Informe Número 8 del Mes de Abril de 2008 by codae CODAE

INFORME NÚMERO 8 DEL MES DE ABRIL DE 2008 ACTIVIDADES DEL MES DE ABRIL DEL COORDINADOR DEL PROYECTO DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL Y EMPODERAMIENTO DE LA CODAE Y LAS ORGANIZACIONES AFROECUATORIANAS TF: 056893 FECHA: 6 de mayo de 2008 A continuación se presenta el informe numero 8, correspondiente a las actividades realizadas durante el mes de ABRIL del 2008 dentro del marco de la ejecución del proyecto Fortalecimiento Organizacional y Empoderamiento de la CODAE y las Organizaciones Afroecuatorianas TF 056893. (En adelante proyecto CODAE.-BM) Las actividades suscritas se basan tanto en el manual de operaciones del proyecto, como en los Términos de Referencia para la contratación del Coordinador General. Así mismo dichas actividades se circunscriben dentro de la propuesta de Plan Operativo hecha por el Director General del Proyecto, el mismo que fue presentado a consideración de las autoridades de la CODAE y dado su visto bueno por el Banco Mundial.

1. Introducción general -

Al cumplirse el 8 mes del proyecto CODAE-BM el nivel de ejecución del proyecto no supera el 40%. Este porcentaje frente al tiempo estimado de ejecución (12 meses) obviamente no es optimista.

Sin embargo este retrazo en la agilidad de la ejecución tiene explicaciones fundamentadas en factores externos y ajenos a la voluntad del proyecto. De acuerdo al IDF del Banco Mundial el proyecto se ejecutaría en un tiempo de 24 meses. Pero dado los retrasos en la ejecución del mismo, la nueva administración de la CODAE, decidió ejecutarlo en 12 meses

El proyecto fue aprobado y firmado el 17 de agosto del 2006. Su fecha de inicio debió ser el 4 de abril del 2007. En tanto su fecha de cierre ha sido fijada el 17 de agosto del 2009.

El proyecto no comenzó en abril del 2007. Su ejecución comenzó en septiembre del 2007, gracias a la acción del nuevo secretario ejecutivo de la CODAE, señor José Chalá Cruz. Una acción a tiempo, pues el Banco Mundial ya estaba anunciando su cierre por falta de ejecución. 1

Entre septiembre y diciembre de 2007, el proyecto cumplió los primeros 4 meses de ejecución. A este tiempo se ejecutó el 24% de las actividades, y el 8% de los recursos totales. (ver primer informe trimestral enviado al BM)

Se previó que para el segundo trimestre las actividades del proyecto fluyeran con más agilidad.

A la fecha, el avance de actividades del proyecto se calcula en un 40%, en tanto la ejecución de los recursos alcanza el 23% ($50.000). Este porcentaje no es satisfactorio, pues se tenía un pronóstico de ejecución al menos del 50%.

En síntesis, al cumplirse el segundo trimestre hemos tenido un retrazo de ejecución del 10%. Las razones de retrazo principalmente obedecen a causas externas, emanadas de la transición del control contable financiero público del Estado al nuevo Sistema de Gestión Financiera E- SIGEF, la cual llevó a cabo en enero del 2008.

El 10 de marzo del 2008 se cursó una comunicación formal al Banco Mundial donde se exponían los principales inconvenientes que desde enero a la esa fecha estaban ocurriendo para la normal ejecución del proyecto. Dichos inconvenientes tenían que con: a) La no apertura del espacio presupuestario del proyecto en el e- SIGEF por parte del Ministerio de Finanzas; b) La falta de registro en el e- SIGEF del uso de las diversas fuentes de financiamiento (fiscales y de donación) para el pago de proveedores, tanto de la institución como del proyecto; y c) Errores en el e- SIGEF en el registro del saldo inicial bancario del proyecto por parte del Ministerio de Finanzas, en la cuenta especial del Banco Central que mantiene los recursos del proyecto.

Vale aclarar que estas anomalías presentadas en el e –SIGEF fueron producto de la fase experimental del mismo sistema, por cuanto el Gobierno Nacional decidió poner en marcha de manera total este sistema a partir de enero del 2008, sin prever las problemáticas que podrían presentarse afectando los normales desarrollos de los proyectos del Estado.

Finalmente el 28 de abril de 2008 las transacciones financieras del proyecto en el e- SIGEF cobraron normalidad, en relación con el proyecto. Desde enero hasta ese tiempo las acciones del proyecto estuvieron concentradas en solucionar estos inconvenientes, los cuales se convirtieron en una verdadera traba que impedía la ejecución de recursos y generaba un margen de incertidumbre muy alto respecto al futuro del mismo.

