GUÍA DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DEL MINTIC/FONTIC
CONTENIDO
A. Generalidades………………..……....4
GUÍA DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DEL MI NTIC /FO NTIC Minist erio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
B. ¿Cómo se hace la Planeación Estratégica en el MINTIC?............................................5 C. Planeación y Seguimiento a la Estrategia en el MINTIC…………................................9
República de Colombia www.mintic.gov.co Ministro D ieg o M olan o Ve g a Viceministra General M aría C ar olina H oy os T urb ay Viceministra de Tecnologías y Sistemas de la Información M aría Is ab el M ejía Secretaria General Be atriz E lena C árd e nas C a sa s Asesor Ministro Jesús M u ñoz Jefe Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales An a M arta M ira nd a C orrale s Ro b erto C a rroll Gon zá lez S ant iag o Briñ ez D a rab os
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INTRODUCCIÓN El artículo 339 de la Constitución Política de Colombia señala que el Estado debe contar con un Plan Nacional de Desarrollo que precise los propósitos, objetivos metas y prioridades de la acción de gobierno en el largo y mediano plazo, así como las estrategias y orientaciones generales de la política económica, social y ambiental.
los niveles de la planeación (Plan Estratégico Sectorial, Plan Estratégico Institucional, y Plan de Acción), la relación entre sus componentes (Planes y los proyectos de inversión), y las herramientas utilizadas en cada parte del proceso.
Dicho artículo está reglamentado mediante la Ley 152 de 1994, estableciendo la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo y determinando los procedimientos y mecanismos para su elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control, con fundamento en los principios de autonomía, ordenación de competencias, coordinación, consistencia, prioridad del gasto público social, continuidad, participación, sustentabilidad ambiental, eficiencia, viabilidad y coherencia. Llevando la normatividad antes mencionada al ámbito de aplicación, el propósito de esta guía es proporcionar los elementos necesarios para desarrollar las diferentes etapas en el proceso de planeación estratégica y su seguimiento, teniendo en consideración 3
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A. GENERALIDADES El ejercicio de Planeación del Ministerio TIC parte del Modelo Integrado de Gestión, específicamente de la dimensión estratégica.
Dentro de la dimensión estrategia del MIG encontramos: Marco Estratégico del MINTIC El Modelo de Gestión Modelo de Control de la Gestión El Marco Estratégico lo podemos definir como: El marco de referencia que orienta a la Institución hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y el cumplimiento de sus objetivos globales. El mecanismo para llevar a la Institución al cumplimiento de su misión y de sus objetivos globales se materializa a través de la planeación. La planeación en el Ministerio TIC se desarrolla en los siguientes niveles.
Plan estratégico Sectorial Plan Estratégico Institucional Plan de acción A continuación realizaremos una breve descripción de cada uno de ellos: Plan estratégico Sectorial: Organiza y orienta estratégicamente las acciones de las entidades pertenecientes a un sector administrativo en un plazo de 4 años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo. (Gobierno de Colombia, 2012) Plan Estratégico Institucional: entiéndase como Plan Indicativo Cuatrienal como lo establece la Ley 152 de 1994. Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de 4 años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo. (Gobierno de Colombia, 2012) Plan de Acción Anual: Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad y articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional. (Gobierno de Colombia, 2012) 4
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A continuación una breve gráfica que nos muestra cómo se articulan los distintos planes.
aplicada en nuestro Plan Estratégico es que la estrategia es gestionable, ejecutable y evaluable por medio de hitos. Con base en esto partimos de las grandes metas del Plan Vive Digital II que son: Ser líderes mundiales en el desarrollo de aplicaciones sociales dirigidas a los más pobres. Tener el Gobierno más eficiente y transparente gracias a las TIC.
