Manual de Supervisión by Alianza Cacao Peru

MANUAL DE SUPERVISIÓN DE ASPECTOS AGRONÓMICOS A APLICAR EN EJECUCIÓN DE PROYECTOS PRODUCTIVOS

Manual de Supervisión de Aspectos Agronómicos para Proyectos Productivos

Elaboración: Hugo Palma Moscoso Asistencia técnica: Tommy Fairlie Diagramación y diseño: Hugo Palma Moscoso Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo del pueblo de los Estados Unidos de América, a través de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) bajo los términos del programa Alianza Cacao Perú. El contenido de este manual es de exclusiva responsabilidad del(os) autor(es) y no refleja necesariamente la opinión de USAID ni del gobierno de los Estados Unidos.

ACRÓNIMOS 5 GLOSARIO 6 PRESENTACIÓN 7 INTRODUCCIÓN 8 1. OBJETIVOS 1.1 Objetivo general 1.2 Objetivos específicos

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2. BASES CONCEPTUALES Y ESTRATEGIAS DE UNA SUPERVISIÓN 11 2.1 A nivel general 11 2.1.1 El concepto de supervisión 11 2.1.2 Tipos de supervisión 12 2.1.3 Enfoque de la supervisión orientadora 12 2.1.4 Principios y características de la supervisión orientadora 14 2.1.5 Conocimientos y habilidades del supervisor 14 2.1.6 Cualidades del supervisor 15 2.1.7 Dinámica motivacional de la supervisión 15 2.2 A nivel de los proyectos 2.2.1 El concepto de la supervisión 2.2.2 El Plan de extensión a supervisar

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3. INDICACIONES DE PROCEDIMIENTOS 3.1 Rol y responsabilidad de la supervisión 3.2 Supervisión de planes de extensión 3.3 Supervisión de los aspectos técnicos- sociales

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4. CRITERIOS TÉCNICOS DE SUPERVISIÓN

5. REPORTES DE SUPERVISIÓN

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ÍNDICE

6. DESARROLLO DE LA SUPERVISIÓN 26 6.1 Lineamientos para la supervisión 26 6.2 Supervisión durante el desarrollo de los planes de extensión 27 6.3 ¿Qué aspectos supervisar? 29 6.3.1 En el caso de datos generales del agricultor/a y sus respectivas parcelas. (Ver cuadro 3 y 4) 29 6.3.2 En el caso de parcelas en crecimiento y en producción: mejoramiento de productividad. 33 6.3.3 En el caso de instalación de áreas nuevas (Ver cuadro Nº 4) 42 7. TÉCNICAS DE SUPERVISIÓN

8. INSTRUMENTOS DE SUPERVISIÓN

9. ANEXOS Anexo I: Formato de plan de supervisión Anexo II: Lista de verificación técnica Anexo III: Formato de reporte de hallazgo Anexo IV: Formato de informe técnico Anexo V: Formato de informe mensual del plan de extensión Anexo VI: Formato para la elaboración del informe técnico final de la implementación del plan de extensión Anexo VII: Protocolo de muestreo para determinar el número de plantas necesario para calcular la producción por hectárea de cacao Anexo VIII: Principales actividades realizadas por un técnico de campo Anexo IX: Principales actividades que pueden ser realizados por el supervisor/especialista (técnico élite) Anexo X: Principales actividades que pueden ser realizadas por el gestor/gerente

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64 65

ACP : Alianza Cacao Perú ANP : Áreas Naturales Protegidas BPP : Bosque de Producción Permanente MINAGRI : Ministerio de Agricultura y Riego MIP : Manejo Integrado de Plagas y Enfermedades M&E : Monitoreo y Evaluación MYPYMES : Micro, Pequeñas y Mediana Empresas NIPO

: Nutrición Integral y Poda Oportuna

OIT : Organización Internacional del Trabajo PERSUAP : Pesticide Evaluation Review and Safe Action Plan (¨Plan de Acción para el uso más seguro de Pesticidas) PMMA : Plan de Mitigación y Monitoreo Ambiental SAF : Sistema Agroforestal SENASA : Servicio Nacional de Sanidad Agraria del Perú USAID

: United States Agency for International Development (Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional)

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ACRÓNIMOS

GLOSARIO Aguas mieles: Es el subproducto generado del beneficio o fermento del cacao, su mal manejo genera contaminación a las fuentes de agua, malos olores, crias de moscas u otras plagas. Barrera muerta: Las barreras muertas son cercos de piedras o de rastrojos, colocados conforme las curvas a nivel, sirven para disminuir la velocidad del agua y así evitar la erosión de los suelos.

Barrera viva: Las barreras vivas son cultivos que se siembran en curvas a nivel, principalmente en las laderas, con el propósito de controlar la erosión. Poseen la característica de ser tupidas en los surcos, con alta densidad; por este motivo actúan como barreras.

Eficacia: es la capacidad para lograr resultados y metas sin optimizar recursos y medios

Eficiencia: Es la capacidad para lograr resultados y metas optimizando recursos y medios. Extención agrícola: Servicio que presta una institución a los productores para mejorar sus conocimientos en la agricultura de un producto. Giras agronómicas: Viaje a diferentes parcelas o centros de producción modelo, se realiza con el fin de replicar la experiencia .

Línea de base: Es la primera medición de todos los indicadores contemplados en el diseño de un proyecto de desarrollo social y, por ende, permite conocer el valor de los indicadores al momento de iniciarse las acciones planificadas, es decir, establece el ‘punto de partida’ del proyecto o intervención. Libro de campo: Es una herramienta que se utiliza para ser anotaciones cuando se ejecuta trabajos de campo. Pesticida: Es cualquier sustancia o mezcla de sustancias dirigidas a destruir, prevenir, repeler o mitigar alguna plaga. El término pesticida, se puede utilizar para designar compuestos que sean herbicida, fungicida, insecticida o algunas otras sustancias utilizadas para controlar plagas.

Zanja de infiltración: Es una excavación en el terreno que se establece en zonas de baja precipitación, para acumular el agua de lluvia, permitiendo una mayor infiltración de esta en el perfil del suelo y proporcionar humedad a las plantas establecidas en los bordes de estas, en periodos de lluvias escasas.

El presente manual1 está dirigido en forma prioritaria, al personal de campo que implementan planes de extensión por medio de diferentes proyectos productivos agrícolas, quienes tienen la responsabilidad directa de supervisar la labor de capacitación y asistencia técnica de los técnicos extensionistas. De igual manera, está dirigido a los funcionarios encargados de la gerencia y dirección de las labores de extensión agrícola, quienes deberán proveer las facilidades logísticas necesarias para que el proceso de supervisión se lleve a cabo en las etapas programadas y sin ninguna dificultad. El manual considera la etapa de planificación y diseño de su labor de campo, como en su ejecución y culminación de su operación. Finalmente, el manual que ponemos en consideración ha sido reelaborado después de diez años, teniendo en cuenta las dificultades de campo de parte del equipo técnico y la dinámica que mantienen las familias productoras participantes de proyectos productivos, a quienes el equipo técnico presta servicios de asistencia técnica y capacitación.

