DESBUROCRATIZAÇÃO
Dez mandamentos da
Desburocratização 1. E-mail também é documento. 2. Evite “coleção de autógrafos”. 3. Toda reunião deve ter uma pauta e encaminhamentos 4. Precisa de uma informação? Use o SIG-UFABC. 5. Simplifique e otimize sua comunicação. 6. Delegue mais e melhor. 7. Você age com boa-fé. Os outros também. 8. Riscos e oportunidades da redundância. 9. O próximo cliente pode ser você mesmo. 10. Questione-se sempre.
1
E-mail também é documento.
O e-mail institucional, emitido por servidor público federal no exercício de suas funções, é considerado documento público e reveste-se da mesma confiabilidade dada à Comunicação Interna (CI) em papel. Com efeito, a correspondência eletrônica é um ato administrativo, com presunção de veracidade e força probatória.
Ao enviar e-mails, copie apenas pessoas que estejam diretamente envolvidas e interessadas no assunto tratado, evitando a banalização desse instrumento. Quando a caixa de e-mails está excessivamente cheia, a tendência é apresentarmos dificuldade em separar o que é realmente importante daquilo que não o é. .
Ícone: free pick
A correspondência eletrônica é mais veloz (economia de tempo), não consome papel (economia de recursos) e é de fácil arquivamento (logística). O e-mail institucional (@ ufabc) pode substituir a CI como forma preferencial de comunicação interna. No caso de instrução de processos, o e-mail também pode substituir o documento denominado “Despacho”.
2
Evite “coleção de autógrafos”.
Um processo deve ser um caminho rápido para uma decisão, não uma “coleção de autógrafos”. Ao reduzir a quantidade de assinaturas, carimbos e autorizações, reduzimos o tempo de tramitação, a carga de trabalho dos envolvidos e a quantidade de documentos impressos. Idealmente, uma atividade pontual deve necessitar de uma única autorização (assinatura), pela instância certa.
Ícone: free pick
Atividades repetidas devem utilizar modelos pré-aprovados de formulários, editais, termos de referência, textospadrão etc. Em muitos casos, tais modelos não precisam ser submetidos à autoridade superior cada vez que essa atividade repetida é executada.
3
Toda reunião deve ter pauta e encaminhamentos.
Reuniões formais não são conversas livres, nem bate-papos. Elas devem ter uma pauta, informada com antecedência, que identifique claramente os principais assuntos a serem tratados, além de horário de início e fim, que devem ser respeitados. A não ser que sejam emergenciais, assuntos não previstos na pauta devem ficar para o final da reunião ou para outra ocasião. Reuniões formais devem ter, entre seus resultados, um texto de registro dos itens da pauta, participantes e principais encaminhamentos decididos, mas esse texto nem sempre precisa ser uma ata completa: um resumo ou uma memória de reunião é suficiente. A contagem do quórum e a lógica da representação de áreas e categorias são necessárias apenas em reuniões de Conselhos Superiores, comissões e comitês deliberativos. Em reuniões técnicas, os conceitos de quórum e de representação não se aplicam. Para essas reuniões, devem ser convocados apenas os especialistas competentes e pessoas diretamente envolvidas no assunto.
4
Precisa de uma informação? Use o SIG-UFABC.
Quando precisar de alguma informação de amplo acesso, busque-a primeiro em sites institucionais e em outros sistemas e controles disponíveis. Tratando-se de assuntos já inseridos no SIG-UFABC – como tramitação de processos administrativos, férias, requisição de materiais e outros –, basta acessar esse Sistema. Gradualmente, todos os processos administrativos da UFABC devem ser inseridos e tratados no SIG. Caso a dúvida persista, entre em contato com a área ou pessoa responsável. O telefone, frequentemente, é a forma mais rápida para obter informações. Se o registro da informação não for relevante, o telefone deve ser preferido ao e-mail. Se a rapidez da comunicação for importante, o telefone também deve ser preferido à reunião presencial.
5
Simplifique e otimize sua comunicação.
