Acuerdos 2018 by COIMUNICACIONESCIPB

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Coimpresores Bogotá Consejo de Administración Principales Marlén Navarrete José Caviedes Santos Camacho James Rubio S. Mario Galvis Ana Beatriz Rojas Jorge Alba R. Suplentes Jaime Escobar Secretaría General y Jurídica Consejo de Administración Kelly C. Gómez Gómez Junta de Vigilancia Juan Pablo López, presidente Gloria Fonseca, vicepresidente Efraín Camargo Gerencia Jesús Alfredo Sánchez Edición Comité de Comunicaciones Diseño y Diagramación Jenyffer Pérez Montaño Comité de Comunicaciones Cooperativa de Impresores de Bogotá Cra. 31 No. 22 B - 15 PBX: (571) 208 8700 Bogotá D.C., Colombia presidencia@cipb.net secrecon@cipb.net junta.vigilancia@cipb.net gerencia@cipb.net comunicaciones@cipb.net info@cipb.net www.cipb.net Todos los derechos reservados, este material no se puede reproducir por ningún medio sin previa autorización por escrito de la Cooperativa de Impresores de Bogotá.

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Acuerdos 2018 Acuerdo 035

Acuerdo 036

Acuerdo 037

Acuerdo 042

Acuerdo 043

Acuerdo 045

Acuerdo 046

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ACUERDO 035 (Junio de 2018)

“Por el cual se reglamentan los criterios generales de las unidades de negocio de la Cooperativa de Impresores de Bogotá” El Consejo de Administración de la Cooperativa de Impresores de Bogotá, en uso de las facultades legales, en aplicación de las normas estatutarias vigentes y, CONSIDERANDO: Que de conformidad con el Artículo 6 del Estatuto es objetivo de la Cooperativa promover beneficios para sus Asociados. Que Coimpresores Bogotá es una entidad de carácter multiactivo, que desarrolla actividades establecidas en las secciones señaladas en el Estatuto. Que corresponde al Consejo de Administración reglamentar los distintos servicios de la Cooperativa y dar cumplimiento a los objetivos estratégicos establecidos en el Plan de Desarrollo. Que en mérito de lo expuesto, ACUERDA: Artículo 1. Definición y objetivos: se consideran unidades de negocio todas aquellas que desarrollan las secciones determinadas por la Ley y el Estatuto, cuyas actividades se encaminan a proveer servicios o bienes a

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los Asociados y clientes. Los objetivos de estas unidades estarán sujetos a los objetivos generales de la Cooperativa y a su declaración de Misión, Visión y Políticas. Artículo 2. Presentación y creación de unidades de negocio: todo proyecto de unidad de negocio deberá presentarse por escrito en la Secretaría General con mínimo quince (15) días calendario de anticipación a la sesión ordinaria del Consejo de Administración y firmado por al menos dos (2) integrantes del Consejo de Administración o mínimo tres (3) Asociados que no pertenezcan a éste. Su creación estará sujeta a la comprobación de la viabilidad jurídica, comercial, administrativa, tecnológica, técnica y financiera del proyecto, en la cual se deberá garantizar razonablemente la autonomía económica y el impacto social de la misma propuesta y el apoyo a los Asociados de la Cooperativa. El Consejo de Administración estudiará el proyecto y decidirá sobre su creación en votación abierta por consenso o en su defecto por mayoría simple de votos. Artículo 3. Rigor empresarial: las unidades de negocio desarrollarán sus operaciones con rigor y efectividad empresarial para garantizar un beneficio real al proceso empresarial de la Cooperativa. Artículo 4. Control administrativo: el Consejo de Administración, junto con la Gerencia, ejercerá control permanente en las áreas administrativas y financieras para asegurar el adecuado funcionamiento de cada unidad de negocio. Las actividades administrativas estarán sujetas a las políticas que para el efecto determine el Consejo de Administración. Artículo 5. Coordinación y vigilancia: la coordinación y la vigilancia de las unidades de negocio estarán en cabeza de un comité conformado por al menos un representante del Consejo de Administración, el gerente y el director de la unidad; el comité podrá invitar un integrante de la Junta de Vigilancia y al revisor fiscal. 6

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El coordinador del comité será el representante que el Consejo de Administración designe. De cualquier forma, el Consejo podrá modificar esta estructura de acuerdo con las necesidades. Las funciones específicas del Comité se establecerán en el reglamento correspondiente. Artículo 6. Dirección: cada unidad de negocio tendrá un director cuyas funciones específicas se establecerán en el reglamento correspondiente. La dirección de cada unidad de negocios será realizada por un profesional idóneo que garantice el conocimiento y la experiencia en el objeto del negocio. Artículo 7. Autonomía. Las unidades de negocio tendrán un carácter autónomo en la definición de sus políticas comerciales, en la prestación de sus servicios, costos de los mismos y aspectos técnicos. Artículo 8. Subordinación del director: el director de cada unidad de negocio estará subordinado al coordinador del comité de cada unidad de negocio. Artículo 9. Informes. El director de cada unidad de negocio presentará un informe trimestral y anual ante el Consejo de Administración o en el momento en que éste lo solicite. Los informes financieros serán presentados por el gerente en cada Consejo de Administración, los cuales deberán reflejar la actividad de estas unidades en forma desagregada, incluyendo los gastos de administración incurridos en su operación. Artículo 10. Facturación. De conformidad con la naturaleza de la unidad de negocio, el director deberá remitir mensualmente los soportes de prestación de servicios al Departamento de Cartera, el cual emitirá las notas débito y realizará la gestión de recaudo por la prestación de los servicios. 7

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Artículo 11. Vigencia. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición (actualización).

Dado en Bogotá a los dieciocho (18) días del mes de junio de 2018.