Ilustración 1. Articulación Niveles de Planeación
B. ¿CÓMO SE HACE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EN EL MINTIC? En esta guía explicaremos como se construye el Plan estratégico y en especial el Plan Estratégico Proyecto Proyecto Institucional. La metodología es la siguiente: Cada plan estratégico está construido con una óptica, una filosofía. La filosofía
Para poder lograr estas grandes metas, es necesario plantear unos objetivos estratégicos, que en la medida que se logren, se asegura el logro de las metas. Estos objetivos estratégicos a su vez se despliegan en iniciativas y en proyectos. Las iniciativas las podemos definir como el Componente básico de la planeación estratégica del MINTIC, que agrupa un conjunto de proyectos, y estos a su vez un grupo de hitos que contribuyen al cumplimiento de un objetivo estratégico y se clasifican en 3 tipos: Estratégicas, Tácticas y Operativas. Por su parte los proyectos los podemos definir como: un esfuerzo temporal que 5
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se lleva a cabo para crear un servicio, producto o resultado único. Metas PVD II
Obje8vos Estratégicos
Ilustración 3. Etapas de una carrera de ciclismo
Inicia8vas
Proyectos
• Hitos
Ilustración 2. Despliegue estratégico
Para la definición de iniciativas es indispensable aplicar un método, y la lógica de ese método es la siguiente: Se propone una meta final para la iniciativa. o Para poder lograr esa meta final se proponen unas metas volantes. El propósito de esas metas volantes, es que en la medida que se van logrando cada una de las metas, se está asegurando el logro de la meta final.
Podemos asemejar esta situación con una carrera de ciclismo, donde los hitos son aquellas metas volantes, que son necesarias alcanzar, antes de llegar a la meta final, y que cada vez que se va alcanzando uno, hay un indicio que se va por el camino adecuado y que se está más cerca a la meta final. Desde el estilo de planeación que estamos aplicando los hitos, corresponden a los puntos del plan que permiten, asegurar que va en el camino adecuado para lograr la meta final. Entre cada hito, y el otro, se realizan una serie de actividades, es decir un conjunto de acciones organizadas de forma secuencial o simultánea, que me aseguran lograr el hito correspondiente. TIP: Planear es poner en claro, cual es el paso a paso, que me permite lograr la meta deseada.
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Indicadores Considerando que en el Plan Estratégico Sectorial se tiene un gran mundo, que es el mundo de las metas y de los objetivos estratégicos, se puede decir en estricto sentido, que no hay indicadores de impacto, lo que hay es valoración del impacto de las grandes metas y objetivos estratégicos. Un indicador sirve para establecer si la meta propuesta se está logrando o no, o en qué medida se está logrando. Se tienen indicadores de gestión e indicadores de producto.
meta final, porque lo que finalmente es importante, es que la gestión genere el resultado que se ha propuesto. Cuando se va a seleccionar un indicador, se debe hacer utilizando uno que esté bajo el control de los responsables del hito, del proyecto, o de la iniciativa. Entregables Podemos definir como entregable, a cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único verificable que debe producirse para terminar un proceso, una iniciativa, un proyecto, una fase de un proyecto (Project Management Institute, Inc., 2013), o un hito.
Ilustración 4. Indicadores
Los indicadores de gestión se usan para el mundo de las actividades, porque en la gestión básicamente se busca medir que las actividades se están realizado de manera adecuada y organizada. Los indicadores de producto se usan para los hitos y en particular para la
Ilustración 5. Entregables de un proyecto
Riesgos Cuando se tiene organizado el paso a paso también se debe tener en consideración, el contexto o entorno, donde se van a desarrollar las actividades, dado a que ciertas circunstancias pueden cambiar las 7
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reglas del juego e impedir que se llegue al logro propuesto en alguno de los hitos, o aún de la iniciativa. Definimos riesgo como: Cualquier evento o condición incierta, que si se produce tiene un efecto positivo o negativo en uno o más objetivos de la iniciativa o del proyecto.
Los riesgos de la planeación, están fundamentalmente asociados al ámbito de control.
Presupuesto En este mundo no debemos nunca olvidar que los proyectos tiene presupuesto, es decir que no existe proyecto sino tiene presupuesto asociado, Yo no puedo hablar que voy a hacer el proyecto A, B, o C, si de manera simultánea no tengo el fundamento financiero para hacerlo.
Ilustración 6. Riesgos
En cuanto el mapa de riesgo del plan se construye a partir de eventualidades que se pueden prever, y también eventualidades que no se pueden prever y que pueden ocurrir en cualquier momento, frente a eso se pueden adoptar básicamente tres opciones: 1. Mitigar ese riesgo 2. Disminuir el riesgo por vías alternas 3. Eliminar el riesgo, el cual depende si está en mis manos o no hacerlo
Procesos Los procesos son las autopistas sobre las cuales se montan los proyectos, es decir los procesos son un medio que la organización utiliza para realizar los proyectos, por esa razón los indicadores de los procesos son especialmente indicadores que hablan de la eficiencia del proceso, los indicadores de los proyectos hablan no 8
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solo de la eficiencia del proyecto sino del logro del proyecto. ASPA Es un instrumento que utiliza la organización para administrar eficientemente su plan de acción. Y sobre el cual se carga todo el despliegue estratégico, y se gestiona desde las actividades hacia las grandes metas. Resumen La lógica de construcción estrategia es la siguiente:
de
la
Gran meta, objetivo estratégico, iniciativa, proyecto, hitos, actividades, presupuesto.
