1
Introducción……………………………………...……………..……………………….... 3 Objetivos de la guía…………………………………………….….……………………..4. Por qué es importante reducir el uso del papel? ……………………………………..4 Pueden las TICs contribuir a la reducción del uso del papel….……………….….. 5 Estrategias para contribuir a la reducción del uso el papel en Oficinas…...………6 Compromiso por parte de servidores públicos………………………………………...6 Inculcar la cultura de cero papel…………………………………………………………7 Aprendamos a reducir el consumo……………………………………….…...….……..9 Diez puntos ingeniosos para reciclar papel………………………………………….11 Gobierno electrónico-Gobierno en línea……………………………………………..14 Beneficios para entidades y servidores públicos………………………………….14 Involucremos a nuestras familias en la reducción del consumo del papel……….……………………………………………………………………………..15 ¿Y cómo podemos contribuir desde nuestros hogares?........................................15
2
Introducción Con la realización de esta guía se pretende dar a conocer la importancia de “Cero papel” en las oficinas, además de las diferentes estrategias a utilizar para contribuir a la reducción del uso de dicho material no solo en las instituciones, sino con la participación de las familias de cada una de las personas que prestan sus servicios en las entidades públicas y privadas.
Los servidores públicos tenemos el compromiso de promover el uso del papel reciclado, lo que va a permitir reducción de consumo de éste, garantizando así a la institución ahorro de tiempo, dinero y espacio de almacenamiento de los documentos que realmente requieren ser archivados debido a su importancia, y como testimonio de las diferentes actividades desarrolladas, en virtud de los objetivos propuestos.
3
Objetivos General Reconocer la importancia de “Cero papel” en las instituciones y utilizar estrategias para reducir al máximo el consumo de papel en las instituciones tanto públicas como privadas.
Específicos Generar compromiso de los servidores públicos con el mejoramiento del uso racional del papel Promover el uso del papel reciclado Capacitar continuamente a los servidores públicos en el uso de las tecnologías Promover buenas prácticas para reducir el consumo de papel en la institución Involucrar a las familias de los servidores públicos en la reducción de papel
4
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE REDUCIR EL USO DEL PAPEL?
Toda institución ha sido creada para cumplir con un objetivo o una meta determinada; de ahí la importancia de contar con un sistema de gestión documental a través de las diferentes tecnologías, lo que contribuirá a la reducción de costos, tiempo y espacio de almacenamiento de dichos documentos, facilitando de esta forma el aumento en
la productividad y agilización en la
búsqueda de información en las diferentes instituciones.
Por todo lo anterior y teniendo en cuenta algunas recomendaciones realizadas por el Gobierno en línea relacionadas con “Cero papel” en las oficinas, se hace necesario
establecer
estrategias
que
permitan
el
uso
racional
del
papel, generando así los buenos hábitos en el uso del papel, tanto en las entidades públicas como privadas.
¿PUEDEN LAS TICs CONTRIBUIR A LA REDUCCIÓN DEL USO DEL PAPEL? Indudablemente que las TICs contribuyen en gran medida a la reducción del uso de papel, porque existen software que le permite a las empresas mejorar el control de los documento por ella generada, disminuir la inversión en papel, disponibilidad de espacio de almacenamiento y centralización de la gestión a través de éste, al igual que el acceso a la consulta local y remota puede ser controlada debidamente. Permiten además los software elaborar de forma estándar los documentos, se puede a través de estos medios controlar las revisiones, aprobaciones, distribución, recepción radicación, distribución y consulta de los documentos generados en una determinada institución
5
ESTRATEGIAS PARA CONTRIBUIR A LA REDUCCIÓN DEL USO DE PAPEL EN OFICINAS
Evitar el uso de papel Guardar los documentos en formato digital Utilizar el intranet y correos para generar copias Utilizar papel reciclado en la medida de las posibilidades Antes de imprimir un documento, revise y analice si es necesario hacerlo Al fotocopiar un documento, hágalo por ambas caras Utilizar medios de comunicación electrónicos para evitar el uso de impresoras y de fax Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar Elegir el tamaño y fuente pequeños en la impresión de borradores Verificar la configuración de los documentos antes de imprimir Revisar y ajustar los formatos, con el fin de usar menor cantidad de papel Leer y corregir los documentos en la pantalla antes de imprimir Evitar copias e impresiones innecesarias Guardar archivos no impresos en el disco duro del pc Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras
COMPROMISO POR PARTE DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS El compromiso no es solo por parte de los servidores públicos, las instituciones también juegan un papel muy importante en la reducción de “Cero papel”, ya que deben hacer una gran inversión en la adquisición de recursos tecnológicos y utilizar estrategias que permitan el acceso a la información en forma eficaz y optimizar así, la inversión realizada a través del uso masivo de las diferentes herramientas disponibles como el uso de la firma digital y electrónica, efectuar además notificaciones, información y control a través del correo electrónico, lo que va a garantizar el mínimo uso del papel en la diferentes dependencias de las instituciones, acciones que serán realizadas y controladas por las funcionarios en las diferentes entidades o empresas donde presten sus servicios.