Pese a lo anterior, el plan operativo del proyecto continuó ejecutándose con actividades específicas de los componentes, los cuales no ameritaban ejecución de recursos (ver informes de consultores correspondientes a los meses de enero, febrero, marzo y abril)

SITUACION ACTUAL

En 8 meses solo hemos ejecutado el 23% de los recursos del proyecto. ($50.000) Quedando por ejecutar el 77% ($165.000) para el período de 4 meses, que resta de ejecución del proyecto, de acuerdo a la fecha prevista por la CODAE, aunque para el Banco el proyecto se cerraría en agosto del 2009.

Partiendo del escenario optimista de que no existan mas conflictos con el ESIGEF y que la fluidez de recursos del proyecto corra con normalidad, el equipo del consultores del proyecto tienen la siguiente propuesta para alcanzar a ejecutar el proyecto en tiempo de un año que fijó la CODAE: a) Ejecutar en forma paralela las actividades pendientes y estratégicas de los componentes 2 y 3, las cuales se concentran particularmente en talleres y capacitación a las organizaciones sociales de afroecuatorianos, las mismas que implican: - Actividad 2.1 del componente 2: Validación del Marco Legal e Institucional por la Población. - Actividad 2.2 del componente 2: Entrenamiento a 35 lideres sobre procesos de personería jurídica - Actividad 3.2 del componente 3: Discusiones de Políticas Públicas por sector b) Estas tres actividades deben darse de forma paralela. Para lo cual los consultores elaboran las metodologías, los manuales de capacitación, los TDRs de los talleres y la capacitación misma. En tanto se contraría de manera externa aspectos que tienen que ver con apoyo logístico, convocatorias, administración de recursos pequeños de los talleres (transporte, alimentación, hospedajes, locales, materiales). La contratación externa de estos servicios facilitaría que al menos en estos 4 meses restantes dichas actividades se puedan cumplir c) Al mismo tiempo, los consultores estarían evacuando otras actividades que igualmente son urgentes y que esperan la no objeción del Banco Mundial: Actividad 3.1 del componente 3; actividad 1.4 del componente 1 d) Quedaría pendiente por consultar al Banco en que consiste la actividad 3,4 del componente 3, referida a supervisión.

Conclusión: -

Sería importante tener en cuenta el proyecto tiene un retrazo de 4 meses. Por tanto nuestros pronósticos de cumplir con el 100% del proyecto a septiembre del 2008 es reservado. Creemos importante tomar en consideración este aspecto, sobre todo que el rubro de consultorías está comprometido hasta septiembre en el caso del coordinador general, y hasta noviembre para el caso de los consultores en asesoría financiera y asesoría jurídica. De allí que sea necesario considerar una reforma a las categorías financ

- ieras. Actividades realizadas por el coordinador general del proyecto en el mes de abril de 2008 Nro

Componente

Actividad

Subactividad

Fortalecimiento de la capacidad financiera de la CODAE para promover políticas públicas

Análisis de la inversión pública en educación, salud e infraestructura

Remisión al Banco Mundial de documentos para no objeción: 1) Pedido de propuesta para consultoría Gasto Social y Etnicidad en el Ecuador

Descripción de los logros

Medios de verificación Oficio enviado al Banco (Anexo 1)

Se remitió al Banco Mundial la documentación para la no objeción del pedido de propuesta para contratación de la consultoría para el desarrollo de la actividad 3.1 del componente 3: Mapeos de inversión publica en salud, educación e infraestructura Coordinación con Se logró, finalmente, Informe del la asesoría destrabar todos obstáculos consultor financiera del para el flujo de fondos del financiero proyecto para el proyecto generados por la seguimiento de implementación del E-SIGEF los cuellos de en el Ministerio de Finanzas botellas generados por el E-SIGEF en el ministerio de Finanzas

RESULTADOS

Observación

Documentos enviados para comenzar proceso de contratación de acuerdo a las normas y procedimientos del BM

Se espera la no objeción del Banco Mundial

Las gestiones del todo el equipo de la CODAE ante el ministerio de finanzas permitieron que el proyecto superara trabas en el flujo financiero en el E-SIGEF. Estas trabas generaron un retrazo de 4 meses en la ejecución normal del proyecto