A continuación listamos las principales directrices a considerar durante la planeación y seguimiento de la estrategia. Existen metodologías y herramientas externas para el ejercicio de planeación, seguimiento y evaluación, en el nivel Plan Nacional de Desarrollo, y Proyectos de Inversión, los cuales se consideran, y aplican en forma estricta, en los ejercicios de planeación realizados por el MINTIC, y las entidades del Sector. La consolidación del Plan Estratégico Sectorial e Institucional, se realiza a través de Iniciativas, que hacen su aporte individual a un solo objetivo estratégico.
Es decir debemos construir de lo macro a lo micro y debemos controlar de lo micro a lo macro, y la herramienta de seguimiento es el ASPA.
El Plan Estratégico se cuantifica a través de ponderaciones en los diferentes niveles del despliegue estratégico.
C. PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA ESTRATEGIA
La asignación de ponderaciones se realiza considerando la contribución al cumplimiento del objetivo del nivel superior, la magnitud de recursos financieros necesarios para la obtención de los productos asociados, la cuantificación de esfuerzos para desarrollar las actividades u obtener los productos relacionados.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN DE LA PLANEACIÓN Y EL SEGUIMIENTO A LA ESTRATEGIA.
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El seguimiento a la estrategia sectorial e institucional, se realiza a través del Plan de Acción. La corroboración del componente estratégico de los acuerdos de gestión se realizará con los avances trimestrales y cierre de la vigencia, registrado en el Plan de Acción. La herramienta para realizar seguimiento al Plan de Acción se denomina ASPA. Los avances en las actividades e indicadores que no estén registrados en el ASPA en las fechas de corte establecidas, se consideran como no realizadas. El ejercicio de planificación anual se termina cada año con la publicación del Plan de Acción en la página WEB del MINTIC el 30 de enero de cada año. A partir de esta fecha se suspenden los permisos a los usuarios para modificación y cargue del plan de acción de las iniciativas. Pasada la fecha de registro de los planes de acción se inicia la etapa de seguimiento, en la cual solo se habilita para los responsables de las iniciativas y los responsables de registro de información, el registro de avance actividades y el registro de avance de
los indicadores, y la ruta de ubicación de los entregables. Las modificaciones a las iniciativas se deben realizar siguiendo el procedimiento de solicitudes de cambio. Terminada la vigencia anual, los responsables de las iniciativas y los responsables de registro de información, deben realizar un resumen de los logros de la iniciativa, verificar la consistencia de los resultados finales de los indicadores y su análisis cualitativo, y que los recursos ejecutados de la iniciativa sean los que efectivamente se ejecutaron. La ejecución presupuestal reflejada en los indicadores, está dada en término de las obligaciones. Entendiendo éstas últimas como el momento en que se reconoce una deuda o se promete su pago u otra prestación o entrega, como consecuencia del recibo a satisfacción del bien o servicio y de la liquidación del respectivo contrato.
PLANEACIÓN Iniciativas Las Iniciativas, son el componente básico o módulo articulador del 10
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esquema de planeación estratégica adoptado por el Ministerio TIC, como cabeza de sector. Ellas agrupan el conglomerado de acciones presentadas por las distintas entidades del Sector TIC y donde se evidencia su coherencia con el objetivo y la dimensión a la cual son asignadas. Esta sección es de particular importancia para los líderes y equipos de trabajo de las entidades y dependencias porque les permite visualizar e identificar el aporte que desde su competencia se realizará al cumplimiento del Plan Estratégico.
para llevar a cabo los planes de acción y así, alcanzar las metas inmediatas o resultados específicos. Tabla 1. Clasificación de iniciativas.
