(ebook) Descomplicando o SPED - Aspectos Operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

® Editora Fortes, 2017 Textos: Fellipe Guerra Capa e Diagramação: CQueiroz Revisão: Ana Luzia e Marcos Lima Impressão: Tecnograf TODOS OS DIREITOS RESERVADOS É proibida a reprodução total ou parcial, de qualquer forma ou por qualquer meio, salvo com autorização por escrito do autor. A violação dos direitos do autor (Lei nº 9.610/98) é crime estabelecido pelo artigo 184 do Código Penal

Catalogação na Fonte: Bibliotecária Jacquelline Campelo Jucá CRB 3/677 D485 Descomplicando o SPED: aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital / Fellipe Guerra (organizador). – Fortaleza: Fortes, 2017.

284 páginas.

ISBN 978-85-5541-006-2 1. Contabilidade. 2. SPED. 3. Documentos fiscais. 4. Tecnologia da informação.

5. Escrituração contábil I. Fellipe Guerra (Professor). III. Título.

CDD 657

Editora Fortes Ltda

Rua Antônio Fortes, nº 340, Luciano Cavalcante, Fortaleza-Ce - CEP 60.813-460.

Contato: (85) 4005-1111 E-mail: editorafortes@grupofortes.com.br Home Page: www.editorafortes.com.br

Agradecimento A realização deste projeto foi possível graças, primeiramente, a Deus, que está presente em toda a minha jornada, além de decidir o rumo dela, e consequentemente me tornando um ser humano capaz de acreditar veementemente na vida. A produção dessa obra, além de todas as minhas conquistas, não seriam sem sua divina permissão e benção.

Na sequência de agradecimentos destaco aqui o amor, parceria e força incentivadora de minha companheira de vida, Vitória Guerra e as minhas amadas filhas, Alice e Letícia Guerra.

Agradeço também aos meus familiares, especialmente aos meus pais, João Guerra e Luzia Matos, que são minhas maiores referências de vida e educação. Meus pilares de existência.

Registro também agradecimentos ao meu sócio, Marcos Lima, que tecnicamente ajudou muito como revisor dessa obra, além de ter sido um grande motivador dela. Foi fundamental contar com crivo dele, que é um dos grandes especialistas da área contábil de nosso Estado.

Por fim, agradeço ao apoio prestado pela empresa cearense, Fortes Tecnologia.

Professor Fellipe Guerra

Prefácio É com muita honra e gratidão que prefacio o primeiro livro do professor Fellipe Guerra, um especialista do universo tributário brasileiro e em especial dos impactos das novas tecnologias fiscais no dia a dia contábil.

No ano de 2013 fui convidado a coordenar cientificamente um fórum de SPED na linda cidade de Fortaleza, Ceará. Durante o evento tive a honra de conhece-lo pessoalmente e ver o quanto o mesmo era alguém especial.

Firme e com uma grande capacidade técnica e de comunicação, ficou ali o início de um relacionamento fraterno que perdura até hoje. Confesso que sou suspeito a elogiar o seu trabalho mas suas realizações corroboram com a minha opinião.

Sem relatar sob pena da prolixidade, seus inúmeros eventos que abrilhantou em todo o Brasil, gostaria de ressaltar sua participação como professor em uns dos melhores MBA na área da Contabilidade e do Direito Tributário brasileiro no qual tive a honra de coordenar seu trabalho.

Professor Fellipe Guerra tornou-se uma referência nacional, um dos maiores especialistas brasileiros em minha opinião do universo SPED, compartilhando conhecimento com muita maestria usando uma linguagem leve, bem-humorada e prática. Seus alunos amam suas aulas e sua linda missão de compartilhar conhecimento.

A despeito da sua jovialidade, possui um currículo invejável: Professor Fellipe Guerra é contador e consultor empresarial, Pós graduado pelo Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário – IBPT. Mestre em Administração e Controladoria pela Universidade Federal do Ceará - UFC. Doutorando em Ciên-

cias da Informação com ênfase em Sistemas de Informações Tributárias pela Universidade Fernando Pessoa em Portugal, além de possuir uma virtuosa carreira classista no sistema CFC – CRC. Seu primeiro livro é uma oportunidade de beberem desse conhecimento acumulado e observarem seus insights sobre este universo. Vivam na pratica as palavras da poetisa goiana Cora Coralina: “Feliz aquele que transfere o que sabe e aprende o que ensina” Deus abençoe a todos nós.

Professor Edgar Madruga

APOIADORes Confira as organizações que foram essenciais para que a publicação do livro Descomplicando o SPED se tornasse realidade.

A todos estes, que acreditaram nesse projeto, deixo aqui meu agradecimento especial pela confiança e oportunidade.

Fortes Tecnologia Participar da construção deste projeto, junto com um grande parceiro nosso, é saber que estamos contribuindo com a difusão do conhecimento para os contadores de todo Brasil. O professor Fellipe Guerra traz neste livro os aspectos operacionais das obrigações contábeis de forma atual, didática, descomplicada e com uma condução dinâmica para tratar de um assunto tão importante nas rotinas contábeis e fiscais das empresas brasileiras. Assim, ficamos honrados em participar e contribuir com a disseminação do conhecimento, sobretudo junto a classe contábil do nosso país.

José Carlos Fortes, presidente da FORTES TECNOLOGIA EM SISTEMAS A Fortes Tecnologia em Sistemas atua há mais de 25 anos em âmbito nacional na área de tecnologia da informação, desenvolvendo soluções para empresas contábeis e de gestão empresarial.

Busca Legal Tecnologia Transformar informações em conhecimento é a principal caraterística desta obra do professor Fellipe Guerra. É o que também nos move na Busca Legal e por isso ficamos muito honrados em apoiar e recomendar o livro DESCOMPLICANDO O SPED, que preenche uma grande lacuna literária, ao simplificar os desafios do SPED, que tantas dúvidas ainda traz aos profissionais da área contábil e tributária.

Paschoal Naddeo de Souza Filho, Co-Founder da BUSCA LEGAL TECNOLOGIA A Busca.Legal contempla um conjunto de soluções baseadas em inteligência cognitiva. Unindo conhecimento tributário e tecnologia, nosso objetivo é permitir o acesso de forma simples e eficiente a bases legais e conteúdos, transformando informações em conhecimento para a tomada de decisões!

Systax Sistemas Fiscais Ficamos muito orgulhosos com a possibilidade de apoiar a iniciativa dessa obra, já que o tema acaba por envolver também a nossa atividade: descomplicar os desafios tributários de nossos clientes.

Tornar o cumprimento das obrigações tributárias mais simples, assunto abordado na obra DESCOMPLICANDO O SPED, é também o desafio diário que enfrentamos em cada solução que lançamos, em cada projeto e até em cada ato normativo que interpretamos a partir das publicações diárias dos governos. Assim, ficamos honrados em colaborar com essa empreitada conduzida pelo professor Fellipe Guerra.

Jerson A. Prochnow, CEO na SYSTAX SISTEMAS FISCAIS A Systax é a única empresa a ter conseguido sistematizar a tributação de mercadorias em todos os segmentos e todas as 27 UFs. Com um trabalho que começou em 2008, a legislação tributária que incide na indústria e no comércio foi “traduzida” em regras lógicas, em uma base que hoje atinge mais de 3,4 milhões de regras.

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO ..............................................................................................................14 1 EVOLUÇÃO DO SISTEMA CONTÁBIL ........................................................................20 2 SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL ......................................................42 3 DOCUMENTOS FISCAIS ELETRÔNICOS ....................................................................60 4 ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL (EFD) ICMS/IPI ...................................................84 5 ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL (EFD) CONTRIBUIÇÕES ......................................114

% 3 78 5 4 %

6 SPED CONTÁBIL (ECD) ........................................................................................154 7 SPED ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL FISCAL (ECF).....................................................122 8 ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL DAS RETENÇÕES E INFORMAÇÕES DA CONTRIBUIÇÃO PREVIDENCIÁRIA SUBSTITUÍDA (EFD REINF) ..............................222 9 E-FINANCEIRA.....................................................................................................236 10 SISTEMA DE ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL DAS OBRIGAÇÕES FISCAIS PREVIDENCIÁRIAS E TRABALHISTAS (ESOCIAL) ..................................................250 11 CRUZAMENTO DE INFORMAÇÕES FISCAIS ...........................................................278

1

6 4 % 2 9 % 1

Introdução Entre sistemas informatizados e a gestão de conhecimento

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Atualmente, flexibilidade e celeridade são características fundamentais e almejadas cada vez mais pelas organizações públicas e privadas. Com base nessa premissa, é notório observar que, diversas instituições buscam acompanhar as mudanças tecnológicas no sentido de expandir o sistema de gestão. O objetivo é alcançar melhores resultados. Nas companhias, o impacto dessas mudanças tem sido materializado por meio de processos de racionalização organizacional e técnicas que incorporam ao ambiente empresarial novas tecnologias e novos modelos de gerenciamento, assegurando significáveis níveis de desempenho.

Nessa perspectiva, o mundo vive conectado mediante a internet, rede de comunicação com informações disponíveis e acessíveis em qualquer momento à população mundial. O conjunto de redes mundiais, ou simplesmente a web (rede), passa a fazer parte da rotina de pessoas e segmentos. Todas as in15

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

formações são geradas e armazenadas em um banco de dados, podendo ser analisadas, inclusive adaptadas no futuro. Dessa forma, gestores institucionais se sentem motivados em investir na área de Tecnologia da Informação (TI), que facilitará o controle de informações imprescindíveis na administração e execução de negócios.

Estrategicamente, a adequação e o desenvolvimento da escrituração contábil dependem de fatores imprescindíveis tais como: treinamento de pessoal; adaptação de sistemas informatizados, além da correta gestão de conhecimento. Na concepção de Ferreira e Ralha (2014), no mundo globalizado, a informação e a tecnologia, que representam os mais valiosos recursos organizacionais, asseguram um ambiente de negócios altamente competitivo e com excelente habilidade gerencial. Dentre os stakeholders da Contabilidade, o governo assume amplo destaque pela capacidade de exigir das organizações, por meio de normativos aplicados pelos órgãos regulamentadores, informações específicas cujo objetivo consiste em atender a seus interesses.

Em face disso, se destaca no Brasil a ferramenta intitulada Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), componente do Programa de Aceleração de Crescimento (PAC) constituído pelo Decreto 6.022, de 22 de janeiro de 2007. Trata-se de um dos maiores avanços tecnológicos de sistemas já praticados, de forma a integrar os dados de contribuintes acoplados aos fiscos municipal, estadual e federal, provocando o compartilhamento das informações de cunho contábil e fiscal (DUARTE, 2011). O Sped representa a principal ferramenta do governo no combate à sonegação, com a finalidade de tornar a identificação de ilícitos tributários mais céleres, mediante acesso completo e detalhado às operações fiscais e comerciais praticadas pelos contribuintes.

16

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Pode-se afirmar que, nos dias atuais, o Sped é um recurso considerado revolucionário e inovador para o segmento contábil.

Antigamente muitos procedimentos contábeis e fiscais de envio de informações ao fisco eram realizados manualmente, por meio do uso de máquinas de escrever ou à mão. No entanto, a prática passou a ser substituída pelo envio e armazenamento de informações em meio eletrônico. A nova modalidade foi inserida no cotidiano das organizações gradualmente, com a introdução das principais obrigações acessórias em meio digital pela União, estados e municípios.

O sucesso da relação fisco-contribuinte está diretamente associado ao correto cumprimento do fornecimento de informações por parte da contabilidade. Um dos principais requisitos para a eficaz adaptação e implantação do projeto Sped nas organizações é que o profissional do segmento tenha o domínio dos aspectos conceituais e operacionais relacionados com esse plano. Para o atingimento dessa adequação e do desenvolvimento tecnológico da escrituração contábil são necessários diversos processos para o treinamento de pessoal, a adaptação de sistemas informatizados e a gestão de conhecimento.

A maior parte das empresas que entregou os livros fiscais e contábeis em formato digital cumpriu o prazo determinado pelo governo, mas sem terem certeza da consistência dos dados apresentados, segundo uma pesquisa da consultoria de Informações Objetivas e Publicações Jurídicas (IOB), em 2009, abrangendo 348 companhias de diversos ramos de atividades (AZEVEDO; MARIANO, 2009). Outro levantamento realizado pela IOB (2009) com mais de 200 companhias de diferentes portes e segmentos mostrou que apenas a metade dessas possui alta ou plena confiança na qualidade das informações contidas nas notas ficais eletrônicas emitidas sob sua responsabilidade. Além disso, a pesquisa detectou que a maioria das

17

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

empresas comete algum tipo de erro fiscal que, muitas vezes, resultam da complexidade do sistema tributário brasileiro.

Com precisão, a tecnologia tem auxiliado empresas e organizações a tornarem seus serviços e processos cada vez mais ágeis e dinâmicos. Analogamente as empresas que inserem a tecnologia da informação em seus processos administrativos e produtivos, o governo tende a se adequar às inovações tecnológicas a fim de conseguir modernizar documentos, procedimentos e fiscalizações.

Neste sentido, a implantação do Sped se estabelece de forma conceitual, desmistificando e readaptando modelos de gestão.

O recurso exige das organizações prestadoras de serviços contábeis diversas adaptações em suas rotinas, incluindo ajustes em seus processos internos, com uso de novas tecnologias, capacitação dos envolvidos, além de estratégias de conscientização da alta gestão das companhias.

No âmbito desse conceito, esta obra visa desmistificar aos leitores questões acerca do Sped, apresentando o sistema de maneira macro, como uma importante ferramenta da modernização das áreas contábeis e tributárias. O livro contribuirá para o conhecimento dos diversos subprojetos do Sped e dos principais pontos de atenção para os profissionais e as organizações.

18

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

19

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Capítulo 1 Evolução do sistema contábil

20

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Em um passado recente, a contabilidade era uma profissão que realizava suas atividades através do uso constante e demasiado de papel. Era comum a utilização de documentações em papel diante de uma função que sempre foi considerada burocrática. Trata-se de um período em que organizações acumulavam diversos e robustos livros, além de pastas e extensos empilhamentos de papeis, que por vezes, corriam o risco de se perderem em decorrência de inúmeros fatores.

Nesse contexto, o segmento contábil ficou marcado por um sistema obsoleto para os tempos atuais, tendo que se reinventar para buscar atender sua demanda.

Com o advento das novas tecnologias, as empresas de contabilidade, bem como os profissionais da área voltam-se, cada vez mais, a usufruir de softwares e de sistemas que possam aprimorar e melhorar performances. Nessa premissa, é importan21

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

te destacar que a contabilidade evoluiu significantemente ao ponto de se tornar 100% digital.

Hoje, a cadeia produtiva possui diversas informações geradoras de dados para a contabilidade que são por meio digital tais como: a folha de pagamento, a escrituração fiscal, os documentos fiscais eletrônicos, dentre outros. Essas ferramentas são compreendidas por aperfeiçoar procedimentos no âmbito contábil, destacando veementemente a eficácia do cumprimento das obrigações exigidas.

Contudo, torna-se fundamental investir em capacitações voltadas para o avanço das novas tecnologias em função da contabilidade. Aprofundar conhecimentos das ferramentas digitais é garantir o sucesso na rotina dos procedimentos, bem como das organizações. Nessa perspectiva é viável fazer uma compreensão fundamentada em torno da dialética da tecnologia em prol da contabilidade.

A era da tecnologia da informação Em um mundo direcionado para o virtual, bem como a modernização de processos e máquinas, as organizações se voltam para programar e gerenciar sistemas informatizados através das novas tecnologias. Com essa vertente, o setor contábil passou a ganhar força para administrar a rotina operacional das organizações. O uso crescente das tecnologias da informação na contabilidade, no início das últimas décadas do século XX, provocaram fortes mudanças no modo de produção e organização (gerir, produzir, e comunicar), configurando a chamada “Era da Informação” ou “Sociedade do Conhecimento”. (MACHADO; ALMEIDA, 2014).

Na Era do Conhecimento, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) veio para desenvolver uma nova visão da escri-

22

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

turação contábil e a relação entre o fisco e o contribuinte: “[...] é um conjunto de ações das autoridades fiscais brasileiras no sentido de obter informações sobre todas as operações das empresas em formato eletrônico, ou seja, a vigilância em tempo real por parte do fisco”. (DUARTE, 2011). A informação é tratada como fonte de riqueza a partir de sua criação, manipulação e distribuição, sendo um bem ativo nas organizações e fator decisivo no contexto econômico e empresarial.

Em uma linguagem mais simplificada, o Sped trata-se de um grande sistema do governo Federal, que foi desenvolvido com o objetivo de receber as informações das empresas. Porém sabe-se que empresas possuem diversos tipos de informações, porque existem vários segmentos, atividades, projetos e consequentemente, muitos softwares e sistemas que gerenciam tudo ao mesmo tempo.

Mas voltando a falar do passado, até para entender melhor sobre as transformações implícitas no processo do Sped, é fundamental entender que o início da década de 80 foi determinante com o avanço dos microcomputadores, proporcionando uma mudança de paradigma na computação empresarial. Os dados, antes centralizados nos mainframes, passaram a ser colocados nas mesas dos usuários e gerentes. É viável dizer que a década foi considerada um marco revolucionário e decisivo para o momento. Muitos sistemas de informação desenvolvidos em empresas foram reconhecidos como estratégicos devido ao grande impacto na competitividade e desempenho das empresas. É compreensivo e justo questionar essa dialética implicando questionar que “os fins justificam os meios”? Esse paradigma é devidamente solucionado quando se compreende que algumas teorias relacionadas à Era da Informação podem ser esclarecedoras nesse sentido. Ainda nesse contexto, vale ressaltar que, a Tecnologia da Informação não abrange somente os

23

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

equipamentos de hardware, programas de software e comunicação de dados, uma vez que interfere fundamentalmente em todos os departamentos e processos de uma organização.

Novamente trazendo a análise de compreensão dessa premissa para o contexto atual e do Sped, é de fundamental importância destacar que a tecnologia abrange documentos fiscais eletrônicos tais como a Nota Fiscal Eletrônica, Cupom Fiscal Eletrônico, Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, Conhecimento de Transporte Eletrônico, Manifesto Fiscal Eletrônico, dentre outros que serão estudados nessa obra.

Mas o que seria do Sped sem os meandros inovadores do segmento tecnológico? Segundo definição teórica de Foina (2001), a Tecnologia da Informação é como o conjunto de tecnologias, metodologias e procedimentos que atuam em coleta, tratamento e disseminação das informações na organização. Nesse entendimento torna-se relevante observação feita por Cruz (2008), que acrescenta: a TI abrange todo e qualquer dispositivo com capacidade para armazenar dados e informações aplicadas ao produto e aos processos como um todo. Essas definições ratificam a plena associação que o Sped tem em relação à TI.

24

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Segundo os autores Szafir-Goldstein e Souza (2014, p. 2), no início dos anos 90, ocorreram mudanças consideráveis concernentes à tecnologia da informação nas organizações, uma vez que se tornou um elemento imprescindível tanto para as atividades da empresa como para os serviços e produtos do negócio. Vale salientar que tal premissa se aplica diante da atual realidade da área contábil, bem como de toda a cadeia produtiva.

Após essa grande manifestação tecnológica enfatizada pelos autores, ocorrida nos anos 90, é possível dizer que a informática significa mais do que um conjunto de micros, é uma realidade concreta na vida das pessoas. Contudo, foi no século XX que as tecnologias proposicionais ganharam corpo, isto é, saíram de projetos, protótipos ou simples algoritmos e evoluíram para a utilização da máquina.

Com base nessa percepção é que se materializa o avanço tecnológico, fundamentalmente marcado pela evolução dos microprocessadores e pela digitalização da informação, processos ocorridos na segunda metade do século passado. Cordeiro e Ribeiro (2014, p.4) destacam que: A mudança ocorrida na sociedade do início do século XX até o momento atual, graças principalmente aos avanços tecnológicos e científicos, ampliaram as áreas do conhecimento, tornando o homem moderno mais informado e exigente. Este processo teve como principal consequência o deslocamento do poder que antes era concentrado, tanto na sociedade como nas organizações, e hoje é instável e dinâmico, movendo-se por todas as camadas, adquirindo novas formas de acordo com a situação.

Como um relevante exemplo, no âmbito da esfera contábil, é possível destacar sobre o uso demasiado de impressoras matriciais. Hoje, esse tipo de equipamento anacrônico, que não oferecia rapidez, precisão e segurança para as organizações, foi substituído pelo uso de novas tecnologias proporcionadas pelo avanço tecnológico. Em relação a essa observação, Cardo-

25

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

so (2004) admite em sua obra que a sociedade dos dias atuais encontra-se significativamente apoiada nos modernos recursos tecnológicos. De todas as tecnologias, o computador é um dos mais presentes, uma vez que representa a base principal das novas tecnologias.

De acordo com Drucker (2004, p. 34), “a estrutura organizacional tornou-se insuficiente para dotar as organizações de agilidade, mobilidade, inovação e mudanças necessárias para suportar as novas ameaças e oportunidades dentro de um ambiente de intensa turbulência”. Portanto, as mudanças tecnológicas estão cada vez mais rápidas e voltadas para o destino das organizações. Trata-se de uma realidade assertiva e promissora para as instituições, bem como de uma sociedade. É como enfatiza Ferretti et al. (2010), o homem está vivendo a Segunda Revolução Industrial, Revolução da Informática ou Revolução da Automação, ou seja, a era das máquinas inteligentes.

Compreende-se então que, é notório que a introdução de uma nova tecnologia veio causar grandes transformações no contexto social e que esse novo contexto veio desencadear o aparecimento de outras tecnologias semelhantes. No campo de trabalho das empresas prestadoras de serviços contábeis, o uso de uma nova tecnologia por parte dos órgãos fiscalizadores trouxe como consequências a necessidade imediata de adaptação e utilização de novos e modernos recursos. Contudo, gestores e demais técnicos que atuam nesse segmento bem sabem da significância de substituir procedimentos manuais por digitais. Nesse ponto de vista, a nota fiscal eletrônica, que é um subprojeto do Sped, e que veio antes mesmo da instituição do sistema, é um exemplo de modernização tecnológica a ser considerado pelas organizações.

Segundo Ferretti et al. (2010, p. 173), com as novas tecnologias, aumenta-se a relação entre meios de produção e número de trabalhadores empregados na produção, alterando-se a com-

26

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

posição técnica do capital e a relação entre capital constante e capital variável. Desta forma, apresenta-se um conjunto de procedimentos que definem uma maior eficácia na obtenção, transmissão e processamento das informações. Sobre a questão, Rummert (2000, p. 166) menciona: as novas tecnologias não são educadoras. Elas exigem um aprendizado anterior: o aprender fazendo na fábrica vai sendo substituído radicalmente. As novas tecnologias transferem, ainda, a qualificação do trabalhador para o posto de trabalho; muitas ocupações são substituídas por máquinas. Por serem as tecnologias muito vulneráveis e rapidamente superadas, o empresariado volta-se para o trabalhador.

Atualmente, a tecnologia influi em todo o processamento da atividade de uma empresa tornando-a apta quanto a sua eficiência e eficácia. Essas organizações também entendem e gerenciam os riscos associados, tais como as crescentes demandas regulatórias e a dependência crítica de muitos processos de negócios relacionados ao segmento. Na realidade, a TI representa uma solução organizacional e administrativa para os desafios e problemas advindos de um ambiente de gerenciamento de negócios.

Segundo Raeder (2014), a evolução da TI contribui para o desenvolvimento de organizações inteligentes que se caracterizam pela disponibilidade de sistemas informacionais de apoio aos processos operacionais, estratégicos e gerenciais refletindo diretamente nos resultados da empresa. Já a argumentação de Turban (2004) em relação a essa questão complementa que, um sistema de informação estratégica ajuda a organização a obter maior vantagem competitiva e capacidade de melhorar significativamente o desempenho e a produtividade.

Nesse contexto, a área da TI mostra-se fundamental para a sobrevivência das empresas modernas, uma vez que organiza-

27

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

ções bem posicionadas visam ao devido alinhamento de seus negócios mediante os benefícios da tecnologia. Em uma linguagem popular, é como se fosse o coração de um corpo humano. Sem ele, não há vida. Em um raciocínio lógico sobre essa perspectiva, Silva (2009) acrescenta que a TI não é vista apenas como um mecanismo de suporte, mas como um setor atuante da alta gerência provendo decisões e conquistando cada vez mais um espaço de integração ativa. Já Porter e Millar (2014, p.

152) destacam que: a TI não somente afeta a maneira como cada atividade individual é realizada, pois, através de novos fluxos de informação, está aumentando a habilidade das empresas para explorar o elo entre as atividades internas e externas à empresa. A tecnologia está criando novas ligações entre essas atividades e agora as empresas podem coordenar suas atividades em conjunto com seus clientes e fornecedores.

Com a utilização comercial da internet, a cadeia de fornecimento como um todo tem ocupado um lugar de destaque no planejamento da TI das organizações. Na opinião de Szafir-Goldstein e Souza (2014), “a redução de custos, a melhoria no

28

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

controle dos processos e a utilização de sistemas estratégicos estão diretamente ligadas à busca pela melhoria da competitividade da empresa”. Hoje, quando a interligação de clientes e fornecedores em cadeias de suprimento é preponderante, a utilização de TI de informação pode ser considerada como um fator de sobrevivência. É dentro desse contexto que o Sped entra como uma ferramenta fundamental para a contabilidade. O projeto atua com subprojetos interligados à eficiência tecnológica, garantindo celeridade e segurança diante das obrigações previstas pela legislação vigente. Em sua apresentação disponível no sítio eletrônico sped.rfb.gov.br, a definição do Sped se resume à modernização sistémica atual do cumprimento de obrigações acessórias geradas por contribuintes aos órgãos responsáveis.

Ou seja, isso implica em um substancial melhoramento das atividades contábeis e segmentos afins ou organizações que lidam com a tecnologia ou que necessitam lidar. Até porque se sabe que a conformidade tributária é um termo atual de tamanha relevância para a contabilidade e que está diretamente inserida nesse contexto da modernização através da ferramenta Sped.

A TI melhora o desempenho dos negócios utilizando o modelo das quatro fontes: otimização, reformulação, informações internas e informações externas, segundo percepção de Hunter (2011). As oportunidades de aperfeiçoamento giram em torno do uso de TI para dinamizar os processos por meio da automação ou consolidação. Essa reformulação inclui a redução de custos e a possibilidade de autosserviço. Ou seja, as oportunidades de informações internas surgem quando a TI fornece informações que os funcionários da empresa podem usar para melhorar seu próprio desempenho. Já as informações externas são uma fonte poderosa de valor que poucas empresas encontraram maneiras de aproveitar.

29

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

A relação custo-benefício em instituições é fator determinante na tomada de decisão. No âmbito do setor contábil, essa perspectiva também é legítima. Segundo Albertin e Moura (2007), o uso de TI oferece benefícios para o negócio que incluem custo, produtividade, qualidade, flexibilidade e inovação, sendo que cada uso tem uma composição própria desses benefícios.

O desafio das organizações é determinar, mais precisamente possível qual dos proveitos é realmente ofertado e desejado, uma vez que essa identificação será a base para a confirmação dessas vantagens.

No contexto das empresas prestadoras de serviços contábeis, são muitos os softwares que permitem o compartilhamento de informações, aplicativos e periféricos entre vários equipamentos. E nessa premissa, é fundamental considerar o Sped como grande alicerce tecnológico (software de tributos) para o desenvolvimento e eficiência das atividades que envolvem a contabilidade, especialmente pelo sistema aprimorar através de seu formato digital, mecanismos ligados às obrigações acessórias exigidas pela legislação tributária.

História e evolução do sistema contábil Diante da perspectiva que contempla empresas de serviços contábeis, faz-se necessário ressaltar que a contabilidade desempenha o papel de controlar os fatos, mediante registros contábeis, ocorridos em patrimônios das instituições. É sabido que a função tem como finalidade executar e administrar as informações patrimoniais. Mas antes de entrar num contexto mais aprofundado sobre o Sped em relação à evolução do sistema contábil, é fundamental enfatizar que empresas precisam gerenciar seus riscos no que diz respeito às atividades econômicas e sem se descuidar de riscos fiscais. É preciso considerar que o risco fiscal pode fechar a porta de uma empresa.

30

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

A contabilidade é uma ciência social que abrange os conhecimentos necessários para o estudo, controle e avaliação do patrimônio de pessoas físicas e jurídicas, nos aspectos quantitativos e qualitativos, segundo Coelho e Lins (2010). Diante disso vale destacar que para fazer gestão tributária ou estar conformidade tributária é necessária a aplicação de três princípios básicos: conformidade tributária, planejamento tributário e auditorias preventivas. É possível pensar em uma relação de intimidade com a contabilidade, sendo ela personagem principal ou secundário em nossas vidas? Franco (1996, p. 22) desmitifica isso afirmando que “a contabilidade desempenha, em qualquer organismo econômico, o mesmo papel que a história na vida da humanidade”, pois, sem a contabilidade, não se conheceria o passado nem o presente econômico das empresas, além de não ser possível a elaboração de projetos e planos para o futuro.

Alguns historiadores relatam que os primeiros sinais da existência de contas surgiram há aproximadamente 4.000 A. C..

Entretanto, antes disso, o homem primitivo, ao inventariar o número de instrumentos de caça e a pesca disponível, ao contar seus rebanhos, já estava praticando uma forma rudimentar de contabilidade.

Alguns pesquisadores afirmam que o início das práticas relacionadas com o controle das contas data mais de mil anos antes de Cristo. Para outros, tais preocupações são tão velhas quanto à humanidade. Para mensurar, avaliar, e controlar seus bens pessoais desde os tempos remotos, os reis, faraós, comerciantes, agricultores, etc., utilizavam técnicas de registros, o que pode ser entendido como o início da Contabilidade como hoje é conhecida.

(OLIVEIRA; NAGATSUKA, 2000 p. 19).

Em face disso, de acordo com os autores Oliveira, Silva e Feital

31

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

(2014, p. 2), a contabilidade se originou com a necessidade de registros do comércio. Indícios apontam que as primeiras cidades comerciais eram dos fenícios. A prática do comércio não era exclusiva deles, já sendo praticadas nas principais cidades da antiguidade. A dialética sobre o assunto também pode ser compreendida no trecho a seguir: Na República Romana (200 A.C.), nos registros governamentais, já eram utilizadas as receitas de caixa, que eram classificadas como rendas e lucros, e as despesas compreendidas nos itens salários, perdas e diversões. No mundo antigo, a Contabilidade surge com as primeiras civilizações e vai até 1202 da Era Cristã. A Contabilidade empírica, praticada pelo homem antigo, já tinha como objeto o patrimônio, representado pelos rebanhos e outros bens nos seus aspectos quantitativos. A Contabilidade do mundo medieval, período que vai de 1202 da Era Cristã até 1494, foi um período importante tanto na história do mundo, quanto na história da Contabilidade. Foi quando a indústria artesanal proliferou com o surgimento de novas técnicas no sistema de mineração e metalurgia. A Contabilidade do mundo moderno, período que vai de 1494 até 1840, é considerada a fase da pré-ciência. Para se estabelecer um controle das inúmeras riquezas, que o novo mundo representava, a Contabilidade tornou-se uma necessidade.

(COTRIN et al., 2014, p.47).

República Romana

32

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Ainda sobre a história da contabilidade, Sá (1997) descreve que a ela nasceu junto com a civilização e que seus progressos quase sempre coincidiram com as características da própria evolução humana. A contabilidade jamais deixará de existir em decorrência das civilizações, uma vez que existe grande ligação entre a ela e a história dos seres humanos. Os primeiros registros surgiram com a necessidade de um simples controle de identificação e quantidade dos objetos.

A data de origem da Contabilidade não se pode definir, uma vez que existem informações muito antigas de séculos A.C que já comprovam o uso de métodos para contagem e controle de situações do cotidiano, como, por exemplo, os desenhos realizados nas paredes das cavernas pelos primeiros homens, para monitorar a quantidade de alimento e de animais que eles possuíam. Essa contagem era realizada com os materiais que eles dispunham na época e de acordo com o seu grau de conhecimento, ou seja, de maneira muito remota. A Contabilidade foi se aperfeiçoando e se desenvolvendo com o passar dos anos, pois os métodos eram muito arcaicos, então se viu a necessidade de se aprimorar para resultados mais rápidos e com um maior número de informações, para explicitar ao máximo todos os dados solicitados (RODRIGUES et al., 2011 , p.16).

Portanto, a contabilidade não surgiu de acordo com leis ou parâmetros estipulados por alguém ou alguma constituição.

Desde muito antes das grandes civilizações e de qualquer outro tipo de organização das massas, já existiam métodos contábeis. Compreende-se, consequentemente, que ela surgiu pela própria necessidade humana no sentido de buscar um controle das situações. Segundo Sá (1999, p. 17), antes que o homem soubesse escrever e antes que soubesse calcular, criou ele a mais primitiva forma de inscrição que foi a artística, da qual se vale para também evidenciar seus feitos e o que havia conquistado para seu uso.

33

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

No entanto, com a evolução tecnológica e as necessidades sociais, houve um grande aumento dos usuários da contabilidade, criando assim a necessidade de demonstrar as realizações para a sociedade, ao contrário do que era feito antigamente, em que somente o proprietário tinha acesso a essas informações. De acordo com Johem (2008), com o passar dos tempos e a humanidade com a necessidade de se preservar, foram aperfeiçoando-se as técnicas de registros e controles. Com o surgimento das partidas dobradas, Sá (1997, p. 35) ressalta que: as partidas dobradas, no seu registro mais antigo, foram em 1292, embora reconheça que existem provas esparsas, oriundas da cidade de Siena na Toscana, Itália. No entanto, o mais completo documento, em partida dobrada, é um Diário, iniciado em 1403, descoberto por Melis, que se encontra nos arquivos Datini, da cidade de Prato, na Toscana, Itália. Este foi o sustentáculo para que esse ilustre historiador da Contabilidade apresentasse sua tese que derrubaria a anterior sobre o nascimento da partida dobrada; ou seja, com seus esforços provou que a Toscana é a terra onde com maior probabilidade nasceu a partida dobrada.

Com esse raciocínio, é possível afirmar que o Sped veio para aperfeiçoar técnicas operacionais de registros, mantendo o controle de todas as operações (ou tipos de informações) através de seu monitoramento em relação ao recebimento de informações das empresas. Já os subprojetos (projetos menores), braços do projeto Sped, aprimoram as atividades com a utilização de tipos, que são conjuntos de informações.

Para Schmidt (1996, p. 37), posteriormente ao aparecimento das partidas dobradas foram surgindo os primeiros métodos para a sua transcrição em papel, em sistemas ou em impressão de livros: 1º - desenvolvimento econômico na área abrangida entre as cida-

34

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

des de Veneza, Gênova e Florença, criando um ambiente de negócios e um nível comercial bem mais sofisticado que o conhecido até então, dando origem a uma demanda de sistemas contábeis sofisticados; 2º - a aprendizagem da tecnologia de impressão de livros na Alemanha e sua rápida disseminação para os grandes centros comerciais da Europa, principalmente no norte a Itália. É reflexivo pensar que a grande revolução de uma sociedade sempre teve ligação com a contabilidade. Segundo Iudicibus (2000a), que também enfatiza sobre o surgimento da contabilidade, a função existe desde os primórdios da civilização e, durante um longo período, foi tida como a arte da escrituração mercantil. O homem enriquecia, e isso impunha o estabelecimento de técnicas para controlar e preservar os seus bens. Através dessa contextualização, se inicia a história da contabilidade, que se divide em quatro períodos. São eles: CONTABILIDADE DO MUNDO ANTIGO - período que se inicia com a civilização do homem e vai até 1202 da Era Cristã; CONTABILIDADE DO MUNDO MEDIEVAL - período que vai de 1202 da Era Cristã até 1494, quando apareceu o Tratactus de Computis et Scripturis (Contabilidade por Partidas Dobradas) de Frei Luca Paciolo, publicado em 1494, enfatizando que a teoria contábil do débito e do crédito corresponde à Teoria dos Números Positivos e Negativos, obra que contribuiu para inserir a Contabilidade entre os ramos do conhecimento humano; CONTABILIDADE DO MUNDO MODERNO - período que vai

35

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

de 1494 até 1840, com o aparecimento da Obra “La Contabilità Applicatta alle Amministrazioni Private e Pubbliche”, da autoria de Franscesco Villa, premiada pelo governo da Áustria; CONTABILIDADE DO MUNDO CIENTÍFICO - período que se inicia em 1840 e continua até os dias de hoje. Com todo o avanço da ciência verificado nos últimos anos, a área contábil igualmente vem seguindo o ritmo da evolução da informática e está trilhando os caminhos do desenvolvimento, visando a atingir os padrões de agilidade e qualidade exigidos pela sociedade.

Na opinião de Souza (2012, p. 16), a Contabilidade de maneira manuscrita exigia além de grandes controles das anotações das operações da empresa, um tempo muito elevado para fazer os balancetes, e a atualização desses resultados era algo extremamente difícil.

Doravante, Thompson (1991, p. 22) também contribui sobre a história da contabilidade. Ele acrescenta: Compare estas duas cenas. Um atarefado empregado, com a gravata afrouxada, maneja uma pesada máquina. Faz lançamentos contábeis em uma ficha, atrás de qual há uma folha com carbono. Depois transcreve essas informações no Diário. Ou, então, um operador faz os mesmos lançamentos em um microcomputador, com velocidade cinco vezes maior, deixando para o programa a elaboração de relatórios, que depois serão emitidos pela impressora. É a diferença entre usar ou não a informática como ferramenta no dia-a-dia do profissional da Contabilidade.

A contabilidade desenvolveu-se em resposta a mudanças no ambiente, novas descobertas e progressos tecnológicos, segundo os autores Hendriksen e Breda (1999, p. 38). Não há motivo para crer que o segmento não continue a evoluir em resposta às mudanças que estamos observando em nossos tempos. De acordo com os estudos de Oliveira (2003, p. 12):

36

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

a Contabilidade seguiu três procedimentos em sua evolução, são eles: procedimento manuscrito; procedimento mecanizado e procedimento informatizado. Hoje, a Contabilidade tornou-se financeira, gerencial e de controle, o que a deixa mais complexa e vital para as organizações no que se refere a produzir informações mais precisas aprimorando as tomadas de decisões. Dando um destaque maior para o contabilista, como auditor e controller.

A história da contabilidade no Brasil é recente comparando-se com os países europeus. Gelatti e Meneghetti (2010) mencionam que o primeiro contato da contabilidade com o país ocorreu devido à necessidade de controle das transações mercantis. Desde então, a contabilidade evoluiu significativamente, tornando-se uma ferramenta indispensável à gestão das empresas.

Segundo Moscove, Simkin e Bagrannoff (2002, p. 408), a contabilidade é um campo em que existe a necessidade de sistemas de informação especializados, devido a tantos problemas que exigem especialização em auditoria, contabilidade de custos, contabilidade tributária e contabilidade gerencial. Já Souza e Ilarino (2010, p. 3) afirmam que a contabilidade não trabalha isolada das outras áreas e muito menos visando atender somente o fisco, ela tem grande relevância dentro de uma organização fornecendo informações que traçam a continuidade e o desenvolvimento da empresa frente às exigências do mercado atual.

Mas as transformações que destacariam mais ainda a atividade de contabilidade foram determinantes no desenvolvimento da área. Os autores Sasso e Rosa (2011) ressaltam que, nas últimas décadas, ocorreram mudanças significativas nos procedimentos contábeis, passando da escrituração manual para a mecânica e atualmente para a eletrônica. Houve uma evolução da escrita manual para a utilização de máquina de escrever

37

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

(datilografia), e hoje são utilizados os computadores, que começaram a ser difundidos por volta de 1980, juntamente com sistemas informatizados que unem as diversas áreas de uma empresa. A internet influenciou, de tal maneira, as pessoas e as empresas que criou um novo mercado de atuação para os profissionais das mais diversas áreas, incluindo a contábil. Os softwares oferecidos facilitam os trabalhos contábeis proporcionando rapidez e segurança aos processos, evitando falhas e gerando maior eficácia das informações.

Entretanto, para atingir esse grau de automação da contabilidade, foi preciso romper as barreiras de implementação provenientes da mudança de tecnologia e, até mesmo, do comportamento do contador. Todavia, a informática representa grandes benefícios de um lado com a centralização das informações, que antes eram controladas por várias áreas, e de outro, com o nível gerencial das informações que auxiliam no processo decisório.

38

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

“Com o passar do tempo, o governo começa a utilizar-se da contabilidade para arrecadar impostos e a torna obrigatória para a maioria das empresas”, explanou Marion (1995, p. 24).

Baseado nesse conceito, as novas tecnologias, cada vez mais avançadas, permitem os profissionais da contabilidade fazer um melhor uso dessas ferramentas, tornando-as verdadeiras estratégias de mercado, no que diz respeito à agilidade com que são geradas, assim como à credibilidade delas, pois se baseiam em dados do passado e presente permitindo traçar estratégias para o futuro.

Já Souza (2012, p. 16) destaca que é evidente que, com a globalização e o avanço do mercado mundial, as empresas passaram a ter a obrigação de se modernizar, e, com ela, a contabilidade passou da fase manuscrita para a mecânica. Os profissionais, com o auxílio de máquinas, preenchiam as fichas de maneira mais automática, tendo um significado avanço na praticidade das informações.

Nesse contexto da história e evolução do sistema contábil, o Sped representa uma evolução no conjunto de obrigações de natureza acessória, primando pela modernização da administração tributária que prioriza agilidade, segurança e eficiência na prestação de informações e no cumprimento das obrigações dos contribuintes. Ou seja, esse efeito modernizador se estabelece após todo histórico da contabilidade, facilitando a vida do contribuinte, melhorando a relação fisco-contribuinte, além da contabilidade.

Como premissa básica, o Sped não tem como objetivo alterar a forma como a obrigação principal é apurada e paga.

Sabe-se que pelo tributário nacional, os contribuintes dois tipos de obrigação tributária, são elas: principal (pa-

39

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

gamento do tributo ou pagamento de penalidade pecuniária) e acessória (escriturações de documentos, livros prestação de informações ao fisco, o envio ou esclarecimento de qualquer informação vinculada).

Ou seja, primando à modernização da administração tributária, com aspectos de agilidade, conforto e eficiência, o Sped veio representando uma evolução no conjunto das obrigações de natureza acessória além de facilitar a vida do contribuinte.

40

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

41

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

capítulo 2 Sistema Público de Escrituração Digital

42

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Contextualização Antigamente, os livros de natureza fiscal ou contábil eram escriturados manualmente. Era nada mais que, um modelo considerado anacrônico e obsoleto em relação aos tempos atuais.

Com o passar do tempo, essa escrituração se tornou informatizada, contexto esse em que esses tipos de livros de papel agora são escriturados utilizando a tecnologia digital.

Com o surgimento do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), essas escriturações tornaram-se 100% digitais. Ou seja, pequenas e grandes empresas passaram por processo de adaptação ao Sped e com isso tiveram que informatizar procedimentos, implicando utilizar métodos de sistemas de gestão como medida proativa.

A padronização do Sistema proporcionou às empresas diminuição de custos através da eliminação da demasiada quanti-

43

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

dade de papel que era consumido no dia a dia. Além disso, o projeto veio para simplificar as obrigações acessórias, reduzindo a necessidade de empresas receberem auditores fiscais em suas instalações.

Em um cenário de riscos, onde fatores tais como tempo e prevenção são primordiais para o atingimento de metas das empresas, o uso Sped hoje gera celeridade na produtividade, segurança na aplicação de seus subprojetos, e ainda promove o fortalecimento do controle da fiscalização, bem como do combate à sonegação fiscal.

Apresentação A prática de uma função é diferente da teoria que ela apresenta, e essa constatação não pode ser diferente. Imagine digitar manualmente milhares de informações de bobinas de cupons fiscais, para ao final desse procedimento se fazer o Sped. Num passado recente, em meados de 2009, empresas do segmento contábil perdiam muito tempo realizando esse tipo de procedimento, utilizando impressoras matriciais, extintas nos tempos atuais.

Para contextualizar melhor e entender o objetivo da escrituração digital, faz-se interessante, antes, distinguir o papel de impressoras fiscais térmicas e matriciais. Como impressora “do bem”, a térmica imprime cupons fiscais em duas vias; uma destinada ao cliente e a outra fica salva (de forma digital) na memória da fita detalhe, constando dentro do equipamento.

Consequentemente, a impressora importa esse arquivo digitalizado para dentro do Sistema de Informações Contábeis, ferramenta de extrema praticidade e relevância. Já a impressora matricial podia ser considerada como a grande vilã da história do setor fiscal, porque apresentava uma diferença crucial. O equipamento também imprimia o cupom em duas vias, uma ficava com o cliente, porém a outra ficava na bobina manual.

44

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Resumindo, o contador, para lançar todas as bobinas, que apresentavam cerca de 10 metros, teria que digitar manualmente cupom a cupom para fazer o Sped delas. Por sorte do destino, profissionais que atuam com o Sped hoje em dia, não passam por isso.

Costumo dizer em treinamentos e palestras que o Sped pode ser entendido de maneira simples, como um sistema que foi criado para receber os mais diversos tipos de informações das empresas. Ou seja, os documentos fiscais eletrônicos têm papel fundamental no contexto do sistema: as informações que nascem dos documentos fiscais eletrônicos transitam pelas escriturações fiscais e desaguam na contabilidade. O Sped trata-se de um sistema que une atividades de armazenamento de dados de notas fiscais eletrônicas, e recepção, validando livros e documentos que integram escrituração comercial e fiscal das organizações. O fisco, por sua vez, definiu previamente o formato que gostaria de receber cada tipo de informação, sejam informações das operações comerciais acobertadas por notas fiscais eletrônicas ou até mesmo dados complexos de natureza fiscal e contábil. É muito comum que nas organizações, a pessoa responsável pela emissão do documento fiscal ou pela entrada da escrituração desse documento no sistema gerencial da empresa, seja alguém com pouco conhecimento técnico, tanto do projeto Sped, como da legislação da Nota Fiscal Eletrônica, e, principalmente, dos tributos. Criado pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, conforme mencionado na introdução, o Sped faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) com objetivo de melhorar a relação entre o fisco e os contribuintes por meio da informatização.

Por ser uma ferramenta do Governo, o Sistema é monitorado pela Receita Federal. O processo de modernização do sistema é compreendido em cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributá-

45

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

rias e aos órgãos fiscalizadores e, por isso, adota a certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos e, dessa forma, assegura a validade jurídica destes. O Sped representa uma iniciativa integrada das administrações tributárias nos âmbitos federal, estadual e municipal e, portanto, mantém uma parceria bem-sucedida com vinte instituições, entre órgãos públicos, conselho de classe, associações e entidades civis na sua estruturação tendo iniciado com os seguintes projetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e - Ambiente Nacional.

Nesse sentido, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) trata-se de uma obrigação acessória que carrega uma série de informações a respeito da obrigação principal.

Como exemplo, na NF-e se preenche, em cada item, qual é o CST e a tributação do PIS, Cofins, ICMS e IPI. Além disso, a NF-e carrega uma séria de informações de natureza gerencial da empresa tais como: descrição do produto, código interno utilizado pela empresa, NCM, unidade de medida, e todos vão compor a escrituração fiscal. Vale ressaltar que a nota fiscal surgiu em 2005 trazendo uma grande revolução como modelo operacional das organizações. Ou seja, evoluiu-se de um contexto de papel, em que notas eram produzidas de maneira manual, como já dito no início deste capítulo, para um contexto que utilizava sistemas de impressão em formulários contínuos, e aderindo a um modelo digital que traz impactos nas rotinas operacionais das empresas.

Dentre sua ampla área de atuação, firma protocolos de cooperação com 27 empresas do setor privado, participantes do projeto-piloto, visando tanto o desenvolvimento, como o disciplinamento dos trabalhos agrupados. Em conjunto com

46

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

as parcerias fisco-empresas, proporciona o planejamento e a identificação de soluções antecipadas no cumprimento das obrigações acessórias devido às exigências das administrações tributárias. Por outro lado, cria como benefício para sociedade um relacionamento de mútua transparência em que há a participação efetiva dos contribuintes, contribuindo fortemente para aprimorar mecanismos tributários e com alto grau de legitimidade social.

Como já ressaltado, no portal do Sped é possível verificar a definição que diz que o sistema consiste na modernização da sistemática das obrigações acessórias, transmitidas por contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores. Mas que tal simplificar melhor essa definição com um olhar mais operacional e prático, com intuito de aprimorar a prestação de serviço contábil? Ao pensar o Sped numa maneira mais simples, pode-se dizer que ele é um grande sistema que foi desenvolvido com o objetivo de receber as informações das empresas.

