Administración Contable 3 by Ediciones Eca

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Ma. Emilia de Lourdes Hernández Betancourt Enriqueta Maqueda Serrano Romy Pacheco Quintana y Clara Hernández Rosas Factor:02 Factor:02/Blanca Sánchez Zamora Shutterstock, Wikipedia

Administración contable 3 Prohibida la reproducción parcial o total del contenido de la presente obra, por cualquier medio, sin la autorización escrita del editor.

Registro en trámite ante el Instituto Nacional del Derecho de Autor DERECHOS RESERVADOS © 2015, respecto a la primera edición por: Ediciones ECA, S. A. de C. V. http://edicioneseca.com Los Juárez Núm. 3, Col. Insurgentes Mixcoac, 03920 México, D. F. ISBN: 978-607-95964-9-1 Los nombres comerciales que aparecen en este libro son marca registrada de sus propietarios y se men cionan sólo con fines didácticos, por lo que Ediciones ECA, S.A. de C.V., no asume ninguna responsabilidad por el uso que se dé a esta información, ya que no infringe ningún derecho de registro de marca.

Impreso en México Printed in Mexico

Presentación En Administración contable 3, el alumno aplica las herramientas avanzadas de la hoja de cálculo —en particular las tablas dinámicas— para generar los tres prin cipales libros contables: Diario, Mayor e Inventarios y Balances. Asimismo, pone en práctica todos los conocimientos adquiridos en los cursos anteriores y comprueba en casos reales la eficiencia y eficacia de las herramientas digitales aplicadas a la administración contable. Los principales temas que aborda este curso son: • Libros contables: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor. • Reportes de Utilidades y Pérdidas. • Asientos contables, simples y compuestos. • Cuenta complementaria del asiento o contracuenta. • Registro de operaciones para la apertura del Libro Diario. • Definición de base de datos: jerárquicas y relacionales. • Funciones de base de datos en la hoja de cálculo: tablas dinámicas. • Generación del Libro Mayor, Inventarios, Balances y reportes de Utilidades y Pérdidas a partir de los datos almacenados en el Libro Diario. • Operación de venta: factores que intervienen y efectos que provocan en el Activo, Pasivo y Capital. • Gráficas dinámicas que se actualizan automáticamente cuando los datos del Libro Diario se modifican. • Estudio de la última premisa de la Partida Doble de Luca Pacioli, que estipula: Toda pérdida es deudora y toda ganancia, acreedora. En Editorial ECA estamos conscientes de la importancia de esta materia, así como de las primeras etapas de la educación tecnológica, como lo plantea en términos generales la Reforma Integral de la Educación Básica, en particular el Programa Sectorial de Educación 2007-2012, cuyo primer objetivo establece: “Elevar la calidad de la educación para que los estudiantes mejoren su nivel de logro educativo, cuenten con medios para tener acceso a un mayor bienestar y contribuyan al de sarrollo nacional…” (Acuerdo número 592 por el que se establece la Articulación de la Educación Básica). Esta filosofía sustenta Administración contable 3, cuyo contenido cumple con el plan de estudios de la Secretaría de Educación Pública, y fomenta el desarrollo de competencias para la vida y los valores actitudinales que los alumnos requieren para formarse como los ciudadanos y profesionales que demanda esta nueva Era Digital. El autor

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Índice Bloque I. Tecnología, información e innovación 1. Tecnología, información e innovación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1 Innovaciones técnicas a través de la historia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

• El concepto de innovación y sus características . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • La innovación como proceso para la satisfacción de necesidades sociales. . . . . . . . . • Las innovaciones técnicas en la administración contable a través de la historia: en los sistemas de registro, medios técnicos y software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Las tecnologías de la información y la comunicación, y su aplicación en la administración contable . . . . . . . . . . . . . . . . . • Libros contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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1.3 Uso de conocimientos técnicos y las TIC para la innovación . . . . . . . . . . . . . . . . 18 • Los conocimientos técnicos como insumo para el cambio técnico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Asiento contable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • El conocimiento técnico para la innovación en la administración contable . . . . . . . . . . . . . .

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1.2 Características y fuentes de la innovación técnica: contextos de uso y de reproducción . . . . . . . . . . . . . . . . 14 • La aceptación social, elemento fundamental para la consolidación de los procesos de innovación en tecnología . . . . . . . . . . . . . . . . . . • La información y sus fuentes para la innovación técnica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Los contextos de uso y reproducción de sistemas técnicos en la administración y la contabilidad como fuente de información para la innovación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Características del Libro Diario . . . . . . . . . . . . . . • Libro Diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Los procesos de innovación técnica en la prestación de los servicios en la administración contable: documentos mercantiles y software de aplicación . . . . . . . .

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• Técnicas para procesar y difundir información mediante el uso del software de aplicación contable . . . . . . . • Organización y almacenamiento de información . . . . . . . . . . . . . . . . . Clasificación de asientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Uso de redes informáticas . . . . . . . . . . . Determinación de las cuentas deudora (cargo) y acreedora (abono) en el asiento contable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Las diferencias entre conocimiento técnico e información para la creación de innovaciones en administración contable . . . . Los sistemas de información contable: tipos de inventarios y sus procesos de innovación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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1.4 El uso de los conocimientos técnicos y de las TIC para la resolución de problemas y el trabajo por proyectos en los procesos productivos . . . . . . . . . . . 24 • El sistema de información contable para la innovación y resolución de problemas: . . . . . . • Recopilación de datos . . . . . . . . . . . . . • Asientos compuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Funciones y captura directa . . . . . . . . . . . . . . . . • Análisis e interpretación . . . . . . . . . . . . • Forma y contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Constantes y variables en los asientos contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Contenido y redundancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Propuestas para el mejoramiento de los procesos y productos . . . . . . . . . . • El procesamiento de la información contable para la mejora de los procesos de producción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • El proyecto de producción de innovación en administración contable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Integración de conceptos . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Bloque III. Campos tecnológicos y diversidad cultural 2. Campos tecnológicos y diversidad cultural . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 2.1 La construcción social de los sistemas técnicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

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Las organizaciones como sistemas . . . . . . . . . . Caso de estudio para el proyecto final . . . . . . . Planteamiento del caso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El cambio en los sistemas técnicos de la administración contable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Estructura del Libro Diario . . . . . . . . . . . . . . . . . • Los sistemas técnicos como producto cultural: métodos y cambios técnicos en los procesos de administración contable . . . . . . . . . . . . . . . . • Preparación del Libro Diario en la hoja de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2.2 Las generaciones tecnológicas y la configuración de campos tecnológicos 41 • La conformación de los campos tecnológicos y su interacción para el mejoramiento de los procesos de producción de la administración contable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Las generaciones tecnológicas como producto de los ciclos de innovación técnica . . . . . . . . . . • Apertura del Libro Diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . • La administración contable y su interrelación con otros campos tecnológicos . . . . . . . . . . . . .

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2.3 Las aportaciones de los conocimientos tradicionales de diferentes culturas en la configuración de los campos tecnológicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 • Las contribuciones de las culturas tradicionales en los procesos de administración contable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Las innovaciones en los procesos técnicos desarrollados en la contabilidad . . . . . . . . . . . . • Cuenta complementaria del Asiento o Contracuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2.4 El control social del desarrollo técnico para el bien común . . . . . . . . . . . 48 • El papel de los intereses y necesidades sociales en el control de la tecnología . . . . . . . . • Los procesos de autogestión en los espacios comunitarios para la satisfacción de necesidades por medio de técnicas de la administración contable . . . . . . . . . . . . . . • La contabilidad fiscal: IVA, ISR, IETU . . . . . . . . .

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2.5 La resolución de problemas y el trabajo por proyectos en los procesos productivos en distintos contextos socioculturales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 • Registro de operaciones para la apertura de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

• La creación e innovación de procesos y productos de acuerdo con el contexto sociocultural . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • El diseño de formatos y manuales de procedimiento para la resolución de problemas en los procesos contables . . . . . • Nóminas y conciliaciones . . . . . . . . . . . • Adquisición del inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . • Póliza y división del trabajo . . . . . . . . . . • Registro de compras en el Libro Diario . . . . . . . • El uso de software de aplicación contable en los procesos de producción para la resolución de problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • El trabajo por proyectos: identificación de problemas e integración de contenidos para el desarrollo del proyecto de producción en administración contable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Integración de conceptos . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Bloque III. Innovación técnica y desarrollo sustentable 3. Innovación técnica y desarrollo sustentable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 3.1 Visión prospectiva de la tecnología: escenarios deseables . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 • La visión futura y deseable de la tecnología y su desarrollo en México y en el mundo . . . . . • Recapitulación del Libro Diario . . . . . . . . . . . . . • Los sistemas de información contable y su automatización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Base de datos: definición . . . . . . . . . . . . . . . . . . • La contabilidad de costos para el mejor aprovechamiento de los recursos en los procesos de producción . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3.2 La innovación técnica en los procesos productivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 • Los principios y propósitos del desarrollo sustentable: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Equidad en el acceso a los medios de producción y a los productos de trabajo . . . • Uso eficiente de insumos (materiales y energía) . . . . . . . . . . . . . • Calidad de vida (alimentación, educación y participación social) . . . . . . . . . . . . . . • Tipos de bases de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Los ciclos de innovación técnica en los procesos de producción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Bases de datos relacionales . . . . . . . . . . . . . . . .