TIPO DE INICIATIVA
CONTRIBUCIÓ N A OBJETIVOS, MISIÓN Y/O VISIÓN
MARCO DE TIEMPO PARA DAR CUMPLIMIENT O A METAS Y OBJETIVOS
ESTRATÉGIC A
Muy Alto
Periodo Gobierno 1
TÁCTICA
Alto
2- 3 años
OPERATIVA
Medio
1 año ó menor
de
En el proceso de construcción de iniciativas es necesario, definir el nivel de aporte al objetivo estratégico y el marco de tiempo del cumplimiento de las metas, teniendo las siguientes categorías:
Es importante resaltar que una iniciativa puede iniciar en cualquiera de éstas categorías pero, dependiendo del cumplimiento de los objetivos de la misma, y/o evaluación de resultados anuales, puede cambiar de categoría.
Estratégica: Conjunto de acciones que contribuyen en forma directa a los objetivos general y/o específicos y sus metas, la Misión y Visión de la entidad, en el marco de la vigencia de Gobierno. Tácticas: Conjunto de acciones y métodos que se requieren para alcanzar los objetivos planteados en el mediano plazo (de 1 a 3 años) con metas establecidas. Operativas: Definen los medios específicos que deben ser utilizados
Para cada iniciativa se establece una codificación que nos orienta acerca de la dimensión, objetivo estratégico al que le aporta y la categoría que tiene dentro del objetivo estratégico, estableciendo de esta forma la alineación estratégica de la iniciativa. El nombre de la iniciativa debe reunir los siguientes requisitos: Características 1
Algunas iniciativas podrían trascender al periodo de Gobierno.
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o Representar la naturaleza de la iniciativa. o Ser válido durante toda la vida de la iniciativa. o Identificar la iniciativa por si misma de manera inequívoca Responder los siguientes interrogantes. o ¿Qué se va a hacer? (Acción que caracteriza la iniciativa) o ¿Sobre qué se va a hacer? (Materia o motivo de la acción) El objetivo de la iniciativa debe estar asociado y contribuir al objetivo estratégico al que pertenece, también debe definir en forma clara y precisa los resultados finales claves que se quieren alcanzar, con el menor número de palabras posibles y en su construcción debe contar con estos elementos: ¿Qué acción determina la esencia de lo que se pretende lograr? (Debe iniciar con un verbo en modo Infinitivo), ¿Qué cosa? Resultado clave medible sobre el cual recae la acción. ¿Cómo? Forma como se pretende lograr el resultado dentro de un marco temporal. ¿Para qué? Propósito o fin que se logrará.
Otro elemento importante en la definición de la iniciativa es el alcance. El alcance debe incluir una lista detallada de los requisitos específicos que la iniciativa debe satisfacer, y también una lista de productos que se generaran en el desarrollo de la misma, así también como los resultados que están específicamente excluidos. Presupuesto de la Iniciativa: La fuente de financiación de las iniciativas planteadas en el Plan estratégico Sectorial corresponde a los proyectos de inversión que tengan asociadas las entidades que hacen parte del Sector y que hacen su contribución a la estrategia Sectorial. Acudiendo al principio de Planificación de los recursos públicos, deben guardar concordancia y armonía entre el Plan de Desarrollo, Plan de Inversiones, Marco Fiscal de Mediano Plazo, plan financiero y el POAI; y por el “Principio de Especialización” de existir coherencia entre el gasto y su finalidad; y cada gasto en cada órgano debe referirse a su objeto y funciones, principios por los cuales los procesos de formulación y planeación de los proyectos de inversión deben ir de la mano con la construcción de las iniciativas.
