PROCEDIMIENTO DE VINCULACIÓN Y RETIRO DE PERSONAL
CODIGO: PR.2-120.06 VERSION: 3.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013
1. OBJETIVO: Proveer los cargos vacantes de la planta de personal de libre nombramiento y remoción y en provisionalidad y desarrollar oportuna y adecuadamente la figura del retiro del servicio. 2. ALCANCE: Inicia con Inicia proceso de reclutamiento, selección y vinculación del personal y la información al Contralor de la existencia de vacantes en la planta de personal y la identificación de necesidades del servicio; y finaliza con el archivo de los documentos en la historia laborales y con la remisión de la necesidad detectada para los trámites contractuales pertinentes. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS:
Constitución Política de Colombia Ley 190 de 1995 “Estatuto Anticorrupción” Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la Carrera Administrativa, la Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones Ley 443 de 1998 y Decretos Reglamentarios “Por la cual se expiden normas sobre Carrera Administrativa y se dictan otras disposiciones” Decreto 785 de 2005 “Por el cual se establece el Sistema de Nomenclatura y Clasificación de Funciones y Requisitos Generales de los Empleos de las Entidades Territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004. Decreto 1227 de 2005 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto – Ley 1567 de 1998”. Decreto 2400 /68 “Por el cual se modifican las normas que regulan la Administración de Personal Civil y se dictan otras disposiciones”.
(Administración de Personal Civil”. Régimen del Empleado oficial. Manual de Funciones y Competencias de la Contraloría general de Caldas.
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4. ABREVIATURAS CNSC. Comisión Nacional del Servicio Civil 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1. VINCULACION ACTIVIDAD 1 Identificación de la vacante dentro de la planta de personal y el perfil requerido, y justificación de la misma para conocimiento del contralor. Responsable: Líder del proceso y equipo de trabajo ACTIVIDAD 2 Cuando se trata de necesidades del servicio identificadas, adicionales de las establecidas en la planta de personal, se determina el recurso humano requerido, la cuantía y el tiempo de la prestación del servicio, a fin de solicitar disponibilidad presupuestal según análisis de conveniencia efectuado, posteriormente se remite al funcionario competente con los soportes respectivos, para iniciar el proceso contractual. Responsable: Líder del proceso y equipo de trabajo. ACTIVIDAD 3 Cuando existe una vacante dentro de la planta de personal si el cargo es de carrera administrativa se solicita a la CNSC la autorización para nombramiento provisionales o por encargo, de acuerdo a la normatividad vigente. Solicitud de autorización de nombramiento o encargo. Responsable: Líder del proceso y equipo de trabajo ACTIVIDAD 4 Cuando se va a suplir una vacante de la planta de personal se recepcionan las hojas de vida y se verifican los perfiles requeridos según manual de funciones por competencias laborales de la entidad, se constata la referenciacion y se inicia el proceso de selección para todo el personal (Libre nombramiento y remociónprovisionales hasta tanto se reglamente la ley de carrera especial para los entes de control territorial.)
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Registro: Cuadro comparativo hojas de vida. Responsable: Líder del proceso y equipo de trabajo ACTIVIDAD 5 Luego de seleccionado el Candidato, pasa la hoja de vida a Gestión Humana a fin de solicitar los documentos requeridos por ley y remitirlo al exámen médico ocupacional. Responsable: Líder del proceso y equipo de trabajo ACTIVIDAD 6 Elabora el Acto Administrativo de nombramiento para la firma del Contralor se procede a notificar al interesado para legalizar la aceptación del cargo. Documento: Resolución de nombramiento. Notificación de nombramiento. Responsable: Líder del proceso y equipo de trabajo ACTIVIDAD 7 Después de aceptado el nombramiento se procede a posesionar al funcionario y se reporta la novedad a financiera para que el funcionario competente le dé la autorización para la apertura de cuenta de nómina. Acta de Posesión. Responsable: Líder del proceso y equipo de trabajo
ACTIVIDAD 8 Se realiza las afiliaciones a Plan Obligatorio de Salud, Administradora de Riesgos Profesionales, Caja de Compensación Familiar, Fondos de Pensiones y Cesantías, afiliación a seguro obligatorio y opción por seguro de vida. Responsables: Secretaria
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ACTIVIDAD 09 Archivo de la hoja de vida del funcionario posesionado Responsable: Profesional Universitario
5.2 RETIRO: ACTIVIDAD 1: Verifica si el funcionario al retirarse de la entidad se encuentra en causales establecidas en la Ley. Responsable: Líder del proceso y equipo de trabajo ACTIVIDAD 2: Enviar al funcionario a la valoración por parte de la ARP para que realice el examen medico requerido para el retiro de una entidad oficial Responsable: Líder del proceso y equipo de trabajo ACTIVIDAD 3: Elaboración y notificación del Acto Administrativo por medio del cual se legaliza su retiro de la entidad, según las causales establecidas en la ley. Acto Administrativo de aceptación de renuncia y notificación. Responsable: Líder del proceso y equipo de trabajo ACTIVIDAD 4: Reporte de las novedades al Plan Obligatorio de Salud, Administradora de Riesgos Profesionales, Caja de Compensación Familiar y Fondos de Pensiones y Cesantías. Responsable: Secretaria ACTIVIDAD 5: Diligenciar el formato de entrega del cargo ante el superior inmediato para la hoja de vida , entrega de carne y paz y salvo de almacén. 4
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Entrega del cargo. Responsable: Líder del proceso y equipo de trabajo ACTIVIDAD 6: Proyección de la liquidación de las prestaciones sociales definitivas para la revisión de la pagadora de la entidad. Responsable: Líder del proceso y equipo de trabajo
ACTIVIDAD 7: Una vez revisadas la liquidación de prestaciones sociales definitivas se proyecta el acto administrativo de liquidación y se notifica al interesado. Responsable: Líder del proceso y equipo de trabajo
6. FORMATOS / REGISTROS. Anexo 1: Cuadro comparativo análisis hojas de vida Anexo 2: Acto Administrativo por medio del cual se legaliza el retiro de la entidad Anexo 3. Solicitud autorización nombramientos provisionales Anexo 4. Cuadro comparativo hojas de vida Anexo 5. Acta de Posesión Anexo 6. Reporte de novedades (oficio remitiendo copia de la Resolución). Anexo 7. Formato entrega del cargo
7. GLOSARIO ACTO ADMINISTRATIVO: Toda decisión tomada por una autoridad administrativa NOVEDADES: Reporte de los servidores públicos frente a la seguridad social y nómina. VINCULACION: Ingreso de un servidor público a una Entidad
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Elaboro: Mery Arboleda Revisó: Daliris Arias Marin Ocampo
Aprobó: Jorge Eber Wheeler Arcila
Cargo especializado Administrativa Humana).
Cargo: Contralor
Profesional Cargo: (División Asesora de Planeación y gestión
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
1.0
Adopción del proceso.
Agosto 27 de 2009
2.0
Cambio en el Manual de funciones y competencias.
Diciembre 07 de 2009
3.0
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Cambian responsables por líder de proceso y equipo de trabajo. Se eliminan los anexos 3,4 y 6. Mayo 10 de 2013 Se elimina la actividad 9. Se modifica el formato de entrega del puesto de trabajo R4.PR.2-120-06.
Cambio de Logo
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