PROCEDIMIENTO DE NOMINA Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
CODIGO: PR.4-120.06 VERSION: 2.0 FECHA: DICIEMBRE 07 DE 2009
1. OBJETIVO: Gestionar las situaciones administrativas para la el personal de la entidad y la proyección y liquidación de la nomina y las prestaciones sociales del personal conforme a las normas legales vigentes. 2. ALCANCE: Inicia con la recepción de todas las solicitudes de permisos licencias incapacidades, solicitud de encargos novedades que afectan la liquidación de la nómina y las prestaciones sociales de los funcionarios y finaliza con la expedición del acto administrativo y la liquidación y pago de las mismas a los funcionarios de la Contraloría General de Caldas.
3. REFERENCIAS NORMATIVAS
Constitución Política de Colombia. Ley 100 de Diciembre 27 de 1993, “Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones”. Decreto 1042 de Junio 7 de 1978, “Por la cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondiente a dichos empleos y se dictan otras disposiciones”. Decreto 1045 de junio 7 de 1978, “Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional”. Decreto 1919 de 2002. Ley 995 de 2005, por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones. Régimen del Empleado Oficial. Y demás normatividad legal vigente aplicable.
4. ABREVIATURAS AGN Archivo General de la Nación.
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5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1 ADMINISTRACION DE PERSONAL ACTIVIDAD 1. Las situaciones administrativas en que puede encontrarse el personal de la Contraloría General de Caldas, son las siguientes: a. Encargos: Se analiza la situación del funcionario si es de libre nombramiento y remoción, en provisionalidad o de carrera administrativa y se proyecta el acto administrativo para la firma del contralor, previa determinación del tiempo de duración, dependencia atendiendo la normatividad vigente. b. Renuncia: Voluntaria, por retiro forzoso u otra situación: Se proyecta el acto administrativo, después de revisados los soportes para la misma, paz y salvo, entrega del cargo. c. Licencia de maternidad: Se proyecta el acto administrativo, legalizando la autorización expedida por la EPS., determinando el tiempo de duración, inicio y terminación. d. Licencias no remuneradas: Se analiza la solicitud de acuerdo a normatividad vigente y se proyecta el acto administrativo, determinando el tiempo de duración, inicio y terminación, para la firma del contralor. e. Disfrute de vacaciones: Se analiza el derecho por tiempo cumplido y la normatividad interna para la autorización y se proyecta el acto administrativo, legalizando la autorización y estableciendo el valor a pagar mediante la liquidación de acuerdo a normas vigentes, durante los primeros días de cada mes, y se comunica oportunamente a la financiera para los trámites pertinentes. La interrupción, reanudaciòn o interrupción de vacaciones, se decretan mediante acto administrativo proyectado en el Área de Personal y Carrera Administrativa. f. Permiso: Se revisa el formato establecido que contenga la información y el vo.bo. de los superiores, para la autorización y de acuerdo a normatividad interna. Solicitud de permiso Responsable: Profesional Universitaria grado 01.
(Tesorería) – Profesional Universitario
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5.2 NOMINA: ACTIVIDAD 1: Se recepcionan y clasifican las novedades (Se revisan novedades externas e internas) y los actos administrativos que afectan el mes para la liquidación. Se consideran novedades las siguientes: a. b. c. d. e. f. g.
Ingreso o retiro de un empleado: Cambio de salario Cambio de cargo Licencias no remuneradas Embargos judiciales y de alimentos Cambio de EPS o AFP Novedades externas o descuentos por nómina, revisadas previamente en el área financiera.
Responsable: Profesional Universitario (Tesorería) - Profesional Universitario grado 01. ACTIVIDAD 2: Verifica que las solicitudes recepcionadas estén con la documentación exigidas por la ley y las estipuladas por la entidad ya que se necesitan de soporte para dar trámite. Responsable: Profesional Universitaria (Tesorería) - Profesional Universitario grado 01.
ACTIVIDAD 3: Tramitar el Ingreso de las novedades al sistema SIF Piramidal, teniendo en cuenta los diferentes requerimientos. Responsable: Profesional Universitario 01. ACTIVIDAD 4: Efectúa las diferentes liquidaciones sistematizadas de Nómina, las cuales recopilan todas las novedades tanto fijas como temporales ingresadas al sistema. Además se efectúa la liquidación de las prestaciones sociales las cuales se hacen manualmente para luego ingresarlas al sistema. Responsable: Profesional Universitario 01.
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ACTIVIDAD 5: Verificación de la liquidación de Nómina, mediante la prenòmina teniendo en cuenta los diferentes novedades tanto internas como externas, además se verifican que los aportes obligatorios de salud, pensión y otros descuentos fijos legales. Responsable: Profesional Universitaria (Tesorería)- Profesional Universitario grado 01. ACTIVIDAD 6: Solicitud de la Disponibilidad presupuestal para el pago de la nomina y de las diferentes prestaciones sociales. Responsable: Profesional Universitario 01- Inspector (presupuesto). ACTIVIDAD 7: Impresión de los diferentes reportes generados por el sistema, los cuales son remitidos a la tesorera pagadora, y servirá como soporte para el pago de la nomina y las diferentes prestaciones. Responsable: Profesional Universitario 01.
6. FORMATOS Y REGISTROS Los informes son generados automáticamente por el sistema. 7. GLOSARIO NOVEDADES: Son las diferentes situaciones administrativas y descuentos tanto internos como externos que afectan la liquidación de la nómina. Elaboro: Mery Arboleda Ocampo
Revisó: Aprobó: Carlos Manuel Llano Lyndon Alberto Chavarriaga Alzate Montoya Cargo: Cargo: Cargo: Profesional Especializado ( Asesor de Planeación Contralor Administrativa y Gestión Humana
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
01
Adopción DEL PROCESO
Agosto 27 de 2009
02
Cambio en el Manual de funciones y competencias
Diciembre 07 de 2009
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