CODIGO: PR.1-120.07 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS
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1. OBJETIVO Gestionar el suministro, mantenimiento y control de los recursos físicos, necesarios para la eficiente prestación de los servicios en la Contraloría General de Caldas como apoyo al cumplimiento de la misión institucional.
2. ALCANCE Inicia con detección de necesidades de implementos de trabajo y la atención a las necesidades identificadas durante la vigencia de otros suministros y al mantenimiento y termina con la entrega de bienes de consumo y devolutivos en las diferentes dependencias.
3. REFERENCIAS NORMATIVAS Ley 80, estatuto de Contratación Estatal y sus decretos reglamentarios, Ley 617 de 2000 Ajuste Fiscal. Decreto 1599 de Mayo de 2005 “MECI 1000:2005” Resolución Nro., 2112 de Julio 2 2003 Resolución 2392 de Enero 27 de 2003 Ley 1150, Ley 80, Estatuto de Contratación Estatal y sus decretos reglamentarios, NTC – ISO 9001:2000 4. ABREVIATURAS No aplica
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1 PLAN DE COMPRAS: ACTIVIDAD 1 Solicita a todas las dependencias, los requerimientos de bienes y/o servicios para desarrollo de sus actividades, analiza, consolida y cuantifica la información y revisa los consumos históricos de vigencias anteriores e incluye en el presupuesto de apropiaciones para la respectiva vigencia. Responsables: Profesional Universitario 02 e Inspector.
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ACTIVIDAD 2 Proyecta y somete a aprobación del plan de compras para la respectiva vigencia y proyecta acto administrativo para la firma del contralor, después de aprobado y firmado se publica en la página web antes del 31 de Enero de cada vigencia. Responsables: Contralor, Profesional Universitario 02 e Inspector.
5.2. ADMINISTRCION DE RECURSOS FISICOS 5.2.1. RECEPCIÓN Y ENTREGA DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO ACTIVIDAD 1 a. El Inspector revisa el sistema Aplicativo SIF Piramidal, aprobado por la profesional Universitario 02 en solicitud de elementos para su respectivo trámite, entre el 5 y 10 de cada 2 meses, los imprevistos se solicitan en el momento de presentarse, si hay problemas con el sistema se recibe forma manual. Responsable: Profesional Universitario Grado 02 e Inspector b. Se analiza y se verifica la existencia de elementos; si hay existencias, prepara y hace entrega de los pedidos, registra en el aplicativo SIF de almacén y descarga de las existencias, la salida de los suministros; en caso de inconvenientes con el sistema SIF se tiene un registro tipo Kardex como contingencia, el cual mantiene actualizado por el inspector a cargo. Responsable: Inspector Cuando se trata de compra de equipos de computo se definen las necesidades con sistemas y se incluye en la programación de compra y/o mantenimiento de los equipos de cómputo (software y hardware), realiza el estudio correspondiente y envía al proceso de administración de recursos físicos y financieros para ser incluido en el y plan de compras. Responsable: Inspector, Profesional Universitario 02, Profesional Universitario 02 Recursos Tecnológicos.
