Progetto co-finanziato dall’Unione Europea
4) LE CONSEIL DE DIRECTION: GESTION CONCRÈTE ET QUOTIDIENNE DE L’ASSOCIATION.
Il s’agit de l’organe exécutif de l’association. Le Conseil de Direction doit se réunir plus souvent que l’assemblée (un nombre minimum ou maximum de réunion n’est donc pas prévu) et chaque réunion doit faire l’objet d’un procès-verbal, signé par le Président et par le Secrétaire rédacteur. Il n’existe aucune obligation de viser les procès-verbaux qui doivent ensuite figurer dans le Registre des procès-verbaux du Conseil de Direction.
5) LE BILAN ET LA COMPTABILITÉ: TOUTES LES ASSOCIATIONS DOIVENT ÉTABLIR UN BILAN ANNUEL
Le bilan peut également consister en un simple rapport de présentation des entrées et des sorties enregistrées lors de l’année. Le bilan est préparé par le Conseil de Direction et doit être approuvé par l’Assemblée dans les 4 mois suivant la clôture de l’exercice social. Pour établir le bilan, l’association doit tenir une comptabilité (sous forme libre), pour laquelle il convient d’ouvrir un compte courant bancaire.
6) L’ACTIVITÉ COMMERCIALE: ELLE NE DOIT PAS ÊTRE SUPÉRIEURE À L’ACTIVITÉ INSTITUTIONNELLE
Une association peut également exercer une activité commerciale, qui doit demeurer inférieure (en terme d’entrées économiques) à l’activité institutionnelle. Si l’association décide d’exercer une activité commerciale, elle sera tenue de demander un Numéro de TVA et de se soumettre aux obligations fiscales qui y sont liées.
7) L’ASSURANCE: IL EST PRÉFÉRABLE D’ASSURER LES BÉNÉVOLES
Bien que cela n’est pas obligatoire, il serait préférable d’assurer, dans certains cas, l’association ainsi que ses bénévoles : nous pensons, par exemple, aux opérateurs intervenant dans le secteur de la protection civile ou à ceux qui s’adressent aux mineurs ou aux personnes souffrant de handicap physique ou psychique. De plus, une police d’assurance permet de limiter la responsabilité des administrateurs de l’association.
Ce produit éditorial a pour but de fournir une boîte à outils de base afin de gérer une association, planifier efficacement en réseau et collecter des fonds. Les contenus ont été rédigés par Daniele Erler, Marco Linardi et Andrea Romboli, trois professionnels qui ont réuni les idées essentielles du sujet en créant un mémento pratique. La publication a été effectuée par Non Profit Network – CSV Trentino, dans le cadre du projet « Mondinsieme », financé par le Fonds Asile, Migration et Intégration 2014-2020 - Objectif Spécifique 2. Intégration / Migration légale - Objectif National 2. Intégration – 04 Promotion de la participation active des migrants à la vie économique, sociale et culturelle, par la mise en valeur des associations. Le chef de file est Cinformi - Centre d’Information pour l’Immigration de la Province autonome de Trente.
8) LA RÉFORMÉ DU SECTEUR TERTIAIRE : « LES NOUVELLES RÈGLES DU JEU »
Le Code du secteur Tertiaire prévoit des nouveautés importantes en matière de gestion des associations reconnues comme Organismes du Secteur Tertiaire (OST). De plus amples informations sur la Réforme du Secteur Tertiaire, telles que les modèles, la documentation utile pour gérer une association (par exemple, le Registre des membres, les procès-verbaux d’Assemblée et du Conseil de Direction, la trame des rapports économiques) peuvent être téléchargées à partir du site internet du CSV : www.volontariatotrentino.it Daniele Erler est coordinateur du service juridique et fiscal du Non Profit Network - CSV Trentin
pour information
Non Profit Network CSV Trentino via Lunelli, 4 - 38121 Trento (Italy) Tel. +39 0461 916604 info@volontariatotrentino.it www.volontariatotrentino.it
Cinformi - Centro Informativo per l’Immigrazione Dipartimento Salute e Solidarietà Sociale - Provincia autonoma di Trento via Lunelli, 4 - 38121 Trento (Italy) Tel. +39 0461 491888 convivenza@cinformi.it www.cinformi.it
PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO
AUTORITÀ DELEGATA
AUTORITÀ RESPONSABILE
FONDO ASILO, MIGRAZIONE E INTEGRAZIONE (FAMI) 2014-2020
Associations de trente et de migrants ensemble
Mondinsieme ELÉ MENTS DE GESTION, PLANIFICATION EN RÉ SEAU ET COLLECTE DE FONDS AU PROFIT D’ASSOCIATIONS
Une association certes, mais comment ? QUESTIONS FONDAMENTALES par
Daniele Erler
POUR G ÉRER UNE ASSOCIATION
1) LES STATUTS: LA CARTE D’IDENTITÉ DES ASSOCIATIONS
Les Statuts définissent les objectifs, les activités et les règles de fonctionnement de l’organisation. Les Statuts font oeuvre de loi entre les parties et doivent donc toujours être consultés, surtout pour résoudre tout problème soulevé par des doutes, questions ou litiges liés à la vie associative.