6
INCULCAR LA CULTURA DE CERO PAPEL Como todo cambio no es fácil al comienzo, pero es necesario que tomemos conciencia a fin de cambiar la ideología que tenemos respecto al uso de la tecnología como una estrategia de conservación de los recursos naturales y es bien importante que hacerlo para que comprendamos que la tecnología es el medio por el cual podemos contribuir y obtener grandes beneficios no solo en el ahorro de los recursos económicos y físicos sino el ahorro de papel, por consiguiente es importante que como funcionarios aprendemos a seleccionar los documentos e imprimir realmente lo necesario, a que efectuemos un autocontrol antes de enviar las impresiones, a que imprimamos por las dos caras, a reutilizar el papel que está impreso por una sola cara, estas y otras más medidas son las que generan realmente un impacto el cual se verá reflejado en la disminución de tiempos, de espacios para el almacenamiento de los archivos, y solo lo veremos si hacemos un buen uso de los entornos electrónicos.
¿Pero a qué apunta esta guía realmente?. Pues bien como lo hemos mencionado anteriormente, esta guía está diseñada con el fin de conocer un poco más sobre la racionalización en el consumo del papel, y cómo podemos contribuir desde nuestras oficinas, desde nuestros hogares. Es por tal razón que nos hemos unido para darle algunas pautas que usted puede poner en práctica y enseñar a su familia también, pues el planeta se lo agradecerá.
7
Sabía amigo funcionario público que usted hace parte de este gran proyecto y que si toma conciencia no solo contribuirá al mejoramiento
en
la
gestión
del
conocimiento, sino también en la seguridad de la información que usted maneja, sus procesos serán mucho más efectivos y eficientes,
además
podrá
acceder
de
manera rápida a la información, y por otra puede mejorar su calidad de vida; quizás se pregunte
porque,
responderemos:
primero
nosotros porque
le podrá
valorar lo que realmente es valioso, tendrá más espacio en su puesto de trabajo, podrá hacer sus actividades de manera más rápida porque podrá a acceder en tiempo real a la información.
¡La Tierra es suficiente para todos, Pero no para la voracidad de los consumidores! (Gandhi)
8
APRENDAMOS A REDUCIR EL CONSUMO
Garantizar el vivir en un ambiente sano, ecológicamente equilibrado y libre de contaminación, ¡Es deber y derecho de todos…!
eposita el papel a reciclar en un contendor o caneca diferente vita mezclar el papel con ganchos, tierra o barro, vidrio, cauchos, colillas de cigarrillo, residuos de comida, líquidos, e icopor. ecuerda que
reciclar el
papel higiénico, papeles faciales, el papel carbón, las servilletas, papeles encerados, papel moneda, papel celofán y papeles plastificados
9
na vez tenga una cantidad considerable de papel, se deberá entregar al personal responsable de su disposición final ntes de imprimir piensa en el medio ambiente evisa la ortografía y gramática antes de imprimir omparte los documentos, informes, artículos, revistas y demás mprime los borradores a dos páginas por hoja vita imprimir y fotocopiar documentos extensos imprimir
10
1.
