PROCEDIMIENTOS PARA LA AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS
CODIGO: PR.2-110.02 VERSION: 4.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013
1. OBJETIVO: Presentar públicamente el balance de la gestión adelantada por la Contraloría en el ejercicio del Control Fiscal, en cumplimiento de los principios de publicidad y transparencia destinados a generar confianza en la vigilancia de la gestión fiscal. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la conformación del grupo de apoyo, y finaliza con la realización del informe final. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS: CONPESLEY 3654, resolución de la Contraloría General de caldas 0482. 4. ABREVIATURAS N.A 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD 1 Se conforma un grupo de apoyo que se encargue de preparar la información para la ciudadanía. Este grupo esta presidido por la oficina de planeación y direccionamiento estratégico. Responsable: Asesor de planeación- Profesional Universitario 01 ACTIVIDAD 2 Se realiza una base de datos con las organizaciones de la sociedad civil (Asociaciones, comités de usuarios, consejos regionales, gremios, veedurías, universidades, medios de comunicación, asociaciones de profesionales, etcétera.) para constatarlas e invitarlas a las audiencias públicas. Anexo 1 “formato de registro de invitación” Responsable: Participación Ciudadana, profesional universitario 01 ACTIVIDAD 3 Se divulga la información de la realización de la audiencia pública de rendición de cuentas con antelación por los medios de comunicación. Responsable: Contralor. ACTIVIDAD 4 Se realiza un acto para la audiencia pública de rendición de cuentas donde esté lugar, fecha, duración. Número de invitados y reglamento de la audiencia. Dentro del reglamento se establece una agenda para el desarrollo de la audiencia en la cual se señale el tiempo de las intervenciones, número de las mismas, moderador de la audiencia, registro y seguimiento de las preguntas y respuestas, etcétera. Es decir, deben especificarse las reglas de juego o acuerdos sobre el desarrollo de la sección preferiblemente concertadas con el
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comité de seguimiento. El moderador debe administrar los tiempos y coordinar las intervenciones, su función debe ejecutarse en forma técnica. Responsable: Asesor de planeación-Profesional Universitario 01 ACTIVIDAD 5 La difusión de la audiencia pública se realiza con no menos de treinta (30) días de antelación a la fecha señalada para la realización de la misma por medios masivos de comunicación. La entidad puede utilizar boletines de prensa, entrevistas televisivas o radiales y espacios institucionales en medios de comunicación, el boletín del consumidor, en Internet, radio, televisión, carteleras institucionales, volantes, entre otros. La única condición es que es de amplia divulgación. Responsable: Contralor y profesional universitario 01. ACTIVIDAD 6 Las organizaciones de la sociedad civil presentan y radican mínimo con 10 días de antelación a la audiencia las propuestas de intervención para que les sean asignados los espacios respectivos dentro de la audiencia. Responsable: Profesional universitario 01. ACTIVIDAD 7 Se preparan las respuestas ante las propuestas recibidas de parte de las organizaciones de la sociedad civil o de los ciudadanos en general, las cuales deben clasificarse por programas o áreas temáticas. Tanto las propuestas de las organizaciones como las respuestas de la entidad deben publicarse en la página web y dejarse a disposición de la comunidad en general en los centros de documentación y atención al usuario. Responsable: Contralor, profesional universitario 01. ACTIVIDAD 8 Antes de iniciar la Audiencia Pública los asistentes se inscriben en el registro asistencia. Anexo 2 “Formato registro de asistencia” Responsable: Técnico operativo ACTIVIDAD 9 Durante la Audiencia Pública se repartirán dos formatos de preguntas, para la ciudadanía y los periodistas. Responsable: Personal de apoyo y profesional universitario 01.
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ACTIVIDAD 10 Antes de finalizar la Audiencia Pública se entregará el formato de evaluación de impacto. Responsable: Personal de apoyo y profesional universitario 01. ACTIVIDAD 11 Se realiza el informe final. Responsable: Profesional universitario 01. 6. FORMATOS/ REGISTROS 1 Formato registro de invitación a Rendición Pública de Cuentas. 2 Formato registro de asistencia. 3 Formato formulación de preguntas. 4 Formato formulación de preguntas a periodistas. 5 Formato evaluación de impacto. 6Formato Rendición Pública de Cuentas informe final. 7. GLOSARIO No aplica
CONTROL DE CAMBIOS: VERSIÓN: ORIGEN DE LOS CAMBIOS 2.0 Cambio en el manual de funciones y competencias. 3.0
4.0
Cambio en el 100 % de contenido basado en la resolución 0482 Eliminación de formato
FECHA
DICIEMBRE 7 DEL 2009
MAYO 30 DE 2011
MAYO 10 DE 2013 Cambio de logo Elaboró: Carlos Mauricio Velásquez y Maria Angélica Villa
Revisó: Daliris Arias Marin
Aprobó: Jorge Eber Wheeler Arcila
Cargo: Subcontralor y profesional 01
Cargo: Asesor de planeación
Cargo: Contralor