Este Documento esta basado en el “Manual de Supervisión en Salud Ambiental” editado por el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social de El Salvador, Centro América, publicado en Junio del 2007. La primera versión se elaboró el 2008 para el Programa de desarrollo alternativo (PDA) de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID).

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PRESENTACIÓN

INTRODUCCIÓN El presente documento denominado “Manual de supervisión de aspectos agronómicos a aplicar en la ejecución de proyectos productivos”, tiene como objetivo definir los elementos de la “supervisión orientadora”2, encaminada a la mejora continua de los procesos y procedimientos inmersos en los servicios de asistencia técnica y capacitación provistos por los extensionistas, ya sea de la misma institución o de las empresas proveedoras de asistencia técnica. Tomando en cuenta para ello sus respectivos planes de extensión en el que consideran el cronograma de actividades específicas. El manual contiene las bases conceptuales de la supervisión en proyectos productivos, esto es un conjunto de pautas y recomendaciones que deben ser consideradas como las líneas maestras para precisar el enfoque que debe dársele a la supervisión, considerando que los planes de extensión han sido concebidos hacia una atención integral, buscando la eficiencia y eficacia de las actividades que los agricultores desempeñan en sus labores de campo. Estas consideraciones facilitarán la tarea de planificar, implementar y direccionar las acciones de prevención, mitigación y manejo de riesgos técnicos y financieros para el logro de los resultados. Finalmente se describen las técnicas y los instrumentos que deben utilizarse en el proceso de supervisión, entre estos últimos se encuentran listas de verificación y formatos que deben ayudar a sistematizar la información obtenida. Los formatos que se presentan, obedecen a un plan de extensión que promueve las buenas prácticas agrícolas en el cultivo de cacao.

Supervisión orientadora, se refiere a que la supervisión tiene un afán pedagógico, en la que el supervisado tiene la oportunidad de ser capacitado en servicio y de esta manera mejorar sus habilidades técnicas. Por esta definición, la supervisión no tiene, ni debe tener un afán fiscalizador ni policíaco.

A lo largo del documento se mencionan indistintamente los términos supervisor/a o especialista de campo, para el caso, es lo mismo.

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Es de esperar que la interiorización de los contenidos del manual y la práctica de los mismos en la supervisión, lleve a un cambio positivo de actitud en los supervisores y que la relación supervisorsupervisado se perciba como un proceso donde prevalezca una comunicación horizontal, basada en el respeto y la confianza.

1 Objetivos

1.1 OBJETIVO GENERAL Definir la información, los procedimientos, las técnicas e instrumentos para la supervisión orientadora, encaminada hacia la mejora continua en el proceso de implementación del servicio de extensión por medio de sus diferentes metodologías ya sean: visitas técnicas individuales, capacitaciones grupales, “días de campo”, pasantías, implementación de parcelas demostrativas y otros.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Sistematizar la información generada en la supervisión (los aspectos relevantes de la misma). • Detallar los procesos para el desarrollo de la supervisión, considerando a la misma como una actividad en servicio que ayuda a los técnicos de campo en el desempeño de su labor. • Describir las técnicas que los/as supervisores/as deben utilizar en el proceso de supervisión. • Disponer de una técnica de campo a utilizar en el desarrollo de la supervisión.

2.1 A NIVEL GENERAL 2.1.1 El concepto de supervisión • La supervisión viene a ser un proceso de constatación y verificación, al contrastar con la realidad de los hechos lo sostenido en los reportes del proceso. • La supervisión, como proceso esencialmente técnico, no actúa como factor permanente, a diferencia del monitoreo que es de naturaleza constante durante todo el proceso. • El objeto de la supervisión es observar de manera crítica el desempeño de los que participan en el proceso. • La evaluación, que puede ser confundida con la supervisión, es en realidad un proceso que se orienta a determinar de modo sistemático y objetivo la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto de las actividades a la luz de los objetivos trazados y está conceptualmente articulada a la planificación, programación y toma de decisiones futuras (ver gráfico N° 1).

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2 Bases conceptuales y estrategias de una supervisión

2.1.2 Tipos de supervisión Supervisión autocrática: Es la supervisión centralizada en el supervisor. El/la supervisor/a cree tener “la última palabra”, enfatiza una autoridad personalista, no considera las ideas y opiniones de otros, por el solo hecho de no venir de sí mismo. Esto hace que el/la supervisor/a, no utilice la experiencia de los otros, no delegue, asuma una actitud paternal, trabaje solo, estimule la adulación, centralice la autoridad, se aferre a detalles de rutina, evite pronunciarse y evite enfrentarse a un problema importante y no acepte sugerencias. Supervisión democrática: Es la que considera líneas de comunicación horizontal entre el/la supervisado/a y el/la supervisor/a, esto hace que el supervisor sepa delegar y delegue, trabaje con los demás, consulte, se libere de lo rutinario y dedique su energía a una supervisión creadora; efectúe críticas constructivas, enseñe con el ejemplo, tenga actitud amable y valore las fortalezas de sus supervisados; sabe apreciar el recurso humano y se preocupa por el progreso de “su” equipo. Supervisión pasiva: Este tipo de supervisión consiste en “dejar hacer, dejar pasar”. Al supervisor/a se “le pasea el alma”, la labor de supervisor/a es casi inexistente, las decisiones las toma el grupo, los/as supervisados/as actúan sin dirección (trabajan mucho pero desorganizadamente o en algunos casos hacen lo que les da la gana). El/la supervisor/a delega casi todo, dice “no querer comprarse líos ajenos”, todo lo encuentra bien, así haya evidencia de que las cosas andan mal, no exige nada.

2.1.3. Enfoque de la supervisión orientadora El equipo técnico extensionista de campo tiene como fin ser interlocutores/ as entre actores con una actitud proactiva. De la misma manera, se busca fortalecer esta ideología a nivel de campo. Por lo tanto, se ha optado por emplear el enfoque de una supervisión orientadora. De esta forma, la supervisión deja de ser un instrumento fiscalizador/policiaco y se convierte en una herramienta orientadora y de gestión. El/la supervisor/a se convierte en un consejero/asesor/a del supervisado.

Cuadro Nº 1: Cuadro comparativo de supervisión tradicional y supervisión orientadora SUPERVISIÓN TRADICIONAL

SUPERVISIÓN ORIENTADORA

El supervisado no recibe apoyo, se siente amenazado, en vez de resolver los problemas, éstos se incrementan

Ayuda a resolver los problemas, en vez de criticar las fallas

Enfatiza los aspectos negativos y no orienta

Se enfoca más en los procesos y procedimientos que en enfatizar los errores

No es proactiva, solo actúa cuando se presentan los problemas

Previene situaciones que puedan convertirse en problemas o conflictos. Orienta y capacita oportunamente

Se percibe como un proceso “de puro papeleo”, sin ningún beneficio

Se convierte en una oportunidad para mejorar las competencias técnicas y, por ende, la calidad de la asistencia técnica

Se percibe como una carga

Es un proceso dinámico que se maneja dentro de un ambiente de confianza

Se enfoca en los efectos y no busca causas

Busca encontrar las causas para proponer soluciones a los problemas

Enfoque deshumanizado

Tiende a elevar la autoestima del supervisado

No es un proceso de enseñanza-aprendizaje

Constituye un proceso de enseñanza-aprendizaje

Comunicación unilateral

Existe interacción entre el supervisado y el supervisor

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Para un mejor entendimiento de la supervisión orientadora, a continuación se hace un análisis comparativo entre supervisión orientadora y supervisión tradicional.

