Informe revisión por la dirección 2016 by comunicaciones proing

INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 2016 Elaboró: Viviana Colonia M. - Gestión de Calidad

TEMAS TRATADOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Seguimiento a compromisos y metas de la revisión anterior Revisión de misión, visión, políticas y objetivos del SGI Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Estado de las acciones de mejora de la empresa Desempeño de procesos Desempeño de proveedores Estadísticas de SST Desempeño SST (programas de SST) Cumplimiento legal en SSTA Conformidad del producto Cambios que pueden afectar el sistema de gestión integral Recomendaciones para mejorar Conclusiones Mejoras del sistema

1. Seguimiento a compromisos y metas de la revisión anterior • Se cumplió con el 95% de los compromisos adquiridos en la revisión del año anterior.

2. Revisión de misión, visión, políticas y objetivos del SGI • Se reviso la MISIÓN Y VISIÓN, verificando la aplicabilidad y continuidad • En relación a las políticas, se revisión de la Política SGI, la Política de SEGURIDAD VIAL, la Política SARLAFT, la Política RSE, la Política PREVENCION DE CONSUMO DE SUSTANCIAS NOCIVAS, y la Política COMITÉ DE CONVIVENCIA, verificando la aplicabilidad y continuidad, de las mismas.

2. Revisión de misión, visión, políticas y objetivos del SGI • En relación a la planeación estratégica de la compañía durante el año 2016 redefinió como objetivo estratégicos los siguientes: PERSPECTIVA FINANCIERA CLIENTES

PROCESOS TALENTO HUMANO

OBJETIVO ESTRATÉGICO Incrementar la solidez financiera de la compañía, garantizando la expansión y crecimiento con la presencia en nuevos mercados Aumentar el posicionamiento de la compañía a través de la satisfacción del cliente, el mejoramiento continuo y las buenas relaciones con los proveedores. Desarrollar proyectos y servicios de manera controlada a través de la aplicación de normatividad aplicable y vigente, procedimientos y directrices del SGI, con inclusión de TIC`s Incrementar el desarrollo integral de nuestro personal, a partir de la innovación, cumplimiento de estándares ambientales, de SST y provisión y desarrollo de tecnologías que aumenten la competitividad.

3. Resultados de auditorias ESTADO DE NC SEGUN AUDITORIAS Cantidad de NC Año Total NC

Aud. Interna

Estado

Aud. Cerrad Abierta Externa a

Abierta

Cerrada

30 25 20

2016

15 10

2015

5 0 2016

2015

4. Retroalimentación del cliente – SATISFACCION DE GRADO DE SATISFACCIÓN

26%

32% Bueno Excelente

42%

Regular

2014

CLIENTES

De acuerdo a nuestro Sistema de Gestion de Calidad es de gran valor para la organización determinar el grado de percepción de nuestros clientes en relación a los servicios brindados por Proing SA. Por lo anterior se realizaron 35 encuestas que arrojaron los siguientes resultados

GRADO DE SATISFACCIÃ&#x201C;N 100,0

100,0

98,6 92,9

91,4

80,0

85,7 81,4 77,1

81,4 75,7

81,4

98,6

97,1

94,3 92,9

90,0

82,9

80,0

100,0 97,1

98,6 94,3

92,9

88,6

87,1 82,9 78,6

64,3

60,0 50,0 40,0

20,0

0,0

84,3

81,4

74,3 62,9

40,0

88,6

4. Retroalimentación del cliente - PQRS Nº de PQRS Año

No. PQRS

Peticion Reclam Sugerenci Quejas es os as

Peticiones

Quejas

Reclamos

Sugerencias

2016

1 2

2015

2 0 2016

2015

2014

2013

4. Retroalimentación del cliente – CALIFICACION DADA POR CLIENTES FECHA

2016

CLIENTE CENTRO MEDICO IMBANACO EMCALI EICE ESP COLOMBIA CREDIT REPORTS ECOPETROL GEOCOL CONSULTORES SA TOTAL

CALIFICACION 10000 91.58 91 100 20

OBSERVACIONES EXCELENTE SATISFACTORIO CONFIABILIDAD ALTA SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO

4. Retroalimentación del cliente - COMUNICACIONES •

La gestión del 2016 se basó en dos áreas dentro del proceso de Comunicaciones, una se focalizo en el mantenimiento de la web corporativa y canal de Youtube y la otra en el tema de manejo editorial de las comunicaciones internas enfocadas a mantener comunicados a todos los trabajadores, estos son el boletín institucional y correos corporativos.

4. Retroalimentación del cliente – Actividades RSE La gestión del 2016 se basó en generar actividades en torno a actividades de integración, bienestar y motivación como: Prestamos por calamidad descontado por nomina sin intereses, Reunión general de empleados, Integración de fin de año, Entrega de ancheta navideña.