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• La aplicación de nuevas técnicas en los procesos técnicos para aumentar la productividad y calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3 Innovación técnica para el desarrollo sustentable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 • El desarrollo de los procesos de producción para la gestión sustentable . . . . . . . . . . . . . . . . • El diseño de nuevos productos . . . . . . . . • Funciones de la base de datos en la hoja de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Mejorar las características de los productos existentes . . . . . . . . . . . . . . • El diseño de productos para satisfacer necesidades futuras . . . . . . . . . . . . . . • Importancia de los formatos de celda . . . . . . . . • Mejorar la competitividad de los productos . • La satisfacción de necesidades sociales . . . • Los procesos de gestión sustentable en la administración contable para elevar la calidad de los procesos de producción y el cuidado del ambiente con el uso eficiente de materiales y energía . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3.4 La innovación técnica en la resolución de problemas y el trabajo por proyectos en los procesos productivos para el desarrollo sustentable . . . . . . . . . . . . . . . . 74 • La gestión sustentable en los procesos de producción de la administración contable: el uso eficiente de materiales y energía. La equidad distributiva y retributiva . . . . . . . . . • La innovación en las técnicas de administración contable con base en los principios del desarrollo sustentable . . . . . . • Integración de los contenidos para el desarrollo del proyecto de producción en innovación de administración contable . . . . • Tablas dinámicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Práctica con tablas dinámicas . . . . . . . . . . . . . . • Integración de conceptos . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Bloque IV. Evaluación de los sistemas tecnológicos

4. Evaluación de los sistemas tecnológicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 4.1 La equidad social en el acceso a las técnicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

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• El acceso a los servicios de administración contable en la comunidad y la sociedad . . . . . . • Acceso a bienes y servicios . . . . . . . . . . • Balance general con tablas dinámicas . . . . . . . • Desarrollo de la comunidad a partir de los servicios de administración contable con que cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . • Asegura el reporte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • La conformación de los diferentes sistemas tecnológicos de la contabilidad para la satisfacción de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . • El pago de impuestos: pago progresivo y regresivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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4.2 La evaluación interna y externa de los sistemas tecnológicos . . . . . . . . . . . 89 • La participación social en la evaluación de los sistemas tecnológicos . . . . . . . . . . . . . . . • Análisis del reporte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • La evaluación en los procesos técnicos de la administración contable: . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Evaluación interna (eficacia/eficiencia en las máquinas y procesos y la evaluación de los productos) . . . . . . . . • Evaluación externa (previsión del impacto ambiental y social, y la aceptación cultural de los productos) . . . . . . . . . . . . . . . .

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4.3 El control social de los sistemas tecnológicos para el bien común . . . . . . 93 • Requerimientos de las bases de datos jerárquicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • El control de procesos y técnicas en la administración contable para evitar consecuencias no deseadas . . . . . . . . . . . . . . . . • Actualización de registros en la hoja de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • El desarrollo de procesos y la creación de productos técnicos para satisfacer las demandas sociales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Limitaciones de la base de datos estructurada en la hoja de cálculo . . . . . . . . . . . • El papel de la informática en el control de los procesos técnicos en la administración contable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Actualización manual de los registros . . . . . . . . • Práctica. Modalidad individual . . . . . . . . . . . . . .

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4.4 La planeación y la evaluación en los procesos productivos . . . . . . . . . . . 100

• Objetivo y límites de los reportes dinámicos . . 100

• La planeación de las acciones instrumentales y estratégicas en los procesos de producción . . . . . . . . . . . . . . . . 101 • La evaluación de los procesos de producción de la administración contable . . . . . . . . . . . . . . 102 • La administración y la contabilidad para la toma de decisiones en los procesos de producción . . . . . . . . . . . . . . . . 102

4.5 La evaluación como parte de la resolución de problemas técnicos y el trabajo por proyectos en los procesos productivos . . . . . . . . . . . . . . 103 • Las propuestas de proyectos técnicos para la resolución de problemas en la comunidad . . . . • Libro Mayor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Los criterios para evaluar los procesos de producción y productos en la tecnología de la salud, los servicios y la recreación . . . . . . • Características del Libro Mayor . . . . . . . . . . . . . • La integración de los contenidos para el trabajo por proyectos en la administración contable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Práctica. Modalidad individual . . . . . . . . . . . . . . • Inventarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Práctica. Modalidad individual . . . . . . . . . . . . . . • Integración de conceptos . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Bloque V. Proyecto de innovación

5.1 Características del proyecto de innovación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

5.1.1 La innovación técnica en el desarrollo de los proyectos productivos . . . . . . . . . . . . 115 • La introducción al proyecto de producción en innovación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

• Los ciclos de innovación técnica en los procesos y productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Utilidades y Pérdidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Las fuentes de información para la innovación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Bases teóricas de Utilidades y Pérdidas . . . . . . .

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5.1.2 La responsabilidad social en los proyectos de innovación técnica . . . . . . . . . 119 • El diseño del proyecto de innovación y la responsabilidad social en su diseño e implementación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 • Activo-Pasivo y Capital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

5.2 El proyecto de innovación . . . . . . . . . . . 121 5.2.1 Proyecto de innovación para el desarrollo sustentable . . . . . . . . . . . . . . . . • Las fases del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • El desarrollo del proyecto de innovación . . . . . • La operación venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Práctica. Modalidad individual . . . . . . . . . . . . . . • Añadir Utilidades y Pérdidas al Libro Diario . . . • Generación del Reporte de Utilidades con tabla dinámica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Gráficas dinámicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Práctica. Modalidad individual . . . . . . . . . . . . . . • Interpretación de la gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . • Factores que modifican las Utilidades . . . . . . . . • Práctica. Modalidad individual . . . . . . . . . . . . . . • Conclusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • La valoración de los procesos de producción de la administración contable . . . . • Bases de datos relacionales . . . . . . . . . . . . . . . . • Tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Integración de conceptos . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Videografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Bloque

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Tecnología, información e innovación Contenido 1. Tecnología, información e innovación 1.1 Innovaciones técnicas a través de la historia. 1.2 Características y fuentes de la innovación técnica: contextos de uso y de reproducción. 1.3 Uso de conocimientos técnicos y las TIC para la innovación. 1.4 El uso de los conocimientos técnicos y de las TIC para la resolución de problemas y el trabajo por proyectos en los procesos productivos.

Propósitos ¾ Reconocer las innovaciones técnicas en el contexto mundial, nacional, regional y local.

¾ Identificar las fuentes de información en contextos de uso y de reproducción para la innovación técnica de productos y procesos.

¾ Utilizar las TIC para el diseño e innovación de procesos y productos. ¾ Organizar la información proveniente de diferentes fuentes para utilizarla en el desarrollo de procesos y proyectos de innovación. ¾ Emplear diversas fuentes de información como insumos para la innovación técnica.

Aprendizajes esperados. El alumno: ¾ Identifica las características de un proceso de innovación como parte del cambio técnico.

¾ Recopila y organiza información de diferentes fuentes para el desarrollo de procesos de innovación.

¾ Aplica los conocimientos técnicos y emplea las TIC para el desarrollo de procesos de innovación técnica.

¾ Usa la información proveniente de diferentes fuentes en la búsqueda de alternativas de solución a problemas técnicos.

Administración contable 3

En este bloque... Estudiarás las innovaciones tecnológicas, sus ventajas y su aplicación en los procesos de la administración contable. Repasarás los Principios de la Partida Doble de Luca Pacioli y aprenderás las características del Libro Diario; la función y manejo de los asientos conta bles y asientos compuestos, así como sus constantes y variables, técnicas indispensables para la contabilidad de cualquier empresa.