O processo ideal deve sustentar-se em três bases: um requerimento, uma informação, uma decisão. Devemos simplificar textos e documentos ao máximo, eliminar formalidades desnecessárias e evitar dizer o óbvio. A linguagem deve ser clara, precisa e concisa. Todas as áreas possuem dados de interesse da comunidade: indicadores, procedimentos, editais diversos, prestação de serviços etc. Selecionar, organizar e disponibilizar as informações nos sites institucionais diminui a redundância e facilita a tomada de decisão. Em conversas pessoais, a informação é transmitida de forma verbal, por gestos e pela tonalidade da voz. Estudos mostram que a comunicação não verbal (gestos, mímica e tonalidade) é fundamental para garantir a interpretação correta da comunicação. No e-mail, temos acesso apenas ao conteúdo verbal da comunicação. O telefone, frequentemente, representa o meio-termo ideal entre a conversa presencial e o e-mail, porque preserva a tonalidade da voz e a interatividade da conversa pessoal, perdidas no e-mail, e é muito mais rápido do que o agendamento de uma reunião presencial.
6
Delegue mais e melhor.
A delegação administrativa pode assegurar maior rapidez e objetividade às decisões. Muitas vezes, quem melhor decide é quem está mais próximo do fato, quem conhece os detalhes do assunto. A centralização excessiva da tomada de decisões reduz sua qualidade e agilidade. Atividades e competências devem ser delegadas sem receio. Ao delegar, deve-se estabelecer o alcance da delegação e um mecanismo de supervisão dos resultados, lembrando que delegar uma atividade significa compartilhar as responsabilidades entre quem dá e quem recebe a delegação.
Ícone: free pick
Descentralizar e delegar são atos que exigem coragem: do superior que abre mão de uma parte do controle e do poder que, hierarquicamente, possui, e do subordinado, que assume maiores responsabilidades e passa a refletir mais acerca dos desdobramentos globais do seu trabalho.
7
Você age com boa-fé. Os outros também.
Todos são inocentes até que se prove o contrário. Devemos tratar os membros da comunidade interna e externa com respeito e confiança. Ao receber uma informação ou um documento, devemos partir da presunção de que foram elaborados com lealdade, honestidade e probidade. Ao passar uma informação e elaborar um documento, devemos usar os mesmos critérios. Busque o equilíbrio entre os princípios da legalidade e da finalidade. O excesso de formalismo, normas e papel prejudica o atendimento ao interesse público e leva à ineficiência do trabalho. Caso identifique algum procedimento que pareça extremamente detalhado, verifique primeiro o fundamento, depois pergunte à área ou pessoa responsável. Essa interação promoverá o aprendizado mútuo. As normas servem para controlar o processo e não para impedi-lo.
8
Riscos e oportunidades da redundância.
Busque redundância positiva: para cada atividade administrativa e operacional deve haver ao menos dois servidores capacitados, a fim de evitar interrupções e descontinuidades em função de afastamentos, impedimentos e mudanças nos quadros. A redundância na capacitação do quadro de servidores de cada área garante maior estabilidade e impessoalidade na gestão dos processos e atividades. Evite redundância negativa, como sobreposição e duplicação de atividades em áreas diferentes – dois servidores executando rotineiramente o mesmo trabalho, duas assinaturas onde basta uma, informações disponíveis em uma área da Universidade sendo compiladas novamente por outra etc.
9
O próximo cliente pode ser você mesmo.
Todos os membros da comunidade, interna e externa, são clientes e agentes de um processo, além de corresponsáveis por ele. O interessado que fizer uma pergunta ou solicitar uma atividade a uma área deve receber um retorno, no prazo mais breve possível, com uma confirmação do recebimento e informações sobre o trâmite a ser seguido. O interessado tem o direito de acompanhar e saber as etapas de seu requerimento, de modo que, com essas informações, compreenda o fluxo no qual sua solicitação está inserida.
Ícone: free pick
Em todas as atividades devemos buscar a cooperação entre os envolvidos, portanto, não “engavete” um requerimento ou processo por não saber o que fazer. Em caso de dúvidas, deve-se buscar orientação e “fazer o processo andar”.
10
Questione-se sempre.
Tendemos a repetir procedimentos e padrões sem nos questionarmos se são realmente imprescindíveis. Com isso, reproduzimos comportamentos enraizados que, muitas vezes, já não fazem mais sentido, ou criamos novos, igualmente desnecessários. Ao questionarmo-nos cotidianamente sobre o sentido e utilidade de nossas ações e normas, podemos aprimorar processos, descartar excessos e melhorar a qualidade do nosso trabalho e do meio ambiente.
? Incentive o uso desses mandamentos e não se esqueça: ser servidor público significa servir ao público.