La production d’un outil de communication répond aux mêmes impératifs que toute autre chaîne de production, où différents intervenants sont impliqués : les tâches s’imbriquent les unes à la suite des autres, dans un ordre logique et chronologique, d’où la nécessité d’une planification et d’un suivi serrés. Cela exige de respecter : - une planification et un suivi rigoureux - un engagement réciproque de tous les acteurs du projet à respecter rigoureusement les échéances de production - un plan de diffusion précis Chaque type de production d’outils présente des exigences différentes. Vous trouverez dans ce référentiel des fiches pratiques concernant le processus de conception-réalisation des supports de communication les plus courants. Ce document, évolutif dans le temps, vous servira de guide et dans son prolongement, les chargés de projets du service communication vous accompagneront plus spécifiquement afin d’optimiser au quotidien la production de vos supports d’information. N’hésitez pas à revenir vers nous afin de nous permettre de l’améliorer au fur et à mesure de son utilisation. En espérant que ce guide vous soit des plus utiles. Le service communication
Ville d’Orvault Service communication
9 rue Marcel Deniau – CS 70 616 44706 Orvault www.orvault.fr conception éditorale : Anne-Lise Guérin Rédaction : service communication Comité de relecture : Anne-Sophie Gallay et Anne-Claire Badonnel graphisme et Mise en page : Claire Caillard Portofolio : Dominique Hervé Impression : Olivier Guignement et Christian Jégo adapation numérique : Nadège Montant Réalisation : septembre 2014
Anne-Lise Guérin
Responsable communication 12 ans d’expérience dans la communication Diplomate, travailleuse et tête en l’air
Pôle multimédia Dominique Hervé
Photographe, vidéaste 16 ans d’expérience dans la communication et le journalisme Autonome, disponible et addict à la mortadelle
Pôle communication Anne-Claire Badonnel
Chargée de communication Domaines d’intervention : jeunesse, solidarité, police municipale, Cens Pratique, événementiel 10 ans d’expérience dans la communication et l’événementiel Polyvalente, consciencieuse et fan de la bouffe bio
Claire Caillard
Chargée de communication Domaines d’intervention : culture, sport, odyssée, vie associative 8 ans d’expérience dans la communication, le domaine culturel et le graphisme Créative, curieuse et spontanée
Anne-Sophie Gallay
Chargée de communication Domaines d’intervention : Orvault, ma ville le développement durable et la démocratie participative 15 ans d’expérience dans la communication, le domaine culturel et le journalisme Synthétique, réfléchie et engagée AMAP
Nadège Montant
Chargée de projets multimédia Domaines d’intervention : site Internet, appli mobile, newsletters, ohé et réseaux sociaux 25 ans d’expérience dans le web Compétente, positive et speed Pôle reprographie Olivier Guignement
Responsable de la reprographie 20 ans d’expérience dans les métiers de l’imprimerie Rigoureux, efficace et un brin râleur Christian Jégo
Reprographe 2 ans d’expérience dans la reprographie Travailleur, tatillon et obsédé par les chiffres
L’équipe communication apporte son expertise et conseil quant aux outils appropriés pour répondre au besoin en communication à plus ou moins long terme (certains outils ayant un processus de production très long). Il établit alors une recommandation. Dans tout processus de communication, la réunion de conception est primordiale, fondatrice. Elle réunit le commanditaire ainsi que le chargé de communication qui interviendra sur le(s) outil(s), l’événement ou la stratégie à planifier. Elle permet de recueillir les besoins et objectifs que le service souhaite atteindre pour ensuite élaborer un plan de communication qui qualifie précisément le « public cible » et les supports d’information les plus pertinents pour répondre aux besoins. Lors de cette réunion, l’outil d’information qu’on veut planifier est minutieusement analysé, défini, maquetté. Les responsabilités sont distribuées, les délais fixés pour la plupart (y compris les coûts et délais d’imprimerie, détails de livraison et de distribution). Ces éléments vérifiés, toutes les personnes impliquées sont informées par écrit des délais à respecter et des étapes à franchir pour respecter le calendrier.
On calcule toujours un calendrier de réalisation à partir de la date prévue d’utilisation ou de diffusion de l’outil de communication. Cela peut sembler théorique mais cela est primordial à définir. L’objectif est de vous permettre d’identifier de manière plus précise les caractéristiques de l’outil à venir et de voir si vous avez le temps et les moyens de vos prétentions. Le calendrier constitue un guide de travail que tout le monde impliqué doit respecter. Tous les collaborateurs doivent comprendre les échéances et leur pourquoi.
