CODIGO: PR.2-120.07 PROCEDIMIENTO DE GESTION CONTABLE
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1. OBJETIVO Establecer los parámetros de la revisión y causación para efectuar el pago a proveedores, contratistas y pagos que no representen sueldos a los funcionarios de la entidad, del mismo modo los recursos percibidos por la entidad como consecuencia de las cuotas de auditaje, así como también la realización de las correspondientes conciliaciones bancarias mensuales y la elaboración de las notas de contabilidad que correspondan a falta de documentos internos o externos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la contratación y pago de avances y revisión de los documentos hasta el pago, ingresos por cuotas de auditaje, conciliaciones bancarias mensuales y notas de contabilidad. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS Decreto 1599 de Mayo de 2005 “MECI 1000:2005” Régimen de Contabilidad Pública 4 ABREVIATURAS N/A 5. DESARROLLO DEL PROCESO ACTIVIDAD 1 Causación de pagos a. a. Una vez se cuente con la obligación presupuestal en el sistema (SIF), automáticamente la cuenta afecta la causación contable, mediante la asignación de los diferentes códigos, luego se recepcionan los documentos para su revisión y los descuentos de ley, de acuerdo a la normatividad vigente. b. Se elabora el registro de causación, verificando de manera previa que la cuenta a causar por los contratos celebrados y en ejecución con las personas naturales o jurídicas, haya cumplido con los requisitos exigidos para su pago posterior. c. Se determina si el beneficiario del pago es o no responsable del IVA, régimen común, se le aplica el descuento de la ley (Retención de IVA, retención en la fuente, retención de industria y comercio, entre otros). Generándose con esta
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actividad el registro de la causación contable para la firma y afectando las cuentas contables correspondientes del gasto y de las cuentas por pagar. Estos descuentos de ley deben sr reportados al profesional universitario 02 (tesorero) quien lo verifica y como insumo para elaborar la declaración de retenciones. Causación de ingresos d. Se realiza de manera mensual, con los valores correspondientes a las cuotas de auditaje a cargo de los sujetos y se efectúa el correspondiente registro contable de causación afectando las cuentas de deudores e ingresos, por los valores establecidos.
Responsable: Profesional Universitario Grado 02. ACTIVIDAD 2 Conciliación Bancaria Se realiza la comparación entre los datos informados por la corporación bancaria bien sea por cuenta corriente y/o ahorros, con la información generada por contabilidad a través de los auxiliares de banco por cada una de las cuentas de titularidad de la entidad, con el fin de darle la razonabilidad a las cifras allí reportadas y establecer la causa y naturaleza de las diferencias entre el extracto bancario y el auxiliar de bancos. De manera posterior, se remite al profesional universitario 02 (tesorero) Responsable: Profesional Universitario Grado 02
ACTIVIDAD 2 Nota de Contabilidad Su fin es el de asentar todas aquellas operaciones, respecto de las cuales la entidad no posee de manera específica un soporte o documentos internos o externos.
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Las notas de contabilidad utilizadas son para el registro contable de la depreciaciรณn, provisiรณn, armonizaciรณn y ajustes o registros sobre los cuales a criterio del contador es necesario realizarlo a travรฉs de notas de contables.
a. Identificar el registro que se requiere realizar, es decir si se trata de depreciaciรณn, provisiรณn, armonizaciรณn y/o ajuste contable. b. Establecer si existen los elementos necesarios para su realizaciรณn, es decir, si se trata de procedimientos contables internos o externos y de los cuales no se posee el soporte. c. Determinar las cuentas contables que se deben afectar de acuerdo a la naturaleza de la nota (depreciaciรณn, provisiรณn, armonizaciรณn y ajustes). d. Realizar los asientos contables. Responsable: Profesional Universitario Grado 02 6. FORMATOS Y REGISTRO Registro: Causaciรณn: Lo arroja el sistema Conciliaciรณn bancaria Notas de contabilidad 7. GLOSARIO N/A
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Elaboró: Ocampo
Mery
Cargo: Especializado
Arboleda
Profesional
Revisó: Lyndon Chavarriaga
Cargo: Asesor de Planeación
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ORIGEN DE LOS CAMBIOS 02
03
Alberto
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Aprobó:Carlos Manuel Llano Alzate Cargo: Contralor
FECHA
Cambio en el manual FECHA: DICIEMBRE 07 DE 2009 de funciones y competencias Se actualizo la FECHA: MAYO 30 DE 2011 causación (pagos e ingresos) la conciliación bancaria y notas de contabilidad. Cambio de Logo FECHA: MAYO 10 DE 2013