JAMES RUBIO SOTO Presidente

KELLY GÓMEZ G. Secretaría

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ACUERDO 036 (Junio de 2018) “Por el cual se reglamentan los derechos a la información e inspección de los Asociados de la Cooperativa de Impresores de Bogotá” El Consejo de Administración de la Cooperativa de Impresores de Bogotá, en uso de las facultades legales, en aplicación de las normas estatutarias vigentes y, CONSIDERANDO: Que la Ley 222 de 1995 artículo 48 señala la facultad que tiene el Asociado de examinar directamente o mediante persona delegada para el efecto, los libros y comprobantes con el fin de enterarse de la situación administrativa y financiera de la asociación a la cual pertenece. Que el artículo 17 del Estatuto de Coimpresores Bogotá señala que son derechos de los Asociados “fiscalizar la gestión de la Cooperativa, cumpliendo con lo establecido en el presente Estatuto”, así como “los demás que resulten de la Ley, el Estatuto y los reglamentos”. Que para cumplir con el mandato del Estatuto, se debe posibilitar la inspección de la documentación que los Asociados requieran para tal fin. Que de conformidad con el Concepto de la Superintendencia de la Economía Solidaria No. 018118-2 del 27 de mayo de 2009, el uso de los derechos de información e inspección no debe entorpecer el normal desarrollo de las actividades de la Cooperativa. Que se ha estimado pertinente reglamentar el derecho de inspección e información de los Asociados de Coimpresores Bogotá. Que en mérito de lo expuesto,

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ACUERDA: Artículo 1. Definición. El derecho de inspección es aquel del que gozan todos los Asociados de Coimpresores Bogotá y que tiene como fin esencial la facultad de examinar las actas, libros, estados financieros, informes y demás documentos, siempre que no versen sobre asuntos industriales, cuando se trate de datos que puedan ser utilizados, en detrimento de la sociedad o que estén sujetos a reserva legal de conformidad con la Constitución y la Ley. Artículo 2. Inspección de libros. Los libros de actas de la Asamblea, del Consejo de Administración, los acuerdos y documentos de este órgano, así como los de los comités y la Junta de Vigilancia, estarán a disposición de los Asociados que así lo soliciten en la Secretaría General. Artículo 3. Condicionamiento. El ejercicio de los derechos de los Asociados frente a la Cooperativa está condicionado al cumplimiento de los deberes, tal como lo señala el Estatuto vigente. Artículo 4. Solicitud de inspección. El Asociado deberá radicar en la Secretaría General solicitud escrita donde establezca claramente la información que desea examinar, así como una explicación general de los fines de su inspección, manifestando si la solicitud respectiva es a título informativo o de control, lo que permitirá determinar el órgano competente para su tramitación. Artículo 5. Prohibición. En ningún caso, el derecho de inspección se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que, de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de Coimpresores Bogotá. Artículo 6. Información ya suministrada. Cuando la solicitud de inspección, consulta o de expedición de copias verse sobre documentos 11

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que oportunamente fueron publicados o remitidos al peticionario, en atención a sus funciones de integrante del Consejo de Administración, miembro de la Junta de Vigilancia, revisor fiscal o delegado, se procederá a informar al solicitante la fecha de envío. Artículo 7. Solicitud de información o inspección. Las solicitudes deberán radicarse en la Secretaría General y dirigirse de acuerdo con la naturaleza de la misma, a los siguientes órganos: 1. Documentos del Consejo de Administración. Solicitud al presidente del Consejo, quien autorizará a la Secretaría General. 2. Documentos del revisor fiscal o informes de este órgano. Directamente a la Revisoría Fiscal. 3. Documentos Junta de Vigilancia. Al presidente de la Junta. 4. Documentos contables y otros documentos. Solicitud al Gerente, quien autorizará a quien corresponda. Parágrafo 1. Está expresamente prohibido a cualquier trabajador de Coimpresores Bogotá, diferente a los indicados en este artículo, proveer información de la Cooperativa. Se exceptúa de esta prohibición la información necesaria para el trámite de alguna solicitud de un servicio o la que se derive directamente de esta situación. Artículo 7. Solicitudes de control. Cuando de la solicitud presentada por un Asociado o algún órgano de la Cooperativa se entienda que su finalidad es de control, la Secretaría General dará traslado de la misma al órgano correspondiente dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo. Artículo 8. Expedición de copias. En virtud del carácter público del que gozan las actas, los Asociados en ejercicio del derecho de inspección y de fiscalización, podrán tener acceso a ellas para consulta y conocimiento, sin que para ello sea necesaria la expedición de copias a cada Asociado, toda vez que supera el derecho consagrado en la legislación mercantil y produce desorden administrativo, así como sobrecarga de trabajo para los empleados. 12

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Artículo 9. Excepción. Si el Asociado no reside en la Ciudad de Bogotá, el órgano a que corresponda la solicitud de información o inspección, decidirá si se proveerá a cargo del Asociado fotocopias de la documentación respectiva. Artículo 10. Costos. La expedición de fotocopias se producirá una vez el Asociado realice el pago total de las mismas mediante consignación en la cuenta que habilite la Cooperativa para tal fin, cuyo plazo será de treinta (30) días calendario, a partir del momento en que se le informe sobre el costo de las fotocopias. Si al vencimiento del término, el solicitante no ha procedido a cancelar el valor de las mismas o a acreditar su pago, se entenderá que ha desistido de su solicitud. Los costos de correo serán asumidos por el Asociado. Artículo 11. Entrega de la información. Una vez el solicitante haya acreditado el pago de las fotocopias, el órgano correspondiente deberá expedirlas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si la naturaleza o el volumen de las fotocopias requieren ampliación del plazo de entrega, se le comunicará dicha circunstancia al peticionario señalando claramente el tiempo en que se entregará la información. La información se entregará en la forma en que está producida y no será obligación del órgano correspondiente elaborar información especial que el Asociado requiera, así como tampoco se producirán cuadros estadísticos o listados especiales diferentes a los existentes en el sistema de información contable o cualquier otro que posea la Cooperativa. La obligación de la Cooperativa se limita a proporcionar al Asociado la información requerida en la forma en que habitualmente se produce. Artículo 12. Inspección de estados financieros. Previo a la celebración de la asamblea general ordinaria o extraordinaria en que se aprueben los estados financieros, éstos, así como los demás documentos pertinentes, se pondrán a disposición de los asociados, en el domicilio principal de Coimpresores con mínimo de diez (10) días hábiles de anticipación a la celebración de la reunión.

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Artículo 13. Confidencialidad y buen uso de la información. La información de los Asociados tendrá carácter confidencial, razón por la que no está permitido a ningún trabajador de la Cooperativa entregar información de un Asociado a terceros, sean éstos Asociados o no. El buen uso de la información suministrada por la Cooperativa, en cumplimiento del derecho aquí reglamentado, será responsabilidad del solicitante y se considerará falta grave e igualmente lo será el uso indebido, en beneficio propio o de terceros, de información de la Cooperativa obtenida con base en el derecho de información e inspección. Artículo 14. Vigencia y Divulgación. El presente Acuerdo tiene vigencia, a partir de la fecha de aprobación por el Consejo de Administración. Su original permanecerá en el archivo de la Secretaría General, se entregará copia a todos los órganos de control y a los Asociados de Coimpresores Bogotá.

El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición (actualización) y deroga todas las disposiciones reglamentarias proferidas sobre la materia. Dado en Bogotá a los dieciocho (18) días del mes de junio de 2018.

