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Biblioteca Virtual de Desarrollo Sostenible y Salud Ambiental

MANUAL PARA EL INGRESO DE INFORMACIÓN EN WINISIS A LA BASE DE DATOS BIBLIOGRÁFICA

Lima, Noviembre 2005

Organización Mundial de la Salud Organización Panamericana de la Salud Area de Desarrollo Sostenible y Salud Ambiental

Tabla de contenido

Página

Introducción........................................................................................

4

1.

Requerimiento de Equipo para el Winisis...................................

5

2.

2.1 2.2

Instalación................................................................................

Instrucciones para la Instalación como Monousuario.........................

Instalación del Winisis en Red……………………………………………………………….

6 7 12

3.

Operación................................................................................

13

4.

Descripción de la Base de Datos Bibliográfica..........................

14

5.

Actualización del archivo invertido………………………………………………..

16

6.

Respaldo o "backup" del archivo maestro................................

19

7.

Entrada de datos………….............................................................

20

8.

Registro de Valores de Omisión................................................

24

9.

Edición de datos………………….......................................................

26

10.

Impresión…………………………………………………......................................

28

11.

11.1 11.2 11.3

Control de Calidad……………………………………………………………………………….

Listados para Control de Calidad: General…………………………………………….

Listados para Control de Calidad: Por Campos………………………………….

Listados para Control de Calidad: Duplicados……………………………………..

30 30 32 34

12.

12.1 12.2 12.3 12.4

Control de los Documentos……………………………………………………………….

Emisión de Etiqueta para Lomo de Libro.........................................

Emisión de los datos del Libro para la Papeleta de Préstamo..............

Listado por Número de Ingreso……………………………………………………………..

Control de Préstamos……………………………………………………………………………..

35 35 36 37 39

13.

Exportación de Registros..........................................................

40

14.

Importación de Registros.........................................................

42

15.

Errores Frecuentes...................................................................

44

Ingreso Winisis Bibliográfica

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Introducción La REPIDISCA es la Red Panamericana de Información en Salud Ambiental que inició formalmente sus operaciones en 1981, luego de completarse un período de dos años de diseño e implementación.

La Red está compuesta por centros nacionales cooperantes, centros coordinadores nacionales y una unidad regional de coordinación que es el OPS/SDE/CEPIS. El objetivo principal es facilitar el intercambio de información dentro de la Región de América Latina.

El presente manual es una guía para la entrada de datos en la base bibliográfica, utilizando el software WINISIS elaborado por la UNESCO y la programación elaborada por OPS/SDE/CEPIS para el manejo de la base de datos, que se denomina “Paquete REPIDISCA” Se está utilizando el Winisis versión 1.5 de Diciembre del 2003, debido a que ha sido elaborado especialmente para el manejo de bases de datos bibliográficas y permite trabajar en red.

Será necesario referirse al Manual de CDS/ISIS para Windows de Octubre del 2003, para un mayor aprovechamiento del sistema, adicionalmente, al Manual de la Base de Datos Bibliográfica para las normas del llenado de los campos.

Este modo de ingreso de datos es temporal, hasta que se terminen las pruebas del programa de ingreso de datos vía WEB, que será integrado con la base de datos de Literatura en Ciencias de la Salud LILACS de BIREME El manual ha sido elaborado por la Lic. Marta Bryce, Asesora de Información Técnica.

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1.

Requerimiento de Equipo para el Winisis Microcomputador a partir de Pentium IV con: • Sistema operativo Windows. Se recomienda a partir de Windows 98.

• 512 Mbytes de memoria RAM • 2.2 Ghz de velocidad de procesamiento • 40 Gygabytes de capacidad de almacenamiento en disco

El Winisis se puede trabajar en red de computadoras.

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2. Instalación La aplicación REPIDISCA, que comprende los archivos y programas del WINISIS, así como los desarrollados especialmente para la base de datos bibliográfica, se distribuye en un CD. Para mayor facilidad, se han preparado todos los comandos necesarios para la instalación más eficiente del sistema como monousuario. Para instalar en winisis en red, hay que hacer unos cambios que se mencionan en el punto siguiente.

Deben existir 16 megabytes libres en el disco duro donde se instalará la aplicación REPIDISCA. Se destaca el hecho que es posible instalar el paquete en red de computadores.