1. Tecnología, información e innovación 1.1 Innovaciones técnicas a través de la historia

Activación de conocimientos Antes de iniciar el estudio de este apartado, en grupo y apoyados por el maestro, reflexionen y contesten: A. ¿Qué es innovación? Citen algunos ejemplos. B. En qué consiste el libro contable y cuál es su importancia en la empresa. C. Mencionen las características de una hoja de cálculo. El desarrollo de la sociedad humana está ligado a los productos tecnológicos que ha creado prácticamente desde su aparición. De las herramientas de piedra del pe riodo Paleolítico (hace aproximadamente 2.5 millones de años) a la computadora personal del siglo xxi, los productos tecnológicos han evolucionado de manera radi cal para satisfacer las cada vez más exigentes necesidades de la sociedad humana. La civilización, como la conocemos en la actualidad, depende en esencia de la electricidad: economía, finanzas, comunicación personal y masi va, salud, investigación científica y desarrollo tecnológico, entre muchas otras actividades, basan su desempeño y progreso en el uso de apara tos electrónicos, sencillos o complejos, que funcionan con electricidad. Entendemos la innovación tecnológica como un proceso en el sentido de que cada nuevo producto se basa en las características de su antecesor, las mejora y las hace más eficaces. Es decir, se trata de un perfeccionamiento continuo que avanza con el transcurso del tiempo.

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Bloque I. Tecnología, información e innovación

Complemento

El Paleolítico (piedra antigua) es el perío do más largo desde la aparición del ser humano en el planeta; se extiende des de hace unos 2.85 millones de años (en África) hasta hace unos 12 000 años. Junto con el Mesolítico/Epipaleolítico y el Neolítico, constituye la llamada Edad de Piedra, denominada así por la elaboración de utensilios tallados en piedra, aunque también se utilizaron otras materias primas orgánicas para construir artefactos: hueso, asta, madera, cuero, fibras vegetales, etc. El hombre del Paleolítico era nómada; su vida se caracterizó por un desplazamiento continuo o periódico (estacional).

El concepto de innovación y sus características La innovación implica incrementar la eficacia y eficiencia de un dispositivo con el fin de rea lizar una tarea con mayor precisión o rapidez. Sus características generales son: 1. El concepto. El desarrollo tecnológico de pende del conocimiento científico, porque éste nos indica con exactitud cómo funcio na la Naturaleza. La comprensión clara de los fenómenos naturales y sus relaciones conforman las ideas científicas, que deben ser comprobadas con el método científico. Pero en el proceso de gestación de la idea, el concepto encapsula el fenómeno, sus causas y la relación que guarda con otros fenómenos. 2. Materiales y energéticos. Toda innovación tecnológica se representa en un objeto material, en otras palabras, es la materiali zación del concepto. Para construir una herramienta efectiva es necesario contar

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con materia prima que se transformará en dicho objeto y con los energéticos que la pondrán en funcionamiento. 3. Recursos financieros. Como la materializa ción del concepto implica trabajo humano, materiales, energéticos y otras herramientas para su desarrollo y construcción, es in dispensable contar con el capital que cubra los gastos del proceso. 4. Necesidad. Toda innovación tecnológica satisface una necesidad, ya sea de la so ciedad en su conjunto o de un grupo en particular.

Complemento

Eficacia es la capacidad de lograr con

exactitud y precisión el efecto que se es pera. Por ejemplo, para hacer una operación aritmética, una calculadora electrónica es más eficaz que el lápiz y el papel porque la calculadora no se equivoca y cuando hacemos una operación a mano siempre existe la posibilidad de error. Eficiencia es la capacidad de realizar las mismas o más acciones en menos tiempo. Siguiendo el mismo ejemplo, una hoja de cálculo es más eficiente que una calculadora electrónica porque realiza muchas más opera ciones matemáticas al mismo tiempo, con trariamente a la calculadora, en la que sólo podemos ejecutar una operación a la vez.

La innovación como proceso para la satisfacción de necesidades sociales El motor que impulsa este proceso son las necesidades sociales. En el caso de la adminis tración contable, es posible identificar tres necesidades que satisface el desarrollo

Administración contable 3

Precisión: las operaciones aritméticas aplica das en la hoja de cálculo y base de datos son siempre confiables y exactas.

Claridad: las herramientas digitales permiten presentar los mismos datos de muy diversas formas, incluyendo tablas coloreadas y gráfi cas dinámicas, lo que incrementa considerable mente la comprensión de la información transmitida.

Rapidez: la organización y presentación de información en medios digitales corre a cargo del microprocesador de la computadora, que es capaz de realizar millones de operaciones por segundo.

En resumen, las innovaciones tecnológicas actuales ahorran los procesos reiterativos y tediosos, lo que posibilita que el administrador contable se concentre en la correcta presen tación y el análisis de los resultados.

tecnológico a través de las herramientas digitales:

Las innovaciones técnicas en la administración contable a través de la historia: en los sistemas de registro, medios técnicos y software Como se explicó en Administración contable 2, Bloque I, antes de la incursión de la infor mática en la contabilidad se utilizaban libros empastados con rayado especial para registrar la misma información en diferentes forma tos. Los datos en forma de registros contables se copiaban a mano de un libro a otro y se utilizaban códigos numéricos conocidos como pases para llevar el seguimiento de cada re gistro en los diferentes libros. Era una actividad repetitiva y fatigosa, en ocasiones embrollada, que requería de mucha atención y consumía enormes cantidades de tiempo y trabajo; tanto que se requerían pequeños ejércitos de con tadores sólo para llevar en orden los registros de la empresa.

Complemento

Los programas de computación NO registran por sí solos las actividades contables de una empresa, su función es realizar automáti camente las instrucciones que le indica el usuario. Si se ignora en qué consisten las actividades contables de una empresa, resulta imposible automatizarlas, y en tales casos, hasta el software más completo resultaría inútil

Hoy en día, casi todas las actividades de la administración contable se apoyan en el uso de computadoras para alcanzar sus objetivos; herramientas como la hoja de cálculo y las bases de datos, además de programas espe cializados para llevar la contabilidad de una empresa, han automatizado y eficientado el trabajo del administrador contable.

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En Administración contable 1 estudiaste el desarrollo de los sistemas de registro contables; a continuación te presentamos un repaso:

Repaso

Individual

En 1986 apareció la primera hoja de cál culo comercial de uso general: Lotus 1-2-3. Permitía realizar operaciones aritméticas, algunas funciones matemáticas básicas y generaba gráficas lineales de dos dimensiones. A pesar de sus limitaciones —en com paración con los programas actuales— significó un salto gigantesco en eficacia y eficiencia comparada con los libros de papel. En 1989, la empresa Microsoft lanzó al mercado el paquete informático Office con cuatro aplicaciones: pro cesador de palabras (Word), presentaciones elec trónicas (PowerPoint), hoja de cálculo (Excel) y base de datos (Access).

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En la actualidad existen muy diversos programas espe cializados para llevar la contabilidad y la administración de todo tipo de empresas.

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Para el año 2000, el uso de computadoras en red era una práctica normal en la mayoría de las empresas y la información contable se combinó con la de otras áreas administrativas para desarrollar aplicaciones más efi cientes, como la Administración de Relaciones con Clientes (CRM, por sus siglas en inglés). Estas aplicaciones se desarrollan hasta la fecha sobre bases de datos, porque son herramientas más poderosas que las hojas de cálculo.

En poco tiempo, Excel se convirtió en el programa preferido para desarrollar actividades de contabilidad, por su interfaz amigable, funcionamiento intuitivo y gran cantidad de herramientas para aplicar muy diversas funciones matemáticas.

Administración contable 3

Las tecnologías de la información y la comunicación, y su aplicación en la administración contable El circuito integrado (ci) es la innovación que

marcó un gigantesco progreso en la industria electrónica y el posterior desarrollo de la tec nología digital que hoy conocemos como in formática, y es la parte medular de todos los sistemas de comunicación modernos, inclui dos los que se utilizan en la industria.

hojas de cálculo que permiten realizar una gran cantidad de operaciones en cuestión de segundos. El panorama cambió radicalmente con la incursión de la informática en las actividades contables, porque las tareas reiterativas, la organización de datos y el seguimiento de los mismos se delegaron a los programas de cómputo. De esa manera, el contador se transformó en administrador contable y el tiempo laboral que gastaba en organizar registros se encaminó hacia la interpretación de datos, actividad de mayor provecho para la empresa. Revisa el diagrama del proceso contable tradicional explicado el curso anterior para clarificar la idea (Administración contable 2, Bloque I, pág. 22).