5. Estado de la acciones de mejora de la empresa Nº de ACPM Año

Total

2016

2015

2014

TOTAL

130

2016

2015

2014

6. Desempeño de los procesos •

•

El desempeño se centró en 15 procesos, a través del análisis de 36 indicadores, se logro el cumplimiento de 32 de los 36 indicadores, teniendo en promedio un logro del 89%. Razón por la cual es necesario focalizar esfuerzos en el cumplimiento de los indicadores con resultado no satisfactorio como fueron: Frecuencia de ausentismo, Rentabilidad de obra, Efectividad de la mejora y Rentabilidad general. Es claramente identificable la mejoraría que realizo el sistema en torno al año anterior, puesto que para el 2016 cada proceso cuenta con un indicador que le permite tener soporte de la gestión de sus actividades y tomar acciones encaminadas a la mejora.

7. Desempeño de proveedores Evaluación de Proveedores 50

Calificación de Proveedores Año

2016

Excelente

Confiable

Deficiente

2016

2015

2014

2015

2014

40 32 30

28 24 16

20 10

0 0 Excelente

Confiable

8. Estadísticas SST 25,0%

MECANISMO DEL ACCIDENTE

20,7% 20,0%

17,4% 15,8%

15,0%

11,6%

10,8% 10,0% 6,2% 5,0% 0,0%

4,1%

5,4% 3,7%

1,7%

0,4%

1,7%

0,4%

0,0%

Deficiente

8. EstadÃsticas SST 30,0%

SEDE DE OCURRENCIA

27,3%

25,0%

20,0%

15,0%

8,0%

10,0%

8,0%

6,3%

3,8% 2,9%

5,0%

2,9% 0,4%

0,0%

4,6%

0,4%

2,9% 1,7%

1,3% 0,4%

0,4%

0,8%

2,5% 0,4%

1,7%

8. Estadísticas SST AUSENTISMO POR ENFERMEDAD GENERAL 1.200

1.145

982

1.000

DÍAS CASOS

844

839 796

780

800

644 605

580

600

579

559

418 400

200

190

164

145

142

154 115

144

126

101

112

98 52

enero

febrero

marzo

abril

mayo

junio

julio

agosto

septiembre

octubre

noviembre

diciembre

9. Desempeño SST CUMPLIMIENTO ACTIVIDADES SSTA 97

% CUMPLIMIENTO

100 95

100 100

100 100 100

100 100 80

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

SVR EMSA

CRONOGRAMA DE CAPACITACIONES

823.224 775.866

595.928

No. Trabajadores promedio

50.557

854

100

100 100 90 100

80 81

99 93 100 100

100 100 80 80

PROYECTOS

265

EPSA PALMIRA TELEMEDIDA AEROPUERTO DISPAC CHOCÓ EMGESA INELPRO

CUADRO RESUMEN HHT

100 100

12.496

2984.152 12

51.376

9.904

HHT

15.509

GUADALUPE DE LOS CAUCHOS

AT INVESTIGADOS

GESTION INTEGRAL REDES POPAYÁN

ARGOS

CHARLAS DIARIAS

COLGATE

INSPECCIONES

9. Desempeño SST • Se realizó simulacro de emergencias y ambiental, el cual inició a las 8:10 am y se evacuaron 110 personas. • Se capacitaron 635 trabajadores, de la siguiente manera: * Capacitación en Estilos de Vida Saludable, Higiene Postural, Buenos Hábitos Alimenticios * Capacitación en Primeros Auxilios y Campañas de Salud: 212 trabajadores

10. Desempeño Ambiental •

Con el fin de continuar con nuestra implementación de estrategias de gestión para la mejora continua de nuestro SGA, en el año 2016, se realizó una actualización a todos los documentos del sistema y se crearon los siguientes formatos:

Reporte de condiciones de aseo.

Reporte de Sustancias Químicas

Control de Plagas y Vectores

Inspección de KIT de derrames

RESIDUOS SÓLIDOS APROVECHABLES 2500

2000 1500 1000 500 0

RESIDUOS SÓLIDOS ORDINARIOS

7000

CANTIDAD RESIDUOS – m3 1026 982 952 15041275134919261258 802 102411501747

6000 5000

4000 3000 2000 1000 0

EN MA AB MA JU AG OC NO FEB JUL SEP DIC E R R Y N O T V

ENE

FEB MAR ABR MAY JUN

JUL AGO SEP

OCT NOV DIC

CANTIDAD RESIDUOS – m3 5861 1784 2040 2618 2769 2974 5867 3510 2402 2531 3193 3623

10. Desempeño Ambiental DISPOSICIÓN DE RESPEL 247

250 175,5

200

173,5

150 100 50

55,3 17,2

8,5

3,5

98 61

38,5 1

RESPEL

En el proyecto NUEVO CENTRO MEDICO IMBANACO se llevó a cabo en el mes de julio la campaña PILAS CON EL AMBIENTE, liderada por la inspectora SST Martha Zulema Zapata y el supervisor Hernán Neira de una forma muy didáctica se explica la fabricación del contenedor de pilas usadas, a partir de materiales reciclables, y de esta manera se contribuye y promueve una cultura a la recolección de pilas, dando un paso importante hacia una compromiso ambiental.

