PROCEDIMIENTO A UDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
CÓDIGO: PR.5-100.01 VERSIÓN: 4.0 FECHA: MAY0 10 DE 2013
1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la planificación, implementación y ejecución de las Auditorías Internas de Calidad, con el fin de determinar si los sistemas de gestión son conformes con las disposiciones planificadas y establecidas por la Contraloría General de Caldas con los requisitos de la norma NTC ISO 9001 2008 y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las áreas o procesos y documentación del Sistema de Gestión de Calidad y comprende desde la planeación de las Auditorías Internas de calidad, hasta la recolección de los registros generados en las mismas.
3. ABREVIATURAS N.A
4. REFERENCIAS NORMATIVAS. Normas NTC-ISO 19011:2002, Directrices para auditorías de sistemas de calidad. Norma NTC- ISO 9000:2000 Sistemas de la Calidad: Fundamentos y vocabulario. Norma NTC-ISO 9001:2008.
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5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD 1: Programación Auditorías Internas de Calidad: Las auditorías Internas de sistemas de gestión se realizan por lo menos una vez al año a todos los elementos del sistema para un periodo determinado se programa un ciclo de auditorías considerando aspectos a auditar, auditores y fechas de auditoría. Teniendo en cuenta que los auditores no pueden auditar su propio trabajo. El Representante de La Alta Dirección conjuntamente, con el proceso de Evaluación y Mejora programará un ciclo de auditorías Internas de Calidad, considerando aspectos a auditar, áreas a auditar, auditores y fechas de auditoría. Teniendo en cuenta que los auditores no pueden evaluar sus propias labores. Dicha programación, irá articulada con las Auditorías Internas que adelanta Evaluación y Mejora y será presentada para su aprobación en Comité de Control Interno por el Líder de este proceso. El Representante de la Alta Dirección, Planea, coordina y ejecuta las auditorías internas de calidad en trabajo conjunto con los Auditores Internos de Calidad capacitados para este fin, los resultados finales de este actividad, son remitidos oficialmente al proceso de Evaluación y Mejora quién a su vez, consolida un informe con dos capítulos, uno con los resultados de la Auditoría de Gestión y otro capítulo con los resultados de la Auditoria Interna de Calidad. El Proceso de Evaluación y Mejora será el encargado presentar el informe final a la Alta Dirección y a las instancias pertinentes. Las acciones correctivas deben ser entregadas por el auditado dentro de los siete días hábiles siguientes a la entrega del informe de auditoría final. Nota: Nuevas necesidades de auditoría pueden surgir en consideración a que hayan ocurrido cambios importantes en los sistemas de gestión o en actividades de los procesos. Responsables: Representante de la Alta Dirección, Líder Evaluación y Mejora.
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ACTIVIDAD 2: Se Diligencia el formato Planeación de Auditorías Internas, considerando aspectos a auditar, auditados, fechas etc. El Plan se envía a los auditados. Responsables: Auditores Internos de Calidad.
ACTIVIDAD 3: Elaboración de una lista de aspectos a verificar y preguntas por realizar teniendo en cuenta los requisitos de las normas relativa al sistema a auditar, el manual y los procedimientos respectivos. Registro. Lista de verificación o chequeo. Responsables: Auditores Internos de Calidad
ACTIVIDAD 4: Reunión de apertura: los auditores y auditados se reúnen con el propósito de : Mutuo reconocimiento- Revisar alcance y objetivo de la auditoría – Explicar metodología para la auditoría – Definir quién resuelve problemas durante la auditoría- aclarar inquietudes respecto al plan de auditorías. Responsables: especializados.
Auditores
Internos
de
Calidad
y
profesionales
ACTIVIDAD 5: Ejecución de Auditoría: Se hacen observaciones y recolectan evidencias por medio de entrevista, - Examen de documentos y registros, - Observación de actividades, - Evaluación de condiciones, Las observaciones y sus evidencias se anotan en la casilla correspondiente del formato de lista de chequeo.