2.1.4 Principios y características de la supervisión orientadora Principios: • Participativa: Fomenta una comunicación de doble vía entre el supervisor y el supervisado. • Integralidad: Se apoya en una estructura funcional previamente establecida, en el cual se definen niveles jerárquicos. • Equidad: Trato igualitario para todos los/as supervisados/as. Méritos y errores son tomados en cuenta para estimular el desarrollo personal y profesional. Características: • Gradualidad: Se efectúa conforme va avanzando la implementación del plan de trabajo, dando importancia a procesos pertinentes en esos momentos. • Planificada: Aun cuando se recomienda en algunos casos que la supervisión sea inopinada, requiere ser planificada por el supervisor. • Evaluada: A efectos de ir mejorando los procesos de supervisión y con la participación del área de monitoreo y evaluación de la institución.

2.1.5 Conocimientos y habilidades del supervisor/a La capacidad del supervisor para comprender a los supervisados y trabajar eficazmente con ellos, requiere de conocimientos y habilidades que determinarán, en gran medida, el éxito o el fracaso de la supervisión. Lo que se espera de un buen supervisor es: • Conocimiento del tema: debe estar perfectamente enterado del plan y de la temática que supervisa. • Conocimiento de sus propias responsabilidades: El/la supervisor/a debe conocer las políticas, prioridades, características del contrato y de la estructura organizacional para la prestación del servicio, etc. • Habilidad para proporcionar instrucciones precisas: El/la supervisor/a necesita dejar instrucciones al personal supervisado para obtener resultados óptimos. La información, así como las instrucciones, deben ser claras y precisas. • Habilidad para mejorar métodos: El/la supervisor/a debe buscar mejorar aquellos métodos de la prestación del servicio y de su propia labor de supervisión que observe que no funcionan o funcionan deficientemente, apelando a su ingenio y creatividad.

2.1.6 Cualidades del supervisor Un/a buen/a supervisor/a tiene conciencia de los sentimientos, necesidades y preocupaciones ajenas. Tiene la capacidad de captar los sentimientos y los puntos de vista de otras personas e interesarse activamente por las cosas que a éstos les preocupan. Además, sus cualidades y virtudes más importantes son: • Autoestima: confianza en sí mismo/a y proyectarla hacia sus supervisados/as. • Positivismo: actitudes e ideas positivas. • Sencillez: evitar asumir poses de “yo soy lo máximo”, no hay necesidad de mostrar agresividad. • Sinceridad: decir lo que piensa, sin ofender; transmitir confianza. • Discreción: evitar hacer comentarios a terceros, mucho “tacto” al hablar. • Respetuoso/a: trata a los demás de manera firme, pero sin ofender. • Liderazgo: capacidad para mejorar procesos con la aceptación de los/as supervisados/as. • Optimismo: contagiar un espíritu positivo, aun en momentos críticos o adversos.

2.1.7 Dinámica motivacional de la supervisión El/la supervisor/a puede tener un efecto positivo sobre la moral de los supervisados/as, apreciando sus esfuerzos y vinculándolos a la resolución de problemas y a la toma de decisiones. Se sugiere las siguientes estrategias para motivar al personal y elevar la moral: • Conversar regularmente con los/as supervisados/as: expresar con claridad y determinar lo que se valora del trabajo de cada uno de ellos/as. • Alentar al supervisado para que emplee sus habilidades en la resolución de problemas. • Crear espacios para que los/as supervisados/as asuman mayor responsabilidad. • Hacer participar a los/as supervisados/as en la toma de decisiones sobre los temas que los/as afectan.

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• Habilidad para dirigir y delegar: El/la supervisor/a debe liderar al personal técnico, orientándolo con la confianza y convicción necesaria para lograr credibilidad, respeto y colaboración de sus supervisados.

• Elogiar al personal públicamente, los asuntos delicados tratarlos en privado. Reconocer públicamente el logro de las metas alcanzadas (reconocimientos y/o premios). • Desarrollar estrategias y procesos para la identificación de los técnicos de campo: logos, uniformes, etc. • Desarrollar una plan de capacitación permanente mediante 2 acciones prioritarias: ~~ Inducir al personal a que se identifiquen con el trabajo que se les ha encargado (nuevos). ~~ Gestionar oportunidades de capacitación • El plan de extención deberá estar basado en el análisis de supervisión de cada proceso, en el que se contemplen los hallazgos, debilidades, dificultades y amenazas, por ejemplo: en el mes de julio, se puede detectar una mala práctica de podas en campo y el poco interés de los agricultores, esto debido a que los técnicos no la promueven, por ello será necesario capacitar al equipo en mejorar la transferencia de técnica de podas.

RECUERDA: No hay una receta estandarizada para que la supervisión orientadora sea hecha igual por todos/as. En este manual se presentan ideas, sugerencias y recomendaciones que con la propia iniciativa del supervisor redundará en el éxito del plan o proyecto.

2.2 A NIVEL DE LOS PROYECTOS 2.2.1. El concepto de la supervisión La supervisión como proceso de constatación y verificación, trata de constatar el día a día en la implementación de los planes de extensión, detectar qué dificultades existen, por qué no se dan determinados procesos, qué explica el que no se cumpla con ciertas actividades.

17 Supervisión

- Fertilización balanceada - Conocimiento de las etapas fenológicas - Podas oportunas - Plantas o poco estrés hídrico

Eficiencia

Lógica procesal

Monitoreo y evaluación

- Plantas productivas - Plantaciónes con poca incidencia de plagas - Plantaciones

PRODUCTOS

- Análisis de sostenibilidad y viabilidad técnica - Politica

Eficacia

Lógica direccional

Efectividad

Mejorar la capacidad productiva

Efecto

- Incremento del rendimiento del cacao - Número de hectáreas promedio - Baja incidencia de plagas

RESULTADOS

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Fuente: elaboración propia.

