POLÍTICA DE
SOLICITUDES
Corporación Colegio Colombo Británico
Política de Solicitudes Proceso: Gestión Dirección Subproceso: Comunicaciones Revisado por: Director de Comunicaciones Realizado por: María Camila López
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Manual de Estilo e Identidad Visual
PRÓLOGO El Colegio Colombo Británico es una corporación educativa sin ánimo de lucro, bilingüe (Español-Inglés) y multicultural, coeducacional, para estudiantes de a partir de los 22 meses, que cumple con los estándares educativos nacionales y con los niveles internacionales del Programa de la Escuela Primaria, el Programa de los Años Intermedios y el Programa del Diploma de la Organización del Bachillerato Internacional (IBO). Debido a que en el Colegio Colombo Británico se ha manejado una cultura informal al momento de realizar solicitudes, se creó la necesidad de implementar una Política de Solicitudes dirigida al público interno, que ayude a formalizar los canales de comunicación por los que se van a empezar a realizar las solicitudes de eventos, actividades y diseños gráficos, para así darle una mayor organización y eficiencia al proceso.
ALCANCE Con la aplicación de la Política de Solicitudes se pretende disminuir en el menor tiempo posible los tiempos de respuesta a los distintos requerimientos de las Secciones y de los Departamentos del CCB.
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Corporación Colegio Colombo Británico
CONTENIDO
PRÓLOGO 3 ALCANCE 3 1. OBJETIVOS 6 1.1. Objetivo Corporativo 6 1.2. Objetivo de Comunicación 6 2. DEFINICIÓN DE SOLICITUDES POR NIVEL 7 2.1. Solicitudes de Primer Nivel Actividades o Eventos 7 2.2. Solicitudes de Primer Nivel Diseño Gráfico 7 2.3. Solicitudes de Segundo Nivel Actividades o Eventos 8 2.4. Solicitudes de Segundo Nivel Diseño Gráfico 8 2.5. Solicitudes de Tercer Nivel Actividades o Eventos 8 3. ORGANIZACIÓN DE SOLICITUDES DE PRIMER Y SEGUNDO NIVEL 9 3.1. Organización de Actividades de Primer Nivel 9 3.2. Organización de Actividades de Segundo Nivel 10 4. SOLICITUDES DE DISEÑO GRÁFICO DE PRIMER Y SEGUNDO NIVEL 4.1. Solicitudes de Diseño Gráfico de Primer Nivel 4.2. Solicitudes de Diseño Gráfico de Segundo Nivel
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5. ACTIVIDADES O EVENTOS DE PRIMER NIVEL 13 5.1. Agosto 13 5.2. Octubre 14 5.3. Noviembre 15 5.4. Diciembre 17 5.5. Febrero 18 5.5. Marzo 19 5.5. Marzo 20 5.6. Abril 21 5.7. Mayo 22 5.8. Junio 23 5.9. Julio 24 6. ACTIVIDADES O EVENTOS DE PRIMER NIVEL 25 7. EJEMPLOS FORMATOS DE SOLICITUDES 27 7.1. Formato de Solicitudes CCB para Actividades 27 7.2. Formato de Solicitudes CCB para Diseños Gráficos 28
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1. OBJETIVOS 1.1. Objetivo Corporativo Diseñar e implementar una Política de Solicitudes que le dé organización y viabilidad a todos los requerimientos que recibe la Oficina de Comunicaciones del Colegio Colombo Británico.
1.2. Objetivo de Comunicación Implementar una estrategia de comunicación que permita diseñar un formato especial, para la realización de cualquier tipo de solicitud que se requiera.
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2. DEFINICIÓN DE SOLICITUDES POR NIVEL 2.1. Solicitudes de Primer Nivel Actividades o Eventos Cubrimiento Actividades, Eventos o Campañas: Estás actividades se catalogan como prioritarias ya que por definición son actividades que competen a toda la comunidad CCB, integran a todas las secciones, son eventos de convocatoria masiva y requieren de una estrategia de comunicación previa, durante y después de la actividad. Ejemplo: Corazón Colombo Day CCB MUN Musical CCB
2.2. Solicitudes de Primer Nivel Diseño Gráfico Las solicitudes de diseño gráfico prioritarias son aquellas que ya están estipuladas en el CCB y competen a toda la comunidad. Ejemplo: Anuario Calendario Manual de Convivencia de solicitud que se requiera.