Contudo, é sabido que existem vários segmentos que são explorados nas atividades econômicas do país, que empresas recebem muitos tipos de informações, e consequentemente, que diversos softwares controlam a gestão dessas empresas. Ou seja, as informações são diferentes.

Para que o fisco possa usar essas informações de forma assertiva nas fiscalizações e no gerenciamento de políticas públicas, o mesmo desenvolveu um grande sistema que é divido em projetos menores, que se pode entender como subprojetos, mais precisamente, “braços” de apoio do projeto Sped, e que dividem esses conjuntos de informações por tipos.

Em suma, foi criado um layout detalhado intitulado Sped fiscal ou EFD ICMS IPI, para que contribuintes possam enviar, em meio digital, informações a respeito desses tributos. A fer-

47

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

ramenta faz a explicação de todas as informações de interesse do fisco.

Nesse mesmo raciocínio, pode-se observar a EFD Contribuições como um layout que foi desenvolvido para que os contribuintes possam enviar informações relacionadas ao PIS, Cofins, e a contribuição previdenciária sobre a receita bruta.

Desta forma, também consta o Sped Contábil, aonde os contribuintes enviam informações da contabilidade.

Já o Sped ECF tem a finalidade de receber as informações da apuração do imposto de renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Esses subprojetos são considerados de natureza acessória e servem de subsídio para os interesses tributários que anseiam por informações geradas pelos mesmos.

O Sped representa um conjunto de obrigações acessórias, mas que como premissa básica, não tem como objetivo alterar a forma como a obrigação principal é apurada e paga. Como se

48

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

sabe pelo código tributário nacional os contribuintes possuem dois tipos de obrigação tributária: principal, referente ao pagamento do tributo ou de qualquer penalidade pecuniária; e acessórias: emissão de documento fiscal, escrituração (de documentos ou de livro) contábil e fiscal, além da entrega de declarações.

A modernização da administração tributária tem como objetivo dar mais agilidade, conforto e eficiência na prestação de informações, no cumprimento das obrigações pelos contribuintes, facilitando a vida do contribuinte, melhorando a relação fisco-contribuinte, e, por conseguinte, da contabilidade.

Mesmo num cenário que aponta perspectivas não favoráveis para o uso do Sped, é preciso desmitificar paradigmas e objeções por parte de profissionais que atuam com o mesmo. Em relação a essa realidade, é viável ter uma mentalidade aberta e ressaltar que o projeto se trata de um novo modelo de apresentação das informações, com nível de detalhamento, e que proporciona um conhecimento muito maior que o modelo antigo a respeito das operações praticadas pelos contribuintes.

Legislação O Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 institui o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). O que é interessante observar é que, apesar do decreto que institui no ambiente jurídico brasileiro o projeto Sped ser do ano de 2007 o primeiro subprojeto desse grande sistema nasceu em 2005, a Nota Fiscal Eletrônica, por meio do Ajuste Sinief 07 daquele ano, fato que estudaremos em capítulos à diante.

Por vezes, a legislação tributária no país é vista como complexa e ao mesmo tempo esparsa. Em algumas situações torna-se grande obstáculo para empresários.

49

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Para exemplificar sobre esse assunto, costumo sempre falar em sala de aula, de um exemplo citado pelo professor Fábio Rodrigues, que argumenta em torno da Lei nº 10.925 de 2004, que determina, em seu 1º Art., que ficam reduzidas a zero as alíquotas da contribuição para o PIS/Pasep e da Contribuição para o financiamento da Seguridade Social (Cofins). Ou seja, a regulamentação reduz a zero as alíquotas do PIS e Cofins leite fluido pasteurizado, industrializado ou ultra de forma ultrapasteurizado.

Posteriormente o raciocínio segue com o questionamento “mas e se questionássemos a Receita Federal se esse benefício consegue alcançar o leite da cabra?”, em suma, de uma pergunta óbvia, já que se trata do mesmo leite. No entanto, com a reflexão, faz-se necessário compreender o posicionamento da Receita Federal.

Numa solução de consulta do ano de 2013, nº 114/13 / 8ª Região Fiscal, a Receita Federal fez referência ao Decreto nº 30.691/52, que cita em seu Art. 475, revogado pelo Decreto n° 9.013/2017 em seu Art. 245, que se entende por leite o produto oriundo da ordenha completa, ininterrupta, em condições de higiene, de vacas sadias, bem alimentadas e descansadas. Trazendo para uma linguagem mais simplificada, para o decreto, na visão do fisco, leite é apenas uma das vacas sadias e bem alimentadas.

Em suma, como mensurar isso para a prática? Se a vaca foi bem alimentada ou se estava bem descansada, no intuito de definir se o produto daquela ordenha da vaca, o leite, será tributado ou terá o benefício da alíquota zero?

O entendimento da Receita Federal ficou expresso na resposta da solução de Consulta nº 114, mencionada anteriormente. O mesmo diz que “a redução a zero das alíquotas da Contribuição para o PIS/Pasep (...) na redação que lhe foi dada pela Lei nº 11.488/07, no que tange ao leite é aplicável às receitas de venda

50

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

apenas do leite derivado de vaca, conforme se depreende do Art. 475 de Decreto nº 30.691/52”.

Com isso, fica subentendida uma discussão pertinente, que mostra que o cumprimento da obrigação tributária principal, que é pagar o PIS ou a Cofins, passa pelo entendimento correto de como se deve proceder no momento desse calculo. Na prática, a tributação é baseada na classificação da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Ou seja, seria necessário ter que classificar o NCM do leite da vaca de uma forma, e do leite da cabra de outra. Ademais, no caso da utilização da mesma classificação de NCM, os produtos têm momentos distintos, em que em um passa a ser tributado para fins de PIS/Cofins, e no outro, de alíquota zero.

De acordo com a legislação que trata dos documentos fiscais, ressalta-se o Convênio S/N de 1970, que determina que os contribuintes do ICMS emitirão conforme as operações que realizarem, os documentos: Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A; Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2; Cupom Fiscal emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF); Nota Fiscal de Produtor, modelo 4. Nessa perspectiva, é imprescindível entender sobre a obrigação principal do cálculo do tributo do ICMS, que incide sobre a circulação das mercadorias.

O ICMS como um instrumento normativo muito forte no país é um dos principais meios de arrecadação dos estados, e que possui sua matriz constitucional definida conforme o Art. 155 da Constituição Federal de 1988.

Além disso, pode-se ressaltar também que diversos convênios e protocolos que disciplinam em torno do ICMS, além das leis complementares, se destaca a Lei Complementar nº 87 de 1996, conhecida como Lei Kandir. Os regulamentos estaduais também se inserem nesse contexto.

51

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Faz-se necessário entender também que a consulta aos regulamentos estaduais é de extrema importância. Ela permite verificar a instituição dos documentos fiscais eletrônicos, que são constituídos por meio de ajustes de NFe, protocolos ou até mesmo convênios.

No entanto, para exercer o cumprimento das obrigações do Sped, é fundamental buscar entender também sobre a legislação estadual, particularidades como cronogramas, prazos, regras no que diz respeito à implantação e excussão de projetos.

Benefícios O Sped possibilita diversos benefícios, dentre os quais a redução não só do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte bem como do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas. O sistema facilita também o aprimoramento do combate à sonegação fiscal.

As informações são acessadas de forma mais rápida, e são uniformizadas as que o contribuinte presta a qualquer uma das unidades da federação gerando um controle mais eficiente e robusto. Há uma simplificação dos procedimentos controla-

52

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

dos pela administração tributária e a redução de custos com a racionalização das obrigações acessórias e de custos administrativos.

Além disso, o projeto gera aumento da produtividade do auditor com a melhoria da qualidade de informação visto que há possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais. Entre os próprios contribuintes há possibilidade de troca de informações a partir de um leiaute padrão. Em tempos de conscientização ecológica, a atuação com o Sped promove redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel.

O Sistema também proporciona benefícios na gestão tributaria das empresas, uma vez que para seu atendimento as organizações necessitam investir na modernização dos processos que geram informações para as áreas fiscais. Neste sentido, as empresas passam a contar com dados estratégicos de custos, rotatividade de itens, margem de contribuição dos produtos de maneira analítica e completa.

São muitos os ganhos na adequação ao projeto Sped podendo destacar também a profissionalização de atividades que no passado eram apenas operacionais, como o da escrituração de documentos e que hoje ganham um ar moderno e de suma importância para eficaz gestão tributária das organizações.

Os empresários, na sua grande maioria, são os principais geradores de informações para os speds. Isso é algo visto também como um paradigma. É perceptível uma abrangência (não generalizada) deles que acreditam veementemente que conseguem trabalhar num formato e modelo que trabalharam no passado. Na ocasião, quando empresários praticavam atos de qualquer interferência tributária, o contador contratado identificava tendo que corrigir equívocos no momento de fazer a escrituração fiscal.

53

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Hoje, essa perspectiva é completamente diferente. Isso porque as informações são transmitidas e prestadas ao fisco de maneira automática, eletrônica, o que implica dizer, numa linguagem metafórica, que os contribuintes desse patamar estão inseridos numa corda bamba. Ou seja, de um lado, eles precisam se preocupar com a atividade empresarial e o sucesso dos negócios. Por outro, não podem perder de vista a necessidade de se fazer um gerenciamento eficaz dos aspectos tributários.

Ressalte-se que este último pressupõe um conhecimento casado da legislação das obrigações principais e do cumprimento das obrigações acessórias.

Histórico Como todo surgimento de uma nova tecnologia, o Sped conta com um breve histórico fundamental para ampliar o conhecimento sobre o sistema.

A Emenda Constitucional nº 42, aprovada em 19 de dezembro de 2003, introduziu o inciso XXII ao artigo 37 da Constituição Federal que determina às Administrações Tributárias da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios atuarem de forma integrada, compartilhando cadastros e informações fiscais. Com o intuito de tratar acerca da referida emenda, promoveu-se em julho de 2004, em Salvador, o I Encontro Nacional de Administradores Tributários (Enat) que contou com a presença do secretário da Receita Federal, os secretários de Fazenda dos estados e do Distrito Federal e o representante das secretarias de finanças dos municípios das capitais.

O Enat teve como objetivo buscar soluções conjuntas com as três esferas governamentais a fim de obter a maior integração administrativa com intercâmbio entre estas; diminuição de custos e da carga de trabalho operacional no atendimento; melhoria da fiscalização com ações coordenadas e integradas, entre outros. Em face disso, dois protocolos de Cooperação Téc-

54

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

nica foram aprovados, cuja finalidade era a construção de um cadastro sincronizado para atender aos interesses das Administrações Tributárias da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios e, outro, de caráter geral, voltado ao desenvolvimento de métodos e instrumentos para as referidas entidades públicas. No ano seguinte, em São Paulo, ocorreu o II Enat, com a presença dos mesmos representantes do encontro anterior a fim de efetivar o intercâmbio quando foram assinados os Protocolos de Cooperação nos 2 e 3 para implantar o Sistema Público de Escrituração Digital e a Nota Fiscal Eletrônica.

No âmbito da Receita Federal, o Sped faz parte do Projeto de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira (Pmata) que reside na implantação de novos processos apoiados por sistemas de informação integrados, tecnologia da informação e infraestrutura logística adequada. Dentre as medidas anunciadas pelo Governo Federal, em 22 de janeiro de 2007, para o Programa de Aceleração do Crescimento 2007-2010 (PAC) que tem por objetivo promover a aceleração do crescimento econômico no país, o aumento de emprego e a melhoria das condições de vida da população brasileira consta a implantação do Sped e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), no prazo de dois anos, no item referente ao Aperfeiçoamento do Sistema Tributário.

Objetivos É importante destacar que não é objetivo do Sped acabar com a sonegação fiscal, pois se este fosse seu objetivo o projeto já poderia ter sido dado como um grandioso fracasso. O Sped objetiva verdadeiramente dar rastreabilidade às operações, permitindo que ilícitos tributários sejam rapidamente identificados em um processo de fiscalização.

55

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Portanto, o Sped pretende agilizar a identificação de ilícitos tributários tendo em vista a melhoria do controle dos processos, a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica e acesso às informações.

Conforme adiantado, o sistema visa estabelecer o intercâmbio entre os fiscos com a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas às restrições legais.

Outro foco do Sistema é racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores.

Premissas Dentre suas premissas destacam-se a eliminação da concorrência desleal no aumento da competitividade entre as empresas; proporcionar melhor ambiente de negócios para as empresas no país e a manutenção da responsabilidade legal pela guarda dos arquivos eletrônicos da Escrituração Digital pelo contribuinte e por extensão reduzir os custos para este e disponibilizar aplicativos para emissão e transmissão da Escrituração Digital e da NF-e para uso opcional pelo contribuinte.

Acrescente-se ainda que o documento oficial é o documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins. Pretende utilizar a Certificação Digital padrão ICP Brasil, criar na legislação comercial e fiscal a figura jurídica da Escrituração Digital e da Nota Fiscal Eletrônica.

Universo de atuação A maioria dos contribuintes já se utiliza dos recursos de informática para efetuar tanto a escrituração fiscal como a contábil.

As imagens em papel simplesmente reproduzem as informa-

56

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

ções oriundas do meio eletrônico. A facilidade de acesso à escrituração, ainda que não disponível em tempo real, amplia as possibilidades de seleção de contribuintes e, quando da realização de auditorias, gera expressiva redução no tempo de sua execução.

Na prática, diante de cruzamentos de dados do Sped, é possível elencar entre os principais erros mais encontrados no sistema. São eles: • Utilização de alíquotas incorretas de tributos • Aproveitamento indevido de benefícios fiscais e/ou pagamento maior • Falhas em parâmetros de software que geram divergências entre obrigações acessórias • Operações com contribuintes inativos ou inidôneos • Ausências e omissões de informações No âmbito do universo de atuação do Sped, vale enfatizar que o sistema visa receber as diversas informações das empresas, atuando através de subprojetos que são as segmentações dessas informações, sendo de natureza fiscal ou contábil.

57

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Destaca-se, ademais, que as principais dificuldades do projeto são de ordem tecnológica, processuais (de processos), gestão da informação, e por vezes, de capital humano.

Os riscos fiscais na operação do Sped podem ser gerenciados conciliando o conhecimento da legislação tributária principal com o conhecimento da legislação tributária acessória. Desta forma evitam-se os principais erros cometidos, dentre eles: a utilização erradas de alíquotas; pagamento indevido a maior; omissões de informações.

58

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

59

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

capítulo 3 documentos fiscais eletrônicos

60

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Preâmbulo Sem dúvida, os documentos fiscais eletrônicos representaram o maior impacto do projeto Sped para a sociedade, visto que a substituição de notas fiscais em papel pelos seus equivalentes eletrônicos atingiu um enorme número de empresas em todo país. Como autor dessa obra, abro parêntese a respeito disso, para lembrar estórias consideradas cômicas como o envio de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) por fax, ou até mesmo utilizando os correios, em meados de 2006-2007. Porém, nos tempos atuais, os documentos fiscais eletrônicos são uma realidade em quase todas as organizações.

No que tange aos módulos de documentos fiscais eletrônicos do Sped, todos os anos são quebrados recordes de utilização destes modelos e em 2015 mais recordes foram alcançados, tanto na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) quanto no Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). A NF-e – um dos grandes

61

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

projetos do Sped – conta atualmente com mais de 13 bilhões de documentos autorizados. O projeto é desenvolvido, de forma integrada, pelas secretarias de Fazenda dos estados e Receita Federal do Brasil, a partir da assinatura do Protocolo Enat 03/2005, de 27/08/2005, que atribui ao Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (Encat) a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do Projeto NF-e.

Ademais, a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), documento digital para o varejo, tornou-se realidade em quase todos os estados da Federação com imenso potencial de simplificação das relações de consumo.

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) também é projeto desenvolvido, de forma integrada, pelas secretarias de Fazenda dos estados e Receita Federal do Brasil. O número de documentos autorizados alcançou 1,3 bilhão em 2015.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) Primeiramente, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode ser entendida como um documento de existência de viés apenas digital, em formato XML. Esse mesmo documento, que tem como principal objetivo documentar uma operação de circulação de mercadorias (geralmente entre pessoas jurídicas) é emitido e armazenado eletronicamente. Sua validade jurídica será garantida pela assinatura digital do remetente, utilizando certificado digital. A recepção pelo fisco em relação ao arquivo eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador, garantirá a autorização do almejado documento fiscal.

Já o Danfe, que será abordado mais adiante, neste mesmo capítulo, parece nota fiscal, porque carrega informações semelhantes, mas não é, e nem a substitui.

62

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

As secretarias de Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil desenvolveram em conjunto o projeto Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)¹ a partir da assinatura do Protocolo Enat 03/2005, de 27 de agosto de 2005, que atribuiu ao Encat a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do Projeto NF-e. O projeto justificou-se pela necessidade de investimento público voltado para integração do processo de controle fiscal por permitir não somente o melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos, redução de custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições, como também o aumento de controle e fiscalização.

Como já ressaltado, a nota fiscal eletrônica trouxe uma revolução no modelo operacional das organizações, evoluímos de um contexto de papel, no qual as notas eram emitidas de maneira manual, ou utilizando sistemas de impressão e formulários contínuos, para um modelo completamente digital.

Convém enfatizar que o projeto possibilitou os seguintes benefícios e vantagens às partes envolvidas, tais como: • Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação; • Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito; • Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal; • Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos; • Possibilidade do cruzamento eletrônico de informações; • Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais; ¹ Para obter mais informações sobre o NF-e, acesse o seguinte endereço: www.nfe.fazenda.gov.br

63

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

• Fortalecimento da integração entre os fiscos, facilitando a fiscalização realizada pelas Administrações Tributárias devido ao compartilhamento das informações das NF-e; • Aumento da produtividade da auditoria através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos; • Rapidez no acesso às informações; • Eliminação do papel.

Para que seja emitida uma fiscal eletrônica, é preciso realizar alguns procedimentos. Dentre eles: • Possuir certificado digital credenciado ao ICP-Brasil (infraestrutura de chaves públicas); • Solicitar credenciamento junta à Secretaria de Fazenda do seu estado; • Preparar um sistema de faturamento ou que utilize um emissor gratuito; • Testar por diversas vezes, em ambiente de homologação, todas as situações comerciais da operação que se irá praticar, antes de ir para o ambiente de produção; • Emitir em ambiente de produção.

Contudo, para finalizarmos o estudo deste item, vale frisar que a NF-e é um documento de existência apenas digital, emitida e armazenada eletronicamente, que tem validade jurídica garantida pela assinatura digital e pela autorização do fisco antes

64

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

mesmo da ocorrência do fato gerador. Em regra, a nota é utilizada para acobertar operações comerciais entre pessoas jurídicas. Não para o consumidor final ou pessoa física, pois para essas operações os documentos hábeis são outros modelos a serem estudados, mais adiante, nessa obra.

Porém, existem circunstâncias em que a nota passa a ser um documento hábil mesmo para pessoa física. Um exemplo disso é quando ocorre uma operação interestadual. Se o contribuinte está vendendo para outro estado, nessa hipótese, a NF-e modelo 55 passa a ser o documento hábil.

Nesse contexto, é fundamental lembrar que o arquivo XML é o arquivo da própria NF-e, é o leiaute que nota a existe, e esta precisa ser necessariamente arquivado no intuito de se ter um gerenciamento eletrônico dos documentos gerados. De nada adianta arquivar o Danfe, que é um documento auxiliar, e não ter o arquivo XML. O Danfe, como um documento auxiliar da NF-e, existe com algumas finalidades, dentre elas, de acompanhar o trânsito da mercadoria e para facilitar o processo de escrituração dos documentos fiscais. É importante também lembrar que, não se pode utilizar uma carta de correção para alterar valores de tributos, data de emissão e saída da mercadoria, ou informações do destinatário do emitente. Todavia, para todas as demais informações como NCM, endereço, descrição de um produto ou informação complementar, tudo isso poderá ser corrigido em um documento por meio da utilização da carta de correção.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) O Projeto Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é desenvolvido pelas secretarias de Fazenda dos estados e Receita

65

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Federal do Brasil, a partir da assinatura do Protocolo ENAT 03/2006, de 10 de novembro de 2006, e cuja coordenação e responsabilidade são atribuídas ao Encat.

Conhecido pelo modelo 57, o Conhecimento de Transporte Eletrônico trata-se de um novo modelo de documento fiscal eletrônico que foi instituído pelo Ajuste Sinief 09/07, de 25 de outubro de 2007, que poderá ser utilizado para substituir um dos seguintes documentos fiscais: • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9; • Conhecimento Aéreo, modelo 10; • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11; • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27; • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

• E como documento fiscal eletrônico no transporte dutoviário e, atualmente, nos transportes Multimodais, modelo 26.

O CT-e pode ser conceituado como um documento de existência exclusivamente digital, em formato XML, emitido e armazenado eletronicamente, cujo objetivo é documentar a prestação de serviços de transportes, a validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte. Como subproduto do Sped, o CT-e é o que melhor cumpre a premissa do sistema, em termos de substituir modelos em papel e eliminar a redundância de obrigações acessórias.

Para explanar melhor sobre o CT-e, é possível elencar suas principais vantagens em relação a três vertentes, dentre elas:

66

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

1) Economia: • Custo de impressão dos documentos fiscais • Aquisição de papel • Simplificação de obrigações acessórias • Armazenamento de documentos – GED 2) Agilidade: • Redução do tempo de parada de caminhões em postos fiscais • Incentivo ao B2B, diante da utilização de padrões abertos de comunicação.

3) Fisco: • Aumento da confiabilidade e controle fiscal • Diminuição de sonegação e aumento da arrecadação Mas vale destacar que existem procedimentos para emissão do CT-e: • Solicitar credenciamento na Sefaz • Possuir certificação digital (modelo A1 ou A3) • Ter acesso à internet • Adaptar seus sistemas de faturamento ou usar o “Emissor de CT-e” gratuito (modais: rodoviário e aquaviário) • Testar seus sistemas em ambiente de homologação Ressalte-se que o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (Dacte) é um documento auxiliar do CT-e que possui como funções: conter a chave numérica de 44 posições (a mesma que poderá ser encontrada nos demais documentos fiscais eletrônicos), acompanhar a mercadoria em trânsito, além de auxiliar no processo de escrituração. O sistema apresenta as seguintes características: a possibilidade de ser impresso em qualquer tipo de papel (exceto papel de jornal) e deve ser sempre impresso antes da circulação da mercadoria. É importante que esse documento permita a legibilidade do conteúdo, no prazo mínimo de meses.

67

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Existem três formas de contingências do Conhecimento de Transporte Eletrônico, que também se aplicam à NF-e modelo 55. São elas: FS-DA – Formulário de segurança documento auxiliar, EPEC – Evento prévio de emissão em contingência, SVC – Sefaz virtual de contingência (método mais convencional).

Por vezes, o técnico da área contábil, que opera com o Sped, se questiona por que tais contingências não foram trabalhadas na nota. A resposta se deve ao fato de que como se aplica ao mesmo modelo de documento, fica mais pertinente se trabalhar no Conhecimento de Transporte, onde as demais possibilidades de contingências são mais comuns.

Para fechar o tópico, vale destacar que prazo para o cancelamento do Conhecimento de Transporte Eletrônico é de sete dias.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é o documento digital, logo, emitido e armazenado eletronicamente e serve para vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pelo Ambiente Autorizador. A legislação aprovada que institui o MDF-e é o Ajuste Sistema Nacional de Informações Econômicas e Fiscais (Sinief) 21/2010. Todavia também é possível consultar o Convêncio ICMS 92/2012, o Ato Cotepe 38/2012 (layout), além dos ajustes Sinief 24/2010 e 14/2014.

O projeto do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) tem como objetivo a utilização de um modelo nacio-

68

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

nal de documento eletrônico que substitua o convencional e em papel manifesto de carga. O novo documento foi desenvolvido de maneira integrada pela Receita Federal do Brasil (RFB), Superintendência da Zona Franca de Manaus (Suframa) e representantes das transportadoras e Agências Reguladoras do segmento de transporte, a partir da assinatura do protocolo Enat, que atribuiu ao Encat a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do projeto. O MDF-e veio para substituir o antigo modelo 25 de cargas, mais conhecimento como protocolo fiscal. Nesse manifesto de carga eram especificadas as notas fiscais que estavam sendo transportadas em uma unidade de cargas. Em seu equivalente eletrônico, observa-se a substituição do papel pelo modelo digital.

O sistema deverá ser emitido pelos contribuintes emitentes de CT-e, no transporte de cargas fracionadas, assim entendida a que corresponda a mais de um conhecimento de transporte ou pelos contribuintes emitentes de NF-e no transporte de bens ou mercadorias acobertadas por mais de uma NF-e, realizado em veículos próprios ou arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas.

Dentre as finalidades do MDF-e destacam-se: 1. Permitir o rastreamento da circulação física da carga; 2. Identificar o responsável pelo transporte a cada trecho do percurso; 3. Consolidar as informações da carga acobertadas por vários CT-e ou NF-e; 4. Agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito; 5. Registrar as alterações/substituições das unidades de transporte ou de carga e seus condutores; 6. Registrar o momento do início e do fim da operação.

69

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

O modelo do documento fiscal eletrônico, MDF-e, é reconhecido como hábil para declarar a carga transportada em qualquer dos modais de transporte, por todo o território nacional, tendo sua validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso concedida pela administração tributária. Ademais, todos os estados da Federação aprovaram o documento pelo Ajuste Sinief 21/2010.

Quem deve emitir o MDF-e: 1. Contribuinte emitente de CT-e, no transporte de carga fracionada (mais de um CT-E) 2. Contribuinte emitente de NF-e, no transporte de bens em veículos próprios acobertados por mais de uma NF-e.

Obs: Sugere-se pesquisa à legislação do estado onde será feito o MDF-e.

Ressalte-se que, a obrigação será do destinatário quando ele for responsável pelo transporte. Como exemplo disso, imagine que você vendeu a mercadoria e levará a mesma até o destinatário, logo, a responsabilidade pela emissão do manifesto é sua. De outra forma, se você está fazendo a mercadoria, mas o próprio destinatário é responsável pelo transporte, a responsabilidade pela emissão do manifesto passa a ser dele.

O cancelamento do manifesto, para autorizados e sem ocorrência do fato gerador, poderá ser feito no prazo de 24h, utilizando o uso de web service de eventos. Contudo, é importante destacar que existe uma diferença entre cancelamento e encerramento de manifesto. O encerramento deve ser informado ao fisco o fim da vigência (término do trajeto ou alteração nas informações), devendo ser registrado sempre no fim do percurso. Com isso, não será autorizado outro manifesto para o mesmo veículo caso não haja o encerramento anterior. Se houver pendência, fica inviável emitir novo manifesto para a unidade transportadora de cargas.

70

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Como um protocolo fiscal, o MDF-e não irá constar na escrituração fiscal visto que o mesmo possui campos e registros para ser preenchido.

De acordo com a legislação Ajuste Sinief 21/2010, emitentes de CT-e ou de NF-e estão automaticamente credenciados a não emissão do manifesto, que poderá ocasionar a aplicação de multas. No Ceará esse tipo de multa é de 200 UFIR, por documento não emitido, ou seja, R$ 667,80. O mesmo dever ser emitido por unidade federada de descarregamento. Na prática, em um envio a uma unidade de transportes de cargas que precisa descarregar mercadorias em três estados, logo deverão ser feito três manifestos de carga.

O portal do MDF-e, mdfe-portal.sefaz.rs.gov.br, possui algumas informações adicionais a respeito do projeto, onde é possível conhecer mais sobre a ferramenta e de sua implantação nacional, além de objetivos, legislação, e possibilidades de serviços. Como parâmetro, em 4 de maio de 2017, o portal apresenta o total de 72 milhões de MDF-e autorizados, e 3milhões de emissores.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) se apresenta como uma alternativa totalmente eletrônica para os atuais documentos fiscais em papel utilizados no varejo (cupom fiscal emitido por ECF e nota fiscal de venda a consumidor, modelo 2), reduzindo custos de obrigações acessórias aos contribuintes, ao mesmo tempo em que possibilita o aprimoramento do controle fiscal pelas administrações tributárias. Com a NFC-e, também o consumidor é beneficiado, ao possibilitar a confe-

71

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

rência da validade e autenticidade do documento fiscal recebido via internet.

Neste sentido, a NFC-e propõe o estabelecimento de um padrão nacional de documento fiscal eletrônico, baseado nos padrões técnicos de sucesso da Nota Fiscal Eletrônica modelo 55, todavia adequado às particularidades do varejo e das operações com o consumidor final. Ou seja, sabe-se que os modelos que existem hoje são manuais, em papel, tratando-se do cupom fiscal eletrônico e da nota fiscal de venda/consumidor.

Ambos os modelos representam para o fisco um grande gargalo no momento das fiscalizações. A exemplo disso imagina-se um comércio varejista que emite um volume muito grande de cupons fiscais por dia. Para que o fisco consiga fazer uma eficaz validação das informações fornecidas nesses cupons, o mesmo precisaria fazer uma análise aprofundada sobre esses documentos. Nesse âmbito, entendem-se as diversas dificuldades que ocorrem diante de uma fiscalização, dentre elas, quando o cupom fiscal se apaga, contém informações incorretas, além das informações imprecisas muitas vezes ocorridas, inclusive de origem de escrita ilegível, nas notas fiscal de venda/consumidor série D (pequeno bloco de papel).

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) consiste em um documento de existência digital, pois, emitido e armazenado eletronicamente, de operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio a consumidor final (pessoa física ou jurídica) em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.

Dentre as principais vantagens do uso da NFC-e destacam-se: • Dispensa de homologação do software pelo Fisco; • Uso de Impressora não fiscal, térmica ou a laser; • Simplificação de obrigações acessórias (dispensa de impressão de Redução Z e Leitura X, Mapa Resumo, Lacres, Revalida-

72

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

ção, Comunicação de ocorrências, Cessação, etc.); • Dispensa da figura do interventor técnico; • Uso de papel não certificado, com menor requisito de tempo de guarda; • Transmissão em tempo real ou on-line da NFC-e; • Redução significativa dos gastos com papel; • Não há necessidade de autorização prévia do equipamento a ser utilizado; • Uso de novas tecnologias de mobilidade; • Flexibilidade de expansão de PDV; • Apelo ecológico; • Integração de plataformas de vendas físicas e virtuais.

A NFC-e deve ser utilizada nas operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio, dentro do território sergipano, a não contribuintes. Para as demais operações, o contribuinte deverá utilizar a nota fiscal eletrônica modelo 55 (NF-e). Com a NFC-e, pode-se, também, elencar benefícios de inovação. São eles: a possibilidade de uso de novas tecnologias de mobilidade, como o uso de tablets e smartphones, além da possibilidade da integração de plataformas de vendas físicas e virtuais. É muito comum observar, em plataformas não integradas, usuários consultando produtos virtuais que não estejam em loja. A partir do momento que se passa a utilizar documentos fiscais eletrônicos, permite-se o

73

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

controle gerencial dos estoques por meio de uma plataforma única, desta forma, também é possível controlar as operações comerciais por meio de uma integrada.

Em um breve resumo, para o consumidor final existem dois modelos de documento fiscal eletrônico possível: Cupom Fiscal Eletrônico e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônico, este último trata-se de um modelo mais geral e mais usado no Brasil. Já o Cupom Fiscal Eletrônico tem implantação no país, porém em escala menor.

Dentre as diferenças mais operacionais entre os dois modelos, o Cupom Fiscal Eletrônico possui equipamento de hadware, enquanto a NFC-e, obtém um modelo operacional semelhante com o da Nota Fiscal Eletrônica.

Contudo, é viável detalhar desafios do fisco em relação à NFC-e como um balizador no seu surgimento e implantação, dentre eles se destacam: - Mínima interferência no ambiente de negócios do contribuinte; - Redução de custo Brasil; - Participação da iniciativa privada; Por meio dessa premissa e com a legislação aprovada, passou a existir o: • Ajuste Sinief nº 01 de 2013 – alterou o ajuste abaixo • Ajuste Sinief nº 07 de 2005 – que instituiu a NFe • Nota Técnica 05 de 2013 – alterou o Ajuste nº 07 e incluiu a NFC-e (Modelo 65) de documento fiscal. A mesma Nota Técnica previa que o Ambiente de Homologação da NFC-e seria até o dia 2/12/2013, e o Ambiente de Produção, até o dia 6/1/2014.

Como se sabe, os prazos não se concretizaram na maioria dos estados, em virtude de que a própria nota técnica já trazia a

74

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

possibilidade de que esses fossem postergados na maioria dos estados.

Para fechar esse tópico, nada mais sensato que relatar sobre duas ações operacionais e rotineiras: a venda presencial ou em domicílio. Como se sabe, a primeira é mais comum. A exemplo disso é possível imaginar a ida até uma farmácia, com o intuito de pedir um produto direto do balcão, e consequentemente efetuar a compra.

Porém, a NFC-e é utilizada bastante por pequenos varejos que trabalham com entrega a domicílio. Ressalte-se que, essa entrega a domicílio deverá ser operação interna, não em operação interestadual. Sendo este último, a NFC-e deixa de ser documento hábil e passa a ser a NF-e, Modelo 55. Mas para as operações internas, com consumidor final, seja este pessoa física ou jurídica, o Modelo a ser utilizado é o 65, da NFC-e.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um sonho antigo do fisco e de quase todos os prestadores de serviços. É muito comum nos dias atuais encontrar problemas na emissão de uma Nota Fiscal de Serviço, uma vez que a ausência de um modelo padrão faz com que existem centenas de tipos de documentos diferentes, com regras e contingências especificas. A NFS-e é um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela RFB, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada para documentar as operações de prestação de serviços.

75

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

O projeto Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) tem sido desenvolvido pela Receita Federal do Brasil (RFB) e Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf), atendendo o Protocolo de Cooperação Enat nº 2, de 7 de dezembro de 2007, ao qual se atribuiu a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do Projeto da NFS-e. Esse projeto visa o benefício das administrações tributárias com a padronização e a melhora das informações, redução de custos, bem como o aumento da competitividade das empresas brasileiras pela racionalização das obrigações acessórias (redução do custo-Brasil), com a consequente dispensa da emissão e guarda de documentos em papel.

Recibo Provisório de Serviços (RPS) O Recibo Provisório de Serviços (RPS) foi criado para atender a uma solução de contingência para o contribuinte, trata-se de um documento de posse e responsabilidade do contribuinte, gerado manualmente ou por alguma aplicação local, com numeração sequencial crescente e deve ser convertido em NFS-e dentro do prazo estipulado pela legislação tributária municipal. Além disso, o RPS serve para os contribuintes que não dis-

76

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

põem de infraestrutura de conectividade com a secretaria em tempo integral, podendo gerar os documentos e enviá-los, em lote,² para processamento e geração das respectivas NFS-e. O serviço de Recepção de Lote de RPS é definido como Assíncrono³. O contribuinte recebe um número de protocolo de recebimento como comprovante de envio de lote de RPS, o qual, por sua vez, é recebido pela secretaria e colocado em uma fila de processamento para ser executado em momento oportuno.

Depois de processado, gera um resultado que estará disponível ao contribuinte que tanto pode ser as NFS-e correspondentes como uma lista de erros encontrados no lote. Cabe salientar que a numeração dos lotes de RPS4 é de responsabilidade do contribuinte, devendo ser única e distinta para cada lote.

Geração de NFS-e Na Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) deve aparecer a identificação dos serviços em conformidade com os itens da Lista de Serviços, anexa à Lei Complementar n°116, de 2003, com os que foram vetados e de um item “9999” para “outros serviços”. Em uma NFS-e podem ser descritos diferentes serviços desde que relacionados a um único item da Lista, de mesma alíquota e para o mesmo tomador de serviço. No caso da atividade de construção civil, as NFS-e deverão ser emitidas por obra, se a legislação do município assim dispuser. A identificação do prestador de serviços será feita pelo CNPJ, que pode ser conjugado com a Inscrição Municipal, embora não seja de uso obrigatório. ² O envio de RPS à secretaria para geração da NFS-e é feito em lotes, ou seja, vários RPS agrupados para gerar uma NFS-e para cada um deles. Para que os RPS façam parte de um lote a ser enviado para a geração das NFS-e correspondentes, para isso, o contribuinte deve ter uma aplicação instalada em seu computador. ³ Assíncrono é quando ocorre uma chamada a este com envio de determinadas informações, no caso em questão, o lote de RPS, e o retorno ocorrem em outro momento.

4 Um RPS pode ser enviado com o status de cancelado gerando uma NFS-e cancelada.

Um RPS já convertido em NFS-e não pode ser reenviado. Caso haja necessidade de cancelamento do documento, deve ser cancelada a respectiva NFS-e.

77

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

A competência de uma NFS-e é o mês da ocorrência do fato gerador. O sistema assumirá automaticamente o mês/ano da emissão do RPS ou da NFS-e, o que for inferior, podendo ainda o contribuinte informar uma competência anterior. A base de cálculo da NFS-e é o Valor Total de Serviços, subtraído do Valor de Deduções previstas em lei. É obrigatória para pessoa jurídica a informação do CNPJ do tomador do serviço, exceto quando se tratar de tomador do exterior.

De acordo com a Natureza da Operação, a Opção pelo Simples Nacional, o Regime Especial de Tributação e o ISS retido define-se o valor do ISS e será sempre calculado, salvo quando: a natureza da operação for tributação no município; a exigibilidade for suspensa por decisão judicial ou por procedimento administrativo e o Regime Especial de Tributação for Microempresa Municipal; Estimativa ou Sociedade de profissionais.

• A natureza da operação for tributação fora do município, nesse caso os campos Alíquota de Serviço e Valor do ISS ficarão abertos para o prestador indicar os valores.

• A natureza da operação for imune ou isenta, nesses casos o ISS será calculado com alíquota zero.

• O contribuinte for optante pelo Simples Nacional e não tiver o ISS retido na fonte.

• A alíquota do ISS é definida pela legislação municipal. Quando a NFS-e é tributada fora do município de emissão, a alíquota será informada pelo contribuinte.

A NFS-e contém informações enviadas pelo contribuinte e outros de responsabilidade do Fisco. Além disso, não pode ser alterada uma vez gerada, admitindo-se, unicamente por iniciativa do contribuinte, ser cancelada ou substituída, hipótese esta em que deverá ser mantido o vínculo entre a nota substituída e a nova.

78

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) O projeto Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT-CF-e) documenta, de forma eletrônica, as operações comerciais do varejo, em substituição aos equipamentos ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Para isso criou: Um novo modelo de documento fiscal eletrônico, o Cupom Fiscal Eletrônico – SAT (CF-e-SAT), aderente ao modelo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e); Um novo padrão de equipamento de baixo custo, o SAT, para gerar, autenticar com validade jurídica e transmitir, via Internet, os CF-e-SAT emitidos pelos estabelecimentos comerciais.

A ferramenta simplifica as obrigações acessórias dos estabelecimentos varejistas. A página do SAT-CF-e está disponível no site da Sefaz-SP, através do sítio eletrônico: https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/sat/Paginas/Sobre.aspx.

O CF-e-SAT, modelo 59, é um documento fiscal eletrônico, emitido, armazenado e transmitido automaticamente pelo equipamento SAT, de existência apenas digital, documenta operações de circulação de mercadorias no varejo. Ou seja, como o documento tem seu armazenamento 100% digital (eletronicamente), não há mais necessidade da manutenção de documentos de papel, de arquivos de documentos físicos. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital feita pelo equipamento SAT por meio do seu Certificado Digital, como o CF-e-SAT só existe na forma eletrônica, o consumidor receberá como comprovante de sua aquisição o chamado Extrato do CF-e-SAT. Com o Cupom, procura-se estabelecer um novo padrão para o varejo: documento fiscal válido é o Documento Fiscal Eletrônico existente na base de dados do Fisco. Este padrão é similar

79

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

ao atualmente utilizado pela NF-e. Dentre os principais benefícios para o contribuinte ao usar o equipamento SAT estão a redução de custos e a simplificação de obrigações acessórias.

Além disso, o contribuinte conta com um documento dotado de validade jurídica pela Medida Provisória 2.200-2/01, tendo garantia de autenticidade e integridade nos documentos eletrônicos emitidos pelo equipamento SAT. Em relação a isso é interessante destacar que em alguns estados o SAT sofreu algumas modificações.

Ressalte-se que, o varejo pratica operações fiscais de vendas de mercadorias para o consumidor final, geralmente não contribuinte do ICMS. A respeito disso é interessante lembrar o que já foi estudado, em relação à NF-e, que ela servia para substituir o Modelo 1 ou 1A. Já o CF-e servirá para substituir o cupom fiscal emitido por equipamento ECF ou a nota fiscal de venda consumidor, um pequeno bloco de notas da série D. Ou seja, esses documentos são destinados às pessoas físicas.

Como um modelo prático, imagina-se o caso de uma pessoa física que se direciona a uma empresa varejista com o objetivo de adquirir uma mercadoria. Se esta pessoa já é credenciada para a emissão de cupom fiscal eletrônico, o documento hábil para acobertar essa operação é o CF-e e não a NF-e.

O equipamento SAT gera e autentica, por meio de Certificado Digital próprio, o Cupom Fiscal Eletrônico – SAT (CF-e-SAT) e transmite periódica e automaticamente à Secretaria da Fazenda (Sefaz), via Internet. O SAT não possui impressora a ele integrado. O sistema é exclusivo para emissão do CF-e-SAT. Como o CF-e-SAT é um documento fiscal eletrônico, o SAT não possui mecanismo impressor. Entretanto, para emissão do Extrato do CF-e-SAT, deve-se utilizar uma impressora comum (não fiscal), acionada pelo programa Aplicativo Comercial (AC).

80

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

O extrato do CF-e-SAT é uma cópia simplificada do documento eletrônico, servindo basicamente para controle das aquisições pelo consumidor. Nele existe a chave de acesso que possibilita a consulta do respectivo documento eletrônico no site da Secretaria da Fazenda, bem como um código do tipo QR CODE que possibilitará a checagem da autenticidade do extrato por meio de telefones celulares compatíveis com a tecnologia.

Logo, o contribuinte deverá, imediatamente após a emissão do CF-e-SAT, providenciar a impressão do seu extrato conforme leiaute estabelecido em Ato Cotepe.

O Ajuste Sinief nº 11 de 24 de setembro de 2010 autoriza os Estados de Alagoas, Ceará, Minas Gerais, Paraná e São Paulo a instituírem o Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e-SAT) em substituição ao Cupom Fiscal emitido por equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF). A adoção do CF-e-SAT e do equipamento SAT em cada um destes Estados depende da legislação estadual específica. Com isso, vale ressaltar a importância de sempre consultar a Administração Tributária do seu Estado.

São considerados benefícios do CF-e: • O custo operacional da loja é reduzido; • Não é preciso adquirir o ECF; • A emissão pode ser feita por celulares e tablets; • Não existe leitura X e Redução Z, o que permite abertura e fechamento do caixa sempre que for necessário; • Mais espaço livre, pois o armazenamento é digital; • Redução da possibilidade de erros.

A respeito do primeiro benefício citado, sabe-se que o equipamento emissor de cupons fiscais, o ECF, eles custa em torno de R$ 3.000 e R$ 2.5000 reais. No SAT, ele terá valor bem reduzido, ainda assim, ele necessitando de menos equipamentos.

Como exemplo, imagina-se um supermercado que têm 10 caixas. Este precisará de um emissor de cupons fiscais para cada

81

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

um desses pontos de venda. Quando se fala em CF-e, ele pode ter um único equipamento SAT ligado ou conectado ao seu servidor que alimente essas 10 pontos de venda.

Já em relação ao benefício que destaca sobre a não existência da leitura X, como exemplo, no momento de abrir um caixa para emissão de cupons ficais, e por um erro dentro do dia, ainda pela manhã, esse caixa emite uma redução Z, o mesmo ficará fechado, só podendo ser reaberto por meio de uma intervenção técnica. Ou seja, isso, no equipamento emissor de cupom fiscal representa custo e uma burocracia que poderá implicar diretamente na atividade comercial. Isso fica significantemente simplificado quando é voltado para o equipamento SAT e a emissão do cupom fiscal eletrônico. Resumindo, com a utilização do SAT, o contribuinte poderá abrir e fechar o caixa quantas vezes desejar ao longo do dia.

Com o intuito de Vale ressaltar, novamente, que o SAT é um modelo fiscal eletrônico, de número 59, que deve ser utilizado para acobertar operações do varejista com o consumidor final não contribuinte, não com o contribuinte do ICMS. A partir do momento que o varejista passa a usar o SAT no seu estabelecimento comercial, deverá passar a emitir CF-e, e não terá mais a necessidade de fazer a impressão de Leitura X e Redução Z. O extrato do Cupom Fiscal Eletrônico é um documento auxiliar que deverá ser impresso e entregue ao consumidor no momento de uma venda, utilizando o CF-e, com o objetivo de fornecer informações básicas a respeito da operação comercial.

Além disso, deverá permitir que esse documento acompanhe o trânsito da mercadoria, que por meio da chave de acesso ou do QR Code online que constam no extrato do cupom eletrônico, seja feita a consulta da veracidade das informações e da autenticidade do referido cupom fiscal.

82

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

83

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

capítulo 4 escrituração fiscal digital (efd) icms/ipi

84

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Saga da Escrituração Fiscal A Escrituração Fiscal existe há quase 50 anos, conforme prevê o ajuste Sinief S/N de 1970, que determina que o contribuinte do ICMS deva manter para cada um dos seus estabelecimentos os livros que compõem a escrituração fiscal tais como: Registro de Entrada, Registro de Saída, Registro de Controle da Produção e do Estoque, Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, Registro de Inventário e Registro de Apuração do ICMS. No entanto, os tempos atuais apontam uma deficiência conceitual a respeito do que são escriturações fiscais.

Na década de 70, a Escrituração Fiscal nada mais era do que o registro das operações fiscais, em que se tinham obrigações de natureza principal, apuração do PIS, Cofins, ICMS, IPI, além

85

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

das obrigações de natureza acessória, dentre elas, a de emissão dos documentos fiscais e o registro deles, bem como seus respectivos livros. Naquele período, era preciso obedecer, exclusivamente, para fins de informações fiscais, as informações que eram necessárias para apuração do tributo. Especificamente, no caso das notas fiscais, eram prioritárias as informações relacionadas ao ICMS, que é o imposto sobre a circulação de mercadorias e serviços.

Lembrando que, nessa época, a escrituração fiscal nada mais era o registro das operações fiscais. Isso implica afirmar que, num recente passado não existia nota fiscal eletrônica. O que existia era a nota fiscal de bloco, que era emitida à mão. Ao final do mês as empresas acumulavam volumes de notas fiscais emitidas manualmente que eram registradas em livros pré-impressos que pediam registros tais como o valor da nota, data, valor da operação, a base de cálculo, alíquota do imposto e o valor dele.

Em um segundo momento, marcado pela inserção dos computadores nas empresas, essas escriturações deixaram de ser manuais, transgredindo para um modelo informatizado. Na ocasião começou-se a utilizar sistemas para fazer o procedimento de escrituração, substituindo o registro manual de livros. Ademais, esse modelo ainda previa a impressão de livros em papel para que fossem entregues aos fiscais no momento de uma fiscalização.

Com o advento do Sped e a criação das escriturações fiscais digitais, as escriturações manuais passaram a ser eletrônicas, significando dizer que, não existem mais no modelo em papel.

Hoje, para uma empresa que envia Sped Fiscal, é incoerente solicitar à mesma, por exemplo, livros em papel de entrada ou saída ou apuração de ICMS. Em suma, hoje, essas informações encontram-se contidas dentro do arquivo do Sped Fiscal.

86

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Escrituração Fiscal Digital (EFD) ICMS/IPI O projeto do Sped Fiscal faz parte do projeto macro Sped. A partir dessa premissa é fundamental entender que a escrituração fiscal digital nada mais é que do que a substituição da escrituração fiscal em papel ou modelo informatizado, em que se utilizava do sistema, mas tinha que imprimir o livro, por, agora, um modelo digital. Neste modelo, o contribuinte irá usar seu sistema de escrituração fiscal, mas ao invés de imprimir livros, ele irá gerar arquivos eletrônicos.

O grande gargalo dessa questão é que esse modelo digital, como já explicado na introdução desta obra, oferece também uma séria de informações que são não fiscais, que por vezes acabam fazendo com que o contribuinte não tenha um eficaz controle a respeito dessas informações, e que acabam inserindo nos documentos fiscais eletrônicos informações incorretas, inexatas ou imprecisas. Com isso a qualidade de escrituração fiscal fica comprometida.