8
> Date d’utilisation de l’outil de communication
Le moment où le public visé doit avoir le produit en main et pourra l’utiliser. Selon la finalité de l’outil, cette date peut être variable (excepté pour un événement).
7
4
> Réception des textes et du matériel visuel
Pour pouvoir travailler, le chargé de com’ doit avoir en main tous les textes et tous les visuels nécessaires. Ces textes et visuels auront été définis lors de la ou des réunions de conception. Le matériel doit être complet lorsqu’il entre en production. Ce qui évite beaucoup d’erreurs et de perte de temps.
3
> Production des textes et du matériel visuel
Le rédacteur et le photographe (ou l’illustrateur) doivent avoir déterminés des objectifs d’informations les plus précis possible ce qui facilitera le travail de rédaction et de choix des visuels. Idéalement, la réunion de conception aura permis de définir à la fois la nature du support et son contenu. Dans le cas contraire, le calendrier s’en trouvera nécessairement allongé.
2
> le recueil et recherche de données
Le processus de diffusion/distribution dépend d’un calendrier fixé à l’année par le service communication au rythme d’une à deux distribution par mois.
Il s’agit de réunir en un même endroit toutes les informations qui permettront au rédacteur de rédiger ses textes, au photographe de prendre ses photos. Le projet a-t-il en main les photos qui pourraient faire l’affaire ? Faut-il aller photographier ou interviewer sur le terrain ? Où ? Quand ? A-t-on obtenu la permission des personnes concernées ?
6
1
> Date de livraison et diffusion/distribution
> Date d’entrée chez l’imprimeur ou à la reprographie
Le délai de production imparti à l’imprimeur n’est pas flexible. Il se situe généralement aux alentours de 7 à 10 jours. Le chargé de communication assure seul le suivi avec l’imprimeur afin d’optimiser la qualité du support.
5
> Validation du contenu et de la maquette
La période de validation de l’outil peut être plus ou moins longue, selon l’outil, les interlocuteurs, les moyens de validation utilisés.
«
Le non-respect d’une des étapes entraîne
nécessairement un diffusion
»
différé de la date de
> l’identification des besoins
«
Toute production avant d’être
distribution commerces et sites municipaux
Elle a lieu le mercredi tous les 15 jours et est assurée par 2 agents municipaux bien identifiés par les commerçants et collègues. Pour une efficacité optimale, le service com’ se restreint à 3 affiches par distribution.
soumise au service et à l’élu est validée par le responsable com’ et le dir cab
garants de l’efficacité du support
»
distribution toutes boites aux lettres
Mensuelle, elle s’effectue sur une semaine par des agents municipaux en même temps que le Cens pratique. Si vous souhaitez en bénéficier, il convient d’en informer le service com’, copie le Cabinet, et de fournir un plan détaillé des rues concernées s’il ne s’agit pas de diffuser toute la commune.
La période de validation de l’outil peut être plus ou moins longue, selon l’outil, les interlocuteurs, les moyens de validation utilisés. Il doit être opéré en 4 phases maximum
affichage urbain
>> Corrections sur les sources : ensemble des contributeurs et chargé de communication >> Présentation et corrections sur gabarit de maquette : référant projet, élu et service
Nantes Métropole met à disposition de la Ville 2 types de réseaux : - 23 Sucettes 120x176cm, réparties sur l’ensemble du territoire - 14 faces de 8m² présentes sur les Routes de Vannes et de Rennes Le planning d’affichage urbain est défini par le service communication en décembre pour l’année à venir et validé par les élus et les directeurs.
communication
>> Maquette Version 1 : référant projet et service communication >> Maquette finale (BAT : Bon A Tirer) : référant projet, Maire et service communication
A noter : les événements ou services bénéficiant d’un affichage urbain, ne seront pas relayés dans les commerces et sites municipaux
«
Communiquer au bon
personne ne
moment
et à la bonne
s’improvise pas »
«
Tout nouvel outil ou événement
doit être
évalué
»
Dans un processus de communication, il faut se comporter avec la communication comme avec toute autre démarche de production. D’où l’importance de bien évaluer chaque processus d’information. Il ne s’agit pas de mobiliser de grands moyens pour assurer cette évaluation ; souvent un simple rapport de suivi suffit. Sur l’utilisation de tel outil : quel a été l’accueil ? Quelles remarques ont été entendues ? Ou simplement, qu’avons-nous observé ? L’évaluation peut aussi se faire au moyen d’entrevues, de questionnaires soumis auprès du public ou groupe où l’outil a été utilisé. Dans tout ce processus, il faut d’abord être à l’écoute. Cela permet ensuite d’envisager des rectifications, un réalignement, une réorientation de la stratégie quant aux choix des outils.
