Progetto co-finanziato dall’Unione Europea
4) IL CONSIGLIO DIRETTIVO: LA GESTIONE CONCRETA E QUOTIDIANA DELL’ASSOCIAZIONE
È l’organo esecutivo dell’associazione. Il Consiglio Direttivo deve riunirsi più spesso rispetto all’assemblea (non è comunque previsto un numero minimo o massimo di riunioni), e delle sue riunioni deve essere redatto il verbale, firmato dal Presidente e dal Segretario verbalizzante. Non vi è l’obbligo di vidimare i verbali, i quali devono poi essere raccolti nel Libro verbali del Consiglio Direttivo.
5) IL BILANCIO E LA CONTABILITÀ: OGNI ASSOCIAZIONE DEVE REDIGERE UN BILANCIO ANNUALE
Il bilancio può consistere anche in un semplice rendiconto delle entrate e delle uscite che l’ente ha avuto durante l’anno. Il bilancio è predisposto dal Consiglio Direttivo e deve essere approvato dall’Assemblea entro 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale. Per redigere il bilancio l’associazione deve tenere una contabilità (in forma libera) e a tal fine è opportuno aprire un conto corrente bancario.
6) L’ATTIVITÀ COMMERCIALE: DEVE ESSERE NON PREVALENTE RISPETTO ALL’ATTIVITÀ ISTITUZIONALE
Un’associazione può svolgere anche attività commerciale, sempre che questa rimanga inferiore (in termini di entrate economiche) rispetto all’attività istituzionale. Qualora l’associazione decida di svolgere attività commerciale avrà l’obbligo di aprire la Partita IVA e di attuare gli adempimenti di tipo fiscale connessi.
7) L’ASSICURAZIONE: MEGLIO ASSICURARE I PROPRI VOLONTARI
Pur non essendo ad oggi obbligatorio, potrebbe in alcuni casi essere più che opportuno assicurare l’associazione e i propri volontari: si pensi, ad esempio, alle realtà che operano nel settore della protezione civile, oppure a quelle che rivolgono la propria attività a minori o a persone in condizione di svantaggio fisico o psichico. Stipulare una polizza assicurativa permette inoltre di limitare la responsabilità degli amministratori dell’associazione.
Questo prodotto editoriale si propone di fornire una cassetta degli attrezzi di base per gestire un’associazione, progettare efficacemente in rete e raccogliere fondi. I contenuti sono stati redatti da Daniele Erler, Marco Linardi ed Andrea Romboli, tre professionisti che hanno focalizzato gli aspetti essenziali delle materie creando un vademecum di immediata fruibilità. La pubblicazione è stata ideata da Non Profit Network - CSV Trentino, nell’ambito del progetto “Mondinsieme”, finanziato a valere sul Fondo Asilo, Migrazione e Integrazione 2014-2020 - Obiettivo Specifico 2. Integrazione / Migrazione legale - Obiettivo Nazionale 2. Integrazione - 04 - Promozione della partecipazione attiva dei migranti alla vita economica, sociale e culturale, anche attraverso la valorizzazione delle associazioni. Capofila del progetto è il Cinformi - Centro Informativo per l’Immigrazione della Provincia autonoma di Trento.
8) LA RIFORMA DEL TERZO SETTORE: “LE NUOVE REGOLE DEL GIOCO”
Il Codice del Terzo settore prevede alcune importanti novità da un punto di vista gestionale per le associazioni che si qualificano come Enti del Terzo settore (ETS). Maggiori informazioni sulla Riforma del Terzo settore, così come i fac-simile e la modulistica utile per gestire un’associazione (ad esempio il Libro soci, i verbali di Assemblea e del Direttivo, lo schema del rendiconto economico) si possono scaricare dal sito internet del CSV: www. volontariatotrentino.it Daniele Erler è referente dell’area giuridica e fiscale di Non Profit Network - CSV Trentino
per informazioni
Non Profit Network CSV Trentino via Lunelli, 4 - 38121 Trento (Italy) Tel. +39 0461 916604 info@volontariatotrentino.it www.volontariatotrentino.it
Cinformi - Centro Informativo per l’Immigrazione Dipartimento Salute e Solidarietà Sociale - Provincia autonoma di Trento via Lunelli, 4 - 38121 Trento (Italy) Tel. +39 0461 491888 convivenza@cinformi.it www.cinformi.it
PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO
AUTORITÀ DELEGATA
AUTORITÀ RESPONSABILE
FONDO ASILO, MIGRAZIONE E INTEGRAZIONE (FAMI) 2014-2020
Associazioni trentine e di migranti insieme
Mondinsieme ELEMENTI DI GESTIONE, PROGETTAZIONE IN RETE E RACCOLTA FONDI PER LE ASSOCIAZIONI
Associazione sì, ma come? a cura
di Daniele Erler
LE QUESTIONI FONDAMENTALI PER GESTIRE UN’ASSOCIAZIONE
1) LO STATUTO: LA CARTA D’IDENTITÀ DELLE ASSOCIAZIONI
Lo Statuto definisce le finalità, le attività e le regole di funzionamento dell’organizzazione. Lo Statuto è legge fra le parti e deve quindi sempre essere consultato, soprattutto per affrontare dubbi, questioni o controversie legate alla vita associativa.