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Si la compra es por caja menor de acuerdo a la cuantía, se autoriza la compra de pedido inmediato, previo diligenciamiento del formato de solicitud de compra y se registra el ingreso en el almacén, donde elabora la correspondiente salida. Responsable: Profesional Universitario 02, Inspector y responsable caja menor c. Luego de perfeccionado el procedimiento contractual, se recibe y verifica la mercancía, se suscribe el acta de recibo a satisfacción con el interventor del contrato, según las condiciones indicadas o el tipo de elementos recibido, si es bien de consumo se entrega a la dependencia solicitante, si es devolutivo, se realiza la codificación e ingreso al sistema (fecha, código de los elementos, cantidad y valores), se relaciona en el inventario del cuentadante responsable y elabora comprobante de entrada alimentando al sistema. d. Luego de ingresar al sistema los bienes devolutivos, se cruza con la interfase de contabilidad del SIF la depreciación realizada por el sistema. Responsable: Profesional Universitaria 02 e Inspector e. Remite los documentos a la oficina de contratación para el respectivo trámite de pago (factura, acta de recibo a satisfacción y comprobante de entrada) Responsable: Inspector 5.2.3. MANTENIMIENTO: a. Se identifican las necesidades de mantenimiento y se procede a gestionar en la Gobernación si es locativo; si es de bienes muebles, se solicita la cotización y dependiendo del costo se adquiere por caja menor, si no se realiza el análisis de conveniencia para la aprobación e iniciar el proceso contractual, se verifica y se recibe a satisfacción mediante Acta del interventor. Responsable: Inspector
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5.2.4. TRASLADO DE BIENES DEVOLUTIVOS: Lo bienes devolutivos son traslados a otra dependencia o almacén, en este último se verifica el estado y condiciones de entrega, para determinar si existen daños o problemas de funcionamiento, este concepto lo emite un funcionario conocedor del tema relacionado del bien devolutivo, si presenta daños, el experto determina si es posible repararlo o si se le debe dar de baja por obsolescencia. Responsable: Comité de baja Profesional Especializado e Inspector. 5.2.5. ADQUISICIONES POR CAJA MENOR: En toda compra de elementos devolutivos por este sistema, el funcionario responsable de la adquisición debe enviar copia de la factura debidamente tramitada al inspector para que este produzca el respectivo comprobante de entrada y a su vez el comprobante de salida y actualiza el inventario del cuentadante responsable del bien. El inspector debe enviar las copias de los comprobantes de entrada y salida a la dependencia responsable de la Caja Menor y la Contabilidad. Responsable: Inspector 5.2.6. PAZ Y SALVO Cuando se produce el retiro de un funcionario, el inspector recibe los inventarios devolutivos bajo su responsabilidad, verificando el estado, se recibe todo de conformidad, expide el paz y salvo. Responsable: Inspector 5.2.7. VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO ACTIVIDAD 1 Planea, programa y realiza como mínimo una vez al año la toma física de elementos devolutivos y de consumo, verifica su existencia y estado, determinando el nombre del responsable, conforme a la resolución interna para este procedimiento. Responsable: Inspector.
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5.2.8. BAJA DE BIENES Y ELEMENTOS DEVOLUTIVOS ACTIVIDAD 1 El inspector o quien haga sus veces comunicará por escrito al proceso de recursos físicos y financieros, sobre la existencia de bienes servibles e inservibles que deben darse de baja definitivamente, anexando la relación, organizados por grupo de inventarios, cantidad, valor histórico y contable, número de placa de inventario si existiere y procede conforme a la resolución interna. Se cita a comité de bajas para evaluar la situación y definir el destino de estos bienes, se legaliza el acta de comité de bajas y se proyecta la resolución motivada de acuerdo a las decisiones tomadas. Adelanta las diligencias según lo establecido en la Resolución sobre administración de bienes, según sea el caso: baja por donación, baja por destrucción. Responsable: Comité de bajas, Profesional Universitario 02 e Inspector 5.2.9. ADMINISTRACIÓN DE SEGUROS. ACTIVIDAD 1. Verificar que los bienes de la entidad estén protegidos contra todo riesgo y la vigencia de la póliza correspondiente. Recepcióna e informe al proceso de recursos físicos y financieros la vigencia de las pólizas, sus montos asegurados, valor de las primas y bienes asegurados. Custodiar, le hace seguimiento a las pólizas y seguros que ha tomado la Contraloría. Responsable: Profesional Universitario e Inspector 5.2.10. APOYO DE LOGISTICA EN LOS EVENTOS. Recibe las solicitudes o requerimientos de servicios, atención de eventos de las dependencias, entre otros, para los elementos que se requieran de acuerdo al tipo de servicio para desarrollar las actividades,
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Responsable: Inspector 6. FORMATOS Y REGISTROS REGISTROS UTILIZADOS POR EL ALMACÉN Solicitud de Pedidos 1 Solicitud de Pedidos 2 Paz y salvo Inventario de los cuentadantes Traslado entre cuentadantes
Elaboró: Ramírez
Claudia
Liliana
Ramírez
Cargo: Profesional Universitario 02
Revisó: Marin
Daliris
Cargo: Asesor Planeación
CONTROL DE CAMBIOS ORIGEN DE LOS VERSIÓN CAMBIOS
03
04
Cambios en los responsables de las actividades y en el orden lógico de las mismas Cambio en actividades y responsables de las mismas. Cambio de logo
Arias
de
Aprobó: Jorge Eber Wheeler Arcila Cargo: Contralor
FECHA MARZO 19 DE 2010
MAYO 10 DE 2013