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Hitos Los podemos definir como metas volantes o puntos del plan o del proyecto que permite asegurar que se va por el camino adecuado para lograr la meta final. Dentro de la óptica de construcción del plan estratégico, por medio del hito podemos gestionar, ejecutar, y evaluar la estrategia. Razón por la cual en la estructura definida en el sistema de seguimiento, no aparece el nivel de proyecto, lo cual no significa que no sean importantes, sino que se le quiere dar más visibilidad a los logros representados en los hitos. Los hitos tienen como componentes las actividades, los indicadores y los entregables, las cuales describiremos en los apartados siguientes a este. En consecuencia con la temporalidad de los hitos es necesario asignar una fecha de inicio y una fecha de finalización. De igual forma es necesario asignar un presupuesto, está asociado con algunos de los componentes de los proyectos de inversión. De igual forma que en los niveles anteriores, a los hitos se les asigna una ponderación de acuerdo al nivel de contribución al cumplimiento del
objetivo de la iniciativa, y la sumatoria de las ponderaciones asignadas a los proyectos o hitos debe ser el 100%. Para la definición del nombre del hito se propone construirlo en forma gramatical sustantiva, indicando en forma breve y concisa, el logro que se pretende obtener al finalizar el hito. Tabla 2. Ponderación Hitos
INICIATIVA Hito Hito Hito Hito
Ponderación 1 2 … N ∑ Ponderaciones de los Hitos
20% 10% … 25% 100%
Actividades Corresponden a conjunto de acciones organizadas de forma secuencial o simultanea que aseguran lograr el hito correspondiente. Al estar incluidas dentro del hito, están enmarcadas dentro de los límites del mismo en términos de alcance, tiempo y presupuesto. Por lo que se debe asignar fechas de inicio y fin de la actividad y los recursos asociados a la misma. Las actividades deben iniciar con un verbo en infinitivo y deben revelar de forma sucinta las acciones que se van a realizar. 13
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Siguiendo el mismo esquema de los niveles superiores, es necesario asignarle una ponderación que debe estar relacionada con la contribución de la actividad al logro del hito al cual esté vinculada. La suma de las ponderaciones asignadas a las actividades por cada hito debe sumar el 100%. Tabla 3. Ponderación Actividades
HITO Actividad 1 Actividad 2 Actividad … Actividad N ∑ Ponderaciones de los Actividades
Ponderación 20% 10% … 25% 100%
El nombre de las actividades debe iniciar con un verbo en infinitivo y revelar de forma sucinta las acciones que se van a realizar. Para efectos del seguimiento en el desarrollo de la actividad en el tiempo, se hace necesaria una programación de registros de avance, que no es otro tema más que indicar como se ejecutará la actividad en forma porcentual en el tiempo, siendo la sumatoria de todos los registros de avance por cada actividad el 100%.
Ilustración 7. Programación de actividades
Indicadores Un indicador me sirve para establecer si lo que se ha propuesto se está logrando o no. O en qué medida se está logrando. Los indicadores asociados con las actividades los podemos identificar como indicadores de gestión. Los que estén asociados a los hitos y a las iniciativas los podemos identificar como de producto. Funciones de los indicadores. Para lograr este seguimiento y evaluación, los instrumentos de medición se apoyan en tres funciones básicas, a saber: Descriptiva: Aportar información sobre el estado actual de un proyecto, un programa, un plan. Valorativa: Añadir a esta información un juicio de valor objetivo con el propósito de establecer si el resultado del proyecto, programa o plan es adecuado o no lo es. 14
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Causal: Identificar las causas del resultado esperado, en relación con la meta preestablecida, ya sea éste menor, mayor o igual Características de un indicador Por la importancia que representa el utilizar un indicador, este debe cumplir con las características o criterios aplicados a las letras de la palabra “crema” para cada uno de los instrumentos de medición, teniendo en cuenta que cada letra significa: C Claro: inequívoco.
Entendible,
preciso
e
R
Relevante: Oportuno, apropiado al tema en cuestión.
E
Económico: Medirlo no debe ser muy costoso a no ser que sea relevante, disponible a un costo razonable.
M
Monitoreable: Se puede validar, abierto a validación independiente.
A
Adecuado: (Provee una base suficiente para estimar el desempeño).
Definición del nombre del indicador Teniendo claro el objeto de la medición y la forma en la que se realizará se le
debe dar un nombre al indicador, que debe estar alineado con el propósito de la medición de un objetivo en particular, para el cual se desea medir el grado de avance o retraso. En este sentido, entre más precisa sea la definición del objeto a cuantificar como la de su característica deseada, el indicador podrá ser más exacto en su definición. El nombre de un indicador se debe componer de los siguientes elementos: a. b. c. d.
Descriptor cuantitativo El objeto que se desea cuantificar La condición deseada del objeto. Un complemento descriptivo
El nombre del indicador debe estar escrito en una secuencia lógica, en primer lugar, debe darse un descriptor cuantitativo que evite que se les proporcione el mismo nombre a instrumentos de medición que algebraicamente se expresan diferente, luego debe estar definido el objeto que se desea cuantificar, lo cual se hace a través de la descripción de un sujeto, mientras que la condición que se desea medir para el objeto debe estar descrita a través de un verbo, cuya expresión debe estar en modo participio pasado, denotando la característica deseada del sujeto.