Al final de la instalación subdirectorios, como sigue:

habrá

generado

un

directorio

WINISIS

con

Por ser una aplicación temporal, se esta usando el instalador del Paquete BVSDE, que incluye además el ingreso a las bases de datos “menores”: instituciones, eventos, programas académicos, otros webs, materiales educativos, noticias y revistas. Este ingreso se realiza vía Web. Además comprende también los buscadores para Internet IAH y METAIAH, así como las páginas html de la BVSDE

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2.1 Instrucciones para la Instalación como Monousuario

A continuación siguen las instrucciones para instalar el paquete REPIDISCA en WINISIS: 1. Prender la computadora.

2. Cuando estén todos los dispositivos operativos, colocar el CD que contiene el paquete en la unidad de lectura del CD. 3. Esperar unos segundos y automáticamente aparecerá la siguiente pantalla:

4. En caso el lector de CD se demore más de 3 minutos en presentar la pantalla.

Ir a través del Windows Mi PC y seleccionar la Unidad de CD. 5. Presionar el botón de Instalar REPIDISCA Winisis

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6. Aparecerá un mensaje que indica que se esta preparando la instalación:

7. Pasados unos segundos aparecerá otra pantalla:

8.

Presionar el botón NEXT

9. Si es que ya esta instalado el ISIS, le figurara la siguiente pantalla:

10.Deberá mover el puntito a la opción REMOVE

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11.Presionar el botón NEXT. 12.Si es la primera vez que lo instala, le preguntará:

13. Colocar el nombre que desee, ejemplo: • user name: Marta • company name: OPS 14. Presionar el botón NEXT. 15. Después le aparece:

16. Presionar el botón NEXT. 17. Aparecerá otro recuadro:

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18.Presionar el botón NEXT. 19.Aparecerá un nuevo recuadro:

20. Luego aparecerá otra pantalla:

21. Presionar el botón NEXT 22. Luego aparecerá otra pantalla:

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23. Luego aparecerá otra pantalla:

24. Presionar el botón FINISH. 25. Volverá a aparecer la pantalla de instalación, presionar el botón de Salir BVSDE 26.

Cerrar el recuadro de la instalación

27. Al salir del instalador, cerrando la pantalla, se habrá creado un icono en su pantalla inicial del computador:

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2.2. Instalación del Winisis en Red 2.2.1.

En el servidor se deberá: 1. Crear la cuenta del usuario para acceder a la base de datos 2. Crear el directorio data 3. Asignar los derechos de lectura, escritura y cambio (como mínimo) a la cuenta del usuario sobre el directorio data 4. Compartir el directorio data 5. Instalar el Winsis , siguiendo las instrucciones del punto 2.1.

2.2.2. En cada computador se deberá: Instalar el WinISIS siguiendo las instrucciones del punto 2.1.

Conectar la carpeta data creada en el Servidor como una nueva unidad de red (Ejemplo unidad G:). Seguir los siguientes pasos: 1.

2.

3.

4.

5.

Editar el archivo syspar.par ubicado en la carpeta c:\winisis y Adicionar una línea con el siguiente contenido: 14=0 Cambiar el parámetro 5=c:\winisis\data\ por 5=G:\ Salir grabando el archivo Copiar el contenido de la carpeta c:\winisis\data\ en G:\

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3.

Operación

Se asume que ya se encuentra instalado el sistema WINISIS en su computador, de acuerdo con las instrucciones mencionadas en el punto 2.

1. Prender el computador.

2. En la pantalla inicial le aparecerá el icono para llamar al paquete:

3.

4.

Lleve el “Mouse” hasta el icono y presione ENTER. En caso de aparecer un error, ver el capítulo de errores frecuentes.

5.

Aparecerá la primera pantalla del paquete:

6.

Seleccione la opción que desee.

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4.

Descripción de la Base de datos Bibliográfica

En el WINISIS la base de datos es definida a través de una tabla que se llama la Tabla de Descripción de campo, FDT por sus siglas en ingles.

El TAG o etiqueta es el código que identifica al campo. Hay algunos campos como el del autor, que es repetible, en la tabla figurará con un 1 en el valor final.