JAMES RUBIO SOTO Presidente

KELLY GÓMEZ G. Secretaría

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ACUERDO 037 (Junio de 2018) “Por el cual se reglamenta la habilidad e inhabilidad de los Asociados de la Cooperativa de Impresores de Bogotá para asistir a las asambleas generales” El Consejo de Administración de la Cooperativa de Impresores de Bogotá, en uso de las facultades legales y estatutarias, en especial, de las contempladas en el Artículo 10 y en el numeral 4 del Artículo 57 del Estatuto vigente, CONSIDERANDO: Que al tenor del Artículo 27 º de la Ley 79 de 1988: “La Asamblea General es el órgano máximo de administración de las cooperativas y sus decisiones son obligatorias para todos los Asociados, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, reglamentarias o estatutarias. La constituye la reunión de los Asociados hábiles o de los delegados elegidos por éstos. Parágrafo. Son asociados hábiles, para efectos del presente artículo, los inscritos en el registro social que no tengan suspendidos sus derechos y se encuentren al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones de acuerdo con los estatutos o reglamentos”. Que el parágrafo 1° del Artículo 17 de la Ley 79 de 1988, dispone: “Los estatutos serán reglamentados por el Consejo de Administración, con el propósito de facilitar su aplicación en el funcionamiento interno y en la prestación de servicios”. Que el Estatuto en el Capítulo III, Artículo 13, establece las condiciones para ser Asociado y en su Capítulo V establece los preceptos generales que rigen la celebración de las asambleas. Que el Artículo 10 y el numeral 4 del Artículo 57 de Estatuto, otorgan al Consejo de Administración la función de expedir las normas que considere convenientes y necesarias para la dirección y organización de la Cooperativa y el cabal logro de sus objetivos. 16

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Que el Artículo 44 del Estatuto vigente dispone: Asociados hábiles. “Son Asociados hábiles los inscritos en el Registro Social que no tengan suspendidos sus derechos y se encuentren al corriente en el cumplimiento de todas sus obligaciones con la Cooperativa en la fecha que señale la convocatoria para la celebración de la Asamblea General y de conformidad con el Reglamento que sobre el particular expida el Consejo de Administración”. Que en virtud de las normas señaladas, el Consejo de Administración tiene la facultad de reglamentar los criterios generales de habilidad e inhabilidad para la Asamblea General de Asociados. En mérito de lo expuesto, ACUERDA: Artículo 1. Objeto. El presente Acuerdo tiene como objeto determinar los criterios generales de habilidad de los asociados para poder participar en las asambleas generales ordinarias y extraordinarias de Coimpresores Bogotá. Artículo 2. Asociado hábil. Es asociado hábil el inscrito en el Registro Social que no tenga suspendidos sus derechos y que a la fecha de la convocatoria a la Asamblea General se encuentre al corriente del cumplimiento de todas sus obligaciones con la Cooperativa, en especial de las siguientes: 1. 2. 3. 4.

Pago de aportes sociales. Pago de obligaciones de cartera, la cual no podrá ser superior a 120 días. Haber realizado el curso básico de cooperativismo. Haber obtenido la rectificación por escrito, si por error de la administración y del reclamo presentado por el Asociado afectado, se aclara el asunto que hubiera motivado inicialmente la calificación como Asociado inhábil. En los casos de procesos de elección, se deberá producir en forma inmediata la inclusión del Asociado en la lista de Asociados hábiles, dejando la respectiva constancia escrita.

Parágrafo. Se consideran aportes sociales para efectos de la habilidad los siguientes: 1. Los aportes ordinarios mensuales que suscriban los Asociados. 2. Los aportes que correspondan al 2% de capitalización. 3. Los aportes extraordinarios que apruebe la Asamblea General. 17

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Artículo 3. Pago de obligaciones de cartera y aportes. Para ser asociado hábil y poder participar en la asamblea ordinaria o extraordinaria, la Cooperativa aceptará, para efectos de la cancelación de las facturas y aportes, los siguientes medios de pago: 1. 2. 3. 4. 5.

Efectivo Transferencia electrónica. Aceptaciones bancarias. Tarjeta de Crédito. Cheque de gerencia, cheque al día y cheque posfechado, los cuales deberán haber hecho canje a más tardar un (1) día antes de la verificación de habilidad. 6. Cualquier otro medio de pago que sea verificable. Artículo 4. Curso de cooperativismo. Una vez el Comité de Cupos de Crédito y Cartera considere viable la admisión de un nuevo Asociado, la Secretaría General procederá a solicitar a la coordinadora (or) del Comité de Educación y al gerente que se realicen los trámites administrativos para que el solicitante sea invitado al curso básico de cooperativismo, según lo establece el Estatuto vigente. Artículo 5. Fecha de la convocatoria y de la Asamblea General. El Consejo de Administración fijará la fecha de la Convocatoria y de la Asamblea General de Asociados e instruirá a la Secretaría para que proyecte las comunicaciones y realice los trámites legales y estatutarios pertinentes. Artículo 6. Verificación de la calidad de Asociado hábil. La Junta de Vigilancia, como órgano de control social, en coordinación con la Administración, además de verificar el listado de Asociados inhábiles y hábiles, procederá a fijar el listado de Asociados inhábiles en lugares visibles de las oficinas de la Cooperativa, por un término no inferior a diez (10) días hábiles anteriores a la celebración de la Asamblea. Artículo 7. Reclamos. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir de la fijación de las listas de Asociados inhábiles, quienes consideren vulnerados sus derechos, podrán reclamar a la Junta de Vigilancia por escrito, sustentando sus razones, con el fin de que este órgano dirima su situación, 18

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para lo cual el órgano de control dispondrá de un término improrrogable de dos (2) días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción del documento contentivo de la reclamación. Artículo 8. Silencio del Asociado. En el evento en que el Asociado guarde silencio, esto implicará su aceptación de inhabilidad. Sin perjuicio de lo anterior, si la administración o la Junta de Vigilancia encuentran que el asociado no era inhábil sino que se trata de un error en la elaboración de la respectiva lista, podrán de oficio incluirlo en la lista de hábiles, así no haya presentado su reclamación. Artículo 9. Notificación de la convocatoria. De acuerdo con el Artículo 46 del Estatuto vigente, la notificación de la convocatoria se hará con una anticipación no inferior a diez (10) días hábiles, mediante comunicación escrita, que se enviará a todos los asociados a la dirección que figure en los registros de la Cooperativa o mediante avisos públicos colocados en lugares visibles en las diferentes dependencias de ésta. Artículo10. Asociado hábil para elegir y ser elegido. El Asociado que cumpla con los requisitos establecidos en el Artículo 54 del Estatuto vigente, Artículo 2 del presente Acuerdo y demás normas concordantes, podrá elegir y ser elegido en los eventos electorales y democráticos de Coimpresores Bogotá. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición (actualización) y deroga todas las disposiciones reglamentarias proferidas sobre la materia. Dado en Bogotá a los dieciocho (18) días del mes de junio de 2018.