C Como sabes, la informática es una ciencia que no se limita a la computación, sino que abarca todas las actividades en las que se procesa información digital; de hecho, ha modificado todas las formas del quehacer humano. En la oficina, por ejemplo, la llegada de nuevas tecnolog ías ha generado cambios en la or ganización del trabajo con tareas diversas, exigencias de cualificación varias, y grados de autonomía y responsabilidad múltiples. A mediados del siglo pasado, la contabilidad de las empresas se elaboraba con una simple calculadora mecánica y si se cometía un error, se realizaba el cálculo completo de nuevo; más tarde, las calculadoras electrónicas permitieron eliminar el último registro sin per der los cálculos anteriores. En la actualidad, contamos con computadoras que utilizan

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El circuito integrado (ci) es una pastilla o chip muy del gado en el que se encuentra una canti dad enorme de dispositivos microelectró nicos interactuados, principal mente diodos y transistores, además de componentes pasivos como resistencias o condensadores, que sirve para realizar una determinada función electrónica.

Libros contables Los libros contables son el embalaje o recipien te donde se almacenan los datos generados por las operaciones comerciales. Representan la memoria financiera de la empresa y son los

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que permiten, en última instancia, conocer la situación actual de la misma, compararla con es tados anteriores y prever posibles escenarios. Todo ello, a partir de funciones matemáticas aplicadas a los datos registrados.

Estos Principios son de enorme importancia por que constituyen la base conceptual general sobre la que se edifican las diversas formas de llevar los registros contables —en libros— para cualquier empresa.

Antes de iniciar el estudio de los libros contables, es indispensable recordar los Principios de la Partida Doble de Luca Pacioli (1494): • No hay deudor sin acreedor; o bien: a

A lo largo de este último curso comprobarás la importancia de los Principios de la Partida Doble y su vigencia en la administración contable actual.

• • • •

todo deudor corresponde por lo menos un acreedor. La suma que se adeuda a una o varias cuentas ha de ser igual a lo que se abona. Todo el que recibe debe a la persona que da o entrega (acreedor). Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor. Toda pérdida es deudora y toda ganancia, acreedora.

Los libros básicos e indispensables para la con tabilidad de cualquier empresa son tres: 1. Libro de Inventarios y Balances. 2. Libro Diario. 3. Libro Mayor. El inventario físico inicial fue explicado en Admi nistración contable 1, Bloque III, pág. 64, y el funcionamiento del Libro de Inventarios y Ba lances en Administración contable 2, Bloque I, pág. 13; si tienes alguna duda consúltalos.

1.2 Características y fuentes de la innovación técnica: contextos de uso y de reproducción Activación de conocimientos Antes de iniciar el estudio de este apartado, en grupo y apoyados por el maestro, reflexionen y contesten: A. ¿Por qué son importantes los Principios de la Partida Doble en la contabilidad? B. ¿Cuál es el antecedente de una innovación? Citen ejemplos. C. ¿Cuáles son las características del Libro Diario de contabilidad? La ciencia y la tecnología forman una espiral constructiva en la que algunos inventos científicos son empleados para mejorar los sistemas tecnológicos existentes. De esta forma, al incremento significativo de la efi cacia y eficiencia de algún aparato se le llama innovación, porque aporta algo nuevo a lo ya existente; ese es prec isamente el

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objetivo de la innovación técnica: incremen tar la eficacia y la eficiencia de un deter minado proceso en busca de cierto beneficio social, como pueden ser un menor precio, disminuir los efectos nocivos en el ambiente, mejorar el desempeño laboral, etc. Tal es el caso del Principio de la Partida Doble de Pacioli: los programas de cómputo espe cializados en contabilidad que se utilizan en el contexto actual automatizan las premisas del mismo.

La aceptación social, elemento fundamental para la consolidación de los procesos de innovación en tecnología Las innovaciones tecnológicas se consideran exi tosas cuando son utilizadas por una gran cantidad de consumidores. Esto sucede, regu larmente, cuando la innovación presenta una solución viable a un determinado problema so cial, es decir, cuando es común a una gran cantidad de personas sin importar su profesión u oficio. Tal fue el caso de la hoja de cálculo y las bases de datos: las empresas de todo tamaño requieren sistemas de cálculo y organización de datos eficaces y eficientes; los estudiantes, investigadores y profesionistas de muy diversas carreras tienen la misma necesidad; lo mismo aplica a las personas en sus actividades coti dianas, lo cual ha sido demostrado en la prác tica por aplicaciones como Facebook, Twitter y los innumerables programas para organizar y reproducir archivos musicales en diversos dispositivos, desde la computadora hasta el teléfono celular. Todos funcionan a partir de bases de datos.

La información y sus fuentes para la innovación técnica Las innovaciones tecnológicas son posibles gracias a que los científicos generan informa ción clara, precisa y comprobable por medio de la experimentación. Como sabes, cada innovación técnica sienta sus bases en descu brimientos anteriores. Por ejemplo, la primera computadora creada por Charles Babbage en 1837 nació debido a que la elaboración de las tablas matemáticas era un proceso tedioso y muy propenso a errores, de hecho era una cal culadora mecánica de gran tamaño que basaba su funcionamiento en reglas mate máticas estandarizadas y comprobadas. No resulta extraño que las primeras computadoras electrónicas hayan sido las calculadoras que utilizaban los transistores inventados en los laboratorios Bell de Estados Unidos. La incorporación de las calculadoras electró nicas al trabajo de oficina, a mediados de los años sesenta, ayudó a evitar los errores con tables que surgían por realizar manualmente las operaciones aritméticas, pero los regis tros seguían siendo almacenados en enormes libros de forma manual. Las computadoras ga naron versatilidad gracias a la aplicación del álgebra booleana (inventada por el mate mático George Boole en 1854) a los lenguajes de computación.

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Fotografía: Wikipedia

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Charles Babbage (17911871) Profesor británico de matemáticas y cien tífico de la computación. Diseñó una máquina para calcular y más tarde inventó la analítica (1837), que representa el antepasado directo de las computadoras modernas. Por estas aportaciones se le consi dera como “El Padre de la Computación”. En el Museo de Ciencias de Londres se exponen sus trabajos. Parte de su cerebro, conservado en formol, se exhibe en “The Royal College of Surgeons of England”, en Londres.

Fotografía: Wikipedia

Álgebra Booleana o de Boole es una estruc tura algebraica que esquematiza las ope raciones lógicas Y, O, NO y SI (AND, OR, NOT, IF), así como un con junto de operaciones: unión, intersección y complemento. Se aplica en el diseño de circuitos de distribución y computado ras, y su empleo va en aumento en mu chas otras áreas. Se denomina así en honor a George Boole (1815-1864), matemático inglés, el primero en definirla como parte de un sistema lógico.

Los contextos de uso y reproducción de sistemas técnicos en la administración y la contabilidad como fuente de información para la innovación Con las bases descritas en el apartado anterior, Dan Bricklin creó la primera hoja de cálculo experimental, llamada VisiCalc, en 1979; pronto fueron lanzadas al mer cado versiones más poderosas, como la ya mencionada Lotus 1-2-3 y más tarde Excel de Microsoft. La hoja de cálculo fue una verdadera revolución en los procesos laborales de la oficina porque permite almacenar y relacionar los datos numé ricos y las fórmulas que los modifican en el mismo espacio virtual, disminuyendo al mínimo las posibilidades de error. Como podemos apreciar, una herramienta como las que utilizamos en la actualidad no habría sido posible sin la información clara y precisa proporcionada por los inventores de herramientas antecesoras.

Características del Libro Diario Como regla general, las categorías que contiene deben estar determinadas por dos factores: 1. Apegarse a los principios generalmente aceptados de la contabilidad. 2. Registrar todos los datos necesarios para llevar un control efectivo y eficaz de los recursos de la empresa, con el fin de conocer su situación en cualquier momento.

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Esto significa que si bien existen categorías de uso común, su aplicación en cada caso parti cular no es obligatoria ni limitante. El adminis trador contable debe utilizar su criterio para añadir una categoría especial, exclusiva de la empresa para la que labora o a la que está dando servicio; o bien, puede decidir que no es necesario aplicar cierta categoría, aunque sea de uso común. Tales decisiones deben ser aprobadas por los dueños o inversionistas de la empresa y estar ba sadas en los dos factores antes mencionados.