A continuación se presenta la tabla NOMBRE DEL CAMPO

TAG LONGITUD REPETIBLE

Centro Cooperante Referencia Número de Clasificación Notación Interna Ejem.1-No Ingreso Ejem.1- Fecha Ingreso Ejem.1- Prestado a: Ejem.1-Fecha de Préstamo Ejem.2-Fecha Ingreso Ejem.2-No Ingreso Ejem.2-Prestado a: Ejem.2-Fecha de Préstamo Ejem.3-Fecha Ingreso Ejem.3-No Ingreso Ejem.3-Prestado a: Ejem.3-Fecha de Préstamo Ejemplares adicionales abcdef Base de datos Tipo de Literatura Nivel bibliográico Texto completo: ruta Texto completo: fecha ing.

Texto Completo-Código TC Texto Completo:Caratula-Ruta Autor personal-Analítico Autor institucional-Analítico Título - Analítico Título traducido-Analítico P ginas-Analítico Autor personal-Monogr fico Autor Institucional-Monogr fic Título - Monogr fico Título traducido-Monogr fico P ginas-Monogr fico Volúmenes Autor personal-Colección Autor institucional-Colección Título - Colección Volúmenes-Colección Título - Serie Volumen - Serie Número - Serie ISSN Ilustración Idioma Texto

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1 1000 0 1 103 1000 0 0 203 1000 0 0 303 1000 0 0 403 1000 0 0 603 1000 0 0 703 1000 0 0 803 1000 0 0 502 1000 0 0 503 1000 0 0 504 1000 0 0 505 1000 0 0 512 1000 0 0 513 1000 0 0 514 1000 0 0 515 1000 0 0 542 1000 0 0 4 1000 0 0 5 1000 0 0 6 1000 0 0 8 1000 0 0 915 1000 0 0 916 1000 0 0 922 1000 0 0 10 1000 0 1 11 1000 0 1 12 1000 0 0 13 1000 0 0 14 1000 0 0 16 1000 0 1 17 1000 0 1 18 1000 0 0 19 1000 0 0 20 1000 0 0 21 1000 0 0 23 1000 0 1 24 1000 0 1 25 1000 0 0 27 1000 0 0 30 1000 0 0 31 1000 0 0 32 1000 0 0 35 1000 0 0 38 1000 0 1 40 1000 0 1

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Idioma Resumen Tesis - Institución Tesis - Grado Académico Conferencia-Institución Conferencia-Nombre y No Conferencia-Fecha Conferencia-Fec.Normalizada Conferencia-Ciudad Conferencia-Código Pais Proyecto-Institución Proyecto-Nombre Proyecto-Número Notas Editorial Edición Fecha Publicación Fecha Normalizada Ciudad Publicación País Publicación Código Documento ISBN Número Referencias Código Tem tico Principal Paises Primarios Paises Secundarios Identificadores Geogr ficos Resumen Espa¤ol Resumen Portugués Resumen Inglés Descriptor Principal Descriptor Postcoordinación Descriptores Propuestos Tipo Instrumento Jurídico Alcance Instrumento Jurídico Modificaciones Instr Jurídico Relaciones otros Instr Jurídic Reglamentaciones Derogaciones Inst. Jurídico

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41 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 72 79 80 81 82 83 84 85 87 88 89 90 91 92 93 94 95

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1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

1 1 0 1 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 0 1 1 1 0 0 1 1 1 1

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5.

Actualización del Archivo invertido

Los campos que están disponibles para búsqueda conforman el archivo invertido.

Este archivo es construido en base a la FST (Field Select Table - Tabla de Selección de Campos).

Para nuestra base de datos bibliográfica, los campos incluidos en la FST son los que se encuentran precedidos por la letra V, por ejemplo en la primera fila, el campo seleccionado es el: • 1: Sigla del Centro Cooperante.

En la quinta fila son campos para búsqueda: • 10: Autor personal nivel analítico • 16: Autor personal nivel monográfico • 23. Autor personal nivel colección.