JAMES RUBIO SOTO Presidente

KELLY GÓMEZ G. Secretaría 19

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ACUERDO No. 042 21 de agosto de 2018

“Por medio del cual se actualiza el Reglamento del Fondo de Recreación y de Bienestar Social”

El Consejo de Administración de la Cooperativa de Impresores de Bogotá, en uso de sus facultades legales y estatutarias,

CONSIDERANDO:

1. Que conforme a la Ley 79/88 artículo 56 y al artículo 93 del Estatuto, la Asamblea General llevada a cabo el 26 de marzo de 2004, de manera unánime aprobó el Fondo de Recreación y de Bienestar Social de carácter pasivo, con el fin de desarrollar actividades y prestar servicios encaminados al bienestar de los asociados, de sus trabajadores y de los trabajadores de la Cooperativa y sus familias. 2. Que todos los beneficios sociales que los Asociados, trabajadores y sus familias esperan de Coimpresores Bogotá deben ser ofrecidos teniendo en cuenta los valores cooperativos de autoayuda, igualdad y equidad. 3. Que es función del Consejo de Administración reglamentar los servicios de la Cooperativa. 4. Que es necesario actualizar la reglamentación del Fondo de Recreación y Bienestar Social, creado por la Asamblea de 2004 para garantizar el mejor aprovechamiento de sus recursos y la efectiva prestación de sus servicios a los Asociados y trabajadores y sus familiares.

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ACUERDA:

CAPÍTULO I Disposiciones generales

Artículo 1º. Objetivo: El Fondo de Recreación y Bienestar Social tiene como objetivo facilitar la ejecución de actividades y la prestación de servicios, así como el otorgamiento de beneficios encaminados al bienestar social de los Asociados y sus trabajadores y de los trabajadores de la Cooperativa y su grupo familiar, contribuyendo al mejoramiento de su calidad de vida y desarrollo empresarial, buscando satisfacer sus necesidades de crecimiento integral, de salud, educación, vivienda, cultura, recreación, deporte, asistencia y previsión, y propendiendo por el desarrollo de una cultura solidaria, en la que la actitud de ayuda mutua y el sentido de pertenencia jueguen permanentemente un papel importante en la vida de los Asociados.

Artículo 2º. Actividades, servicios y otorgamiento de beneficios: Actividades de desarrollo empresarial y crecimiento integral: El diseño, promoción y patrocinio de estas actividades será orientado por el Consejo de Administración y estará dirigido a los Asociados, sus colaboradores, empleados de la Cooperativa y su grupo familiar y podrán, entre otras, desarrollar las siguientes: a. Promover y patrocinar ferias empresariales entre los Asociados o su asistencia a ellas. b. Promover actividades de capacitación empresarial y tecnológica para fomentar el desarrollo empresarial y profesional de Asociados y sus empresas. c. Programar, patrocinar y financiar actividades que busquen el desarrollo y/o actualización de los Asociados, sus empleados y sus empresas, con miras a conseguir un desempeño más competitivo en el mercado y la industria. 22

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d. Las demás que el Consejo de Administración considere pertinentes dentro de los objetivos del fondo. Actividades de Integración: El diseño de estas actividades está dirigido al Asociado, sus colaboradores, a empleados de la Cooperativa y su grupo familiar. El Consejo de Administración y/o el Comité de Educación desarrollarán las siguientes actividades de integración: a. Actividades deportivas como torneos deportivos internos. b. Apoyo a la participación de equipos deportivos en representación de Coimpresores Bogotá en torneos inter-empresas. c. Realización de salidas recreativas y ecológicas a sitios de interés, dentro de los parámetros de seguridad y beneficio de los participantes. d. Programas de actividades culturales de alta calidad e interés social. Actividades de bienestar social: Las actividades de bienestar social impulsadas por la Cooperativa en marco de las celebraciones especiales y de servicio para los asociados, sus empleados, los empleados de la cooperativa y su grupo familiar, serán coordinadas por el Comité de Educación y se consideran como sigue: a. Días reconocidos a nivel comercial b. Día de la Madre c. Cumpleaños de la Cooperativa Otorgamiento de beneficios: El beneficio del 2% reglamentado por el Consejo de Administración, se aplicará a la capitalización de aportes sociales, una vez cancelada la factura. Cuando el Asociado registre el monto máximo estatutario de aportes sociales, el beneficio le será retornado. Igualmente, el Consejo de Administración determinará el monto y la oportunidad del otorgamiento de auxilios cooperativos por perseverancia de los Asociados, con base al monto de las compras en los periodos que para el efecto se determinen.

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CAPÍTULO II Recursos del Fondo de Bienestar Social

Artículo 3º. El Fondo de Recreación y Bienestar Social se incrementará con los recursos asignados por el Consejo de Administración, de acuerdo a la aprobación dada por la Asamblea de 2004. Se podrán entonces llevar al Fondo las cifras que el Consejo destine con cargo al gasto del período corriente. También, alimentarán el Fondo las partidas que con cargo a los excedentes anuales determine la Asamblea y las demás partidas que previa la reglamentación del Consejo y en los términos que permita la normatividad vigente, determine el Consejo de Administración.

Artículo 4º. Aplicación de los recursos: para garantizar el cumplimiento del objetivo del Fondo, el Consejo de Administración, previa presentación del correspondiente presupuesto por parte del Comité de Educación, que determinará cada año la manera cómo se aplicarán los recursos, procurando atender equitativamente las diferentes actividades a desarrollar y los servicios a prestar. Si se agotaren los recursos asignados a una determinada actividad o servicio, el Consejo de Administración podrá autorizar la redistribución de las partidas asignadas para cada uno de los servicios descritos en el presente reglamento y/o la distribución entre los presupuestos establecidos para los diferentes fondos creados por éste.

Artículo 5º. Agotamiento del Fondo: en el evento de que el Fondo quede sin recursos y no sea posible asignarle nuevas partidas durante el ejercicio, implicará su agotamiento; por lo tanto, se cerrarán todos los servicios y actividades que impliquen erogaciones dinerarias.

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CAPÍTULO III Administración y utilización del Fondo de Recreación de Bienestar Social

Artículo 6º. Con cargo al Fondo de Bienestar Social, se sufragarán los valores de las actividades y servicios, que previamente haya autorizado el Consejo de Administración, según su propia iniciativa o según las propuestas que el Comité de Educación le haya presentado a éste, según presupuesto preferiblemente anual para el mes de octubre. Lo anterior deberá quedar consignado en un documento denominado Presupuesto y ejecución del Fondo de Recreación y Bienestar Social. En todo caso se determina que las actividades de desarrollo empresarial y crecimiento integral serán determinadas, coordinadas y ejecutadas por el Consejo de Administración y las de recreación, deportivas y recreación por el Comité de Educación.