- Asistencia Técnica - Capacitación - Giras Agronómicas - Fertilizantes - Servicios - Controladores

INSUMOS

Gráfico Nº 1: Enfoque gerencial de los proyectos productivos

Por otro lado, la evaluación, que puede ser confundida con la supervisión, es en realidad un proceso que se orienta a determinar de modo sistemático y objetivo, la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto de las actividades a la luz de los objetivos trazados y está conceptualmente articulada a la planificación, programación y toma de decisiones futuras. El presente manual se orienta a la supervisión de los extensionistas, no a la evaluación de los mismos. Ver gráfico 1

2.2.2 El Plan de extensión a supervisar El plan de extensión implica un cambio de actitud, para integrar desde la formulación hasta su implementación, la participación de otros sectores y entidades regionales y locales, de tal manera que contribuya al desarrollo las familias asentadas en las áreas de intervención. En consecuencia, estos planes (proyectos) deben estar orientados a dar solución a los puntos críticos de los procesos de la actividad económica y tienen como propósito superar sus debilidades o fortalecer sus componentes más dinámicos, generando nuevos recursos en la zona a través de: 1) Instalación de nuevas áreas y 2) Mejoramiento de productividad del cultivo. En los planes de extensión se señala los resultados a lograr y las principales actividades con sus metas a alcanzar en su ejecución. Todos los planes de extensión deberán ser supervisados en forma continua por cada especialista/ supervisor/a encargado/a de esta labor. Aspectos contractuales Todos los ejecutores/as de los planes de extensión son adjudicados ya sea a través de un contrato o convenio, que contempla todo el marco legal, técnico y financiero durante el lapso de tiempo determinado en el documento. Cronograma de implementación (técnico y financiero) Todos los planes de extensión, tienen el cronograma de implementación que el supervisor deberá de tomar en cuenta para determinar el nivel de avance de todos los planes de extensión. Esto también servirá para hacer el cruce de información técnico y financiero, con la finalidad de seguir aprobando posteriores desembolsos o pagos.

El informe técnico final debe enfatizar la forma cómo se han logrado los objetivos descritos en el plan de extensión. ~~ Debe contener un análisis crítico de los logros productivos/ tecnológicos logrados en relación a la línea de base. ~~ El análisis crítico debe estar refrendado por los indicadores que fueron diseñados oportunamente en forma cualitativa y cuantitativa. ~~ En general, debe responderse a la siguiente pregunta: ¿La implementación del plan de extensión marcó una diferencia en el nivel tecnológico de los agricultores? El informe administrativo, en el que se da cuenta de la liquidación de los fondos entregados debe ser parte de un anexo. A efectos del cierre del plan de extensión debe tenerse en cuenta además: ~~ Verificar que no queden sin resolver las quejas o reclamos de los participantes a actividades incumplidas y señaladas en cada plan. ~~ Asegurar que no quede nada pendiente en relación a las metas establecidas en el plan. Si hubiera algo pendiente, esto debería haberse presentado durante la implementación del proyecto (informes sobre incumplimiento de metas) ~~ El supervisor trabajará conjuntamente con el ejecutor para elaborar el informe técnico final. Se proveerá el formato así como una orientación para que el informe final del ejecutor exprese claramente cómo los aspectos de la implementación se relacionan con las metas de la donación, problemas que encontraron en la implementación y soluciones que dieron a los problemas. El pago final al ejecutor no se hace sin este informe.

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Evaluación final del plan de extensión El período de duración de los planes de extensión, está especificado en los documentos contractuales. En su mayoría son anuales, al término de cada plan se deberá presentar un informe técnico final. Consecuentemente, en esta etapa, la supervisión deberá estar orientada a lograr que el responsable presente el informe final a entera satisfacción del supervisor. En este sentido se debe tener en cuenta:

Cierre técnico (Informe) Una vez concluido la ejecución del plan, superando todo lo previsto, se realizará el cierre técnico que también estará a cargo del/la especialista/ supervisor/a. En este formato se recoge la conformidad de las distintas áreas involucradas en la implementación del plan de extensión o ejecución del proyecto. Cierre administrativo/ contractual (informe final de cierre) En base a todas las rendiciones de los ejecutores y el informe de cierre de los especialistas, se contará con el informe de final de cierre del plan de extensión.

3.1 ROL Y RESPONSABILIDAD DE LA SUPERVISIÓN Es importante precisar que la supervisión, como concepto y acción netamente técnica, es responsabilidad del personal de campo (especialista/supervisor). Por otro lado, recae la responsabilidad, también en los/as gestores/as gerentes encargados de emitir el informe mensual de ejecución de los planes y, por el lado, del director regional será el que apruebe o desapruebe dicho informe, para ser remitidos de manera oficial a la dirección general. Figura Nº 1: Organigrama de un proyecto Gestor/a de Negocios GN

Supervisor/a (Técnico/a Élite) TE

Técnico/a Facilitador TF

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3 Indicaciones de procedimientos

La supervisión de los planes de extensión tiene una connotación especial, puesto que trata de incorporar consideraciones de orden social. En este sentido, la supervisión de aspectos sociales debe explorar la posibilidad de incluir en este proceso a representantes de la comunidad (delegados de proyectos productivos).

3.2 SUPERVISIÓN DE PLANES DE EXTENSIÓN La supervisión requiere en primer lugar, que el/la supervisor/a conozca al detalle y esté completamente familiarizado/a con el/los plan(es) de extensión. Estos son los objetivos, los módulos de seguimiento, los documentos de gestión ambiental, así como el Plan de Monitoreo y Mitigación Ambiental (PMMA). Una tarea específica en la supervisión de los aspectos técnicos deberá enfatizar en que los/as supervisados/as estén familiarizados con la línea de base de las personas participantes, a efectos de determinar qué tan cerca están de los valores reales de las zonas en las que se trabaja; para lo cual, deberán revisar el documento de línea base determinado por cada plan de extensión. Para establecer una eficiente supervisión, el/la supervisor/a debe hacer uso del sistema de información en donde se encuentran registradas todas las actividades realizadas a la fecha. En ese sentido, en el componente “frecuencia” del sistema de información, se debe establecer con claridad los momentos en los que se desarrollará la supervisión de los aspectos agronómicos. Por ejemplo: la supervisión correspondiente a podas se realizará entre los meses de julio a octubre. Figura Nº 2: Plan de supervisión a cargo del especialista supervisor Registro de actividades en el sistema de información a cargo del equipo técnico (extensionistas)

Supervisión en campo a cargo del/la especialista/ reporte de supervisión e informe técnico (mensual)

Informe mensual a cargo del/la gestor/a gerente

Aprobación del informe a cargo del director/a

Autorización de desembolso o pago

Plan de capacitación a equipo técnico

Para ello, contará con el acompañamiento del área de monitoreo y evaluación de la institución. Se pueden emplear los siguientes mecanismos: • Promover reuniones de trabajo con los comités de gestión local, para verificar como se desarrollan las acciones y actividades contempladas en cada plan. • Organizar grupos focales con autoridades y pobladores representativos, para contribuir a la acción de verificación social del desarrollo del plan. • Realizar entrevistas con personal clave del ejecutor, para constatar el cumplimiento de los procedimientos referidos a la adopción de los acuerdos y suscripción de actas. • Convocar a asambleas comunales para recoger la opinión local, a fin de verificar la existencia o no de conflictos sociales, el comportamiento del personal del equipo técnico del ejecutor, el respeto por la cultura y los miembros de la comunidad.