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2.3. Solicitudes de Segundo Nivel Actividades o Eventos Cubrimiento Actividades, Eventos o Campañas: Estas actividades se catalogan como opcionales ya que por definición son las actividades que se cubren dependiendo de la disponibilidad y recurso humano que tenga la Oficina de Comunicaciones CCB. Se vuelven prioritarias en el momento en el que el Jefe de Sección o Área lo requiera con antelación. Si es una solicitud de solo cubrimiento de vídeo y fotografía se debe solicitar (1) semana antes, si requiere campaña de expectativa y mayor difusión en la comunidad CCB, se debe solicitar (3) semanas antes y debe ser autorizado por el Jefe de Sección o Área. La oficina de Comunicaciones tiene (3) días hábiles para responder la solicitud.
2.4. Solicitudes de Segundo Nivel Diseño Gráfico Las solicitudes de diseño gráfico se deben realizar (3) semanas antes. Estas solicitudes son para la realización de aplicaciones editoriales, como por ejemplo: Tarjetas de invitación, creación de campañas, creación de logos, diagramación de documentos, entre otros. Estas solicitudes deben estar autorizadas por el Jefe de Sección o Área.
2.5. Solicitudes de Tercer Nivel Actividades o Eventos Estás actividades son formales y rutinarias de cada sección (Workshops, Orientation Meeting, Academic Reports, Closing Ceremony, etc) y actividades deportivas que se hagan por fuera del CCB. La Oficina de Comunicaciones prestará el servicio de divulgación de dichas actividades siempre y cuando el área encargada suministre los insumos (fotos, vídeos y objetivo de la actividad).
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3. ORGANIZACIÓN DE SOLICITUDES DE PRIMER Y SEGUNDO NIVEL 3.1. Organización de Actividades de Primer Nivel ACTIVIDADES
SECCIÓN
Last first day of school 12th Back 2 School Halloween Celebration & Children’s Day CCB Musical CCB MUN Christmas Candle Day (Día de las Velitas) Xmas Bonus CCB Maintenace Personnel Big Day Out Personal Project Show Case 10th Grade PTA Festival General Assembly IB Art Exhibition Cultural Week The Exhibition Early Childhood Summer Show First Communion Ceremony CCB Anniversary & Saint Francis of Assisi Day Ceremonia Senior
Bach Comunidad CCB All Sections Comunidad CCB Bach Comunidad CCB Colaboradores CCB Comunidad CCB Bach Comunidad CCB Comunidad CCB Bach Primary Primary Early Childhood Primary All Sections Bach
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Corporaciรณn Colegio Colombo Britรกnico
3.2. Organizaciรณn de Actividades de Segundo Nivel ACTIVIDADES
SECCIร N
EC Breakfast for New Parents Novenas Primary Christmas Show & 2nd Grade Izada de Bandera Parent Day Colombian Andrean Region Assembly & Spirit Day Welcome Back Assembly 1st Grade Izada de Bandera CIS College Fair Salida Pedagรณgica EC Book Fair
Early Childhood All Sections Primary Early Childhood Early Childhood All Sections Primary Bach All Sections Early Childhood
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4. SOLICITUDES DE DISEÑO GRÁFICO DE PRIMER Y SEGUNDO NIVEL 4.1. Solicitudes de Diseño Gráfico de Primer Nivel SOLICITUDES DE DISEÑO GRÁFICO DE PRIMER NIVEL Anuario Calendario Académico Manual de Convivencia Informe de Gestión Documentos Institucionales School Profile
4.2. Solicitudes de Diseño Gráfico de Segundo Nivel SOLICITUDES DE DISEÑO GRÁFICO DE SEGUNDO NIVEL Tarjetas de Invitación Tarjetas de Eventos Creación de Piezas Gráficas Creación de Campañas Diagramación de Documentos (Brochures, Certificados, Diplomas) Boletines Informativos Creación de videos o presentaciones Plantillas Institucionales
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CUADROS MENSUALES POLÍTICA DE SOLICITUDES
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5. ACTIVIDADES O EVENTOS DE PRIMER NIVEL 5.1. Agosto ACTIVIDAD
Last First Day of School
ACCIÓN
Realización de productos de comunicación para difusión.
