Procedimiento de control de documentos y registros by Cristian V

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CODIGO: PR.1-100.08 VERSION: 3.0 FECHA: MAYO 10 DE

2013 1. OBJETIVO Establecer la estructura y control de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad, en lo concerniente a la elaboración, revisión, aprobación, actualización, distribución, difusión, control y archivo de los documentos del sistema y en general de la documentación de la Contraloría General de Caldas. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los documentos y registros, ya sean internos o externos, del Sistema de Gestión de la Calidad y comprende desde la detección de la necesidad del documento, elaboración, modificación y distribución hasta su uso, implementación y archivo de acuerdo a lo establecido en la tabla de retención documental vigente en la Entidad. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS        

Constitución Política de Colombia 1991. Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”. Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organizaciones del estado y se dictan otras disposiciones“. Decreto 1599 MECI 1000:2005. “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano”. General de Caldas y se reglamentan sus funciones. Resolución Por medio de la cual se crea el comité de archivo de la Contraloría General de Caldas, se fijan sus funciones y procedimientos. NTC- ISO 9000:2000 Contiene el vocabulario y fundamentos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad. NTC-ISO 9001:2000 Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad. NTCGP-1000-2004

4. ABREVIATURAS SGC Sistema de Gestión de la Calidad TRD Tabla de Retención Documental LMD Listado Maestro de Documentos NTC Norma Técnica Colombiana

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO La Contraloría General de Caldas, a través del proceso de Gestión Documental establece las directrices para la elaboración, revisión, identificación, aprobación, distribución, divulgación, modificación y consulta de documentos.

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5.1 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS. Todos los documentos que se produzcan al interior de la Contraloría General de Caldas deben contener la siguiente estructura:

MANUAL DE CALIDAD POLITICAS Y OBJETIVOS

CARACTERIZACION DE PROCESOS

PROCEDIMIENTOS Y PLANES DE CALIDAD

INSTRUCTIVOS Y GUIAS

REGISTROS

5.1.1 ENCABEZADO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

CODIGO: VERSION: FECHA:

5.1.2 PIE DE PÁGINA Elaboro: nombre Cargo:

Revisó: Nombre Cargo:

Aprobó: Nombre Cargo

5.1.3. Control de Cambios: Cada vez que cambie un documento al final del mismo se encontrara un recuadro con el control así:

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El encabezado y pie de página se debe aplicar a los siguientes documentos:    

Manual de Calidad Planes de calidad Caracterizaciones Procesos Procedimientos

5.2 IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS ACTIVIDAD 1 Los Documentos que se produzcan al interior de la Contraloría General de Caldas, deben ser plenamente identificables, para ello los códigos para los documentos que hacen parte del listado maestro de documentos del sistema de calidad se articularon con la codificación establecida en la Tabla de Retención Documental de la Entidad en lo referido a la unidad productora de los documentos y se establecen los siguientes prefijos de acuerdo al tipo de documento: PREFIJO

DOCUMENTO

Manuales

No poseen códigos solo fechas de actualización

Políticas

Caracterizaciones

Procedimientos

Planes de Calidad

Instructivos

Guías

Registros

La codificación que se establece para las unidades productoras de documentos, fue articulada con la Tabla de Retención Documental y es la siguiente: UNIDADES PRODUCTORAS

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CODI GO 100 110 120 111 112 113

NOMBRE DESPACHO SUBCONTRALORIA DIVISION ADMINISTRATIVA Y GESTION HUMANA DIVISION CONTROL FISCAL MICRO DIVISION ECONOMIA Y FINANZAS DIVISION RESPONSABILIDAD FISCAL

PROCESOS CODI GO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

NOMBRE PLANEACION Y DIRECCIONAMIENTO GERENCIAL COMUNICACIÓN PUBLICA CONTROL FISCAL MICRO CONTROL FISCAL MACRO RESPONSABILIDAD FISCAL GESTION HUMANA RECURSOS FISICOS Y FINANCIEROS RECURSOS TECNOLOGICOS GESTION JURIDICA EVALUACION Y MEJORA

Para codificar cualquier documento se debe establecer la siguiente cadena: PREFIJO +CONSECUTIVO + UNIDAD PRODUCTORA + CODIGO PROCESO + CONSECUTIVO

5.3 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS La Contraloría General de Caldas, dispone la siguiente matriz para estandarizar la estructura del cuerpo de los documentos así: Manual de Calidad