Ressalte-se que, no que diz respeito ao Sped Fiscal, a escrituração fiscal brasileira tem grande foco em seus inventários e estoques. Mas por quê? A escrituração fiscal digital, ou seja, o Sped Fiscal tem como principal objetivo apresentar as informações relacionadas à apuração do ICMS e do IPI. Vale salientar que, o ICMS é um tributo de extrema importância para o país, e em decorrência disso e do grande percentual da parcela de arrecadação dos estados, foram criadas diversas técnicas para garantir a arrecadação do tributo. São técnicas de arrecadação: o antecipado, o diferencial de alíquotas, a substituição tributária. Com isso o fisco garante que a obrigação principal será cumprida, o valor do tributo será pago. Este passa a ter um olhar ainda mais rigoroso em relação às obrigações acessórias, porque essas vão denunciar se o contribuinte está sonegando.

87

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Como o fisco constata uma sonegação? No que diz respeito à escrituração fiscal e a arrecadação do ICMS, um dos principais fatores que evidenciam que está havendo sonegação são os estoques. Porque, por exemplo, se uma pessoa física vende uma mercadoria sem possuir uma nota de compra, significa que esta omitiu uma enreda, e essa omissão pode gerar uma sonegação. Outro exemplo é que, se uma mercadoria desaparece do estoque significa que a mesma foi vendida sem nota, e isso se caracteriza uma omissão de saída e de receita.

Diante disso, hoje, existem alguns cuidados considerados extremamente necessários em informações não fiscais, no gerenciamento delas, para evitar que o contribuinte seja acusado de omissões de entrada ou de saída.

No capítulo 2 desta obra, o projeto Sped foi conceituado como um grande sistema que tem a função de receber informações das empresas. Para cada tipo de informação fiscal de interesse do fisco foi desenvolvido um leiaute específico contendo o conjunto de dados e a forma que deveriam ser apresentados.

Visando orientar a geração dessas informações em meio digital foi disponibilizado aos contribuintes do ICMS e do IPI um Guia Prático, contendo os dados referentes à EFD ICMS/IPI e

88

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

esclarecendo aspectos da apresentação dos registros e conteúdos de alguns campos, estrutura e apresentação do arquivo digital para entrega ao fisco, na forma do Ato Cotepe/ICMS nº 9, de 18 de abril de 2008 e suas atualizações.

O documento abdica de contemplar todas as orientações técnicas a respeito da elaboração do arquivo digital, cuja orientação integral sobre sua estrutura e apresentação deve ser buscada no Manual de Orientação anexo ao Ato Cotepe/ICMS nº 09/08, bem como na legislação de cada uma das unidades federadas.

Legislação Como parte do projeto Sped, a Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS/IPI) foi estabelecida pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que busca promover a integração dos fiscos federal, estaduais, Distrito Federal e, futuramente, municipais, e dos Órgãos de Controle. A base do documento é mediante a padronização, racionalização e compartilhamento das informações fiscais digitais, bem como integrar todo o processo relativo à escrituração fiscal, com a substituição do atual documentário em meio físico (papel) por documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins.

O Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006 e, posteriormente, Ajuste Sinief 2, de 3 de abril de 2009, dispõe acerca da instituição da EFD ICMS/IPI em arquivo digital, de uso obrigatório para os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), que se constitui de um conjunto de registros de apuração de impostos, referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte, assim como de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil.

89

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Cabe ao contribuinte gerar e manter não só uma EFD ICMS/ IPI para cada estabelecimento com todas as informações referentes aos períodos de apuração do(s) imposto(s), bem como todos os documentos fiscais que deram origem à escrituração, na forma e prazos estabelecidos para a guarda de documentos fiscais na legislação tributária, observados os requisitos de autenticidade e segurança nela previstos.

O Ato Cotepe/ICMS nº 9, de 18 de abril de 2008, e suas atualizações definiram os documentos fiscais, as especificações técnicas do leiaute do arquivo digital da EFD ICMS/IPI, que contém informações fiscais, contábeis, e outras informações que venham a repercutir na apuração, pagamento ou cobrança de tributos de competência dos entes conveniados. A partir de 1º de janeiro de 2009, os contribuintes obrigados à EFD ICMS/ IPI devem escriturá-la e transmiti-la via internet. A obrigatoriedade encontra-se na legislação estadual.

O Protocolo ICMS 03, de 1º de abril de 2011, fixou o prazo máximo de 1º de janeiro de 2014 para a obrigatoriedade da EFD ICMS/IPI dos contribuintes ainda não obrigados, excetuando-se contribuintes do Simples Nacional, cujo prazo máximo para obrigatoriedade foi estabelecido para 1º de janeiro de 2016 e poderia ser antecipado a critério de cada estado. Entretanto, devido à mudança da publicação da Lei Complementar 147/2014 e do Protocolo ICMS 49/2015, que dispôs: Cláusula primeira O parágrafo único da cláusula segunda do Protocolo ICMS 3/11, de 1º de abril de 2011, passa a vigorar com a seguinte redação: “Parágrafo único. A dispensa prevista no caput não se aplica para os estabelecimentos mencionados no inciso II cuja Unidade Federada tenha estabelecido a obrigatoriedade até o primeiro trimestre de 2014, conforme § 4ºC do art. 26 da Lei Complementar nº 123/2006”.

90

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Assim, nos estados que obrigaram os contribuintes optantes pelo Simples Nacional até o primeiro trimestre de 2014, estes continuam obrigados a enviar a EFD ICMS/IPI. No entanto, é comum que ainda hoje alguns estados disciplinem a obrigatoriedade da EFD ICMS-IPI pelos contribuintes optantes pelo Simples Nacional como é o caso, por exemplo, do Ceará que, por meio da Instrução Normativa 54 de 2016 posteriormente alterada pela 14 de 2017, dispôs sobre a matéria em tela.

Perfil O Sped fiscal trabalha com três tipos de perfis. De maneira simplificada, é possível considerar que os perfis são relativos ao nível de detalhamento da informação que será preenchida do sistema. Os perfis são sempre definidos a critério das unidades federadas. Portanto, faz-se necessário consultar a legislação vigente do estado onde se presta a obrigação, para saber qual é o perfil das empresas contribuintes do ICMS e do IPI. Se, por exemplo, o leiaute do Sped Fiscal oferece a possibilidade do preenchimento de 200 registros, o Perfil A, seria mais detalhado, analítico, onde o contribuinte teria que informar sobre os referidos 200 registros.

91

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Já o Perfil B, seria mais resumido, sintético (totalizando por dia ou mês), no qual o contribuinte precisaria informar apenas 150 registros.

O Perfil C seria ainda mais resumido e sintético, com escriturações mais simplificadas, onde o contribuinte informaria somente 100 registros. Ademais, é muito importante que, caso a atividade seja muita específica e a legislação local não preveja qual é o perfil para a atividade fim, sempre nesses casos deve-se utilizar o perfil A, que é o mais detalhado.

Apresentação do arquivo EFD ICMS/IPI O arquivo digital deve ser submetido a um programa validador, fornecido pelo Sped por meio de download, que verifica a consistência das informações prestadas no arquivo. Após essas verificações, o arquivo digital é assinado por meio de certificado digital, tipo A1 ou A3, emitido por autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e transmitido.

O contribuinte está obrigado a prestar informação, pois a omissão ou inexatidão de informações poderá acarretar penalidades e a obrigatoriedade de reapresentação do arquivo integral, de acordo com as regras estabelecidas pela Administração Tributária.

92

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Periodicidade de informações Os arquivos da EFD ICMS/IPI têm periodicidade mensal e devem apresentar informações relativas a um mês civil ou fração, ainda que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em períodos inferiores a um mês, segundo a legislação de cada imposto. Desse modo, a data inicial constante do registro 0000 deve ser sempre o primeiro dia do mês ou outro, se for início das atividades, ou de qualquer outro evento que altere a forma e período de escrituração fiscal do estabelecimento.

A data final constante do mesmo registro deve ser o último dia do mesmo mês informado na data inicial ou a data de encerramento das atividades ou de qualquer outro fato determinante para paralisação das atividades daquele estabelecimento. Os prazos para a transmissão dos arquivos são definidos por legislação estadual.

Assinatura com Certificado Digital No âmbito contábil, é de extrema necessidade entender que a assinatura digital é nada mais que o processo de assinar um documento com o certificado digital, e que garantirá, consequentemente, a autenticidade do documento. Desta forma, o certificado digital é uma espécie de documento que identificará um estabelecimento ou pessoa, podendo ser verificado junto a autoridade certificadora que o emitiu.

Com essa premissa poderão assinar a EFD ICMS/IPI, com certificados digitais do tipo A1 ou A3: 1. e-PJ ou e-CNPJ que contenha a mesma base do CNPJ (os oito primeiros caracteres) do estabelecimento; 2. e-PF ou e-CPF do produtor rural ou do representante legal da empresa no cadastro CNPJ; 3. No caso de sucessão, a EFD ICMS/IPI pode ser assinada com

93

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

certificado digital da sucessora se o CNPJ da sucedida estiver extinto no cadastro CNPJ da RFB por um dos seguintes eventos: incorporação, fusão ou cisão total e se a EFD ICMS/IPI referir-se a período de apuração anterior ao da data da sucessão.

4. A pessoa jurídica ou a pessoa física com procuração eletrônica cadastrada no sítio eletrônico da RFB, por estabelecimento.

5. Inventariante com procuração eletrônica cadastrada no sítio eletrônico da RFB. Cadastramento de Procuração Eletrônica, conforme o sítio eletrônico da RFB.5 Obs.: No caso de estabelecer Procuração Eletrônica em nome de filial para terceiros: a) https://cav.receita.fazenda.gov.br/scripts/ CAV/login/login.asp b) Login com certificado digital de pessoa jurídica; c) Na opção “Alterar perfil de acesso”, selecionar “CNPJ matriz atuando como CNPJ filial” e alterar; d) Preencher os dados do formulário apresentado e selecionar a opção “Assinatura da Escrituração Fiscal Digital (EFD-ICMS/IPI) do Sistema Público de Escrituração Digital”, constante do quadro “Destinados tanto a Pessoa Física quanto a Pessoa Jurídica”. e) Para finalizar, clicar em “Cadastrar procuração” ou “Limpar” ou “Voltar”. O cadastro de procuração eletrônica para inventariante está regulamentado no Siscac (sistema de atendimento da RFB) na opção de concessão de “Procuração RFB” (procuração de uso eletrônico para realização de serviço disponível pela internet) para inventariante. Inclusive, é possível que o inventariante, caso não seja ele a executar as ações referente ao cumprimento de obrigações 5 http://receita.fazenda.gov.br, na aba Empresa, clicar em “Todos os serviços”, selecionar “Procuração Eletrônica e Senha para pesquisa via Internet”, “procuração eletrônica” e “continuar” ou opcionalmente https://cav.receita.fazenda.gov.br/scripts/CAV/ login/login.asp. Login com certificado digital de pessoa jurídica ou pessoa física (produtor rural);selecionar “Procuração eletrônica”; a) Selecionar “Cadastrar Procuração” ou outra opção, se for o caso; b) Selecionar “Solicitação de procuração para a Receita Federal do Brasil”; c) Preencher os dados do formulário apresentado e selecionar a opção “Assinatura da Escrituração Fiscal Digital (EFD-ICMS/IPI) do Sistema Público de Escrituração Digital”, constante do quadro “Destinados tanto a Pessoa Física quanto a Pessoa Jurídica”. d) Para finalizar, clicar em “Cadastrar procuração” ou “Limpar” ou “Voltar”.

94

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

tributárias, fazer uma procuração para que um terceiro possa ser o outorgante da “Procuração RFB”. Para que se resolva a questão do CPF cancelado e se registre a procuração, deve-se adotar o seguinte procedimento: a) O inventariante deverá solicitar à Unidade de atendimento da RFB de sua jurisdição a alteração da situação do CPF do contribuinte falecido, de cancelado para regular. A justificativa para o pedido é que o cancelamento do CPF é indevido, visto que ainda há obrigação tributária a ser cumprida e, portanto, o CPF não poderia ter sido cancelado. b) Após o CPF retornar à situação “regular”, caso o inventariante tenha certificado digital válido e, portanto, possa assinar os arquivos da EFD, ele deverá solicitar a “Procuração RFB”. Se o inventariante não possuir o certificado digital, ele deverá conceder uma procuração para que um terceiro (Ex.: escritório de contabilidade/advogado) possa solicitar a procuração. c) A solicitação da “Procuração RFB” depende de preenchimento prévio do Formulário disponível na página da RFB na Internet (endereço abaixo). Ao acessar o formulário e após o preenchimento dos dados cadastrais, deverá ser selecionada a opção específica para a EFD ICMS IPI, que é “Assinatura de Escrituração Fiscal Digital (EFD) do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) “http://www.receita. fazenda.gov.br/Aplicacoes/ATSDR/procuracoesrfb/controlador/ controlePrincipal.asp?acao=telaInicial” d) Após o preenchimento, o formulário impresso deverá ser entregue em uma Unidade de atendimento da jurisdição do contribuinte, para que seja efetivado o cadastro. Obs.: É importante que o inventariante apresente um documento (cópia do despacho no processo de inventário) onde é nomeado inventariante. Sem um documento que comprove sua condição de inventariante, a procuração não será aceita pela rede de atendimento. Após esse procedimento, o titular da procuração (seja o inventariante ou o terceiro por ele nomeado) estará apto à transmissão da EFD ICMS IPI”. 6

6

Informações obtidas no sítio eletrônico: sped.rfb.gov.br

95

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

A partir da versão 2.3.0, o PVA passou a permitir a seleção múltipla de arquivos para assinatura.

Prestação e guarda de informações É fundamental entender que, de acordo com o Art. 173 CTN, o contribuinte deverá guardar a EFD ICMS/IPI transmitida juntamente com o recibo de transmissão pelo prazo previsto na legislação, que conforme o artigo é de cinco anos. O arquivo transmitido e os documentos fiscais que deram origem à escrituração devem ser mantidos pelo prazo decadencial. Ressalte-se que a responsabilidade pela guarda da informação é do contribuinte, e não do contador. O contribuinte deve manter a escrituração fiscal transmitida, o recibo de transmissão, e toda documentação que dá base à escrituração. Para uma melhor compreensão disso, sugere-se pesquisa no portal do Sped, através do Guia Prático da EFD ICMS/IPI e do Programa Validador (PVA) do Sped Fiscal.

O arquivo digital da EFD-ICMS/IPI gerado pelo contribuinte seguirá as especificações do leiaute definidas pelo Ato Cotepe e deverá apresentar todas as informações econômico-fiscais e contábeis referentes ao período compreendido entre o primeiro e o último dia do mês civil, inclusive. Conforme consta no Ajuste Sinief 02/09, fica dispensada a impressão dos livros fiscais. Considera-se totalidade das informações:

96

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

• Relativas às entradas e saídas de mercadorias e aos serviços prestados e tomados, incluindo a descrição dos itens de mercadorias, produtos e serviços.

• Relativas à quantidade, descrição e valores de mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem, produtos manufaturados e produtos em fabricação, em posse ou pertencentes ao estabelecimento do contribuinte declarante, ou fora do estabelecimento e em poder de terceiros e de terceiros de posse do informante; • Relativas à produção de produtos em processo e produtos acabados e respectivos consumos de insumos, tanto no estabelecimento do contribuinte quanto em estabelecimento de terceiro, bem como o estoque escriturado; • Qualquer informação que afete o inventário físico e contábil, no processo produtivo, na apuração, no pagamento ou na cobrança de tributos de competência dos entes conveniados ou outras de interesse das administrações tributárias.

• Qualquer situação de exceção na tributação do ICMS ou IPI, tais como: isenção, imunidade, não incidência, diferimento ou suspensão do recolhimento, também deverá ser informada no arquivo digital, indicando-se o respectivo dispositivo legal. As informações deverão ser prestadas sob o enfoque do declarante.

Vale enfatizar que, é obrigatoriedade do contribuinte armazenar o arquivo digital da EFD ICMS/IPI transmitido, dentro dos requisitos de segurança, autenticidade, integridade e validade jurídica, no prazo fixado pela legislação para a guarda dos documentos fiscais. A geração, o armazenamento e o envio do arquivo digital não o dispensam da guarda dos documentos que deram origem às informações, na forma e prazos determinados pela legislação.

O arquivo deve ser mantido no formato txt, gerado e transmitido (localizado em diretório definido pelo usuário), não se tratando de cópia de segurança. Os contribuintes obrigados à EFD ICMS/IPI, inclusive no caso de atividades paralisadas,

97

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

devem apresentar os registros obrigatórios (notação = “O”), informando, portanto, a identificação do estabelecimento, período a que se refere à escrituração e declarando, nos demais blocos, valores zerados, isto significa que não efetuou qualquer atividade.

Cópia de Segurança, Exportação de txt e Arquivo Original da EFDICMS/IPI O contribuinte deve guardar a EFD ICMS/IPI transmitida juntamente com o recibo da transmissão, pelo prazo previsto na legislação. Não é o arquivo gerado utilizando a funcionalidade cópia de segurança nem pela funcionalidade Exportação do Arquivo txt, ambas do PVA. O recibo de entrega é gerado pelo ReceitaNet, com o mesmo nome do arquivo para entrega, com a extensão rec e será gravado sempre no mesmo diretório do arquivo transmitido. 7 Cadastro de Produtos O Cadastro de Produtos é um dos principais fatores de geração de problemas dentro do Sped fiscal. Esse item tem como 7 No arquivo do recibo, consta a identificação e também o hash code do arquivo transmitido. Para visualização do recibo, com prévia importação da EFD-ICMS/IPI no PVA, os arquivos txt: enviado e recibo que devem estar no mesmo diretório. O arquivo txt exportado (opção Exportar do menu Escrituração Fiscal) leva os dados apenas daquela EFDICMS/IPI a qual ele se refere, sem assinatura nem dados das demais tabelas constantes do banco de dados do PVA. O arquivo de Cópia de Segurança gera uma cópia de todos os dados constantes na base do PVA, incluindo as tabelas auxiliares atualizadas, se assim estiverem no PVA, na data da cópia. A partir da versão 2.3.0 , o PVA passou a permitir a seleção múltipla de arquivos para geração, restauração e exportação de cópia segurança. Se o recibo for extraviado, basta certificar-se de que a EFD se encontra na base do Sped. Instalar o ReceitanetBX, disponível em: http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaFisica/ReceitanetBx/default.htm. Necessária certificação digital. Se você consegue visualizar a EFD, é prova suficiente que referida EFD foi transmitida e, portanto, encontra-se na base do SPED. A tela de consulta informa o CNPJ, IE, período, finalidade, identificador do arquivo e data de transmissão. Se você ainda possuir o arquivo transmitido, basta tentar transmiti-lo novamente que o recibo será gravado (tem que ser exatamente o arquivo transmitido originalmente). Se você não possui o arquivo, você pode baixar o arquivo por meio do ReceitanetBX.

98

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

objetivo municiar o leitor de condições de entender como é que esse cadastro deve ser feito dentro da escrituração fiscal e desta forma possa orientar possíveis clientes e empresas, com intuito de evitar retrabalhos e principalmente, erros que constituam passivos tributários ocultos. Portanto faz-se necessária uma análise em relação aos itens elencados abaixo: a) Classificação de Tipo de Item – Desde que o Sped Fiscal surgiu, com ele existe o cadastro dos produtos e com essa informação sendo transmitida para o fisco, existe uma série de classificações de itens possíveis. A respeito disso, as empresas comerciais trabalham com três tipos de itens: TIPO 00 • Mercadoria p/ Revenda: Produto adquirido para comercialização e outros dois tipos: Material de uso e consumo e Ativos Mobilizados.

TIPO 01 • Matéria Prima: Mercadoria que componha, física e/ou quimicamente, um produto em processo ou produto acabado e que não seja oriunda do processo produtivo. A exemplo disso, o consumidor já compra a matéria prima para ser usada na fabricação do seu produto acabado ou na fabricação de um produto em processo. É por isso que ela não é oriunda do seu processo produtivo.

TIPO 03 • Produto em Processo: Produto oriundo do processo produtivo e, preponderantemente, consumido no processo produtivo.

Ressalte-se que é comum existir, geralmente, equívocos em relação ao Produto em Processo ou Produção em Elaboração, aquela que foi iniciada, porém não foi finalizada. Em explica-

99

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

ções para alunos, costumo falar no exemplo da sola de sapato a respeito de Produto em Processo. De uma possível indústria de calçados que tem um processo produtivo voltado para fabricação de solas de sapatos. Ao finalizar esse processo, ela terá um produto em processo, porque apesar de este ser oriundo de um Processo Produtivo, será utilizado, ainda, na produção de um produto acabado.

TIPO 04 • Produto Acabado: Produto oriundo do processo produtivo; Produto final resultante do objeto da atividade econômica do contribuinte e pronto para ser comercializado. No caso, ainda, da indústria de calçados, o Produto Acabado será o próprio calçado.

TIPO 05 • Subproduto: Oriundo do processo produtivo e não é objeto da produção principal do estabelecimento. Um exemplo é o aproveitamento de sobras de retalhos de uma indústria de confecção, que compra tecidos com o objetivo principal de fazer o corte deles, mas que acaba utilizando as sobras de retalhos para a transformação de outros acessórios ou para a venda dos mesmos.

100

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

TIPO 06 • Produto Intermediário: Produto que embora não se integrando ao novo produto, for consumido no processo de industrialização. Em minhas aulas costumo citar o exemplo da compra de uma lixa para ser usada na produção de móveis. O produto, que foi consumido durante o processo de produção de cadeiras ou mesas, não irá compor o produto acabado.

Ainda sobre os tipos, é fundamental entender que, essas informações, que são de natureza não fiscal, e, portanto, de natureza gerencial. Quem deve promover essas classificações é a própria empresa. Elas vão compor o Cadastro de Produtos, e essas informações serão utilizadas, em alguns momentos, tanto no documento fiscal eletrônico como, com toda certeza, será utilizada na escrituração fiscal digital. b) Ficha Técnica dos Produtos - Além disso, é necessário também buscar a compreensão em torno da Ficha Técnica dos Produtos. Sempre que for mencionado que o tipo do item é, por exemplo, Produto Acabado, ou Tipo em Processo e de Indústria, terá que preencher a ficha técnica dos mesmos. Ela é informada no registro 0210, onde deverá ser anunciada uma previsão dos materiais que serão consumidos no processo produtivo. c) Itens com descrição repetida - Problemas no cadastro do produto fazem com que muitas vezes o mesmo produto possua vários códigos no sistema gerencial da empresa. d) Itens com códigos similares - Problemas de parametrização na codificação dos produtos contribuem diretamente para que sejam detectadas omissões de entradas e saídas nos estoques fiscais.

101

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

e) Fator de conversão - Sempre que a entidade utilizar uma unidade de medida para controlar o inventário que seja diferente da usada na comercialização, deve ser informado o fator de conversão. f) Unidades de medidas - É importante destacar o código da unidade de medida usada na comercialização e controle de estoque de determinado produto bem como a descrição que identifique a unidade. g) Análise horizontal dos itens - Variável de análise do comportamento do preço dos produtos em determinado período de tempo, em muitos casos evidência casos de subfaturamento. h) Classificação das NCMs e impactos tributários - A classificação da NCM do produto representa nos dias atuais um enorme gargalo para correta parametrização tributária dos itens, uma vez que para a correta identificação de qual código deverá ser utilizado requer uma série aprofundada de estudos a respeito de várias características do item que está sendo classificado.

Nesse contexto, é sabido que quem deve promover essas classificações é a própria empresa, ou seja, todos esses problemas são de natureza gerencial, em informações que compõe a escrituração fiscal. É de extrema importância entender que antes de se saber sobre o leiaute e a geração das informações no Sped Fiscal, é importante entender que esse trabalho se inicia na empresa, na gestão das informações e dos processos que chagam até a contabilidade.

Blocos e registros A EFD ICMS-IPI está dividida em blocos, registros e campos.

Cada bloco contém uma quantidade de registro e cada registro compõe diversos campos que devem ser preenchidos. A respeito disso, observa-se que, ao selecionar o menu do siste-

102

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

ma de informações contábeis, é possível verificar uma aba de cadastros voltado para empresas, estabelecimentos, contador, operações fiscais etc.

Nesse mesmo trâmite, é possível observar o Sped através da aba de cadastro que corresponde a um bloco de informações, e que cada um desses cadastros possíveis corresponde a um registro. Ao selecionar, por exemplo, o cadastro da empresa o seu sistema de informações contábeis pedirá que sejam preenchidas diversas informações, tais como: endereço, telefone, e-mail, CNPJ etc. Estes são os campos desse registro.

Entre o registro inicial (registro 0000) e o registro final (9999), o arquivo digital é constituído de blocos, cada qual com um registro de abertura, com registros de dados e com um registro de encerramento, referindo-se cada um deles a um agrupamento de documentos e de outras informações econômico-fiscais. A apresentação de todos os blocos, na sequência, conforme Tabela Blocos (item 2.5.1 do Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008), é obrigatória, sendo que o registro de abertura do bloco indicará se haverá ou não informação.

Como já adiantado, o Sped Fiscal é dividido em vários blocos.

São eles:

103

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Bloco 0 - Abertura, Identificação e Referências Bloco C - Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI) Bloco D - Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS) Bloco E - Apuração do ICMS e do IPI G* Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP Bloco H - Inventário Físico – enviado, em regra, anualmente.

Bloco K - Controle da Produção e do Estoque 1 Outras Informações 9 Controle e Encerramento do Arquivo Digital Bloco G* - incluído para vigorar a partir do período de apuração de janeiro de 2011.

Bloco 1 – Outras informações Bloco 9 - Controle e Encerramento do Arquivo Digital Os blocos devem ser organizados e dispostos na sequência estabelecida no item 2.5 do Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008 e alterações, ou seja, inicia-se com o bloco 0 e seus registros, na sequência o bloco C e registros correspondentes, depois o bloco D e os outros, e, ao final, o bloco 9, que encerra o arquivo da EFD ICMS/IPI. Quando uma EFD ICMS/ IPI for digitada diretamente no PVA, os registros de abertura e fechamento de blocos serão gerados automaticamente e não serão visualizados.

Os registros são compostos de campos que devem ser apresentados de forma sequencial e conforme estabelecido no leiaute do respectivo registro com todos os campos previstos independentemente de haver ver ou não informação a ser prestada naquele campo (a exclusão de campos ocasiona erro na estrutura do registro). Dentro da hierarquia, a ordem de apresentação dos registros é sequencial e ascendente. Todos os registros com a observação de “registro obrigatório” devem constar do arquivo. Essas observações podem ser analisadas nas informações do Guia Prático: • Os registros que contêm a indicação “Ocorrência - um (por arquivo)” devem figurar uma única vez no arquivo digital; • Os

104

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

registros que contêm itens de tabelas, totalizações, documentos (dentre outros) podem ocorrer uma ou mais vezes no arquivo por determinado tipo de situação. Estes registros trazem a indicação “Ocorrência - vários (por arquivo)”, “Ocorrência - um (por período)”, “Ocorrência - vários (por período), etc.”. • Um “Registro Pai” pode ocorrer mais de uma vez no arquivo e traz a indicação “Ocorrência - vários por arquivo”; • Um registro dependente (“Registro Filho”) detalha o registro principal e traz a indicação: “Ocorrência - 1:1” significa que somente deve haver um único registro Filho para o respectivo registro Pai; “Ocorrência - 1:N” significa que pode haver vários registros Filhos para o respectivo registro Pai. • A geração do arquivo requer a existência de um “Registro Pai”, quando houver um “Registro Filho”. • São mutuamente excludentes os registros referentes à representação do documento, na íntegra (e os respectivos registros dependentes), e os registros referentes a resumos do mesmo documento. Ou seja, somente uma das ocorrências será aceita, de acordo com o perfil de apresentação da EFD-ICMS/IPI. Conforme consta no guia, estabelecimentos que possuem obrigatoriedade com a EFD ICMS/IP, mesmo com atividades paralisadas, sem movimento, são obrigados a apresentar arquivo informando, no mínimo, os registros obrigatórios. Imagina-se, como exemplo, uma empresa comercial, de regime normal, tributada pelo ICMS, e que ela está parada de movimentação, mas não está inativa e nem foi baixada. Por mais que esta não esteja comprando nem vendendo mercadoria, ainda sim se estiver dentro do campo da obrigatoriedade do Sped Fiscal, terá que enviar o arquivo sem movimento, contendo apenas as informações que são obrigatórias como: o nome da empresa, contador responsável, inscrição estadual, perfil, dentre outros.

O primeiro registro do Bloco 0, de abertura do arquivo digital, identificação da entidade e referências, é o 0000, que se trate de uma ocorrência obrigatória dentro do Sped. Ele corresponde ao primeiro registro do arquivo. Nele, o contribuinte deverá informar, por exemplo, qual é o código da versão do leiaute

105

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

informado, se trata de um arquivo original ou de uma substituição, ou seja, se está enviando um arquivo retificador, data inicial e final das informações, o nome empresarial, perfil do arquivo etc. Também serão encontrados neste bloco os dados do contabilista, mesmo que esta seja funcionário da empresa ou prestador de serviços.

O Sped Fiscal define que as tabelas e os lançamentos constantes no arquivo serão identificados através de códigos associados às tabelas externas. O leiaute do sistema é composto de tabelas internas e externas. As externas são as que existem independentes do Sped Fiscal, como as tabelas abaixo: • Tabela de CFOP • Tabela de NCM • Tabela de Municípios – IBGE Se estas existem independentemente do referido sistema, não tem porque o contribuinte trazer informações da tabela para dentro do Sped antes de utilizar um desses códigos. Logo, ele poderá utilizar um NCM ou um CFOP, sem ter que criar uma tabela dos mesmos.

As tabelas internas são particulares para cada contribuinte.

Ou seja, cada empresa terá particularmente suas informações a respeito do envio do Sped Fiscal. É o caso da: • Tabela de Cadastro de Participante (Informações de clientes e fornecedores a serem localizadas no Registro 0150 do Sped Fiscal) • Tabela de Identificação do Item (Cadastro de Produtos da empresa a ser localizado no Registro 0200) • Tabela de Natureza da Operação (Muito utilizada na NFe) • Tabela de Unidade de Medidas (Registro 0190) • Tabela de Fatores de Conversão (Registro 0220)

106

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

A respeito do Registro 0150, referente à Tabela de Cadastro do Participante, o Guia Prático define que se trata de uma inscrição utilizada para informações cadastrais de pessoas físicas e jurídicas, participantes dos documentos fiscais. Ou seja, clientes ou fornecedores. Já o Cadastro de Produto, o Registro 0200, o guia determina como um registro que tem como objetivo informar a mercadorias, serviços, produtos ou qualquer outro item usado em transações fiscais. É importante ressaltar que, problemas nos cadastros de produtos acabam acarretando em omissões de entradas e saídas, conforme foi estudado incialmente.

Contudo recomenda-se que sejam feitas revisões dos cadastros dos produtos e se estes estão atualizados. É aconselhável que, cadastros de empresas industriais ou comerciais sejam atualizados, pelo menos, duas vezes por ano, ou seja, de seis em seis meses. Afinal existe um risco fiscal associado ao gerenciamento das informações, principalmente das relacionadas ao cadastro de identificação do item, do Cadastro de Produto.

O guia também estabelece que, as informações referentes aos documentos deverão ser prestadas sob o enfoque do informante do arquivo, tanto no que se refere às operações de en-

107

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

tradas ou aquisições quanto no que se refere às operações de saída ou prestações: • Código do Item • CST • CFOP Ou seja, não irá interessar qual é o Código do Item ou CST ou CFOP que o fornecedor usou, mas sim o que essas informações são para o contribuinte. Como exemplo é possível citar sobre a compra de um mesmo produto de três fornecedores diferentes: cada um desses utiliza um código diferente, descrição de produto diferente, apesar de, na mesma essência, se tratar da mesma mercadoria. Então se faz necessário dar entrada no sistema, no mesmo código de produto, no intuito de evitar que se crie cadastro de produtos que pode sujar o sistema e fazer com que o utilize de maneira indevida acarretando em omissões de entrada ou de saída.

No Bloco C serão escriturados os documentos fiscais de mercadorias tributadas pelo ICMS/IPI. É importante perceber que existe blocos de informações cadastrais, que é o Bloco 0, e blocos de movimentações, onde serão informadas as transações comerciais praticadas pelo contribuinte, que são os blocos C e D. Ainda sobre o “C”, no Registro C100 fica claro que se trata da Nota Fiscal (Código 1), Nota Fiscal Avulsa (Código 1B), Nota Fiscal de Produtor (Código 04), NF-e (Código 55) e NFC-e (Código 65). O guia aponta que este registro deverá ser gerado para cada um desses modelos de documento fiscal, registrando a entrada ou a saída de produtos ou outras situações que envolvam a emissão dos referidos documentos fiscais.

Nessa premissa é interessante destacar que o Sped oferece novos conceitos a exemplo das informações serem orientadas a

108

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

processos. Antes dele, as escriturações de documentos fiscais eram feitas podendo fazer o cadastro de informações na hora, podendo, também, referenciar produtos, clientes e fornecedores sem que anteriormente precisasse fazer um cadastro prévio destes.

Com o Sped, isso não é possível. Este sendo orientado a processo significa que só se poderá utilizar um documento fiscal com um produto que estiver anteriormente cadastrado no Cadastro de Identificação do Item. Só se poderá utilizar uma venda para um cliente, se este estiver devidamente cadastrado no Registro 0150, de Participantes. Ou seja, o Sped usa as informações das suas tabelas cadastrais com as suas movimentações.

No Bloco D as escriturações serão voltadas para documentos fiscais de serviços tributados pelo ICMS, sendo estes de transporte e de comunicação: Nota Fiscal de Serviço de Transporte (Código 07) e Conhecimentos de Transporte Rodoviário de Cargas (Código 08), Conhecimentos de Transporte de Cargas Avulso (Código 8B), Aquaviário de Cargas (Código 09), Aéreo (Código 10), Ferroviário de Cargas (Código 11) e Multimodal de Cargas (Código 26), Nota Fiscal de Transporte Ferroviário de Carga (Código 27) e Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e (Código 57). O registro, segundo o guia, deve ser apresentado por todos os contribuintes adquirentes ou prestadores dos serviços que utilizem os documentos citados acima.

O bloco é composto pelo o Registro D500, Nota Fiscal de Serviço de Comunicação (Código 21) e Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação (Código 22), que tem como objetivo apresentar as notas fiscais de serviços de comunicações. A escrituração alerta que, para os documentos de entrada, os campos de valor/contribuição, base de cálculo e alíquota só devem ser informados se o adquirente tiver direito à apropriação do crédito, que irá de maneira automática para a apuração.

109

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

O Bloco E, de Apuração do ICMS e IPI, é referente aos registros dos dados relativos à apuração do ICMS e do IPI, de acordo com o Guia Prático. Pode-se afirma que se trata de um dos principais blocos. Ele é resultante das informações que já foram preenchidas nos blocos C e D. A exemplo disso, se houver um interesse em apurar créditos de ICMS, é importante que no Bloco C, onde foram escrituradas as notas de entrada, tenham sido destacados corretamente os créditos de ICMS, porque esses serão transportados automaticamente para apuração. Da mesma forma, os débitos de ICMS chegam diretamente dos blocos C e D, que são de movimentação. Logo, as vendas vão informar os débitos tributários que constarão na apuração.

O Bloco G, de Controle de Crédito do Ativo Permanente (CIAP) é onde haverá o controle permanente o ICMS incidente sobre o ativo permanente. Como principal exemplo, é possível destacar o Registro G110: ICMS, que tem como objetivo prestar informações a respeito do saldo de ICMS do CIAP. Para que se possa fazer um Sped Fiscal de maneira segura, é importante que se tenha um bom conhecimento sobre a legislação do ICMS e do IPI. O Bloco H, referente a inventário, apresenta dois registros considerados relevantes a serem estudados: H005 e o H010.

O H005, que se refere aos totais de inventário, e servem para descriminar os valores totais dos itens/produtos do inventário

110

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

realizado em 31 de dezembro em cada exercício ou nas demais datas estabelecidas pela legislação fiscal ou comercial. Ressalte-se que existe uma legislação desde 1970, que prevê a escrituração do grupo de registro de inventário. Quando o inventário vai para o Sped Fiscal, faz-se apenas a substituição do modelo de papel, pelo seu equivalente digital. O Art. 76 do Convênio ICMS S/N de 1970 apresenta detalhes de como deve ser preenchido o inventário.

O registro H005 informa a data do inventário, 31 de dezembro do ano anterior, além do valor total do documento. Observa-se que este deve ser enviado anualmente, e em regra, é enviado no Sped de fevereiro, que é mandado em março. Nesse Sped de fevereiro, é viável anexar todo o inventário físico, informar o código e descrição dos produtos, valor unitário, quantidade, valor total, e os códigos das contas analíticas que mostram onde o produto deve estar debitado na contabilidade.

O Bloco K é um livro de controle da produção de estoque, que é enviado mensalmente dentro do arquivo do Sped Fiscal, da EFD ICMS IPI. Essa obrigatoriedade se aplica às indústrias e aos comércios atacadistas. São pontos de atenção do Bloco K: controle mensal dos estoques; monitoramento do estoque fiscal das indústrias; informações de movimentações físicas x fiscais; escrituração fiscal terceirizada, e adequação dos sistemas.

Sobre esse aspecto, um dos pontos que costumo comentar em minhas aulas, que discorre sobre a dificuldade de implantação do Bloco K nas indústrias, é por exemplo a exigência que existe no registro K235, do campo 5, onde se deve informar uma substituição de insumos que tenha acontecido no momento da produção. Imagine que foi criada uma ficha técnica da fabricação de uma mesa e foi informado que iria usar a tinta X, porém, no momento da fabricação foi percebido que a tinta X está em falta, logo, o insumo foi substituído. O Bloco K prevê que esse

111

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

tipo de substituição de insumo seja apresentado dentro da escrituração digital.

Ressalte-se que, as escriturações fiscais contém uma série de informações que são não fiscais. Além disso, se não houver o envolvimento de toda empresa, principalmente no que diz respeito ao gerenciamento dos recursos, sejam estes humanos, capitais, software, processos, é impossível realizar uma prestação de informações seguras e sustentável dentro do Bloco K. Para uma melhor compreensão e uso de todos os blocos e registros é importante frisar que, o Sped Fiscal é o novo modelo de apresentação das escriturações fiscais, que substitui o modelo de papel pelo seu equivalente digital. Estão obrigados ao envio da EFD ICMS/IPI os contribuintes do ICMS e do IPI no regime normal de tributação, ficando, na maioria dos estados do Brasil, dispensados os contribuintes optantes pelo Simples Nacional. Para garantir esse dispensa, é importante ressaltar também seja verificada a legislação local.

O Sped Fiscal é enviado mensalmente. Algumas informações tem natureza anual que é o caso do Bloco H, do Livro de Registro de Inventário. Porém, as demais informações que compõem a escrituração fiscal são enviadas mensalmente.

Ademais, não é preciso imprimir os livros fiscais. Para todos os contribuintes do ICMS e IPI que estiveram obrigados ao envio do Sped Fiscal, o envio do arquivo substitui a impressão de livros de entrada, saída, apuração do ICMS e do IPI, de Controle do Inventário, CIAP. E por fim é relevante saber que o Bloco K é o livro da produção de controle do estoque dentro do Sped Fiscal.

112

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

113

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

capítulo 5 Escrituração Fiscal Digital (EFD) Contribuições

114

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Contextualização Antes de iniciar este capítulo, que tem como objetivo aprofundar os aspectos da EFD Contribuições se faz necessário voltar a repensar sobre a legislação das obrigações principais, já citada nesta obra, tendo em vista que muitas das dificuldades no comprimento das obrigações acessórias, no modelo do Sped, se dá pelo desconhecimento da legislação das obrigações principais. Portanto, é muito importante ter o domínio da aplicação e da legislação da obrigação principal. Então, para que se possa fazer de maneira segura e eficaz a obrigação acessória é fundamental dominar ou pelo menos ter um bom entendimento da aplicação da legislação da obrigação principal.

No caso da EFD Contribuições, é imprescindível entender e apurar de maneira segura e correta as contribuições para PIS, Cofins, e a Previdenciária sobre a Receita Bruta. É preciso entender bem sobre a hierarquia normativa relacionada a essas

115

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

contribuições, e que a matriz constitucional é a principal fonte normativa de direito tributário. Depois disso, é necessário compreender que vêm, em seguida, as leis complementares que instituem os tributos na maioria dos casos, as leis ordinárias e medidas provisórias, além dos decretos e instruções normativas.

O estudo aprofundado dessas contribuições vale, principalmente, para Pis e Confins, uma vez que estão entre os tributos mais onerosos para as empresas. Ambos representam mais de 30% de arrecadação da Receita Federal, segundo o órgão.

Ademais ambos possuem uma legislação complexa, instável e esparsa. A exemplo disso pontua-se a ausência de um regulamento dos tributos citados, assim como existem regulamentos do imposto de renda e do ICMS, acabam dificultando seu estudo e sua aplicação. O PIS e a Cofins também possuem regras de não cumulatividade bem diferentes das não cumulatividades do ICMS e IPI. É importante também salientar, dentro da área do tributário, saber encontrar respostas para a maioria das perguntas. Em treinamentos que realizo costumo sempre dizer para os alunos que a área tributária, por ser considerada bem extensa, não é viável alguém se achar detentor máximo do conhecimento a respeito de tributos. É um risco subestimá-los. E se por um acaso seja identificado alguém que o faça, desconfie. Isso porque se o usuário se basear apenas pelo regulamento do ICMS, é preciso atentar para o fato de que existem estados que possuem mais de 1.600 artigos. O que se observa aqui é sobre o regulamento de um único estado, e não da hipótese de se fazer a junção dos demais.

E no que se refere a PIS e Cofins e antes de aprofundar sobre a EFD Contribuições é importante salientar que, por exemplo, uma pessoa que se aprofunda na parte da legislação, e decora todas elas, ainda não seria suficiente para resolver algumas

116

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

questões que até hoje geram dúvidas tais como: definição e conceito de receitas e de insumos. Ou seja, em matéria de tributário se faz fundamental encontrar respostas para esses questionamentos. Dentro dessa linha de raciocínio é viável pontuar sobre as principais legislações relacionadas aos referidos tributos.

Em um breve resumo em relação às legislações que definem os referidos tributos faz-se necessário entender a sequência abaixo: 1) Lei Complementar n° 07/1970 – institui o PIS; 2) Lei Complementar n° 70/1991 – institui a Cofins; (Obs: apesar dessas (PIS e Cofins) duas contribuições terem direcionamentos associados, existe um extenso lapso temporal diante a criação delas.

3) Lei n° 9.718/1998 – que regulamenta o Regime Cumulativo de contribuições para PIS e Cofins; 4) Lei n° 10.637/2002 – que trouxe o Regime Não Cumulativo para PIS; 5) Lei n° 10.833/2003 – que trouxe o Regime Não Cumulativo para Cofins; 6) Lei n° 10.865/2004 – que fala sobre a incidência do PIS/Cofins para as importações. É importante ressaltar que existem diferenças básicas entre os regimes cumulativos e não cumulativos no que se refere a Alcance, Base de Cálculo, Alíquotas Básicas, Créditos, Reconhecimento e Devoluções.

EFD Contribuições A EFD Contribuições traz uma diferença de ser completamente digital, como já diz o nome. Ou seja, com a escrituração o contribuinte não tem mais demonstrativos, preenchimentos de fichas que poderiam ser impressas e arquivadas para a se-

117

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

gurança da empresa. Hoje o modelo de apresentação das escriturações é 100% digital. A EFD Contribuições foi estabelecida com o objetivo de simplificar os processos e reduzir as obrigações acessórias impostas aos contribuintes, apresentado em forma digital, com transmissão via internet.

Logo, a escrituração trata-se de um arquivo digital instituído no Sped para ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo, com base no conjunto de documentos e operações representativos das receitas auferidas, custos, despesas, encargos e aquisições geradores de créditos da não cumulatividade.

Com o advento da Lei nº 12.546 de 2011, a EFD Contribuições considerou também a escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, incidente nos setores de comércio, serviços e indústrias, no auferimento de receitas referentes aos CNAE, atividades, serviços e produtos (NCM) nesta relacionados.

Os documentos e operações da escrituração representativos de receitas auferidas e de aquisições, custos, despesas e encargos incorridos serão relacionadas no arquivo da EFD Contribui-

118

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

ções em relação a cada estabelecimento da pessoa jurídica. A escrituração das contribuições sociais e dos créditos e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta será efetuada de forma centralizada, em arquivo único mensal, pelo estabelecimento da matriz da pessoa jurídica. Exceção à regra do arquivo único recai em relação às SCP, cujos arquivos devem ser gerados de forma individualizada e separadamente das operações próprias da pessoa jurídica sócia ostensiva.

O arquivo da EFD Contribuições deverá ser validado, assinado digitalmente e transmitido, via internet, ao ambiente Sped.

Conforme disciplina a Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012, estão obrigadas à escrituração fiscal digital em referência: I - em relação à Contribuição para o PIS/Pasep e à Cofins, referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2012, as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real; II - em relação à Contribuição para o PIS/Pasep e à Cofins, referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2013, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Presumido ou Arbitrado; III - em relação à Contribuição para o PIS/Pasep e à Cofins, referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014, as pessoas jurídicas referidas nos §§ 6º, 8º e 9º do art. 3º da Lei nº 9.718, de 27 de novembro de 1998, e na Lei nº 7.102, de 20 de junho de 1983; IV - em relação à Contribuição Previdenciária sobre a Receita, referente aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de março de 2012, as pessoas jurídicas que desenvolvam as atividades relacionadas nos arts. 7º e 8º da Medida Provisória nº 540, de 2 de agosto de 2011, convertida na Lei nº 12.546, de 2011; V - em relação à Contribuição Previdenciária sobre a Receita, referente aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de abril de 2012, as pessoas jurídicas que desenvolvam as atividades relacio-

119

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

nadas nos §§ 3º e 4º do art. 7º e nos incisos III a V do caput do art.

8º da Lei nº 12.546, de 2011.

A pessoa jurídica poderá retificar os arquivos originais da EFD Contribuições em cinco anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele a que se refere à escrituração, sem penalidade. No entanto, a retificação não será validada pela Receita Federal caso seja para reduzir débitos que já tenham sido encaminhados à PFN, que tenham sido objeto de auditoria interna ou de procedimento de fiscalização; para alterar débitos em relação aos quais a pessoa jurídica tenha sido intimada de início de procedimento fiscal; e, finalmente, para alterar créditos já objeto de exame em procedimento de fiscalização ou objeto de análise de PERDComp.

A partir de sua base de dados, a pessoa jurídica deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido pela Secretaria da RFB informando todos os documentos fiscais e operações com repercussão no campo de incidência das contribuições sociais e dos créditos da não-cumulatividade, além da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta referente a cada período de apuração das respectivas contribuições.

Este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA da EFD Contribuições) fornecido no sítio eletrônico do Sped e da RFB. 8 Como pré-requisito para a instalação do PVA EFD Contribuições é necessária à instalação da máquina virtual do Java. Após a importação ou criação da escrituração, esta poderá ser visualizada pelo próprio Programa Validador, com possibilidades

8 A PJ poderá também, a partir da versão 2.0.1A do PVA da EFD-Contribuições, criar uma escrituração mediante a digitação de todos os dados necessários no próprio PVA, ou seja, sem a necessidade de importar arquivos. Este PVA também permite editar/ excluir/adicionar as informações necessárias à escrituração de qualquer operação sujeita a incidência das referidas contribuições.

120

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

de pesquisas de registros ou relatórios do sistema. Outras funcionalidades do programa: digitação, alteração, assinatura digital da EFD Contribuições, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração.

De acordo com o Guia Prático, o programa gerador de escrituração possibilitará: 1. Importar o arquivo com o leiaute da EFD Contribuições definido pela RFB; 2. Criar uma nova escrituração, mediante digitação completa dos dados; 3. Validar o conteúdo da escrituração e indicar dos erros e avisos; 4. Editar via digitação os registros criados ou importados; 5. Emissão de relatórios da escrituração; 6. Geração do arquivo digital, para assinatura e transmissão ao Sped; 7. Assinar do arquivo gerado por certificado digital; 8. Efetuar a transmissão do arquivo ao Sped.

A periodicidade de apresentação do arquivo da EFD Contribuições é mensal, devendo ser transmitido, após a sua validação e assinatura digital, até o décimo dia útil do segundo mês subsequente ao de referência da escrituração.

A EFD Contribuições integra o projeto Sped, em consonância com o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que pretende a integração dos fiscos federal, estaduais, Distrito Federal e, futuramente, municipais, e dos Órgãos de Controle com a padronização, racionalização e compartilhamento de informações fiscais digitais. Ademais, procura integrar todo o processo relativo à escrituração fiscal, com a substituição do papel por um documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins. Portanto, todos os documentos eletrônicos são assinados digitalmente por meio de certificados digitais válidos expedidos segundo as regras estipuladas pelo ICP-Brasil,

121

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

representantes legais ou seus procuradores, tendo este arquivo validade jurídica para todos os fins, nos termos dispostos na Medida Provisória nº 2200-2, de 24 de agosto de 2001.