Realización de productos de Back 2 School comunicación para difusión.
MEDIO ENTRADA
HERRAMIENTAS
• Calendario Actividades
• • •
Cámara Digital IPad Micrófono Edición: Premier Pro
PRODUCTO
• • • •
• Correo • Institucional
Cámara Digital
•
CRONOGRAMA
AUDIENCIA
Álbum de fotos Vídeo InstaStories Nota corta para web y App
Este cubrimiento se realizará el mismo día de la actividad en donde • se tomarán fotos y videos de la misma, para después • realizar un video • que se publicará en redes sociales. A los padres de familia se les enviará un mailing con Álbum de fotos.
Álbum de fotos Nota corta para web y App
Este cubrimiento se realizará el mismo día de la actividad. Tomaremos fotos del evento para después publicarlas en un post en Redes, página web y App.
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•
Padres de familia de grado 12º Estudiantes Público Externo
Público Externo
INDICADOR DE GESTIÓN
Multimedia para Redes (video): • Instagram • Facebook Envío de Álbum de fotos.
Multimedia para Redes (slide de 6 fotos): • Instagram • Facebook
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5.2. Octubre ACTIVIDAD
CCB Anniversary & Saint Francis of Assisi Day
ACCIÓN
Realización de productos de comunicación para difusión.
Realización de Halloween productos de Celebration & comunicación Children’s Day para difusión.
MEDIO ENTRADA
HERRAMIENTAS
PRODUCTO
• Calendario Actividades
Calendario Actividades
•
• •
Cámara Digital
Cámara Digital Edición: Premier Pro
• •
• • • • •
CRONOGRAMA
Álbum de fotos InstaStories Nota corta para web y App
Esta actividad se cubrirá por medio de un álbum • fotográfico que será publicado por instagram y • facebook. • Durante la actividad se tomarán Instahistorys y se publicarán a lo largo del día.
Fotos Piezas Gráficas Video InstaStories Nota corta para web y App
Esta actividad se cubrirá por medio de un álbum fotográfico que será publicado en instagram, facebook • y se enviará por mailing a Padres • de familia y Comunidad CCB. las fotos estarán acompañadas de una nota breve que describa la actividad.
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AUDIENCIA
Padres de familia de grado 12º Estudiantes Público Externo
Padres de familia Público Externo
INDICADOR DE GESTIÓN
Multimedia para Redes (slide de 10 fotos): • Instagram • Facebook
Multimedia para Redes (slide de 10 fotos): • Instagram • Facebook
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5.3. Noviembre ACTIVIDAD
ACCIÓN
MEDIO ENTRADA
HERRAMIENTAS
PRODUCTO
• • •
Musical CCB
Realización de productos de comunicación para difusión.
• Calendario Actividades
• • •
Cámara Digital Dron Go Pro Edición: Premie Pro
• • • • • •
Fotos Video Banner para web Vestido para Facebook Boletín Piezas Gráficas Álbum de fotos InstaStories Nota corta para web y App
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CRONOGRAMA
Este cubrimiento se empezará a realizar dos (2) semanas antes del evento, con la • realización de las piezas gráficas para redes y el contacto • con medios de • comunicación. Durante el evento se realizará el cubrimiento habitual para después hacer la publicación en medios de difusión.
AUDIENCIA
INDICADOR DE GESTIÓN
Multimedia para Redes (video): • Instagram • Facebook Padres de familia Público Interno Público Externo
Albúm de Fotos Enviado por mailing Publicación Banner para página web Publicación Vestido para Facebook Envío de Boletín
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5.3. Noviembre ACTIVIDAD
ACCIÓN
MEDIO ENTRADA
HERRAMIENTAS
PRODUCTO
• •
CCB MUN
Realización de productos de comunicación para difusión.
Calendario Actividades
• •
Cámara Digital Edición: Premier Pro
• • • •
Fotos Banner para página web Vestido para Facebook Piezas Gráficas Video Nota corta para web y App
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CRONOGRAMA Este cubrimiento se empezará a realizar semanas antes del evento, con la realización de aplicaciones • editoriales, piezas gráficas para • redes y el contacto con medios de • comunicación. Durante el evento se realizará el cubrimiento habitual para después hacer la publicación en medios de difusión.
