MONITORARE LA FORMAZIONE: L’AUDIT
Obiettivi della risorsa di apprendimento
Saper sviluppare processi di audit formativo
L’audit delle risorse umane
• Modelli e tecniche di audit della formazione • Altri approcci associabili all’audit
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L’audit delle risorse umane
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È un processo che si compone di momenti di analisi, verifica della conformità degli atti aziendali o organizzativi, dell’analisi e diagnosi dei problemi allo scopo di proporre soluzioni e raccomandazioni al management/decisori, dando inizio alle opportune azioni correttive;
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È attento alle dimensioni “intangibili” dell’organizzazione
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Obbliga la formazione a rispondere meglio all'esigenza generale di contribuire con efficacia ed efficienza al raggiungimento degli obiettivi dell'impresa/organizzazione/istituzione
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Esempi di benefici intangibili nella formazione
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Aumento nella soddisfazione dei dipendenti Miglioramento del clima Riduzione dell’assenteismo Miglioramento della collaborazione Miglioramento della comunicazione Aumento dell’innovazione Miglioramento dell’immagine Aumento della fedeltà dei clienti
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Alcuni ambiti di analisi dell’audit della formazione
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Formati individuali (es. profilo in entrata vs in uscita) Processi formativi Relazioni con l’organizzazione (es. clima, produttività, redditività, qualità, capacità di risposta a nuovi bisogni/innovazione) Relazioni con la società e/o territorio (es. Riduzione della disoccupazione, aumento della produttività)
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Modelli di audit della formazione • • • • •
Basato sugli effetti (reazioni, risultati, impatti) Basato sul ciclo di vita del progetto Orientato all’azione formativa come “azione sociale” (processo, effetti, attori; atteso e inatteso) Orientato alla qualità dell’intervento (standard) Basato sulla “Gestione Progetti” (PM) (tempi, attività, costi e performance)
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La “catena” dell’intervento - (programme/policy-cycle UE) Problema, bisogno, questione
Obiettivi
Processo Outputs (Realizzazioni) Outcomes (Risultati) Outreach (Impatti) 7
Criteri di riferimento per l’audit
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Pertinenza (valuta se gli obiettivi individuati nel progetto/piano sono validi in rapporto ai problemi da risolvere e/o ai bisogni da soddisfare. Questo criterio dà luogo a un’analisi sistematica dei fattori influenti sui problemi da risolvere e sui progetti da realizzare).
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Efficacia (confronta i risultati ottenuti - grazie al processo di pianificazione - rispetto agli obiettivi prefissati, valuta gli effetti prodotti dalle azioni di pianificazione. E’ dunque centrato sugli obiettivi di processo).
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Efficienza (misura i rapporti costo/efficacia; stima i “costi” di pianificazione (finanziari e di impegno), considera se il progetto/piano prevede un utilizzo ottimale dei mezzi in relazione agli obiettivi da raggiungere).
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Criteri di riferimento per l’audit
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Opportunità (valuta se le decisioni prese grazie al processo e al progetto/piano sono state adottate nei tempi e nei modi opportuni)
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Coerenza (misura il legame fra gli obiettivi e le modalità di formazione previsti dal progetto/piano o, fra i mezzi di formazione e i vincoli e le risorse esistenti, da una parte, e i livelli e le caratteristiche dei formandi dall’altra).
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Conformità (verifica se le procedure amministrative, tecniche e finanziarie previste nel dispositivo e/o utilizzate nel processo rispettano le norme in vigore (o i contratti sottoscritti)
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Accettazione (verifica se il progetto/piano (e il processo seguito) sono idonei a sviluppare presso i formandi il gusto, la volontà, la capacità di apprendere).
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Dati e fonti per l’audit
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I bisogni o i desideri/domanda della popolazione-target Le finalità e gli obiettivi del programma/progetto/intervento Standard o requisiti di natura tecnico/professionale Pratiche consolidate (benchmarking) Altri programmi/progetti/interventi analoghi Requisiti/vincoli di natura legale o normativa Performance precedenti; dati storici Indicazioni definite dal responsabile del programma Opinione di esperti Opinione/punto di vista degli attori formativi Situazione esistente prima dell’intervento per la popolazione target Situazione in assenza del programma (controfattuale) Costo (assoluto o relativo)
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Tecniche e strumenti di audit
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Testi (documenti, rapporti di ricerca,…) Indicatori ed indici Questionari (formulario, scheda di verifica, scheda Di valutazione/autovalutazione, ...) Interviste agli attori o stakeholders Interazione con esperti (focus-group, Brainstorming, Delphi, check-list, …) Analisi costi-benefici Osservazione sul campo
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Altri approcci associabili all’audit
Il R.O.I. della formazione •Convertire l’effetto/i individuato (isolato) della formazione in valore monetario attraverso: monetizzazione dell’aumento delle performance, del costo del personale, del costo della qualità; •Stima da parte di interni e/o esterni; data-base esistenti; stime da parte dei destinatari. •Identificare il costo della formazione (dalla progettazione alla chiusura). •Formula: benefici – costi/costi *100.
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Verifica preventiva della fattibilità e opportunità di un intervento formativo (anche ex post), in funzione del rapporto tra costi e benefici dello stesso
Alcuni prerequisiti per il suo buon esito
L’analisi costi benefici (Cost-Benefits Analysis - CBA) • Possibilità di misurare le variazioni delle prestazioni dei beneficiari dopo il periodo formativo; • Possibilità di individuare un criterio di misurazione delle prestazioni; • Tipologia di bisogni basati su carenze specifiche in termini di apprendimenti; • L’attività formativa progettata in modo da rispondere ai fabbisogni formativi individuati;
• Possibilità di controllo/misurazione dei fattori non influenzabili dall’intervento formativo, ma che possono distorcerne i risultati.
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L’analisi costi benefici (Cost-Benefits Analysis - CBA)
Punti di forza
• Aiuta a fare scelte con maggiore razionalità e ad allocare in modo corretto le risorse; • Ideale per effettuare costantemente confronti tra alternative di formazione del tipo make or buy; • Diffonde la convinzione che l’area delle risorse umane sia strategica per l’organizzazione; • A livello di sistema formativo aziendale, contribuisce alla conoscenza e al controllo del sistema stesso;
• Migliora l’efficienza ed aumenta la motivazione della gestione delle risorse umane
Punti di debolezza • Affidabilità della monetizzazione delle variabili; • Ipotesi talora soggettive; • Difficoltà di ripartizione dei costi; • Necessità di un sistema informativo specifico sui costi e attività;
• Necessità della piena condivisione dei vertici aziendali
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ESERCITAZIONE
Sulla base dei criteri di riferimento per l’audit formativo prova a descrivere esempi fittizi o reali da te conosciuti su come applicare il relativo criterio. Infine definisci una bozza di piano di audit per un progetto formativo interno al tuo CFP tenendo presente i quattro criteri appena descritti. Fai una comparazione con le tue descrizioni e cerca di individuare i punti di debolezza del piano
n.
Criteri di riferimento per l’audit
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Pertinenza
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Efficacia
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Efficienza
4.
Coerenza
Descrizione
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APPROFONDIMENTI
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Definizione audit: http://en.wikipedia.org/wiki/Audit
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Strumenti per l’audit: http://bit.ly/strumenti_audit
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