Basicamente, a EFD Contribuições objetiva apresentar a escrituração dos documentos fiscais e os demonstrativos de apuração do PIS da Cofins e da CPRB. Todavia, ela também apresenta, em muitos momentos: Créditos decorrentes de fusão, cisão ou incorporação; valores retidos na fonte; informações de processos administrativos e/ou judiciais; demonstrações de operações extemporâneas e controle de créditos apurados tanto no período como em períodos anteriores. É preciso apresentar todos os documentos fiscais da EFD Contribuições? Só devem ser escriturados aqueles geradores de créditos que estiverem no CST 50 a 56, que se referem aos créditos básicos, ou de 60 a 66, no caso de créditos presumidos.

No caso de documentos fiscais de saídas, faz-se necessário apenas relacionar os documentos referentes às receitas. Com isso é importante destacar que existem duas formas de enviar a EDF Contribuições: a maneira detalhada, que se aplica, em regra, às empresas do regime não-cumulativo, ou a maneira consolidada ou resumida, que se aplica às empresas do regime cumulativo.

122

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Como principal exemplo disso pontua-se as empresas tributadas pelo Lucro Presumido, que podem optar por manter uma declaração resumida. Por vezes é comum notar muitas pessoas que fazem o preenchimento da EDF Resumida dentro do próprio PVA. O Ato Declaratório Executivo (ADE) Cofis 24 de 2011 se refere ao leiaute específico de preenchimento da EDF Resumida, e que especifica alguns registros específicos para o Regime de Caixa (F500/F510/F525) e outros registros para o Regime de Competência (F550/F560), sempre utilizando o registro 1900 para consolidar os documentos emitidos no período. Na prática é possível perceber que a EFD Contribuições, no Regime Cumulativo, acaba sendo bem simplificada em comparação ao Regime Não-Cumulativo.

Ao falar sobre escriturações fiscais digitais, principalmente no Sped Fiscal e na EDF Contribuições, é sempre importante lembrar que as informações que nascem nos documentos fiscais, agora eletrônicos conforme estudado no capítulo 1, transitam pelas escriturações fiscais, que são referentes ao capítulo 2, e desaguam nas escriturações contábeis, que se refere ao capítulo 3 desta obra.

Ou seja, para que se faça uma apuração correta e essa é demonstrada tanto no Sped Fiscal como na EDF Contribuições, é preciso ter um Cadastro do Produto bem feito, pois cadastros estando corretos ocasionam a emissão correta dos documentos fiscais, e com a informação correta no documento, a apuração ficará correta. É uma estratégia lógica e exata.

Porém, a obrigação tributária brasileira não se encerra na apuração correta do tributo. Depois de se apurar corretamente o tributo, é preciso gerar o arquivo da obrigação acessória, analisa-lo detalhadamente, verificar se existem possíveis erros ou contingências, promover a correção dos mesmos na origem da base de dados. Ou seja, evitar se possível, jamais fazer correções manualmente dentro do PVA, ou dentro do arquivo de

123

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

texto, e sim fazer dentro da base de dados do sistema de origem, prioritariamente até no próprio cliente. Isso evitará redundâncias e retrabalhos.

Um exemplo é o caso de uma importação de um arquivo da EDF Contribuições para dentro do PVA, sendo que este mostrou a informação da existência de 10 fornecedores que se encontram com problemas cadastrais. É possível acessar rapidamente o PVA e corrigir as informações cadastrais desses 10 fornecedores, o problema é que, no mês seguinte, ao importar novamente o arquivo, vão constar, repetidamente, os 10 erros dos 10 fornecedores.

Legislação A aplicação de procedimentos de um sistema requer o máximo de cuidado e atenção por parte de seus usuários. No que diz respeito à legislação voltada para EFD Contribuições não poderia ser diferente para os usuários do Sped. Em virtude dessa premissa básica é necessário entender que, conforme instituído pela Instrução Normativa RFB nº 1.052, de 5 de julho de 2010, sujeitam à obrigatoriedade de geração de arquivo da Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/Pasep e da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) - EFD PIS/Cofins, as pessoas jurídicas de direito privado em geral e as equiparadas pela legislação do Imposto de Renda, que apuram a Contribuição para o PIS/Pasep e a Cofins com base no faturamento mensal.

Com o surgimento da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1 de março de 2012, tornou-se obrigatória à geração de arquivo da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, a partir de 2012, para as pessoas jurídicas contribuintes do PIS/Pasep e da Cofins e para os contribuintes da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (MP nº 540/2011, convertida na Lei nº 12.546/2011), nos períodos a seguir:

124

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

I - em relação à Contribuição para o PIS/Pasep e à Cofins, referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2012, as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real; II - em relação à Contribuição para o PIS/Pasep e à Cofins, referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2013, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Presumido ou Arbitrado; III - em relação à Contribuição para o PIS/Pasep e à Cofins, referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014, as pessoas jurídicas referidas nos §§ 6º, 8º e 9º do art. 3º da Lei nº 9.718, de 27 de novembro de 1998, e na Lei nº 7.102, de 20 de junho de 1983 – Bloco I da EFD-Contribuições; IV - em relação à Contribuição Previdenciária sobre a Receita, referente aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de março de 2012, as pessoas jurídicas que desenvolvam as atividades relacionadas nos arts. 7º e 8º da Medida Provisória nº 540, de 2 de agosto de 2011, convertida na Lei n º 12.546, de 2011; V - em relação à Contribuição Previdenciária sobre a Receita, referente aos fatos geradores ocorridos a partir de 1 º de abril de 2012, as pessoas jurídicas que desenvolvam as atividades relacionadas nos arts. 7 º e 8 º e anexos da Lei nº 12.546, de 2011 (grifos originais).

125

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

O Ato Declaratório Executivo Cofis nº 65, de 2012, aprovou o Leiaute da Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins aplicável às pessoas jurídicas referidas nos parágrafos 6º, 8º e 9º do artigo 3º da Lei nº 9.718/98 (Instituições financeiras e demais pessoas jurídica de tributação equiparada), em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de julho de 2013. O leiaute em referência foi atualizado pelo ADE Cofis nº 91, de 2013. A escrituração do Bloco I, pelas pessoas jurídicas referidas no item III, só é de natureza obrigatória em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014, conforme disposto na IN RFB nº 1.387, de 2013.

Em relação ao primeiro mês de obrigatoriedade, correspondente ao período de apuração de janeiro de 2014, a transmitir até o dia 18 de março de 2014, a pessoa jurídica poderá utilizar tanto a versão 2.05, disponível desde o mês de agosto de 2013, como as versões 2.06 e posteriores do PVA, conforme é possível observar no quadro 1 abaixo: Quadro 1 - título VERSÃO PVA

DISPONIBILIZAÇÃO

2.05

Agosto/2013

2.06

Fevereiro/2014

BLOCO I - REGISTROS A ESCRITURAR Registro I100 Registro I200 Registro I100

9

Registro I200 Registro I300 Registro I100

2.07

Março/2014

Registro I200 Registro I300

A partir do período de apuração referente a fevereiro de 2014, deve a pessoa jurídica utilizar as versões atualizadas, do PVA.

9

126

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

A Instrução Normativa RFB nº 1.387, de 2013, prorrogou para o décimo dia útil de setembro de 2013, a entrega da EFD Contribuições, relativa a fatos geradores ocorridos nos meses de outubro de 2012 a fevereiro de 2013, para os importadores e para as pessoas jurídicas que procedam à industrialização de cervejas de malte e cervejas sem álcool, em embalagem de lata, classificadas nos códigos 2203.00.00 e 2202.90.00, ex. 3, da Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados (Tipi), aprovada pelo Decreto nº 7.660/2011.

Convém ressaltar que as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda na sistemática do Lucro Presumido têm como regra de obrigatoriedade da escrituração do PIS/Pasep e da Cofins, em relação aos fatos geradores a ocorrer a partir de janeiro de 2013, conforme dispõe a Instrução Normativa RFB nº 1.280/2012. Entretanto, caso se enquadre nas hipóteses de incidência da contribuição previdenciária incidente sobre a receita bruta, conforme Lei nº 12.546, de 2011, deve: apresentar a EFD Contribuições apenas com as informações da contribuição previdenciária sobre Receita Bruta, em relação aos fatos geradores ocorridos de março (ou abril, conforme o caso – Ver Tabela 5.1.1) a dezembro de 2012; e apresentar a EFD Contribuições com as informações das três contribuições (da contribuição previdenciária sobre Receita Bruta, do PIS/Pasep e da Cofins) a partir dos fatos geradores ocorridos em janeiro de 2013.

Escrituração da Contribuição Previdenciária sobre a Receita As pessoas jurídicas devem escriturar e prestar as informações referentes às suas operações, de natureza fiscal e/ou contábil, representativas de seu faturamento mensal, ou seja, o total das receitas auferidas, independente de sua denominação ou classificação contábil, correspondente à receita bruta da venda de bens e serviços nas operações em conta própria ou alheia e todas as demais receitas auferidas pela pessoa jurídica, segun-

127

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

do disposto nas Leis nº 9.718, de 1998; nº 10.637, de 2002, e nº 10.833, de 2003.

Além disso, a pessoa jurídica deve proceder à escrituração de suas operações, de natureza fiscal e/ou contábil, representativas de aquisições de bens para revenda, bens e serviços utilizados como insumos e demais custos, despesas e encargos, sujeitas à incidência e apuração de créditos próprios do regime não cumulativo, de créditos presumidos da agroindústria e de outros créditos previstos na legislação da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, apurando e discriminando os créditos em função da natureza, conforme disposto na Lei nº 12.058, de 2009.

O Ato Declaratório Executivo Cofis nº 34, de 28 de outubro de 2010 (D.O.U. de 1º de novembro de 2010) aprovou o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, nos termos de seu anexo único, tendo sido atualizado pelo Ato Declaratório Executivo Cofis nº 37, de 21 de dezembro de 2010 (D.O.U. de 22.12.2010). O Ato Declaratório Executivo Cofis nº 24, de 22 de agosto de 2011 (D.O.U. de 24 de novembro de 2010) aprovou os registros da escrituração simplificada da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, pelo regime de caixa ou de competência (Bloco F da escrituração), aplicáveis exclusivamente às pessoas jurídicas tributadas pelo Imposto de Renda com base no Lucro Presumido, em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de julho de 2012, nos termos das Instruções Normativas RFB nos. 1.218/2011 e 1.252/2012.

O Ato Declaratório Executivo Cofis nº 20, de 14 de março de 2012 (D.O.U. de 16 de fevereiro de 2012) aprovou o atual Manu-

128

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

al de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/Pasep, da Cofins e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, nos termos de seu Anexo Único.

O Ato Declaratório Executivo Cofis nº 65, de 20 de dezembro de 2012 (D.O.U. de 21 de dezembro de 2012) aprovou o Leiaute da Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/ Pasep e da Cofins, aplicável às pessoas jurídicas referidas nos parágrafos 6º, 8º e 9º do artigo 3º da Lei nº 9.718, de 1998, em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de julho de 2013, prorrogado o período inicial para janeiro de 2014, conforme disposto na IN RFB nº 1.387/2013.

O Ato Declaratório Executivo Cofis nº 91, de 9 de dezembro de 2013 (D.O.U. de 11.09.2013) alterou o Ato Declaratório Executivo Cofis nº 20, de 14 de março de 2012, acrescentando novos registros ao Leiaute da Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins.

Periodicidade, forma e prazo de entrega O arquivo digital de escrituração da Contribuição para o PIS/ Pasep, da Cofins e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta será gerado de forma centralizada pelo estabelecimento matriz da pessoa jurídica, conforme artigo 15, da Lei nº 9.779, de 19 de janeiro de 1999, e submetido ao programa disponibilizado para validação de conteúdo, assinatura digital, transmissão e visualização. Todas as pessoas jurídicas sujeitas à apuração das referidas contribuições sociais, incidentes sobre o faturamento e a receita devem adotar a EFD Contribuições, nos termos do artigo 2° do Decreto nº 6.022, de 2007, nos regimes não cumulativo e cumulativo, com base nos seguintes prazos de obrigatoriedade, definidos na Instrução Normativa RFB nº 1.252/2012.

129

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

A Instrução Normativa RFB nº 1.252/2012 dispensa da obrigatoriedade da apresentação da EFD Contribuições, no caso de pessoa jurídica sujeita à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real ou Presumido em relação aos correspondentes meses do ano-calendário, em que: I - não tenha auferido ou recebido receita bruta da venda de bens e serviços, ou de outra natureza, sujeita ou não ao pagamento das contribuições, inclusive no caso de isenção, não incidência, suspensão ou alíquota zero; II - não tenha realizado ou praticado operações sujeitas a apuração de créditos da não cumulatividade do PIS/Pasep e da Cofins, inclusive referentes a operações de importação.

Isso significa que a empresa do lucro Real ou Presumido, que não tenha nenhuma receita para apresentar para a EFD Contribuições e não tenha nenhuma operação que dê direito a crédito, não precisa mandar EDF Contribuições num determinado mês. Imagine que a empresa não teve movimento fiscal no período, ou seja, não teve receita, e nem mesmo nenhum crédito apurado, a mesma não precisa enviar EFD Contribuições.

Porém, ela deve mandar no mês de dezembro, mesmo que este esteja sem movimento, e no registro 0120 vai especificar quais competências não enviou por estar sem movimento.

A dispensa de entrega da EFD Contribuições não alcança o mês de dezembro do ano-calendário correspondente, devendo a pessoa jurídica, em relação a esse mês, proceder a entrega regular da escrituração digital, na qual deverá indicar os meses do ano-calendário em que não auferiu receitas nem realizou operações geradoras de crédito. A referida identificação na escrituração do mês de dezembro de cada ano-calendário, dos meses dispensados da apresentação, será efetuada no Registro “0120 - Identificação de Períodos Dispensados da Escrituração Digital”, o qual será criado mediante a publicação de Ato De-

130

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

claratório Executivo, atualizando o leiaute da EFD Contribuições. Estão dispensados de apresentação da escrituração: I - as Microempresas (ME) e as Empresas de Pequeno Porte (EPP) enquadradas no Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), instituído pela Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, relativamente aos períodos abrangidos por esse Regime; II - as pessoas jurídicas imunes e isentas do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), cuja soma dos valores mensais da Contribuição para o PIS/Pasep (sobre a receita), da Cofins e da CPRB seja igual ou inferior a R$ 10.000,00 (dez mil reais). As pessoas jurídicas imunes ou isentas do IRPJ ficarão obrigadas à apresentação da EFD-Contribuições a partir do mês em que o limite fixado no inciso II do caput for ultrapassado, permanecendo sujeitas a essa obrigação em relação ao(s) mês(es) seguinte(s) do ano-calendário em curso; Importante ressaltar que não deve ser considerado no cálculo do limite de R$ 10.000,00 mensais, acima referido, nenhum valor referente ao PIS sobre a Folha. Ou seja, só devem ser considerados no limite de R$ 10.000,00 mensais, as contribuições que incidem sobre as receitas, quais sejam: O PIS/Pasep e a Cofins, nos regimes cumulativos e/ou não cumulativos, e a CPRB.

131

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Quadro 2 - PJ Imunes e Isentas - situações de dispensa de escrituração digital

132

Mês

PIS/COFINS/ PIS FOLHA CPRB

Janeiro

0

0 Não

Fevereiro

0

1.000.000 Não

Março

8.000

1.000.000 Não

Abril

9.000

0 Não

Maio

0

0 Não

Junho

10.000

1.000.000 Não

Julho

10.000

0 Não

Agosto

5.000

980.000 Não

Setembro

1.000

950.000 Não

Outubro

1.000

1.100.000 Não

Novembro

1.000

1.000.000 Não

Dezembro

1.000

1.000.000 Não

EFD-CONT

ECD

Não

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Quadro 3 - PJ Imunes e Isentas - situações de obrigatoriedade de escrituração digital Mês

PIS/COFINS/ PIS CPRB FOLHA

Janeiro

0

0 Não

Fevereiro

0

1.000.000 Não

Março

8.000

1.000.000 Não

Abril

9.000

0 Não

Maio

0

0 Não

Junho

10.000

1.000.000 Não

Julho

10.500

0 Sim

Agosto

5.000

980.000 Sim

Setembro

1.000

950.000 Sim

Outubro

1.000

1.100.000 Sim

Novembro 1.000

1.000.000 Sim

Dezembro 1.000

1.000.000 Sim

EFD-CONT ECD

Sim

ECF

Sim

III - as pessoas jurídicas que se mantiveram inativas desde o início do ano-calendário ou desde a data de início de atividades, relativamente às escriturações correspondentes aos meses em que se encontravam nessa condição; IV - os órgãos públicos; V - as autarquias e as fundações públicas; e VI - as pessoas jurídicas ainda não inscritas no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), desde o mês em que foram registrados seus atos constitutivos até o mês anterior àquele em que foi efetivada a inscrição.

São também dispensados de apresentação da EFDPIS/Cofins, ainda que se encontrem inscritos no CNPJ ou que tenham seus

133

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

atos constitutivos registrados em Cartório ou Juntas Comerciais: I - os condomínios edilícios; II - os consórcios e grupos de sociedades, constituídos na forma dos arts. 265, 278 e 279 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976; III - os consórcios de empregadores; IV - os clubes de investimento registrados em Bolsa de Valores, segundo as normas fixadas pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM) ou pelo Banco Central do Brasil (Bacen); V - os fundos de investimento imobiliário, que não se enquadrem no disposto no art. 2º da Lei nº 9.779, de 19 de janeiro de 1999; VI - os fundos mútuos de investimento mobiliário, sujeitos às normas do Bacen ou da CVM; VII - as embaixadas, missões, delegações permanentes, consulados-gerais, consulados, vice-consulados, consulados honorários e as unidades específicas do governo brasileiro no exterior; VIII - as representações permanentes de organizações internacionais; IX - os serviços notariais e registrais (cartórios), de que trata a Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973; X - os fundos especiais de natureza contábil ou financeira, não dotados de personalidade jurídica, criados no âmbito de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como dos Ministérios Públicos e dos Tribunais de Contas; XI - os candidatos a cargos políticos eletivos e os comitês financeiros dos partidos políticos, nos termos da legislação específica; XII - as incorporações imobiliárias sujeitas ao pagamento unificado de tributos de que trata a Lei nº 10.931, de 2 de agosto de 2004, recaindo a obrigatoriedade da apresentação da EFD-Contribuições à pessoa jurídica incorporadora, em relação a cada incorporação submetida ao regime especial de tributação; XIII - as empresas, fundações ou associações domiciliadas no exterior que possuam no Brasil bens e direitos sujeitos a registro de propriedade ou posse perante órgãos públicos, localizados ou utilizados no Brasil; XIV - as comissões, sem personalidade jurídica, criadas por ato

134

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

internacional celebrado pela República Federativa do Brasil e um ou mais países, para fins diversos; e XV - as comissões de conciliação prévia de que trata o art. 1º da Lei nº 9.958, de 12 de janeiro de 2000.

Resumindo, estão fora da obrigatoriedade: órgãos públicos, autarquias e fundações públicas; pessoa jurídica ainda não inscritas no CNPJ; relação de atividades constantes no Guia Prático* (p.08 e 09). Em relação a este último, colocando como exemplo, é possível citar os condomínios residenciais, identificado na página 8, como uma das atividades que está fora da obrigatoriedade do envio da EFD Contribuições.

Em relação ao quadro 2, se o contribuinte não paga nenhuma contribuição sobre as receitas acima de R$ 10.000, o mesmo não está na obrigatoriedade do envio da EFD Contribuições.

Em relação a isso é possível imaginar uma entidade religiosa que, por exemplo, paga o PIS sobre uma folha de R$ 50.000 por mês. Mesmo que esta pague em cima desse valor, não estará obrigada ao envio da EFD Contribuições.

Ressalte-se que, é de responsabilidade do titular da escrituração a guarda do arquivo transmitido e de toda a documentação que deu base para a apuração. O recibo de entrega é gerado pelo ReceitaNET, com a extensão “REC”. Nesse sentido, sugere-se que a ferramenta seja baixada no computador de operação, que irá permitir fazer o dowload das informações que já foram transmitidas à Receita Federal.

As pessoas jurídicas que passarem à condição de inativas no curso do ano-calendário somente estarão dispensadas da EFD Contribuições a partir do primeiro mês do ano-calendário subsequente. Sendo considerada inativa a partir do mês em que não realizar qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, observado o disposto no parágrafo

135

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

seguinte. De acordo com a legislação vigente, o pagamento de tributo relativo a anos-calendário anteriores e de multa pelo descumprimento de obrigação acessória não descaracteriza a pessoa jurídica como inativa no ano-calendário.

Os consórcios que realizarem negócios jurídicos em nome próprio, inclusive na contratação de pessoas jurídicas ou físicas, com ou sem vínculo empregatício, poderão apresentar a EFD Contribuições, ficando as empresas consorciadas solidariamente responsáveis. No caso da pessoa jurídica encontrar-se na condição de ativa no início do ano-calendário ou da data de início de suas atividades no ano-calendário, deverá apresentar a EFD Contribuições em relação a todos os meses do ano-calendário, com base nas hipóteses de obrigatoriedade especificadas no artigo 5º da IN RFB nº 1.252, de 2012, mesmo se inativa no curso do ano-calendário. Em relação aos meses do ano-calendário que esteja na condição de inativa, deve a pessoa jurídica informar nos registros de abertura dos blocos “A”, “C”, “D” e “F” da EFD Contribuições, o indicador “1 - Bloco sem dados informados”.

Multas de atraso na entrega da escrituração Para evitar sanções, faz-se necessário averiguar profundamente o que estabelece a legislação. O próprio Guia Prático e a

136

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

legislação aplicável à EFD Contribuições traz a previsão de algumas multas pelo atraso da entrega. Para muitas dessas multas já existe a previsão, até mesmo, sem haver a obrigatoriedade do envio da EFD Contribuições, que é o caso das pessoas físicas. A não entrega de arquivos digitais do Sped, pelo atraso na entrega ou por sua inexatidão sofre penalidades conforme estabelecido pela Lei nº 12.873, de 24 de outubro de 2013, com a seguinte redação do artigo 57 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 2001, determina que: O sujeito passivo que deixar de cumprir as obrigações acessórias exigidas nos termos do art. 16 da Lei nº 9.779, de 19 de janeiro de 1999, ou que as cumprir com incorreções ou omissões será intimado para cumpri-las ou para prestar esclarecimentos relativos a elas nos prazos estipulados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e sujeitar-se-á às seguintes multas: I - por apresentação extemporânea: a) R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que estiverem em início de atividade ou que sejam imunes ou isentas ou que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro presumido ou pelo Simples Nacional; b) R$ 1.500,00 (mil e quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às demais pessoas jurídicas; c) R$ 100,00 (cem reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas físicas.

II - por não cumprimento à intimação da Secretaria da Receita Federal do Brasil para cumprir obrigação acessória ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal: R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário; III - por cumprimento de obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas: a) 3% (três por cento), não inferior a R$ 100,00 (cem reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja

137

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta; b) 1,5% (um inteiro e cinco décimos por cento), não inferior a R$ 50,00 (cinquenta reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa física ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta. § 1º .... § 2º Para fins do disposto no inciso I, em relação às pessoas jurídicas que, na última declaração, tenham utilizado mais de uma forma de apuração do lucro, ou tenham realizado algum evento de reorganização societária, deverá ser aplicada a multa de que trata a alínea b do inciso I do caput. § 3º A multa prevista no inciso I do caput será reduzida à metade, quando a obrigação acessória for cumprida antes de qualquer procedimento de ofício.

Resumindo o que diz a legislação: existe uma multa de R$ 500,00 para o início de atividade, para as empresas que sejam imunes ou isentas do IR, ou que na última declaração, como pessoa jurídica, eram do Lucro Presumido ou optante pelo Simples Nacional. Além disso, existe uma multa de R$ 1.500,00 por mês ou fração para as demais pessoas jurídicas. Multa de R$ 100,00 para as pessoas físicas e de R$ 500,00 por não cumprimento de intimidação. Como exemplo disso é possível imaginar o caso de uma pessoa jurídica do Lucro Real que não enviou a EDF Contribuições dentro no prazo estabelecido.

Ou o caso quando se recebe uma intimação da Receita Federal para enviar no prazo de 10 dias, se a mesma não for cumprida aquela multa de R$ 1.500,00 será acrescentada mais R$ 500,00 por não cumprimento da intimação fiscal. Lembrando que, essas penalidades são apenas por atraso na entrega das obrigações acessórias. Ademais ainda existe a previsão da multa de 3% não inferior a R$ 100,00 em caso de incorreções, erros ou omissões. É importante ressaltar que, existe a redução de 50%

138

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

em cima do valor no caso de pagamento de multas de maneira espontânea.

No intuito de refletir melhor sobre o assunto, colocando um aspecto mais prático, costumo indagar, em minhas aulas, se somente a matriz entrega a EFD Contribuições. Mas antes, é importante lembrar que no Sped Fiscal, a Ajuste Sinief S/N de 1970, prevê que cada estabelecimento precisa manter a escrituração dos livros fiscais. Com isso, a obrigatoriedade do Sped Fiscal será por estabelecimento, ou seja, se houver matriz em cinco filiais, o contribuinte terá que mandar seis arquivos do Sped Fiscal. No que se refere à EFD Contribuições, essa realidade é diferente. Lá se deve centralizar o movimento na matriz, onde se importará do PVA da EDF Contribuições um único arquivo por empresa, e, no mesmo deverá ser levado todas as informações relacionadas às receitas, custos, despesas e aquisições com direito a crédito, estruturados por estabelecimento.

Lembrando que, essas informações relacionadas a créditos, a informação de despesas e de custos são somente para empresas que tiverem no regime não cumulativo das contribuições.

No 0140 serão informados os diversos estabelecimentos da Pessoa Jurídica. Ou seja, o arquivo deverá ser feito dizendo que se refere à informação da matriz, mas no registro 0150 deverão ser detalhados todos os estabelecimentos e filiais. O arquivo vai ser submetido a um PVA. Em regra geral, se a informação existe o contribuinte está obrigado a prestá-la.

Retificação de escrituração já transmitida É possível retificar escriturações já emitidas? Esse item tem como objetivo orientar sobre procedimentos em relação ao assunto questionado.

Na IN RFB nº 1.252/2012 em seu artigo 11 com a nova redação dada pela IN RFB nº 1.387/2013, a pessoa jurídica pode substi-

139

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

tuir arquivo de escrituração digital já transmitido, mediante: transmissão de novo arquivo digital validado e assinado para inclusão, alteração ou exclusão de documentos ou operações da escrituração fiscal, ou para efetivação de alteração nos registros representativos de créditos e contribuições e outros valores apurados.

No novo prazo para retificação, ampliado, a pessoa jurídica poderá proceder à retificação da EFD Contribuições em até cinco anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele a que se refere à escrituração a ser substituída. O arquivo retificador da EFD Contribuições não produzirá efeitos quanto aos elementos da escrituração, quando tiver por objeto: I - reduzir débitos de Contribuição: a) cujos saldos a pagar já tenham sido enviados à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) para inscrição em Dívida Ativa da União (DAU), nos casos em que importe alteração desses saldos; b) cujos valores apurados em procedimentos de auditoria interna, relativos às informações indevidas ou não comprovadas prestadas na escrituração retificada, já tenham sido enviados à PGFN para inscrição em DAU; ou

140

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

c) cujos valores já tenham sido objeto de exame em procedimento de fiscalização; II - alterar débitos de Contribuição em relação aos quais a pessoa jurídica tenha sido intimada de início de procedimento fiscal; e III - alterar créditos de Contribuição objeto de exame em procedimento de fiscalização ou de reconhecimento de direito creditório de valores objeto de Pedido de Ressarcimento ou de Declaração de Compensação.

Todavia, a pessoa jurídica poderá apresentar arquivo retificador da escrituração, em atendimento a intimação fiscal e nos termos desta, para sanar erro de fato: a) na hipótese prevista no item II acima, havendo recolhimento anterior ao início do procedimento fiscal, em valor superior ao escriturado no arquivo original, desde que o débito tenha sido também declarado em DCTF; e b) na hipótese prevista no item III acima, decorrente da não escrituração de operações com direito a crédito, ou da escrituração de operações geradoras de crédito em desconformidade com o leiaute e regras da EFD-Contribuições.

A pessoa jurídica que transmitir arquivo retificador da EFD-Contribuições, alterando valores que tenham sido informados na Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), deverá apresentar, também, DCTF retificadora, observadas as disposições normativas quanto à retificação desta (grifos originais).

Trazendo para a prática, como exemplo, a viabilidade de retificação de informações referentes aos meses de janeiro ou fevereiro de 2017. Qual seria o prazo nesse caso? Sobre isso é preciso saber que deverá ser contado a partir do primeiro dia do exercício de 2018, ou seja, contando-se, consequentemtne, cinco anos para frente.

Vale lembrar que, essas retificações não produzirão efeitos no caso de se reduzir débitos de contribuições que já tenham sido enviados à Procuradoria Geral da Fazenda Nacional, conforme pontuado na citação acima.

141

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Mas vale ressaltar também sobre as operações extemporâneas, conforme instruções da legislação: Neste sentido, a partir do período de apuração referente a agosto de 2013, a apuração e escrituração de créditos vinculados a serviços contratados ou a produtos adquiridos com direito a crédito, referentes a períodos anteriores, serão prestadas em arquivo retificador, nos registros A100 (serviços) e/ou C100 (bens para revenda e insumos adquiridos), por exemplo, do período de competência a que se referem, e não mais, nos antigos registros de créditos extemporâneos 1101/1102 (PIS/Pasep) e 1501/1502 (Cofins), ou de contribuições extemporâneas 1200/1210/1220 (PIS/Pasep) e 1600/1610/1620 (Cofins).

Ressalte-se que os registros para a escrituração das operações geradoras de crédito e de receitas auferidas, dos blocos “A”, “C”, “D” e “F”, validam a escrituração de documentos correspondentes aos períodos de apuração da escrituração, mesmo que a data de emissão do documento fiscal seja diferente (anterior ou posterior) à data a que se refere à escrituração, descrita no registro “0000”.

A interrupção na validação dos registros extemporâneos é determinada em função do período de apuração da escrituração, ou seja, para as escriturações com período de apuração a partir de agosto de 2013, inclusive. 10 Tendo em vista a possibilidade da pessoa jurídica de proceder à retificação da escrituração em até cinco anos, a partir da vigência da IN RFB nº 1.387/2013, a inclusão de novas operações representativas de créditos ou de contribuições, ainda não incluídos em escrituração digital já transmitida, deve ser formalizada mediante a retificação do arquivo digital do período de apuração a que se referem às citadas operações.

10 O PVA na versão 2.05 e posteriores continua validando eventual registro extemporâneo, se o arquivo txt importado se referir a PA igual ou anterior a julho de 2013. Para as escriturações com período de apuração a partir de agosto de 2013, o PVA não valida nem permite a geração de registros de operação extemporânea, gerando ocorrência de erro de escrituração.

142

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Geração de arquivos Antes de aprofundar as explicações em torno dos documentos que fazem os arquivos da EFD Contribuições, é muito importante entender que todos os speds que possuem PVAs offlines, trabalham dentro dessa linha de raciocínio. Desta forma, eles possuem leiautes que se dividem em vários blocos que são conjuntos macros de informações, e, dentro desses blocos os Speds estão subdivididos em diversos registros sendo estes de informações mais detalhadas, e por fim, os campos, que são as informações que compõem os registros.

Com essa pequena contextualização é possível verificar mais sobre o assunto no item seguinte, que inclusive mostrará a Tabela de Blocos obrigatória.

Blocos e registros Entre o registro inicial (registro 0000) e o registro final (9999), o arquivo digital é constituído de blocos, cada qual com um registro de abertura, com registros de dados e com um registro de encerramento, referindo-se cada um deles a um agrupamento de documentos e de outras informações econômico-fiscais ou

143

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

contábeis. A apresentação de todos os blocos, na sequência, conforme a Tabela Blocos é obrigatória, sendo que o registro de abertura do bloco indicará se haverá ou não informação.

Tabela de Blocos Bloco Descrição 0

Abertura, Identificação e Referências

A

Documentos Fiscais - Serviços (ISS)

C

Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI)

D

Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS)

F

Demais Documentos e Operações

I

Operações das Instituições Financeiras e Assemelhadas, Seguradoras, Entidades de Previdência Privada e Operadoras de Planos de Assistência à Saúde (*)

M

Apuração da Contribuição e Crédito de PIS/PASEP e da COFINS

P

Apuração da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta

1

Complemento da Escrituração – Controle de Saldos de Créditos e de Retenções, Operações Extemporâneas e Outras Informações

9

Controle e Encerramento do Arquivo Digital

(*) O leiaute do Bloco “I”, objeto de publicação pelo Ato Declaratório Executivo nº 65/2012, expedido pela Coordenação-Geral de Fiscalização da Secretaria da Receita Federal.

A estrutura do arquivo se apresenta quando a obrigatoriedade ou não de escrituração de cada bloco é determinada através

144

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

de acordo com: a qualificação da pessoa jurídica em geral, do sistema financeiro etc; e do regime de tributação do IR (Lucro real, presumido/arbitrado). Como exemplo, o Bloco I se refere exatamente às instituições financeiras. Ou seja, em caso de ser uma pessoa jurídica que não se trata de uma instituição financeira, não há a necessidade de se fazer o preenchimento do Bloco I. Para um melhor aproveitamento dessas informações e entender sobre registros no intuito de aplicar cada um deles ao Sped, faz-se imprescindível um detalhamento dos blocos e seus principais registros, conforme elencados na sequência abaixo: 1) Bloco 0 – Abertura, Identificação e Referências. O bloco é referente às informações cadastrais da Pessoa Jurídica. Principais registros: 0000 – Identificação da Pessoa Jurídica, que corresponde ao primeiro registro da escrituração. Nele constarão as informações de uma escrituração Original ou Retificadora, data, CNPJ, além da atividade que será operacionalizada pela empresa.

0100 – Dados do Contabilista, onde é feito a identificação do responsável pela escrituração fiscal da empresa. Também pode ser escriturados por estabelecimento. 0110 – Regime de Apuração, que apresenta sobre o regime cumulativo, não cumulativo ou ambos de uma empresa.

0120 – Identificação de Períodos Dispensados da EFD, local onde se devem informar os meses em que não tenha realizado operações de receitas auferidas ou créditos das contribuições.

0500 – Plano de Contas Contábeis, espaço o qual será comunicado onde contas contábeis que representam receitas e os créditos.

145

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

2) Bloco A – Documentos fiscais de serviços tributados pelo ISS. Ou seja, notas fiscais de serviços, eletrônica ou até mesmo o modelo que seja em papel. Principais registros: A100 – NF de Serviço, ou seja, um registro para cada NFS eletrônica ou em papel.

A120 – Informação Complementar (Importação), onde se detalha as informações das operações de importações de serviços com direito a crédito, além de pagamentos de PIS/Cofins referentes aos serviços contratados.

3) Bloco C – Documentos fiscais de mercadorias (ICMS/IPI).

Assim como na EFD ICMS, deverão ser apresentados na EFD Contribuições os documentos fiscais de mercadorias tributados pelo ICMS. Principais registros: C010 – Identificador da Apuração, que identifica o estabelecimento da pessoa jurídica a que se refere à movimentação. Em seguida, é possível identificar a aquisição, venda ou devolução de mercadorias.

C100 – Nota Fiscal Eletrônica, que informa sobre os documentos fiscais: NF, NF Avulsa, NF de Produtor, NF-e e NFC-e.

146

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

C180 – Consolidação da NF-e (operações de vendas), onde é apresentada a consolidação das notas fiscais de operações de vendas realizadas pela pessoa jurídica, por item vendido (0200 – Cadastro de Produtos), mediante emissão de NF-e e NFC-e.

C400 – Equipamento ECF, nele se identifica os equipamentos ECF. As operações de vendas podem ser escriturados de forma consolidada (C490) ou por ECF (C400) a critério do contribuinte.

4) Bloco D – Documentos Fiscais de Serviços (ICMS). Basicamente refere-se aos serviços de transporte e comunicação. É importante esclarecer que as informações dos blocos A, C e D, serão prestadas apenas para as empresas que estiverem no Regime Não-Cumulativo. Ou seja, pessoas jurídicas que estiverem mandando a EFD de maneira detalhada mesmo estando no Regime Cumulativo, para o caso de mandarem a EDF Resumida, consolidada, não precisarão escriturar os documentos fiscais um a um, em suma, as notas fiscais de serviços, de mercadorias e conhecimentos de transportes. Principais registros do bloco D: D200 – Prestação de Serviço de Transporte, local onde deverá se escriturar a consolidação diária dos documentos fiscais, referentes à prestação de serviços de transportes.

D300 – Consolidação Diária do Bilhete de Passagem, já escritura sobre a consolidação diária dos documentos fiscais, referentes à prestação de serviços de transportes: rodoviário, aquiviário, de bagagem, ferroviário.

D350 – Resumo Diário para Cupom Fiscal de Serviço, onde deve ser a consolidação diária das operações referentes serviços de transportes, objeto de registro em CF de serviço.

147

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

D600 – Consolidação de NF de Serviço de Comunicação e Telecomunicação, que se trata da consolidação das receitas auferidas pelas empresas de comunicação e de telecomunicação.

5) Bloco F – Demais Documentos e Operações. Principais registros: F100 – Demais Documentos Geradores de Contribuições - Receitas Financeiras auferidas no período; - Receitas auferidas de Juros sobre o Capital Próprio; - Receitas de Aluguéis auferidas no período.

F200 – Operações da Atividade Imobiliária, que se refere ao espaço para a escrituração da receita da atividade imobiliária de cada imóvel vendido em registro individualizado.

F600 – Contribuições Retidas na Fonte, onde a pessoa jurídica é beneficiária da retenção/recolhimento de PIS/COFINS. F700 – Deduções Diversas, local onde se apresenta créditos presumidos (medicamentos); ST não ocorrência do FG; Créditos s/ bebidas frias.

F800 – Créditos Decorrentes de Eventos de Incorporação, Fusão e Cisão.

6) Bloco I - Operações das Instituições financeiras e assemelhados.

7) Bloco M – Apuração das Contribuições e Créditos PIS/Cofins. Trata-se de um dos principais blocos da EFD Contribuições. Local onde é apresentado a apuração do PIS e da Cofins.

No que se refere à EFD Contribuições, é importante entender que o fisco tem um olhar muito especial para as informações

148

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

de créditos. Porque o crédito abate o valor do tributo a pagar.

Com isso é viável pensar sempre que as contribuições rescindem sobre as receitas. Então fica fácil identificar as receitas que são tributadas. Ou seja, aquilo que vai abater o valor do devido tributo são os créditos. São principais registros do Bloco M: M100 – Crédito de PIS/Pasep do Período, onde são consolidados os tipos crédito de PIS/Pasep por tipo de crédito. O mesmo ocorrerá para uma nota de serviço ou um conhecimento de transporte ou uma compra de mercadoria que oferecem crédito. Ou seja, os tipos de créditos e valor deles serão consolidados.

M200 – Contribuição para PIS/Pasep no Período, local da apuração do PIS/Pasep e demonstração do valor a pagar.

M300 – Contribuição Diferida de Períodos Anteriores, para o caso de contribuições diferidas em períodos anteriores, que deverão ser pagas no atual período da escrituração. M350 – PIS/Pasep sobre Folha de Salários, para entidades imunes ou isentas do IRPJ que recolhem o PIS sobre a Folha de salários.

149

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

M400 – Receitas Isentas ou Não Incidentes PIS/Pasep, onde as receitas não sujeitas ao pagamento do PIS/Pasep. M500 – Crédito de Cofins, relativo ao Período Consolidação do crédito de Cofins por tipo de crédito.

M600 – Cofins no Período, traz os créditos que estavam detalhados no M500 para o M600, ou seja, a apuração do Cofins e demonstração do valor a pagar (débitos provenientes das receitas.

M700 – Cofins Diferida em Períodos Anteriores Diferida em períodos anteriores, que deverão ser pagos no atual período da escrituração.

8) Bloco P – Apuração da CPRB, onde serão detalhadas as informações sobre a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta. Ressalte-se que, essa obra visará o estudo da Reinf – que se trata da escrituração fiscal digital de outras informações e retenções e que traz também informações acerca da contribuição previdenciária – e com o advento dela, o que se planeja futuramente é que o Bloco P seja extinto. Afinal, não existe necessidade de se ter informações a respeito da contribuição previdenciária no Sped Contribuições e também na Reinf.

São principais registros do bloco P: P100 – Receitas Sujeitas a CPRB, onde deverá ser apresentado um registro para cada estabelecimento da pessoa jurídica que tenha auferido receita decorrente da venda de produtos fabricados e serviços sujeitos à contribuição previdenciária incidente sobre a receita bruta.

P200 – Consolidação da CPRB, local para se fazer um somatório da contribuição sobre a receita bruta mensal de cada estabelecimento.

150

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

9) Bloco 1 – Complemento da Escrituração e o Controle de saldos, créditos e retenções. Principais registros: 1100 – Controle de Créditos Fiscais PIS/Pasep, períodos anteriores à escrituração ou apurado no período. Identificação do tipo de crédito, constituição e utilização.

1300 – Controle de Valores Retidos na Fonte PIS/Pasep, períodos anteriores à escrituração ou apurado no período. Poderão ser usados para deduzir a contribuição no M200. Consolidação por natureza de retenção.

1500 – Controle de Créditos Fiscais Cofins, períodos anteriores à escrituração ou apurado no período. Identificação do tipo de crédito, constituição e utilização.

1700 – Controle de Valores Retidos na Fonte Cofins, tanto de períodos anteriores a escrituração ou apurado no período. Poderão ser usados para deduzir a contribuição no M600. Consolidação por natureza de retenção.

Ressalte-se que, para uma execução eficaz do Sped em relação aos itens explanados aqui, é de fundamental importância lem-

151

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

brar que a EFD Contribuições é uma escrituração fiscal digital que visa apresentar as informações digitais relacionadas à apuração do PIS, Cofins ou da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, obrigando, em regra, que pessoas jurídicas tributadas pelo lucro real, presumido e arbitrado, em algumas situações específicas, aquelas pessoas imunes ou isentas do imposto de renda.

Ademais, não se faz necessário enviar um arquivo para cada estabelecimento, as informações da EFD Contribuições, assim como o cálculo dos tributos federais é feito centralizados na matriz. Por fim, outra informação importante é que o prazo para envio da escrituração é até o décimo dia útil do segundo mês subsequente a que se refere à competência.

152

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

153

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

capítulo 6 SPED contábil (ecd)

154

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Sped Contábil (ECD) Antes de aprofundar o trabalho sobre o Sped Contábil especificamente, é muito importante diferenciar o significado do Sepd Contábil (ECD) e do Sped Contábil Fiscal (EFC). Ambos se destacam pela denominação de escrituração contábil. O Sped Contábil nada mais é que a substituição da escrituração contábil convencional em papel, apenas mudou sua forma de ser apresentada, no caso, de papel para digital.

A ECD tem como objetivo a escrituração contábil independente de norma fiscal ou critério de apuração de tributos. É onde se apresenta a societária, em regra, sem precisar se preocupar com os aspectos tributários. Já ECF trata-se do novo formato de apuração do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (PJ) e da Contribuição Social do Lucro Líquido e se baseia nos dados da ECD para as apurações. Ela veio para substituir a tradicional Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurí-

155

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

dica (DIPJ). Nela se fará toda a composição da apuração do IR e Contribuição Social, que são os tributos que incidem sobe o lucro, e em alguns momentos esses têm como base a contabilidade para fazer a geração dessas informações.

Ressalte-se que, para falar do surgimento do Sped Contábil é imprescindível destacar sobre a convergência do padrão contábil brasileiro ao padrão internacional, o padrão europeu de contabilidade, identificado pela sigla IFRS (International Financial Reporting Standards).

A Lei nº 6.404 de 1976, que dispõe sobre as Sociedades por Ações (ou Anônimas), e que trouxe as principais regras contábeis brasileiras, foi atualizada pela Lei Nº 11.638 de 2007. Em seu Art. 3º, ela esclarece que se aplicam às sociedades de grande porte, ainda que não constituídas sob forma de sociedades por ações, as disposições da Lei 6.404/76. Em outras palavras, as disposições da Lei, apesar de serem mais conhecidas como “S.A´s”, se aplicam em empresas de grande porte. A lei também as dividiu como aquelas que possuem Ativo Total superior a R$ 240 milhões ou Receita Bruta Anual superior a R$ 300 milhões.

Já as pequenas e médias empresas são aquelas que possuem Ativo Total menor ou igual a R$ 240 milhões e Receita Bruta Anual menor ou igual a R$ 300 milhões. Essas empresas estão sujeitas à Resolução do CFC 1.255 de 2009 – NBC TG 1000 – Contabilidade para Pequenas e Médias Empresas (CPC PME).

Essa nova contabilidade trouxe conceitos inovadores tais como Valor Presente, Valor Justo e Ajuste de Avaliação Patrimonial, que por vezes são complexos de entendimento. A exemplo disso, o Valor Presente trata da estimativa do valor descontado de fluxos de caixas líquidos no curso normal dos negócios. É natural que se faça uma leitura fria dos termos dessa norma e desta forma fica complicado de entender o que significa trazer um valor de um Ativo ou Passivo de um Valor Presente. Imagine que você venda um celular à vista, a R$ 1.000. Porém, se você vende o aparelho parcelado em 60 prestações, ele ficará

156

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

com o valor de R$ 1.500. Trazer esse valor ao Valor Presente seria considerar quanto é o valor devido pelo cliente no dia de hoje, na moeda atual.

Já o Valor Justo pode ser entendido como o valor pelo qual um Ativo pode ser trocado, um Passivo liquidado, um instrumento patrimonial concedido entre partes conhecedoras e dispostos a isso, em uma transação em que não haja privilégio entre os mesmos.

De maneira simples e objetiva, o Valor Justo é o mais próximo no que seja ideal numa transação comercial, em que nenhuma das partes esteja sendo privilegiada em uma negociação. Nesse contexto, é importante compreender que esses conceitos surgiram com o objetivo de trazer a subjetividade pra dentro da contabilidade, que anteriormente, mostrava-se de forma normativa, com forte influência da legislação tributária.

As novas disposições da Lei nº 11.638 e o modelo de convergência da contabilidade brasileira, ambos comparados a um padrão internacional pressupõem que a contabilidade não sofra mais interferências tributárias. A contabilidade precisa fornecer informações que sejam úteis às tomadas de decisões.

Quando esta se revela com interferências da norma tributária, obedecendo regras de disposições que objetivam garantir uma correta apuração no tributo, fica de maneira que não expõe a realidade patrimonial das entidades, que não traz de maneira objetiva, clara, segura as informações patrimoniais, e de resultado e desempenho que permitem que gestores tomem decisões assertivas.

A ECD integra o projeto Sped objetivando a substituição da escrituração em papel pela transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros: Livro Diário e seus auxiliares se houver; Livro Razão e seus auxiliares se houver; Livro Balancetes Diários,

157

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos. Esses livros eram impressos em papel ou capa dura, hoje são feitos por meio digital.

De acordo com o artigo 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014: I - as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real; II - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; e III - As pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012.

IV – As Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo. § 1º Fica facultada a entrega da ECD às demais pessoas jurídicas. § 2º As declarações relativas a tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) exigidas das pessoas

158

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

jurídicas que tenham apresentado a ECD, em relação ao mesmo período, serão simplificadas, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informação. § 3º A obrigatoriedade a que se refere este artigo e o art. 3º- A não se aplica: I - às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006; II - aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; e III - às pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014. § 4º Em relação aos fatos contábeis ocorridos no ano de 2013, ficam obrigadas a adotar a ECD as sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. § 5º As pessoas jurídicas do segmento de construção civil dispensadas de apresentar a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e obrigadas a escriturar o livro Registro de Inventário, devem apresentá-lo na ECD, como um livro auxiliar. § 6º A obrigatoriedade prevista nos incisos III e IV do caput aplica-se em relação aos fatos contábeis ocorridos até 31 de dezembro de 2015.

Atualmente pode-se dizer que é possível contar com duas regras no que se refere a obrigatoriedade de pessoas jurídicas tributadas pelo lucro presumido. A mesma pode estar obrigada em decorrência da distribuição de lucros e poderá estar obrigada por não se utilizar da prerrogativa de manter apenas a escrituração do livro caixa. Como exemplo dessa parte de distribuição de lucro presumido, que é aplicação da alíquota de presunção sobre o faturamento da PJ. Desse lucro, diminuem-se os tributos para PIS, Cofins, IRPJ e CSLL, que por fim é igual ao Lucro Líquido Comparativo (LLC).