11. Cumplimiento legal en SST CUMPLIMIENTO LEGAL

M. LEGAL

ITEMS

CUMPLIMIENTO

CUMPLE

230

81%

NO CUMPLE

PARCIAL

19%

40%

TOTAL

285

100%

20%

100%

81%

80% 60%

19%

0% CUMPLE

NO CUMPLE

PARCIAL

12. Conformidad del producto De las 5 del año 2016 las más representativas fueron: Producto No Conforme 5

2 15 6

2016

2015

2014

2013

Se detectó fallas en las especificaciones dadas en los insumos y materiales. Adicionalmente en términos de algunos equipos de seguridad y dotación del personal (operarios) se ha identificado que un número significativo de NO CONFORMES no se documenta, cuando los EPP´s no se encuentran en buen estado, lo que la gran mayoría de las veces causaba retrasos en la producción.

13. Cambios que pueden afectar el sistema de gestión integral  

     

Consolidación y estructuración de las actividades q propendan por la Responsabilidad Social Empresarial Consolidación y estructuración del proceso de Gestion Documental a través de actividades en pro de la conservación de la documentación y manejo de correspondencia. Implementación del software isolution que permita un mejor control y seguimiento del SGI Construcción del módulo gerencial en la herramienta Sisproing, con el ánimo de consolidar la revisión por la dirección con apoyo de Tic`s Analizar la posibilidad de realizar estudio para mejorar eficiencia energética Incluir personal en el proceso de gestión financiera, el cual realice labores de control interno. Consolidar la implementación del SG-SST según las directrices normativas establecidas por el gobierno a través del Decreto 1407 Realizar la transición del SGI en los procesos de calidad y ambiente según las nuevas versiones (2015) de las normas ISO 9001 e ISO 14001

14. Recomendaciones para mejorar  



 

Realizar un plan de sensibilización del SGC a todos los colaboradores de PROING S.A. incluyendo a la nueva gerencia. Fortalecer y capacitar al personal en la importancia y los nuevos retos de los componentes del Sistema de Gestión Integral debido a los cambios en torno a normatividad con estructura de alto nivel Realizar permanente retroalimentación de la documentación que produzca la empresa en cada una de las áreas, para difundir el conocimiento generado, procurar el mejoramiento continuo de los procesos y conservar la memoria institucional. Desarrollar herramientas pedagógicas que ayuden a la socialización de los procedimientos de la empresa, para evitar el desconocimiento de los mismos por parte de los colaboradores. Fomentar el plan de capacitaciones como mecanismo de crecimiento personal y profesional. Fortalecer y crear mecanismos de sensibilización en torno al autocuidado.

15. Conclusiones (Conveniencia, Adecuación y Eficacia del Sistema de Gestión) Conveniencia: Realizada la revisión de los indicadores misionales y estratégicos, el cumplimiento de los objetivos que la organización se ha trazado y la consecución de nuevos contratos; teniendo en cuenta los principios de la norma ISO 9001:2008 y los requerimientos de las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 y de las exigencias legales, se concluye que el sistema de gestión es conveniente. Adecuación: (deseos de la gerencia) Después de realizar la revisión del sistema, se concluye que el sistema es adecuado, y que responde a las necesidades y expectativas de los clientes, a la reducción de afectaciones al ambiente y la reducción y prevención de afectaciones en la seguridad y salud de los trabajadores; así como a lo expresado en los requisitos legales de la normas ISO y OHSAS y los requisitos establecidos por el SGI.

Eficacia: procesos Respecto a la eficacia, se puede afirmar que luego de revisar el desempeño organizacional, el sistema es eficaz, ya que se cumple de manera cabal con los resultados, apoyándose de manera directa con la política de gestión integral.

16. Mejorar del SGI a) En los procesos de la empresa  Continuar el ajuste al sistema de gestión integral para que sea más dinámico, claro y aplicable a la naturaleza de los proyectos de la empresa, y aplicable a la nueva estructura de las normas ISO  Fortalecer la estrategia comercial de la compañía  Revisión y ajuste de la estructura PHVA del proceso Operativo como proceso misional.  Fortalecer plan de capacitaciones y bienestar institucional.  Mejorar el plan de mantenimiento preventivo de los vehículos y equipos  Mejorar los canales y estrategias de comunicación  Consolidar los procesos de gestión documental y RSE b) En el Sistema de gestión integral  Fortalecer los mecanismos que permitan medir la satisfacción de los clientes.  Mejorar la estrategias para el desarrollo y seguimiento a los programas de seguridad y salud en el trabajo  Fortalecer los mecanismos de recepción de PQRS  Definir plan de trabajo para la transición según las nueva estructura de la norma ISO 9001, ISO 14001 y Decreto 1072

La invitación con los anteriores resultados es continuar mejorando en el marco de nuestro Sistema de Gestion Integral – SGI. La calidad, la conservación del ambiente, la seguridad y salud de nuestros trabajadores, la satisfacción y fidelización de nuestros clientes depende solamente de nosotros.

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