Caracterización de procesos

Procedimientos

Registros

Objetivo

Alcance

Referencias Normativas

Los contenidos dependen de las necesidad de quienes los producen

Abreviaturas

Contenido o desarrollo documento

Formatos y Registros

Glosario

X X

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5.4 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES PARA LA ELABORACION, REVISION Y APROBACION DE DOCUMENTOS La Contraloría General de Caldas, dispone que para la elaboración, revisión y aprobación de los documentos se tenga en cuenta la siguiente matriz de responsabilidades. DOCUMENTO

ELABORA

REVISA

APRUEBA

Manual de Representante de Comité de Calidad Calidad, Objetivos la dirección y Política de Calidad

Contralor

Caracterización de Líder de Proceso Procesos

Representante de la dirección

Contralor

Procedimientos

Líder de Proceso

Representante de la dirección

Contralor

Registros

Cualquier funcionario que necesite aplicar un registro

Líder Gestión Documental

Líder de Proceso

5.4 DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS Los documentos producidos por el Sistema de Gestión de la Contraloría, serán distribuidos a través de la red, sin copias en papel. En caso de requerirse distribuir copias impresas éstas deben ser solicitadas a la persona encargada de la documentación. Cualquier copia de papel no tiene control y es responsabilidad del lector garantizar que ésta sea la última versión verificando con la copia de la red. El estado de control del documento se identificará por medio de una marca de agua. Quien los imprima será responsable de la utilización de la versión actualizada del documento, igual disposición aplica si hace distribución de borradores por medio magnético.

5.5 ESTADO DE LOS DOCUMENTOS (MARCAS DE AGUA) 5.5.1 BORRADOR: Documento en proceso de elaboración y revisión.

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2013 5.5.2 DOCUMENTO CONTROLADO: Documento revisado y aprobado. El documento físico con la firma de aprobación permanecerá en la administración con su respetivo control. Este documento debe estar vigente en la red. 5.5.3 DOCUMENTO NO CONTROLADO: Es aquel documento que no requiere ser actualizado o modificado por tanto no se controla su distribución, cualquier copia de este tipo de documento debe llevar la marca de “copia no controlada. (Todos los documentos que aparecen en la red tienen esta marca de agua) 5.5.4 DOCUMENTO OBSOLETO: Cualquier documento cuya versión sea diferente a la que está vigente oficialmente. De los documentos obsoletos se conservan una copia (puede ser impresa o electrónica) para información. Cuando un documento cambia de versión se actualiza en la red y se comunica el cambio a través de los correos electrónicos. 5.8 DIVULGACION DE DOCUMENTOS Cundo se requiera realizar la difusión de algún documento, esto se realizará de acuerdo a los establecido en el Manual de Comunicaciones de la Entidad. 5.9 MODIFICACION DE DOCUMENTOS Cuando se requiera realizar modificaciones o cambios al contenido de los documentos del sistema, se emite una nueva versión del documento y se aprueba. Al final de documento se encuentra específicos los cambios. 5.10 CONSULTA DE DOCUMENTOS Este procedimiento se realiza a través de la red. 5.11 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS Son considerados como documentos externos, las normas expedidas por el Congreso y el Gobierno Nacional propias d ella función pública, las cuales se encuentran establecidas en el normograma. 6. FORMATOS Y REGISTROS - Listado Maestro de Documentos. - Listado Maestro de Registros - Tabla de Retención Documental - Formato Control de Solicitud Cambio

7. GLOSARIO Anexo Corresponde a modelos, formatos, gráficos, etc. utilizados en el procedimiento correspondiente. Estructura de Procedimiento Aspectos de forma y de fondo que deben contener todo procedimiento que controla.

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2013 Formato Matriz o forma establecida que no es modificable ni ajustable. Debe diligenciarse conforme se estableció. Modelo: Formato anexo o matriz que pueden ser modificados o ajustados según las necesidades, sirve como marco referencial. Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Procedimiento Documentado Procedimiento que está escrito. Documento Medio de soporte de información. Obsoleto Documento que ha perdido vigencia.

Elaboro: Cristian Giovanny Valencia Grisales

Revisó: Daliris Arias Marín

Aprobó: Jorge Eber Wheeler Arcila

Cargo: Profesional Universitario Grado 02

Cargo: Asesor de Planeación

Cargo: Contralor

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

Cambio en el manual de funciones y competencias Ajuste de actividades. CAMBIO DE LOGO

DICIEMBRE 07 DE 2009

MAYO 10 DE 2013