Ressalte-se que os valores dos dividendos pagos pela PJ excederem ao LLC, o contribuinte está obrigado ao Sped Contábil.

159

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Porém, mesmo que este não exceda, e caso não utilize da prorrogativa prevista do parágrafo único do Art. 5 da Lei nº 8981, também estará obrigado ao Sped Contábil.

Segundo o artigo 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2015, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2016: I - as pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, nos termos da alínea “c” do § 2º do art. 12 e do § 3º do art. 15, ambos da Lei nº 9.532, de 10 de dezembro de 1997, que no ano-calendário, ou proporcional ao período a que se refere: a) apurarem Contribuição para o PIS/Pasep, Cofins, Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei nº 12.546, de 14 de dezembro de 2011, e a Contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ 10.000,00 (dez mil reais); ou b) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais).

II - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que não se utilizem da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 1995.

Parágrafo Único. As Sociedades em Conta de Participação (SCP), enquadradas nas hipóteses previstas nos incisos I a II do caput do art. 3º e do caput do art. 3º-A devem apresentar a ECD como livros próprios ou livros auxiliares do sócio ostensivo.

O prazo de entrega foi fixado pelo artigo 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, reproduzido a seguir: Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao SPED até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. § 1º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas ex-

160

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

tintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento. § 2º O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração. § 3º A obrigatoriedade de entrega da ECD, na forma prevista no § 1º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento. § 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a abril do ano da entrega da ECD para situações normais, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de maio do referido ano. § 5º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a dezembro de 2014, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de junho de 2015.

Ou seja, a obrigatoriedade do Sped Contábil se aplica às pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita. Destaca-se que essa obrigatoriedade foi até o ano de 2015, e muitas dúvidas surgiram nessa época, pois a mesma não esclarecia muito bem sobre a definição de impostos para fins de cálculo, fator em que fez a Receita Federal divulgar em seu sítio eletrônico uma nota de esclarecimento no dia 15 do mesmo ano. Lembrando que o exercício de 2015 foi o primeiro ano em que pessoas jurídicas tributadas pelo lucro presumido passaram a enviar o Sped Fiscal.

Do projeto, o Sped Contábil é o que menos se constitui como uma obrigação tributária de natureza fiscal. Em sua essência, ele é apenas a substituição da escrituração contábil convencio-

161

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

nal em papel pelo seu equivalente digital. Porém, esta passa a ser uma obrigação de natureza tributária. Muitas das regras da escrituração contábil estão prevista no Código Civil, no regulamento do Imposto de Renda, e em resoluções do Conselho Regional e Federal de Contabilidade. Nesse sentido, é de extrema relevância verificar as normas contábeis e societárias no intuito de entender os percalços da escrituração contábil.

A substituição do Sped Contábil atualmente é concedida através de alguns procedimentos que envolvem rotinas de retificação e substituição da escrituração contábil. Primeiramente, a entidade deverá preencher o Registro J801, que é o termo de verificação para fins de substituição da ECD. O documento (termo) deverá integrar a escrituração substituta, além disso, será contido dos seguintes tópicos: identificação da escrituração substituída; descrição pormenorizada dos erros; identificação clara e precisa dos registros que contém os erros, exceto quando o erro for em decorrência necessária de outro erro já discriminado; a declaração de que os signatários de termo de verificação não são responsáveis pela escrituração substituta ou substituída, exceto quando eles forem também signatários de uma delas.

162

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Esse termo de verificação deverá ser assinado pelo próprio profissional contábil que assina a escrituração substituta quando a correção dos erros não dependa de alterações de lançamentos contábeis, saldos ou demonstrativos.

Legislação Para entender o Sped é uma ferramenta que para compreender sua extensão é necessário entender sobre sua sistemática legislativa. A Receita Federal, que dispõem na Lei nº 9.779 de 1999, em seu Art. 16, esclarece sobre a prerrogativa de instituir obrigações acessórias. A partir do Decreto nº 6.022 de 2007, essas obrigações entraram no projeto Sped, e o Sped Contábil, apesar de ter surgido pela Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil nº 787 de 2007, na sua primeira vertente de obrigatoriedade, teve o Conselho Federal de Contabilidade como primeiro órgão de contabilidade a destacar sobre a ECD, e tendo como parâmetro a Resolução nº 2020 de 2005. No ano de 2007, estabeleceu-se a Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil (IN RFB) nº 787/07, que criou a ECD a partir do ano calendário de 2008.

No final do ano de 2013, surgiu a IN RFB nº 1.420, que criou uma nova ECD, tendo como principal mudança a inclusão no seu âmbito de obrigatoriedade das empresas do lucro presumido com regras próprias. Consequentemente, a IN RFB nº 1.594 de 2015 ampliou a legalidade dessa obrigatoriedade.

Com o intuito de entender melhor sobre a legislação do Sped Contábil, é conveniente detalhar o passo-a-passo de seu funcionamento. Mas antes é preciso fazer um paralelo de como ele operava anteriormente com o Decreto nº 8683 de 2016, e posteriormente.

Para iniciar esse estudo vale frisar que, o Sped Contábil é a substituição da escrituração contábil convencional em papel,

163

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

pelo seu equivalente digital. Ou seja, a contabilidade que tem como responsabilidade receber as informações da empresa, promovia os registros contábeis por meio dos lançamentos contábeis utilizando sistemas e ao final do ano calendário, gerava um arquivo em formato de texto, submetendo o mesmo em um programa validador, logo, fazia a assinatura do arquivo pelo representante legal da pessoa jurídica e contador, e ao conclui-la, enviava a escrituração para o ambiente Sped. A Receita Federal recepcionava essas informações, porém a Junta Comercial precisaria promover autenticação do livro. Para isso o contribuinte precisava pagar uma taxa para a Junta Comercial, que iria buscar as informações no portal do Sped, verificando o número do livro, dados da empresa, do contador, se o representante legal da PJ era o mesmo pra fins de assinatura de documento no órgão, por fim, desta forma promovia-se a autenticação da escrituração contábil.

Posteriormente, surgiram algumas modificações provenientes do Decreto nº 8683 de 2016. Porém essa determinação é presidencial, mas que não altera a norma contábil. Ela altera a possibilidade de registro da escrituração contábil. Com isso, o Conselho Federal de Contabilidade fez e publicou a segunda revisão do Comunicado Técnico Geral – CTG 2001 (R2). Essa CTG estabelece que, o livro diário deve ser autenticado no registro público ou entidade competente, apenas quando for exigida legislação específica.

Na transmissão para o Sped devem constar apenas as contas que tenham saldo ou que tiveram movimento no período. Ou seja, se você tem um plano de contas com 10.000 mil contas, mas naquele período só foram usadas 500, só deverá ser informado no Sped Contábil as 500 contas.

O Decreto nº 8683 de 2016 estabelece que a autenticação dos livros contábeis das empresas poderá ser feita por meio do Sped, mediante a apresentação, ou seja, com a transmissão

164

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

da Escrituração Contábil Digital (ECD). Além disso, prevê que o termo de autenticação da ECD transmitida via Sped será o próprio recibo de entrega que o programa gera no momento da transmissão. Em suma, a partir do momento que envia o Sped Contábil para o Sped, o próprio termo de transmissão passa a ser o recibo de autenticação, e com isso a ECD será automaticamente autenticada.

A Resolução nº 1299 de 2010, assim como o comunicado CTG 2001, estabelece quais são os preceitos que devem obedecer à escrituração contábil em forma digital, de acordo com preceitos da NBC TG 2000.

Determina também que esse tipo de escrituração deve ser em idioma e moedas correntes nacionais. Ou seja, mesmo que se refira a uma multinacional, que precisa elaborar demonstrações contábeis para sua matriz ou alguma subsidiaria no exterior, para fins de escrituração contábil e de Sped Contábil, essa escrituração deverá ser idioma em moedas correntes nacionais. A mesma deverá ser em forma contábil, implicando destacar que deverá obedecer os lançamentos contábeis, com seus cinco elementos: data, conta-crédito, conta-débito, histórico e valor.

165

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

A partir do momento que esse lançamento contábil vem para o ambiente digital, passa a ganhar mais um elemento. Imagine que quando se fazia um processo de auditoria em livros manuais, um lançamento era referenciado pela numeração de um determinado livro e sua página de número qualquer. No meio digital não há mais página de livros e sim um arquivo digital em formato de texto que identifica lançamentos de maneira assertiva. Por esse motivo foi criada a figura do número do lançamento. Ressalte-se que toda escrituração contábil deverá ter uma documentação que evidencie todos os fatos contábeis.

Já a Resolução 1.299 de 2010, Comunicado Técnico CTG 2001, estabelece que o Livro Diário e Razão em formato digital constituem um único conjunto de informações e que não há a necessidade de impressão e encadernação em forma de livro em papel, conforme a Resolução CFC 1.330/2011. Em relação a isso, é comum observar situações de dificuldade operacional em que empresas necessitam autenticar escriturações em papel, na Junta Comercial, para participar de um processo licitatório.

Destaca-se que não podem coexistir dois tipos de escrituração (uma em papel e outra digital) para o mesmo ano-calendário.

Recomenda-se verificar se a empresa enviou o Sped.

Obrigações acessórias dispensadas No caso de transmissão da escrituração via Sped Contábil, há uma dispensa implícita: a impressão dos livros, o artigo 6º da Instrução Normativa da Receita Federal Brasileira no 1.420/2013 dispõe: Art. 6º A apresentação dos livros digitais, nos termos desta Instrução Normativa e em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre: I - Em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006.

166

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

II - A obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário, prevista no art. 14 da Lei nº 8.218, de 29 de agosto de 1991.

III - A obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto, de que trata o art. 35 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995, disciplinada na alínea “b” do § 5º do art. 12 da Instrução Normativa SRF nº 93, de 24 de dezembro de 1997.

Parágrafo único. A adoção da Escrituração Fiscal Digital, nos termos do Ajuste Sinief no 02, de 3 de abril de 2009, supre: I - A elaboração, registro e autenticação de livros para registro de inventário e registro de entradas, em relação ao mesmo período. (Lei nº 154, de 1947, arts. 2º, caput e § 7º, e 3º, e Lei nº 3.470, de 1958, art. 71 e Lei nº 8.383, de 1991, art. 48), desde que informados na Escrituração Fiscal Digital, nos termos do arts.

261 e 292 a 298 do Regulamento do Imposto de Renda, Decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999.

II - Em relação às mesmas informações, da exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006.

Prazos para apresentação dos livros digitais É sabido que algumas empresas estão sujeitas à penalidade quando não enviam o ECD JP fora do prazo. O que por vezes acontece é que muitas empresas recorrem junto à Receita Federal para explicar sobre o envio da escrituração, não para cumprir com a obrigação fiscal porque não são obrigadas, mas sim para obter a escrituração contábil em formato digital, que é substituída pela escrituração convencional, de papel, e consequentemente, para obter a anulação das penalidades. Vale frisar que esta é uma alternativa viável.

167

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Conforme já mencionado coube ao artigo 5º da Instrução Normativa no 1.420/2013 fixar o prazo.

Quadro 3 - Título Período da Escrituração

Prazo de Entrega

Situação normal

Último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere à escrituração.

Situação especial ocorrida de janeiro a abril do ano da entrega da ECD para situações normais (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação)

Último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere à escrituração.

Situação especial de maio a de- Último dia útil do mês seguinte zembro do ano da entrega da ao do evento.

ECD para situações normais (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação) Situação especial ocorrida de Último dia útil do mês de junho janeiro a dezembro de 2014 (ex- de 2015. tinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação)

Contudo, em um resumo geral dos aspectos técnicos da ECD, a regra aponta que o prazo para enviar os livros digitais é até o último dia útil do mês de maio. Mas para efeito maior desse procedimento, é preciso saber também qual o significado do Hash do livro. Por vezes, quando há necessidade de consultar a situação do livro é imprescindível conhecer sobre a ferramenta que se trata de uma numeração calculada pelo PVA, representando um código de barras do livro digital. Ressalte-se que na ECD não é mais necessário fazer a impressão de livros, como prevê nas resoluções nº 1.299 e CTC 2001.

168

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Penalidades As penalidades por apresentação fora do prazo do Sped Contábil variam de acordo com informações abaixo: a) Empresas do Lucro Presumido: R$ 500,00. b) Empresas do Lucro Real e Arbitrado: R$ 1.500,00 por mês ou fração.

Obs: O código da Receita 1438 permite calcular o Darf de multas da ECD. Composição dos livros Todos os livros da escrituração contábil podem ser incluídos no Sped Contábil, em suas diversas modalidades. São previstas as seguintes formas de escrituração: 1) G - Diário Geral; 2) R - Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar);

169

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

3) A - Diário Auxiliar; 4) Z - Razão Auxiliar; 5) B - Livro de Balancetes Diários e Balanços O livro do G, Diário Geral, deve ser utilizado quando a empresa contempla todos os fatos contábeis com um lançamento contábil. Ou seja, para cada fato contábil, se faz um lançamento contábil, e o livro sendo do tipo G. No entanto, admite-se um livro diário com uma Escrituração Resumida (R). Essa previsão encontra-se no inciso 1º do Art. 1.184 do Código Civil, que permite a escrituração resumida do Diário com totais que não excedam o período de 30 dias.

Essa aplicação deverá ser em relação às contas que suas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação.

O livro do tipo A, Diário Auxiliar, previsto no Art. 1.184 do Código Civil, contendo os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida.

O livro Razão Auxiliar (Z) que pode se dizer um coringa dentro da Escrituração Contábil, é um livro auxiliar a ser utilizado quando o leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado para enviar as informações necessitadas.

Somente o Banco Central regulamentou o livro de Balancetes e Diários e Balanços (B). A utilização dele é praticamente encontrada em instituição financeira.

O livro “S” foi extinto, que era o mesmo da SCP, foi extinto.

Hoje, ou a SCP envia em um livro do tipo G ou enviará como um livro auxiliar a escrituração do Sócio Ostensivo.

170

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

O modelo de livro do tipo Z, especificado pela Receita Federal, pode ser localizado em pesquisa na internet. O leiaute desse livro pode ser construído pelo próprio contribuinte, como no registro I510, o mesmo fará a definição de campos do livro auxiliar com leiaute parametrizável, já no registro I550, fará os detalhes do livro auxiliar.

Regras de convivência entre os livros A escrituração G (Diário Geral) não pode conviver com nenhuma outra escrituração principal no mesmo período, ou seja, as escriturações principais (G, R ou B) não podem coexistir. Não possui livros auxiliares A ou Z, e, consequentemente, não pode conviver com esses tipos de escrituração.

A escrituração resumida R pode conviver com os livros auxiliares (A ou Z) enquanto o livro de balancetes e balanços diários B pode conviver com os livros auxiliares (A ou Z). Ou seja, a partir do momento em que se faz lançamentos totalizadores seja por uma decisão técnica ou questão sistêmica O Hash do Livro Ao ler o arquivo para a validação, o PVA do Sped Contábil calcula o hash do arquivo que não tem letra “O” (é sempre o número zero), pois é formado por um código hexadecimal (números de 0 a 9 e letras de A a F).11 Como já adiantado, a ferramenta se trata de uma numeração calculada pelo PVA, que representa um código de barras do livro digital.

Impressão dos livros

11 Se o livro digital estiver validado, o hash do arquivo pode ser obtido utilizando o menu “Escrituração > Dados da Escrituração”. Despreze os separadores e o dígito verificador para transcrever o hash em quaisquer campos do arquivo.

171

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Em relação aos livros são formas alternativas de escrituração: em papel, em fichas ou digital. Portanto, não podem coexistir em relação ao mesmo período, ou seja, não podem existir, ao mesmo tempo, dois livros diários em relação ao mesmo período, sendo um digital e outro impresso. 12 Quantidades: de livros por arquivo e de arquivos por ano-calendário O arquivo da ECD sempre corresponde a um livro, portanto escrituração será entregue em apenas um arquivo correspondente a todo o ano-calendário. Contudo, há algumas exceções, como, por exemplo, a escrituração resumida com livros auxiliares. Nessa situação, a escrituração poderá conter mais de um livro por ano-calendário e, consequentemente, mais de um arquivo, tendo em vista que haverá o livro principal (escrituração resumida) e um ou mais livros auxiliares.

Em regra, é preciso enviar um livro por arquivo e um arquivo por ano. No entanto, no caso de 12 arquivos para o mesmo ano, como exemplo, é preciso que a movimentação justifique tal processo. E caso aconteça mudança de contador durante o período, faz-se necessário uma maior atenção. Citando outro exemplo, é possível que o contador responsável, de uma empresa, no período de janeiro a junho, e que um novo contador assumiu de julho até dezembro, cada um deverá gerar um arquivo do Sped Contábil, conforme suas responsabilidades. E, além disso, um representante da Pessoa Jurídica também deverá assinar.

De acordo com o ITG 2000 – Escrituração Contábil –, em caso de escrituração contábil em forma digital, não há necessidade de impressão e encadernação em forma de livro, porém o arquivo magnético autenticado pelo sistema/registro público competente deve ser mantido pela entidade.

12

172

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

O contador substituto vai gerar um novo arquivo referente ao período de julho a dezembro, contendo sua parcela, e o mesmo assinando em diante como responsável técnico. Isso será abordado no item seguinte.

Limite de tamanho e período dos livros Como regra geral, o livro é anual, mas pode conter mais de um arquivo, desde que não ultrapasse um gigabyte (GB) cada arquivo. Os períodos de escrituração do livro principal e dos livros auxiliares devem coincidir. Portanto, se a escrituração possui um livro principal e um livro auxiliar e, em virtude do tamanho, o livro principal é fracionado em doze livros mensais, o livro auxiliar também deverá ser dividido em igual número, seguindo os períodos adotados no livro principal. Existem outros limites: - Todos os meses devem estar contidos no mesmo ano.

- Não deve conter fração de mês (exceto nos casos de início de atividade, cisão parcial ou total, fusão, incorporação ou extinção).

Para as situações especiais de cisão parcial ou incorporação (se incorporadora) serão geradas duas escriturações: Escrituração 1: do início do ano-calendário (ou data posterior, caso o contri-

173

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

buinte tenha iniciado suas atividades do próprio ano-calendário) até a data da situação especial. Escrituração 2: da data da situação especial até o final do ano-calendário.

Exemplo 1: Uma empresa iniciou atividades em 15 de março de 2015. Ocorreu um evento de cisão em 28/06/2015 e a empresa prosseguiu as atividades (cisão parcial). Duas escriturações devem ser entregues. Escrituração 1: De 15/03/2015 até 28/06/2015 (A data limite para a entrega será o último dia útil do mês de julho de 2015). Escrituração 2: De 29/06/2015 a 31/12/2015 (A data limite para a entrega será o último dia útil do mês de maio de 2016). A exceção, para esses casos (cisão parcial ou incorporação, quando é incorporadora), ocorre se a data da situação especial ocorrer no último dia do ano. Nesse caso, será gerada apenas uma escrituração.

Exemplo 2: Uma empresa iniciou atividades em 15/03/2015.

Ocorreu um evento de cisão em 31/12/2015 e a empresa prosseguiu as atividades (cisão parcial). Uma escrituração deve ser entregue: de 15/03/2015 até 31/12/2015 (A data limite para a entrega será o último dia útil do mês de janeiro de 2016). Caso a situação especial ocasione a extinção da pessoa jurídica (incorporação, no caso de incorporada, ou cisão total ou fusão) só haverá escrituração do início do ano-calendário (ou data posterior, caso o contribuinte tenha iniciado suas atividades do próprio ano-calendário) até a data da situação especial.

Exemplo 3: Uma empresa iniciou atividades em 15/03/2015.

Ocorreu um evento de fusão em 28/06/2015. Uma escrituração deve ser entregue: de 15/03/2015 até 28/06/2015 (A data limite para a entrega será o último dia útil do mês de julho de 2015).

Contendo mais de um mês, não pode haver descontinuidade na sequência de meses.

Exemplo 4: Uma escrituração de janeiro a maio, não pode deixar de informar o mês de fevereiro.

174

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Algumas observações segundo a Receita Federal do Brasil: Apuração Trimestral do IRPJ: Respeitados os limites acima descritos, ainda que a apuração do IRPJ seja trimestral, o livro pode ser anual. A legislação do IRPJ obriga a elaboração e transcrição das demonstrações na data do fato gerador do tributo. Nada impede que, no mesmo livro, existam quatro conjuntos de demonstrações trimestrais e a anual.

Mudança de contador no meio do período: Respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada contabilista assine o período pelo qual é responsável técnico.

Mudança de plano de contas da empresa no meio do período: Respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada plano contas corresponda a um período.

Mudança da sede da empresa para outra unidade federação: Nessa situação, a escrituração contábil do período que ainda não foi transmitido deve ser enviada considerando o NIRE da nova sede da empresa (grifo original).

Substituição do livro digital transmitido Conforme o Decreto no 8.683, de 25 de fevereiro de 2016, todas as ECD de empresas estarão automaticamente autenticadas no momento da transmissão e o recibo de transmissão servirá como comprovante de autenticação. Estabelece também que as ECD transmitidas até a sua data de publicação, cujos status estejam diferentes de “sob exigência” ou “indeferidas”, serão automaticamente consideradas autenticadas. Neste sentido: 1 - ECD de empresas transmitidas após 25 de fevereiro de 2016: Autenticadas no momento da transmissão.

2 - ECD de empresas transmitidas até 25 de fevereiro de 2016: Autenticadas no momento da transmissão, exceto se estiverem

175

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

“sob exigência” ou “indeferidas”. No caso de estarem “sob exigência”, devem ser sanadas as exigências e deve ser transmitida a ECD substituta.

3 - O recibo de transmissão é o comprovante da autenticação.

Somente poderão ser substituídos os livros que contenham erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamentos extemporâneos, nos termos das Normas Brasileiras de Contabilidade. A entidade deverá preencher o registro J801 – Termo de Verificação Para Fins de Substituição da ECD – detalhando os erros que deram motivo à substituição. Este termo deverá integrar a escrituração substituta e conterá: I - Identificação da escrituração substituída; II - Descrição pormenorizada dos erros; III - Identificação clara e precisa dos registros que contêm os erros, exceto quando o erro for decorrência necessária de outro erro já discriminado; IV - Declaração de que o(s) signatário(s) do Termo de Verificação não é(são) responsável(is) pelas escriturações, substituta ou substituída, exceto quando ele(s) for(em), também, signatário(s) de uma delas.

O Termo de Verificação será assinado: i) Pelo próprio profissional contábil que assina a escrituração substituta, quando a correção dos erros não dependa de alterações de lançamentos contábeis, saldos, ou demonstrações contá-

176

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

beis, tais como, correções em termo de abertura, de encerramento, identificação dos signatários, etc.; ii) Por dois (2) profissionais contábeis, sendo um deles contador, quando a correção do erro gere alterações de lançamentos contábeis, saldos ou demonstrações não auditadas por auditor independente; iii) Por dois (2) contadores, sendo um deles Auditor Independente, quando a correção do erro gere alterações de lançamentos contábeis, saldos ou demonstrações e tenham sido auditadas por auditor independente. Somente profissionais contábeis regularmente habilitados poderão assinar o Termo de Verificação. São nulas as alterações que não decorram do Termo de Verificação.

Roteiro prático para substituição do livro digital (Para ECD com NIRE ou sem NIRE): 1. Se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres “estranhos” que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo “Bloco de Notas”.

2. No registro 0000, campo IND_FIN_ESC, defina que a ECD é “Substituta”.

3. No registro 0000, campo COD_HASH_SUB, identifique o HASH (código de 40 caracteres hexadecimais) da ECD a ser substituída.

4. Corrija as demais informações no próprio editor de texto do tipo “Bloco de Notas” ou no PVA do SPED Contábil. Se for utilizar o PVA do SPED Contábil, importe o arquivo sem assinatura para o PVA. 5. Valide o livro no PVA do SPED Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil.

6. Assine.

7. Transmita.

177

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Assinatura do livro digital O livro digital13 deve ser assinado por, no mínimo, duas pessoas: A pessoa física que tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista. Não existe limite para a quantidade de signatários e as assinaturas podem ser feitas em qualquer ordem.

Além disso, deve ser assinado com certificado digital do tipo A3 (obrigatório para qualificação do assinante 900, 910, 920 e para o responsável legal da ECD) ou A1 (para as demais qualificações dos assinantes, que não são responsáveis legais), emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima tipo A3 (obrigatório para qualificação do assinante 900, 910, 920 e para o responsável legal da ECD) ou A1 (para as demais qualificações dos assinantes, que não são responsáveis legais), emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Os certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados. 14 Utilização do Receitanet e ReceitanetBX O programa Receitanet é utilizado para transmissão da escrituração contábil digital, enquanto que o programa Recei-

O livro pode ser assinado por procuração eletrônica da RFB, no caso de a qualificação do assinante ser “procurador” (J930.IDENT_QUALIF = “309”) e o campo responsável legal do registro J930 (J930.IND_RESP_LEGAL) estiver com a opção “S” (Sim). É necessário que a procuração eletrônica da RFB seja feita com a opção específica “SPED Contábil”.

14 Caso o sistema não esteja reconhecendo o certificado digital, siga o seguinte procedimento: Delete os certificados expirados do computador, se houver e tente assinar novamente. Caso não funcione: 1. Exporte a chave pública do certificado utilizando o Internet Explorer e envie para RFB via “Fale Conosco” do SPED. 2. Em caso de erro persistente, envie o print screen da tela de leitura dos certificados para análise via “Fale Conosco” do SPED (enquanto o PVA do SPED Contábil tenta ler o certificado).3.

Espere, pelo menos 10 minutos, se o PVA do SPED Contábil estiver demorando a ler um certificado.

13

178

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

tanetBX é utilizado para fazer o download15 da escrituração contábil digital e dos dados agregados gerados pelo sistema já transmitida pela pessoa jurídica. Na transmissão, o Receitanet utiliza a porta 3456 e o endereço IP 200.198.239.21. Para verificar se a conexão está sem problemas, execute o comando “telnet 200.198.239.21 3456”. Os dados agregados consistem na consolidação mensal de informações de saldos contábeis e nas demonstrações contábeis. O sistema gera automaticamente os arquivos de dados agregados, assim que recebe a escrituração contábil digital.

Lançamentos de quarta fórmula e planos de contas com quatro níveis O Sped Contábil faz validações para que o CTG 2001 (R2) seja cumprido, conforme destacado a seguir: - Os lançamentos de quarta fórmula podem ser utilizados desde que se refiram a um único fato contábil.

- O plano de contas da empresa deve ter, no mínimo, quatro níveis.

Exemplo:

Nível 1: Ativo

Nível 2: Ativo Circulante

Nível 3: Disponibilidades

Nível 4: Caixa Plano de contas referencial O mapeamento para os planos de contas referenciais é facultaO download, via ReceitanetBX, segue as seguintes regras: Pessoa Jurídica: acessa apenas as escriturações contábeis digitais e os dados agregados do seu CNPJ; Representante Legal: acessa apenas as escriturações contábeis digitais e os dados agregados do CNPJ do qual ele representa; Procuração Eletrônica: acessa apenas as escriturações contábeis digitais e os dados agregados do CNPJ do qual ele é procurador.

15

179

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

tivo. O PVA do Sped Contábil adota, a partir do ano calendário 2014, os mesmos planos de contas referenciais constantes no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), nos registros L100, L300, P100, P150, U100 e U150. 16 Para consultar a situação, o PVA utiliza o IP 200.198.239.22 e a porta 80. 17 Livro digital extraviado ou corrompido O PVA do Sped Contábil, às vezes, alerta sobre a alteração da escrituração ou que não pode ser localizada na pasta original, pois o Sped Contábil guarda a pasta na qual a escrituração está gravada. Esta pasta foi indicada na realização da validação.

Pode-se observar que a pasta visualizando a escrituração em “Resumo da Escrituração”. Geralmente, o PVA do Sped Contábil procura a escrituração nesta pasta quando efetua alguma operação sobre a escrituração.

Caso a escrituração não esteja mais acessível (por exemplo, tiver sido removida da pasta, tiver o nome modificado, ou mudança de posição da pasta), ou foi alterada ou corrompida (editada, por exemplo), o PVA do Sped Contábil emite uma mensagem de erro. Diante disso, pode-se tentar:

16 Todos os planos de contas referenciais estão disponíveis no Manual Orientação do Leiaute da ECF e no próprio diretório do programa do SPED Contábil em C:\Arquivos de Programas RFB\Programas SPED\SpedContabil\recursos\tabelas. Exemplo: Arquivo do plano referencial L100A (Balanço Patrimonial de PJ em Geral) - 2016: SPEDCONTABIL_DINAMICO_2016$SPEDECF_DINAMICA_L100.

17 Caso apareça a mensagem de erro “Erro ao consultar situação. Falha na conexão com o servidor”, deve ser adotado o seguinte procedimento: 1) No Windows, selecionar: Iniciar  Executar; 2) Digitar “cmd” (para abrir o prompt de comando) e clicar “ok”; 3) Na janela aberta, digitar: “telnet 200.198.239.22 80”; 4) Se a tela ficar toda preta é porque existe conectividade; 5) Se aparecer a mensagem “Conectando-se a 200.198.239.22.

Não foi possível abrir conexão com host na porta 80: conexão falhou”, a rede utilizada pelo usuário para acesso está sem conectividade com a internet ou algum ativo de rede (firewall) está bloqueando o acesso

180

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

i) Restaurar a pasta com a escrituração original. Isso é possível fazer se a pasta foi movida para outro lugar ou teve o nome alterado. Se a escrituração transmitida foi editada, isso não será possível. ii) Restaurar uma cópia de segurança previamente feita. É recomendável efetuar uma cópia de segurança da escrituração após o envio. iii) Utilizar o aplicativo ReceitanetBX para fazer o download da escrituração. Enquanto o livro estiver no ambiente do SPED, o contribuinte poderá fazer o download. Para baixar o arquivo, é exigido certificado digital da pessoa jurídica, do representante legal ou do procurador.

Roteiro para baixar a escrituração contábil utilizando o ReceitanetBX e importá-la no PVA Contábil: 1. Instale o aplicativo ReceitanetBX no computador. O instalador do ReceitanetBX pode ser baixado do site do Sped, na área de download.

Nota: Escolha o perfil correto (Contribuinte, Procurador ou Representante Legal). Em caso de procuração, garanta que a autorização de efetuar o download da ECD esteja marcada no e-CAC. 2. Após o download, importe (valide) o livro digital no PVA Contábil utilizando a funcionalidade “Arquivo/Escrituração Contábil/Importar”. Como o livro já foi assinado, o programa pergunta se existe termo de autenticação. A indicação do termo de autenticação torna a validação mais rápida.

181

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

A partir deste momento, pode-se, no programa do Sped Contábil, visualizar e imprimir a escrituração, inclusive os termos, e, manter-se informado sobre o estado da escrituração, utilizando a funcionalidade “Consulta Situação”.

Observação: O recibo que comprova a transmissão da escrituração não é importado via ReceitanetBX. Caso a empresa perca o recibo de transmissão da escrituração digital, deverá tentar transmitir a escrituração novamente via PVA do Sped Contábil.

Nessa situação o Receitanet (e não o ReceitanetBX) identificará que a escrituração digital já foi transmitida e fará o download do recibo novamente para a pasta estabelecida no PVA. Para consultar a situação da ECD, siga o roteiro a seguir: 1 - Abra o programa do Sped Contábil (Versão atualizada); 2 - Importe e valide a escrituração; 3 - Clique na escrituração (Menu lateral direito); 4 - Clique em Escrituração - Dados da Escrituração; e 3 - Clique em “Consultar Situação”. ou 1 – Acesse o link: http://www.sped.fazenda.gov.br/appConsultaSituacaoContabil/ 2 – Preencha os campos solicitados; e 3 – Clique em “Consultar” Pessoas jurídicas registradas em cartório As empresas registradas em cartórios estão dispensadas da autenticação para fins fiscais, exclusivamente em relação aos tributos administrados pela Receita Federal do Brasil segundo a Instrução Normativa no 1.420, de 19 de dezembro de 2013.

18 Em relação à autenticação pelos cartórios, deve ser utilizaPortanto, para cumprir a obrigação acessória com a Receita Federal do Brasil, transmita a escrituração via SPED Contábil. Não há taxa a pagar para a Receita Federal do Brasil.

18

182

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

do o Módulo de Registro de Livros Fiscais para os Cartórios de Títulos e Documentos e Pessoa Jurídica, para autenticação de arquivos da ECD, exclusivo dos cartórios e sem interface com os sistemas da Receita Federal. Para isso, é necessário que a empresa registrada em cartório transmita o mesmo arquivo da ECD transmitido ao Sped para os cartórios por meio do referido módulo. 19 Período societário diferente do período fiscal As pessoas jurídicas com período societário diferente do período fiscal podem entregar a ECD de acordo com o período societário e, caso seja necessário, fazer os ajustes relativos ao período fiscal na Escrituração Contábil Fiscal (ECF), após a recuperação dos dados da ECD. Exemplo: Uma empresa possui período societário com encerramento em março/2014 (de abril/2013 a março/2014). Nessa situação, a empresa poderá entregar: - Arquivo 1 da ECD: De janeiro/2014 a março/2014, com encerramento do exercício em março/2014; - Arquivo 2 da ECD: De abril/2014 a dezembro/2014, informando no campo 12 do registro I030 (I030.DT_EX_SOCIAL) que o encerramento do exercício ocorreu em março/2014.

Blocos, registros e campos O Sped Contábil é um dos subprojetos que possuem a menor quantidade de blocos e registros. Ele faz um detalhamento dos registros dividindo-os três categorias: obrigatórios (O), facul-

19

O software referente ao módulo pode ser acessado no site www.rtdbrasil.org.br.

183

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

tativo (F), não se aplicam (N). Ressalte-se que a divisão será feita por tipo de livro. Além disso, compreende-se que o Sped possui erros e advertências. Os erros impedem a transmissão do arquivo para o portal do Sped, as advertências não.

No manual do Sped Contábil é possível averiguar que a obrigatoriedade dos registros deve ser realizada por tipo de livro.

Dentro dos blocos do Sped Contábil encontram-se o registro de cada um, sendo possível também detalhar. A sequência abaixo elenca a apresentação dos principais registros: 1) Bloco 0 – Abertura, Identificação e Referências - Registro 0000 – Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou Sociedade Empresária Principais campos: Período do Arquivo - Dados da PJ NIRE – Finalidade da Escrituração Indicador de Tipo de Escrituração 0 – PJ em Geral, 1 – Sócio Ostensivo e 2 – SCP

184

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

2) Bloco I – Lançamentos Contábeis - Registro I010 – Identificação da Escrituração Contábil Qual o tipo de livro está sendo apresentado no arquivo - Registro I012 – Livros Auxiliares ao Diário Quando o campo 02 do I010 foi igual a |R| ou |B| deverão ser escriturados os Livros A (diário auxiliar) ou Z (razão auxiliar) - Registro I030 – Termo de Abertura N° do Livro – Data do Arquivamento dos Atos Constitutivos - Registro I050 – Plano de Contas Plano de Contas da Empresa para Escrituração Habitual Natureza: Ativo, Passivo, Resultado, PL e Compensação Tipo de Conta: S / A – Nível e Código Nome da Conta - Registro I051 – Plano de Contas Referencial (Facultativo) DE-PARA entre o Plano de Contas da Empresa e o Padrão Código do Centro de Custos Código da Instituição Responsável pelo Plano de Contas Obs: Apesar de ser facultativo, é recomendável principalmente para pessoas jurídicas que vão recuperar a ECD na ECF. - Registro I052 – Identificação dos Códigos de Aglutinação Serão utilizados para elaboração das demonstrações contábeis nos registros do Bloco J

185

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

- Registro I053 – Subcontas Correlatas (Ver Lei nº 12973 de 2014) Demonstrar os grupos de Conta Pai e as subcontas correlatas Código da Subconta – Configuração do Plano de Contas - Registro I075 – Tabela de Histórico Padronizado É possível fazer a criação de uma única tabela de histórico e importar aqueles que foram utilizados na escrituração contábil para dentro do Sped Contábil - Registro I100 – Centro de Custos Obrigatório para quem utilizar Centro de Custos no sistema contábil Código do Centro de Custos Nome do Centro de Custos - Registro I150 – Saldos Periódicos Data Inicial e Final – Obrigatório para os Livros G, R ou B. - Registro I155 – Detalhes dos Saldos Periódicos Informa os saldos das contas contábeis trazendo o total dos débitos e créditos mensais Para cada conta analítica: Valor do Saldo Inicial Saldo devedor ou credor – Débitos e Créditos - Registro I200 – Lançamento Contábil Número - Data - Valor Tipo de Lançamento: Normal ou Encerramento - Registro I250 – Partidas do Lançamento Identifica as contrapartidas do lançamento a crédito e débito o somatório deve ser igual ao valor do lançamento.

186

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

- Registro I300 – Saldo das Contas de Resultado Data da Apuração do Resultado - Registro I350 – Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado Código da Conta Analítica – Valor do Saldo Final Indicador da Situação D/C Obs: Esses registros se referem aos balancetes das contas de resultado. No Sped Contábil é possível fornecer balancetes das contas patrimoniais mensalmente e balancetes das contas de resultados mensalmente. A partir disso, o fisco pode utilizar essas informações para montar suas demonstrações contábeis em vários períodos.

3) Bloco J – Demonstrações contábeis - Registro J001 – Abertura do Bloco J Abre o bloco J e identifica se há dados informados Os Registros de Balanço Patrimonial e DRE são facultativos, porém o Código Civil determina que o Balanço e a DRE devem ser elaborados no fim do exercício. Pelo Registro I052 é feita

187

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

uma correlação das demonstrações J100 com o Plano de Contas I050.

- Registro J005 – Demonstrações Contábeis Data Inicial e Final das Demonstrações Contábeis Identificação das Demonstrações – Consolidadas ou não - Registro J100 – Balanço Patrimonial A partir dos códigos de aglutinação I052 O nível de detalhamento é de responsabilidade da PJ Código de Aglutinação das Contas – Grupo do Balanço - Registro J150 – Demonstração do Resultado do Exercício A partir dos códigos de aglutinação informados no I052 Receita ou Despesa Confronto com os Registros I350 e I355 - Registro J200 – Tabela de Histórico de Fatos Contábeis que modificam a Conta de Lucros ou Prejuízos Acumulados - Registro J800 – Outras informações - Notas explicativas Outras demonstrações contábeis. Exemplo: DFC, DVA ou notas explicativas, pareceres e relatórios que sejam importantes para serem apresentados juntamente com as demonstrações e escriturações contábeis. Documento do word salvo no formato .rtf.

- Registro J900 – Termo de Encerramento Número do Livro Natureza do Livro

188

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Nome Empresarial Quantidade de Linhas do Arquivo Data Inicial e Final da Escrituração Com intuito de aperfeiçoar a utilização desses blocos e registros, vale destacar que a ECD será recuperada na ECF. A partir disso, a Receita Federal poderá fazer diversos cruzamentos e verificações, até mesmo confrontos de saldos das informações.

Portanto, é imprescindível que mesmo que a ECF feita não obedeça aos aspectos tributários, esta tenha cuidados que não denunciem ou que não tragam para a Pessoa Jurídica um passivo tributário no momento em que ela será utilizada para fazer a apuração do imposto de renda e a da contribuição social.

Ademais, faz-se necessário ressaltar novamente que o Sped Contábil é a substituição de escrituração contábil convencional em papel pelo seu equivalente digital. Existem quatro tipos de obrigatoriedade para o Sped Contábil, dentre eles: pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real e pelo Lucro Presumido (este último se dividindo em duas possibilidades; ou está obrigado porque distribuiu lucro acima da presunção ou está obrigado porque não se utiliza a prerrogativa prevista no parágrafo único do Art. nº 45 da Lei nº 8981 de 1995).

189

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Outro fator a ser considerado dentro da obrigatoriedade se deverá quando uma entidade se apresentar imune ou isenta ao IR desde que pague qualquer contribuição acima de R$ 10.000 em pelo menos um mês do ano calendário de 2016 (exemplo) ou que receba receitas doações, rendimentos ou assemelhados acima de R$ 1.200.000 durante o ano calendário. Além disso, as SCP`s estando dentro da obrigatoriedade devem enviar como livro próprio ou como auxiliar à escrituração do sócio extensivo.

190

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

191

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

capítulo 7 Sped Escrituração Contábil Fiscal (ECF)

192

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Sped ECF A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) surgiu no final do ano de 2013, com a Instrução Normativa nº 1.422, e a sua obrigatoriedade iniciava para o ano-calendário de 2014 e envio em 2015. Já em 2015 foi registrado pela Receita Federal mais de 1.200.000 envios de ECF´s. No ano de 2016, o órgão atingiu o total de 1.218.088 de ECF´s referente ao ano-calendário de 2015. Nesse cenário, a ECF ficou marcada pela quebra de paradigmas dentro do ambiente tributário brasileiro, onde passou a substituir totalmente a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), considerada tradicional, descontinuada.

Como subprojeto do Sped, a ECF trouxe novos conceitos para as obrigações tributárias acessórias. Como exemplo, a ferramenta oferece um modelo para recuperar dados de outras obrigações acessórias distintas. A ECF substitui a DIPJ a partir 193

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

do ano-calendário 2014, com entrega prevista para o último dia útil do mês de junho do ano posterior ao do período da escrituração no ambiente do SPED. Portanto, a DIPJ está extinta a partir do ano-calendário 2014. São obrigadas ao preenchimento da ECF todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, sejam tributadas pelo Lucro Real, Lucro Arbitrado ou Lucro Presumido, exceto: I - As pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006; II - Os órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; III - As pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014; e nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1536, de 22 de dezembro de 2014, considera-se pessoa jurídica inativa aquela que não tenha efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário. Estas deverão apresentar a Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica (DSPJ) - Inativa.

A Lei 6.404 de 1976, das S.A`s, que traz as disposições contábeis e as demonstrações contábeis obrigatórias, entrou em vigor no ano de 1978, dividindo os conceitos relacionados a título, passivo, além da conceituação da contabilidade. É importante ressaltar que essa legislação trata-se de uma norma de natureza contábil, societária, sem interferências tributárias. A lei permitia o desvio de preocupação da contabilidade em relação a aspectos tais como: se a empresa era do Lucro Presumido, ou do Simples Nacional, ou se seria tributada pelo Lucro Real.

No ano de 1977, com o surgimento do Decreto-Lei nº 1.598, representando o alicerce do regulamento do Imposto de Renda no Brasil. Muitas das disposições que se encontram hoje no Decreto nº 3.000 de 1999, referente ao regulamento do IR,

194

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

vieram do Decreto-Lei nº 1.598/77. De acordo com o professor Paulo Henrique Pegas, esse Decreto-lei se vinculou a nossa legislação contábil de uma forma em que a legislação tributária passou a intervir em determinados parâmetros e procedimentos contábeis.

Contudo, essa intervenção ocasionou um desfavor para a contabilidade, que na sua essência, tem como principal função fornecer informações para a tomada de decisões. Para que essas informações sejam utilizadas no processo decisório, as mesmas devem representar a realidade do patrimônio das organizações. Caso contrário, o risco das informações serem distorcida pode ser considerado. Em suma, com a interferência do Decreto-Lei, diversas normas de natureza tributária e de instruções normativas da Receita Federal passaram a fazer parte da realidade do contexto tributário das organizações.

Nesse âmbito, a contabilidade foi significantemente prejudicada.

Já citada na introdução ao Sped Contábil, a Lei nº 11.638 de 2007 entrou em vigor a partir de janeiro de 2008 com o intuito de promover uma modernização para a contabilidade societária brasileira. A regulamentação dá início a um processo de convergência da norma contábil brasileira como um modelo internacional, europeu, conhecido pela sigla IFRS, que traz a subjetividade como uma questão significativa para a contabilidade. Ou seja, a contabilidade substitui baseamentos por meio de normas para diagnósticos de princípios. Isso permite uma qualidade para a informação contábil. Na hora de fazer uma depreciação, o contribuinte não levará em consideração somente uma tabela que já possui ou um valor pré-determinado de tempo de vida útil e de taxa de depreciação. Os aspectos a serem levados em consideração serão o tempo de vida útil de um bem para uma determinada entidade e o valor a ser considerado residual (que vai sobrar).

195

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Respaldadas pela Lei nº 11.638, essas subjetividades implicariam que definições de uma despesa pudessem ficar a cargo do contribuinte. Com o intuito de impedir que isso gerasse impacto na apuração do tributo, a Receita Federal criou a lei 11.941 de 2009, intitulada por Regime Tributário Transitório (RTT), que dava neutralidade tributária às novas disposições contábeis. Porém, a Receita Federal, reconhecendo uma insegurança jurídica no âmbito de apurações de tributos, criou a Lei 12.973 de 2014, que disciplina as normas contábeis, intervindo de forma em que a legislação tributária entendesse os novos procedimentos contábeis, respeitando-os e conseguindo calcular o tributo. A Lei 12.973 foi a conversão da MP nº 627 de 2013, que trouxe uma grande mudança na legislação tributária brasileira, propondo a criação de subcontas que se aplicariam em casos de lançamento na conta de ajuste, garantindo a visualização na escrituração contábil ao invés de lançar o valor do ajuste contábil diretamente na conta de terreno ou diretamente na conta de veículo.

Como já explanado, a Lei 12.973 atualiza diversas disposições da legislação brasileira, principalmente no que se refere à apuração do imposto de renda da PJ, bem como da contribuição social sobre o Lucro Líquido. Consequentemente, no mesmo ano em que a legislação vigorou, surgia o Sped ECF.

196

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Doravante, o contexto da criação do Sped ECF é muito mais abrangente em relação à substituição da DIPJ. Trata-se de uma motivação nascida em apresentar quais os impactos tributários dos novos procedimentos contábeis.

No intuito de concluir essa introdução a respeito do Sped ECF, faz-se necessário detalhar sobre o prazo em relação ao seu envio. A Instrução Normativa nº 1.422 de 2013, que criou a ECF, estabelecia que o prazo para envio dessa obrigação seria o mês de julho. Porém, ainda no primeiro ano de envio, que foi no exercício de 2015, com relação às informações do ano de 2014, esse prazo foi prorrogado por meio da IN n º 1.524, e o prazo para o mês de setembro. No final de 2015, a IN nº 1.595 trouxe o prazo da ECF para o mês de junho. No entanto, durante o ano de 2016, a EFC foi prorrogada para o mês de julho, por meio da IN nº 1.633. Em suma, a norma determina que o prazo para envio do Sped ECF deverá ser no último dia útil do mês de julho.

Ressalte-se que, mesmo que uma entidade não tenha movimento no período, e que a mesma esteja dentro das regras de obrigatoriedade, essa deverá enviar seu Sped ECF. É importante salientar que sem movimento não significa que não haja fato contábil. Como um exemplo de rotina, é viável que uma instituição religiosa qualquer, que está dentro da obrigatoriedade e que se baseia no fato de não ter faturamento como doações ou rendimentos, se convença de não ter que enviar o Sped ECF. Em suma, uma concepção sistêmica a ser imediatamente atualizada.

Blocos, registros e campos Ao contrário do Sped Contábil, que conta com cinco blocos, o Sped ECF possui um total de 16 blocos. Para uma melhor compreensão de cada um deles, torna-se fundamental destacar sobre algumas peculiaridades além dos principais registros.

197

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

O bloco O, de Abertura e Identificação ou Referência, é onde será informado os dados iniciais do contribuinte tais como nome, nome empresarial, nome fantasia, CNPJ, o período que se refere a escrituração, a modalidade tributação da empresa (Lucro Presumido, Arbitrário, Imune ou Isenta do IR). Nesse mesmo bloco serão preenchidas informações do signatário da escrituração. Ou seja, quem deverá assinar a referida escrituração. Ao observar na tela, o registro 10 mostra diversas informações semelhantes com as da ficha “1” da DIPJ, perguntando qual a forma de tributação, lucro presumido e real, perído de apuração do IR, a qualificação da PJ, e o tipo de escrituração.

No bloco C, onde constam Informações Recuperadas da ECD, na ocasião de uma obrigatoriedade, do envio do Sped Contábil, faz-se necessário, obrigatoriamente, recuperar o Sped Contábil na ECF. Destaca-se que essa recuperação não irá permitir edições de informações da contabilidade dentro do programa da ECF. O Bloco tem como informações recuperadas da ECD: a) Registro C040 – Identificação da ECD, podendo verificar o NIRE, Hash, CNPJ, natureza do livro, período; b) Registro C050 – Plano de Contas da ECD, com base no que foi recuperado no Sped Contábil; c) Registro C150 (Patrimoniais); d) Regsitro C350 (Resultado), referentes a saldos.