Artículo 7º. Administración del Fondo: la administración general del Fondo estará a cargo del Consejo de Administración; las propuestas sobre programas de recreación, bienestar y desarrollo empresarial y su correspondiente ejecución corresponderán al Comité de Educación de la Cooperativa o si así lo considera el Consejo también a su propia iniciativa.

Artículo 8º. Funciones adicionales del Comité de Educación: el Comité, además de las que son propias, tendrá las siguientes funciones: a. Implementar la organización y regulación del Fondo de Recreación y Bienestar Social, de acuerdo con los parámetros generales fijados por el Consejo de Administración y con las condiciones particulares establecidas en el presente reglamento. b. Administrar los recursos aprobados en el presupuesto para tal fin. c. Organizar el plan de actividades a desarrollar en períodos anuales, definiendo el correspondiente cronograma y presupuesto para su ejecución y presentarlo al Consejo de Administración para su debida aprobación. 25

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d. Rendir informes trimestrales de su gestión al Consejo de Administración. e. Las demás que se deriven de la aplicación del presente reglamento y que sean necesarias para el cabal cumplimiento de estas funciones.

Artículo 9º. Control: el control administrativo en la ejecución de los programas estará a cargo del Consejo de Administración y del Comité de Educación en primera y segunda instancia. En todo caso, la Junta de Vigilancia y el revisor fiscal ejercerán el control social y fiscal sobre sus actuaciones, en los ámbitos que les corresponda respectivamente.

Artículo 10º. Presupuesto: el Consejo de Administración, en coordinación con la Gerencia, asignará en el presupuesto de ingresos y gastos de la respectiva vigencia, las partidas que se destinarán al Fondo de Bienestar Social, las cuales les serán comunicadas al Comité de Educación para la ejecución de los programas propuestos y aprobados, en coordinación con la Gerencia en su calidad de ordenadora de las erogaciones. El Comité de Educación efectuará la programación detallada de las actividades con los presupuestos respectivos, haciendo entrega de la misma al Consejo de Administración para obtener su aprobación. Una vez aprobado el programa se comunicará al gerente para lo que corresponde a su competencia. Parágrafo: las inversiones en actividades que se proyecten con cargo al Fondo quedan condicionadas a la disponibilidad y existencia de los recursos del Fondo.

Artículo 11. Disposición de recursos: el Consejo de Administración y el Comité de Educación propenderán por la disposición de los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos que se requieran para el cabal cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con las asignaciones de la Asamblea General, las apropiaciones con cargo al ejercicio de conformidad con lo establecido por el presupuesto anual, las obtenidas por las actividades del Comité y las no utilizadas en vigencias anteriores. 26

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Artículo 12. Convenios con terceros: con el propósito de garantizar una eficiente prestación de los servicios de recreación y bienestar social, en los casos que así lo ameriten, la Cooperativa podrá celebrar convenios y alianzas estratégicas con terceros, siempre garantizando el cabal cumplimiento de sus objetivos.

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CAPÍTULO IV

Artículo 13. Vigencia del Reglamento: el presente Reglamento rige a partir del 21 de agosto d 2018, fecha en que fue actualizado por el Consejo de Administración, según consta en Acta No.713 y deroga todas las disposiciones anteriores que le sean contrarias.

Acuerdo dado en Bogotá, D.C., Departamento de Cundinamarca, a los 21 días del mes agosto de 2018. Consejo de Administración,

JAMES RUBIO SOTO Presidente

KELLY GÓMEZ G. Secretaría

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ACUERDO 043 Junio 2018 “Por el cual se reglamenta la presentación del presupuestoanual de la CIPB”

El Consejo de Administración de la Cooperativa de Impresores de Bogotá, en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial, de las contempladas en el Artículo 57, numeral 4 del Estatuto vigente,

CONSIDERANDO: Que de conformidad con el Estatuto de la Cooperativa, Artículo 57 sobre funciones del Consejo de Administración: “Son funciones del Consejo de Administración: (…) 4. Expedir las normas que considere convenientes y necesarias para la dirección y organización de la Cooperativa y el cabal logro de sus objetivos”, le corresponde al Consejo de Administración cuidar el correcto funcionamiento y la eficiente administración de la Cooperativa. Que en mérito de lo expuesto, ACUERDA:

Artículo 1. Objeto: establecer los aspectos básicos que deberá contener la planeación estratégica de ingresos, de costos y gastos fijos y variables, las nuevas unidades de negocio, así como también establecer el flujo de caja que se necesita para poder ejecutar el presupuesto, indicando hasta dónde se debe generar endeudamiento a la Cooperativa, y establecer la fecha anual de presentación y aprobación del Presupuesto. Artículo 2. Presupuesto del Comité de Educación y Comunicaciones: estos comités deberán presentar sus presupuestos a la Gerencia en el mes de noviembre dentro de los primeros 15 días. 30

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Artículo 3. Presentación y aprobación del presupuesto general: la Administración de la Cooperativa de Impresores de Bogotá, en cabeza de la Gerencia, deberá presentar el proyecto de presupuesto al Comité Financiero en el mes de noviembre, el cual lo analizará y hará sus recomendaciones al Consejo de Administración para su respectivo análisis y aprobación.

Artículo 4. Deberá quedar aprobado el Presupuesto que regirá el siguiente año contable, durante el Consejo de Administración que se lleva a cabo en el mes de diciembre del año en vigencia.

Artículo 5. Estructura del Presupuesto: Proceso para la elaboración del presupuesto Contenido 1. Generalidades 2. Plan Estratégico 3. Plan de ingresos 4. Costos fijos y variables 5. Flujo de Efectivo 6. Presupuesto por áreas o unidades de negocio 7. Revisión y/o modificaciones 1. Generalidades El presupuesto es la expresión financiera del plan operativo de una empresa, por un periodo de tiempo determinado, generalmente un año, con proyección a cinco años. Por lo general, a mediados del año la Gerencia y el Consejo de Administración preparan un plan en el cual detallan los logros que se quieren obtener durante el próximo período respecto a ingresos, gastos y utilidad neta.