«
Dépasser le
j’aime ou
»
je n’aime pas !
Que la conception graphique d’une affiche, plaquette, flyer… soit internalisée ou externalisée, la démarche de production reste la même.
1 > définition par le service du besoin et des objectifs souhaités 2
> élaboration d’un plan de com’ par le chargé de communication pour définir les moyens pour répondre aux objectifs visés par le service et l’élu
3
> réalisation d’un cahier des charges par le chargé de com’ et validé par le service et l’élu
Ce cahier des charges doit être le plus précis possible. Il doit : - rappeler le contexte - informer sur les objectifs et les cibles visés - définir le message à faire passer - déterminer le ton et la direction graphique souhaités
4 > présentation des propositions graphiques au service et à l’élu
Le service communication, sous validation du Cabinet, soumet 2 choix grphiques répondant scrupuleusement au cahier des charges, plus éventuellement une troisième piste qui sort des sentiers battus et où le prestataire ou le chargé de com’ viennent apporter une plus-value.
5 > correction à la marge sur la conception graphique
La validation du cahier des charges en étape 3 par les différentes parties, implique une fois les propositions graphiques reçues, qu’aucune modification majeure ne peut être demandée. Les corrections acceptées à ce stade restent mineures et ne remettent pas en cause le choix graphiques des créa.
6 > Fourniture des textes et visuels
Une règle s’impose : on ne conçoit pas les textes sur un support en cours de mise en page (phase PAO). A ce stade ils doivent être validés à 90%.
7 > Validation de la version maquettée
Il s’agit ici de faire des corrections de textes à la marge et d’apporter des compléments d’informations de dernières minutes. Les choix de mise en page et de créa ne sont plus d’actualité. Il convient de se limiter à 3, voire 4 allers-retours maximum par support.
«
Si vous ne vous
sociaux,
lancez
pas dans les
réseaux
ils vous rattraperont d’une façon ou d’une autre.
Donc mieux vaut en être
l’initiateur ! »
Avec près de 80% de la population française équipée en Internet, le web est devenu le média grand public par excellence. Intuitif, écologique et peu couteux, il permet aux usagers de trouver l’information instantanément et d’avoir accès aux services publics de chez eux. Internet, s’il parait simple, dispose de ses propres codes : on ne communique pas sur web comme sur le print.
Renouveler l’image de la ville, toucher un public moins réceptif ou réfractaire à la communication classique, soigner sa relation avec les citoyens, animer une collectivité : c’est dans cette conversation directe avec les habitants et les personnes attachées à Orvault que Facebook a sa raison d’être. 84% des villes françaises communiquent avec Facebook. Y être présent est donc devenu incontournable.
Quelques règles :
Aujourd’hui, Orvault possède :
>> Répondre aux attentes du public visé >> Mettre en place une charte éditoriale pour
structurer les informations en ligne et définir un style et un ton
>> Adopter un style rédactionnel concis (vocabulaire simple et compréhensible)
>> Placer l’information clé au début >> Rédiger des textes courts et aérés avec plusieurs niveaux de lecture
>>Animer régulièrement le site (actualisation des pages). Etc.
Pour cela, le service communication a mis en place un réseau de contributeurs formé et épaulé par la chargée de projets multimédia.
>> un compte officiel Ville d’Orvault >> 6 pages dédiées en fonction des thématiques
Odyssée/La Gobinière, Ormédo, PIJ, CCJ, sport, Salle de L’Odyssée
L’animation des pages facebook ne s’improvise pas. Pour être efficace et répondre aux attentes de la communauté, la Ville doit diffuser des contenus différents de celles que l’on trouve sur les autres supports municipaux et veiller à respecter la règle du jeu conversationnelle. La méthode gagnante est de jouer la réactivité, d’envoyer de l’information au minimum tous les jours (voire 2 à 3 fois par jour), en faisant participer les habitants, tout en variant les posts. Toutes les pages de la ville doivent s’inscrire dans ce processus. Aussi, une réunion mensuelle de community manager permet de partager du calendrier éditorial facebook (que communiquons-nous ? comment ? pourquoi ?…) Processus de validation :
>> Validation du calendrier de publication du mois suivant par le service com’
>> Validation à postériori sur les publications « de
l’instant » (par exemple, publication en direct des photos des flaneries, du mini-mondial, il neige sur Nantes, partagez vos plus belles photos…)
Les documents devant être traités par le service Reprographie doivent répondre aux caractéristiques suivantes :
>> atteindre la quantité de 200 exemplaires pour le noir et blanc
>> atteindre la quantité de 50 exemplaires pour la couleur >> avoir été validés et BAT par le service communication qui s’assure du respect de l’identité visuelle de la Ville.