Obs: No Bloco C não é preenchido dentro do PVA. É obrigatório para todas as entidades que tiveram envio do Sped Contábil.

Já no bloco E, de Informações Recuperadas, da ECF Anterior, além do contribuinte recuperar a ECD, terá que recuperar a ECF do ano anterior, obviamente, se o mesmo tiver transmitido a ECF do ano anterior. Sobre esse bloco, o manual aponta que é aplicável a todas as pessoas jurídicas que tiveram ECF no ano anterior. Todavia, na prática, só será impedida a transmissão sem a recuperação de pessoas jurídicas tributadas pelo

198

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Lucro Real, e que não tenham início de atividade no ano que está sendo enviada a informação. São principais registros do Bloco E: a) E010 – Saldos do Balanço Anterior; b) E020 – Contas da Parte B do e-LALUR; c) E155 – Balanço Patrimonial com base nos saldos calculados a partir da ECD; d) E355 – Demonstração do resultado com base nos saldos calculados a partir da ECD; e) Contábeis calculados a partir da ECD Obs: Ressalte-se que o Bloco E não permite edição dentro do PVA. O bloco J, de Plano de Contas e Mapeamento, é onde é feito uma vinculação entre o plano de contas utilizado pela empresa e que foi feito no Sped Contábil, utilizado para apresentar toda sua contabilidade, com um plano de contas referencial. Como no Sped ECF o foco é na apuração da contribuição social, o contribuinte deverá usar um plano de conta referencial, que foi construído pela Receita Federal com o objetivo de apresentar a sua contabilidade sobre uma ótica tributária.

199

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Trazendo para a prática, o contribuinte deverá ir ao Sped Contábil para fazer o “de/para” do seu plano de contas para o plano de contas referencial ou utilizar uma das três possibilidades que existem, de informar diretamente à ECF sobre esse mapeamento. Dentre as possiblidades, destacam-se: Inserir manualmente o mapeamento no bloco J; gerar um arquivo de ECF somente com informações do bloco J, a partir do sistema contábil, importando as mesmas (informações) pra dentro da ECF; utilizar o mapeamento realizado na ECF do ano passado.

Registros principais: a) J050 – Contas Contábeis; b) J100 – Centro de Custos Depois que a ECF recebe informações da contabilidade, do mapeamento, obviamente, para aquelas empresas que tiverem obrigadas ao envio do Sped Contábil, a mesma conseguirá calcular no Bloco K o Saldo das Contas Contábeis e Referenciais.

Isso, dentro de uma ótica de utilização do plano de contas referencial. São registro desse bloco: a) K155 – Balanço; b) K156 – Mapeamento Referencial de Saldo; c) K355 - DRE Com isso, ela também conseguirá montar as demonstrações contábeis no Bloco L, para as empresas do Lucro Real. Nesse espaço, a empresa apresentará um balanço patrimonial, montado com base nas contas do plano de contas referencial e uma demonstração do resultado também construído a partir da contabilidade. Os registros principais do Bloco L: a) L100 – Balanço Patrimonial Referencial; b) L300 – DRE Fiscal (L200 e L210*) O Bloco Q, de Demonstrativo de Livro de Caixa, tem sua re-

200

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

gra de obrigatoriedade consideravelmente específica. Em seu manual, a regra estabelece que, deverá ser enviado pelas PJ tributadas pelo Lucro Presumido que se utilizam da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da lei n° 8.981 de 1995 e cuja receita bruta no ano seja superior a R$ 1.200.000 ou proporcionalmente ao período a que se refere.

Voltado para as empresas do Lucro Real, o Bloco M, onde é feita a apuração do lucro real, preenchendo o e-LALUR (digital) e o e-LACS, que é o livro de apuração da contribuição social sobre o lucro líquido, um livro semelhante ao e-LALUR, com partes “a” e “b”. Na parte “a” se faz lançamentos de adições, exclusões e compensações pra ajustar o lucro líquido da empresa ao lucro tributado (real), e na parte “b”, é onde se controla valores que podem influenciar futuramente na apuração do tributo. Essa regra de ambas as partes citadas se aplica tanto no o e-LALUR, como no e-LACS. Os registros do Bloco M são: a) M300 – Lançamentos do e-LALUR; b) 88 Adições (tipos) – 77 Exclusões - Compensações c) M350 – Lançamentos do e-LACS Em relação ao bloco N, a ECF recuperou informações da contabilidade, trabalhou diante dessas informações para transformá-las em demonstrações contábeis, utilizando o Plano de Contas Referencial, solicitando os ajustes no Lucro Líquido para apurar o Lucro Real, para ao final calcular o Lucro Real.

Tem como registros: a) N500 – Base de Cálculo do IRPJ Lucro Real; b) N630 – Cálculo do IRPJ Lucro Real; c) N650 – Base de Cálculo da CSLL; d) N670 – Cálculo da CSLL Lucro Real No Bloco P (IRPJ e CSLL – Lucro Presumido), é onde será apresentada a composição da base de cálculo da apuração do IR e da contribuição social para empresas tributadas pelo Lu-

201

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

cro Presumido. Já o Bloco T (IRPJ e CSLL – Lucro Arbitrado), é onde será apresentada para empresas do Lucro Arbitrado a apuração do IR e da CSLL. Destacam-se como registros principais: a) P100 – Balanço Patrimonial; b) P150 – Demonstração do Resultado; c) P200 – Apuração da Base de Cálculo; d) P300 – Cálculo do IRPJ; e) P400 – Apuração da Base de Cálculo da CSLL; f) P500 – Cálculo da CSLL Obs: No caso do tipo de escrituração ser Livro Caixa deve-se desconsiderar os registros P100 e P150. A ECF não habilita esse registro.

O Bloco T, do Lucro Arbitrado, tem como ênfase os principais registros: a) T120 – Apuração da Base do IRPJ; b) T150 – Cálculo do IRPJ No Bloco U (Imunes e Isentas) serão demonstradas as informações das entidades imunes ou isentas do IR. São registros principais dele: a) U100 – Balanço Patrimonial; b) U150 – Demonstração do Resultado O Bloco X (Informações Econômicas) é o campo onde serão preenchidas informações econômicas do contribuinte como: operações internacionais e parcelamentos, por exemplo.

O Bloco Y é reservado para o preenchimento de informações gerais tais como a composição do quadro societário, informações dos rendimentos dos sócios. São principais registros:

202

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

a) Y600 – Identificação de Sócios ou Titular; b) Y611 – Rendimentos de Dirigentes, Conselheiros, Sócios ou Titular; c) Y672 – Outras informações; d) Ano Anterior x Ano da Escrituração; e) Capital Social; f) Saldo de Caixa Por fim, o Bloco 9 indica o Encerramento do Arquivo Digital.

Importação e recuperação da ECF e recuperação da ECF anterior Entender os parâmetros de importação e recuperação da ECF é algo de extrema relevância para o ciclo de pessoas jurídicas, além disso proporciona segurança na geração de informações.

Para tanto, é preciso compreender que, o arquivo da ECD não é importado para a ECF, mas recuperado. Em primeiro lugar, deve ser criada uma ECF no próprio programa ou ser importado um arquivo da ECF e, então, recuperar o arquivo da ECD (recuperação de contas, saldos e mapeamento, caso tenha sido realizado na ECD). A ECD recuperada deve estar validada, assinada e transmitida.

203

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Para as pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Presumido e imunes ou isentas obrigadas a entregar a ECD, a recuperação da ECD na ECF é obrigatória. Nesse caso, o 0010.TIP_ESC_ PRE deve ser preenchido com “C”.

Para as pessoas jurídicas não obrigadas a entregar a ECD, o 0010.TIP_ESC_PRE deve ser preenchido com “L”. Nessa situação, os blocos C, E, J e K não serão preenchidos. O programa da ECF consegue recuperar mais de um arquivo da ECD, desde que o períodos dos arquivos da ECD seja equivalente ao período do arquivo da ECF. Confira abaixo um exemplo: Arquivo da ECF - de 01/01/2015 a 31/12/2015 Arquivos da ECD: Arquivo 1 da ECD: de 01/01/2015 a 31/03/2015 Arquivo 2 da ECD: de 01/04/2015 a 31/08/2015 Arquivo 3 da ECD: de 01/09/2015 a 31/12/2015 Portanto, o programa da ECF conseguirá recuperar os três arquivos da ECD, visto corresponderem ao mesmo período da ECF (de 01/01/2015 a 31/12/2015). O programa da ECF também permite a recuperação da ECF de período imediatamente anterior transmitida. A recuperação da ECF do período imediatamente anterior é obrigatória quando: 1 – A data inicial da ECF (0000.DT_INI) do período atual for diferente de 01/01/2014; e 2 – O indicador de situação de início de período (0000.IND_ SIT_INI_PER) for igual a “0” (Regular – Início no primeiro dia do ano) ou “2” (Resultante de cisão/fusão ou remanescente de cisão ou realizou incorporação). No momento da transmissão, o erro de não recuperação da ECF anterior ocorrerá de acordo com as seguintes regras: - Verifica, quando a forma de tributação for lucro real (0010.

FORMA_TRIB = 1), se existe ECF transmitida para a base do SPED de período imediatamente anterior e com o hashcode igual ao que foi informado no campo 0010.HASH_ECF_ANTERIOR. 204

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

- Verifica, quando a forma de tributação for lucro real (0010.

FORMA_TRIB = 1) e não existe ECF transmitida para a base do SPED de período imediatamente anterior, se o campo 0010.

HASH_ECF_ANTERIOR não está preenchido.

Pessoas jurídicas imunes e isentas Como pontuado anteriormente, o primeiro ano de envio do Sped ECF foi o ano-calendário de 2014, sendo enviado no exercício de 2015. Naquele período, as entidades imunes ou isentas do imposto de renda tais como igrejas, demais entidades religiosas, associações, sindicatos, só estariam obrigados ao envio do Sped ECF se também estivessem obrigados ao envio da EFD Contribuições. Para esse primeiro ano de obrigatoriedade, o número de entidades imunes e isentas que enviaram o Sped ECF foi consideravelmente reduzido, segundo a Receita Federal.

No entanto, para o ano de 2015, exercício de 2016, essa regra foi modificada. A partir do ano-calendário 2015, todas as pessoas jurídicas imunes ou isentas estão obrigadas a entregar a ECF. As imunes ou isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que não estejam obrigadas a entregar a ECD deverão preencher os seguintes registros: Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação da Pessoa Jurídica Registro 0010: Parâmetros de Tributação Registro 0020: Parâmetros Complementares Registro 0030: Dados Cadastrais Registro 0930: Identificação dos Signatários da ECF Registro X390: Origem e Aplicações de Recursos - Imunes e Isentas Registro Y612: Identificação e Rendimentos de Dirigentes, Conselheiros, Sócios ou Titular.

205

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

No caso do registro 0930, para as empresas imunes/isentas que não estejam obrigadas a entregar a ECD, só será exigida a assinatura do representante legal. Não será obrigatória a assinatura do contador nesse caso. As imunes ou isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que estejam obrigadas a entregar a ECD, além dos registros mencionados, também preencherão os blocos C, E, J, K e U, que serão preenchidos pelo sistema por meio da recuperação dos dados da ECD, caso em que é obrigatória a assinatura do contador.

Para gerar um arquivo da ECF, crie a ECF no programa (Arquivo/Criar), preencha os dados principais e clique em “Ferramentas/Exportar Escrituração”. É muito importante que, para a entidade imune/isenta que não esteja obrigada à ECD, terá que preencher informações no Registro X390, relacionadas às origens e aplicações de recursos e vão apurar se houve superávit ou déficit. É relevante ressaltar também que o material de apoio tem uma planilha com informações para que o contribuinte faça o preenchimento prático, bem como a validação de um Sped ECF de uma entidade imune no IR, preenchendo na prática o Registro X390.

206

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Recuperação de ECD sem mapeamento para o plano referencial A recuperação de ECD sem mapeamento para o plano referencial requer procedimentos viáveis para sua ascensão. Para que não seja necessário digitar todo o mapeamento para o plano referencial na ECF, no caso de recuperação de dados da ECD sem o respectivo mapeamento, pode-se seguir este procedimento: 1) Importar a ECF. 2) Recuperar ECD, marcando a opção “Utilizar os dados recuperados da ECD para preenchimento do balanço e/ou DRE”.

Com essa opção marcada, o programa da ECF copiará as informações para o bloco J e K, mas não calculará o balanço patrimonial e a DRE, pois não existe mapeamento. Os dados dos registros K155 e K355 estarão de acordo com a ECD. 3) Importar somente o bloco J da ECF com o mapeamento correto. O programa da ECF incluirá o mapeamento nos registros K155/K156 e K355/K356 e, consequentemente, calculará o balanço patrimonial e a DRE utilizando os saldos da ECD e o mapeamento da ECF. Recuperação de ECD com encerramento do exercício diferente dos encerramentos da ECF Os encerramentos do exercício na ECF seguem o período de apuração do tributo, por exemplo, se a empresa for de Lucro Presumido, os encerramentos do exercício da ECF serão trimestrais. Caso a ECD recuperada tenha encerramento diferente, por exemplo, a ECD recuperada tenha apenas um encerramento anual, pode surgir uma mensagem com o valor da diferença entre os saldos finais credores e os saldos iniciais credores no momento da validação no programa da ECF. Diante disso, é possível a PJ ajustar os saldos com a alteração nos registros K155 e K355, alteração de saldo de uma ou mais contas. Além disso, existe a opção de criar uma nova conta do plano de contas da PJ (J050) para fazer o ajuste, contudo será

207

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

necessário fazer o mapeamento dessa conta para o plano de contas referencial (J051).

Desta forma é possível imaginar, como exemplo, uma empresa do Lucro Presumido, que vai fazer a recuperação da ECF e também da ECD anterior na ECF. Esta terá que enviar anteriormente o Sped Contábil e no momento de fazer a ECF terá que recuperar a ECD do mesmo ano-calendário da ECF. Posteriormente deverá recuperar a ECF do ano anterior.

Para as PJ do Lucro Presumido obrigadas a entregar a ECD, a recuperação da ECD na ECF é obrigatória. Para as pessoas jurídicas não obrigadas a entregar a ECD, o tipo de escrituração 0010.TIP_ESC_PRE deve ser preenchido com “L”, de Livro Caixa. Nessa situação, os blocos C, E, J e K não serão preenchidos.

Ou seja, os blocos de recuperação da ECD, da ECF anterior, os blocos de mapeamentos, e de saldo das contas contábeis, serão preenchidos pelas empresas do Lucro Presumido.

Uma das perguntas mais abordadas por aprendizes gera em torno da obrigação do envio do Livro Caixa. Sobre esse aspecto, é importante saber que no Sped ECF, para empresas tributadas pelo Lucro Presumido, essas podem ter dois tipos de escrituração: contábil e do Livro Caixa. Ressalte-se que uma empresa irá preencher uma escrituração contábil quando estiver obrigada ao envio do Sped Contábil. A empresa também pode ter o tipo de escrituração Livro Caixa, que é quando não está obrigada a manter a escrituração contábil. As possiblidades de Livro Caixa e obrigatoriedade podem ser esclarecidas através do manual previsto pelo Bloco Q do Sped ECF, citado anteriormente.

Como exemplo, o Sped ECF ficará com a criação da Escrituração Contábil Fiscal, preenchendo as informações: do Bloco 0, informações econômicas do contribuinte caso haja, informações gerais, apuração e cálculo do IRPJ e da apuração da CSLL.

208

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Esse é modelo mais simplificado de ECF, porque oferece menos dificuldades.

Registro do prejuízo fiscal do período na parte B do e-Lalur Prejuízo fiscal é algo que nenhum contribuinte pretende correr o risco, não é mesmo? Sem contar que esse tipo de gargalo não faz parte do planejamento de entidades que trabalham sob esquema de PJ. Nessa perspectiva, caso venha ocorrer um prejuízo fiscal no período (Registro M300), o procedimento é criar uma conta de Prejuízos Fiscais de Períodos Anteriores no registro M010; registrar o saldo do prejuízo fiscal do período no registro M410, colocar o indicador de lançamento como “PF” – Prejuízo do Período. Se houver compensação de prejuízos fiscais em períodos posteriores, deve ser utilizada a conta criada na parte B para compensação no registro M300 (Linhas de código 173, 174, 347 e 348 do M300), com tipo de relacionamento “1” (com conta da parte B).

Registro da base de cálculo negativa da CSLL do período da parte B do e-Lacs Para caso de ocorrências de uma base de cálculo negativa no período (Registro M350), o procedimento é criar uma conta de

209

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Base de Cálculo Negativa de Períodos Anteriores no registro M010; registrar o saldo do prejuízo fiscal do período no registro M410, colocar o indicador de lançamento como “BC” – Base de Cálculo Negativa da CSLL. Caso haja compensação de base de cálculo negativa da CSLL em períodos posteriores, deve ser utilizada a conta criada na parte B para compensação no registro M350 (Linhas de código 173, 174, 347 e 348 do M350), com tipo de relacionamento “1” (com conta da parte B).

Mudança de contador no período ou mudança de planos de contas no período Por vezes é natural surgir diversos contratempos durante os processos de contabilidade, assim como em qualquer área ou atividade. Com isso, gestores passam a enfrentar desafios diante de metas estabelecidas para o alcance do sucesso. Se trouxermos essa reflexão para o âmbito da contabilidade, vale ressaltar que é inviável transmitir duas ou mais ECF caso haja a mudança de contador no período ou mudança de plano de contas no período.

A ECF deve ser transmitida em arquivo único, a menos que ocorra uma das situações especiais previstas no registro 0000.

Caso a entidade tenha de recuperar os dados da ECD, devem ser recuperados os dois arquivos da ECD transmitidos (um para cada contador ou um para cada plano de contas).

No entanto, para que a ECF faça a correta recuperação de dados é imprescindível que os saldos finais das contas existentes no primeiro arquivo (primeiro contador ou primeiro plano de contas) sejam iguais aos saldos iniciais das contas existentes no segundo arquivo (segundo contador ou segundo plano de contas). Na ECD, isso pode ser feito por meio do preenchimento do registro I157 (transferência de plano de contas) no segun-

210

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

do arquivo da ECD, de acordo com as instruções presentes no Manual de Orientação do Leiaute da ECD. Se isso não ocorrer, a ECF recuperará somente os dados do segundo arquivo e os ajustes necessários deverão ser realizados, por meio de substituição, na própria ECF ou na ECD. Plano de contas e mapeamento A ECF recupera o plano de contas do último período existente na ECD, o qual deve retratar o conjunto e a estrutura de todas as contas passíveis de utilização na contabilidade da entidade.

No entanto, o mapeamento das contas contábeis da entidade para as contas referenciais é realizado apenas em relação às contas analíticas, pois as contas sintéticas não devem ser mapeadas.

Registros de planos de contas referenciais (L100, L300, P100, P150, U100 e U150) Para as pessoas jurídicas que possuem ECD para recuperar e geram o arquivo da ECF para importação: os registros L100 e L300, no caso de pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real; P100 e P150, no caso de pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Presumido; U100 e U150, no caso de imunes ou isentas, que não devem constar no arquivo da ECF para importação, pois, caso sejam importados, os valores não serão calculados pelo programa da ECF. Conta “Resultado do Exercício” No plano referencial, a conta “Resultado do Exercício” é sintética, visto que representa o resultado da diferença entre as receitas e despesas do período. Caso a entidade utilize uma conta transitória analítica “Resultado do Exercício” ou “Apuração do Resultado Exercício” para realizar os lançamentos de transferência dos saldos das receitas e despesas do período,

211

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

essa conta deverá ter J050.COD_NAT = “09” (Outras) e não deverá ser mapeada, tendo em vista que o sistema não permite o mapeamento de contas com código de natureza “09”.

Retificação da ECF A retificação da ECF poderá ser realizada em até cinco anos. Se a ECF de um ano anterior for retificada, poderá ser necessário retificar as ECF dos anos posteriores, em virtude do controle de saldos da ECF. Exemplo: Em 01/01/2018, a empresa retificou a ECF do ano-calendário 2014. Nesse caso, a empresa pode ter que retificar as ECF dos anos-calendário 2015 e 2016. Para retificação da ECF, é necessário que o campo 12 do registro 0000 (0000.RETIFICADORA) deve estar preenchido com “S” (ECF Retificadora). O procedimento para retificação é: 1 – Exporte o arquivo da ECF original; 2 – Abra o arquivo da ECF exportado em um programa tipo “Bloco de Notas”; 3 – Se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres “estranhos” que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro.

Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo “Bloco de Notas”.

4 – Altere com campo 12 do registro 0000 para “S” (ECF retificadora) – também é possível fazer as correções neste momento, mas caso prefira fazer no próprio programa da ECF, salve o arquivo; 5 – Importe o arquivo da ECF retificadora; 6 – Faça a correção dos dados no programa da ECF; 7 – Valide; 8 – Assine; e 9 – Transmita a ECF retificadora.

212

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Significado da mensagem “Dados atualizados na linha de acordo com a tabela da RFB” A entidade precisa informar apenas o código da linha e o valor, além da identificação do registro, no caso de registros com tabelas dinâmicas, pois a descrição é preenchida pelo próprio programa da ECF. Se a entidade preencher o campo descrição e não estiver exatamente igual à descrição da respectiva tabela do registro no programa, o sistema fará a atualização da descrição e emitirá a mensagem (advertência) no momento da importação do arquivo da ECF: “Dados atualizados na linha de acordo com a tabela da RFB”.

“Transformação” A transformação não se trata de um evento que represente interrupção do período para cálculo dos tributos. Portanto, as opções “Resultante de Transformação” (Código 3 do 0000.

IND_SIT_INI_PER) e “Transformação” (Código 7 do 0000.

SIT_ESPECIAL) foram excluídas do registro 0000. No caso de transformação no período (Exemplo: a empresa de LTDA. torna-se S.A.), a ECF deve ser transmitida em arquivo único para

213

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

todo o período. Portanto, se não houve situação especial nem abertura ou início de obrigatoriedade no período, os campos 0000.IND_SIT_INI_PER e 0000.SIT_ESPECIAL serão preenchidos da seguinte forma: 0000.IND_SIT_INI_PER: 0 – Regular (Início no primeiro dia do ano).

0000.SIT_ESPECIAL: 0 – Normal (Sem ocorrência de situação especial ou evento).

Prejuízos fiscais acumulados de períodos anteriores O registro de prejuízos fiscais acumulados de períodos anteriores deve ser feito da seguinte forma no registro M010: 1 – Código da Conta: código da conta de prejuízos fiscais acumulados de períodos anteriores, definido pela própria pessoa jurídica.

2 – Descrição: descrição da conta, definida pela própria pessoa jurídica.

3 – Data da Criação: como a ECF inicia em 01/01/2014, pode ser utilizada 31/12/2013, como data da criação de contas da parte B com saldos antes do ano-calendário 2014.

4 – Código de lançamento de origem da conta: não há (deixar em branco).

5 – Data limite para uso do saldo da conta: não há (deixar em branco).

6 – Tipo de tributo: I (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) 7 – Saldo inicial: informar o saldo dos prejuízos acumulados de períodos anteriores.

8 – Indicador do saldo inicial: D (Para prejuízos ou valores que reduzam o lucro real ou a base de cálculo da contribuição social em períodos subsequentes).

9 – CNPJ: preencher somente no caso da conta Prejuízos Fiscais Acumulados de Períodos Anteriores estarem relacionados a outra pessoa jurídica.

214

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Bases de cálculo negativas acumuladas de períodos anteriores O registro de bases de cálculos negativas acumuladas de períodos anteriores deve ser feito da seguinte forma no registro M010: 1 – Código da conta: código da conta de bases de cálculo negativas de períodos anteriores, definido pela própria pessoa jurídica.

2 – Descrição: descrição da conta, definida pela própria pessoa jurídica.

3 – Data da criação: como a ECF inicia em 01/01/2014, pode ser utilizada 31/12/2013, como data da criação de contas da parte B com saldos antes do ano-calendário 2014.

4 – Código de lançamento de origem da conta: não há (deixar em branco).

5 – Data limite para uso do saldo da conta: não há (deixar em branco).

6 – Tipo de tributo: C (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido) 7 – Saldo inicial: informar o saldo de base de cálculo negativa de períodos anteriores.

8 – Indicado do saldo inicial: D (Para prejuízos ou valores que reduzam o lucro real ou a base de cálculo da contribuição social em períodos subsequentes).

9 – CNPJ: preencher no caso da conta Base de Cálculo Negativa Acumulada de Períodos Anteriores estar relacionada a outra pessoa jurídica.

As situações especiais de 2014 e Sociedades em Conta de Participação (SCP) As situações especiais (cisão, fusão, incorporação etc.) ocorridas em 2014 devem ser entregues por meio da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) somente seria utilizada

215

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

para a transmissão de situações especiais de 2015 em diante.

Cabe frisar que, no caso de Sociedades em Conta de Participação (SCP) extintas ao longo do 2014, não havia obrigatoriedade de entrega da DIPJ por SCP nem de entrega da ECF. Somente as SCP existentes em 31 de dezembro de 2014 deveriam entregar a ECF relativa ao ano-calendário 2014. A partir do ano-calendário 2015, todas as SCP entregam a ECF, inclusive as que forem extintas ao longo do ano da escrituração.

Diante da possibilidade de envio da ECF pelas empresas SPC´s, a ECP possui um sócio ostensivo. Então o contribuinte deverá enviar primeiramente a ECF do sócio ostensivo, dizendo que o tipo é o “1” – ECF de empresa participante de SCP como sócio ostensivo, e ainda na criação da Escrituração informar a quantidade de SCP da PJ. No Registro 0035 ele deverá identificar as SCP´s que foram informadas como tal. Essa identificação é feita por 14 dígitos. Se a SCP possuir CNPJ, sugere-se que se preencha os dados do CNPJ. No momento de fazer ECF da SCP, o contribuinte deverá preencher como do tipo “2” – ECF de SCP, informando a identificação da SPC conforme o Registro 0035 da Sócia Ostensiva.

Contas contábeis mapeadas para mais de uma conta referencial Quando uma conta contábil é mapeada para mais de uma conta referencial, esse mapeamento é relativo ao saldo final (que deve ser preenchido nos registros K156 e K356), ou seja, o programa da ECF não pode preencher automaticamente o saldo inicial das contas referenciais nos balanços patrimoniais (L100: Lucro Real, P100: Lucro Presumido, U100: Imunes e isentas), pois não há como saber a proporção do saldo inicial da conta contábil mapeado para cada uma das contas referenciais.

Nas contas contábeis de resultado não há problema, pois o sal-

216

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

do inicial no período de apuração é zero. Contudo, no caso das contas contábeis patrimoniais, o programa da ECF recupera o mapeamento da ECD, embora deixe o saldo inicial das contas referenciais em branco nos registros L100, P100 ou U100 para que a pessoa jurídica preencha com a proporcionalidade correta.

Exemplo: Empresa tributada pelo Lucro Real.

Conta Contábil Patrimonial (CC1) = R$ 100.000,00 Foi mapeada, na ECD, para as contas referenciais patrimoniais CR1 e CR2. O mapeamento do saldo final foi: CC1  CR1 = R$ 40.000,00 (Saldo Final) CC1  CR2 = R$ 100.000,00 (Saldo Final) No registro L100, a pessoa jurídica deverá definir os saldos iniciais no primeiro período de apuração, visto que, nos períodos de apuração seguintes, o próprio programa faz o transporte (saldo final do período anterior = saldo inicial do período seguinte).

Arquivos da ECF ou da ECD corrompidos ou extraviados É imprescindível a compreensão em torno do procedimento correto para lidar com arquivos da ECF ou da ECD corrompidos ou extraviados. Uma contabilidade eficiente não pode simplesmente permitir esse tipo de ocorrência sem aplicar métodos de ajustes. Se o arquivo da ECF ou da ECD estiver corrompido ou extraviado, o procedimento para download é: 1. Instale o aplicativo ReceitanetBX no computador. O instalador do ReceitanetBX pode ser baixado do site do SPED, na área de download.

Escolha o perfil correto (Contribuinte, Procurador ou Representante Legal). Em caso de procuração, garanta que a autorização de efetuar o download da ECF ou da ECD esteja marcada

217

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

no e-CAC. 2. Após o download do arquivo da ECF, importe o arquivo utilizando a funcionalidade “Arquivo/Importar” do programa da ECF. No caso do arquivo da ECD, ele poderá ser recuperado dentro do programa da ECF. O recibo que comprova a transmissão da escrituração não é importado via ReceitanetBX. Caso a empresa perca o recibo de transmissão da escrituração digital, deverá utilizar a funcionalidade de recuperação no menu “Escrituração/Recuperar Recibo de Transmissão”. Nessa situação o Receitanet (e não o ReceitanetBX) identificará que a escrituração digital já foi transmitida e fará o download do recibo novamente para a pasta estabelecida no programa da ECF.

Multa por atraso na entrega da ECF ou por incorreções De acordo com o artigo 6º da Instrução Normativa RFB nº 1.422, de 19 de dezembro de 2013, a não apresentação da ECF pelos contribuintes que apuram o Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica pela sistemática do Lucro Real, nos prazos fixados no artigo 3º, ou a sua apresentação com incorreções ou omissões, acarretará a aplicação, ao infrator, das multas pre-

218

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

vistas no artigo 8º do Decreto-Lei nº 1.598, de 26 de dezembro de 1977, com redação dada pela Lei nº 12.973, de 13 de maio de 2014.

Quando não houver lucro líquido, antes do Imposto de Renda e da Contribuição Social, no período de apuração a que se refere à escrituração, deverá ser utilizado o último lucro líquido, antes do Imposto de Renda e da Contribuição Social informado, atualizado pela taxa referencial do Sistema Especial de Liquidação e de Custódia - Selic, até o termo final de encerramento do período a que se refere à escrituração.

A não apresentação da ECF pelos contribuintes que apuram o Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica, por qualquer sistemática que não o Lucro Real, nos prazos fixados no artigo 3º, ou a sua apresentação com incorreções ou omissões, acarretará a aplicação, ao infrator, das multas previstas no artigo 57 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 24 de agosto de 2001. 20 Pessoas jurídicas resultantes de cisão/fusão ou remanescentes de cisão ou que realizaram incorporação No caso de pessoas jurídicas resultantes de cisão/fusão ou remanescentes de cisão ou que realizaram incorporação, o preenchimento dos campos 6, 7, 8 e 9 do registro 0000 deve ser o seguinte, caso não ocorra outra situação especial no período: - Campo 6 (Indicador do Início do Período): 2 = Resultante de cisão/fusão ou remanescente de cisão, ou realizou incorporação (para que o sistema aceite uma data de início diferente de 01/01).

20 Os códigos de receita das multas são: 3624/2 – Multa por Atraso na Entrega da ECF – Demais PJ E 3624/3 – Multa por Atraso na Entrega da ECF – PJ Lucro Real

219

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

- Campo 7 (Indicador de Situação Especial): 0 = Normal – sem ocorrência de situação especial ou evento (para que o sistema aceita a data final em 31/12).

- Campo 8 (Patrimônio remanescente em caso de cisão): <Em branco>, pois essa informação iria no primeiro arquivo enviado (até a data da cisão).

- Campo 9 (Data da situação especial): <Em branco>, pois não há situação especial no período (a situação especial ocorreu no período anterior).

220

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

221

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

capítulo 8 Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD Reinf)

222

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

EFD Reinf A Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD Reinf) é um projeto novo, mas basicamente, é preciso entender, inicialmente, que se trata de um subprojeto do Sped que tem como objetivo prestar informações a respeito das retenções e outras informações da contribuição previdenciária substituída. É um complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). A EFD Reinf tem característica de ser uma escrituração fiscal digital

223

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

um pouco diferente das demais estudadas nesta obra, como Sped Fiscal e Contribuições. Contudo, é também uma escrituração fiscal digital, que entra no mesmo entendimento de que os documentos fiscais eletrônicos que foram emitidos transitam pelas escriturações, neste caso, com as informações de retenções e previdenciárias substituídas, sendo essas desembocadas na contabilidade, nos speds Contábil e ECF. Com essa premissa, torna coerente questionar qual a diferença entre EFD Reinf e eSocial. A EFD Reinf abrange todas as retenções do contribuinte sem relação com o trabalho, e as informações relacionadas à receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas. A nova escrituração substituirá as informações contidas em outras obrigações acessórias, tais como o módulo da EFD Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

A liberação antecipada do Leiaute EFD Reinf em versão beta, associada a regular liberação de versões melhoradas, cumpre dois grandes desideratos: fomenta a construção coletiva que caracteriza o Sped e oferece a oportunidade das empresas gradualmente se prepararem para adaptação de seus sistemas à nova obrigação acessória. A Reinf pode ser enviada mensalmente.

A escrituração está modularizada por eventos de informações, contemplando a possibilidade de múltiplas transmissões em períodos distintos, de acordo com a obrigatoriedade legal.

Dentre as informações prestadas através da EFD Reinf, destacam-se aquelas associadas: • aos serviços tomados/prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada; • às retenções na fonte (IR, CSLL, Cofins, PIS/Pasep) incidentes sobre os pagamentos diversos efetuados a pessoas físicas e jurídicas;

224

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

• aos recursos recebidos por / repassados para associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional; • à comercialização da produção e à apuração da contribuição previdenciária substituída pelas agroindústrias e demais produtores rurais pessoa jurídica; • às empresas que se sujeitam à CPRB (cf. Lei 12.546/2011); • às entidades promotoras de evento que envolva associação desportiva que mantenha clube de futebol profissional.

Já o eSocial irá informar sobre as relações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que tenham vínculo com a relação de trabalho. A Reinf, por enquanto, tem disponível: 12 eventos, nove tabelas, 587 campos e 24 regras de validações, apenas em sua versão beta. Tanto o eSocial como a Reinf têm leiautes semelhantes.

Principais eventos Como já informado antes, a Reinf poderá ser enviada mensalmente. Atualmente na GFIP, é possível verificar as informações das retenções no Prestador e Retenções de Times de Fu-

225

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

tebol. Já na DIRF, informações de IRRF retidas na fonte sem relação com o trabalho e Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF). Ou seja, o eSocial, estando sozinho, levará uma série de informações que hoje estão na GFIP, porém, a GFIP mais a DIRF vão levar informações que irão compor a Reinf. São principais eventos da Reinf: 1) R-1000 Informações do Contribuinte 2) R-1010 Tabela de Processos Administrativos e Judiciais 3) R-2010 Retenção Serviços Tomados com Cessão de Mão de Obra 4) R-2020 Retenção Serviços Prestados com Cessão de Mão de Obra 5) R-2030 Retenções – Recursos Recebidos por Times de Futebol 6) R-2040 Retenções – Recursos Repassados aos Times de Futebol Obs: Quem repassa patrocínios terá que informar na Reinf, assim como o clube de futebol que recebeu o recurso.

7) R-2060 Informações da CPRB 8) R-2070 Retenções na Fonte (CSLL, PIS,Cofins), em cima de pagamentos.

9) R-2098 Reabertura dos Eventos Periódicos 10) R-2099 Fechamento dos Eventos Periódicos 11) R-3010 Receita de Espetáculo Desportivo 12) R-2050 Informações – Comercialização de Produtos Agroindústria/PJ Esses leiautes são bem semelhantes aos que são trabalhados no eSocial. Ressalte-se que a Reinf não tem um PVA offline como é possível perceber no fluxo das informações. Ela irá trabalhar com eventos por meio de web service assim como é hoje uma emissão de nota fiscal eletrônica, local onde o sistema emissor se comunica automaticamente com o portal e transmite com

226

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

mesma dinâmica as informações, gerando os protocolos de arquivos XML. Contudo, é preciso entender também sobre os registros, saber suas funcionalidades. São eles: 1) R – 1000 Identificação de Contribuinte - Cadastro semelhante ao do eSocial - Vínculo com a Tabela de Classificação Tributária: 01 – Empresa enquadrada no SN com contribuição previdenciária substituída 02 – Empresa enquadrada no SN com contribuição previdenciária não substituída 99 – Pessoas jurídicas em geral É interessante observar que esse registro já oferece a indicação de que se a pessoa jurídica está obrigada ao envio do Sped Contábil. Logo, a Refin começa a conciliar informações com a ECD e a indicação dessa PJ passa a ter contribuição previdenciária incidente sobre a receita bruta.

- Indicação de obrigatoriedade da ECD - Indicação de CPRB 2) R – 1010 Processos Administrativos e Judiciais - Igual a utilizada no eSocial.

- As informação de processos que afetam as retenções e/ou recolhimentos do contribuinte e de terceiros (afeta diretamente a retenção de terceiros se não for informado feito o registro do processo judicial).

- Se houver processo enviar imediatamente após o cadastro do contribuinte.

3) R – 2010 Serviços Tomados – Cessão de Mão de Obra - Pode ser informado até 9.999 cadastros de obras (CNO) ou tomadores (CNPJ)

227

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

- Utiliza a tabela 6 (Serviços Prestados Sujeitos à Retenção Previdenciária pelo Tomador) – conforme o Art. 117 da IN 971/09, exemplos: 01 – Limpeza, Conservação ou Zeladoria 02 – Vigilância ou Segurança 03 – Construção Civil - Informações do Prestador 4) R – 2020 Serviços Prestados – Cessão de Mão de Obra - Mesmas informações dos Serviços Tomados - Cruzamento das Informações (tomador x prestador) - Escrituração no mês de emissão da NF Sugestão: É importante que fornecer envie ao tomador o arquivo XML. Desta forma terá a informação casada, sem que haja diferenças de dados.

5) R – 2030 Retenções - Recurso Recebido por Associação Desportiva que mantém Time de Futebol Profissional - Contribuições Substituídas (20% CPP + RAT) por retenção de 5% na fonte pagadora - Patrocínio, Licenciamento, Publicidade e Propaganda.

228

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

- Identificação da entidade que recebeu o recurso e o CNPJ de quem repassou - Código da conta analítica (ECD) 6) R – 2040 Retenções – Recurso Repassado para Associação Desportiva que mantém Time de Futebol Profissional - Mesmas informações do R – 2030 - Cruzamento das informações (Recebimento x Repasse) Como é hoje: A entidade que paga o recurso informa na GFIP o valor total, o Sefip gera a GPS dos 5%. A preocupação da Reinf gira em torno de dívidas previdenciárias consequentes da má gestão e passividade governamental. Ou seja, com a Reinf haverá o detalhamento para quem estar sendo feito o repasse e de quanto é. Isso permitirá que a Reinf gere uma fiscalização mais ostensiva para aqueles que desenvolvem tais atividades.

7) R – 3010 Espetáculo Desportivo (Futebol profissional) - Data do Espetáculo (Retenção de 5%) - CNPJ da Entidade Promotora - Nome da Competição - CNPJ do mandante e CNPJ do Visitante - Receita de Venda x Número de Pagantes - Despesas necessárias Ressalte-se que essas informações são essencialmente de natureza contábil. Dessa forma, a EFD Reinf tem uma relação e conexão com as informações da contabilidade. Portanto, o que foi informado na Reinf terá que ser igual ao que foi colocado no Sped Fiscal.

8) R – 2060 Informações da CPRB - Extinção do Bloco P da EFD Contribuições - Identificação dos Estabelecimentos e Receita - Composição da Base de Cálculo da CPRB - Código da Conta Analítica (ECD)

229

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Lembrando, mais uma vez, que esse valor terá que bater com o que está provisionado na contabilidade.

9) R – 2070 Eventos Periódicos - Retenções na Fonte (IR, CSLL, PIS e Cofins) - Identificação do contribuinte (que reteve), inclusive órgãos públicos.

- Identificação do beneficiário e do rendimento (CNPJ ou CPF) - Informações do pagamento e das deduções Ressalte-se que os rendimentos isentos e não tributáveis também deverão ser informados nesse registro. A exemplo disso: 04 – Abono pecuniário, 06 – Lucros ou dividendos pagos a partir de 1996, 10 – Bolsa de estudos recebida por médico residente.

10) R – 2099 Fechamento dos Eventos Periódicos - Identificação do responsável pelo preenchimento das informações na EFD Reinf - Sem movimento mensal?

- Em janeiro: Houve repasse financeiro a sócios no ano anterior?

Situações comuns a todos os eventos: - Ambiente web de contingência e acesso via e-CAC - Permitida a retificação, com identificação do evento anterior.

- Não há programa previsto, assim como no e-Social.

- Envio de lotes de eventos - EFD Reinf é centralizada na matriz, assim como a EFD Contribuições.

Legislação Neófita, a legislação que estabelece a EFD Reinf foi instituída pela Instrução Normativa (IN) nº 1701 de março de 2017, sendo publicado no Diário Oficial da União no dia 16 de março do mesmo ano. Em seu Art. 1º, a lei diz que fica instituída a escri-

230

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

turação fiscal retenções e outras informações.

De acordo com o documento da Receita Federal do Brasil, o Parágrafo Único aponta que a EFD Reinf deverá ser transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e será considerada válida após a confirmação de recebimento e validação do conteúdo dos arquivos. Segundo a legislação, das principais obrigações é importante destacar que ficam obrigados a adotar a EFD Reinf: I - pessoas jurídicas que prestam e que contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra nos termos do art. 31 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991; II - pessoas jurídicas responsáveis pela retenção da Contribuição para o PIS/Pasep, da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL); III - pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB); IV - produtor rural pessoa jurídica e agroindústria quando sujeitos a contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural nos termos do art. 25 da Lei nº 8.870, de 15 de abril de 1994, na redação dada pela Lei nº 10.256, de 9 de julho de 2001 e do art. 22A da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991, inserido pela Lei nº 10.256, de 9 de julho de 2001, respectivamente; V - associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional que tenham recebido valores a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos; VI - empresa ou entidade patrocinadora que tenha destinado recursos a associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos; VII - entidades promotoras de eventos desportivos realizados

231

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

em território nacional, em qualquer modalidade desportiva, dos quais participe ao menos 1 (uma) associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional; e VIII - pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram rendimentos sobre os quais haja retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), por si ou como representantes de terceiros.

Ressalte-se que a obrigatoriedade deverá cumprida a partir do dia 1º de 2018, caso o faturamento da pessoa jurídica, no ano de 2016, superior a R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), e a partir de julho de 2018, caso o faturamento da PJ, no ano de 2016, tenha sido de até R$ 78.000.000,00.

Declaração de Créditos e Débitos Tributários Federais da Web (DCTFWEB)

A DCTFWEB é um módulo que tem uma relação direta com a EFD Reinf, que é a Declaração de Créditos e Débitos Tributários Federais, da Contribuição Previdenciária, de outras

232

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

entidades de fundos e do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). A Reinf junto com a DCTFWEB e o e-Social promoverão a substituição da GIFP. A exemplo disso, a parte dos débitos serão trazidas automaticamente além dos créditos por meio de informações via Reinf/e-Social e sistema eletrônico de regularização de obras.

Com isso, é possível trazer dessas informações débitos provenientes das Contribuições Previdenciárias, Contribuições para Outras Entidades e Fundos, além de IRRF. Ademais, existem os créditos de Salário-Família, de Maternidade e de Retenções sobre notas fiscais.

Após fazer uma apuração de débito e crédito será possível gerar um Darf único a pagar após fechamento da DCTFWEB. Nesse procedimento, não será permitida a inclusão manual de débitos.

São funcionalidades DCTFWEB: Integração com EFD Reinf, eSocial e SERO, onde fará a captação automática dos débitos e créditos; importação pelo PERD/COMP; emissão eletrônica do Darf único; acesso via portal e-CAC e portal próprio (disponibilizado pela Secretaria da Receita Federal); retificação de forma completa.

Para uma eficiente assimilação do que foi estudado neste capítulo, é preciso entender que EFD Reinf é uma escrituração fiscal digital, também subprojeto do Sped, que visa fornecer informações a respeito das retenções e das informações da contribuição previdenciária substituída. Logo, estão obrigados a informar a EFD Reinf todas as pessoas jurídicas que promovem retenções ou que são passivas de retenção. Serão informados: os valores retidos tanto de contribuições federais como imposto de renda retido na fonte, como as contribuições previdenciárias.

233

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

A escrituração opera com transmissão de registros via web service. Por fim, a DCTFWEB é uma ferramenta que estará integrada com a EDF Reinf, e-Social e Sistema Social de Regularização de Obras, local onde as informações de débitos e créditos, de naturezas previdenciárias e tributárias serão consolidadas, permitindo que seja gerada uma única guia de pagamento, único Darf. Para a operação, não será necessário baixar ou instalar o PVA.

234

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

235

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

capítulo 9 e-financeira

236

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

CApítulo 9 e-Financeira

e-Financeira A e-Financeira é um subprojeto do Sped e alguns pontos de atenção bem como de informações chaves definem a ferramenta que faz parte integrante do que está posto a nível de cruzamento fiscais de informações. Em uma definição mais precisa, a e-Financeira é o mecanismo de cruzamento fiscal onde instituições financeiras realizam as transmissões das movimentações contábeis de contribuintes à Receita Federal do Brasil.

De maneira geral, os contribuintes não precisam se preocupar em gerar arquivos e transmiti-los para o ambiente Sped.

Essa obrigação é feita por bancos, seguradoras, distribuidora de títulos, planos de saúde, entidades que trabalham com previdência complementar, dentre outras instituições voltadas para o segmento financeiro.

237

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

É interessante lembrar que, num passado recente essas instituições tinham suas preocupações em torno da Contribuição Provisória sobre Movimentações Financeiras (CPMF), que se tratava de um tributo cobrado sobre as operações financeiras.

Nela, para que o fisco tivesse uma detalhada informação a respeito da contribuição paga pelos contribuintes, o mesmo recebia também neste momento informações financeiras sobre as suas movimentações bancárias.

Logo após a extinção da CPMF foi criada a Declaração de Informações sobre Movimentação Financeira (Dimof), que também objetivava receber informações financeiras.

Vale ressaltar que o grande diferencial em torno da e-Financeira é que a sua projeção está associada dentro do ambiente Sped. Antes, diversas informações transmitidas pelas instituições financeiras a um ambiente da Receita Federal não chegavam, e quando chegavam ao órgão, que contava com perspectiva precária de infraestrutura, eram analisadas manualmente.

Ou seja, existia o risco de cruzar movimentações de pessoas físicas dentro das declarações do imposto de renda ou até mesmo de cruzar informações com outras declarações como de cartão de crédito, por exemplo. Estabelecia-se, portanto, uma espécie de trabalho braçal. Dentro de um novo contexto, a partir do momento em que essa obrigação vem para o ambiente Sped, torna-se mais fácil que o fisco promova cruzamentos de informações ou verificações nas informações bancárias e financeiras.

A e-Financeira foi estabelecida pela Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil nº 1.571 de 2 de julho de 2015, com base no artigo 5º da Lei Complementar nº 105 de 10 de janeiro de 2001, no artigo 57 da Medida Provisória nº 2.158-35 de 24 de

238

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

agosto de 2001. Além disso, o subprojeto do Sped também tem como base o Decreto nº 4.489 de 28 de novembro de 2002, no artigo 16 da Lei nº 9.779 de 19 de janeiro de 1999, no artigo 30 da Lei nº 10.637 de 30 de dezembro de 2002 e na IN RFB nº 802 de 27 de dezembro de 2007.

A declaração disciplina a obrigatoriedade de prestação de informações relativas às operações financeiras de interesse da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). Trata-se, portanto, de um conjunto de arquivos digitais referentes a cadastro, à abertura, ao fechamento e auxiliares, e pelo módulo de operações financeiras. Deve ser transmitida ao Sped pelos obrigados a adotá-la: I - as pessoas jurídicas: a) autorizadas a estruturar e comercializar planos de benefícios de previdência complementar; b) autorizadas a instituir e administrar Fundos de Aposentadoria Programada Individual (Fapi); ou c) que tenham como atividade principal ou acessória a captação, intermediação ou aplicação de recursos financeiros próprios ou de terceiros, incluídas as operações de consórcio, em moeda nacional ou estrangeira, ou a custódia de valor de propriedade de terceiros; e II - as sociedades seguradoras autorizadas a estruturar e comercializar planos de seguros de pessoas.

A e-Financeira consiste em uma obrigação acessória que reúne as informações relativas às operações financeiras de interesse da RFB. A obrigação é constituída por um conjunto de arquivos a serem entregues em leiautes específicos, por meio do ambiente Sped, utilizando certificado digital válido, emitido por

239

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

entidade credenciada pela ICP-Brasil. Os arquivos devem estar assinados digitalmente pelo representante legal da entidade declarante ou procurador constituído nos termos da Instrução Normativa RFB nº 944, de 29 de maio de 2009. 21 Cabe ressaltar que, não é necessário enviar os arquivos da e-Financeira em períodos que a entidade declarante não teve movimentações de operações financeiras a serem entregues.