Los problemas solucionados fueron respecto a: No apertura del espacio presupuestario del proyecto en el e- SIGEF por parte del Ministerio de Finanzas; La falta de registro en el e- SIGEF del uso de las diversas fuentes de financiamiento (fiscales y de donación) para el pago de proveedores, tanto de la institución como del proyecto; y Errores en el eSIGEF en el registro del saldo inicial bancario del proyecto por parte del Ministerio de Finanzas, en la cuenta especial del Banco Central que mantiene los recursos del proyecto

Análisis con el Banco Mundial sobre alternativas de solución respecto a los problemas presentados en el proyecto ante implementación del E-SGIFE

Se realizaron reuniones con las autoridades del Banco Mundial para estudiar la alternativas de pago directo a los consultores, toda vez que por las trabas del E-SIGEF los consultores del proyecto no recibieron sus honorarios a tiempo

Memorias de campo y correos Electrónicos (Anexo 2)

El 23 de abril se realizó en el BM una reunión con Pilar Larreamendi, contraparte del proyecto. De allí se solicitó un compendio de avances al segundo cuatrimestre El 25 de abril hubo una reunión con Gustavo Raposo, oficial del BM en Washington, donde se analizaron varias alternativas al cuellos de botella generados por el ESIGEG

Mejoramiento de la capacidad tecnológica actual (sw) Fortalecimiento de la Auditoría externa capacidad financiera y sistema de manejo de recursos

Pedido de autorización a CODAE para la compra de SW

Se solicitó autorización para la compra de dos SW: a) Para la legislación ecuatoriana y, b) Para la Administración de Proyectos de Desarrollo Remisión al Se remitió al Banco Mundial Banco Mundial de los documentos para la no documentos sobre objeción para el pedido de pedido de propuesta para la

Memo de solicitud de pedido (Anexo 3)

Pedido autorizado

Oficio enviado al Banco (Anexo 1)

Documentos enviados para comenzar proceso de contratación de

Del diálogo con el Banco Mundial se concluyó lo siguiente: - Los problemas generados por el E SIGEF al proyecto no son una sorpresa, pues es compresible que el ESIGEF es nuevo. Y esos problemas igualmente se han presentado en otros proyectos del Banco Mundial en Ecuador - Hay que estar preparados en caso de que pueda, eventualmente, aparecer más problemas, dado la fase experimental del ESIGEF (Este sistema es impulsado por el mismo BM) - Es posible hacer una solicitud de pago directo a los 3 consultores por el período que resta de ejecución del proyecto - No es posible autorizar incrementos en los desembolsos inicial, al menos que no sea mayor al 30% Se espera desarrollar el proceso de compra los días siguientes del mes de mayo Se espera la no objeción del Banco Mundial

Validación del marco legal e institucional de la CODAE

Actividades anexas

Capacitación del marco legal e institucional por la población

Matriz de actividades realizadas y pendientes a realizar a corte de abril del 2008 Informe consolidado del segundo cuatrimestre enviado al Banco Mundial Apoyo al CODAE en la comisión de

propuesta para la contratación de la auditoría externa del proyecto Elaboración del manual Marco Legal e Institucional de la CODAE

contratación de la auditoría externa del proyecto

TDRs para la contratación de servicios logísticos para la realización de cinco talleres de validación de marco legal e institucional de la CODAE Pedido para la publicación del Manual para la Validación del Marco Legal e Institucional de CODAE

A partir de la aprobación de estos TDRs, se procederá a realizar el proceso de contratación de una ONG u organización profesional de todo el aspecto logístico de los talleres de validación

Documento anexo (Anexo 5)

Los TDRs facilitan el proceso legal para la contratación de la publicación

Documento anexo (Anexo 6)

La matriz realizada de los 3 componentes sirvió para hacer una evaluación del Estado del Arte de las actividades del proyecto Se especifica el avance de cada una de las actividades del proyecto

Matriz anexa (Anexo 7)

Este documento sirve de base Documento para los talleres de validación anexo comunitaria. (Anexo 4)

acuerdo a las normas y procedimientos del BM Un documento de 35 páginas que contiene 3 partes: Marco jurídico, estructura institucional y plan estratégico TDRs que facilitaran la ejecución total de la actividad 2.1

TDRs que facilitaran la ejecución total de la actividad 2.1

Este documento debe ser enviado a publicación por una editorial

Los TDRs deberán ser aprobados por CODAE y de inmediato comenzar el proceso de contratación

Documento anexo

estadísticas afroecuatorianas e indígenas del INEC (CONEPIA)

John Antón Sánchez, Director General Proyecto CODAE-BM

Visto Bueno: José Chalá Cruz Secretario Ejecutivo CODAE

Quito, mayo 5 de 2008