Toute demande de reprographie doit passer par Gestdem et doivent s’anticiper. Le service reprographie ayant différents travaux plus ou moins longs à gérer en même temps et contraints aux aléas du parc machine. Le délai de fabrication varie en fonction : - De la quantité - Du façonnage - De la charge de travail du service Aussi les demandes, dans leur globalité, doivent être faites 10 jours minimum avant la date de livraison.
La presse est un excellent relais de communication pour la Ville lorsque les journalistes ou correspondants daignent sans faire l’écho. Contrairement aux autres outils de communication, le service communication n’a pas d’emprise sur ce média. Il ne s’agit pas d’un service municipal, et elle est libre de traiter les sujets qu’elle souhaite et sous l’angle qu’elle désire: c’est ce que l’on appelle la liberté de la presse.
Comment capter la presse ?
De plus en plus sollicitée par l’actualité locale et victime elle aussi de manque de moyens humains, la presse ne se déplace plus systématiquement sur tous les points que l’on organise. La vraie question que l’on se doit de se poser à chaque sollicitation est : pourquoi les journalistes se déplaceraient alors tout le contenu est inscrit sur le communiqué de presse envoyé systématiquement ? Il convient donc de leur donner de vraies bonnes raisons de se déplacer, de susciter leur intérêt :
>> annoncer une vraie actualité et non un événement ou un service qui a lieu tous les ans sans nouveauté ou attrait particulier
>> rendre le point presse vivant et intéressant en invitant des personnes
extérieures à la Ville et / ou en se rendant sur site (visite de chantier, leur ouvrir les portes d’endroit où ils n’ont pas accès…)
>> sélectionner les point presse : mieux vaut moins et de qualité que trop et moins
Quel fonctionnement avec la presse ?
Il arrive que presse ne réponde pas toujours à nos sollicitations malgré le fonctionnement décrit ci-dessus. Là où nous avions besoin d’elle, elle n’a pas su répondre présente car elle n’y a pas vu son intérêt et celui de son lectorat. Malgré cette déconvenue, le service com doit entretenir un lien fort avec les journalistes locaux :
>> le responsable com’, puis les chargés de com’, sont les interlocuteurs privilégiés
de la presse. Ils se connaissent bien et par leur disponibilité, leur expérience et leur vision transversale de la politique municipale, sont les plus à même de répondre à leur sollicitation. A noter, que toute demande directe de la presse vers les services doit recevoir l’accord du service com garant du message à véhiculer.
>> Préparer en amont les points presse. Cela passe par la rédaction d’un
communiqué en lien les services et la validation de l’élu référent, mais aussi un brief de l’élu et des services la veille ou au plus tard l’heure avant le point presse. Cela permet d’avoir un discours construit qui gagne en compréhension et fait gagner du temps aux journalistes pressés.
Les différentes formes de relais presse
RDV presse Il se fait à la demande d’un journaliste, les autres médias n’y sont donc pas conviés. L’élu y est obligatoirement présent secondé dans l’idéal par un agent du service pilote. Point presse Il se fait à la demande du service com ou du service pilote. Il doit être anticipé pour connaitre les disponibilités des différents intervenants, celle du maire, puis celles de l’élu étant prioritaire à celles du service.
bien
« libre la
presse du
est
contenu
et de l’angle de ses
articles
»
«
La photographie et la vidéo sont des outils de communication au même titre que le print et le web.
être
aussi
valoriser le travail réalisé et
en avoir
à ce titre ils doivent :
responsable, s’est
conscience »
>> Répondre à des objectifs
>> S’inscrire dans un plan de communication
>> Suivre un planning
A noter que toute demande de photos et vidéo, une fois inscrite dans un plan de com’ doit être faite au chargé de l’audiovisuel et au chargé de com’ référent.