Entretanto, nos casos em que a entidade declarante seja considerada “patrocinadora” nos termos do Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), devem ser enviados os Cadastros de Patrocinado para todos os fundos dos quais seja considerada como a patrocinadora, independente de ter havido movimentação nestes.

O módulo de operações financeiras deve ser entregue pelas pessoas jurídicas: autorizadas a estruturar e comercializar planos de benefícios de previdência complementar (incluindo as entidades fechadas de previdência complementar); autorizadas a instituir e administrar Fundos de Aposentadoria Programada Individual (Fapi); ou que tenham como atividade principal ou acessória a captação, intermediação ou aplicação de recursos financeiros próprios ou de terceiros, incluídas as operações de consórcio, em moeda nacional ou estrangeira, ou a custódia de valor de propriedade de terceiros; O módulo de operações financeiras também deverá ser entregue pelas sociedades seguradoras autorizadas a estruturar e comercializar planos de seguros de pessoas. A obrigatoriedade de entregar o módulo de operações financeiras alcança as entidades supervisionadas pelo Banco Central do Brasil (Bacen), pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM), pela Superintendência de Seguros Privados (Susep) e pela Superintendência Nacional de Previdência Complementar (Previc). As informações Nos casos de procuração eletrônica, o declarante deverá habilitar poderes específicos para esta obrigação acessória, no portal do e-CAC.

21

240

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

referentes às aquisições de moeda estrangeira, conversões de moeda estrangeira em moeda nacional e transferências de moeda estrangeira e de outros valores para o exterior, realizadas pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT), também devem ser entregues pela ECT. De acordo com o Artigo 10 da IN, a e-Financeira será transmitida semestralmente: a) até o último dia útil do mês de fevereiro, contendo as informações relativas ao segundo semestre do ano anterior; b) até o último dia útil do mês de agosto, contendo as informações relativas ao primeiro semestre do ano em curso. Correspondentes ao prazo limite para o envio das informações, entretanto, é possível efetuar entregas parciais dos arquivos de movimento de operações financeiras, referentes aos meses do semestre em curso, à medida que for sendo encerrado o movimento mensal. Exemplo: O arquivo de movimento de operações financeiras do contribuinte “X”, referente ao mês de janeiro de 2015, pode ser entregue em fevereiro, março, abril, maio, junho, julho ou agosto do mesmo ano, desde que já tenha sido transmitido previamente o arquivo de abertura da e-Financeira para o primeiro semestre de 2015.

Dessa forma, evita-se o acúmulo de grande volume de informações concentradas nos dois meses que sucedem o fecha-

241

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

mento do semestre, possibilitando eventuais correções nos arquivos mensais individuais, não necessitando a correção de toda a obrigação acessória, de maneira mais tempestiva.

Nos casos de reorganização societária (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação), a e-Financeira deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras, obedecendo ao prazo estabelecido no Artigo 10 da IN RFB nº 1.571 de 2015. Assim, se a reorganização societária acontecer no primeiro semestre, a e-Financeira deverá ser entregue até o último dia útil do mês de agosto do ano em que ocorreu a reorganização. Se acontecer no segundo semestre, a e-Financeira deverá ser entregue até o último dia útil do mês de fevereiro do ano seguinte à reorganização.

Excepcionalmente, em relação a dados de dezembro de 2015, as informações deverão ser entregues até o último dia útil de maio de 2016. Somente será considerada cumprida a obrigação acessória após o envio do evento válido de fechamento semestral. 22 Para o envio de informações, as instituições declarantes deverão gerar os eventos em arquivos eletrônicos com as informações referentes às entidades declarantes, aos declarados, às movimentações financeiras, aos eventos de abertura e de fechamentos dos períodos e aos cadastros de patrocinados e de intermediários, a depender do caso. O processamento de eventos deve ser feito simultaneamente por intermédio de um web service, na mesma conexão com o retorno de um arquivo

22

As informações serão fornecidas pela instituição declarante por meio do envio de arquivos de eventos, através de web services. Os arquivos gerados deverão ser assinados digitalmente e transformados em documento eletrônico, nos termos da legislação brasileira, de modo a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.

242

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

XML contendo o resultado do processamento do lote. De acordo com a norma, os arquivos enviados serão validados em três etapas simultaneamente: - Validação do lote: será executada no momento da recepção do lote de eventos, quando serão verificados, inicialmente, o certificado da conexão e a estrutura e versão do lote. Caso ocorra erro na validação do lote, o lote não será recebido e não serão realizadas as demais validações, descritas abaixo.

- Validação dos eventos contidos no lote: para cada evento contido no lote, serão feitas as seguintes validações: Validação de estrutura: validação do evento em relação à estrutura do arquivo, de acordo com o tipo de evento. Caso ocorra erro na validação de estrutura, o evento não será recebido e não serão realizadas as demais validações do evento.

Validação de conteúdo: validações dos valores informados no evento. Caso seja detectada alguma inconsistência, o evento não será recebido.

No entanto, como um exemplo de rotina, ao passar para as escriturações de natureza fiscal ou contábil, essas possuem, em sua grande maioria, um modelo de apresentação das informações que se utiliza de PVA`s offlines, onde são gerados arquivos em formatos de textos, e são submetidos a programas validadores para depois se transmitir informações ao fisco.

Contudo, como outro exemplo, sabe-se da existência de modelos de escriturações fiscais tais como a Reinf, que não se utiliza de PVA´s. Trata-se de uma nova tendência do projeto Sped. É possível afirmar que, PVA´s offlines como do Sped Fiscal, Sped Contribuições, Sped Contábil e do Sped ECF sejam, ao longo do tempo, substituídos pelo referido modelo, o qual é possível praticar operações em que automaticamente sejam

243

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

inseridas no banco de dados do fisco, sendo autorizadas em acompanhamento diário, em tempo real e até mesmo online em alguns casos.

Destaca-se, mais uma vez que, a e-Financeira reúne diversas informações relativas às operações financeiras que sejam de interesse da Receita Federal do Brasil. Mas mesmo com essa premissa é pertinente o questionamento em torno da legalização do envio e informações financeiras de contribuintes ao fisco sem autorização judicial.

A respeito disso é interessante observar uma notícia divulgada no site do Supremo Tribunal Federal (STF), que destaca o título “STF garante ao Fisco acesso a dados bancários dos contribuintes sem necessidade de autorização judicial”, conforme consta no link http://www.stf.jus.br/portal/cms/verNoticiaDetalhe.asp?idConteudo=310670 (Acesso em 27/06/2017). No ano de 2016, o Plenário do Supremo Tribunal Federal (STF) concluiu julgamentos de alguns processos que questionavam a Lei Complementar nº 105 de 201, que dá à Receita Federal o poder de receber dados bancários dos contribuintes sendo fornecidos diretamente pelas instituições financeiras e sem a prévia autorização judicial.

A decisão foi tomada por maioria, de nove a dois votos prevaleceu o entendimento de que a norma não resulta em quebra de sigilo bancário, mas sim em transferência de sigilo da órbita bancária para a fiscal, ambas protegidas contra acesso de terceiros. Ou seja, para o STF, não significa que está havendo uma quebra de sigilo bancário, mas sim uma transferência de competência desse sigilo, que sai de um sigilo meramente bancário, passando a ser um sigilo do âmbito fiscal. Ambos são protegidos.

Nesse contexto é importante destacar que existem regras para a prestação dessas informações, que são feitas de maneira to-

244

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

talizada por tipo de operação. Sabe-se que, na internet existem muitas informações incorretas e imprecisas a respeito da e-Financeira. Com isso, não se aplica afirmar que, os bancos estão enviando para a Receita Federal cópias de extratos bancários dos contribuintes. Na verdade, eles enviam, dentro da regra de obrigatoriedade, da prestação das informações, saldos totalizadores por tipos de operações. É importante ressaltar que o envio de informações financeiras ao fisco não é novidade. No entanto, ao ingressar ao ambiente Sped aumenta de maneira considerável a possibilidade de cruzamentos dessas informações tanto de pessoas físicas, como jurídicas. Consequentemente, observa-se uma série de impacto fiscal no cruzamento com as informações financeiras. Para expor um exemplo, imagina-se uma pessoa física qualquer que está recebendo de seu banco vários depósitos bancários e transferências que totalizados dariam um valor de R$ 20.000.

Posteriormente, no e-Social, que será abordado no capítulo seguinte, esta mesma pessoa declara o valor de R$ 1.500. Logo, percebe-se uma informação descasada que a mesma deverá justificar, em um futuro próximo, a que se refere essa movimentação financeira. Já no exemplo no caso de uma pessoa jurídica, imagina-se uma empresa qualquer que teve uma quantidade de movimentação financeira no aporte de R$ 1,5 milhão,

245

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

porém o seu faturamento fiscal é na ordem de R$ 200.000.

Diante disso é viável questionar “como justificar tal movimentação?”.

Nesse último contexto, salienta-se que o objetivo final de uma e-Financeira dessa, e o objetivo final de o contribuinte em prestar informações financeiras ao Fisco, seja por meio do Coaf, ou Dimorf, ou e-Financeira, é combater a lavagem de dinheiro, o contrabando, o financiamento do tráfico, dentre outras práticas ilegais. Ressalte-se que a Dimof foi descontinuada no ano de 2016.

Para que formas ilícitas não ocorram, é imprescindível que o cruzamento das informações seja feito de maneira preventiva.

Com isso, faz-se necessário serem identificados imediatamente possíveis incontingências ou situações que possam caracterizar um passivo descoberto e levar para o contribuinte um passivo tributário que fica oculto e que só irá ser revelado no momento de uma fiscalização. Nessa perspectiva, e com base na legislação vigente, elencam-se algumas informações a serem prestadas pela e-Financeira. São elas: a) Rendimentos brutos, acumulados anualmente, mês a mês, por aplicações financeiras no decorrer do ano, individualizados por tipo de rendimento; b) Saldo, no último dia útil do ano ou no dia de encerramento, de provisões matemáticas de benefícios a conceder referente a cada plano de benefício de previdência complementar; c) Transferência entre contas do mesmo titular realizadas entre contas de depósito à vista, ou entre contas de poupança; d) Aquisições de moeda estrangeira; e) Conversões de moeda estrangeira em moeda nacional; f) Transferências de moeda e de outros valores para o exterior É importante destacar que a e-Financeira foi motivada em decorrência de alguns tratados internacionais que o Brasil

246

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

celebrou com o objetivo de fornecer informações e de trocar informações com outros países. O intuito é de verificar práticas ilegais consideradas como atos ilícitos e que importam na lavagem de dinheiro e financiamento de crimes organizados.

Existem algumas penalidades para instituições financeiras, no caso de não apresentação dessas informações. Já para os casos de falta de apresentação, o valor da multa é de R$ 5.000 por mês-calendário ou fração. No caso de informações inexatas, incompletas ou omitidas é de R$ 50,00 por grupo de informações financeiras nessa situação. Ou seja, as instituições financeiras têm algumas previsões de penalidades tanto na ausência do cumprimento da obrigação, quanto no cumprimento incorreto, inexato ou impreciso nas obrigações da natureza tributária e monetária, financeira, econômica como no caso da e-Financeira.

Contudo, para estudar e ampliar um melhor conhecimento sobre a e-Financeira recomenda-se pesquisa aprofundada da IN RFB nº 1.571 de 2015, citada anteriormente. Como já ressaltado, em 2016 a Dimof passou a não existir mais, e com isso as transmissões passaram a ser feitas pela e-Financeira, que apresenta o montante global movimentado ou saldo em cada mês, por tipo de operação financeira quando for superior a R$ 2.000 (Pessoa Física) e R$ 6.000 (Pessoa Jurídica). Se por acaso o limite se exceder, o contribuinte deverá informar tudo.

Ressalte-se que, não serão transmitidos extratos bancários, muito menos a origem do valor e para onde está sendo repassado. Ou seja, a partir do momento em que um tipo de operação, no caso de pessoas físicas, qualquer que seja a movimentação que ultrapasse o valor estipulado; uma transferência, um rendimento de aplicação, um depósito, todos os saldos por tipo de movimentação serão mensalmente enviados ao e-Financeira.

No caso de pessoas jurídicas, a medida se aplica inclusive em

247

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

transferências entre contas do mesmo titular. A exemplo disso é possível destacar pessoas que têm conta em dois bancos, e realizam transferências (faz movimentação) de uma conta para outra. Se as mesmas ultrapassarem o valor estipulado, os saldos delas passam mensalmente a serem transmitidos pela e-Financeira.

248

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

249

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

capítulo 10 Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial)

250

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

CApítulo 10 Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial)

eSocial O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas é um projeto bem antigo.

Desde 2012 fala-se sobre a escrituração fiscal digital social, de Sped Folha, até que se tornasse o que se conhece hoje como eSocial.

Trata-se de um projeto que já foi adiado algumas vezes e que por ser dentro do Sped, envolve várias relações de trabalho como formais ou sem vínculos empregatícios, transformando-o em um grande projeto. Ou seja, várias entidades participam dele, e por esse motivo torna-se mais lenta a sua decisão e implantação (infraestrutura tecnológica). Logo, o projeto

251

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

carrega consigo uma marca consideravelmente grande, mas que perdeu credibilidade em sua implantação devido ter sido diversas vezes adiado.

Como exemplo de rotina, em sala de aula costumo citar casos de quando estagiários entram na empresa, e que como forma de testá-los solicito que baixem o programa do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip), instalem e atualizem as tabelas. Geralmente, nesse teste, o estagiário permanece uma manhã completa, por vezes o dia todo, e consequentemente não consegue obter êxito sem que haja orientação de alguma pessoa com conhecimento técnico específico do programa. É comum ouvir a incoerente afirmação de que o eSocial não está dentro do Sped. Essa compreensão, no meu ponto de vista, pode estar inserida em uma linha de entendimento técnico equivocada, ao mesmo tempo completamente inadequada ao contexto da técnica do Sistema.

O Sped é um grande projeto que recebe vários tipos de informações das empresas, sendo essas de natureza trabalhista ou previdenciária, e que são trabalhadas por meio do eSocial, que é um subprojeto do Sped. Desta forma, essa obrigação tem diversas premissas já abordadas em capítulos anteriores.

O eSocial consiste em um projeto do governo federal e serve como um instrumento de unificação da prestação das informações concernentes à escrituração das obrigações previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e de produção. A finalidade é padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição. Portanto, pretende: viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas; simplificar o cumprimento de obrigações; aprimorar a quali-

252

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

dade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais; conferir tratamento diferenciado às microempresas.

Assim como a NF-e, o ECD, ECF e demais subprojetos do Sped já estudados nessa obra, o eSocial faz parte do grande sistema público de escrituração digital. É natural observar o fluxo de trabalhadores que vão até a Previdência Social para fazer o uso de direitos. Por vezes, muitos percebem que, determinadas informações que deveriam ser prestadas pelos empregadores, não foram feitas, ou que foram realizadas de maneira incorreta, ou que existem problemas nos identificadores da pessoa física. Situações como essas podem impossibilitar o acesso dos trabalhadores aos seus direitos.

Essa base de dados não está sendo integrada completamente à plataforma da Receita Federal e assim poderá implicar na restrição de direito e acesso trabalhista dos trabalhadores, informações pelas quais não estão sendo sincronizadas.

Contudo, vale ressaltar que, o eSocial parte da premissa de simplificar o cumprimento dessas obrigações acessórias e tem o papel de eliminar a redundância das informações. O projeto não veio como o intuito de exterminar as relações de trabalho, mas sim para criar uma ponte entre a obrigação acessória à obrigação principal, que nada mais é que a relação de trabalho.

Em relação às micro e pequenas empresas, como exemplo, quando possuem o equivalente entre cinco até dez funcionários, por exemplo, elas acabam tendo que enviar uma Sefip do mesmo modo operacional da empresa que tenha cinquenta ou cem funcionários, ou seja, uma empresa de grande porte.

O eSocial substituirá o procedimento de envio das diversas declarações, formulários, termos e documentos referentes à relação de trabalho, as referentes a períodos anteriores à implantação do eSocial devem ser enviadas pelos sistemas utilizados à época. Contudo, a recepção dos eventos pelo eSocial

253

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

não significa o reconhecimento da legalidade dos fatos neles informados. 23 O projeto está previsto no Decreto 8373, de 2014, que institui o Sistema de Escrituração Digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, além de estabelecer outras providências.

Ressalte-se que a relação de trabalho possui característica como a pessoalidade, habitualidade, a subordinação e onerosidade. Em suma, o eSocial objetiva viabilizar a garantia dos direitos previdenciários e trabalhistas dos trabalhadores. Nessa relação de trabalho, alguns princípios são importantes e devem ser assegurados na implementação do eSocial. São eles: Princípio da Imperatividade (irrenunciável); Intangibilidade Salarial (redução); Inalterabilidade Contratual Lesiva. Todos eles estão fundamentados na Constituição Federal – Art. 7° e na CLT, em diversas convenções ou Acordo Coletivo.

Uma das premissas do eSocial é garantir o recolhimento das contribuições previdenciárias, que são dividas por modalidade de tributação. No caso do MEI, ele faz o recolhimento da Contribuição Previdenciária Patronal de 3%, incidente do valor que ele é pago. O Simples Nacional, no Anexo 4, ele vai pagar a Contribuição Previdenciária de maneira separada, e nos anexos 1, 2, 3, 5 e 6, paga no DAS. Já os lucros Presumido, Real, Arbitrado, vão pagar 20% de INSS Patronal mais os terceiros além de RAT e FAP. Tudo isso sendo regulamentado pela Lei nº 8.292 de 1991.

Baseado no que regulamenta o Decreto-Lei n° 5.452 de 1943, que trata da consolidação das leis trabalhistas, são erros comuns nas relações de trabalho: 23 Os arquivos complementares anexos a este manual, bem como o próprio manual, estão disponíveis no sítio eletrônico: http://www.esocial.gov.br/. Para os casos de desmembramento de municípios, até que a Tabela de Códigos de Município do IBGE seja atualizada, utilizar o código do município desmembrado.

254

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

a) O descumprimento do Art. 29: Informa sobre o Prazo para anotações na carteira, que é de 48 horas; b) O descumprimento do Art. 134 que aborda sobre a Concessão de Férias, que deve ser de 12 meses subsequentes à data em que o empregado adquiriu o direito; c) O descumprimento do Art. 487, que trata do Aviso Prévio, que deve ser dado com 30 dias (mensal ou quinzena); d) O descumprimento do Art. 445, que fala a respeito do Contrato de Experiência, que não poderá exceder 90 dias.

Sobre esse último item, que trata do Art. 445, por vezes brinco durante alguns treinamentos em sala de aula, abordando situações reais, no sentido de trazer uma conscientização para profissionais que atuam em departamentos pessoais. Nesse momento faço os seguintes questionamentos: “é incomum saber que o empregado entrou de férias quando ele já está de férias?”, “é incomum saber que deveria ter incluído o empregado na folha desde o dia 1º, no momento de encerrar a folha de pagamento daquele mês?”. Consequentemente explico que, nenhuma dessas situações devem ser consideradas incomuns, e que também não significaria dizer que nada disso não seria

255

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

permitido. Na ocasião abordo também um exemplo relacionado ao eSocial, em que diversos treinamentos costumam informar que “com o eSocial não poderá mais assinar a carteira retroativa do trabalhador”. E nesse momento concluo questionando “mas na verdade, quando é que pôde?”. Ou seja, nunca pode ser feito.

Da mesma maneira, nessas situações, de erros citados anteriormente, a CLT já previa isso como práticas incorretas. No Brasil sabe-se que aquilo que não é fiscalizado, não é feito.

Além disso, a fiscalização, no que diz respeito a uma obrigação acessória em plataformas que se tornam obsoletas, se fixa muito mais manual, burocrática, difícil.

Quando se parte para obrigações acessórias no ambiente digital, integradas com o ambiente Sped, e que permite vários cruzamentos de informações, simplifica procedimentos fiscalizatórios, permitindo a identificação de possíveis ilícitos tributários trabalhistas e previdenciários.

Fazem parte do eSocial: Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), Previdência Social, Receita Federal, INSS, Caixa Econômica Federal. Umas das principais justificativas disso é que no cenário atual existem diversas informações que são prestadas a diversos órgãos, e que muitas vezes os trabalhadores, ao irem buscar os seus direitos, não constam em nenhum dos sistemas. Ou seja, por vezes as empresas não encontram-se em conformidade trabalhista.

Outra justificativa para a criação do eSocial é a ausência de informações para uma correta e assertiva composição da base de cálculo das contribuições previdenciárias. Mesmo diante das obrigações acessórias citadas, ainda é difícil para que o Fisco consiga fazer uma composição correta da contribuição previdenciária devida pelas entidades. Além disso, considera-se também a desorganização do fluxo de geração da folha de pa-

256

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

gamento e a grande quantidade de erros do Gfip na Cfip.

Em relação a isso, é possível imaginar uma empresa que possa atuar sem um fluxo padronizado para a geração de folha.

Porém, isso dependeria de seus processos internos, daquilo que poderia se considerar como boas práticas. Nesse sentido, o eSocial vem para propor uma boa prática, que obedeça aquilo que a ferramenta irá disponibilizar.

Antes do eSocial, a informações da Receita Federal eram prestadas por meio da Gfip e Dirf. Com a implantação do eSocial, as relações de trabalho vão pra dentro do subprojeto, as informações de retenção dentre outras vão para Receita Federal por meio da Reinf, e outros sistemas como parcelamentos e PER/ DCOMP vão automaticamente alimentar a DCTF Web. Posterior a esta último, dentro de DCTF Web poderá gerar um Darf único para pagamento, conforme estudado no capítulo sobre Reinf.

Como uma das providências eficazes na implantação do eSocial é viável frisar sobre a Qualificação Cadastral. Trata-se de uma ferramenta simples de consulta, que permite ao empregador ou trabalhador ter o conhecimento prévio do resultado das validações cadastrais que serão aplicadas no referido subprojeto. Através da Qualificação Cadastral é possível obter o Módulo de Qualificação Web, que possibilitará a aplicação web para consultas simultâneas de até dez trabalhadores. Também constará o Módulo Qualificação em Lote, que permitirá uma consulta por meio de envio de arquivos com dados dos trabalhadores no formato .txt com retorno em até 48h. Nesse caso deverá ser sem limite de consultas, com possibilidade de utilizar certificado digital ICP-Brasil: A1 ou A3. Em breve estará disponível no portal do eSocial.

Em relação aos dados do trabalhador, a validação na Qualificação Cadastral deverá ser com CPF, NIS (Número de Identi-

257

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

ficação Social), data de nascimento e nome. A chave de identificação do trabalhador no eSocial é o CPF associado ao NIS. É importante destacar que, a qualificação cadastral deverá ser realizada antes do envio de qualquer evento ao eSocial. Não sendo desta forma, o risco de não conseguir encerrar a folha de pagamento pode ocorrer devido a não realização do cadastramento de um único trabalhador, por exemplo.

São alguns retornos possíveis: a) Inconsistências possíveis – NIS 1.NIS inexistente 2.NIS inconsistente 3.NIS sem CPF 4.NIS com CPF divergente do informado 5.NIS com data de nascimento divergente da informada b) Inconsistências possíveis – CPF 1.CPF suspenso 2.CPF nulo ou cancelado 3.CPF inexistente 4.CPF com nome divergente do informado

258

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

5.CPF sem data de nascimento 6.CPF com data de nascimento divergente da informada

Em matéria de preparação, considera-se uma qualificação cadastral dos trabalhadores. Exemplo: Sempre que houver um processo de seleção visando admitir um trabalhador, o empregador já pode fazer uma consulta cadastral preventiva, para verificar como é que estão os dados do candidato em relação aos entes fiscalizadores. Nesse momento também é viável que o empregador faça uma completa verificação de seu cadastro de trabalhadores, no intuito de atualizá-lo.

Também é muito recomendável fazer um mapeamento dos processos trabalhistas. Para aqueles que já participaram da implantação de outros speds, como o fiscal ou contribuições, é muito comum observar que a maior parte das dificuldades no que diz respeito à prestação da informação, quando elas não moram no desconhecimento da obrigação principal, estão na ausência de um eficaz mapeamento de processo para fazer com que as informações cheguem com qualidade nos despertamentos que vão preenchê-las para o fisco. Então, fazer um mapeamento eficaz dos procedimentos de admissão, desligamento, padrão para concessão de férias, garantirá uma maneira preventiva que se verifique e analise os dados e com isso evite possíveis erros.

A preparação também requer conscientização à alta gestão da empresa. É fundamental que empresas percebam que o eSocial como uma ferramenta do Sped, não deverá jamais ser visto como apenas um projeto de um departamento, e principalmente que o eSocial seja visto como responsabilidade de toda adaptação da infraestrutura na mão do departamento pessoal.

Desta forma envolverá os departamentos contábil, fiscal, jurídico e TI. Nesta ocasião será necessário o conjunto desses departamentos no sentido viabilizar informações corretas e precisas.

259

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Outro forma para a preparação do eSocial é potencializar a ferramenta de geração de folha. É muito comum perceber, sobretudo por meio de confirmação de pesquisas de mercado, que confirmam que, geralmente 70% e 80% das informações que vão ser pedidas e exigidas no eSocial, já constam hoje nos sistemas de folha de pagamento. Por vezes esses sistemas são subutilizados. Por saber que algum campo passa a não ser preenchido, os departamentos acabam fazendo o preenchimento de informações incompletas ou erradas. Não que isso apresente algum tipo de problema, mas sabe-se que o eSocial irá apresentar. Então, de maneira preventiva, é imprescindível que se faça um trabalho de revisão e verificação de cadastros.

A preparação também é bem sucedida com a capacitação dos envolvidos. É muito importante que todos os departamentos que estejam envolvidos no eSocial, participem de treinamentos e capacitações. Por exemplo: sabe-se que a Reinf é um complemento do eSocial, ou seja, se por acaso o departamento pessoal ficar olhando exclusivamente pro eSocial, sem enxergar as informações que são de natureza fiscal, e que vão vim da escrituração fiscal da Reinf, então, desta forma existirá uma probabilidade de que em decorrência dessa outra informação, o contribuinte não consiga fechar sua DCTF Web. Além disso, é importante também definir quem ficará responsável pela implantação do eSocial dentro das empresas. Experiências dentro do projeto Sped tem mostrado que é muito comum que departamentos joguem responsabilidades de um para o outro. Por esse motivo é fundamental que seja definido e montado uma equipe de implantação, de preferência multidisciplinar – obviamente sabe-se que isso não se aplica a todos os contribuintes – e que essas práticas de gestão possam garantir um cumprimento mais sustentável.

Numa linguagem metafórica é possível afirmar que o eSocial é um trabalho a quatro mãos, destacando setores da contabili-

260

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

dade, direito tributário, gestão/administração e tecnologia da informação, que devem estar diretamente envolvidos no cumprimento dessa obrigação.

O portal do eSocial (https://portal.esocial.gov.br/) é uma ferramenta auxiliar aos estuados e no que diz respeito à implantação do projeto. Inicialmente constata-se que ele tem uma página própria, diferente dos demais subprojetos do Sped ou escriturações. A ferramenta disponibiliza orientações sobre o passo a passo do eSocial, como cadastrar funcionários, guia de FGTS, notícias, dentre outros. Ao clicar na aba “Apresentação”, é possível fazer download da apresentação padrão do projeto.

Com intuito de esclarecer dúvidas, sugere-se fazer download de perguntas e respostas tanto para o empregador geral, como para o empregador doméstico.

Ambientes do eSocial Como em todo procedimento, seja de em qualquer segmento, é preciso ter noções básicas de conhecimento daquilo que se está utilizando no sentido de trabalhar de forma eficaz, descartando a possibilidade de erros. Nessa observação, alguns conceitos considerados importantes no ambiente do eSocial não podem passar despercebidos no âmbito do segmento contábil. São eles: a) Retificar: quando é preciso corrigir algo que estava errado desde o princípio. Exemplificando sobre esse aspecto, imagina-se que uma admissão foi feita e na mesma a função do trabalhador foi colocada de forma incorreta. Nesse caso, o empregador deverá fazer uma retificação; b) Alterar: quando se pretende mudar alguma informação que era correta em determinado período e que sofreu alteração ao longo do tempo. Um exemplo: caso de envio de um evento inicial, com a informação de que o trabalhador era um assisten-

261

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

te contábil, e após um tempo o empregador precisar mudar a função devido este trabalhador não ser mais assistente e sim analista. Esse é um caso de alteração; c) Excluir: deixar sem efeito jurídico um evento enviado anteriormente. Como exemplo, imagina-se que foi feita uma pré-admissão e o funcionário não foi trabalhar, ou seja, a admissão foi concretizada. Nesse caso necessita-se realizar a exclusão do evento de pré-admissão, tornando sem efeito o evento que teria sido recebido no Ambiente Nacional do eSocial.

De acordo com o Manual de Orientação do eSocial, a identificação do ambiente obedece aos seguintes critérios: 1- Produção – Ambiente destinado para processamento e apuração das informações do empregador que produz todos os efeitos jurídicos.

2- Pré-produção - dados reais – Ambiente de testes utilizando dados reais que serão validados, inclusive com os sistemas externos, sem efeitos jurídicos.

3- Pré-produção - dados fictícios – Ambiente de teste que não serão validados com os sistemas externos. (ESOCIAL, 2016, p. 5) É imprescindível ter a compreensão de cada determinação dos ambientes expostos uma vez que determinarão a precisão da validação na apuração das informações do eSocial.

Eventos do eSocial As informações são prestadas ao eSocial por meio dos seguintes grupos de eventos: iniciais, de tabelas, não periódicos e periódicos. Cada evento possui um leiaute específico, que faz referência às regras de negócio e pode ser encontrado no sítio eletrônico do eSocial. As aludidas regras constam no documento Regras de Validação (Anexo II do leiaute).

262

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Destaca-se que se trata do mesmo formato que é utilizado nos documentos fiscais eletrônicos, na Reinf, eFinanceira, e que será validado e armazenado no ambiente nacional e disponibilizado aos entes partícipes do eSocial.

Na prática, os eventos ocorrerão com o empregador, que irá gerar as informações (eventos) no ambiente corporativo, ou seja, no seu próprio sistema, e por meio do web service, ele se conecta a um Ambiente Nacional do eScocial de maneira online, ou por meio do aplicativo web, por fim transmite as informações para o Ambiente Nacional do eScocial. Logo, esse ambiente receberá esses arquivos e aplicará as regras de validação, retornando como resposta o protocolo de envio e o recibo de entrega ou uma mensagem de erro no caso de haver algum problema no leiaute do evento. Por sua vez, os entes, depois que a informação foi recebida, poderão fazer o uso das informações no limite de suas respectivas competências e atribuições.

Já a confirmação ocorrerá quando o empregador alimenta um aplicativo próprio, gerando arquivos em leiautes preestabelecidos, que são em formatos XML, e transmite ao Ambiente Nacional do eSocial. Posteriormente, ele apenas precisará buscar os protocolos e recibos. O Ambiente Nacional do eSocial irá re-

263

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

cepcionar os arquivos e gerar o protocolo de envio. Nas repostas, o empregador poderá executar através de duas opções: um recibo de entrega – que se trata de atestado de recebimento da informação pelo eScocial e o respectivo cumprimento da obrigação acessória; ou uma mensagem de erro, que é uma rejeição do arquivo inicial.

No fluxo das informações, de uma forma didática, os empregados, trabalhadores sem vínculo empregatício terão seus dados informados por meio de registros, que são os eventos trabalhistas. Desta forma é possível obter uma visão integral da vida laboral do trabalhador e da folha de pagamento. Ressalte-se que existem também outros eventos emitidos eventualmente, por outros contribuintes individuais.

Eventos iniciais Por vezes eventos cadastrais acabam sendo premissa básica em diversos procedimentos do segmento contábil. No eSocial não é diferente. O manual sugere que Eventos Iniciais são eventos cadastrais que compreende o primeiro grupo de eventos a ser transmitido ao Ambiente Nacional do eSocial, os quais identificam o empregador/contribuinte/órgão público, exibindo dados básicos de sua classificação fiscal e de sua estrutura administrativa, ou seja que tenham vínculo ativo.

O cadastramento inicial dos vínculos dos empregados ativos, servidores ativos, inclusive afastados, os militares e os beneficiários dos Regimes Próprios de Previdência Social (RPPS,) no momento da implantação do eSocial inclui-se neste grupo. O cadastramento inicial dos vínculos somente deve ser enviado após o grupo de Eventos de Tabelas.

Contudo, é importante considerar os principais impactos de cadastro inicial de empregadores, cadastro inicial de trabalhadores, rubricas, bem como soluções preventivas. O exemplo abaixo mostra algumas definições disso:

264

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

1) Cadastro inicial de empregadores: Tabela de rubricas, departamentos, obras, cargos, funções, horários e turnos. Solução preventiva: Mapeamento e delimitação de planos de cargos e salários, observando bem todos os critérios.

2) Cadastro inicial de trabalhadores: Alto nível de detalhamento. Solução preventiva: Revisão completa dos cadastros de empregados.

3) Rubricas: Anotações trabalhistas. Ressalte-se a importância de se fazer uma parametrização das rubricas da folha de pagamento com a tabela de rubricas do fisco, indicando a incidência tributária de cada uma delas. Solução preventiva: Mapeamento de incidência tributária e de/para.

Em relação aos trabalhadores sem vínculo empregatício (TSV), a folha de pagamento deverá constar o início da relação de trabalho, prováveis alterações no contrato de trabalho, e o término desse trabalhador TSV. Eventos de tabelas Os eventos geram otimização na geração dos arquivos e no armazenamento das informações no Ambiente Nacional do eSocial, por serem utilizadas em mais de um evento do sistema ou por se repetirem em diversas partes do leiaute. Destinados a complementarem os eventos iniciais, os eventos possuem responsabilidade de uma série de informações que validam os não periódicos e periódicos.

Grande parte dos eventos utiliza as informações das tabelas do empregador, que representam um conjunto de regras específicas para a validação de eventos do eSocial. Desta forma, deve-se transmiti-las logo após o envio do evento de Informações do Empregador/Contribuinte/órgão público e antes dos

265

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

eventos de cadastramento inicial, e dos eventos periódicos e não periódicos.

A manutenção dessas tabelas é primordial para a recepção dos eventos periódicos e não periódicos e para uma adequada apuração das bases de cálculo e dos valores devidos. A administração do período de validade das informações é relevante devido ao fato de impactar diretamente os demais eventos que as utilizam.

Quando da primeira informação dos itens que compõem uma tabela, deve ser preenchido obrigatoriamente o campo data de início da validade {iniValid}. Caso haja necessidade de alterar informação específica de uma tabela enviada anteriormente poderá fazê-lo enviando-se novo evento da tabela, com o item que deve ser alterado, informando a nova data de validade. Neste caso, a data de fim de validade da informação prestada anteriormente passa a ser o mês/ano imediatamente anterior ao da data de início da nova informação. Não é necessário o envio de evento específico para informar a data de fim de validade do item enviado anteriormente, no entanto o seu envio terá o mesmo efeito do procedimento anterior.

266

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

As informações dos Eventos de Tabelas permanecem no eSocial como um histórico, não sendo permitidas informações conflitantes. A transmissão deve ser efetuada, preferencialmente, assim que ocorrer a alteração da informação armazenada naquela tabela, evitando-se inconsistências entre este e os eventos de folha de pagamento.

Para quem já trabalha com o Sped, e fazendo uma analogia aos demais speds como uma melhor compreensão, os Eventos de Tabelas se tratam de tabelas internas e externas e que podem ser utilizadas para validações de eventos, por exemplo: num Sped Fiscal existem tabelas de produtos e de fornecedores, como já estudado antes, e no eSocial também existem alguns tipos de tabelas. Da mesma forma, como no Sped Fiscal não se pode vender um produto que não esteja na tabela de produtos, significa que não é permitido enviar um evento periódico ou não periódico sem que a informação da tabela esteja devidamente preenchida, pois essas informações vão ser validadas.

Ou seja, primeiramente é necessário enviar o evento cadastral com as informações básicas do empregador/contribuinte/ órgão público, e, posteriormente, as informações das tabelas.

Mas é bom atentar para essas últimas, que devem ser sempre transmitidas antes do cadastro inicial dos empregados com vínculos ativos e antes dos eventos periódicos e não periódicos.

Eventos iniciais e tabelas do empregador Para o envio dos Eventos Iniciais e Tabelas do Empregador é importante observar: a) as informações relativas à identificação do empregador/órgão público, de seus estabelecimentos e obras de construção civil deverão ser enviadas previamente à transmissão de outras informações; b) as informações relativas às tabelas do empregador, que representam um conjunto de regras específicas necessárias para validação dos eventos do eSocial, como as rubricas da folha de

267

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

pagamento, informações de processos administrativos e judiciais, lotações, relação de cargos e funções, jornada de trabalho, horário contratual, ambientes de trabalho e outras necessárias para verificação da integridade dos eventos periódicos e não periódicos deverão ser enviadas previamente à transmissão de qualquer evento que requeira essas informações.

Ou seja, as validações dos eventos dependem de um minucioso cuidado na administração das informações, bem como de suas transmissões.

Validades de informações do empregador e tabelas do empregador As informações do cadastramento do empregador e de suas tabelas são utilizadas por todos os eventos do eSocial. Em função disso, deve-se observar o seu período de vigência. Quando do envio do primeiro evento de informações do empregador/ contribuinte/órgão público (S-1000) ou de suas tabelas (S-1005 a S-1080), deve ser preenchida a data de início da validade, deixando a data fim de validade em branco. Caso precise alterar alguma informação do empregador/órgão público e das tabelas do empregador deve ser enviado um evento com o novo início da validade, deixando em branco o campo data fim de validade deste evento e do evento alterado, pois, assim, o evento alterado tem sua validade encerrada na competência imediatamente anterior a do novo evento.

Portanto, o campo data fim da validade não deve ser utilizado quando se tratar de alteração da informação. A informação da data final deve ser enviada apenas no momento em que se pretende encerrar de forma definitiva determinada informação do evento, por exemplo, encerramento de empresa, fechamento de filial, encerramento de obra de construção civil, desativação de rubrica, de lotação tributária, cargo etc.

268

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

No caso de encerramento de empresa, é necessário antes encerrar todas as tabelas (S-1005 a S-1080) e, na sequência, enviar o evento “S-1000 Remuneração do empregador/contribuinte/ órgão público”, com o grupo de informações relativas à alteração, com a data fim de validade, do subgrupo nova validade, preenchida.

Evento Cadastramento Inicial do Vínculo O evento “S-2100 - Cadastramento Inicial do Vínculo” será enviado pelo empregador/órgão público no início da implantação do eSocial, com todos os vínculos ativos, com seus dados cadastrais atualizados, servindo de base para construção do “Registro de Eventos Trabalhistas - RET”, utilizado para a validação dos eventos de folha de pagamento e demais eventos enviados posteriormente. Compreende os vínculos dos trabalhadores na data da implantação do eSocial com o empregador/órgão público. Em face disso, deve ser transmitido até a data de início da obrigatoriedade do eSocial para aquele empregador/órgão público e antes do envio de qualquer evento periódico ou não periódico.

Evento Cadastramento de Benefícios Previdenciários - RPPS O evento “S-2400 - Cadastramento de Benefícios Previdenciários – RPPS” será enviado pelo Órgão Público que tenha beneficiários vinculados ao Regime Próprio de Previdência Social - RPPS ou que seja responsável pelo pagamento de complementação de benefícios previdenciários.

Eventos Não Periódicos Os eventos não periódicos correspondem àqueles sem data pré-fixada para ocorrer, por dependerem de acontecimentos próprios da relação entre o empregador/órgão público e o trabalhador e que influenciam no reconhecimento de direitos

269

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais, por exemplo, a alteração de salário, a exposição do trabalhador a situações de insalubridade, o desligamento ou a admissão de um empregado, dentre outros.

Os prazos de envio dos eventos não periódicos respeitam regras do Direito do Trabalho, caso da admissão e do acidente de trabalho, ou possibilitam recolhimentos de encargos que tenham prazos diferenciados, no caso de desligamento. Como estes fatos/eventos passam a ter prazo específico para sua transmissão ao eSocial, vinculados a sua efetiva ocorrência, um manual descreve os eventos não periódicos seu respectivo prazo de envio. Os eventos não periódicos sem prazo diferenciado devem ser enviados, quando ocorrerem, antes dos eventos mensais da folha de pagamento, com o objetivo de evitar inconsistências entre a folha de pagamento e os eventos de tabelas e os não periódicos. O momento mais adequado para a transmissão de eventos não periódicos e os de tabela é imediatamente após a sua ocorrência. O procedimento impede inconsistências, além de evitar o represamento desnecessário de eventos e o congestionamento de redes devido ao acúmulo de transmissão.

Registro de Eventos Trabalhistas – RET As informações dos eventos não periódicos alimentam a base de dados no Ambiente Nacional do eSocial, denominada Registro de Eventos Trabalhistas – RET. Todos os arquivos de eventos não periódicos, ao serem transmitidos ao eSocial ficam sujeitos às regras de validação e só são aceitos se estiverem consistentes com o RET. Exemplo 1: o evento de desligamento de empregado é aceito caso, para aquele empregado/servidor, tenha sido enviado anteriormente, o evento de admissão/ingresso.

270

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Exemplo 2: um evento de reintegração é aceito se o empregado/servidor já estiver desligado.

Além disso, o RET é empregado para validação da folha de pagamento, composta pelos eventos de remuneração e pagamento dos trabalhadores, que fazem parte dos eventos periódicos. Além dos empregados/servidores, o RET contempla os trabalhadores sem vínculo empregatício/estatutário pelo envio do evento Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário –Início – TSVE, os quais, por sua vez, incluem obrigatoriamente os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais, os estagiários, os servidores cedidos em relação ao órgão público cessionário e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados. No entanto, todos os contribuintes individuais, inclusive aqueles não abrangidos pelas atividades específicas obrigatórias citadas, podem ser incluídos como TSVE, de modo opcional.

O fechamento dos eventos periódicos deve informar a remuneração de todos os empregados/servidores relacionados no RET como ativos, com exceção dos trabalhadores afastados sem remuneração devida. Já para os trabalhadores cadastrados por meio do evento “S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início”, não é aplicada a regra mencionada. Para fins de validação na base do RET será considerado apenas o trabalhador ativo no respectivo período de apuração.

271

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Considera-se ativo o empregado/servidor não desligado e o trabalhador sem vínculo antes do término da prestação de serviço ou cessão. Nos casos de quarentena, conforme definido em lei, considera-se ativo até a data de término da quarentena. É importante destacar que, para competências anteriores à implantação do eSocial, o Sefip permanecerá como a ferramenta para prestar as informações. Além disso, estão sendo estudadas formas alternativas para tratá-las.

No que diz respeito à segurança das informações no ambiente digital, é obrigatória a utilização de certificação digital no padrão ICP-Brasil, sejam através dos tipos A1 ou A3, ou procuração eletrônica com Substabelecimento e Procuração Manual.

Os empregadores domésticos, micro e pequenas empresas, pequeno produtor rural e contribuinte individual equiparado à empresa, todos com até sete trabalhadores. Nesses casos, esses não precisarão de certificado digital e poderão constituir um código de acesso. Isso vale para o segurado especial e microempreendedor individual.

Eventos Periódicos Eventos Periódicos abrangem aqueles eventos com periodicidade previamente definida, compostos por informações de folha de pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias como, por exemplo, os incidentes sobre pagamentos efetuados às pessoas físicas quando da aquisição da sua produção rural, e do imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos a pessoa física, feito pelo contribuinte. Saliente-se que o eSocial recepciona e registra os fatos geradores relativos aos eventos periódicos “S-1200 – Remuneração do Trabalhador” ou “S-1202 Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social – RPPS” utilizando-se do regime de competência, enquanto que o evento periódico “S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho” se submete ao regime de Caixa.

272

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

O prazo dos eventos periódicos é até o dia 7 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário.

Movimento e Período ee Apuração para os Eventos Periódicos Tendo em vista as consequências tributárias dos eventos periódicos, com sua respectiva vinculação ao “período de apuração” do tributo devido, pode-se afirmar que um conjunto de eventos periódicos referentes ao mesmo período de apuração corresponde a um “movimento”. O movimento relativo à Folha de Pagamento presume-se aberto com o envio do primeiro evento “S-1200 – Remuneração do Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social” ou “S - 1202 Remuneração do Servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social – RPPS”.

Da mesma forma presumem-se abertos, com o primeiro envio os eventos S-1210 a S-1280. O evento S-1299 é o Fechamento dos Eventos Periódicos – utilizado para informar ao ambiente do eSocial o encerramento da transmissão dos eventos periódicos daquele movimento, em determinado período de apuração. A aceitação do evento de fechamento pelo eSocial, após processadas as devidas validações, conclui a totalização das bases de cálculo contempladas naquele movimento, possibilita a constituição dos créditos e os recolhimentos de contribuições previdenciárias. O eSocial não irá apurar as contribuições previdenciárias devidas ao RPPS para fins de constituição de crédito e geração de guias de recolhimento.

No caso do FGTS, a geração da guia de recolhimento se dá com o envio do evento de fechamento dos eventos periódicos. Nos casos de exceção, o empregador pode solicitar à Caixa Econômica Federal, por meio de web service ou a partir de serviço online, a guia de recolhimento, inclusive sem o envio do evento de fechamento. Se for necessário o envio de retificações ou novos eventos referentes a um movimento encerrado, este deverá ser reaberto com o envio do evento “S-1298 - Reaber-

273

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

tura dos Eventos Periódicos”. Efetivada uma reabertura para o movimento, torna-se necessário um novo envio do evento fechamento.

Uma exceção dentre os eventos periódicos é o “S-1300 - Contribuição Sindical Patronal”. Embora seja um evento periódico, não faz parte do grupo de eventos sujeitos ao fechamento. O evento de fechamento tem como objetivo sinalizar a transmissão de informações que afetam o cálculo de débitos tributários.

A finalidade do evento S-1300 reside em prestar informações periódicas da contribuição sindical devida, sem a apuração para o recolhimento nem a geração de guias de recolhimento.

Módulo do empregador doméstico Desde 1º de outubro de 2015 encontra-se disponível a ferramenta que possibilita o recolhimento unificado dos tributos e do FGTS para os empregadores domésticos, surge para viabilizar a determinação dada pelo texto da Lei Complementar 150, publicada no dia 2 de junho de 2015, que instituiu o Simples Doméstico com as seguintes responsabilidades recolhidas em guia única: 24 • Imposto sobre a Renda Pessoa Física, se incidente - Trabalhador; • 8% a 11% de contribuição previdenciária - Trabalhador; • 8% de contribuição patronal previdenciária - Empregador; • 0,8% de seguro contra acidentes do trabalho - Empregador; Para evitar problemas na hora de efetivar o registro do seu trabalhador, o empregador poderá utilizar a ferramenta de Consulta Qualificação Cadastral para identificar possíveis divergências associadas ao nome, data de nascimento, Cadastro de Pessoa Física - CPF e o Número de Identificação Social - NIS (PIS/Pasep/NIT/SUS) de seus empregados domésticos. Ao informar os dados citados, o sistema indicará onde há divergência e orientará sobre o procedimento para acerto. Atualmente todas as funcionalidades essenciais do Módulo Empregador Doméstico encontram-se implementadas. Melhorias e outras funcionalidades serão adicionadas continua e gradualmente.

24

274

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

• 8% de FGTS - Empregador; • 3,2% de indenização compensatória (Multa FGTS) - Empregador.

Para evitar problemas na hora de efetivar o registro do seu trabalhador, o empregador poderá utilizar a ferramenta de Consulta Qualificação Cadastral para identificar possíveis divergências associadas ao nome, data de nascimento, Cadastro de Pessoa Física - CPF e o Número de Identificação Social - NIS (PIS/Pasep/NIT/SUS) de seus empregados domésticos. Ao informar os dados citados, o sistema indicará onde há divergência e orientará sobre o procedimento para acerto. Atualmente todas as funcionalidades essenciais do Módulo Empregador Doméstico encontram-se implementadas. Melhorias e outras funcionalidades serão adicionadas continua e gradualmente.

Todavia, essas informações se complementam quando resumido o real papel do eSocial na área contábil. Com isso, vale destacar que a ferramenta é um subprojeto do Sped e que visa receber informações de vínculos trabalhista e previdenciário.

275

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Ressalte-se que foi constituído um consórcio de entes participantes do eSocial, dentre esses a Caixa Econômica Federal, Receita Federal, Previdência Social, INSS, Ministério do Trabalho e Emprego.