Actividad 1

Grupal

Reúnanse en equipos de trabajo e in vestiguen en Internet cuáles son los principios generalmente aceptados de contabilidad. Elaboren una síntesis y en grupo dialoguen y resuman dichos principios.

Libro Diario

Se emplea para llevar el registro cronológico de las operaciones que realiza la empresa rutinariamente, día con día. Para ello, utiliza los siguientes elementos básicos: • Fecha: día, mes y año en que se realiza la operación. • Número de asiento: identifica los diferen tes registros que forman parte de la misma operación. • Glosa: descripción de los bienes o servicios a los que se refiere el asiento. • Nombre de las cuentas que intervienen en la operación. • Cargo: dinero que ingresa. • Abono: dinero que egresa.

Los procesos de innovación técnica en la prestación de los servicios en la administración contable: documentos mercantiles y software de aplicación En la actualidad existe una enorme variedad de software de aplicación (programas de cómpu to) especializado en administración y conta bilidad. Su rango de aplicación abarca desde las finanzas personales hasta la administración contable de empresas transnacionales. La di ferencia radica en la cantidad de herramien tas que ofrece cada uno y, por supuesto, en su precio, que va del software gratuito hasta los programas modulares que llegan a costar cientos de miles de pesos. Lo importante es saber que todo el software de aplicación especializado en contabilidad funciona a partir de los principios de las bases de datos que estudiarás más adelante. Una vez que conozcas tales principios, te resultará más fácil manejar cualquier software de conta bilidad que llegues a utilizar en el futuro.

Ya debes estar familiarizado con estos concep tos, salvo el asiento contable que explicaremos más adelante.

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1.3 Uso de conocimientos técnicos y las TIC para la innovación Activación de conocimientos Antes de iniciar el estudio de este apartado, en grupo y apoyados por el maestro, reflexionen y contesten: A. Expliquen cómo las TIC han eficientado los procesos contables. B. ¿Qué entienden por asiento contable? C. Si la hoja de cálculo es un sistema de alma cenamiento y organización de datos, ¿qué es una base de datos? Las Tecnologías de la Información y la Comu nicación (TIC) hacen referencia a los dispositi vos digitales capaces de procesar información conforme a las instrucciones del usuario, y enviar el resultado obtenido en forma de impulsos electromagnéticos a través de un ca nal preestablecido (redes telefónicas o de computadoras) a prácticamente cualquier parte del mundo donde se encuentre el recep tor. Engloban tres grandes campos de acción: Informática, Internet y Telecomunicaciones. Son los pilares que sostienen el desarrollo tecnológico de la sociedad actual.

Los conocimientos técnicos como insumo para el cambio técnico

de algún dispositivo digital: computadora personal, tablet, teléfono inteligente. Los ámbi tos de aplicación de Internet son muy varia dos, pero los más comunes son: personal, académico, informativo, administrativo y negocios. Finalmente, las telecomunicaciones abarcan todas las formas de comunicación a distancia, por ejemplo: radio, telegrafía, telefonía, tele visión, transmisión de datos e interconexión de computadoras a nivel de enlace.

Asiento contable El asiento contable es la representación de una operación monetaria realizada por la empresa y se registra de acuerdo con las dos primeras premisas del Principio de la Partida Doble: • No hay deudor sin acreedor; o bien: a todo deudor corresponde por lo menos un acreedor. • La suma que se adeuda a una o varias cuentas ha de ser igual a lo que se abona.

La Informática es la ciencia que estudia el tra tamiento automático de la información por medios electrónicos, en particular las compu tadoras y su aplicación a prácticamente todas las actividades humanas.

Existen dos tipos de asientos contables: simple y compuesto, que explicamos a continuación. En todos los casos siempre debe existir al me nos un deudor y un acreedor, o bien: una cuen ta deudora y una cuenta acreedora (primera premisa), y la cantidad que se adeuda debe ser exactamente igual a la que se acredita (se gunda premisa); en términos contables: el ba lance de la operación debe ser igual a cero.

Internet, por su parte, es el medio de comu nicación de más reciente creación y su fun cionamiento está basado por completo en la informática, por lo que sólo es accesible a través

En Administración contable 2, Bloque V, pág. 126, estudiaste con detalle las cuentas deu doras y acreedoras en la Teoría del Cargo y el Abono. A continuación se presenta la tabla

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Administración contable 3

que sintetiza la aplicación de los conceptos deudor y acreedor a las instancias más comu nes en la administración contable. Deudor Ente

Acreedor

Recibe

Entrega

Cuentas

Cargo (Debe)

Abono (Haber)

Bienes

Ingresa

Egresa

Pérdidas

Utilidades (Ganancias)

Resultados

Es la misma que estudiaste el curso anterior, y te ayudará a registrar correctamente las cuentas deudoras y acreedoras en los asientos del Libro Diario.

El conocimiento técnico para la innovación en la administración contable El impacto de la tecnología en la profesión contable está fuera de toda duda; opera como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información. Las innovaciones técnicas en la administración contable han dado paso a un mejor servicio, permitiendo capturar y utilizar la información en el momento en que se genera, es decir, tener procesos en línea. Este hecho no sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar del trabajo, sino también ha tenido un gran impacto en la forma en que las empresas toman decisiones y compiten con otras compañías. La incorporación de las tecnologías de la infor mación en la administración produce: • Mejora en velocidad (hacer lo mismo pero más rápido). • Cambios en el diseño de sistemas de información. Entre las prácticas más destacadas podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporte informático para:

• Obtener los balances y cuentas de resul tados en tiempo real. • Depositar las cuentas en los registros mer cantiles por Internet. • Liquidar los impuestos por Internet. • Enviar facturas por intercambio electrónico de información. Todo esto ahorra tiempo y dinero, pero no introduce cambios metodológicos.

• Técnicas para procesar y difundir información mediante el uso de software de aplicación contable Se llama software contable a los programas o paquetes de contabilidad, destinados a sis tematizar y simplificar las tareas de la mate ria. El software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inven tarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello sólo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa real ice los cálculos necesarios. Estas funciones pued en ser efectuadas internamente por la compañía o la organi zación que lo está utilizando o realizarlas un tercero; existe también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.

Actividad 2

Grupal

En equipos investiguen en Internet los tipos de software contables que existen, dependiendo de las necesi dades del usuario final; realicen un resumen y comenten en plenaria.

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• Organización y almacenamiento de información La hoja de cálculo es un sistema rígido de almacenamiento y organización de datos, como has tenido oportunidad de comprobarlo en las prácticas: filas, columnas y celdas arregladas en tablas fijas. En las hojas de cálculo, el valor de los datos y su distribución en las celdas están íntimamente relacionados. De hecho, el valor del dato está almacenado en la celda y ésta, a su vez, tiene una ubicación fija e inamovible en la hoja, representada por su nombre: A1, por ejemplo. Por lo tanto, en la hoja de cálculo el valor de cada dato tiene un lugar fijo e inamovible, al que se debe hacer referencia por medio del nombre de la celda para poder aplicar las funciones matemáticas, como lo has hecho en las prácticas. Las bases de datos relacionales son programas mucho más flexibles. Tienen la ca pacidad de separar el valor de los datos de su distribución. De hecho, su principal característica es la capacidad de distribuir los mismos datos en muy diversas pre sentaciones, lo cual las hace ideales para el mantenimiento de los diferentes libros contables. Estudiarás los fundamentos de las bases de datos en bloques posteriores.

Clasificación de asientos Los asientos del Libro Diario se catalogan de acuerdo con la cantidad de cuentas que intervienen en la operación. Los asientos simples son aquellos en los que existen sólo dos cuentas: una de cargo y otra de abono. Este tipo de asiento se emplea, por ejemplo, cuando se adquiere un bien que se liquida en una sola exhibición. Considera el siguiente caso como ejemplo: la microempresa El Tigre, dedicada a la car pintería, adquiere materia prima por $3,500 que liquida al contado en una sola exhibición. El asiento contable simple, con los elementos indispensables, se registra de la siguiente manera:

Observa que en la hoja de cálculo el asiento utiliza dos filas (2 y 3 en el ejemplo). Esto se debe a que cargo y abono son datos contables diferentes, aunque estén re lacionados por formar parte de la misma transacción comercial, por lo que es indis pensable anotarlos por separado. Se identifican como partes integrales de la misma operación porque comparten el mismo número de asiento.

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Observa también la columna G. Se trata del balance de la operación. Aunque no se con sidera un elemento indispensable, sí es una práctica recomendada que te permite llevar el control de cada operación en el momento mismo en que se asienta. El balance, por su puesto, es el resultado de la función aritmé tica Cargo – Abono; expresado con nombres de celdas: F2 – F3 y con cantidades: $3,500 – $3,500. En todos los casos el resultado es cero.