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3.3 SUPERVISIÓN DE LOS ASPECTOS TÉCNICOS- SOCIALES

4 Criterios técnicos de supervisión Conjunto de pautas y recomendaciones que contribuyen a verificar el cumplimiento de las actividades de supervisión, de acuerdo a los aspectos técnicos establecidos inicialmente. Igualmente puede hacerse efectivo dicho control a través, de la lista de verificación técnica establecida para cada etapa de la implementación de los proyectos productivos (un ejemplo en el anexo II). Esta lista de verificación deberá ser elaborada por cada especialista/ supervisor y por cada unidad de análisis programado en el plan de supervisión.

Una vez realizada las visitas de campo, el/la especialista/supervisor/a deberá emitir los reportes de hallazgos, donde deberá señalar claramente las acciones correctivas (tomar en cuenta el formato adjunto en anexo III). El/la mismo/a especialista deberá emitir un informe técnico mensual (anexo IV), basados en los hallazgos y confrontarlo con el cronograma de actividades, para visualizar y determinar el nivel de avance. Este informe servirá para que el/la gestor/a /gerente, en una reunión con todos los involucrados y el mismo supervisor pueda formular un informe mensual considerando medidas correctivas y de mejora.

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5 Reportes de supervisión

6 Desarrollo de la supervisión La metodología a utilizar en la supervisión de proyectos productivos, será de acuerdo a las necesidades, haciendo el uso de las técnicas señaladas en este manual. La supervisión puede realizarse de manera directa o indirecta.

Supervisión directa; deberá realizarse en presencia del/la supervisado/a, en una relación de respeto entre el/la supervisor/a y supervisado/a. Esta metodología es preferible, pues permite aplicar el proceso de enseñanzaaprendizaje, permite conocer los problemas y definir en conjunto las acciones correctivas que deben señalarse en forma clara y precisa en la lista de verificación. Supervisión indirecta; esta metodología se utiliza mediante la técnica de investigación documental y otros instrumentos como: informes mensuales, listas de verificación. Ayuda al cumplimiento de actividades y reorienta para el cumplimiento de las metas.

6.1 LINEAMIENTOS PARA LA SUPERVISIÓN A continuación, se señalan algunos lineamientos para la supervisión orientadora a aplicarse en los proyectos productivos. 1. La supervisión estará sujeta a una planeación donde se señalen los objetivos y metas (plan de supervisión). 2. Debe permitir aplicar el proceso de enseñanza- aprendizaje 3. Conocer los problemas y definir las medidas correctivas (lista de verificación) 4. Las actividades de supervisión deberán generar los reportes de hallazgos. 5. La supervisión examinará sistemáticamente el desempeño técnico del/la supervisado/a en cuanto a su planeación, programación, organización, desarrollo, control y evaluación. 6. Las recomendaciones y acuerdos que se establezcan durante la supervisión, serán de utilidad para el desempeño técnico del/la supervisado/a.

Son cuatro (04) etapas que intervienen en este nivel de supervisión: planificación, ejecución, informe de hallazgos y cierre técnico. El cuadro que sigue trata de explicar, de manera gráfica, los conceptos y pasos a realizar por los/las responsables de la supervisión.

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6.2 SUPERVISIÓN DURANTE EL DESARROLLO DE LOS PLANES DE EXTENSIÓN

28 Aprobación de gastos

Gestión, gastos, supervisión.

Paso 4 Visitas al campo. Esto se repite tantas veces sea necesario y conforme determina el plan de supervisión.

Paso 2 Elaboración del plan de supervisión (*) que incluye el programa de.

Aprobación de plan.

Paso 5 Reportes de hallazgos* inmediatos, después de ejecutar la supervisión. El informe deberá ser dirigido al/la gerente / gestor/a.

Paso 3 Reunión con el equipo técnico para hacerles saber sobre la mecánica de la supervisión a efectos de evitar confusiones y sorpresas.

Paso 1 Documentación de información base: planes de extensión, lista de capacitados, línea base; padrones, documentos contractuales.

Aprob. informe del pago mensual (autorización).

Informe mensual*** en base al informe técnico mensual y las visitas in situ.

Paso 7 Informe técnico mensual** confrontado con todos los hallazgos realizados en el mes y evidencias de avance. El informe deberá ser dirigido al/la gerente/a / gestor/a.

Paso 6 Seguimiento en visitas posteriores e informes del supervisado

Etapa 3 Reporte de hallazgos

Etapa 2 Ejecución

Etapa 1 Planificación

(*) Para el plan de supervisión se puede tomar el formato del anexo I. * Para el reporte de hallazgos y cierre técnico se tomará en cuenta el formato del anexo III. ** Para el informe técnico mensual se tomará en cuenta el formato del anexo IV ** Para el informe mensual se tomará en cuenta el formato del anexo V *** Para el cierre técnico se tomará en cuenta un formato de conformidad de todos los responsables. **** Para el informe final a cargo del ejecutor se deberá tomar en cuenta el formato del anexo VI

Director/a

Gestor/a / gerente

Responsables y pasos de supervisión a cargo del/ la especialista/ supervisor/a

Etapas

Aprobación del informe final.

Revisión del Informe final.

Paso 9 Apoyo y asesoramiento en la elaboración del informe final**** a cargo del/la especialista/supervisor/a, confrontado con todos los hallazgos realizados y evidencias de avance.

Paso 8 Informe de cierre técnico***. El informe deberá ser dirigido al gestor/a / gerente/a.

Etapa 4 Cierre técnico

Cuadro Nº 2: Pasos a realizar por los/las responsables de acuerdo a las etapas de supervisión de los proyectos productivos

Toda institución que desarrolla e implementa un plan de extensión debe contar con un sistema de información, en el que se registren todas las actividades que se están realizando en el(los) cultivo(s). Consecuentemente, la supervisión puede elegir al azar aquellas parcelas y/o participantes en las que se efectuará la supervisión; este muestreo debe tener cierta lógica y no solo escogerse aquellas parcelas cercanas a los lugares poblados o al camino; se debe tratar de obtener una muestra representativa del área de trabajo y así poder sacar conclusiones valederas.

6.3.1 En el caso de datos generales del agricultor y sus respectivas parcelas. (Ver Cuadro N° 3 y N° 4) En esta primera sección se registra la información referida a los datos personales del agricultor y su respectiva participación en las diferentes sesiones de capacitación, que imparten como parte de los planes de extensión. Por ejemplo: la participación de las familias productoras en “días de campo”, capacitaciones o que haya recibido visitas técnicas.

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6.3 ¿QUÉ ASPECTOS SUPERVISAR?

Apellidos y nombres

Americo Inga

Fuente: elaboración propia.

Recibió capacitación: 1=Visita técnica 2=Capacitación grupal 3=Días de campo 4=Más de una capacitación

Parentesco: 1= Titular 2= Cónyuge 3= Hijo(a) 4= Yernos/nuera 5= Padres/ suegros 6=Otros parientes 7= Peón

Persona que recibió la capacitación

¿Recibió capacitación en manejo y conservación de suelos? (NO=0/SÍ=1)

¿Recibió capacitación en MIP=1, PERSUAP=2, Ambos=3 Ninguno=0?