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Es una de las herramientas más valiosas con las que la Cooperativa puede contar, ya que brinda un plan de acción tanto a corto como a largo plazo. Cuando es utilizado de manera eficiente puede contribuir a cumplir los objetivos empresariales, identificar señales de advertencia a tiempo y así transformar a la Cooperativa en una entidad cada vez más eficiente, productiva y rentable, y de esta forma contar con una ventaja competitiva en un mercado desafiante. A continuación, se detallan siete pasos básicos para elaborar un presupuesto financiero para la Cooperativa de Impresores de Bogotá. 2. Plan Estratégico Antes de iniciar con la elaboración de un presupuesto, se debe analizar el cumplimiento y desarrollo del Plan Estratégico, para lo cual, durante el mes de junio, el Consejo de Administración junto con la Gerencia, efectúan este análisis: En todo caso el Plan Estratégico debe permitir: a) Establecer las metas financieras: bien sea por tendencias o de forma prospectiva (Metodología de la Mega). Fijar metas específicas, medibles y realistas aportará al presupuesto un objetivo real e importante y servirá como elemento de referencia evaluar de una mejor manera al personal de la Cooperativa. b) Analizar las tendencias de los ingresos y gastos de años anteriores para tener proyecciones más acertadas. Igualmente, permite tomar los planes de inversión, mantenimiento, renovación y/o expansión. c) Determinar montos límites para cada categoría de gastos. Estima el porcentaje sobre los ingresos en cada categoría, antes de elaborar el presupuesto. Este ejercicio servirá para priorizar y tener una visión más completa del destino de los ingresos y lo que se puede aportar para la consecución de los objetivos empresariales. 3. Plan de ingresos El primer dato a calcular es el de ingresos por ventas de papel, tanto en pesos como en toneladas. Para determinar este número es fundamental tomar en cuenta algunos factores que influyen en el mismo como son:

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•

Tendencias del mercado y comportamiento de las variables macro de la economía.

•

Demanda estimada del producto o servicio.

•

Participación en las compras de las empresas asociadas y clientes.

•

Mercado meta, participación.

•

Competencia directa e indirecta.

•

Precio promedio de mercado del producto y/o servicio.

•

Capacidad de almacenamiento y producción.

Se pueden estimar tres escenarios principales: ventas bajas, ventas moderadas y ventas altas. La meta del pronóstico de ventas es realizar la estimación lo mejor posible, tomando como base la información que se tiene actualmente. Esto último es de gran importancia ya que sobre este dato es que se toman decisiones en distintas áreas, desde la producción, logística, compra de materia prima hasta contrataciones de personal. 4. Costos fijos y variables Conforme a los resultados de la herramienta de control y seguimiento financiero (Cuadro de Mando financiero), que establece las variables a presupuestar cómo son: margen, costo de personal, operativos y de ventas, gastos administrativos generales, financieros y no operativos. •

Margen: se puede establecer un general o por familias y la participación de éstas en el total de las ventas.

•

Gastos de personal operativo y de ventas: establecer un plan de compensaciones.

Gastos generales de la compañía, divididos por fijos (agua, luz, nómina, etcétera) y variables (costos de venta, gastos administrativos). De preferencia es conveniente identificarlos por departamento para tener una visión completa de qué se gasta en cada una de las áreas. •

Proyectos planeados en los que se tiene contemplado realizar inversiones, no importando que sean de tamaño pequeño o grandes e importantes planes. 33

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•

Se podrá alimentar con cargo al Fondo de Recreación y Bienestar Social, máximo hasta ochocientos millones de pesos m/cte. ($800.000.000) en el período anual.

Este mismo proceso se debe dar para las diferentes unidades de negocio de la Cooperativa. 5. Flujos de efectivo El flujo de efectivo proyectado es una herramienta básica para la gestión financiera. Con ella se planifica el uso más eficiente del efectivo con que cuenta la empresa, buscando mantener saldos cercanos a las necesidades de dinero que requiere la empresa para su correcta operación. Esta planeación ayuda a evitar que se ponga en peligro el cumplimiento de las obligaciones de la organización hacia sus proveedores, acreedores y personal o que por el contrario, exista efectivo ocioso que no esté generando ganancia alguna. A este reporte también se le conoce como presupuesto de efectivo y se puede realizar mediante dos métodos: Método indirecto: bajo este criterio, se divide el flujo en tres categorías que son: flujo operativo, flujo de inversión y flujo de financiamiento. Para poder realizarlo con este método es necesario contar con el balance general y estado de resultados de los últimos dos años. Método directo: En este caso se identifica el efectivo recibido y los pagos en efectivo realizados, a través de la operación de la empresa. El efectivo recibido menos el efectivo que salió da como resultado el efectivo neto procedente de la operación, equivalente a la utilidad neta con contabilidad de caja. 6. Presupuesto por áreas o unidades de negocio Como parte del proceso de la implementación de presupuestos en la empresa, es esencial que cada una de las áreas operativas cuente con su presupuesto individual para que sea más sencillo el control y seguimiento, lo que a su vez va a colaborar al cumplimiento del presupuesto organizacional. Al implementar los presupuestos por cada área de operación se tienen ventajas como las siguientes: 34

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•

Motivación y reto para los empleados, al tener que cumplir con metas específicas y alcanzar los objetivos del presupuesto con miras a aportar valor y colaborar en la obtención de la meta global de la empresa.

•

Brinda la responsabilidad a cada persona asignada, en cuanto al manejo más eficiente de los recursos.

•

Ayuda a la toma de decisiones autónomas por cuenta de cada encargado de área.

•

Consolida la estructura organizacional, delimitando autoridad y responsabilidad.

•

Fomenta la planeación y anticipación a las situaciones que puedan presentarse.

•

Arroja importantes indicadores como: eficiencia en ventas, productividad, eficiencia por departamento, uso de los recursos, cumplimiento de metas, gastos innecesarios, etc.

7. Revisiones y/o modificaciones

La idea de un presupuesto es que éste no se modifique, ya que pierde su carácter de control y seguimiento; sin embargo, es importante establecer qué causales puede generar una reformulación del mismo, a saber: •

Cambio de las variables macroeconómicas no previstas en los supuestos iniciales

•

Cambios no previstos y apreciables en el comportamiento de la demanda o mercado.

•

Requerimientos de inversión, costos o gastos extraordinarios y no previstos.

•

Si existen partidas que constantemente resultan fuera de presupuesto para perjuicio de la empresa deberán ser evaluadas de nuevo y revisadas de manera individual.

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Cabe mencionar que las revisiones de presupuesto no son una actividad puntual o única en un período de tiempo; deben realizarse continuamente las revisiones, en un ciclo de mejora continua, buscando siempre la mayor rentabilidad, sin disminuir la calidad de los productos o servicios ofrecidos por la empresa.

Artículo 6. Vigencia: El presente Acuerdo tiene vigencia a partir de su expedición (actualización), aprobado por el Consejo de Administración, deroga todas las disposiciones anteriores que le sean contrarias, su original permanecerá en el archivo de la Secretaría.

