CODIGO: IN.1-100.08 POLITICAS DE LA VENTANILLA UNICA
VERSION: 2.0 FECHA: DICIEMBRE 07 DE 2009
OBJETIVO: Establecer las políticas, lineamientos y procedimientos de funcionamiento de la ventanilla única de la Contraloría, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. ALCANCE: Inicia desde la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y finaliza con la consulta de los documentos. CONTENIDO 1. RADICACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES: La radicación de comunicaciones oficiales de la Contraloría, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando el sistema Admiarchi. Nota: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del líder de Gestión Documental. Para minimizar el riesgo de error solicitar al ADMIARCHI, el campo de justificación de la anulación y así conservar el histórico de anulaciones existentes. 2. Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, la entidad establece por medio del ADMIARCHI la elaboración de los consecutivos de correspondencia permitiendo realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de los procesos y la numeración consecutiva. 3. Control de comunicaciones oficiales: La Contraloría establece un sistema automatizado para permitir certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. 4. Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a la entidad deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
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NOTA: A. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. B. No se radica la correspondencia personal, revistas, folletos, publicaciones ni paquetes; solo se recibe y se entrega al destinatario ; si este considera que dentro de la correspondencia personal hay un asunto que debe radicarse, se hace llegar al grupo de archivo y correspondencia para tal fin. C. Aquella correspondencia, a la que no sea posible la identificación del destinatario, debe ser radicada y se debe informar al Jefe de Archivo para evaluar las acciones adicionales necesarias a realizar. 5. Comunicaciones oficiales recibidas por correo electrónico: El servicio de correo electrónico reglamenta su utilización en la consulta periódica del profesional Universitario Grado 02, Recursos Tecnológicos, las comunicaciones que lleguen a este buzón de correo serán impresas y radicadas en la ventanilla única. A partir de este momento se dará el mismo tramite que a las comunicaciones oficiales recibidas. . 6. Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la ventanilla única de la Contraloría, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales. 7. Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la ventanilla única. Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad. 8. Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, la contraloría General de Caldas se apoya en el manual de imagen corporativa para elaborar sus oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.
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9. Horarios de Atención al Público: El horario de atención al público de la ventanilla única de la Contraloría será de lunes a jueves en horario laboral (7:30 Am a 12::00 m y de 2:00 Pm a 6:30 Pm.) y el día viernes la atención será de 7:30 Am a 12:00 M y de 2:00 Pm a 4:30 Pm . 10. Idoneidad Servidores Ventanilla Única: La ventanilla única deberá contar con personal suficiente debidamente capacitado, de confianza y dotado de los medios necesarios que permitan recibir enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajeria interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. 11. Originales de Consecutivos Internos y Externos: Todos los consecutivos que elabore en razón de sus funciones la Contraloría General de Caldas estarán bajo la custodia de la ventanilla única, será responsabilidad de los productores de la información hacer llegar este documento en original en un plazo máximo de 10 días. 12. Firmas Responsables: La entidad debe establecer en sus manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. La ventanilla única velará por el cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido. 13. Obligatoriedad: Todos los consecutivos internos y externos de la Contraloría deben ser elaborados en el sistema ADMIARCHI de lo contrario no se tomara como valido para la organización. 14. Correo certificado: Será obligación de las personas que utilizan el servicio de correo certificado llevar a la ventanilla única el sobre rotulado y debidamente marcado con los datos completos del destinatario y del remitente antes de las _3__de la tarde de cada día. 15. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánicofuncional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. -
Todos los archivos electrónicos presentes actualmente en la red de la Contraloría, deberán pasar por un proceso de selección documental en el cual se determine el periodo del documento electrónico identificando como con cualquier documento su ciclo de vida en la tabla de retención documental.
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La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.
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La Contraloría dispondrá de unas valijas de correspondencia para cada proceso con el fin de conservar los documentos y guardar la confidencialidad que ellos contienen.
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Cada proceso contará con dos valijas, una de color Azul para los documentos que salen de las dependencias y otro de color Verde, para los documentos de traslado interno entre las dependencias.
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Cada proceso deberá tener lista las valijas con la información previamente radicada en el ADMIARCHI, en la hora estipulada ya que el ayudante de oficina por ningún motivo podrá esperar la entrega de la valija de correspondencia.