¿Recibió capacitación en uso seguro de pesticidas? (NO=0/SÍ=1)

¿Recibió capacitación en preparación de abonos orgánicos?. Por ejemplo, el sistema de compostaje de residuos de cosechas en rumas de 100 mazorcas. (NO=0/SÍ=1) 0

¿Recibió capacitación en NIPO (NO=0/ SÍ=1)

Plan de NIPO

Cuadro Nº 3: Datos generales de los/as agricultores/as y sus respectivas parcelas atendidas

En relación al enfoque de género, debe observarse si los mecanismos de participación local permiten la activa presencia de las mujeres, garantizando a estas las mismas oportunidades de acceder a las distintas actividades de capacitación (capacitaciones grupales, asistencia técnica, reuniones, charlas, “días de campo”, etc.) En esta primera sección, también se registra la información por una sola vez: la ubicación de la(s) parcela(s), edad de la plantación, número de plantas productivas y totales, tipo de manejo que se le viene dando, ya sea orgánico o convencional, y el rendimiento obtenido en la última campaña. Un dato muy importante es lo referido a quién conduce la parcela, muchos tienen encargado a un pariente o trabajador/a.

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En todo el proceso de la supervisión, se requiere la presencia del/a agricultor/a o de quien conduce la parcela. Se deberá supervisar los siguientes aspectos relacionados a la calidad de implementación de las capacitaciones grupales, “días de campo” y visitas técnicas a cargo del equipo técnico. Tomar referencia la lista de verificación, anexo II.

32 C P

Coor. Y

Coor. X

Rendimiento promedio, en su última campaña (kg/ha)

Nro. Parcela

Fuente: elaboración propia.

Rosaira Díaz

Apellido y nombres

Tipo de finca 1= Organica 2= Convencional

Etapa de la platación (I=Instalación C=Crecimiento P=Producción

0.5

Edad de las plantas (años) Nro. Plantas totales

Nro. plantas productivas

Apellidos y nombres

DNI

Parentesco: 1= Titular 2= Cónyuge 3= Hijo(a) 4= Yerno/ nuera 5= Padres / suegros 6=Otros parientes 7=Peón

Persona que conduce la parcela

Cuadro Nº 4: Datos generales de los/as agricultores/as y sus respectivas

RECUERDA: La geo- referenciación de las parcelas, donde se realiza la instalación de los nuevos cultivos y donde se realiza el mejoramiento de productividad; es una tarea clave para determinar la ubicación exacta de las parcelas, evitando así una posible duplicidad. Las coordenadas de cada parcela serán registradas por los técnicos de campo y compartidas con los especialistas/supervisores.

6.3.2 En el caso de parcelas en crecimiento y en producción: mejoramiento de productividad En estas dos etapas del cultivo (crecimiento y producción), la supervisión se efectúa de una manera similar, aunque con una mayor intensidad e impacto en las parcelas en producción. Por lo tanto, el/la supervisor/a deberá tener la iniciativa de establecer los parámetros (en coordinación con el área de M&E) que le permitirán proyectar los rendimientos a lograrse y, de esta manera, saber cuán cerca o lejos se está de alcanzar la meta de productividad que se plantean en cada plan o proyecto. Las tareas de supervisión en parcelas en producción, deberán enfocarse en observar el nivel de eficiencia de las labores de abonamiento, manejo de densidad de siembra y en el control de plagas y enfermedades. a. Supervisión relativa al manejo y conservación de suelos. Las tareas de supervisión en parcelas en producción, deberán enfocarse en observar las actividades relacionadas al manejo y conservación de los suelos, en donde se ha instalado el cultivo de cacao.

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Trato especial, merece la supervisión de cumplimiento de la información de cada parcela que conduce el agricultor. Como parte del enfoque de sostenibilidad de los proyectos productivos, se priorizan actividades de cuidado y mitigación ambiental en cada parcela, por lo que se recomienda que sean supervisadas con el apoyo del especialista en medio ambiente.

Nro. Parcela

Fuente: elaboración propia.

Américo Inga

Apellido y nombres

¿Cuida los bosques y entornos de la parcela de cacao? (NO=0/ SÍ=1) Bosques como: BPP, CF,ANP y otros

¿Recibió capacitación en manejo y conversación de suelos? (NO=0/SÍ=1)

Barreras vivas (NO=0/ SÍ=1)

Barreras muertas (NO=0/ SÍ=1)

Zanjas de infiltración (NO=0/ SÍ=1)

Coberturas vegetativas de suelos (NO=0/ SÍ=1)

¿Realiza manejo de pendientes?

¿Realizó la prospección del terreno? (NO=0/ SÍ=1) Por ejemplo, calicatas

¿El cacao está instalado bajo SAF? (NO=0/ SÍ=1)

Cuadro Nº 5: Información de actividades relacionadas a manejo y conservación de suelos registradas y a ser supervisadas

~~ Manejo de pendientes: cuenta con barreras vivas, barreras muertas, o zanjas de infiltración, y/o coberturas de suelos. ~~ Cuidado de los bosques y entorno de la parcela de cacao. ~~ ¿Respeta los BPP, ANP, áreas verdes? ~~ ¿Realizó la prospección del terreno? ~~ ¿No cuenta con napa freática alta? ~~ ¿Respeta la biodiversidad? ~~ ¿Realizó calicatas? ~~ ¿La pendiente es menor al 20%? ~~ Cacao instalado bajo sistema agroforestal (SAF). b. Supervisión en el control de plagas y enfermedades Las tareas de supervisión en parcelas en producción, deberán enfocarse en observar las actividades relacionadas al manejo integrado de plagas (MIP).

Cuadro Nº 6: Información de actividades relacionadas al MIP registradas y a ser supervisadas.

Apellido y nombres

¿Recibió capacitación en MIP=1, PERSUAP=2, Ambos=3 Ninguno=0?

¿Recibió capacitación en uso seguro de pesticidas? (NO=0/SÍ=1)

¿Realiza el control de malezas en base a labores culturales (uso de mulch, coberturas, sombras y otros)? (NO=0/ SÍ=1)

¿Realiza la aplicación del MIP en la parcela? (NO=0/SÍ=1)

Américo Inga

Fuente: elaboración propia.