Para entender mejor esta tabla, deberá leer el Manual del CDS/ISIS, a fin de notar, las técnicas de indexación y los que campos tienen un prefijo, por lo tanto para buscar hay que incluirlo. Por ejemplo el campo 1 esta precedido por CC, entonces cuando Usted quiera buscar una sigla, deberá escribirla anteponiendo CC. Por ejemplo la sigla ITAIPU, deberá buscarse como CCITAIPU. 1 0 (|CC|v1/) 5 0 'TL'v5/ 6 0 'nb'v6/ 8 0 if p(v8) then (|LK=|v8/) fi 10 0 (V10/),IF A(v10) THEN (V16/),ELSE (V23/) FI 10 4 (v10/),(v16/),(v11/),(v17/),(v23/),(v24/),(v50/) 11 0 (V11/),IF A(V11) THEN (V17/),ELSE (V24/),FI,(V50/) 12 4 (v12/),(v18/),(v25/),(V62/) 30 4 V30/ 40 0 (V40/) 40 0 (|ID_|v40/) 53 4 (V53/) 53 0 (v53/) 56 0 V56/ 57 0 V57/ 59 4 v59/ 61 4 v61/ 65 0 (|FN|v65.4/),(v65/),(v603/) 64 0 (|FR=|v603*0.4/),(|FR=|v603/) 80 4 (V80/),(V81/),(V82/) 83 4 (V83/),(V84/),(V85/) 87 0 (V87/),(V88/),(v89/),(v90/),(v91/),(v94/),(v95/) 87 4 (v87/),(v88/),(v89/),(v90/),(v91/),(v94/),(v95/) 103 0 (V103/) 203 0 v203/ 403 0 V403/,V503/,V513/,(V542^A/) 603 0 V603/ 703 0 V703/,V504/,V514/,(V542^C/) 916 0 v916/ 999 0 mfn(8)

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Se debe actualizar el archivo invertido: • cada vez que termine una sesión de entrada de datos • cada vez que termine una sesión de corrección • antes y después de importar registros • antes de sacar el respaldo del archivo maestro (backup).

Por seguridad, cuando vaya a interrumpir la entrada de datos, nunca deje a la mitad un registro; termine el registro, y deje invirtiendo la base de datos.

Se deben seguir los siguientes pasos: 1. Desde el menú principal del Winisis:

2. Presionar el botón de Data Base, le aparecerá la siguiente lista de opciones

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3. Presione IF Update. Aparecerá el siguiente aviso:

l 4. Presione el Botón de OK y aparecerá el siguiente aviso:

Lea el manual de Winisis para conocer más sobre el proceso de inversión de la base de datos. Puede haber ocasiones, por ejemplo cuando se importa una gran cantidad de registros o cuando se cambia la tabla FST, en que es necesario realizar un proceso total (full) de archivo invertido.

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6. Respaldo o "backup" de la base de datos Es obligatorio sacar diariamente un respaldo o "backup" de todos los archivos que conforman la base de datos.

Para el sistema diario de backup, es recomendable contar con cinco juegos de CDs re-grabables o el dispositivo que se utilice la sacar copias.

Se recomienda que los dispositivos estĂŠn identificados con una etiqueta que incluya el dĂ­a de la semana y la fecha.

Usando los comandos del Windows, ir al disco donde se ha guardado el paquete y sacar una copia a: Winisis/data/ Si los archivos se encuentran en red, haga recordar al encargado de la red, lo importante que es sacar los backup diarios de la data.

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7.

Entrada de datos Se asume que se encuentra usted en el menú principal del WINISIS:

.

Se deben seguir los siguientes pasos: 1.

Presione el botón del lápiz (décimo de la primera fila)

2.

Aparecerá:

3.

Haga clic en el icono de la página en blanco. Aparecerán campos vacíos en la pantalla y el casillero MFN contendrá ???:

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4. Llene la informaciรณn en los campos que corresponda y haga clic en la flecha roja al lado derecho de Tipo de Registro, le aparecerรก:

5. Seleccione el tipo de material que desea ingresar y presione el botรณn OK Aparecerรก:

6. Presionar el icono del Diskette

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7. Para empezar a ingresar los datos, presionar la Lupa y aparecerá el siguiente mensaje:

8. Presionar el botón de YES y aparecerán todos los campos para ser llenados, según las instrucciones del Manual de la Base de Datos Bibliográfica: .

9. Recuerde que los campos repetitivos están identificados por una flecha azul antes del nombre del campo y debe presionarla, cada vez que desee ingresar una nueva repetición.

10. Los campos: • 40: Código de Idioma del Texto • 41: Código de Idioma del Resumen • 57: Código de País – Conferencia • 67: Código de País: Documento Están identificados con una flecha roja, debido a que se presenta una tabla, de la cual deberá seleccionar el código que corresponda.