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Definición de unidad de medida Es una cantidad fija que se adopta convencionalmente como unidad de comparación en la medición de cualquier magnitud. Parámetro de referencia para establecer la magnitud de medición del indicador. Siguiendo el mismo esquema de los niveles superiores, es necesario asignarle una ponderación que debe estar relacionada con la relevancia del indicador con respecto al logro del hito o del proyecto al cual esté vinculado. La suma de las ponderaciones asignadas a los Indicadores por cada hito debe sumar el 100%. Tabla 4. Ponderación de indicadores.
HITO Indicador 1 Indicador 2 Indicador … Indicador N ∑ Ponderaciones de Indicador
Ponderación 20% 10% … 25% 100%
Para efectos del seguimiento en el desarrollo del Indicador en el tiempo, se hace necesaria una programación de registros de avance, que no es otro tema más que indicar como se esperan los resultados del indicador en la unidad de medida definida para el mismo en el tiempo, siendo la sumatoria
de todos los registros de avance de cada indicador el valor de la meta.
Ilustración 8. Programación de indicadores.
La unidad mínima para realizar la programación de registros de avances en los indicadores es la semana. Nota: Si el líder de la iniciativa es gerente público, y el indicador hace parte de los indicadores suscritos en el componente de estrategia del acuerdo de gestión, es necesario marcarlo con la categoría acuerdo de gestión. Entregables Podemos decir que entregable es: Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único verificable que debe producirse para terminar un proceso, un proyecto, o una fase de un proyecto (Project Management Institute, Inc., 2013). Para el caso del MINTIC considerando la relevancia dada a los hitos también podemos relacionar el entregable con el producto o servicio único y verificable al terminar un hito, relacionarlos dentro de 16
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la estructura de cada hito y asociarlos con los indicadores pertenecientes al mismo hito con los que tengan relación. También es importante registrar la ruta donde se encuentra el soporte de la existencia del entregable. Presupuesto Las iniciativas se financian a través de los proyectos de inversión. Para cada vigencia el ASPA tiene cargado el listado de proyectos de inversión de acuerdo al Anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación – PGN. Adicionalmente tiene cargada la programación de compromisos y obligaciones, que son la base para el Plan Anual Mensualizado de Caja – PAC, y corresponden al Acuerdo de Ejecución de Presidencia de la República. El ASPA permite realizar una relación entre los proyectos de inversión y las iniciativas del Plan de Acción, aún en forma fraccionada, es decir, un proyecto de inversión, puede financiar varias iniciativas. Para las iniciativas que reciben el total de recursos de uno, o varios proyectos de inversión, la programación de compromisos y obligaciones del
proyecto o los proyectos de inversión pasan a ser parte la programación de compromisos y obligaciones de la iniciativa. Para los casos que los recursos de un proyecto de inversión se distribuyen en varias iniciativas, es necesario hacer la programación manual de las obligaciones y compromisos en cada una de las iniciativas, teniendo en cuenta que los valores máximos de cada mes ya están definidos en la programación de obligaciones y compromisos del proyecto de inversión. Para un mayor control de los recursos asignados a las iniciativas de cada dependencia se recomienda seguir completando los campos de recursos en los niveles de hito e iniciativa. EJECUCIÓN Es la etapa donde se desarrollan las acciones previamente planeadas a través de la gestión de las personas y recursos asociados. En esta etapa se pueden requerir actualización de la planeación y ajustes a las líneas base. Esto puede incluir cambios en la duración de las actividades, en la productividad y disponibilidad de los recursos, y riesgos no previstos. Durante esta etapa se ejecutan la mayor cantidad de los recursos y se tiene 17
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como resultado los entregables propuestos ya sean bienes o servicios. Teniendo en consideración diferentes programaciones se registrando los avances en
las van
Ejecución presupuestal Las actividades Los indicadores Entregables Presupuesto En la ejecución presupuestal se hace en forma automática para las iniciativas que tienen asignadas en forma total los recursos de uno o más proyectos de inversión. Para los que reciben recursos en forma parcial se hace necesario asignar los CDP y registros presupuestales de los contratos asociados con la iniciativa. Indicadores En el registro de avances en los indicadores, se debe realizar en la fecha programada, en el componente cuantitativo, en las unidades que se hayan definido en el indicador, y en el componente cualitativo, haciendo un análisis del valor obtenido, o especificando un mayor detalle de la cifra.
