PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COMUNICADOS Y RUEDAS DE PRENSA
CODIGO: PR.3-110.02 VERSION: 4.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para la realización de un comunicado o una rueda de prensa. 2. ALCANCE: Inicia desde el momento en que la información llega al proceso de comunicación, para la realización del comunicado o la rueda de prensa y termina cuando se da a conocer a los medios de comunicación, se registran y archivan las noticias difundidas. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS: Ley 610 artículo 20 en lo relacionado con la reserva y expedición de copias. Decreto 1599 de mayo de 2005 “MECI 1000:2005” 4. ABREVIATURAS N.A 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: ACTIVIDAD 1 Se elabora los comunicados de prensa, de acuerdo al resultado de un proceso auditor, emisión de funciones de advertencia, pronunciamiento o información deciden si el impacto de la misma amerita convocar a los periodistas a rueda de prensa. Responsable: Contralor- Profesional Universitario ACTIVIDAD 2 Se Emite comunicado, se revisa y emite con base a la información suministrada por la dependencia donde se genero la información y se lo presenta al Contralor para su respectiva aprobación y/o ajustes. Responsable: Contralor -Profesional Universitario ACTIVIDAD 3 Prepara y organiza salón donde se va a realizar la rueda de prensa, indicando la fecha, hora y demás requerimientos. Responsable: Profesional Universitario ACTIVIDAD 4 Cita a los periodistas que cubren la parte interesad, en forma telefónica y/o por medio de la página Web, con base en el listado de medios de comunicación, informándoles sobre el tema, hora y fecha de la rueda de prensa. Responsable: Profesional Universitario
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COMUNICADOS Y RUEDAS DE PRENSA
CODIGO: PR.3-110.02 VERSION: 4.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013
ACTIVIDAD 5 El Contralor presenta el tema de la rueda de prensa ante los medios de comunicación a través de una exposición, diapositiva y/o video, etcétera, con base en los datos que suministro la dependencia donde se originó la información. Responsable: Contralor ACTIVIDAD 6 Elabora memoria de comunicados y ruedas de prensa. Monitorea y graba la noticia de las emisoras de radio y noticieros de televisión, para realizar seguimiento sobre la forma como fue difundida la información dada a conocer por la contraloría. Responsable: Profesional Universitario FORMATOS Y REGISTROS Formato para convocar a periodistas a rueda de prensa. Formato de asistencia. 7. GLOSARIO Comunicado de prensa: Pronunciamiento oficial exclusivamente de la entidad acerca de un hecho, tema o resultados de los procesos que realiza la entidad. Medios de comunicación: Empresa dedicada a la transmisión de información a través de la prensa, radio y televisión. Monitorear: Escuchar una emisora o ver un noticiero de televisión para determinar noticias de interés para el contralor y el cuerpo de directivos. Rueda de prensa: evento en el que son invitados los medios de comunicación (Prensa, radio y televisión) con el fin de conocer sobre un tema o pronunciamiento oficial de gran impacto para la ciudad.
Elaboró: Carlos Mauricio Velásquez y Maria Angélica Villa
Revisó: Daliris Arias Marin
Aprobó: Jorge Eber Wheeler Arcila
Cargo: Subcontralor y Profesional 01
Cargo: Asesor de planeación
Cargo: Contralor
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COMUNICADOS Y RUEDAS DE PRENSA
CONTROL DE CAMBIOS: VERSIÓN: ORIGEN DE LOS CAMBIOS 2.0
3.0
Cambio en el manual de funciones y competencias. Cambio en las actividades del procedimiento para la realización de comunicados y rueda de prensa. Eliminación de formatos
4.0 Cambio de logo
CODIGO: PR.3-110.02 VERSION: 4.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013
FECHA DICIEMBRE 7 DEL 2009
MAYO 30 DE 2011
MAYO 10 DE 2013