 8. Ich habe Probleme beim Hochladen der Dokumente in die Card of Documents? 1. Versuche die Dokumente einzeln hochzuladen und jedes Mal zwischendurch zu speichern. 2. Ist das Format korrekt? 3. Ist die Datei zu groß? 4. Versuche es von einem anderen PC aus oder mit einem anderen Internet Browser! 9. Wie kann ich einen gedruckten Invitation Letter erhalten (Hard Copy)? Dafür musst du beim NEO anfragen. In den meisten Fällen genügt aber ein selbst ausgedrucktes Exemplar. 10. Wie kann ich die EF-Statistik einer bestimmten Lokalvertretung einsehen? Dieses Feature funktioniert leider noch nicht. AF: ECs: EF: CA: CC:
Application Form Exchange Conditions Evaluation Form Card of Acceptance Card of Confirmation
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CoD: LC: LEO: NEO: NMO:
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Card of Documents Local Committee Local Exchange Officer National Exchange Officer National Member Organization
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