CODIGO: PR.1-111.03
ADMINISTRACION DE PETICIONES Y QUEJAS
VERSION: 3.0 FECHA: MARZO 19 DE 2010
1. OBJETIVO Tramitar y/o direccionar las Quejas y Peticiones, presentadas por la ciudadanía a la Contraloría General de Caldas y dar respuesta oportuna al ciudadano sobre su evolución y resultados. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la radicación de las Quejas y/o Peticiones que presente la ciudadanía y termina con informe final al quejoso y/o nota de archivo. 3. ABREVIATURAS PYQ: Peticiones y Quejas CTR: Control en Tiempo Real 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Constitución Política de Colombia, Ley 42 de 1993, Ley 100 de 1993, Ley 115 de 1994, Ley 134 de 1994, Ley 136 de 1994, Ley 190 de 1995, Ley 472 de 1998 por la cual se desarrolla el artículo 88 de la Constitución Política de Colombia en relación con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones, Ley 489 de 1998, Ley 610 de 2000, Ley 715 de 2001, Ley 734 de 2002, Decreto 1599 de Mayo de 2005 “MECI 1000:2000, Ley 134 de 1994, Ley 850 de 2003, Ley 872 de 2003 Por la cual se reglamenta la NTCGP 1000:2004, Resolución interna 6732 de 2006 por medio de la cual se el sistema de peticiones, quejas y denuncias en la Contraloría General de Caldas. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1 RECEPCIÓN Y CLASIFICACIÓN SOLICITUDES ACTIVIDAD 1 Evaluación contenido Responsable: Profesional Universitario Grado 02.
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ACTIVIDAD 2 Clasificación en: a.) Derecho de Petición. b.) Derecho de Petición en Interés General. c.) Derecho de petición en interés Particular. d.) Derecho de Petición de Información. e) Formulación de Consulta. f.) Queja en general. g.) Queja sobre servidor. Responsable: Profesional Universitario Grado 02. ACTIVIDAD 3 Comunicación al peticionario informando inicio de trámite. Responsable: Profesional Especializado. 5.2 EVALUACIÓN SOLICITUDES Y DEFINICIÓN TRÁMITE ACTIVIDAD 1 Se evalúa la pertinencia de llevar la queja al comité de evaluación de peticiones y quejas. De no ser necesario se define uno de los siguientes trámites: 1. Respuesta directa. 2. Traslado externo. 3. Archivo por improcedencia. 4. Solicitud de información, ampliación y soportes.
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Responsable: Contralor General de Caldas, Profesional Especializado Proceso Control Fiscal Micro, Profesional Universitario Grado 02, Subproceso Participación ciudadana.
ACTIVIDAD 2 Se define enviar al comité de evaluación de peticiones y quejas. Responsable: Profesional Especializado Proceso Control Fiscal Micro, Profesional Universitario Grado 02. Subproceso Participación ciudadana.
5.3 ANÁLISIS EN COMITÉ DE EVALUACIÓN DE PETICIONES Y QUEJAS ACTIVIDAD 1 Se cita a los miembros del comité. Responsable: Profesional Universitario Grado 02. ACTIVIDAD 2 Se estudian las quejas y/o peticiones y se determina su trámite así: Traslado proceso de Responsabilidad Fiscal.
Traslado al subproceso Auditorias integrales
Traslado al CTR y definición de profesionales que conformarán este grupo.
Respuesta directa
Traslado externo
Archivo por improcedencia
Responsables: Subcontralor General de Caldas, Profesionales Especializados Procesos de: Responsabilidad Fiscal, Control Fiscal Micro y Control Fiscal Macro y Profesional Universitario Grado 02. Subproceso Participación ciudadana 3
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ACTIVIDAD 3 Elaboración y aprobación acta comité. Responsable: Subcontralor General de Caldas, Profesional Universitario Grado 02 Subproceso Participación ciudadana. 6. FORMATOS Y REGISTROS Registro comunicación al peticionario informando el inicio del trámite.
Registro respuesta directa. Proyectado en el subproceso y firmado por el Contralor General de Caldas. Registro traslado externo. Proyectado en el subproceso y firmado por el Contralor General de Caldas. Registro solicitud de información, ampliación y soportes. Registro Auto de archivo. Registro Auto de traslado. Registro citación a comité. Registro actas comité. Registro Traslado interno. Formato radicación de peticiones y/o quejas orales Formato control quejas
7. GLOSARIO DERECHO DE PETICIÓN EN INTERÉS GENERAL: Es aquel cuya finalidad se contrae a motivos. Intereses o propósitos que aluden a una cierta celeridad o grupo de personas, en cuyo nombre actúa alguien para dirigirse al destinatario de la petición. DERECHO DE PETICIÓN EN INTERÉS PARTICULAR: Es aquel mediante el cual cualquier persona, por si o por intermedio de apoderado, solicita de la entidad la resolución de una petición encaminada al reconocimiento o reclamo de un derecho o interés particular, de conveniencia personal o subjetiva. DERECHO DE PETICIÓN DE INFORMACIÓN: Es la averiguación jurídica o administrativa de un hecho que corresponda a la misión, naturaleza y fines de lo Contraloría General de Caldas, así como la solicitud de expedición de coplas o desglose de documentos que reposen en los archivos de la Entidad, ciñéndose para estos efectos a los respectivos presupuestos de ley, en materia de reserva de documentos. 4
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FORMULACIÓN DE CONSULTA: Es la solicitud de pronunciamiento sobre el parecer o dictamen de la Contraloría General de Caldas, en relación con un hecho o asunto de su competencia. DEPENDENCIA: Oficina Pública o privada dependiente de otra superior. PLAZO: Término dentro del cual se debe cumplir una obligación. PROFERIR: Emitir actuaciones de diferente índole. RESPUESTA DE FONDO: Informar sobre las pretensiones del quejoso. SOLICITUD: Requerimiento presentado a la Contraloría General de Caldas a través de correo postal, correo electrónico, página Web o línea ciudadana. TÉRMINO: Fecha para cumplir una obligación. Elaboró: Luz Mirella Revisó: Lyndon Aprobó:Carlos Manuel Llano Alzate Gómez Giraldo Alberto Chavarriaga Cargo: Profesional Cargo: Asesor Especializado Planeación
de Cargo:Contralor
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN
03
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
Ajuste de responsables y actividades.
Marzo 19 de 2010
Cambio de Logo
Mayo 10 de 2013
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