Actividad 3

Individual

Crea un nuevo libro de trabajo y guárda lo con el nombre Ejercicios Contabilidad Curso 3. En la primera hoja reproduce el ejemplo del asiento contable simple que acabas de estudiar. Utiliza una fun ción aritmética para obtener el balance de la operación comercial.

• Uso de redes informáticas Una red es un conjunto de computadoras conec tadas entre sí por medio de un cable (redes alám bricas) o por señales electromagnéticas que viajan por el aire (redes inalámbricas); las ondas Nikola Tesla, Fotografía: Wikipedia electromagnéticas pue den viajar por el aire, como lo demostró Nikola Tesla en 1891. Ambos tipos tienen la capacidad de transmitir información entre sí. De acuerdo con su alcance, las redes se dividen en dos grandes grupos: redes de área local (LAN) y redes de área amplia (WAN); la diferencia radica en el área que abarcan una y otra: las LAN cubren un área relativamente pequeña, hasta 10 kilómetros y se utilizan comúnmente para co nectar computadoras dentro de un mismo edi

ficio o entre edificios cercanos. Las WAN, por el contrario, son capaces de cubrir desde estados, países y hasta continentes entre sí. Dos o más computadoras que se conectan entre sí en una casa o en una oficina forman una red local, mientras que Internet es una red de área amplia. Uno de los más recientes avances en las tele comunicaciones son las redes inalámbricas, que permiten establecer comunicación entre dos o más computadoras sin el apoyo material de un cable. Las ondas electromagnéticas utilizan el aire como medio de transporte y viajan a una velocidad cercana a la de la luz, por lo que la transmisión es prácticamente inmediata. Las redes inalámbricas de mayor uso en la actualidad reciben el nombre de Wi-Fi, que es el nombre comercial de los aparatos electrónicos que utilizan el estándar 802.11, que define el enlace de datos en redes LAN y WAN. La mayor ventaja de las redes inalámbricas es que permiten la movilidad de los usuarios. Gracias a ellas no es necesario estar cerca de una conexión fija y es posible tener acceso a In ternet en cualquier lugar donde llegue la señal inalámbrica del proveedor. En la ilustración aparece un ejemplo del funcionamiento de las redes inalámbricas Wi-Fi. Redes Wi-Fi Servidores del proveedor Internet Red del proveedor de Internet Transmisor Wi-Fi 802.11

Ruteador casero Red de área local en casa

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Para la administración contable, las redes in formáticas son de vital importancia a partir de la Reforma Fiscal 2014, pues la facturación de empresas y personas físicas, así como la decla ración de impuestos se lleva a cabo a través del portal Internet del Sistema de Adminis tración Tributaria (SAT).

dinero sólo puede asumir dos formas: deudas (dinero que egresa) o remuneraciones (dinero que ingresa) y cada una de ellas va asociada necesariamente a una o más cuentas; primera premisa de la Partida Doble:

Determinación de las cuentas deudora (cargo) y acreedora (abono) en el asiento contable

Observa con atención el asiento de ejemplo, en particular las columnas C, D, E y F. Para hacer un registro correcto responde cuatro puntos:

Las transacciones de compraventa pueden prestarse a confusiones porque las empresas involucradas entregan y reciben algo. Para evitar estas confusiones, recuerda tres má ximas que fueron explicadas en los cursos anteriores: 1. Los registros de las transacciones comercia les siempre se aplican desde la perspectiva de la empresa para la que estás haciendo la contabilidad. 2. La contabilidad registra los ingresos y egre sos de la empresa en unidades monetarias (dinero). Esto significa que, desde el punto de vista estrictamente contable, lo pri mordial es llevar el control del dinero que in gresa y el dinero que egresa, por lo que los asientos contables siempre hacen re ferencia al dinero que entra o sale de la empresa. Los bienes materiales o servicios que representan ese dinero son secun darios al aplicar el asiento contable y su naturaleza queda establecida en la glosa. 3. Los actores de las transacciones comerciales son representados siempre por una cuen ta que puede estar constituida por una sola persona física o una persona moral. En pocas palabras, para registrar de forma correcta el asiento contable piensa siempre en función de dinero y cuentas. En el asiento, el

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No hay deudor sin acreedor.

1. ¿Qué ingresa? 2. ¿Qué egresa? 3. ¿Quién recibe el pago? ¿Quién es el deudor o cuenta deudora? 4. ¿Quién emite el pago? ¿Quién es el acree dor o cuenta acreedora? Aplicadas al asiento de ejemplo y reacomodán dolas en forma lógica, tenemos lo siguiente: ¿Qué ingresa? Físicamente cinco tablones de pino, pero contablemente ingresa una deuda, porque los tablones representan dinero que se debe pagar, que debe egresar de la micro empresa El Tigre. Dicha deuda está respal dada contablemente por la factura electrónica que emite el proveedor, que es el documento que se maneja en el departamento de contabilidad, mientras que los tablones físicos se acomodan en la bodega. ¿Quién recibe el pago? ¿Quién es el deudor o la cuenta deudora? La respuesta es: el provee dor, cuyo nombre de cuenta es Maderería El Pino. Entonces, la cuenta que recibe el dinero o a la que ingresa el dinero por el pago de los ta blones es el ente Maderería El Pino. Por lo tanto, esa es la cuenta de Cargo. Revisa las primeras tres filas de la tabla deu dor-acreedor, así como las celdas D2 y E2 del

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ejemplo y comprueba la integridad de lo que se explica en este punto. ¿Qué egresa? Desde la perspectiva de la micro empresa El Tigre, egresan recursos en forma de dinero. ¿Quién emite el pago? ¿Quién es el acreedor o cuenta acreedora? Dado que el pago se rea lizó en efectivo y en una sola exhibición, los recursos monetarios salieron directamente de la cuenta Caja, y por lo tanto esa es la cuenta de Abono. Revisa de nuevo las primeras tres filas de la tabla deudor-acreedor, y las celdas D3 y E3 del ejemplo, comprueba también la integridad de lo que se explica en este punto.

Actividad 4

Individual

Registra los siguientes asientos sim ples en la misma hoja del libro Ejercicios Contabilidad Curso 3: • Asiento 37. Fecha: 17/10/2015. Com pra de 10 kg de clavo estándar sin ca beza 3/4" a la Distribuidora de clavos, tornillos y herrajes, por un precio de $380. • Asiento 38. Fecha: 29/10/2015. Com pra de 15 cajas de lija fina, grano 220 a Materiales para carpintería, S.A., por un precio de $450. • Asiento 39. Fecha: 03/11/2015. Com pra de 5 cajas de bisagra cuadrada sin baleros 3"x3" de latón a Distri buidora de clavos, tornillos y herrajes, por un precio de $520.

Las diferencias entre conocimiento técnico e información para la creación de innovaciones en administración contable El conocimiento técnico, en este contexto, hace referencia a la correcta aplica ción de las acciones instrumentales por medio de las herramientas de trabajo. En este caso, se trata de aplicar adecuadamente las funciones que ofrece la hoja de cálculo a la administración contable. La información se refiere a las conclusiones que se extraen del procesamiento de datos y representa una guía efectiva para la toma de decisiones en cualquier empresa, sin importar su tamaño.

Complemento

En toda técnica, incluida la administración contable, se realizan dos tipos de acciones: estratégicas e instrumentales. • Estratégicas. Se refieren a la planeación, establecimiento de propósitos y la mejor forma de alcanzarlos, aplicando los conceptos de eficacia y eficiencia. • Instrumentales. Llevan a cabo las acciones estratégicas en el mundo real; es decir, ejecutan lo planeado.

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Los sistemas de información contable: tipos de inventarios y sus procesos de innovación En los cursos anteriores estudiaste el levantamiento del Inventario Físico y las características del Libro de Inventarios y Balances. Más adelante estudiarás una técnica especial para mantener al día los inventarios, llamada Inventario Perpetuo, que es resultado de hacer un levantamiento efectivo del inventario físico inicial y registrar correctamente los movimientos comerciales en el Libro Diario, como lo aprenderás más adelante cuando comprendas y manejes los diferentes tipos de asientos contables.