Dentre as diversas justificativas para a implantação do eSocial é viável frisar sobre a constatação de um cenário atual, onde as empresas possuem muitas obrigações redundantes, cansativas, que encontram-se em plataformas obsoletas e não integradas e que com tudo isso acabam não cumprindo o papel de fornecer informações úteis para garantir o direito dos trabalhadores. Nesse contexto, é interessante destacar que se tornam premissas do eSocial: eliminar redundâncias de informações; simplificar o cumprimento das obrigações acessórias; permitir que os trabalhadores acompanhem o cumprimento das obrigações de natureza trabalhista.

Por fim, vale lembrar também que, não se faz necessário baixar ou instalar PVA para a utilização do eSocial. A ferramenta irá utilizar um módulo web de prestações das informações.

276

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

277

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

capítulo 11 Cruzamento de informações fiscais

278

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Cruzamento de informações fiscais Nos dez capítulos estudados nesta obra foi possível desmitificar a apresentação do Sped, onde neste se aglomeram os documentos fiscais eletrônicos, notas fiscais eletrônicas, nota de consumidor eletrônica, cupom fiscal eletrônico, conhecimento de transporte eletrônico e manifesto de documentos fiscais eletrônicos, eSocial e eFinanceira. Também foi estudado como algum desses documentos podem constar dentro das escriturações, dentre eles, o Sped Fiscal, Contribuições, EFD Reinf, escriturações contábeis digitais, este último tendo sido abordado o Sped Contábil e ECF. A eficiência do uso de todas essas ferramentas trará ascensão na utilização do Sped, bem como de seus referidos subprojetos, impactando de forma positiva os resultados de planejamentos no âmbito das organizações. Com essa premissa, é necessário

279

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

estudar também sobre o cruzamento dessas informações tendo em vista que a adoção do Sped sugere um elevado grau de exposição ao fisco de informações financeiras, fiscais e contábeis das empresas. Nesse contexto é fundamental ressaltar, novamente, quais são os objetivos do Sped: Promover à integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais. Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores. Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica. (Sped, 2012b. Disponível em http://sped.rfb.gov.br/pagina/show/967.

Acesso em: 29 de maio de 2017).

Conforme Duarte (2011) esse sistema desenvolve o perfil de cada um dos contribuintes ao longo dos anos, de maneira a acompanhar qualquer variação substancial nas suas transações, como também permite o cruzamento das informações obtidas. As características fundamentais diferem significativamente de todos os produtos previamente desenvolvidos pelo fisco nacional, caracterizando um produto tecnológico novo.

De acordo com o autor, os fiscos aperfeiçoam os diversos sistemas de fiscalização. Ou seja, para ele, o aumento do combate à evasão fiscal poderá estar associado a partir da eficiência na administração de bancos de dados fiscais, bem como através do cruzamento de informações. E esses pontos são cruciais para a existência de uma organização.

Contudo, antes de aprofundar sobre cruzamento de dados, torna-se importante entender que a Receita Federal utiliza um sistema chamado “Contágil”, que trabalha com fluxos contábeis. A ferramenta atua desde o momento da “seleção de um

280

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

contribuinte”, o qual é iniciado toda uma “pesquisa e investigação” deste, além de tudo o que se é comprado ou de quem, porque vende ou pra quem vende e por quanto.

Consequentemente é feito uma “auditoria das importações e exportações - Drawback”, sendo “automatizada toda uma preparação de um dossiê” em relação às operações desse contribuinte com o intuito de se fazer a “auditoria digital” e garantir o crédito tributário. Ou seja, o valor do tributo devido à Receita Federal.

Também é relevante destacar que até aqui houve uma significante evolução a respeito do que foi estudado no módulo introdutório deste material. Na ocasião, explanou-se sobre um modelo que analisava o cruzamento de informações que cruzavam a partir de uma informação inicial, como por exemplo, o caso das pessoas físicas; a declaração do imposto de renda da pessoa física como a declaração base, que será cruzada com a Dmed, local onde serão confrontados os valores de serviços médicos; o valor da Dirf que será confrontado às retenções na Fonte de Distribuição de Lucros, com o que foi informado no imposto de renda da pessoa física; a Decred, onde serão informados pelas administradoras de cartão de crédito todas as movimentações dos cartões que também serão confrontadas com sua evolução ou involução, além de sua manutenção de patrimônio; a Dmorf, já substituída pela eFinanceira, e que irá confrontar as movimentações financeiras com as informações patrimoniais; e por fim a Dmob, local onde deverão ser apresentadas as atividades imobiliárias tais como alugueis, compras e vendas de imóveis com os valores apresentados na declaração de imposto de renda da pessoa física.

Ressalte-se que, na pessoa jurídica, durante um tempo, ocorria algo semelhante, com a DIPJ como uma declaração central, além das presenças da Dacon, DCTF, que também ocorriam cruzamentos de informações.

281

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

O atual modelo de cruzamento de informações dentro dos Speds é algo que foi bem pontuado nessa obra, desde a introdução e primeiros capítulos, os quais já se destacava a premissa básica que diz: as informações que nascem dos documentos fiscais eletrônicos transitam pelas escriturações fiscais e desaguam na contabilidade. Ou seja, didaticamente falando, com esse princípio, não tem mais como uma informação de uma nota fiscal que foi emitida chegar à escrituração de maneira diferente ou chegar à contabilidade de maneira diferente.

Com isso, dentro de um ambiente digital de prestação de informações, para que se tenha aderência segura e sustentável de informações e formato digital, é extremamente recomendável a realização de auditorias preventivas em conteúdos dos arquivos digitais exigidos pelo Sped. Essas auditorias são divididas em dentre elas destacam-se: a “Validação” - dos arquivos individuais.

Como exemplo, imagina-se que um contribuinte inicie essa etapa validando suas notas fiscais eletrônicas, verificando se elas estão sendo feitas em conformidade tributária. Ou, este também pode validar suas escriturações fiscais com o intuito de ver se as informações contidas nos arquivos estão dentro do

282

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

que foi exigido diante dos leiautes e guardam conformidade no que é exigido na legislação dentro da obrigação principal.

Outro exemplo, o contribuinte pode verificar, de maneira individual, fazendo uma validação em seus arquivos da contabilidade, verificando se receitas ou retenções batem no que tá no fiscal, com o que está nas notas. Após fazer essas validações individuais de arquivos, o responsável poderá fazer o cruzamento dessas informações.

O próximo item irá detalhar quais os principais cruzamentos de informações, além de alguns indicadores.

Já o “Seneamento de Dados” é o local onde será feito o tratamento dos dados que ocasionou inconformidade na sua origem.

Além disso, é importante que se crie “Relatórios e Indicadores” a partir dos principais cruzamentos a serem apresentados, no intuito de que mensalmente o responsável possa fazer a verificação dessas informações. Vale ressaltar que tudo isso implica em prevenir e antecipar possíveis erros. É importante destacar que, num passado recente, as auditorias fiscais eram 100% manuais, ocasião em que fiscais solicitavam e administravam arquivos em papel para realizar as fiscalizações. Considera-se também que antes a auditoria era feita por amostragem devido a grande totalidade de papeis, de informações que deveriam ser analisadas manualmente e por parte do trabalho ser feito in loco. Com isso não se permitia verificar na íntegra todos os documentos. Essa auditoria era voltada para informações do passado. Ou seja, era comum que no último ano que se apresentava mais próximo de prescrever, pudesse ser fiscalizado. Como esse tipo de fiscalização ocorria seguindo tais trâmites, a mesma se tornava punitiva.

283

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Como exemplo disso, era comum observar que um fiscal ao identificar que uma empresa emitiu uma nota fiscal errada há cinco anos pedisse a mesma para retificá-la. Isso não competiria ao agente hoje. Essa correção não teria mais relevância, porque tal atribuição seria considerada obsoleta. Com isso, o fiscal puniria a referida empresa. Ademais, por vezes, essas fiscalizações aconteciam de forma isolada; o fiscal estadual tinha ênfase somente nas escriturações fiscais e o fiscal da Receita Federal só exigia a contabilidade em algumas hipóteses.

Atualmente, o modelo de fiscalização avançou objetivando a celeridade dos processos. A versão atual é eletrônica e pautada sempre no presente. Nesse contexto, é comum observar a existência de empresas que atuam em monitoramento ou acompanhamentos diferenciados em que todas as movimentações e tudo relacionado à apuração de tributação são acompanhadas de maneira tempestiva por auditores.

Quase sempre as fiscalizações acontecem de maneira preventiva, o que significa dizer que, parte dos estados já disponibiliza em seus portais ferramentas que apontam inconsistências pra promover uma autorregularização por parte do contribuinte, antecipando possíveis erros. Ou seja, de maneira preventiva, o contribuinte pode garantir que está em conformidade tributária. Ressalte-se que essas fiscalizações acontecem cada vez mais de maneira integrada, de forma em que os órgãos fiscalizadores compartilham informações no limite das suas competências.

Em suma, no novo modelo de auditoria, as análises são feita na totalidade das informações, de maneira eletrônica e a distancia. Essas características facilitarão ao contribuinte submeter um extenso arquivo a um programa de validação, que proporcionará um relatório de apontamentos, que deverá verificar todas as inconsistências constantes.

284

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Principais cruzamentos de informações Como um exemplo do que será estudado neste capítulo, que traz a temática de tipos de cruzamentos de informações, é interessante imaginar informações relacionadas à Receita Bruta dos contribuintes, a partir de uma explicação relativa à imagem ilustrativa abaixo. Dentro do raciocínio, essas informações nasceram na Nota Fiscal (NF-e) e nas informações de vendas do contribuinte.

Desta forma, as informações das suas NF-e deverão estar apresentadas nas suas escriturações fiscais, tanto no Sped Fiscal, como na EFD Contribuições (EFDs). Essa informação da receita, que está no Sped Fiscal e Contribuições, deve ser a mesma receita que está no J150, na demonstração do resultado do exercício da contabilidade e no P150, no caso o Lucro Presumido da ECF. Além de constar no L300, no caso do Lucro Real, dentro da ECF. Receita Bruta

Com base nessa orientação, é possível dizer que hoje empresas ainda mandem para os bancos informações diferentes das informações que mandam para a Receita Federal? Ressalte-se que o contribuinte pode até fazer o envio da prestação dessas

285

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

informações de maneiras diversas, porém, a probabilidade de que essa contingência seja identificada e que possíveis ilícitos tributários sejam vistos, aumenta consideravelmente.

Na imagem seguinte, entende-se que a informação preenchida de tributos a recolher para PIS, Cofins, ICMS/IPI, que nascem no documento fiscal devem transitar pelas escriturações tanto no que se refere ao ICMS/IPI no Sped Fiscal, no PIS e Cofins na EFD Contribuições. O que estiver na EFD Contribuições também tem que estar na DCTF. Lembrando que provisão e pagamento devem estar também dentro da escrituração contábil do contribuinte.

Tributos a recolher

Em relação a isso, certa vez, ao analisar o Sped Contábil de uma empresa pude verificar que de um ano para o outro a mesma trazia um saldo que permanecia inalterado, referente a ICMS e substituição tributária a pagar no valor de R$ 500.000. Consequentemente recorri ao proprietário para entender o porquê do débito junto à secretaria da Receita, pontuando que o mesmo não deveria estar devendo nada ao órgão. Na ocasião, o proprietário comunicou que se tratava de alguns valores de despesas de tributos que não foram baixados na contabilidade.

Em seguida o adverti sobre a seriedade da situação e que ele poderia sofrer possíveis problemas, principalmente por estar enviando o Sped Contábil à Receita Federal com informações

286

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

que explanavam sobre o referido débito ao Estado. Sobre casos como esse, faz-se necessário ressaltar que essas informações são compartilhadas pelos entes.

Ainda sobre o que diz respeito a tributos a recolher, a figura abaixo exemplifica bem um auto de infração em que um contribuinte foi encontrado pela fiscalização de trânsito com uma nota fiscal inidônea por conter uma declaração inexata. Na ocasião, antes da Emenda Constitucional (EC) de 87/2015, a empresa estava fazendo uma venda em operação interestadual, e ao invés de observar que deveria destacar a alíquota interna, destacou a alíquota interestadual. Ou seja, nesse caso foi percebido que apenas um simples erro fez com que o documento fiscal fosse considerado inidôneo e que a operação tivesse uma multa de 80% do valor da operação. A referida EC determina aplicação de alíquota interestadual para o ICMS em operações com mercadorias e serviços a consumidor final, contribuinte ou não do imposto, localizado em outro estado.

Tributos a recolher

No que diz respeito à folha de pagamento e conforme já observado no capítulo que fala sobre eSocial, as informações contidas em folhas de pagamentos acabam tendo redundâncias até entrar, definitivamente, em vigor o e-Social. Nessa contextualização, aquilo que é enviado na Sefip, também é enviado no Caged e na Rais. Porém é importante ter o cuidado de verificar se essas informações estão corretamente no Sped Contábil.

287

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

É muito comum identificar empresas que utilizam sistemas integrados que não possuem a parte de pessoal vinculado à escrituração contábil. Nesses casos, por vezes são realizados lançamentos totalizadores. Contudo, o capítulo que aborda o Sped Contábil, estudado anteriormente, destaca que o código civil, em seu Art. 1.189, permite que o contribuinte possa fazer lançamentos totalizadores. No entanto, este terá que ter um diário de escrituração resumida e precisará apresentar um livro auxiliar, com escrituração detalhada. Por esse motivo torna-se viável cautela nesse processo no sentido de verificar se em decorrência de um lançamento resumido ou reduzido da folha de pagamento, o contribuinte não está importando na escrituração de um livro com uma escrituração do tipo resumida. A figura abaixo sugere tal explanação.

Custos

A figura acima demonstra que, as informações de custos vão nascer desde uma nota fiscal (NFe), aonde o contribuinte identifica o insumo, a escrituração de um crédito tributário num Sped Fiscal, a informação de uma mão de obra direta que será informada na Sefip, a informação de crédito de Pis/Cofins que estará na EFD Contribuições e que vão compor custos na Escrituração Contábil (ECD) e que terá reflexo diretamente na apuração do IR e da contribuição social do lucro líquido na Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

288

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Em relação às informações associadas a estoques, no capítulo que fala sobre o Sped Fiscal, a gestão fiscal de estoques foi assunto bem enfatizado. Nele foi observado que o estoque fiscal de um comércio é calculado utilizando a fórmula de acordo com a imagem (abaixo). Ressalte-se que este estoque inicial será apresentado com base no Sped Fiscal de fevereiro, conforme foi estudado anteriormente, e nele se envia o Bloco H, que é o bloco de inventário. Todas as compras e vendas serão acobertadas por documentos fiscais e também vão compor a escrituração fiscal.

Todavia, também é importante ter o cuidado de que a informação de estoque que consta no fiscal bata com o que está na contabilidade. Atualmente, em decorrência de ajustes que podem ser feitos na escrituração contábil, pode existir a possibilidade de o estoque contábil está ajustado, mas o estoque fiscal está diferente. É preciso cautela no momento de fazer o ajuste contábil, sendo este de forma correta, utilizando as subcontas correlatas, conforme prevê a Lei nº 12.973 de 2014.

Vale lembrar que, ao preencher o Bloco H, o mesmo solicitará o código da conta analítica dos estoques e informações relacionadas a fornecedores e clientes. No âmbito da contabilidade é possível dizer que este último se trata de um dos principais gargalos, porque permite a rastreabilidade das informações no Sped. Como exemplo já citado na introdução deste estudo, se o contribuinte comprar sem nota fiscal (NFe), não poderá pagar no boleto, ou pelo caixa, ou pelo cartão, porque essa informações possuem rastreabilidade, além disso, não poderá mandar a mercadoria vir por transportadora, e nem poderá dar entrada no estoque, também não poderá vender nem no boleto ou cartão de crédito, e o cliente não poderá dizer de quem comprou. Ou seja, todos os participantes de uma cadeia econômica, seja o banco, a transportadora, o cliente, o fornecedor, e até mesmo o contador, fazem parte de um grande conjunto de in-

289

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

formações que são enviadas dentro do ambiente Sped e que irá permitir a rastreabilidade de qualquer ilícito tributário que for praticado durante as suas operações.

Também, como um indicador importante e interessante exemplo de cruzamento, destaca-se o Ativo Imobilizado. Este será adquirido por meio de um documento fiscal. Ou seja, a informação de um ativo virá na nota fiscal (NFe), e ao ser escriturado no Sped Fiscal, é importante informar que se trata de um tipo de item ativo imobilizado. Ressalte-se que dependendo do enquadramento tributário, este proporcionará um crédito tributário que será controlado no Bloco G, do Siap. É relevante frisar que esse crédito que é tomado na escrituração fiscal, tal ativo imobilizado deve estar registrado na contabilidade e também deve tá registrado na ECF. É comum observar que empresas tomam créditos sobre o ativo imobilizado, porém não fazem o preenchimento do Siap, além disso, o ativo muitas vezes não está na contabilidade. Vale destacar que o Código da conta analítica também consta no registro C170 e também é possível fazer um cruzamento da informação de uma mercadoria no Sped Fiscal com o que está no Sped Contábil.

Faz-se necessário também abordar sobre o cruzamento a respeito do capital social, que é informado, primeiramente, na declaração do IR da pessoa física. O sócio acionista deverá informar qual é o seu percentual societário, sua participação em determinada entidade. Logo, esta participação deverá assegurar as informações da contabilidade e da ECF. Observa-se que no Bloco Y da ECF essas informações serão reforçadas.

O indicador que trata de retenções oferece: a DIRPF, que leva algumas informações de IR retido; a DIRF, a DCTF que é informado, por exemplo, as contribuições sociais retidas na fonte, IR retido na fonte de pessoa jurídica, e ambos tendo que bater com a informação contábil e com a informação que consta na ECF. Vale lembrar que essas retenções também estarão em

290

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

uma nova escrituração fiscal digital, que é a EFD Reinf, já estudado nessa obra. É de extrema importância que o contribuinte lembre que a ausência da escrituração de documento fiscal no Sped Fiscal e no Sped Contribuições, poderá causar uma fragilidade e erro passível de penalidade. Além disso, faz-se necessário lembrar sempre de conferir os documentos que estão escriturados no Sped Fiscal, se devem ou não estar escriturados na EFD Contribuições. Ressalte-se que se trata de duas escriturações fiscais distintas, mas que trazem informações sobre as movimentações comerciais dos contribuintes.

Os indicadores da figura abaixo representam cruzamentos que são muito utilizados pelas secretarias da Fazenda e dos estados. Trata-se de ferramentas de apoio da prática fiscal do cotidiano. Isso porque vão ser cruzadas informações de faturamento com as notas fiscais eletrônicas que forem autorizadas em que o contribuinte é o emitente. Também serão cruzadas: as informações que foram escrituradas no Sped como compras com as notas fiscais eletrônicas que foram autorizadas em que o contribuinte é o destinatário; as informações das formas de pagamentos que foi preenchido no Sped Fiscal e na nota fiscal, com as informações que a administradora de cartão de crédito mandou informando de operações para o contribuinte; as informações do inventário que foi apresentando no Sped Fiscal com o estoque fiscal calculado pela Secretaria da Fazenda; as informações dos tributos com o que foi evoluído ou não evoluiu em relação à arrecadação. É importante fazer a revisão se está sendo feita escrituração de notas fiscais denegadas, de numeração que foi inutilizada, dentre outros. Além disso, é relevante também fazer uma verificação prévia, se não existem notas fiscais de entrada sem registro de passagem de imposto fiscal, que hoje é um dos índices de maior infração para a maioria dos estados.

291

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Por fim, para a ascensão administrativa desses procedimentos, é necessário destacar a importância de algumas observações, dentre elas: Auditorias Digitais

A validação e os cruzamentos dos arquivos do Sped permitem auditar e apurar inconsistências, permitindo corrigir possíveis erros de forma preventiva.

Dentre os cruzamentos mais comuns estão: • EFD Fiscal x EFD Contribuições • EFD Fiscal x NF-e (Mod. 55) • EFD Fiscal x Sintegra • EFD Fiscal x GIA (SP) • EFD Contribuições x ECD Contábil • EFD Contribuições x DACON • EFD Contribuições x NF-e (Mod. 55) • EFD Contribuições x DCTF • ECD Contábil x DIPJ • ECD Contábil x FCONT • ECD Contábil x DIRF • ECD Contábil x DCTF • DCTF x DACON • DCTF x e-CAC

292

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

• DCTF x DIPJ • DCTF x DIRF • SINTEGRA x GIA (SP) • E-DOC x SEF II (PE) • EFD Fiscal x E-DOC • ECF x ECD Contábil • ECF x DCTF • EFD Fiscal x DIEF. Dentre alguns dos cruzamentos apresentados, as principais análises se dão nas seguintes informações: a) Distribuição de Lucros: DIRF x DIRPF x ECD x ECF b) Estoques: NF-e x SPED Fiscal x ECD x ECF c) Tributos a Recolher: NF-e x EFD ICMS-IPI x EFD Contribuições x DCTF x ECF x ECD d) Folha de Pagamento: SEFIP x CAGED x RAIS x ECD x ECF x eSocial e) Retenções de Tributos: DIRF x DCTF x ECD x ECF f) Custos: NF-e x ECD x ECF x EFD ICMS-IPI x EFD Contribuições x SEFIP g) Fornecedores e Clientes: SPED Fiscal x NF-e x CT-e x EFD ICMS-IPI x EFD Contribuições x eFinanceira

293

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

h) Imobilizado: NF-e x EFD ICMS-IPI x ECD x ECF i) Capital Social: DIRPF x ECD x ECF Vale salientar que, as autoridades fiscais realizam outros diversos cruzamentos através dos fluxos contábeis das empresas.

Ademais, a rastreabilidade dos dados em meio digital permite com maior facilidade e rapidez a identificação de informações incorretas, inexatas ou imprecisas.

Resultados de fiscalizações da Receita Federal Brasileira (RFB) A compreensão de dados é subsídio fundamental para o aprendizado e este item visa mostrar exemplos reais diante de resultados oficializados pela Receita Federal do Brasil. Com isso, faz-se necessário entender que a Subsecretaria de Fiscalização da Receita Federal do Brasil (Sufis), conforme discriminado na Cadeia de Valor da RFB, é responsável pelos processos de trabalho: (i) monitoraros grandes contribuintes; (ii) promover a conformidade tributária; (iii) realizar pesquisa e seleção dos sujeitos passivos que serão fiscalizados; e (iv) realizar a fiscalização, seja de natureza interna (revisão de declarações) ou externa (auditorias).

Para atingir esses objetivos, todas as ações estão condicionadas ao tripé: (i) disponibilizar as melhores ferramentas tecnológicas; (ii) capacitar continuamente cada profissional que atua nos respectivos processos de trabalho; e (iii) disseminar o conhecimento produzido na organização.

A respeito desse assunto, alguns resultados são fundamentais para a compreensão no âmbito das fiscalizações. Com base em dados da Receita Federal do Brasil, a figura abaixo apresen-

294

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

ta gráfico que explana resultados no ano de 2015, referente ao Crédito Tributário pela Receita Federal, no valor de R$ 125,6 bilhões:

Embora a estimativa para o total de lançamento de ofício em 2015 fosse de R$ 157,9 bilhões, como constava no Plano Anual da Fiscalização da Receita Federal, e o efetivamente lançado em 2014 tenha sido R$ 150,9 bilhões, neste ano o montante de crédito tributário alcançou o valor de R$ 125,6 bilhões, isto é, 16,6% menor que o lançado no ano passado.

Ainda no mesmo período, o quadro abaixo destaca comparativo em relação à quantidade de auditorias externas e revisões de declarações:

Esse valor representa o terceiro maior resultado da fiscalização da RFB, superado apenas pelos anos de 2013 e 2014.

Nas pessoas jurídicas, as autuações concentraram-se no segmento industrial, com lançamento de R$ 39,3 bilhões. Apenas

295

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

os segmentos de comércio e serviços financeiros apresentaram variações positivas em relação ao montante de crédito tributário lançado, conforme quadro abaixo:

Em seguida, no segmento das pessoas físicas fiscalizadas, conforme quadro abaixo, as autuações se concentraram nos contribuintes cuja principal ocupação declarada foi o de proprietário ou dirigentes de sociedades empresárias, com valor de R$ 1,4 bilhão. Além disso, a principal infração cometida foi a ausência de tributação no ganho de capital oriundo de venda e permuta de ações.

296

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Ressalte-se que a área de seleção de contribuintes da Sufis busca o aumento da percepção de risco e da presença fiscal para elevar o cumprimento espontâneo das obrigações tributárias.

Para tanto, a subsecretaria orienta seu trabalho objetivando indícios consistentes que permitam um número maior de procedimentos fiscais encerrados com resultado.

Fundado no princípio constitucional da impessoalidade, o processo de trabalho de selecionar contribuintes observa rigorosos critérios técnicos para identificar o contribuinte que será fiscalizado. Essa atividade é realizada por segmento de contribuinte, visando ganho de eficiência com especialização dos auditores-fiscais envolvidos.

Em 2010, foram criadas as Equipes Regionais de Programação de Maiores Contribuintes (Epmac), responsáveis pela seleção dos maiores contribuintes em âmbito regional de cada uma das dez superintendências regionais da Receita Federal do Brasil, nas Delegacias Especiais de Maiores Contribuintes (Demac) e na Delegacia Especial de Instituições Financeiras (Deinf).

Essas equipes, formadas por auditores-fiscais altamente especializados em critérios específicos para identificar indícios de infração tributária, permitiram à RFB identificar com mais precisão operações com indícios de planejamento tributário abusivo. Os procedimentos de fiscalização dessas ações são executados pelas Equipes de Fiscalização das Maiores Contribuintes (Efmac), localizadas nas superintendências regionais ou pelas Demac´s ou Deinf´s, conforme o perfil do sujeito passivo com o indício.

A partir dos significantes resultados obtidos desde 2010 em relação aos grandes contribuintes, em 2015 iniciou-se o processo de regionalização da seleção para os demais segmentos de contribuintes. O objetivo dessa ação é potencializar resultados

297

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

decorrentes da especialização dos auditores-fiscais que detêm a prerrogativa de decidirem quem serão os sujeitos passivos que serão fiscalizados, quais os indícios de infração devem ser objeto de verificação no procedimento de fiscalização e o valor esperado de lançamento.

Implementada em 2010, a alteração na estratégia da atividade de seleção de sujeitos passivos tem produzido consideráveis resultados em relação ao ano de 2015, conforme quadro abaixo:

A elevação do grau de acerto da fiscalização em 7,1 pontos percentuais entre 2015 e 2009, quando os procedimentos de seleção de sujeitos passivos eram executados de forma local exclusivamente, permitiu que em 2015 aproximadamente mais 710 auditorias externas fossem encerradas com resultado, ou seja, não tivesse ocorrido a melhora na qualidade da seleção, 710 procedimentos de fiscalização teriam sido encerrados sem resultado.

Sabe-se que, promover a conformidade tributária (ou elevar o grau de compliance) é um dos processos de trabalho da cadeia de valor da RFB, que tem como objetivo incentivar e facilitar o cumprimento da obrigação tributária seja ela principal ou acessória.

298

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Por fim, é imprescindível entender que a fiscalização, como destinatária das informações prestadas pelos contribuintes e por terceiros, desenvolve operações constantes no âmbito de gestões de risco. As fiscalizações são voltadas para contribuintes que atuam de forma intencional visando a sonegar.

Como forma preventiva, essas ações também almejam alertar os contribuintes que apresentem indícios de erros no cumprimento da obrigação tributária. Ressalte-se que, duas ações são complementares para aumentar o grau de compliance: autorregularização e simplificação das obrigações acessórias.

299

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ABREU, Aline França; REZENDE, Denis Alcides. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais: o papel estratégico da informação e dos sistemas de informação nas empresas. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2003.

AFUAH, A.; TUCCI, C.L. Internet business models and strategies: texts and cases. New York:McGraw-Hill, 2001. In: ALBERTIN, Alberto Luiz; MOURA, Rosa Maria de (Org.). Tecnologia de informação. São Paulo: Atlas, 2007.

ALBERTIN, Alberto Luiz; MOURA, Rosa Maria de (Org.). Tecnologia de informação. São Paulo: Atlas, 2007.

ALVES-MAZZOTTI, A. J.; GEWANDSZNAJDER, F. O mÈtodo nas ciÍncias naturais e sociais: pesquisa quantitativa e qualitativa. S„o Paulo: Pioneira, 2002.

ANDERSON, A. Una introducción a la investigación cualitativa. Revista Psiquiátrica Peruana, n. 6, v. 1, p. 103-112, 2000.

APPLEGATE, Lynda M.; McFARLAN, F. Warren; McKENNEY, James L.. Corporate information systems mangement: The issues facing senior executives. Chicago: Irwin, 1996. Disponível em: < http://www.cyta.com.ar/ta0404/ v4n4a1.htm>. Acesso em: 10 set. 2012.

AUDY, Jorge Luiz Nicolas; ANDRADE, Gilberto Keller de; CIDRAL, Alexandre.

Fundamentos de Sistemas de Informação. Porto Alegre: Bookman, 2005.

AZEVEDO, O. R.; MARIANO, P. A. SPED: Sistema Público de Escrituração Digital. São Paulo: IOB, 2009.

BARDIN, L. Análise de Conteúdo. São Paulo: Persona, 1991.

BATISTA E. O. Sistemas de informação. São Paulo: Saraiva, 2004.

BATEMAN. Thomas S. Administração: construindo vantagem competitiva.

São Paulo: Atlas, 1998.

BERALDI, Lairce Castanhera; ESCRIVÃO FILHO, Edmundo. Impacto da tecnologia de informação na gestão de pequenas empresas. Ci. Inf., v. 29, n.

1, p. 46-50, jan./abr. 2000.

BOVET, David; MARTHA, Joseph. Value nets: Reinventing the rusty supply chain for competitive advantage. Strategy e Leadership. [S.l.]: University Press, p. 21-26, 2000.

BRASIL. Observatório de recursos humanos em saúde no Brasil: estudo e análise. Organizado por André Falcão et al. Rio de Janeiro: Fiocruz, 2007 ______. O Gov.br. Governo Eletrônico. Disponível em: <http://www.governoeletronico. gov.br/o-gov.br>. Acesso em: 22 set. 2014a. ______. Nota fiscal eletrônica. Disponível em: <http://www.nfedobrasil.com. br/pdf/ CARTILHA% 20SPED%20BRASIL.pdf>. Acesso em 22 set.2014b.

BRITO, Z. P. E.; BRITO, L. A. L.; MORGANTI, F.; Inovação e o desempenho empresarial: Lucro ou crescimento? RAEEletrônica, v.8, n.1, art. 6, jan./jun.

2009.

CAMPOS, Saulo José de Barros. Competências necessárias à implementação eficaz do SPED: percepção dos operadores da contabilidade do RN. 2012. 183 f. Dissertação (mestrado em Ciências Contábeis) – Universidade de Brasília; Universidade Federal da Paraíba e Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Programa Multi-Institucional e Inter Regional de Natal – RN, 2012.

CARDOSO, Paulo. Educação de jovens e adultos: a experiência da informática. São Paulo: Instituto Paulo Freire: MEC, 2004.

CARVALHO, Jerffeson C. de. SPED – Sistema Público de Escrituração Digital – Impactos na contabilidade das empresas. Disponível em <http://www. netlegis.com. br/indexRC. jsp?arquivo=detalhesArtigosPublicados.jsp&cod2=1682sped->. Acesso em: 20 set.. 2014.

CASTELLS, Manuel. A sociedade em rede. A era da informação: economia, sociedade e cultura. Tradução Roneide Venancio Majer. 6. ed. São Paulo: Paz e Terra, 2007.

CAVALCANTI, M.; GOMES, E.; PEREIRA NETO, A. Gestão do Conhecimento para as empresas: um roteiro para a ação. Rio de Janeiro: Campus, 2001.

CERVO, Amado Luiz; BERVIAN, Pedro A. Metodologia científica. 5. ed. São Paulo: Prentice Hall, 2002.

CHIAVENATO, Idalberto. Recursos humanos. 4. ed. São Paulo: Compacta, 2010.

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

COELHO, Cláudio Ulysses Ferreira; LINS, Luiz dos Santos. Teoria da contabilidade: abordagem contextual, histórica e gerencial. São Paulo: Atlas, 2010.

COLLIS, Jill; HUSSEY, Roger. Pesquisa em administração: Um guia prático para alunos de graduação e pós-graduação. 2. ed. Porto Alegre: Bookman, 2005.

COTRIN; SANTOS; ZOTTE. A evolução da contabilidade e o mercado de trabalho para o contabilista. Disponível em: < http://www.conteudo.org.br/ index.php/conteudo/article/view/70/63 >. Acesso em: 27 set. 2014.

CORDEIRO, João Vicente B. de Mello; RIBEIRO, Renata Vieira. Gestão da empresa. Coleção gestão empresarial. Disponível em: <http://www.unifae. br/publicacoes/pdf/ empresarial/1.pdf>. Acesso em: 10 set. 2014.

COSTA, A. J. D. da; SOARES, M. C. P.; SANTOS, C. L. dos; TANUS FILHO, E. J.; RIBEIRO, R. S. Sistema Público de Escrituração Digital (SPED): A nova tecnologia de informação da área contábil e fiscal. Encontro de Iniciação Científica, v. 6, n. 6, 2010.

CRUZ, Tadeu. Sistemas de informações gerenciais: Tecnologia da informação e a empresa do século XXI. São Paulo: Atlas, 2008.

DIAS, Geisa Maria Almeida. O uso dos sistemas de informações contábeis como apoio nas decisões gerenciais. Disponível em: <http://www.classecontabil.com.br>. Acesso em: 20 set. 2014.

DOROW, Emerson. O que é governança de TI e para que existe? Disponível em: <http://www.governancadeti.com>. Acesso em: 20 set. 2014.

DRUCKER, Peter F. Uma era da descontinuidade: administrando em tempos de grandes mudanças. São Paulo: Pioneira, 2004.

DUARTE, Roberto Dias. Big Brother Fiscal IV: Manual de sobrevivência do empreendedor no mundo pós-SPED. Belo Horizonte: Ideas@Work, 2011.

DUARTE, A. M. P.; FERREIRA, A. H. S. Planejamento para economia de tributos. Boletim Informativo Juruá, Ano III, p. 14 -15, 2003.

ECKERT, Alex. Teoria da contabilidade para o exame de suficiência do CFC. 2. ed. São Paulo: Edipro, 2013.

ECKERT, Alex; MECCA, Marlei Salete; BIASIO, Roberto; PEZZI, Graziela Maria. Fraudes contábeis: Caracterização e análise das publicações em periódicos e eventos nacionais de contabilidade. Revista Universo Contábil, v. 10, n. 1, p. 84-103, jan./mar., 2014.

302

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

FERREIRA, Rafael G; RALHA, Célia G. Modelagem de processos aplicada na gestão de um ambiente real de TI. Disponível em: <campeche.inf.furb.br/ tccs/...II/TCC2008-2-20-VFThiagoWilvert.pdf>. Acesso em: 10 set. 2014.

FERRETTI, Celso João et al. Novas tecnologias, trabalho e educação: um debate multidisciplinar. 12. ed. Rio de Janeiro: Vozes, 2010.

FIGUEIREDO, P. N.; Acumulação tecnológica e inovação industrial: Conceitos, mensuração e evidências no Brasil. São Paulo em perspectiva, v.19, n.1, p. 54-69, jan./abr. 2005.

FLEURY, Maria Tereza. Gestão do conhecimento: integrando aprendizagem, conhecimento e competências. São Paulo: Atlas, 2012.

FLEURY M. T. L; FLEURY, A. Construindo conceito de competência. Disponível em: <www.anpaqd.org.br/rac/vol.05/dwn/rac/v5-edesp-mtf.pdf>.

Acesso em: 4 mar. 2014.

FOINA, Paulo Rogério. Tecnologia da informação: planejamento e gestão.

São Paulo: Atlas, 2001.

FORTES, José Carlos. Manual do contabilista: uma abordagem teórico prática da profissão contábil. Fortaleza: Editora Fortes, 2001.

FRANCO, Hilário. Contabilidade geral. 23. ed. São Paulo: Atlas, 1996.

FRANCISCO, Suzana. Os impactos da implantação do sistema público de escrituração digital na gestão das micro e pequenas empresas. 2008. 48f. (Monografia em Ciências Contábeis) – Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2008.

FRONTINI, M. A. Convergência digital: implicações aos modelos de decisões estratégicas orientadas à inovação, 2007. Texto de qualificação de tese de doutorado. Departamento de Engenharia de Produção. Escola Politécnica.

Universidade de São Paulo. Disponível em: <www.teses.usp.br/teses/.../3/.../ tese_doutorado_MAF_20080219.pdf>. Acesso em: 26 ago. 2012.

FURLAN, José Davi; IVO, Ivonildo da Motta. Megatendências da tecnologia da informação. São Paulo: Makron Books, 1992.

GIARDELLI, Gil. Você é o que você compartilha: e-agora: como aproveitar as oportunidades da vida e trabalho na sociedade em rede. São Paulo: Editora Gente, 2012.

303

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

GODOY, A. Pesquisa qualitativa: tipos fundamentais. Revista Administração de Empresas, v. 35, n. 3, p. 20-29, 1995.

GONÇALVES, Rosana C. M. Grillo; RICCIO, Edson Luiz. Sistemas de informação: ênfase em controladoria e contabilidade. São Paulo: Atlas, 2009.

GRAEML, A. R. Sistemas de informação: o alinhamento da estratégia de TI com a estratégia corporativa. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2003.

GROVER, Varun; TENG, James T. C.; FIEDLER, Kirk D.. Is investment priorities in contemporary organizations. Communications of the ACM, v. 41, n.

2, p. 40-48, 1998.

HENDRIKSEN, Edson S; BREDA, Michael F. Van. Teoria da contabilidade. 5. ed. São Paulo: Atlas, 1999.

IUDICIBUS, Sérgio de. Teoria da contabilidade. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2000b.

IUDÍCIBUS, Sérgio de & FRANCO, Hilário. A formação do contador sob o ponto de vista do usuário dos serviços contábeis. Revista Brasileira de Contabilidade. Rio de Janeiro, n. 43, 1982. IUDÍCIBUS, Sérgio de & FRANCO, Hilário. “Classificação interdisciplinar da pesquisa tributária.” Revista de Contabilidade da UFBA 1.1 (2008): 30-47. JOHEM, Laudelino. O contabilista e a responsabilidade social. Curitiba: Conselho Regional de Contabilidade do Paraná, 2008.

JOHNSTON, Robert; CLARK, Graham. Administração de operações de serviços. São Paulo: Atlas, 2002.

JUNIOR, R.; and MARLY, C. “Perfil das competências em equipes de projetos.” RAEeletrônica 2.1 (2003): 1-17.

KANITZ, S. C. Controladoria: teoria e estudo de casos. São Paulo: Livraria Pioneira Editora, 1977.

KENSKI, Vani Moreira. Educação e tecnologias: O novo ritmo da informação. 7 ed. São Paulo: Papirus, 2007.

KOTLER, Philip.; KELLER, Kevin Lane. Administração de marketing. São Paulo: Pearson Prenice Hall, 2006.

LAKATOS, Eva Maria. MARCONI, Mariana de Andrade. Técnicas de pesquisa: planejamento e execução de pesquisa, amostragem e técnica de pesquisa, elaboração, análise e interpretação de dados. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2010.

304

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

LAUDON, Kenneth C.: LAUDON, Jane P. Management Information Systems.

7. Ed..Upper Saddle River: Prentice Hall, 1999.

LINDEN, Kauê. Empreendedorismo. Revista Wide. Julho/agosto 2011.

LOVELOCK, Cristopher; WRIGHT, Lauren. Serviços: marketing e gestão. São Paulo: Saraiva , 2006.

LUCAS, H. C. Tecnologia da informação: tomada de decisão estratégica para administradores. Rio de Janeiro: LTC, 2006.

LUCAS, Douglas Ribeiro; LUCAS, Denilson da Silva; FARIA, Raissa Cipresso.

A valortização do profissional contábil e os benefícios para a contabilidade através do avanço da tecnologia da informação. XIII Encontro Latino Americano de Iniciação Científica. IX Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba. Disponível em: <http://www.inicepg. univap.br/cd/INIC_2009/anais/arquivos /RE_0079_ 0161_02.pdf>. Acesso em: 10 set. 2014.

LUCENA, Wenner Gláucio Lopes; FERNANDES, Maria Sueli Arnoud; SILVA José Dionísio Gomes da. A contabilidade comportamental e os efeitos cognitivos no processo decisório: uma amostra com operadores da contabilidade.

Revista Universo Contábil, , v. 7, n. 3, p. 41-58, jul./set. 2011.

LUNELLI, Reinaldo Luiz. A contabilidade e o avanço da tecnologia. Disponível em: <http://www.portaldecontabilidade.com.br/tematicas/contabilidadeetecnologia.htm>. Acesso em: 22 set. 2014.

MACHADO, N. P. D. D. Organizações inovadoras: Estudo dos principais fatores que compõe um ambiente inovador. Revista Alcance – Eletrônica, v. 15, n. 3, p. 306-321, set./dez. 2008.

MACHADO, L.P; ALMEIDA, Antonio. Inovação e novas tecnologias. Disponível em: http://web.spi.pt/turismo/Manuais/Manual_III.pdf. Acesso em 23 Set.2014 MAGALHÃES, Ivan Luízio; PINHEIRO, Walfrido Brito. Gerenciamento de TI na prática: Uma abordagem com base na ITIL. Novatec, 2009.

MAHADEVAN, B. Business models for internet based e-commerce. Califórnia Management Review, v. 42, n. 4, Summer, 2000. In: ALBERTIN, Alberto Luiz; MOURA, Rosa Maria de (Org.). Tecnologia de informação. São Paulo:

305

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

Atlas, 2007.

MARTINS, Luís de Oliveira; NAGATSUKA, Divane Alves da Silva. Introdução à contabilidade. São Paulo: Futura, 2000.

MARTINS, G. A.; THÉOPHILO, C. R. Metodologia da investigação científica para ciências sociais aplicadas. São Paulo: Atlas, 2009.

MOSCOVE, Stephen A; SIMKIN, Mark. G.; BAGRANNOFF, Nancy A. Sistemas de informações contábeis. São Paulo: Atlas, 2002.

NASAJON, Cláudio; SANTOS, Eunice. SPED e NF-e: Vem cá, que a gente explica. Disponível em: < http://www.spedconsulta.com.br/> Acesso em: 2014.

NEGROPONTE, N. A vida digital. São Paulo: Companhia das Letras, 1995.

NEFF, Thomas J.; CITRIN, James M. Lições de sucesso: a busca pelos melhores líderes empresariais dos Estados Unidos. São Paulo: Negócio Editora, 1999.

OLIVEIRA, Marcos Roberto de; SILVA, Thiago Lopes da; FEITAL, João Carlos de Campos. A evolução da contabilidade e o mercado de trabalho. Disponível em: <http://fgh. escoladenegocios.info/revistaalumni/artigos/edEspecialMaio2012/vol2_noespecial_artigo_13. pdf>. Acesso em: 22 set. 2014.

PAULA, Maurício de. O sucesso é inevitável: Coaching e Carreira. São Paulo: Futura, 2005.

PERIN, Edson. TI para negócios: como fazer a tecnologia trabalhar pelo seu sucesso e da sua empresa. São Paulo: Netpress Books, 2010.

PEREIRA, S. A; LOCKS, R; MATOS, D. S; COSTA, G. B; Governança Eletrônica na Administração Pública: Estudo de caso sobre a nota fiscal eletrônica – NFe. Anais do 18º Congresso Brasileiro de Contabilidade. 2008.

PONTE, J. P. Tecnologias de informação e comunicação na formação de professores: Que desafios? Disponível em: <www.tecfa.unige.ch/tecfa/teaching/ staf17/102/ress/doc/p2>. Acesso em: 10 fev. 2014.

RECEITA FEDERAL DO BRASIL. Portaria RFB 2.521 de 29/12/2008. Disponível em: <http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Portarias/2008/ portrfb2521.htm>. Acesso em: 20 set. 2014.

RECEITA FEDERAL DO BRASIL. E-Lalur. Disponível em: <http://www1.receita.fazenda .gov.br/outros-projetos/e-lalur.htm>. Acesso em: 20 set. 2014.

306

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

RECUERO, Raquel. Redes sociais na internet. Porto Alegre: Sulina, 2010.

RESENDE, Vanessa. Redução de custos e maior transparência para empresas. Fenacon em serviços, Ano XIII, p. 20-23. . maio/junh. 2008.

RITTO, Antonio Carlos; SILVA, Luiz Sérgio Brasil d’Arinos. Os desafios das organizações na era do conhecimento. 1998, Rio de Janeiro. Anais do Seminário Internacional Business in Knowledge.

SILVA, Larissa R. Lira Aquino da. Gerenciamento de incidentes, segundo a ITIL. Disponível em: <http://www.profissionaisti.com.br/2009/03>. Acesso em: 10 set. 2014.

SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL. Receita Federal do Brasil. Disponível em: <http://www1.receita.fazenda.gov.br/sobre-o-projeto/ default.htm>. Acesso em: 20 set. 2014.

SOALHEIRO, B. CHA da competência. Disponível em: <http://www.ogerente.com.br/novo /colunasler.php?canallocal=488canalsub2=155&id=657>.

Acesso em: 22 set. 2014.

SOUZA, Maria Alves de; ILARINO, Samira; SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): Impactos da sua implantação na empresa. Revista Científica do Departamento de Ciências Jurídicas, Políticas e Gerenciais do UNI-BH. Monografia em Ciências Contábeis). Curso de Ciências Contábeis.

Junho, 2010.

SOUZA Orlando; Cesar Jaime, SANCHEZ Felipe. Gerenciamento de incidentes. Faculdade Infórium de Tecnologia, Belo Horizonte, MG, Brasil, Disponível em: <http://www. gerenciamentoincidentes.br>. Acesso em: 10 set. 2014.

SOUZA, Marcos Felipe Kretzer de. Mudanças operacionais na implantação do SPED Contábil. Estudo em uma empresa de produtos para diagnósticos, 2012. 43f. (Monografia em Ciências Contábeis) Curso de Ciências Contábeis.

Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2012.

SOUSA, T. Mapeamento de competências do profissional de sistemas de informação. 2008, 111 fls. Monografia (Bacharelado em sistemas de informações). Uniminas, Uberlândia, 2008.

SPED. Apresentação. 2012a. Disponível em: <http://www1.receita.fazenda. gov.br/sobre-oprojeto/apresentacao.htm>. Acesso em: 2014.

SPED. Benefícios. 2012b. Disponível em: <http://www1.receita.fazenda.gov.

307

DESCOMPLICANDO O SPED • Aspectos operacionais do Sistema Público de Escrituração Digital

br/sobre-oprojeto/beneficios. htm>. Acesso em: 2014.

SPED. NF-e - Ambiente Nacional. 2012c. Disponível em: <http://www1.receita. fazenda.gov.br/sistemas/nfe/>. Acesso em: 2014.

SPED. O que é. 2012 d. Disponível em: <http://www1.receita.fazenda.gov.br/ spedcontabil/o-que-e.htm>. Acesso em: 2014.

TAIT, T. F. C.. Arquitetura de sistemas de informação. Maringá: EDUEM, 2006.

TAPSCOTT, Don; WILLIAMS, Anthony D. Wikinomics: como a colaboração em massa pode mudar o seu negócio. Tradução de Marcello Lino. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2007.

TEIXEIRA FILHO, Jayme. Comunidades virtuais. Rio de Janeiro: Senac, 2010.

TURBAN, Efraim; EPHRAIM, Mclean; WETHERBE James. Tecnologia da informação para gestão. São Paulo: Bookman, 2004.

VERGARA, Sylvia Constant. Projetos e relatórios de pesquisa em administração. São Paulo: Atlas, 2010.

VIEIRA, M. F.; ZOUAIN, D. M. Pesquisa qualitativa em administração. Rio de Janeiro: FGV, 2004.

YIN, R.K. Estudo de caso: planejamento e métodos. Porto Alegre: Bookman, 2005.

YOUNG, Lúcia Helena Briski. SPED - Sistema Público de Escrituração Contábil: Coleção Prática Contábil. Curitiba: Júrua, 2009.

YOUSSEF, Antonio Nicolau. FERNANDEZ, Vicente Paz. Informática e sociedade. São Paulo: Ática, 2010.

WALTER, J. P; RIBEIRO, O. D. J. Sistema público de escrituração digital e nota fiscal eletrônica: O Brasil evoluindo com o contribuinte. 2010. Disponível em: <http://w3.ufsm.br/revistacontabeis/anterior/artigos/vIVn02/t008. pdf >. Acesso em: 22 set. 2014.

WANDER, Vanessa. P & R.Soluções de estratégia de conteúdo para atrair mais visitantes para seu site. Revista Net. Ano 13, n. 149. 2012.

308