En caso que se realice el registro de avance en forma extemporánea es necesario: 1) Si se hace antes de la fecha programada colocar en la parte cualitativa el análisis del indicador y la razón por la cual se hizo antes. Lo anterior obedece a que se va a reflejar un sobre cumplimiento mientras llega la semana en que se debía registrar. 2) Si se realiza posterior a la fecha inicialmente programada. En la fecha programada se debe registrar cero en la parte cuantitativa y en la parte cualitativa explicar en forma breve porque no se realizó el avance y/o cuando se va a realizar el registro de avance. Y en la fecha de cuando se hace el registro, diligenciar los campos del componente cuantitativo y cualitativo, guardando la coherencia necesaria entre ellos. NOTA: El último registro del indicador debe resumir en forma sucinta (no mayor a 300 caracteres incluyendo espacios), el resultado final del indicador. Está información es la que aparecerá como observaciones del indicador en el formato 6 de la cuenta a la Contraloría General de la República.
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Actividad En el registro de avances en las actividades, se debe realizar en la fecha programada. En el componente cuantitativo, el porcentaje de avance que se haya realizado en la actividad, y en el componente cualitativo, describir en forma concreta las acciones que representan el porcentaje registrado. En caso que se realice el registro de avance en forma extemporánea es necesario: 1) Si se hace antes de la fecha programada registrar los valores de los componentes cuantitativo y cualitativo, en la parte cualitativa de las observaciones de la acción, indicar la razón por la cual se hizo antes. Lo anterior obedece a que se va a reflejar un sobre cumplimiento mientras llega la semana en que se debía registrar. 2) Si se realiza el registro de avance en fecha posterior a la fecha inicialmente programada. En la fecha programada se debe registrar cero en la parte cuantitativa y en la parte cualitativa explicar en forma breve porque no se realizó el avance y/o cuando se va a realizar el registro de avance. Y en la fecha de cuando se hace el registro, diligenciar los campos del componente
cuantitativo y cualitativo, guardando la coherencia necesaria entre ellos Entregables. En la medida que se cumplan las actividades e indicadores de cada hito es necesario relacionar la ubicación de los soportes que dan fe que se realizaron los entregables previstos para cada hito. En la ubicación del entregable, se debe escribir la ruta de acceso donde están ubicados los soportes de los entregables. Solicitudes de Cambio Considerando que pueden surgir variaciones entre la programación y la ejecución se tiene habilitado un procedimiento de control de cambios el cual se encuentra detallado en el procedimiento de solicitudes de cambio. Consultar la documentación del proceso de Direccionamiento Estratégico en el MIG. SEGUIMIENTO Durante esta etapa se hacen revisiones y se hace seguimiento a la actividades ejecutadas teniendo como referencia la documentación de planificación desarrolla en la etapa de planeación y actualizada durante la ejecución. El desempeño es observado y medido en forma regular y consistente de forma 19
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que se identifiquen las variaciones en la gestión de la iniciativa o proyecto. Las actividades de seguimiento inician desde las mismas dependencias garantizando que la información registrada corresponda a la realidad de la iniciativa o iniciativas a cargo del líder. Un segundo nivel de seguimiento se realiza desde la oficina de Planeación y Estudios Sectoriales, donde a través del ASPA cada semana se envían correos recordatorios de las actividades, indicadores pendientes a registrar en la semana, y de los que tenga retraso en la actualización indicando el número de semanas con atraso.
Sector TIC, también se invitan otras entidades que hacen parte del sector. El Desarrollo de este Comité se hace a través de la presentación de cada una de las Políticas de Desarrollo Administrativo se incluyen las metas de Gobierno, presentando la Información del Sistema de Metas de Gobierno a cada corte de trimestre, Y el resto de Políticas de Desarrollo Administrativo, haciendo seguimiento al avance de cada una de las políticas usando los instrumentos proporcionados por los líderes de política como son el Formato Único de Registro de Avance a la Gestión – FURAG y las fichas técnicas de los indicadores de cada una de las políticas.
Estos correos se envían los días lunes a los responsables de registro de información, de manera que estén alertas en conseguir la información necesaria para el registro. Y los días jueves los responsables de cada uno de los niveles dentro de la iniciativa y a los responsables de registro de información. El siguiente nivel de seguimiento corresponde al Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo o MIPG Sectorial en el cual se hace seguimiento cada trimestre, y participan las entidades adscritas y vinculadas del 20
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Bibliografía Gobierno de Colombia. (2012). Metodología para la Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Bogotá. Project Management Institute, Inc. (2013). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK) Quinta Edición. Newtown Square, Pensilvania 19073-3299: Project Management Institute, Inc., ISBN978-1-62825-009-1.
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