1.4 El uso de los conocimientos técnicos y de las tic para la resolución de problemas y el trabajo por proyectos en los procesos productivos Activación de conocimientos Antes de iniciar el estudio de este apartado, en grupo y apoyados por el maestro, reflexionen y contesten: A. Mencionen las dos ventajas básicas que incorporó la computadora a los procesos administrativos. B. ¿Cuál es el objetivo de la administración contable? C. ¿Qué es un proyecto de innovación? La incorporación de las computadoras a la in dustria y a la investigación ha generado un enorme cambio desde finales del siglo xx; la gran mayoría de estas innovaciones se deben a dos características básicas: velocidad y pre cisión. Las computadoras no tienen capacidad propia de pensamiento, pero pueden proce sar datos a muy altas velocidades sin cometer errores; de hecho, realizan actividades que a muchos humanos les resultarían imposibles; de esa manera aceleran el desarrollo tecnoló gico, como en el caso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).

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Para comprender las TIC en el contexto laboral es necesario entender la relación entre el trabajo administrativo contable, la producción de bienes materiales (la industria) y los servicios (suminis tro eléctrico, telefonía, operaciones bancarias, entre otros). Son las dos caras de la misma moneda que permiten generar los satisfactores necesarios para la existencia de la sociedad moderna.

El sistema de información contable para la innovación y resolución de problemas: • Recopilación de datos Desde el primer curso de esta serie aprendiste el objetivo primordial de la administración contable: Presentar una imagen fiel y objetiva del patrimonio y la situación de una empresa por medio del registro diario de las opera ciones monetarias que ésta realiza a lo largo de su vida.

Administración contable 3

En este sentido, la recopilación de datos consiste en almacenar correctamente los ingresos y los egresos que la empresa experimenta por las transacciones comerciales que realiza. Dichos ingresos y egresos son registrados por medio de los asientos contables, de ahí la importancia de comprenderlos y practicarlos.

Asientos compuestos Son aquellos en los que intervienen más de dos cuentas en la misma transacción comercial, ya sean de cargo o de abono. Por ejemplo, supongamos que la misma microempresa dedicada a la carpintería adquiere una mesa de corte combinada con un valor de $30,000; parte de la deuda se liquida al contado ($12,000) y el resto con un cheque ($18,000). El asiento con table aparecería de la siguiente manera

Observa que el abono se divide en las dos cuentas que aportan recursos monetarios: Caja y Bancos. El cargo, por su parte, concentra los dos anteriores (es la suma de ambos) porque se aplica en la misma transacción, identificada también por el número de asiento.

Actividad 5

Individual

Añade el ejemplo de asiento compuesto que acabas de estudiar a tu hoja de cálculo. Utiliza una función aritmética para obtener el balance.

Funciones y captura directa Cuando se utilizan medios digitales para llevar la contabilidad de una empresa es muy importante determinar en qué ocasiones se capturan directamente los datos o se emplean listas desplegables alimentadas por catálogos y en cuáles otras irá el resultado de aplicar las funciones aritméticas del programa que se esté uti lizando, la hoja de cálculo o una base de datos.

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Como regla general, la captura directa se aplica cuando se trasladan datos de un docu mento contable válido (como una factura) al programa de cómputo donde se registran los asientos. Las funciones aritméticas se reservan para ob tener y mostrar la información de importancia para la empresa que no aparece explícitamente en el documento válido o bien es consecuencia de relacionar dos o más de los mismos. En el ejemplo anterior, tanto los valores mo netarios del cargo como del abono se capturan directamente de acuerdo con los datos de la factura que respalda la transacción. Podrías obtener el cargo con la función suma aplicada a los dos abonos, y la mayoría de las veces el resultado será correcto, pero siempre existe la posibilidad de un error, sobre todo cuando el asiento compuesto contiene muchos ele mentos; por esa razón no es una práctica recomendable. Para minimizar la posibilidad de error se incluye la columna balance de operación: una función aritmética que presenta la diferencia entre el total de cargos y abonos. El resultado de esta función debe ser necesariamente cero, de acuerdo con el Segundo Principio de Pacioli: La suma que se adeuda a una o varias cuentas ha de ser igual a lo que se abona.

• Análisis e interpretación Analizar significa "dividir en partes", y eso es pre cisamente lo que se hace una vez que se han

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recopilado suficientes datos sobre un asunto específico; en el caso de la administración contable: sobre las transacciones comerciales de la empresa durante diferentes ejercicios. La información se divide con el fin de tomar únicamente los datos que necesitamos conocer para cumplir con el objetivo establecido. En el análisis de la información interviene nuestro criterio de selección, es decir, nosotros decidi mos qué datos tomamos y cuáles desechamos. Por ello, es muy importante tener claro tanto el objetivo como, dado el caso, el proceso que deseamos mejorar. La interpretación es una tarea todavía más im portante, pues consiste en comprender el sig nificado de los datos que se han recopilado. La adecuada interpretación del conjunto infor mativo es lo que genera una toma de decisiones correcta para beneficio de la empresa y las personas que en ella laboran.

Forma y contenido En Administración contable I explicamos la importancia de la presentación de los datos para transmitir efectivamente mensajes; en el caso de la contabilidad: organizar y distribuir los datos de manera que sean comprensibles para quien desee conocer la situación de la empresa. El mismo principio se aplica para las hojas de cálculo que funcionan como libros contables. La distribución de datos —su forma— es di ferente a la apariencia tradicional de los libros

Administración contable 3

impresos y existen dos buenas razones para ello: la interactividad y el dinamismo. A continuación se presenta un ejemplo. Observa con cuidado la ilustración. En ella, el cargo y el abono se ubican en columnas diferentes, como solía hacerse en los libros contables impresos. Si se tratara de una impresión, la división sería de ayuda porque te permitiría dife renciarlos a primera vista. Sin embargo, en un medio digital —como la hoja de cálculo— resulta contraproducente porque tal disposición de elementos entorpece las funciones interactivas y dinámicas del programa. En la siguiente actividad comprobarás la funcionalidad de la distribución de datos en dos hojas de cálculo.

Actividad 6

Individual

Crea una nueva hoja de cálculo en el libro de trabajo Ejercicios Contabilidad Curso 3, que el programa nombrará automáticamente como Hoja 2. Reordena en ella todos los asientos contables de la Hoja 1 (asientos 36 al 40), con el Cargo y el Abono en columnas diferentes (E y F) como se muestra en la imagen anterior. Las cantidades almacenadas en la columna Balance son también una función: la resta del cargo menos el abono. Por último, aplica la herramienta Filtro en las tablas de ambas hojas de cálculo (Hoja 1 y Hoja 2). Aprendiste a utilizar la herramienta Filtro en Administración contable 1, Bloque IV, pág. 114, por lo que no debes tener problemas para aplicarla. Ahora, utiliza el filtro para realizar las siguientes acciones, comunes en la práctica contable: • Muestra únicamente las transacciones de abono correspondientes a la fecha 16/11/2015. • Muestra únicamente las transacciones de cargo correspondientes a la fecha 29/10/2015. En la Hoja 1 simplemente utilizas los filtros para seleccionar la fecha y el tipo de transacción. El resultado de la primera consulta será semejante al que se muestra en la siguiente ilustración.

La segunda consulta arrojará únicamente la fila 6 de la hoja, correspondiente al asiento 38, que es la información solicitada. Responde: ¿qué sucede en la segunda hoja?

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Bloque I. Tecnología, información e innovación

Conclusión: con el fin de utilizar las caracte rísticas dinámicas e interactivas propias de los medios digitales (hoja de cálculo y base de datos) aplica la siguiente regla de oro: Utilizar las columnas para la información constante y las filas para los datos variables.

Constantes y variables en los asientos contables La información constante es aquella que es co mún a prácticamente todas las operaciones contables. Observa el ejemplo: todas las tran sacciones cuentan con número de asiento, fecha, glosa, nombre de cuenta, tipo de tran sacción, total y balance; datos indispensables para conocer los efectos de la transacción sobre el Activo, Pasivo o Capital contable; más adelante se añadirán otras categorías. Los datos variables son aquellos que cambian de una fila a otra dentro de la misma opera ción identificada por un número de asiento. Observa la Hoja 1 (pág. 25): en las filas 10, 11 y 12, correspondientes al asiento 40, el nom bre de la cuenta, tipo de transacción y total varían de una fila a otra, porque hacen re ferencia a acciones diferentes dentro de la misma operación.