Acuerdo dado en Bogotá, a los 18 días del mes de junio de 2018.

JAMES RUBIO SOTO Presidente

KELLY GÓMEZ G. Secretaría

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ACUERDO No. 045 Junio 2018 Reglamento Fondo de Desarrollo Empresarial “Por medio del cual se reglamenta el funcionamiento del Comité de Desarrollo Empresarial de la Cooperativa de Impresores de Bogotá” El Consejo de Administración de la Cooperativa de Impresores de Bogotá, Coimpresores Bogotá, en uso de sus facultades legales y en especial las que le confiere el Estatuto, reglamentos y las normas de la legislación cooperativa, CONSIDERANDO: •

Que en la Asamblea XLI desarrollada en marzo 31 de 2016 y tal como consta en el Acta respectiva, se aprobó la creación del Fondo de Desarrollo Empresarial.

•

Que es función estatutaria del Consejo de Administración expedir las reglamentaciones de los diferentes servicios de la entidad.

•

Que de acuerdo con el régimen normativo vigente se requiere determinar los criterios, establecer objetivos y políticas del apoyo al desarrollo empresarial de los Asociados de la Cooperativa, en concordancia con los determinados por la Ley, el Estatuto y las decisiones de Asamblea y los objetivos determinados por el Plan de Desarrollo Institucional.

•

Que es de su competencia como órgano permanente de administración de la Cooperativa, velar por el cumplimiento de las directrices y políticas de la Asamblea General.

•

Que se requiere formular la política institucional de propender por el desarrollo empresarial integral de los Asociados, así como reglamentar la implementación y el manejo del dicho Fondo de Desarrollo Empresarial,

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ACUERDA CAPÍTULO I Definición y objetivos

Artículo 1º. Definición. El Fondo de Desarrollo Empresarial de Coimpresores Bogotá es un fondo de carácter contablemente pasivo, creado con el fin de desarrollar actividades que ofrezcan las condiciones de desarrollo de los Asociados, en su actividad empresarial y productiva.

Artículo 2º. Objetivos. Son objetivos específicos del Fondo: 1. Incentivar las iniciativas de los Asociados y de la Administración de la Cooperativa, individualmente o en conjunto, cuyo fin sea el fortalecimiento o la transformación empresarial, dentro de las normas estatutarias de la Cooperativa y que conduzcan al mejoramiento efectivo de los resultados económicos de los Asociados y sus empresas. 2. Prestar apoyo financiero y operativo a proyectos de desarrollo de los Asociados y sus empresas. 3. Proponer y evaluar convenios interinstitucionales para el fomento y desarrollo de las iniciativas empresariales, por acción propia o en conjunto con otros estamentos vinculados a la Cooperativa.

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CAPÍTULO III Alcance del Fondo

Artículo 3º. El fondo podrá desarrollar las siguientes actividades para el logro de sus objetivos: 1. Otorgar crédito para la creación y fortalecimiento de las unidades productivas de proyectos que mejoren las condiciones de producción de las empresas de los Asociados. 2. Acompañar la implementación de los proyectos que sean apoyados por el Fondo, para verificar el impacto de los mismos en el crecimiento de las empresas de los Asociados.

Artículo 4º. Para efectos del otorgamiento de crédito se definirán tasas de interés bajas, acordes con el propósito del fondo y se exigirán las condiciones y garantías prendarias contempladas en las disposiciones afines emanadas por el Consejo de Administración.

Artículo 5º. En ningún proyecto se podrá comprometer más del 20% de los recursos iniciales del fondo y se privilegiarán los proyectos que impliquen la participación de más de un Asociado.

Artículo 6º Se permitirá la presentación de proyectos mixtos entre Asociados y la Cooperativa.

Artículo 7º. En ninguna circunstancia se condonará capital ni intereses sobre los recursos otorgados.

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CAPÍTULO IV Conformación y dirección del Fondo Artículo 8º. Recursos. El fondo se alimentará con las siguientes fuentes de recursos: 1. Prever en el presupuesto incrementos progresivos al Fondo autorizados por el Consejo de Administración, con cargo al ejercicio anual (Art. 56 Ley 79/88). 2. Del remanente aprobado por la Asamblea General anual. 3. De los rendimientos financieros que se obtengan de los recursos colocados en los proyectos aprobados y desarrollados por el Fondo. 4. De los presupuestos y erogaciones de ayudas obtenidas en las diversas instancias institucionales afines con los propósitos del fondo. Artículo 9º. Dirección y administración del Fondo. El Fondo será administrado por un Comité integrado por: 1. El presidente del Consejo de Administración. 2. Un delegado nombrado por el Consejo de Administración. 3. El gerente de la Cooperativa. 4. Un representante de Fedegráfica o la institución que la represente. 5. Un proveedor de materias primas o equipos, nombrado por el Consejo de Administración. 6. Un experto en análisis de tendencias, nombrado por el Consejo de Administración. 7. Un académico nombrado por el Consejo de Administración. Todos los integrantes actuarán ad honorem y el coordinador del Fondo podrá invitar a quien considere necesario para los análisis y evaluaciones, pero no para las decisiones. 41

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El Comité es de carácter estrictamente técnico y se ajustará a las normas estatutarias de la Cooperativa y de sus planes de desarrollo. Artículo 10º. Sesiones. El Fondo se reunirá una vez cada dos meses, en sesión ordinaria y cuántas veces se considere necesario en sesiones extraordinarias. Parágrafo: Las sesiones podrán ser no presenciales, de acuerdo con un procedimiento elaborado por el Comité del Fondo y aprobado por el Consejo de Administración. Artículo 11º. Convocatoria. Las reuniones serán convocadas por la Secretaría Jurídica del Consejo de Administración. Si esta no hiciera la convocatoria, en su orden asumirán la función el presidente del Consejo de Administración y el gerente.

Artículo 12º. Quórum. El Comité requerirá de la participación de cinco (5) integrantes para constituir quórum válido de cara a deliberar y decidir. Artículo 13º. Coordinación y actas. La coordinación del Fondo estará en cabeza del presidente del Consejo de Administración y la relatoría de las sesiones será responsabilidad de la Secretaría Jurídica, de la cual quedará acta firmada por las personas mencionadas y se conservarán los registros audiovisuales de las reuniones y de los soportes de los resultados de los análisis del Fondo. Artículo 14º. Aprobación de los proyectos. Los proyectos analizados por el Fondo tendrán que ser aprobados por el Consejo de Administración y en ambas instancias tendrán el carácter de confidencialidad previstos en las normas de la Cooperativa y de las leyes de la República de Colombia.