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En esta fase se deberán supervisar los siguientes aspectos:

Supervisar y cuestionar los siguientes aspectos: ~~ ¿El/la agricultor/a ha sido capacitado/a en el manejo y control de plagas y enfermedades (MIP)? ~~ ¿El/la agricultor/a recibió capacitación en PERSUAP? ~~ ¿Realiza el control de malezas en base a labores culturales (uso de mulch, coberturas, sombra y otros)? ~~ ¿Se aplica el MIP en la parcela, según lo transmitido en las capacitaciones? ~~ ¿Recibió capacitación en el uso seguro de pesticidas; es decir, no hace uso de pesticidas en forma indiscriminada? ~~ ¿Hace uso de controladores biológicos como Trichoderma y Beauveria? ~~ ¿Se tomaron en cuenta las normas establecidas por SENASA? c. Supervisión relativa a la densidad de plantaciones (número de plantas productivas) Durante esta fase se deberán supervisar los aspectos referidos a la densidad de plantaciones productivas en su área (hectáreas) destinada al cultivo, como por ejemplo: ~~ ¿La densidad de plantaciones, está de acuerdo con el número de plantas por hectárea que actualmente cuenta en su terreno? ~~ ¿El distanciamiento observado en campo asegura la productividad? ~~ ¿Ha realizado una evaluación del número de plantas de cacao en su parcela? ~~ ¿Tiene problemas de inundación, encharcamiento, muerte regresiva, muerte de plantas por plagas o enfermedades? Al respecto de esta información, deben registrar en el formato del registro unificado (RU) lo que respecta al número de plantas productivas. Ver cuadro 4. d. Supervisión relativa a la nutrición integral y podas oportunas (NIPO3) Las tareas de supervisión en parcelas en producción deberán enfocarse en observar las actividades relacionadas a la nutrición integral y podas oportunas (NIPO). NIPO, es una innovación tecnológica para la nutrición del cacao desde su instalación, durante su crecimiento y producción. En la etapa productiva considerando las etapas fenológicas y tomando en cuenta las podas oportunas.

Apellido y nombres

Américo Inga

¿Realiza el compostaje de residuos de cosecha (cáscaras, granos malogrados, tripas y otros)? (NO=0/ SÍ= 1)

¿Hace uso de abonos orgánicos? (NO=0/ SÍ= 1) ¿Recibio capacitación en NIPO? (NO=0/ SÍ= 1) ¿Implementa un plan de NIPO ? (NO=0/ SÍ= 1) N° años de implementación de NIPO

¿Realizó las podas oportunas?(NO=0/ SÍ= 1)

Plan de Nipo

1ra aplicación

2da aplicación

3ra aplicación

Aplicacion de abonos o fertilizantes

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Fuente: elaboración propia.

¿Recibió capacitación en preparacion de abonos orgánicos?Por ejemplo,el sistema de compostaje de residuos de cosechas en rumas de 100 mazorcas. (NO=0/ SÍ= 1)

Cuadro Nº 7: Información de actividades relacionadas al NIPO registradas y a ser supervisadas

La supervisión vinculada a la labor de abonamiento y fertilización deberá responder: ~~ ¿Se ha capacitado al agricultor/a en la preparación de abonos orgánicos?. Por ejemplo, el sistema de compostaje de residuos de cosechas en rumas de 100 mazorcas. ~~ ¿Sabe el/la agricultor/a preparar y aplicar el abonamiento orgánico? ~~ ¿Actualmente implementa el plan NIPO en su parcela de cacao? ~~ ¿Por qué es importante podar oportunamente? ~~ ¿Cuál de las actividades (poda o fertilización) lo realiza antes? e. Supervisión en relación a la producción anual La supervisión sobre la producción obtenida se deberá realizar en base a la información registrada por los técnicos, en dos momentos establecidos en el registro de actividades.

Nro. Parcela

Coordenadas (x,y) (Verificable)

Etapa de la plantación (Verificable)

5 años

Edad de planta. (Verificable)

Nro. Plantas productivas/ Ha. (Verificable)

Entre enero y abril (*campaña grande+)

Entre septiembre y noviembre (“campaña chica”)

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Fuente: elaboración propia.

Nombre del Agricultor

Número (promedio)de mazorcas por planta

Cuadro Nº 8: Información relacionada a producción anual obtenida registrada y a ser supervisadas

~~ Escoger una muestra (número de árboles por hectárea) al azar para verificar la producción4. ~~ Es necesario confirmar el número de árboles productivos por el área de la parcela de cacao. f. Supervisión relativa a la poscosecha Las tareas de supervisión en los temas referidos a poscosecha deberán realizarse en todos/as los agricultores/as.

Ver anexo para una explicación sobre cómo proceder a sacar la muestra “productiva”.

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Fuente: elaboración propia.

Américo Inga

¿Cómo Realiza el fermenta ¿Los cajo¿Cuenta acopio ¿Ud. con seguro de realiza el su canes ¿Realiza almacén residuos proceso cao?:en... ¿Cuenta con fermentado¿Cuenta con manejo de Apellidos de 1=Cajones cajones res, pozos acondiciosólidos aguas y beneficio fermentado- fermentadoestan sépticos nado (plástico, ¿Usa los mieles? nombres del res res? alejados artesanales? para los latas, pozos (NO=0/ cacao? 2=Sacos (NO=0/ SÍ=1) de la (NO=0/ SÍ=1) granos de bolsas, sépticos SÍ=1) (SÍ=1/ 3=Rumas vivienda? cacao? etc.) artesanales? NO=0) 4=Más de una (NO=0/SÍ=1) (NO=0/ (NO=0/ SÍ=1) (NO=0/ SÍ=1) opción SÍ=1)

Solo para los que tienen pozo séptico:

Cuadro Nº 9: Información de actividades relacionadas a poscosecha registradas y a ser supervisadas

La supervisión vinculada a las labores de poscosecha deberá responder: ~~ ¿Se ha capacitado al agricultor/a en lo que respecta a la poscosecha de cacao? Por ejemplo, el sistema de manejo de aguas mieles en base a pozos sépticos artesanales o compostaje de residuos de cosechas en rumas de 100 mazorcas. ~~ La ubicación de los cajones fermentadores que estén alejados de las viviendas, debido a que el cacao produce olores desagradables, atrae mosquitos y los mismos pueden ser contaminados. ~~ La existencia de un sistema de manejo de aguas mieles( recipientes, pozos sépticos). ~~ La existencia de almacenes adecuados. ~~ Manejo de los residuos sólidos.

6.3.3 En el caso de instalación de áreas nuevas (Ver Cuadro Nº 4) Las nuevas áreas instaladas por el/la agricultor/a, deberán ser registradas por los técnicos de campo y entregadas a sus supervisores inmediatos, utilizando el mismo formato explicado en la sección 6.3.2, considerando algunos aspectos particulares de la supervisión como: a. Supervisión relativa a la construcción de vivero Supervisar los siguientes aspectos: ~~ Observar el estado general del vivero: ¿está bien orientado?; ¿está cerca del campo definitivo? ~~ ¿Cuál es el estado de las plantas?; ¿la sanidad del material genético?; ¿las plantas son vigorosas? ~~ ¿Está bien conducido?; ¿hay una fuente agua cerca?; ¿cómo se preparó el sustrato?; ¿hubo un técnico presente? ~~ ¿Se han respetado las recomendaciones medioambientales? ~~ En general, asegurarse que se han instalado o están por instalarse el número de viveros necesarios para la abastecer el número de áreas nuevas.