onvierte
os
periรณdicos
y
papeles
en
abono/mantillo. Romper el papel en tiras, y colocarlas en capas alrededor de las plantas. Esto ayudarรก a evitar el crecimiento de hierbas y a mantener la humedad de suelo. Eventualmente, el
11
papel se descompondrá y le aportará nutrientes al suelo, también puede servir el cartón corrugado gregar papel periódico a la composta. El papel periódico le añadirá carbono a una composta bien equilibrada, y e clasificada como “marrón”, revisar una sobre cómo hacer composta equilibrada tilizarlo para evitar manchas causadas por derrames. Usar los periódicos viejos como una protección contra las manchas/derrames cuando estemos haciendo algún tipo de trabajos en el carro o cuando estemos pintando o tiñendo muebles. Usarlo como una cubierta cuando hagamos artesanías en en cuenta que muchas impresoras imprimen solo por un lado, por tanto si estamos imprimiendo algo que no tienen que mostrar un aspecto profesional, utiliza hojas que tengan impresa una cara, o cuando necesites borradores o algo similar. rea un block de notas o libreta juntando papeles que haya sido usados pero aún conservan una de sus cars en blanco, recórtalos al tamaño de tu
12
preferencia y junta todo el paquete bien sea con colbón, una grapa o una espiga nvolver regalos, con los periódicos que ya hayas leído envuelve tus regales de manera original y artesanalmente. Utiliza la sección dominical d o “tiras cómicas” pues por su presencia de color son ideales para las envolturas
7.
mpacar una caja, si utilizas papel viejo para proteger artículos que estemos empacando para guardar algo o enviar algo. Envolvemos objetos frágiles con capas de papel y llenamos los huecos en la caja con trozos de papel para que todo permanezca ajustado, evitando el riesgo de que se rompan cosas.
13
Procesos y servicios más eficaces y eficientes. Aumento de la productividad. Uso óptimo de los recursos. Buenas prácticas de Gestión Documental. Disminución de los costos asociados al papel (almacenamiento, materiales, etc) Mejor acceso a la información dentro y fuera de las oficinas. Más y mejor control de la información y de su seguridad para la empresa. Se elimina la duplicidad de los documentos. Se reducen las necesidades de espacio para almacenar. Disminuyen los tiempos para buscar la información en los archivos. Mejora las comunicaciones entre entidades.
14
INVOLUCREMOS A NUESTRAS CONSUMO DEL PAPEL
FAMILIAS EN LA REDUCCIÓN DEL
¿Y CÓMO PODEMOS CONTRIBUIR DESDE NUESTROS HOGARES?
Lo que pretendemos es reducir el consumo de papel que ya sabemos suma varias miles de toneladas anuales, y claro no solo en las oficinas se da este proyecto de cero papel, es increíble la cantidad de papel que utilizamos en nuestros hogares aumentando también las toneladas anuales de este material en Colombia, creemos que debemos realizar campañas más familiares de ayudar a nuestros hijos con sus tareas para que no desperdicien papel, por ejemplo, ayudarlos a leer desde el computador y dejarlo imprimir solo lo necesario, nosotros realizar trabajos y tareas a través on line, imprimiendo lo menor posible y ayudándonos entre todos con intranet familiares, y con la cultura de apoyo en las nuevas tecnologías. Por ejemplo configurar la impresora para que funcione a dos caras y así poder ahorrar papel y también cuando tengamos que desechar una hoja, si se puede escribir por el anverso, usarla para este tipo de trabajos. También reciclando todo el papel que podamos como vimos en los ejemplos anteriores.
15
Es importante compartir con la familia porque debemos apoyar desde nuestras casa la cultura de cero papel, y para empezar es bueno que ellos sepan que para elaborar una (1) tonelada de papel, se requiere la extracción de la fibra de 14 árboles con un peso Total de 2300 kg, ahora bien sumado a esto se debe agregar 15m3 de agua y el gasto de 9600 Kilovatios hora de energía eléctrica lo que ocasiona la generación 1500 Kg de residuos.
16