Operación contable Información constante

Asiento

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Datos variables

Debes pensar en el Libro Diario como un medio digital para almacenar operaciones contables, organizado a partir de conjuntos de datos. Observa la ilustración. Las operaciones con tables representan el conjunto universal o Universo que contiene todos los datos. Dentro del Universo se encuentran dos subconjuntos: la información constante y los datos varia bles. El primero contiene, por ejemplo, todos los nombres de las cuentas, los tipos de transacciones y la glosa o descripción de las mercancías que se manejan. En términos generales, las categorías que aprendiste en Administración contable 1, Bloque III. El segundo subconjunto —los datos variables— son los valores que cambian de un registro a otro, aunque pertenezcan a la misma operación. En este subconjunto se encuentra la fecha, el número de asiento y la cantidad de dinero que implica la operación (total). En este sentido, el vínculo entre los dos con juntos (constantes y variables) es cada uno de los asientos que se registra en el Libro Diario, y en la hoja de cálculo se presentan como columnas y filas. Para distinguir fácilmente las constantes de las variables, aplica los siguientes principios: • La información constante representa un conjunto finito y repetitivo, por lo que pue de almacenarse en una lista desplegable (Administración contable 1, Bloque III). • Los datos variables, aunque no es posible clasificarlos como infinitos, sí representan un conjunto extremadamente grande, cu yos valores son irrepetibles o bien, transito rios y azarosos. Por esa razón, no es posible almacenarlos en una lista desplegable.

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La referencia a la lista desplegable tiene el objetivo de ayudarte a utilizar la lógica para hacer la distinción. Por ejemplo, resultaría absurdo hacer una lista desplegable con todas las posibles fechas porque sería gigantesca; lo mismo aplica a los precios de las mercancías, que además pueden variar en cualquier momento. En conclusión: la información constante puede registrarse en un catálogo (como los que has hecho para alimentar listas desplegables), mientras que los datos variables se capturan directamente, uno a la vez, en el programa de cómputo que estés utilizando, hoja de cálculo o base de datos.

Contenido y redundancia Respecto al contenido, salta a la vista la repetición exacta de varios elementos dentro del mismo asiento como el nombre de la cuenta, tipo de transacción, fecha, número de asiento y glosa. En informática, estas repeticiones se conocen como datos redundantes o simplemente re dundancia, y es una característica típica e indispensable para relacionar datos entre sí. Recuerda que las computadoras carecen de pensamiento intuitivo, es decir, no piensan, sólo ejecutan instrucciones lógicas. Por esa razón, no pueden saber que dos filas perte necen a la misma transacción, a menos que se les relacione por medio de un dato, en este caso el número de asiento. Así pues, la redundancia es inevitable y lo que se busca es incrementar la eficiencia en la captura de datos, como lo hiciste en los cursos anteriores con los catálogos que alimentan las listas desplegables. En bloques posteriores aprenderás que las bases de datos incrementan aún más la eficiencia de los libros contables.

• Propuestas para el mejoramiento de los procesos y productos Una propuesta consiste en plantear el proceso y los medios que se utilizarán para llevar a la práctica determinado proyecto, a partir de la información que se ha recopilado y los conocimientos con los que contamos. Toda esa información debe transformarse en una solución aplicable al mundo real, una herramienta que realice determinada tarea mejor que su antecesora.

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El procesamiento de la información contable para la mejora de los procesos de producción En los dos cursos anteriores aprendiste a utilizar las herramientas más comunes de la hoja de cálculo. En los siguientes bloques aprenderás algunas funciones avanzadas que permiten usar la misma hoja de cálculo como una base de datos estructurada, funciones conocidas como tablas dinámicas. Más adelante, conocerás la estructura y el funcionamiento de las bases de datos relacionales, que son la solución definitiva para el trabajo de la administración contable.

El proyecto de producción de innovación en administración contable Para elaborar el proyecto de innovación debes seguir una serie de pasos prees tablecidos, que mostramos a continuación: 1. Identificación de la necesidad. Identifica un problema que pueda ser resuelto con los conocimientos teóricos y las herramientas contables que has estudiado. 2. Delimitación del problema. Ahora, redúcelo a sus elementos contables más básicos: productos, cuentas, proveedores, etcétera. 3. Búsqueda y análisis de la información. Es posible que el problema ya haya sido abordado, por eso es necesario buscar información acerca de esas solu ciones y sus resultados en diferentes medios, incluyendo Internet. No tienes que inventar algo completamente nuevo; busca una solución ya establecida e intenta mejorarla. 4. Alternativas de solución. Anota todas las ideas que se te ocurran a partir de la información recabada. Ahora, la parte más delicada consiste en elegir una de ellas. Para ello, considera las siguientes condiciones: • ¿Cumple con todas las condiciones que aparecen en la delimitación del problema? • ¿Dispones de los materiales y herramientas necesarios? • ¿Cuánto tiempo crees que vas a necesitar para completar el proyecto? Que no sea mayor del que te da el profesor como máximo.

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5. Diseño. Ahora, haz un bosquejo de la solución. Puedes usar un diagrama para representar cómo se realiza la actividad laboral en este momento y otro con lo que sugieres para mejorarla. 6. Representación. La idea empieza a hacerse realidad en la construcción del prototipo. En este caso es una prueba limitada de la solución que propones. Por ejemplo, si incluyes el uso de una hoja de cálculo no debe tener todos los registros reales, basta con que aparezcan unos cuantos para hacer las pruebas. 7. Ejecución. Es la puesta en práctica de tu proyecto en condiciones reales. 8. Evaluación. Una vez terminada la ejecución y después de cierto periodo razonable, haz una entrevista para saber si tu proyecto cumplió con las funciones para las que fue creado y qué tan eficaz fue su funcionamiento. Siempre es posible mejorarlo. El proyecto final de este curso consistirá en comprender el funcionamiento y manejar una base de datos relacional. De esta manera, apreciarás en la práctica las grandes ventajas que ofrece a la administración contable. Además, aprenderás a combinar el funcionamiento de la base de datos con la hoja de cálculo, lo cual incrementa considerablemente la eficacia y eficiencia del trabajo contable.

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Integración de conceptos

Bloque I. Tecnología, información e innovación

Innovaciones tecnológicas en la administración contable

Precisión: las operaciones aritméticas aplicadas en la hoja de cálculo y base de datos son siempre confiables y exactas. Rapidez: la organización y presentación de información en me dios digitales corre a cargo del microprocesador de la compu tadora, que es capaz de realizar millones de operaciones por segundo. Claridad: las herramientas digitales permiten presentar los mismos datos de muy diversas formas, incluyendo tablas coloreadas y gráficas dinámicas, lo que incrementa consi derablemente la comprensión de la información transmitida.

Libros contables

Son el embalaje o recipiente donde se almacenan los datos generados por las operaciones comerciales. Representan la me moria financiera de la empresa y son los que permiten, en última instancia, conocer la situación actual de la misma, com pararla con estados anteriores y prever posibles escenarios. Los libros básicos son tres: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor.

Principios de la Partida Doble de Luca Pacioli (1494)

• No hay deudor sin acreedor; o bien: a todo deudor corres ponde por lo menos un acreedor. • La suma que se adeuda a una o varias cuentas ha de ser igual a lo que se abona. • Todo el que recibe debe a la persona que da o entrega (acreedor). • Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor. • Toda pérdida es deudora y toda ganancia, acreedora.

Libro Diario

Se utiliza para llevar el registro cronológico de las operaciones que realiza la empresa rutinariamente.

Elementos básicos del Libro Diario

Fecha, número de asiento, glosa, nombre de las cuentas que intervienen en la operación, cargo y abono.

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Asiento contable

Tabla conceptual deudor-acreedor

Es la representación de una operación monetaria realizada por la empresa.

Deudor

Acreedor

Recibe

Entrega

Cuentas

Cargo (Debe)

Abono (Haber)

Bienes

Ingresa

Egresa

Resultados

Pérdidas

Utilidades (Ganancias)

Ente

Asientos simples

Son aquellos en los que existen sólo dos cuentas: una de cargo y otra de abono.

Determinación de las cuentas deudora (cargo) y acreedora (abono) en el asiento contable

1. ¿Qué ingresa? 2. ¿Qué egresa? 3. ¿Quién recibe el pago? ¿Quién es el deudor o cuenta deudora? 4. ¿Quién emite el pago? ¿Quién es el acreedor o cuenta acreedora?

Asientos compuestos

Son aquellos en los que intervienen más de dos cuentas en la misma transacción comercial, ya sean de cargo o de abono.

Regla de oro para la distribución de datos en la hoja de cálculo

Utilizar las columnas para la información constante y las filas para los datos variables.

Información constante

Es aquella que es común a prácticamente todas las opera ciones contables.

Datos variables

Son aquellos que cambian de una fila a otra dentro de la misma operación comercial.

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