2) I SOCI: IN UN’ASSOCIAZIONE LE PERSONE SONO FONDAMENTALI E NECESSARIE
Il numero minimo di soci è 3, non esiste un numero massimo. Chi vuole far parte di un’associazione deve presentare domanda al Consiglio Direttivo; una volta ammessa, la persona viene iscritta nel Libro dei soci. Non vi è l’obbligo di vidimare il Libro soci, che può essere tenuto in forma libera.
3) L’ASSEMBLEA DEI SOCI: TUTTI I SOCI HANNO PARI DIRITTI E DOVERI
Per garantire la democrazia, tutti i soci hanno il diritto di partecipare e votare in Assemblea. I soci devono quindi essere convocati in Assemblea, per questo è importante che il Libro soci sia tenuto sempre aggiornato. È obbligatorio convocare l’Assemblea almeno una volta all’anno, per l’approvazione del bilancio. Delle Assemblee deve essere redatto il verbale, firmato dal Presidente e dal segretario verbalizzante, al quale è opportuno allegare un foglio presenze firmato dai partecipanti all’Assemblea. Non vi è l’obbligo di vidimare i verbali, i quali devono poi essere raccolti nel Libro verbali dell’Assemblea.
Tessere reti a cura
di Marco Linardi
Le sfide della sostenibilità
7 SPUNTI PER FARE RETE TRA ASSOCIAZIONI
a cura
3) LE RIUNIONI 1) LA RETE
Una rete è un gruppo di associazioni che nasce per affrontare situazioni complesse, mettendo insieme energie, risorse e competenze diverse. L’obiettivo non è quello di fare le cose nello stesso modo, ma di valorizzare e sfruttare la diversità delle competenze specifiche di ogni organizzazione, delle esperienze, delle conoscenze e degli stili che possono aiutare ad affrontare una situazione attraverso più punti di vista e con più risorse.
2) I PARTNER
Una rete nasce quando diverse organizzazioni si incontrano al fine di perseguire un obiettivo comune che riguarda la comunità di riferimento. I componenti della rete (partner) devono essere scelti in modo accurato, avendo ben chiaro quello che le singole organizzazioni possono garantire per raggiungere l’obiettivo comune. La ricchezza di una rete è data proprio dalla diversità, dalla qualità e ricchezza delle relazioni che si instaurano fra i suoi partner. I benefici dell’investimento di tempo ed energie nel lavoro di rete sono concreti: ricchezza delle relazioni, più opportunità, più informazioni, apprendimento di diversi modi di fare le cose.
Il funzionamento della rete avviene attraverso le riunioni del gruppo di coordinamento, che è composto dai rappresentanti delle singole organizzazioni. Le riunioni possono essere svolte anche con l’utilizzo di strumenti telematici (ad esempio Skype) ma è preferibile che i rappresentanti si incontrino di persona al fine di conoscersi meglio. La frequenza delle riunioni varia a seconda dell’intensità del lavoro richiesto. Le funzioni amministrative e gestionali (quali la stesura del verbale, la comunicazione interna, la tenuta degli aspetti contabili) possono essere affidate alla stessa persona o a persone diverse, e possono anche essere svolte a turno.
4) COME PRENDERE LE DECISIONI
Le decisioni non possono essere prese da gruppi ristretti o da singole organizzazioni: tutti i membri della rete devono partecipare alle decisioni, alla distribuzione del lavoro e ai benefici. Occorre però stabilire come si prendono le decisioni e in base a quale metodo (unanimità, consenso o maggioranza semplice…), differenziando i metodi anche in base all’importanza o urgenza delle decisioni da prendere. Deve essere chiarito fin da subito il ruolo dei singoli rappresentanti nelle organizzazioni di appartenenza, e il potere decisionale della rete rispetto ai singoli partner.
di Andrea Romboli
LE 10 REGOLE DEL BUON FUNDRAISING
5) LA COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA ALLA RETE
È importante attivare strumenti di comunicazione interna alla rete, utilizzando ad esempio mailing list o social networks, per integrare, se e quando necessario, gli incontri e le riunioni vis-à-vis. Occorre poi decidere insieme quali strumenti utilizzare per condividere ed archiviare i verbali e le diverse informazioni utili, e con quali modalità far circolare in tempo utile le comunicazioni, garantendo trasparenza e completezza. È fondamentale decidere che tipo di immagine e di identità si intende trasmettere all’esterno, attraverso la cura del sito web, dei social networks e delle mailing list.
6) CONDIVIDERE PER CRESCERE
Per raggiungere i propri obiettivi la rete ha bisogno che i partner condividano alcune risorse, competenze, contatti e informazioni. Offrire reciprocamente gratuitamente le proprie risorse (persone, locali, attrezzature, visibilità negli eventi) anche al di fuori delle iniziative di rete o semplicemente partecipare alle ricorrenze delle altre organizzazioni può inoltre rinforzare la conoscenza reciproca, consolidare i legami nel tempo e favorire la crescita della rete.