« à un
Le service communication a choisi d’adopter une démarche écoresponsable sur l’ensemble de ses métiers aussi bien en interne qu’auprès de ses prestataires. Il s’agit de mettre en place les bonnes pratiques pour entretenir des relations saines avec une forte éthique et une reconnaissance du travail fourni. Le service communication a établi une charte de consultation qu’elle s’engage de respecter, et qui s’applique également en interne lorsque vous, services, avez une commande à faire au chargés de com’:
>> Privilégier les prestataires locaux et/ou avec une vraie démarche RSE* >> Etre transparent sur les critères de sélections lors des consultations >> Fournir un brief précis de la commande >> Adopter un nouveau code de déontologie pour les consultations de créa avec 3 options :
la vidéo répond
objectif
l’agence ou indépendant de s’investir pleinement et de ne pas travailler pour rien
>> Indemniser à hauteur de 10% du budget global les prestataires
clairement
défini
>> Consultation d’une agence pour 3 ans consécutifs, permet à
évincés à qui l’on a demandé un travail important
dans le
plan de com’
»
>> Retenir le prestataire sur simple devis et présentation du book. Il ne s’agit pas ici de demander de produire des éléments de créations mais de se baser sur ce que les prestataire ont déjà rélaisés
Le choix d’une de ces 3 options sera validé par le serviceet l’élu sous conseil du chargé de com’.
>> Réduire les allers-retours correctifs à 4 maximum Exiger des imprimeurs une démarche environnementale (réglementation du produit, consommations de ressources, émissions atmosphériques, production de déchets, valorisation du produit en fin de vie…)
*RSE : concept dans lequel les entreprises intègrent les préoccupations sociales, environnementales et économiques dans leurs activités et dans leurs interactions avec leurs parties prenantes sur une base volontaire
CSS
Langage de programmation qui permet de mettre en forme un site Internet, la couleur des textes, leur taille, etc BAT - Bon à Tirer
Accord du client sur le dernier élément fourni avant le tirage, traceur, dégageant la responsabilité de l’agence et de l’imprimeur sur une erreur éventuellement subsistante. Book / Portfolio
Deadline
C’est la date limite, l’échéance d’un projet.
Dossier ou espace web qui permet au professionnel de promouvoir auprès du client son savoir faire à travers des projetsprécédement réalisés : logos, plaquettes, sites Web, affiches... Brainstorming
Le brainstorming ou remue-méninges est une réunion créative autour d’une problématique. Le principal intérêt de la méthode provient du fait que des idées très nombreuses et originales sont produites.
Flash
Brief créatif ou copy stratégie
Flyer / tract / leaflet
C’est la promesse de communication et la réponse au positionnement définit par la marque. C’est cet angle que l’équipe créative doit ensuite traduire dans le message publicitaire.
Cahier des charges
Un cahier des charges vise à définir les spécifications détaillées et les modalités d’exécution d’un produit ou d’un service à réaliser. Il définit les objectifs à atteindre et vise à bien cadrer une mission. Il est considéré comme un référentiel contractuel partagé par le prestataire et l’équipe interne, ce qui en fait un outil fondamental de communication.
Logiciel d’animations vectorielles de Macromédia. Réalise des animations légères pour le Web. Pour être lues par un navigateur, les animations Flash nécessitent la présence du plug-in Flash Player diffusé gratuitement. C’est une publicité de petit format, de qualité souvent en couleurs, qui sert à annoncer un événement artistique, culturel ou politique.
Interface
Manière de présenter à l’utilisateur un logiciel, un site internet, un téléphone, un PDA. Les choix qui s’offrent à lui en simplifiant autant que possible son effort de mémorisation et de communication. La souris et les menus déroulants caractérisent la plus connue des interfaces d’utilisation. La réalité virtuelle et la commande vocale se proposent à leur tour.
Charte graphique
La charte graphique est un document de travail qui contient l’ensemble des règles fondamentales d’utilisation des codes graphiques qui constituent l’identité d’une organisation, d’un projet, d’une entreprise : Typographie, couleurs,formes, etc. Le but de ce document est de conserver une cohérence graphique quels que soient les différents intervenants de la production. CMJN (profil) - cyan, magenta, jaune, noir
Procédé de représentation des couleurs, dite soustractive. Elle permet de reproduire un large spectre colorimétrique à partir de trois teintes de base, le cyan, le magenta et le jaune auxquelles on ajoute le noir afin de donner plus de profondeurs. Ce profil couleur est principalement utilisé
Pantone
Les teintes Pantone sont des couleurs normalisées et référencées dans un échantillonnage appelé nuancier.
Festi val Graphisme par
nts 2012 enfa des
Festival des enf an
2012
2012 ts
DES ASSOCIATIONS
Anne-Lise gérin /// 02 51 78 31 13
Anne-Sophie gallay /// 02 51 78 31 26
Claire Caillard /// 02 51 78 32 07
Anne-Claire Badonnel /// 02 51 78 31 46
nadège Montant /// 02 51 78 31 06
dominique hervé /// 02 51 78 32 06
Olivier Guignement /// 02 51 78 33 55
Christian jégo /// 02 51 78 33 55