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11. El campo de descriptores, que es repetible, al presionar la flecha roja aparece una lista de los descriptores autorizados:

11. Para ingresarlo en el registro, avance hasta el descriptor deseado y presione el botón OK. 12. Para ingresar el siguiente, presione la flecha azul, que identifica que es un campo repetitivo y repita la operación:

13. Para navegar dentro del WINISIS siga las instrucciones del Manual.

14. Para ingresar la información sitúe el Mouse en el campo que desea ingresar y registre la información en el primer casillero del formulario 15. Para pasar al siguiente campo, sitúe el Mouse en él.

16. Para pasar al siguiente registro deberá presionar el icono de la página en blanco.

17. Para terminar la sesión presionar el icono del diskette y cerrar el Winisis.

Es posible declarar valores por omisión o “default” es decir son campos, que siempre irán con la misma información, como el campo de sigla del centro Cooperante, nombre de la base de datos, etc. Revise el capítulo 8.

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8. Registro de Valores por Omisión Es posible declarar valores por omisión o “default” es decir son campos, que siempre irán con la misma información, como el campo de sigla del centro Cooperante, nombre de la base de datos, etc.

Se asume que se encuentra usted en el menú principal del WINISIS:

.

Se deben seguir los siguientes pasos: 1. Presione en Edit (cuarto de la primera fila)

2. Aparecerá el siguiente recuadro, presione Data Entry Worksheet:

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3. Seleccionar la Hoja de Entrada que se desee, por ejemplo: REPID

4. Seleccionar el campo de la derecha que se desee asignar un valor por omisi贸n, por ejemplo escribir CAASD como default value en Centro Cooperante:

5. Presione el bot贸n OK y siga con todos los campos que deseen de esta hoja de entrada 6. Al terminar presione el icono del Diskette y le aparecer谩

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9.

Edición de datos Se asume que se encuentra usted en el menú principal del WINISIS:

.

Se deben seguir los siguientes pasos: 12.

Presione el botón del lápiz (décimo de la primera fila)

13.

Aparecerá:

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14.En el casillero del MFN (Master File Number) ingrese el número de registro que Usted desea modificar y presione la tecla <Enter>. Por ejemplo el registro 523:

15.Cuando desee añadir información en algún campo, presione la lupa y aparecerán todos los campos disponibles para ese tipo de registro:

16.Efectuar todas las correcciones que desee y al finalizar presionar el icono del Diskette. Para que se graben en la base de datos todas las modificaciones.

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10.

Impresión

El paquete viene con tres formatos predefinidos por nosotros: • All (vienen todos los campos precedidos por su Tag o código.

• Busque (formato corto para presentar resultados de búsqueda) • REPIDI (formato con todos los campos) Usando el Winisis es posible enviar a imprimir directamente o grabar un archivo y posteriormente imprimir desde el programa WORD, utilizando todas las facilidades de dicho software.

Se asume que se encuentra usted en el menú principal del WINISIS:

.

Se deben seguir los siguientes pasos: 1. Presione el botón de la impresora

2. Aparecerá:

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3. Se puede imprimir por: • Resultado de búsqueda (Current Browse set) o por • Rango de registros, en cuyo caso hay que escribir el MFN inicial y el final separado por una barra diagonal. Ejemplo: 300/350 4. Para grabar un archivo, se debe cambiar en el formulario y poner la salida a un archivo:

5. Seleccione uno de los formatos que nosotros ya hemos preparado para Ustedes. Y presione el botón Print

6. Los archivos de impresión tienen una extensión .TXT y se graban dentro del directorio /WINISIS/WORK.

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11.

Control de Calidad Una vez ingresados los datos en el computador, es necesario verificar los errores de digitación y de consistencia.

La metodología descrita a continuación es el resultado de la experiencia en REPIDISCA para poder presentar productos como REPINDEX con la mejor calidad posible.

Después de haber ingresado un pequeño número de registros, emitir el listado de corrección, llamado también general porque en él se imprimen todos los campos digitados por cada registro.

A fin de evitar errores comunes, se recomienda efectuar las correcciones, la primera vez, después de haber ingresado 20 registros. Cuando se vaya adquiriendo más experiencia, el número de registros por grupo puede ser mayor, así como también será posible sacar los listados semanal o quincenalmente.