7) I CONFLITTI
Le differenze che caratterizzano i membri della rete portano inevitabilmente con sé anche conflitti e possibili tensioni fra gli stessi. La rete è chiamata a gestire e risolvere tali situazioni conflittuali. Il gruppo di coordinamento deve predisporre degli strumenti e delle modalità per far emergere, raccogliere e discutere i problemi, le divergenze e le esigenze alla base dei conflitti. Conviene a tal fine individuare una o più figure per garantire l’ascolto e favorire il confronto e la mediazione fra i diversi soggetti. Marco Linardi è formatore in progetti partecipativi di educazione alla cittadinanza attiva, di orientamento ed empowerment di comunità
1) UNA MISSION CHIARA E DEFINITA È IL PRIMO PRESUPPOSTO DI UN BUON FUNDRAISING
Tutto inizia dalla Mission; questa va scritta in modo chiaro e condiviso tra i vari membri dell’associazione e va resa comunicabile verso l’esterno con termini semplici ed “universali” (evitiamo linguaggio troppo tecnico)
2) IL FUNDRAISING È UN LAVORO DI SQUADRA
Raccogliere risorse per l’associazione è un lavoro di squadra. Il presidente o un volontario incaricato di farlo non potranno raggiungere risultati soddisfacenti se non hanno con loro una squadra (un gruppo di lavoro) che li sostiene.
3) L’IMPORTANZA DI PROGETTI CHIARI E DEFINITI
È fondamentale, per dimostrare concretezza e successivamente trasparenza, chiedere sempre su proposte precise e definite. Di conseguenza, l’associazione deve abituarsi prima di chiedere aiuto all’esterno a progettare i propri bisogni in azioni chiare e concrete (fate sempre attenzione al linguaggio non troppo tecnico).
4) PRIMA DI CHIEDERE OCCORRE COMUNICARE CHI SI È E COSA SI FA
Una Buona comunicazione è propedeutica ad un buon fundraising! Chiedere aiuto ad una persona, che non ha mai sentito parlare dell’associazione o dei suoi progetti, abbassa drasticamente le percentuali di successo della richiesta. Prima di chiedere aiuto è fondamentale comunicare Mission, progetti ed attività dell’ente.
5) L’IMPORTANZA DEL SITO WEB PER IL FUNDRAISING
Il sito web è il luogo dove sono racchiuse tutte le informazioni relative all’associazione ed i suoi progetti. Occorre aggiornarlo ogni giorno, facendo in modo che tutte le attività (comprese quelle di fundraising) siano anche sul sito ben descritte soprattutto in base al valore che creano per le persone o la comunità di riferimento.
6) IL DATABASE COME STRUMENTO FONDAMENTALE PER LA GESTIONE DEL FUNDRAISING
Tutti i contatti e le relazioni dell’associazione devono essere trattenuti ed organizzati, all’interno di sistemi informatici, dedicati alla profilazione dei pubblici dell’associazione (compresi i donatori). È importantissimo, dotarsi di un’applicazione che possa registrare tutte le caratteristiche dei donatori dell’organizzazione e allo stesso tempo, dotare l’associazione degli strumenti di invio mail ed sms (attività DM).
7) RENDICONTARE SEMPRE QUELLO CHE SI FA VERSO I DONATORI
I donatori hanno piacere di conoscere dove sono impiegate le risorse da loro donate e cosa hanno prodotto a favore dei beneficiari che l’associazione sostiene. Rendere conto è fondamentale, non solo verso i donatori, ma soprattutto verso i volontari che alla pari di chi dona denaro contribuiscono con il loro tempo a rendere operativa l’associazione.
8) PRENDERSI CURA DELLE RELAZIONI
La raccolta fondi vive di relazioni, di rapporti umani. Occorre prendersi cura delle relazioni; chiamate i vostri donatori, dialogate con loro, incontrateli almeno una volta all’anno. Fate in modo che sentano la vostra vicinanza non solo quando l’ente ha bisogno di risorse.
9) IL FUNDRAISING NON È MAI SOLO UNA QUESTIONE DI SOLDI
Tutto ha un valore se proviene da dono! Denaro, tempo, risorse materiali, prestazioni professionali...tutto ha un valore se viene donato. L’associazione ha bisogno di tanti sostegni e ogni persona che si incontra può donare qualcosa. Chi fa fundraising deve sapere cosa serve al proprio ente e cosa può chiedere al proprio interlocutore.
10) IL CROWDFUNDING È SOLO UNO STRUMENTO DI FUNDRAISING
Da qualche tempo tanti pensano che sia sufficiente posizionare un proprio progetto su una delle tante piattaforme di crowdfunding per raccogliere risorse. Questo purtroppo nella maggior parte dei casi non avviene, poiché il crowdfunding è una modalità per raccogliere risorse, che richiede la capacità da parte dell’associazione di generare e gestire una propria community on line. Andrea Romboli è consulente per le organizzazioni non profit e docente di “The FundRaising School”