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Debe investigarse, posibles no conformidades y confirmar la información de las entrevistas con el examen de registros, observación de actividades y evaluación de condiciones. Otros aspectos no considerados en la lista de verificación pueden resultar del desarrollo de la auditoría. Responsables: Auditores Internos de Calidad
ACTIVIDAD 6: Consolidación de Evidencias: Los auditores revisan la información recolectada de la auditoría y definen cuales hallazgos serán incluidos en el informe de auditoría, califican los hallazgos como no conformidad u observación y los redactan en términos de los requisitos de la norma o de otros documentos de referencia. Se diligencia registro de acciones correctivas y se anexa al informe. Responsables: Auditores Internos de Calidad
ACTIVIDAD 7: Informe de Auditoría: Copia del informe de auditoría informe de Auditorías Internas y de las Acciones correctivas iniciadas por los auditores, se entregan al Líder responsable del área que se auditó y al Representante de la Dirección. Responsables: Auditores Internos de Calidad
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ACTIVIDAD 8: ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA El auditado determina las causas, elabora e implementa acciones correctivas para la corrección de no conformidades. El líder responsable del área auditada debe asegurarse que se tomen acciones sin demora injustificada. Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas. Responsables: Profesional Especializado.
ACTIVIDAD 9: Seguimiento Auditoría Interna: Se verifica la implementación de la acción correctiva y su eficacia una vez ha sido efectiva. Igualmente, envía nueva copia del registro de acciones correctivas y preventivas al Representante de la Alta Dirección. Responsables: Auditores Internos, Líderes de procesos y Líder de proceso de Evaluación y Mejora.
ACTIVIDAD 10: Informe de Revisión por la Dirección: Consolida información de auditorías de todos los procesos y presenta informe sobre hallazgos y estado de acciones correctivas, conceptúa sobre la adecuación del sistema o la norma respectiva. Responsable: Representante de la Alta Dirección.
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6. FORMATOS Y REGISTROS - Programa de auditorías - Plan de Auditorías Internas - Lista de chequeo - Informe de Auditorías Internas - Evaluación de Auditores internos de Calidad
7. GLOSARIO - Auditoría: Examen sistemático e independiente a un sistema de gestión para determinar si las actividades y los resultados relacionados con el sistema cumplen con las disposiciones preestablecidas en la norma relativa al sistema, el manual y los procedimientos de la empresa aplicables al mismo y si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos y políticas de la empresa. - Auditor: Persona que realiza la auditoría y puede hacerlo por estar calificado como auditor del sistema a auditar y ser independiente de las actividades. - Auditado: Persona grupo u organización sometida a auditoría. - No-conformidad mayor: Ausencia o desviación de uno o varios elementos del sistema en relación con los requisitos especificados por la norma y los procedimientos de la empresa y que afecta de manera grave el cumplimiento de los objetivos del sistema en cuestión. - No-conformidad menor: Desviación o falta de la evidencia ocasional del cumplimiento de la norma o los procedimientos de la empresa que no afecta el logro de los objetivos del sistema en cuestión o aplicación de la política. - Observación: Señala un riesgo de una posible no conformidad. Oportunidad de mejora en un proceso, procedimiento o registro. - Evidencia Objetiva: Información cuya veracidad se puede demostrar en hechos obtenidos a través de la observación, la medición el ensayo u otros medios.
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Notas: 1. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificación, acciones preventivas, acciones correctivas. 2. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. Evidencia de la auditoría (NTC-ISO 9000:2000, PÁGINA 24-3.9.4) Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
Nota: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. 1. Hallazgos de la auditoría: (NTC-ISO 9000:2000, pág. 24- 3.9.5.) Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Nota: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. Hallazgos de la auditoría: (NTC-ISO 9000:2000), pág. 24- 3.9.5) resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
Nota: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría u oportunidades de mejora. Conclusiones de la auditoría (NTC –ISO 9000:2000, Pág. 24 – 3.9.6.) Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y los hallazgos de la misma.
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DISPOSICIONES La coordinación de las Auditorías internas de estarán bajo la responsabilidad del Representante de la Dirección, de igual manera, deberá responder por el mantenimiento y archivo de los registros correspondientes y por informar a la dirección los resultados de los mismos los cuales harán parte integral de la revisión del sistema. Debe tenerse en cuenta que “ Los auditores no pueden evaluar su propio trabajo”.
Elaboró: Daliris Arias Marin
Revisó: Daliris Arias Marin
Aprobó: Jorge Eber Wheeler Arcila
Cargo: Asesor de Planeación
Cargo: Asesor de Planeación
Cargo : Contralor
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 2.0
ORIGEN DE LOS CAMBIOS Acción autónoma del proceso
FECHA Diciembre 07 de 2009
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Ajuste a la estructura del proceso Mayo 30 de 2011 Ajuste de la actividad No 1 del procedimiento. Mayo10 de 2013 Cambio de logo
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