AUDIENCIA
INDICADOR DE GESTIÓN Multimedia para Redes (slide de 10 fotos): • Instagram • Facebook
Padres de familia Público Interno Público Externo
Multimedia para Redes (video promocional): • Instagram • Facebook Banner para página web Vestido para Facebook
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5.4. Diciembre ACTIVIDAD
Día de las Velitas
ACCIÓN
Realización de productos de comunicación para difusión.
MEDIO ENTRADA
HERRAMIENTAS
• Calendario Actividades
• • •
Cámara Digital Dron Go Pro Edición: Premie Pro
PRODUCTO
• • • • • •
Fotos Video Piezas Gráficas Álbum de fotos InstaStories Nota corta para web y App
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CRONOGRAMA
Este cubrimiento se empezará a realizar antes del evento, con la realización de las piezas gráficas para su divulgación en redes sociales. Durante el • evento tendremos • un fotógrafo y un proveedor realizando el video y el equipo de comunicaciones adicionalmente cubrirá por medio de fotos, un video de todo el concierto y InstaHistorys.
AUDIENCIA
INDICADOR DE GESTIÓN
Multimedia para Redes (video): • Instagram • Facebook Padres de familia Público Interno
Publicación video Concierto Ensamble por mailing a padres de familia del CCB. Publicación de piezas gráficas.
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5.5. Febrero ACTIVIDAD
Big Day Out
ACCIÓN
Realización de productos de comunicación para difusión.
MEDIO ENTRADA
Calendario Actividades
HERRAMIENTAS
• •
Cámara Digital Edición: Premier Pro
PRODUCTO
• • •
Álbum de fotos InstaStories Nota corta para web y App
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CRONOGRAMA
Esta actividad se cubrirá por medio de fotos que se tomarán durante toda la actividad. Se realizará un post en redes sociales con una nota corta.
AUDIENCIA
• • •
Padres de familia Público Externo Público Interno
INDICADOR DE GESTIÓN
Multimedia para Redes (slide de 10 fotos): • Instagram • Facebook
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5.5. Marzo ACTIVIDAD
Personal Project Show Case 10th Grade
ACCIÓN
Realización de productos de comunicación para difusión.
MEDIO ENTRADA
Calendario Actividades
HERRAMIENTAS
• •
Cámara Digital Edición: Premier Pro
• • •
PRODUCTO
CRONOGRAMA
Álbum de fotos Invitación Nota corta para web y App
Esta actividad se cubrirá por medio de un álbum fotográficos que será publicado en Instagram, Facebook y se enviará por mailing a Padres de familia y Comunidad CCB.
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AUDIENCIA
•
Padres de familia
INDICADOR DE GESTIÓN
Multimedia para Redes (slide de 10 fotos): • Instagram • Facebook
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5.5. Marzo ACTIVIDAD
General Assembly
PTA Festival
ACCIÓN
MEDIO ENTRADA
Grabación de la Asamblea General. Calendario Montaje de video Actividades para informar a la Comunidad CCB.
Realización de productos de comunicación para difusión.
Calendario Actividades
HERRAMIENTAS
• •
• •
Cámara Digital Edición: Premier Pro
Cámara Digital Edición: Premier Pro
PRODUCTO
•
• • • • •
CRONOGRAMA
Video
Este evento se • cubrirá por medio de un video largo de toda la Asamblea.
Fotos Video Piezas Gráficas Álbum de fotos Nota corta para web y App
Este cubrimiento se empezará a realizar antes del evento, con la realización de las piezas gráficas para su divulgación en redes sociales. • Durante el evento tendremos un • fotógrafo y un proveedor • realizando el vídeo y el equipo de comunicaciones adicionalmente cubrirá por medio de fotos e InstaHistorys.
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AUDIENCIA
Padres de familia
Padres de familia Público Interno Público Externo
INDICADOR DE GESTIÓN
Envío del video por mailing a los padres de familia del CCB.
Multimedia para Redes (slide de 10 fotos): • Instagram • Facebook Publicacíon de piezas gráficas.
