CODIGO: PR.5-120.07 PROCEDIMIENTO DE RECAUDO Y PAGOS
VERSION: 3.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013
1. OBJETIVO Recaudar los ingresos que la entidad requiere para su funcionamiento y el pago oportuno de los gastos ejecutados por la Contraloría General de Caldas. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la elaboración de la cuenta de cobro a cada sujeto de Control del orden departamental y termina en el pago de las obligaciones contraídas por la entidad. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS: Decreto 1599 de Mayo de 2005 “MECI 1000:2005” Manual de Funciones Decreto 1919 de 2002, Circular 001 de 2002, Circular 13 y 14 de 2005 Decreto 1045 de 1978 Decreto 1042 de 1978 Ley 244 de 1995 Actos administrativos expedidos por el ordenador de gastos. Ley 100/93 Estatuto de Personal de la Entidad. Régimen del Empleado Público. 4. ABREVIATURAS: No aplica 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1 MANEJO DE RECURSOS DE LA ENTIDAD ACTIVIDAD 1 Se procede a gestionar el recaudo de los ingresos por concepto de cuotas de fiscalización como lo determina la ley, así: a. Se remiten las cuentas de cobro por cuotas de Fiscalización a los entes sujetos de control del orden departamental y la Transferencia del Departamento. b. Se recibe el recaudo ya sea por transferencia electrónica o en cheque el cual se consigna al banco correspondiente, se elabora recibo de caja y se registra en el sistema de información financiera y contable (SIFF).
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Responsable: Contralor pagador).
y Profesional Universitario Grado 02
(Tesorero
ACTIVIDAD 2 Se Elabora informes de Ejecución de Ingresos la cual debe ser enviada a Secretaria de Hacienda Departamental el último día hábil. Responsable: Profesional Universitario Grado 02 (Tesorero pagador) PAGOS Los actos administrativos que generan pago son los siguientes: IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES: En estos pagos encontramos lo referente a Estampillas, Industria y Comercio y Retención en la Fuente e IVA. Se debe tener en cuenta que las estampillas debe ser presentadas el día 10 del mes siguiente; Industria y Comercio se presenta cada dos meses el día 10 y para la DIAN las fechas son de acuerdo al Nit de la entidad. Certificados de ingresos y retenciones y declaraciones de retención en la fuente y otros. Mensualmente se debe presentar y pagar la declaración de retención en la fuente e IVA y estampillas. Cada dos meses se presenta declaración de industria y comercio. Anualmente en el mes de Marzo se expide el certificado de ingresos y retenciones para funcionarios y exfuncionarios que laboraron en el año inmediatamente anterior.
NÒMINA: Son todos los pagos realizados y que tienen que ver directamente con la nomina mensual (salarios, vacaciones, indemnización de vacaciones) y lo que afecta indirectamente como son: Comisiones, Prestaciones Sociales, descuentos por libranzas y depósitos judiciales. Las novedades deberán ser remitidas para su inclusión en nómina a más tardar el 10 de cada mes, sino quedarán para el mes siguiente. PROVEEDORES: Son todos los pagos que tiene ver con: Contratos, Convenios Interadministrativos, Seguridad Social, Servicios Públicos. La priorización de pagos se da con base en las fechas de vencimiento y las necesidades en general que tenga la entidad.
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Forma de pago: Transferencia electrónica y Cheque, estos deben ir cruzados, con sello de primer beneficiario, sello seco de pagado, sello protector, dos firmas autorizadas, subcontralor y Profesional Universitario 02. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD 1 Se reciben los documentos del área de contabilidad con su correspondiente causación para generar el comprobante de egreso. En el caso del pago de las prestaciones sociales, se revisa la proyección de la liquidación que produce el área de gestión Humana y verifica que las cuentas contengan los soportes y estén ajustadas a la ley para generar el comprobante de egreso en el sistema SIF, ya sea para efectuar el pago por transferencia o mediante cheque con las firmas autorizadas. Responsable: Subcontralor, Profesional Universitario (Tesorero – Pagador), Profesional Universitario Grado 02 y Profesional Especializado. ACTIVIDAD 2 Se Registra en el libro de bancos el cual se lleva en excell, los pagos de acuerdo al comprobante de egreso. Responsable: Profesional Universitario Grado 02 (Tesorero – Pagador) ACTIVIDAD 5 Expedición de certificados salariales. Se expiden por solicitud del interesado, certifican los ingresos con los respectivos descuentos para cooperativas y embargos. Responsable: Profesional Universitario Grado 02 (Tesorero – Pagador)
6. FORMATOS Y REGISTROS Nota: existen documentos que los genera el sistema SIFF, por consiguiente no pueden ser modificados pero hacen parte integral del sistema de Gestión de Calidad. Cuenta de cobro. Recibo de ingresos (Sistema SIFF) Boletín Diario de Caja (Sistema SIFF) Comprobante de egreso (Sistema SIFF)
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PROCEDIMIENTO DE RECAUDO Y PAGOS
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Relación de depósitos recibidos y devueltos mensuales Boletín Diario de ingresos y egresos
7. GLOSARIO No aplica Elaboro: Paula Andrea Vargas Morales Cargo: Profesional Universitario Grado 02 (Tesorera – Pagador)
Revisó: Daliris Arias Marin Cargo: Asesora de Planeación
Aprobó: Jorge Eber Wheeler Arcila Cargo: Contralor General de Caldas
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
02
Cambio en el manual de funciones y competencias
FECHA: DICIEMBRE 07 DE 2009
03
Cambio de actividades y adición de actividades de pagos. Cambio de logo
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