Artículo 15º. Funciones del Comité. Serán funciones del Comité las siguientes: 42

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1. Gestionar los recursos económicos y financieros que alimentan el Fondo. 2. Establecer los convenios interinstitucionales que faciliten las actividades del Fondo. 3. Rendir trimestralmente informe escrito de las actividades del Fondo al Consejo de Administración y como mínimo cada dos años presentar un estudio de impacto que permita evaluar los efectos y resultados de los recursos otorgados. Dicho estudio servirá como referente para la formulación de políticas que permitan mejorar el objetivo del presente Acuerdo. 4. Presentar en el mes de noviembre el presupuesto anual de ejecución de los recursos a su cargo para aprobación del Consejo de Administración. 5. Priorizar las áreas de desarrollo de proyectos, de acuerdo con las necesidades del mercado, las tendencias y las necesidades de los Asociados. 6. Establecer los requisitos y la metodología para la presentación de propuestas, por parte de los Asociados y someterlo a aprobación del Consejo de Administración. 7. Evaluar los proyectos presentados por los Asociados y la Administración de la Cooperativa. 8. Supervisar el desarrollo de los proyectos aprobados y el adecuado uso de los fondos asignados. 9. Coordinar y autorizar las erogaciones con destino a la ejecución de los proyectos aprobados. 10. Velar por la recuperación de los dineros otorgados para el crédito de los proyectos. 11. Las demás que considere el Consejo de Administración y consignadas en las actas de las sesiones correspondientes a este organismo. Parágrafo. Cuando el Asociado proponente sea miembro del Comité o del Consejo deberá declararse impedido para decidir sobre el apoyo solicitado y el Consejo de Administración nombrará un miembro ad hoc exclusivamente para el efecto. 43

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CAPÍTULO V Disposiciones finales

Artículo 16º. Interpretación. El Fondo se regirá estrictamente por este reglamento y cualquier excepción o necesidad de interpretación será sometida al arbitrio del Consejo de Administración.

Artículo 17º. El control fiscal y de cuentas del Fondo responderá a los organismos de control creados por la Asamblea, la auditoría interna delegada por el Consejo de Administración y por el área de contabilidad de la Administración.

Artículo 18º. Vigencia: el presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición (actualización) y aprobación, y podrá ser modificado o reemplazado por otro acuerdo cuando el Consejo de Administración lo decida.

Artículo 19°. Aprobación de Reglamento: el presente Reglamento fue aprobado (actualizado) por el Consejo de Administración de Coimpresores Bogotá en junio de 2018.

JAMES RUBIO SOTO Presidente

KELLY GÓMEZ G. Secretaría

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ACUERDO Nro. 046 Junio de 2018

“Por el cual se reglamentan las reuniones no presenciales del Consejo de Administración de Coimpresores Bogotá”

El Consejo de Administración de la Cooperativa de Impresores de Bogotá, en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las contempladas en el artículo 57, numeral 4, del Estatuto vigente. CONSIDERANDO:

1. Que de conformidad con el Estatuto de la Cooperativa, artículo 57 funciones del Consejo de Administración: “Son funciones del Consejo de Administración: […] 4. Expedir las normas que considere convenientes y necesarias para la dirección y organización de la Cooperativa y el cabal logro de sus objetivos.”, en orden al correcto funcionamiento y la eficiente administración de la misma. 2. Que de acuerdo con el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto 19 de 2012, en concordancia con el artículo 18 del Acuerdo 039 del Consejo de Administración, este órgano está facultado para adelantar reuniones no presenciales. ACUERDA:

Artículo 1. Objeto. El Consejo de Administración podrá celebrar válidamente reuniones no presenciales cuando las circunstancias así lo ameriten, se convoquen con la anticipación reglamentaria, evidenciando su modalidad no presencial, se cumpla con el quórum estatutario y la reglamentación vigente para el efecto; en todo caso, tales reuniones se realizarán utilizando medios que garanticen que todos los miembros puedan deliberar y decidir 46

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por comunicación simultánea o sucesiva, de tal forma que su realización se pueda probar y quede fiel registro de lo acaecido. De su realización quedará evidencia en las actas correspondientes.

Artículo 2. Condiciones para realizar reuniones no presenciales: 1. Respecto a la celebración de una sesión extraordinaria de manera virtual, el Consejo de Administración deberá estar de acuerdo y lo manifestará por cualquier medio que se pueda probar. 2. Solo se autorizará la asistencia virtual a las sesiones en los siguientes casos: a. Cuando se haya estipulado en la última sesión del Consejo y esté consignado en el acta. b. Cuando se requiera una autorización o una acción administrativa que deba ser resuelta dentro de las siguientes setenta y dos (72) horas y que se dificulte la reunión presencial del Consejo dentro de ese período. 3. En ninguna circunstancia las sesiones no presenciales podrán remplazar las sesiones ordinarias y solamente deberán tratarse temas de urgencia. 4. Se crearán cuentas corporativas en Skype únicamente con el fin de realizar reuniones no presenciales, de modo que cada usuario será responsable del uso o administración de su cuenta, deber de cuidado que se observará sin perjuicio de la participación de algún o algunos invitados en la conferencia virtual programada. 5. De la presencia virtual de cada uno de los participantes en la reunión se dejará constancia que pueda probar su asistencia a distancia y el hecho quedará registrado en el acta correspondiente. Artículo 3. Medios de comunicación simultánea o sucesiva autorizados para realizar reuniones no presenciales: 1. Skype 2. Google Hangouts 3. Lifesize 4. Cisco Logmein 47

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Artículo 4. Medios probatorios de la realización de la reunión no presencial: 1. Citación previa convocada por el Presidente del Consejo de Administración o quien haga sus veces, en la que se evidencie su modalidad no presencial y las razones de su convocatoria. 2. Acta debidamente firmada por el representante legal de la Cooperativa y la/el secretaria/o, donde quede constancia de la asistencia virtual de los miembros del Consejo de Administración y del quórum de la reunión. 3. Grabación de audio y/o video del evento. Artículo 5. Autorización. El Consejo de Administración autoriza la implementación de este reglamento dentro del funcionamiento de los comités de Cupos de Crédito y de Cartera, solo para cuando se requiera una autorización o una acción administrativa que deba ser resuelta dentro de las siguientes setenta y dos (72) horas y que se dificulte la reunión de los comités dentro de ese período. Artículo 6. Vigencia. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su aprobación (actualización). Este Acuerdo fue aprobado (actualizado) por el Consejo de Administración de Coimpresores Bogotá, en uso de sus facultades legales, estatutarias y reglamentarias y deroga todas las disposiciones contrarias anteriores a esta actualización.

Para constancia, se firma en Bogotá, a los 18 días del mes de junio de 2018.

JAMES RUBIO SOTO Presidente 48

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