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5.6. Abril ACTIVIDAD
ACCIÓN
MEDIO ENTRADA
HERRAMIENTAS
IB Art Exhibition
Realización de productos de comunicación para difusión.
Calendario Actividades
•
Cámara Digital
Cultural Week
Realización de productos de comunicación para difusión.
Calendario Actividades
•
Cámara Digital
Copa de la Amistad
Cubrimiento de la actividad, por Correo • medio de fotos Institucional y nota corta.
Cámara Digital
PRODUCTO
CRONOGRAMA
AUDIENCIA
• • • • •
Fotos Vídeos Invitación Promocionales Nota corta para web y App
Esta actividad se cubrirá por medio de un álbum • fotográficos que será publicado en • instagram, facebook y se enviará por mailing a Padres de familia y Comunidad CCB.
• • •
Fotos Video Nota corta para web y App
Este evento se cubrirá por medio de videos y fotos de cada día del evento.
Fotos Álbum de fotos Invitación InstaStories Nota corta para web y App
Este cubrimiento se empezará a realizar a partir del inicio de la Copa de la Amistad, en donde se tomarán fotos del evento. Al finalizar se redactará una nota de la actividad y se acompañará de las fotos realizadas.
• • • • •
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• •
• • •
Padres de familia Público Interno
Padres de familia Público Interno
Padres de familia Estudiantes Público Interno
INDICADOR DE GESTIÓN
Multimedia para Redes (slide de 7 fotos): • Instagram • Facebook
Publicación de fotos y vídeo final en post de redes.
Multimedia para Redes (slide de 10 fotos): • Instagram • Facebook Publicación de piezas gráficas.
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5.7. Mayo ACTIVIDAD
Primera Comunión
ACCIÓN
Realización de productos de comunicación para difusión.
MEDIO ENTRADA
Calendario Actividades
HERRAMIENTAS
• •
Cámara Digital Edición: Premier Pro
PRODUCTO
• •
Álbum de fotos Nota corta para portal web y App
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CRONOGRAMA Este cubrimiento se empezará a realizar a partir del inicio de la ceremonia, en donde se tomarán fotos y vídeos. Al finalizar se redactará una nota de la ceremonia y se acompañará de las fotos o el vídeo realizado.
• •
AUDIENCIA
INDICADOR DE GESTIÓN
Padres de familia Público Interno
Envío del álbum de fotos por mailing a los padres de familia de primaria del CCB.
Manual de Estilo e Identidad Visual
5.8. Junio ACTIVIDAD
PYP Exhibition
Early Childhood Summer Show
Ceremonia Senior
ACCIÓN
Realización de productos de comunicación para difusión.
Realización de productos de comunicación para difusión.
MEDIO ENTRADA
HERRAMIENTAS
PRODUCTO
• • Calendario Actividades
Calendario Actividades
Cubrimiento de la actividad, Calendario por medio de Actividades fotos y nota corta.
•
•
Cámara Digital
Cámara Digital
• •
• • • •
• •
Cámara Digital
•
CRONOGRAMA
AUDIENCIA
INDICADOR DE GESTIÓN
Fotos Álbum de fotos Invitación Nota corta para web y App
Esta actividad se cubrirá por medio de fotos de las diferentes exhibiciones que tienen los estudiantes. Al finalizar se realizará una publicación en redes sociales.
Fotos Video Piezas Gráficas Nota corta para web y App
Esta actividad se cubrirá por medio de fotos de las • diferentes actividades que tienen los niños. • Al finalizar se realizará una publicación en redes sociales.
Padres de familia Público Interno
Publicación de fotos y vídeo final en post de redes.
Álbum de fotos Nota corta para web y App
Este cubrimiento se realizará a partir del inicio de la ceremonia. Se tomarán fotos del evento y después se redactará una nota corta para publicar en la página web y la App. Stand de entrega de anurarios.
Padres de familia de grado 12º Estudiantes de grado 12º
Envío del álbum de fotos por mailing a los padres de familia de grado 12º del CCB.
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• •
• •
Padres de familia Público Interno
Multimedia para Redes (slide de 10 fotos): • Instagram • Facebook
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5.9. Julio ACTIVIDAD
Summer Camp
ACCIÓN
Realización de productos de comunicación para difusión.