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Si por algún motivo se hace necesario tramitar un documento fuera del horario destinado para los recorridos, será responsabilidad del líder del subproceso llevarlo hasta la ventanilla única para su respectivo trámite.
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La radicación de los documentos y la verificación de la información se hará con base en el manual de usuario del sistema ADMIARCHI.
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No se radican la correspondencia personal, revistas, folletos, publicaciones ni paquetes; solo se recibe y se entrega al destinatario; si este considera que dentro de la correspondencia personal hay un asunto que debe radicarse, se hace llegar al grupo de archivo y correspondencia para tal fin.
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PROCESO PARA LA DISTRIBUCIÒN Y RECEPCIÒN DELAS COMUNICACIONES FÌSICAS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS. INTRODUCCIÒN La Contraloría dispondrá de unas valijas de correspondencia para cada subproceso con el fin de conservar los documentos y guardar la confidencialidad que ellos contiene. 1. Cada subproceso contará con dos valijas, una de color Azul para los documentos que salen de las dependencias y otro de color Verde, para los documentos que salen de las dependencias. 2. Se establecerán dos recorridos de correspondencia, uno en horas de la mañana 10:30 am y el otro en horas de la tarde 3:·00 pm. 3. Cada subproceso deberá tener lista las valijas con la información previamente radicada en el ADMIARCHI, en la hora estipulada ya que el ayudante de oficina por ningún motivo podrá esperar la entrega de la valija de correspondencia. 4. Si por algún motivo se hace necesario tramitar un documento fuera del horario destinado para los recorridos, será responsabilidad del líder del subproceso llevarlo hasta la ventanilla única para su respectivo trámite. 5. La radicación de los documentos y la verificación de la información se hará con base en el manual de usuario del sistema ADMIARCHI. 6. Recepción de documentos por el correo electrónico: Los documentos recibidos por este medio, tendrán el mismo procedimiento archivistico que los documentos físicos, después de su impresión y radicación. Es de anotar que por este medio no se reciben documentos que manejen términos (derechos de petición, demandas, tutelas, descargos a imputación, recursos de apelación y/o reposición, recusación y demás documentos de orden legal); en caso de que alguno de los mencionados documentos lleguen por este medio, se enviará un correo en el cual se aclara que el trámite de estos documentos debe ser personalmente por políticas de la entidad.
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SALVEDADES DE LAS RUTAS DOCUMENTALES EN LA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS Como es de conocimiento de toda la Contraloria General de Caldas, la ventanilla única pretende agilizar el movimiento de los documentos en aras a una mejor gestión, sin embargo por la naturaleza de los mismos existen documentos que requieren de un trámite inmediato. En tal sentido se puede considerar: 1. Demandas, tutelas, derechos de petición, procesos de responsabilidad fiscal y todos los documentos que hagan parte del mismo tales como citaciones, traslados, grados de consulta entre otros, informes de auditorias que contengan términos. 2. Documentos que tengan origen en las siguientes entidades: Presidencia de la Republica, Ministerios, Procuraduría General de la Nación y Procuradurías Regional Provinciales, Contraloria General de la Republica, y Contralorías Territoriales, Corte Suprema de Justicia, Corte Constitucional y Consejo de Estado, Juzgados y tribunales, Defensoria del Pueblo y Personerías, Fiscalía General de la Nación, Auditoria General de la Republica, Departamento Administrativo de la Función Pública, Consejo Superior de la Judicatura, Superintendencias, DIAN, Zar anticorrupción. 3. Documentos cuya solicitud sea información 4. Documentos internos o externos que contengan términos ya sean administrativos o legales, de las diferentes entidades estatales. Ejemplo de ello documentos del ISS. Elaboro: Clemencia Cardona Revisó: Lyndon Aprobó: Carlos Manuel Saldarriaga Alberto Chavarriaga Llano Alzate Cargo: Profesional Cargo: Universitario Grado 02 Planeación
Asesor Cargo: Contralor
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ORIGEN DE LOS FECHA CAMBIOS 02
CAMBIO DE LOGO
MAYO 10 DE 2013
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