En caso que la supervisión se realice durante la fase de preparación del terreno, deberá responder: ~~ ¿El terreno es apto para soportar al cultivo que se trasplantará? ~~ ¿Cuenta con la sombra temporal ya instalada y en crecimiento? ~~ ¿Se han tomado en cuenta las recomendaciones ambientales? ~~ ¿La alineación del poceado se ha hecho correctamente?, es decir, ¿se ha considerado la incidencia de plagas y enfermedades, y la capacidad de mantenimiento? La preparación de terreno es verificable y confrontable con la información registrada sobre el manejo y conservación de suelos.

Supervisión en relación al trasplante de plantones

La supervisión del trasplante de plantones debe contemplar los siguientes aspectos: En caso de realizar la supervisión antes del trasplante: ~~ ¿Cuál es la calidad de los plantones? ¿son vigorosos? ¿tienen el tamaño adecuado?

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b. Supervisión relativa a la preparación de terreno

En caso de realizar la supervisión en pleno o después del trasplante: ~~ ¿El trasplante se ha hecho o se está haciendo en la época adecuada del año? ~~ ¿Se han seguido los protocolos técnicos para el trasplante? ~~ ¿Cuál es el estado general de las plantas luego del trasplante? ~~ ¿Cuál es el porcentaje de prendimiento? ~~ ¿Qué problemas se han presentado y cómo se resolvieron? d. Supervisión relacionada con la injertación La supervisión durante el período de injertación en el cacao, debe contemplar los siguientes aspectos: ~~ ¿Los injertos se han realizado de acuerdo con el cronograma establecido? ¿ha habido demoras? ¿por qué? ~~ ¿El (La) agricultor(a) fue capacitado(a) en las diferentes técnicas de injertación? ¿saben injertar? ~~ ¿Hubo asistencia técnica oportuna? ~~ ¿El porcentaje de prendimiento está dentro de lo esperado? Tanto los plantones trasplantados y los injertos prendidos son verificables y confrontables con la información registrada en el número de plantas productivas. En el anexo II, se presenta una lista de verificación que puede dar una idea de lo que el supervisor debe consignar.

RECUERDA: Un factor clave de la supervisión, es el uso del libro de campo en el que a nivel de agricultor, el extensionista debe llevar un registro pormenorizado de sus visitas, observaciones y recomendaciones efectuadas. Dicho libro de campo se constituye en la “historia clínica” de cada participante. Cuando por cualquier razón el extensionista deba dejar su área de atención, el libro de campo deberá ser entregado a quien lo reemplazará

Las técnicas de supervisión a utilizar son los siguientes: OBSERVACIÓN: le permitirá apreciar cuidadosamente las actividades que realiza el personal en los diferentes momentos o situaciones, a fin de formarse juicios valorativos del desempeño de los extensionistas, manejo de recursos, utilización de material y equipos, entre otros. Todo esto sirve para identificar y comprobar una realidad o un registro determinado. ENTREVISTA: facilita el intercambio de ideas, actitudes y ofrece la oportunidad para guiar y orientar al personal de acuerdo a la situación encontrada. Sirve para obtener información sobre una realidad determinada y solucionar los problemas de relaciones interpersonales o de otra clase. VISITAS: permite conocer en campo la realidad del sujeto-objeto de supervisión. Sirve para obtener la información necesaria que le da al supervisor los elementos de juicio, para resolver en forma más efectiva los problemas encontrados. INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL: consiste en recolectar y estudiar de forma preliminar informes del ejecutor, planes de trabajo, reporte de hallazgos y otros documentos; con la finalidad de conocer la situación y los problemas técnicos. Permite hacer una relación entre la situación real y la programación establecida en cada plan de extensión, para cambiar en forma positiva el escenario encontrado. Sirve para priorizar las actividades críticas y establecer criterios para la planificación y ejecución de la supervisión en campo. REUNIONES: la supervisión tiene la oportunidad de dar y recibir información de un mayor número de personas al mismo tiempo y que haya una participación más activa durante la interacción. Sirve para dar información de interés general y difundir nuevas técnicas, metodologías, normas e instrumentos técnicos de forma efectiva y directa.

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7 Técnicas de supervisión

8 Instrumentos de supervisión Comprende todos los medios utilizados para la supervisión y hacer más efectiva la ejecución. Entre los principales instrumentos que se pueden mencionar, tenemos: padrón de agricultores/as, lista de participantes en capacitación, registro de actividades, manual de supervisión, lista de verificación, informes, guías e instructivos. En este manual se da énfasis a la lista de verificación, puesto con ejemplos en la sección de anexos.

ANEXO I: FORMATO DE PLAN DE SUPERVISIÓN Plan de Supervisión Sub proyecto: “Capacitación y asistencia técnica a 610 familias para mejorar el manejo, sanidad del ganado vacuno de doble propósito y producción de 500 crías mejoradas, en 57 comunidades de los distritos de Tocache, Shunté, Pólvora, Uchiza y Campanilla, de las provincias de Tocache y Mariscal Cáceres, región San Martín”. 1. Generalidades El presente plan tiene por finalidad asegurar la correcta implementación de proyectos (CD 124) de ganadería, realizando un seguimiento a las actividades de los avances y progresos hacia la consecución de los resultados fijados…… 2. Objetivos: 2.1 Verificar “in situ”, el nivel de avance de las acciones programadas, previstas en el cronograma de actividades efectiva y completa requiere planeación. Ya que el tiempo es limitado, es imposible inspeccionar todo a la vez. 2.2 Contribuir a la resolución de las dificultades presentadas. 2.3 Brindar las recomendaciones u orientaciones del caso. 3. Estrategias Se aplicará el enfoque de la supervisión orientadora en forma participativa, integral y equidad hacia el/la supervisado/a, con una dinámica motivacional continua. La supervisión será programada en forma muestral y por cada unidad de análisis donde se aplicará determinados criterios técnicos de supervisión.

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9 Anexos

4. Método: Observación (verificación y constatación); cuyo enfoque es facilitador orientador y herramienta de gestión. El/la supervisor/a se convierte en un consejero/a / asesor/a del supervisado/a. A partir de ello, puede hacerse en dos formas. • Supervisión directa, a través de observación, recorrido, entrevista y enseñanza. • Supervisión indirecta, a través de registros, estadísticas, instrumentos técnicos-administrativos e informes. 5. Técnicas: • Reuniones quincenales con el personal técnico de la donataria. • Visitas de campo en el ámbito de las comunidades. 6. Metas Para el presente año, se ha estimado supervisar al 25 % de los fundos ganaderos y familias de Tocache. 7. Criterios para la determinación de la muestra por actividad Para la selección de la muestra, se tendrá en cuenta lo siguiente: a. Los ámbitos o los participantes en los que se han implementado módulos de ganadería. b. Las metas definidas por el área de proyectos pecuarios del programa. 8. Unidad de análisis, universo y muestra Considerando las metas, los criterios para la determinación de la muestra se desarrollarán a través, de las acciones de supervisión a nivel de la OR, de acuerdo con el siguiente cuadro: UNIDAD DE ANÁLISIS UNIVERSO