MEDIO ENTRADA
HERRAMIENTAS
• Calendario Actividades
•
Cámara Digital
• •
PRODUCTO
CRONOGRAMA
Álbum de fotos Boletín Nota corta para portal web y App
Para este evento se tomarán fotos a lo largo del día, estas fotos se montarán en el boletín diario y se realizará una nota cortando describiendo las actividades realizadas por cada uno de los grupos
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• •
AUDIENCIA
INDICADOR DE GESTIÓN
Padres de familia Público Interno
Envío del álbum de fotos y boletín diario por mailing a los padres de familia del CCB.
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6. ACTIVIDADES O EVENTOS DE PRIMER NIVEL ACTIVIDAD
Open Houses
ACCIÓN
Realización de productos de comunicación para difusión.
MEDIO ENTRADA
HERRAMIENTAS
PRODUCTO
• Correo • Institucional
Cámara Digital
• •
• • • Realización de Cubrimiento productos de de actividades comunicación o eventos para difusión.
•
Correo Institucional •
Cámara Digital Edición: Premier Pro
• • • • •
CRONOGRAMA
Piezas Gráficas Banner para página web Vestido para Facebook
A esta actividad se le realiza un trabajo previo en donde se crean diferentes piezas gráficas para la divulgación del Open House tales como banner para pg. web, vestido para Facebook y tarjetas de invitación.
Álbum de fotos Video Piezas gráficas Invitación Banner para página web Vestido para Facebook Mailing Nota corta para web y App
Este cubrimiento se empezará a realizar a partir del inicio de la actividad o evento, en donde se tomarán fotos y/o vídeos. Al finalizar se redactará una nota de la actividad y se acompañará de la foto o el vídeo realizado.
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INDICADOR DE GESTIÓN
AUDIENCIA
• •
Público Interno Púbico Externo
Publicación de Piezas Gráficas.
• • • •
Padres de familia Público Interno Público Externo
• •
•
Publicación de slide de fotos o videos Videos para redes sociales Publicación de nota corta para web y App Envío de mailing
FORMATO DE
SOLICITUDES
Manual de Estilo e Identidad Visual
7. EJEMPLOS FORMATOS DE SOLICITUDES A continuación, daremos dos ejemplos de cómo se deben llenar los formatos de solicitudes para actividades y solicitudes para diseños gráficos. Estos formatos deben ser enviados al siguiente correo: juan.marquez@ccbcali.edu.co.
7.1. Formato de Solicitudes CCB para Actividades FECHA DE LA SOLICITUD
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
14/06/18
Back 2 School
Exalumnos de la promoción 1988 visitarán el CCB para revivir sus días de colegio.
12/02/19
Salida Pedagógica al Zoológico
Estudiantes de grado 5to visitarán el Zoológico de Cali en busca de patrones.
SECCIÓN O ÁREA
Exalumnos
Primary
DÍA
21/06/18
19/02/19
27
HORA
10:00 am
8:00 am
LUGAR
RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD
QUIEN AUTORIZA
Club Campestre y CCB
Catalina Valenzuela (Directora Exalumnos)
Catalina Valenzuela (Directora Exalumnos)
Zoológico
Luz Ángela Méndez (Profesora Primary)
Carlos Piñeres (Deputy Head)
Corporación Colegio Colombo Británico
7.2. Formato de Solicitudes CCB para Diseños Gráficos
FECHA DE LA SOLICITUD
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
SECCIÓN O ÁREA
RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD
Diseñar una tarjeta de invitación para el evento del Corazón Colombo Day para la comunidad CCB.
Exalumnos
Catalina Valenzuela (Directora Exalumnos)
Catalina Valenzuela (Directora Exalumnos)
21/01/2019
Rectoría
John Peter Zuman (Rector CCB)
John Peter Zuman (Rector CCB)
01/04/2019
08/01/2019
Tarjeta de invitación Corazón Colombo Day
19/03/2019
Diseñar una tarjeta Tarjeta de de invitación para invitación IB Art el evento del IB Art Exhibition Exhibition para la comunidad CCB.
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QUIEN AUTORIZA
FECHA DE ENTREGA
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