CODIGO: PR.3-111.03 VERSIÓN: 1.0 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR A AUDITORIAS
FECHA: MAYO 09 DE 2012
1. OBJETIVO Establecer mecanismos de dirección, supervisión, ejecución y comunicación que permitan a la Contraloría General de Caldas gestionar y controlar el proceso auditor para que éste cumpla con el propósito de evaluar que la prestación de servicios y provisión de bienes públicos atiendan los fines esenciales del Estado. Así mismo definir las actividades generales del proceso auditor según sus etapas y fases, describir los roles y sus responsabilidades, y determinar los registros requeridos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la totalidad de las auditorias realizadas por la Contraloría General de Caldas. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS Ley 42 de 1993 Guía de auditoria de la Contraloría General de la Republica. 4. ABREVIATURAS N/A 5. DESARROLLO DEL PROCESO ACTIVIDAD 1 El profesional Especializado elaborará el Memorando de asignación de auditoría, a partir del PGA, teniendo en cuenta los lineamientos del Contralor General de Caldas. Este documento contiene, como mínimo: Objetivos específicos de auditoria, términos de referencia (cobertura, duración y administración), estrategia del proceso auditor, equipo auditor. Responsable: Profesional Especializado- División Control Fiscal. ACTIVIDAD 2 Una vez entregado el memorando de asignación de auditoria al grupo auditor, este tiene de 3 a 5 días para validarlo en mesa de trabajo con el comité técnico. Responsable: Comité Técnico- Equipo Auditor ACTIVIDAD 3 Aprobado el Memorando de asignación de auditoria, se procede a comunicar al auditado la realización de la misma donde se presenta el equipo de profesionales que la realizara, los objetivos a evaluar y los términos de referencia. Responsable: Contralor General de Caldas Profesional Especializado- División Control Fiscal. ACTIVIDAD 4 En mesa de trabajo, el equipo auditor deberá definir un cronograma a ejecutar en la fase de planeación, el cual contendrá como mínimo las siguientes actividades y el tiempo establecido para cada una: analizar en detalle el ente o asunto a auditar; Evaluar el Sistema de Control Interno y/o mecanismos de control; determinar
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criterios técnicos de evaluación; elaborar el plan de trabajo y elaborar y aprobar los programas de auditoria. Para la fase de ejecución se debe estimar el tiempo para evaluar los procesos designados (gestión y resultados, legalidad, contable, entre otros) y para la fase de informe se debe tener en cuenta el tiempo determinado desde la elaboración de las observaciones, hasta el informe final. Así mismo el cronograma debe contemplar ejecución de actividades posteriores a la auditoria (Traslado de hallazgos, entre otros) Responsable: Equipo auditor ACTIVIDAD 5 El equipo auditor debe realizar el plan de trabajo, el cual se considera la carta de navegación donde el equipo focalizara los objetivos y el alcance de la auditoria acorde con los objetivos del memorando de asignación, y definir la estrategia de auditoria. Responsable: Equipo auditor ACTIVIDAD 6 Una vez elaborado el plan de trabajo, cada auditor o línea de auditoria debe realizar el programa de auditoria, es el esquema detallado del trabajo a realizar y los procedimientos a aplicar en la fase de ejecución. La estructura de los programas de auditoria, como mínimo, debe considerar los siguientes componentes que orienten: qué hacer, cómo hacer, cuándo hacer, dónde hacer y para qué hacer (objetivos, criterios de auditoria, fuentes de criterio, procedimiento). Responsable: Equipo auditor ACTIVIDAD 7 Culminada la fase de planeación con el programa de auditoria, y con el fin de desarrollar las actividades del plan de trabajo el equipo auditor realiza el trabajo de campo en las instalaciones de la entidad auditada, es la parte central de la auditoria, en ella se practican todas las pruebas y se utilizan todas las técnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditoria que sustentarán el informe, quedando soporte en los papeles de trabajo. Responsable: Equipo auditor ACTIVIDAD 8 Ejecutados los programas de auditoria, mediante la aplicación de los procedimientos y pruebas de auditoria, se tienen las evidencias que soportan las conclusiones de cada una de las líneas de auditoria evaluadas, como insumo para elaborar la carta de observaciones de auditoria Responsable: Equipo auditor ACTIVIDAD 9 Una vez logrado el consenso en mesa de trabajo frente al análisis y alcance de las observaciones de auditoria, éstas deben ser comunicadas al auditado, advirtiendo que es la única oportunidad para que el auditado presente los argumentos y soportes que permitan desvirtuar la observación.
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Responsable: Comité Técnico- Equipo Auditor ACTIVIDAD 10 Evaluar y validar la respuesta del auditado, si la respuesta del auditado satisface y desvirtúa de manera idónea y soportada la observación de auditoria esta se retira, dejando constancia en papeles de trabajo y en la ayuda de memoria de las razones técnicas y los soportes necesarios de la decisión tomada por el equipo auditor, de lo contrario se procede concluir sobre si la observación se establece como hallazgo administrativo y se determina su posible incidencia fiscal, penal, disciplinaria o de otra índole. Responsable: Equipo Auditor Comité Técnico ACTIVIDAD 11 Validada la respuesta del auditado, se procede a elaborar el informe de auditoria, es el documento final del proceso auditor, que sintetiza el resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el memorando de asignación de auditoria, en el plan de trabajo y el resultado de las pruebas adelantadas en la ejecución. Responsable: Equipo Auditor ACTIVIDAD 12 Los hallazgos con incidencia fiscal, disciplinaria, penal o de otra connotación, serán trasladados mediante oficio a las instancias competentes con los soportes necesarios, una vez validados en mesa de trabajo. Responsable: Líder de Auditoria Profesional Especializado División Control Fiscal
6. FORMATOS Y REGISTRO Memorando de Asignación Validación Memorando de Asignación Comunicación de Auditoria (Oficio Admiarchi) Cronograma de Actividades Plan de Trabajo Programa de Auditoria Papeles de Trabajo Ayuda de Memoria Carta de Observaciones (Oficio Admiarchi) Informe Final
7. GLOSARIO
Auditoria: Es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las normas de auditoria generalmente aceptadas vigentes, los resultados de la
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gestión fiscal en términos de prestación de servicios o provisión de bienes públicos para el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a la Contraloría fundamentar sus opiniones y conceptos.
8. BILBLIOGRAFIA Guía de Auditoria CGR
Elaboró: Maria Cristina Ceballos.
Revisó: Zuleta Hoyos
Carolina
Pienda Aprobó: Jorge Eber Wheeler Arcila
Maria Angélica Villa Jaramillo Cargo: Especializado
Profesional Cargo: Asesora Planeación ( E)
de Cargo: Contralor General de Caldas
Inspector
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN
1.0
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
Se ajusta el procedimiento Cambio de Logo
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