2) LES MEMBRES: AU SEIN D’UNE ASSOCIATION, LES PERSONNES SONT FONDAMENTALES ET NÉCESSAIRES
Le nombre minimum de membres est de 3, il n’existe aucun nombre maximum. Les personnes désirant faire partie de l’association doivent présenter une demande au Conseil de Direction ; une fois la demande approuvée, la personne est inscrite dans le Registre des membres. Il n’existe aucune obligation de viser le registre des membres, dont la tenue est libre.
3) L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE: TOUS LES MEMBRES ONT LES MÊMES DROITS ET DEVOIRS
Dans un souci de démocratie, tous les membres ont le droit de participer et de voter durant l’Assemblée générale. Les membres doivent donc être convoqués à l’Assemblée générale. C’est pourquoi il est important que le Registre soit en permanence actualisé. L’Assemblée doit être convoquée au moins une fois par an pour approuver les comptes. Chaque Assemblée générale doit faire l’objet d’un procès-verbal, signé par le Président et le secrétaire rédacteur, auquel doit être jointe une feuille de présence signée par les membres présents à l’Assemblée. Il n’existe aucune obligation de viser les procès-verbaux qui doivent ensuite figurer dans le Registre des procès-verbaux de l’Assemblée.
Tisser des réseaux par
Marco Linardi
7 PISTES POUR METTRE EN PLACE UN R ÉSEAU ENTRE ASSOCIATIONS
Un réseau est un groupe d’association créé pour lutter contre des situations complexes en mettant en commun différentes énergies, ressources et compétences. L’objectif ne consiste pas à faire les choses de la même manière mis de mettre en valeur et d’exploiter les différentes compétences de toutes les organisations, des expériences, des connaissances et des types qui permettent de faire face à une situation sous différents points de vue et à l’aide de plus de ressources.
Un réseau nait lorsque plusieurs organisations se rencontrent afin de poursuivre un objectif commun concernant la communauté en question. Les composants du réseau (les partenaires) doivent être soigneusement sélectionnés, en gardant bien à l’esprit ce que chaque organisation est capable d’apporter pour atteindre l’objectif commun. La richesse d’un réseau réside dans sa diversité, dans la qualité et la richesse des relations qui apparaissent entre ses partenaires. Les bénéfices de l’investissement en terme de temps et d’énergie dans le travail de réseau sont concrets : richesse des relations, davantage d’opportunités et d’informations et apprentissage de nouvelles méthodes de travail.
Les décisions ne peuvent pas être prises par des groupes restreints ou par chaque organisation : tous les membres du réseau doivent participer à la prise de décision, à la distribution du travail et aux bénéfices. Il faut, néanmoins, définir un mode de prise de décision et, à partir de cette méthode (unanimité, consensus ou majorité simple, etc.) en distinguant les méthodes en fonction de l’importance ou de l’urgence des décisions qui doivent être prises. Dès le début, le rôle de chaque représentant dans les organisations et le pouvoir décisionnaire du réseau par rapport à tous les partenaires doivent être éclaircis.
par
Andrea Romboli
LES 10 R ÉÈGLES D’UN BON FUNDRAISING
5) LA COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE AU RÉSEAU
1) LE RÉSEAU
2) LES PARTENAIRES
Les défis de la pérennité
4) LA PRISE DE DÉCISIONS
3) LES RÉUNIONS
Le mode de fonctionnement du réseau est défini lors des réunions du groupe de coordination composé des représentants de chaque organisation. Les réunions peuvent être tenues à l’aide de systèmes numériques (tels que Skype) mais il est cependant préférable que les représentants se rencontrent physiquement afin de mieux se connaître. La fréquence des réunions varie en fonction de l’intensité du travail demandé. Les tâches administratives et la gestion (comme la rédaction des procès-verbaux, la communication interne et la tenue de la comptabilité) peuvent être confiées à la même personne ou à des personnes différentes et peuvent être effectuées à tour de rôle.
Il est important de mettre en place des outils de communications internes au réseau, par exemple, les listes de diffusion ou les réseaux sociaux afin d’intégrer, le cas échéant et en temps utile, les rendez-vous et les réunions. Il faut ensuite décider ensemble des outils à utiliser pour partager et archiver les procès-verbaux et les différentes informations utiles les modes de circulation des communications, en garantissant l’intégralité et la transparence de ces dernières. Il est fondamental de décider du type d’image et d’identité à émettre à l’extérieur, au moyen du site internet, des réseaux sociaux et des lites de diffusion.
6) PARTAGER POUR GRANDIR Pour atteindre ses objectifs, le réseau a besoin que ses partenaires mettent en commun certaines de leurs ressources, leurs compétences, leurs contacts et leurs informations. Le fait d’offrir mutuellement ses ressources (personnes, locaux, équipements, visibilité lors d’événements), même en dehors des initiatives de réseau ou de participer simplement à des manifestations organisées par d’autres organisations peut également renforcer la connaissance réciproque, consolider les liens dans le temps et favoriser la croissance du réseau.
