CODIGO: PR.4-111.03 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
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1. OBJETIVO: Determinar mediante una metodología adecuada la detección y el tratamiento del producto no conforme tanto en el servicio final con el el proceso productivo. 2. ALCANCE: Aplica para todos los servicios de la contraloría de los procesos de control fiscal micro, Control fiscal macro y Responsabilidad Fiscal. 3. ABREVIATURAS N/A 4. REFERENCIAS NORMATIVAS NTC GP 1000 LEY 190 DE 1995 5. DISPOSICIONES GENERALES Definición:Se considera producto conforme, cuando los productos participación ciudadana cumplen con las siguientes características:
de
5.1 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE PETICIONES Y QUEJAS: Se considera servicio conforme cuando el sistema de peticiones y quejas cumple las siguientes características De acuerdo a la Ley 190 de 1995 artículo 54 el informe semestral debe contener, como mínimo:
Servicios sobre los que más se presenten el mayor número de quejas
Principales recomendaciones sugeridas por los particulares que tengan por objeto mejorar el servicio que preste la entidad, racionalizar el empleo de los recursos disponibles y hacer más participativa la gestión pública.
Adicionalmente la relación de las peticiones y quejas con su respectivo trámite. 5.2 PROMOCIÓN Y DESARROLLO DEL CONTROL CIUDADANO
La convocatoria es atendida por la población objetivo.
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El espacio físico es adecuado y permite el desarrollo exitoso de la actividad.
Los resultados obtenidos son los esperados de acuerdo a la programación efectuada.
La encuesta de evaluación arroja resultados positivos.
5.3 INFORME DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL El informe debe ser redactado manejando un lenguaje sencillo y claro, de tal forma que lo puedan entender terceras personas que no sean auditores y en especial el representante legal de la entidad auditada, para que pueda tomar acciones correctivas en relación con lo informado. Durante el desarrollo de la auditoría se hayan surtido las fases de: Planeación, ejecución e informe. CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS PARA QUE EL INFORME DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR SEA CONFORME La Auditoría Regular es una de las modalidades mediante la cual la Contraloría General de Caldas, aplica a sus sujetos de control la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral con el propósito de obtener evidencia relacionada con la información financiera, el cumplimiento de la normatividad, el Sistema de Control Interno, los resultados de la gestión y medio ambiente, con el objeto de producir un informe sobre la razonabilidad de la información contable, el comportamiento económico, el desempeño de la administración y emitir un dictamen integral sobre la cuenta fiscal rendida. Esta modalidad tiene como áreas básicas de estudio, los procesos misionales y de apoyo, los estados contables, la contratación y el presupuesto, áreas sobre las cuales se podrán definir los procesos de auditorías y establecer objetivos generales y específicos, con el objeto último de concluir sobre el fenecimiento o no de la cuenta fiscal rendida.
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Para que el informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Regular sea conforme, se deben cumplir las siguientes condiciones:
Que se dé el concepto sobre la gestión y los resultados.
Que se dé la opinión sobre los estados contables.
Pronunciamiento sobre la cuenta (Fenecimiento o No Fenecimiento)
CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS PARA QUE EL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL SEA CONFORME
Utiliza insumos como la rendición de la cuenta, mapas de riesgo, plan de mejoramiento, informes de auditorías anteriores, informes sectoriales e informes de control interno, ajustándose a la información que tenga relación con los temas objeto de evaluación en el ejercicio auditor.
Su resultado sirve como insumo de una modalidad de Auditoría Regular.
Tiene un enfoque integral hacia los procesos y temas objeto de auditoría.
La evaluación del control interno está circunscrita a los procesos evaluados.
El informe termina con una carta de conclusiones, en la que se expresa un concepto sobre el análisis efectuado y la relación de los hallazgos de auditoría.
Su resultado no incluye concepto alguno sobre el fenecimiento de la cuenta fiscal rendida.
Cuando en su alcance incluya la evaluación de los Estados Contables, en la Carta de Conclusiones se emitirá una opinión sobre su razonabilidad.
Debe concluir con un plan de mejoramiento puntual y focalizado sobre los asuntos auditados, el cual deberá consolidarse o incluirse en el plan de mejoramiento vigente.
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CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS PARA QUE EL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD DE SEGUIMIENTO SEA CONFORME
Utiliza como insumo el Plan de Mejoramiento y los reportes de avances presentados a la Contraloría General de Caldas.
Su resultado sirve como insumo de una modalidad de Auditoría Regular y Especial.
Tiene un enfoque integral hacia las actividades y temas incluidos en el Plan de Mejoramiento.
Termina con un Informe de Evaluación del Plan de Mejoramiento en el que se incluye un concepto sobre el avance, expresa el análisis efectuado y la relación de los nuevos hallazgos de auditoría.
La programación para la ejecución de esta modalidad de auditoría, debe estar en relación directa con el alcance fijado en el Plan de Mejoramiento.
6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD 1 Detección de errores en producto y/o servicio Responsables: Profesional Especializado y Profesionales Universitarios Grado 2. ACTIVIDAD 2 Clasificar el hallazgo (acción correctiva, preventiva y/o de mejora o corrección) Responsable: Responsable del hallazgo ACTIVIDAD 3 Realizar análisis de causas, elaborar plan de acción o de mejora Responsable. Responsable del hallazgo ACTIVIDAD 4
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Aplicar las correcciones y verificar nuevamente el cumplimiento del requisito para demostrar la conformidad del producto y/o servicio y se aprueba Responsable: Profesionales Universitarios Grado 2.
7 FORMATO Y REGISTRO Formato de ACPM 8. GLOSARIO CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto (informe), que no es conforme con las características del mismo. CONFORMIDAD: Cumplimiento de las características de un Producto y/o servicio. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de una característica del Producto servicio.
Elaboró: Sandra Patricia Cruz Hoyos Profesional Universitario Grado 02
Revisó: Luz Mirella Gómez Giraldo Profesional Especializado
y/o
Aprobó: Carlos Manuel Llano Alzate Contralor General de Caldas
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
02
Cambio en el manual DICIEMBRE 07 DE 2009 de funciones y competencias Cambio de logo MAYO 10 DE 2013