3) L’IMPORTANCE DE PROJETS CLAIRS ET DÉFINIS 7) LES CONFLITS
Les différences qui caractérisent les membres du réseau engendrent inévitablement des conflits et des tensions éventuelles entre ces derniers. Le réseau a le droit de gérer et de résoudre ces situations conflictuelles. Le groupe de coordination doit préparer les outils et les modalités pour faire apparaître, recueillir et discuter des problèmes, des divergences et les exigences qui sont à la base des conflits. Pour cela, il convient de désigner une ou plusieurs personnes pour garantir l’écoute et favoriser le dialogue et la médiation entre les différents sujets impliqués. Marco Linardi est formateur dans des projets de participation d’éducation à la citoyenneté active, d’orientation et de responsabilisation de communauté
1) UNE MISSION CLAIRE ET DÉFINIE EST LA PREMIÈRE CONDITION D’UN BON FUNDRAISING
Tout démarre de la Mission ; elle doit être écrite noir sur blanc, partagée par les différents membres de l’association et communiquée aux agents extérieurs en des termes simples et « universels » (nous évitons le langage trop technique)
2) LE FUNDRAISING EST UN TRAVAIL D’ÉQUIPE
La collecte de ressources pour l’association est un travail d’équipe. Le président ou un bénévole mandaté pour le faire ne pourront pas atteindre des résultats satisfaisants s’ils n’ont pas l’appui d’une équipe (un groupe de travail).
Dans un souci de pragmatisme puis de transparence, il est fondamental de formuler des demandes à partir de propositions précises et définies. Par conséquent, avant de demander de l’aide, l’association doit toujours projeter ses besoins en actions claires et concrètes (veuillez au langage trop technique).
4) AVANT DE DEMANDER DE L’AIDE : PRÉSENTER L’ASSOCIATION ET SON ACTIVITÉ
Une bonne communication est indispensable à un bon fundraising ! Demander de l’aide à quelqu’un qui n’a jamais entendu parler de l’association ou de ses projets réduit radicalement les perspectives de succès de la requête. Avant de demander de l’aide, il est fondamental de communiquer sur la Mission, les projets et l’activité de l’organisme.
5) L’IMPORTANCE DU SITE INTERNET POUR LE FUNDRAISING
Le site internet est un lieu qui réunit toutes les informations sur l’association et ses projets. Il faut l’actualiser chaque jour, pour que toutes les activités (dont celles du fundraising) soient correctement décrites surtout pour la valeur qu’elles créent pour les personnes ou les communautés à laquelle elles s’adressent.
6) LA BASE DE DONNÉES: OUTIL FONDAMENTAL DE GESTION DU FUNDRAISING
Tous les contacts et les relations de l’association doivent figurer et être triés à l’intérieur de systèmes informatiques d’identification du public de l’association (dont les donateurs). Il est extrêmement important de s’équiper d’une application à même d’enregistrer les caractéristiques des donateurs de l’organisation et, par la même occasion, doter l’association d’outils d’envoi d’e-mail et de SMS.
7) RAPPORTER TOUJOURS SON ACTIVITÉ AUX DONATEURS
Les donateurs apprécient de savoir où sont utilisées leurs ressources et ce qu’elles ont permis de produire en faveur des bénéficiaires que l’association soutient. Il est fondamental de rapporter l’activité non seulement aux donateurs mais surtout aux bénévoles qui, aux côtés de ceux qui offrent leurs ressources matérielles, donnent de leur temps pour mener à bien l’activité de l’association.
8) ENTRETENIR LES RELATIONS
La collecte de fonds se nourrit de relations, de rapports humains. Il faut entretenir les relations : appelez vos donateurs, dialoguez avec eux, rencontrez-les au moins une fois par an. Faites-leur sentir que vous n’êtes pas seulement près d’eux lorsque l’association a besoin de ressources.
9) LE FUNDRAISING N’EST PAS SEULEMENT UNE QUESTION D’ARGENT
Tout a de la valeur s’il provient de don ! Argent, temps, ressources matériels, prestations professionnelles… tout a une valeur s’il a été donné. L’association a besoin de nombreux soutiens et chaque personne rencontrée peut donner quelque chose. Toute personne en charge du fundraising doit être informée des besoins de son association et de ce qu’il peut demandé à son interlocuteur.
10) LE CROWDFUNDING N’EST QU’UN OUTIL DE FUNDRAISING
Depuis quelque temps, beaucoup sont d’avis qu’il suffit de positionner son projet sur une des nombreuses plateformes de crowfunding disponibles pour collecter des ressources. Dans la plupart des cas, ce n’est pas le cas puisque le crowdfunding est un mode de collecte des ressources qui nécessite de la part de l’association de générer et de gérer sa propre communauté en ligne. Andrea Romboli est consultant pour les organisations à but non lucratif et doyen de «The FundRaising School»