Adicionalmente, se emitirán listados por cada campo o grupo de campos; éstos se producen para detectar fácilmente errores que en el listado general son difícilmente encontrados.

Todas las correcciones se deben anotar en el listado general, empleándose un bolígrafo de tinta roja. Así, quedarán centralizadas todas las correcciones en un solo listado, ahorrándose trabajo al digitador, ya que llamará una sola vez al registro.

A fin de facilitar la generación de listados, hemos creados los formatos de impresión y hojas para clasificar los registros.

11.1. Listados para Control de Calidad: General Para producir el listado general, se deben realizar los mismos pasos del punto 10: Impresión, considerar que se debe establecer el rango de MFN a ser impresos, observar lo siguiente: 1. En la hoja general de impresión, seleccionar ALL en el Pre defined Format, en el ejemplo a continuación, se esta imprimiendo solo un rango de registros:

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2. Al presionar el botón print, se producirá el archivo, El archivo generado, hay que abrirlo con Word y: • Cambiar los márgenes al mínimo, puede ser un cm. por lado • Cambiar el tamaño de la letra Courier a 9 En este listado se anotarán las correcciones que se detecten desde los listados por campos

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11.2. Listados para Control de Calidad: por campos Por los motivos expuestos anteriormente, es necesario emitir listados por separado de cada uno de los campos. Habrá que seguir las mismas instrucciones del punto 10: Impresión, considerar que se debe establecer el rango de MFN a ser impresos y observar lo siguiente: 1.

2. Ir • • •

En la hoja general de impresión, seleccionar MFNUMB en el Pre defined Format:

a la hoja de Sorting o Clasificación: Escribir el heading format: Agrandar el First Key length a: Escribir el nombre de la FST:

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#,v1,# 150 @sigla

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3. El • • •

archivo generado, hay que abrirlo con Word y: Configurar la página, para que imprima horizontalmente Cambiar los márgenes al mínimo, puede ser 1 cm. por lado Cambiar el tamaño de la letra Courier a 9

Con ese listado podrá detectar fácilmente los errores en sigla y marcar las correcciones en el listado general.

Proceder de igual forma para generar los demás listados que se indican a continuación, siguiendo los mismos pasos, inclusive escribir en la hoja de clasificación, el formato del encabezamiento: #,v1,# Escribir el siguiente nombre de FST: FST SIGLA AUTPER AUTINS TITULO TITREV CONFER FECHA CIUDAD EDITOR IDEGEO

Nombre del Listado Código-Campo Sigla 01 Autores Personales 10, 16, 23 Autores Institucionales 11, 17, 24, 50, 52, 58 Títulos 12, 18, 25 Título Revista 30 Nombre Conferencia 53 Fecha 54, 55, 64, 65 Ciudad 56, 57, 66, 67 Editorial 62 Identificadores Geográficos 80, 81, 82

Dado que el programa de ingreso de datos verifica la consistencia de los siguientes campos, no es necesario emitir listados: 04 Base de Datos 05 Tipo de Literatura 06 Nivel Bibliográfico 40 Código Idioma del Texto 41 Código Idioma del Resumen 57 Código de País - Conferencia 67 Código País - Documento 87 Descriptor Principal 88 Descriptor Post-Coordinación

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11.3. Listados para Control de Calidad: Duplicados A fin de generar un listado ordenado por título y que incluya en MFN y la fecha, deberá seguir los mismos pasos que se mencionan en el punto 10: Impresión, pero observar lo siguiente: 1. En la hoja general de impresión, seleccionar DUPLIC en el Pre defined Format: 2. Ir • • • 4. El • • •

a la hoja de Sorting o Clasificación y modificar: No. of headings (No. de Encabezamientos): First key Length (Tamaño de la primera clave): FST (Tabla de selección de campos):

0 120 @titulo

archivo generado, hay que abrirlo con Word y: Configurar la página, para que imprima horizontalmente Cambiar los márgenes al mínimo, puede ser un cm. por lado Cambiar el tamaño de la letra Courier a 9

Con ese listado podrá detectar fácilmente los títulos duplicados:

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12.

Control de los Documentos Una vez verificado que no existen errores de datos es necesario preparar la etiqueta para el lomo del libro, así como la papeleta de préstamo, a continuación presentamos una manera de realizarlo. Muchas veces también es necesario llevar un control de los números de ingreso, por lo que además hemos previsto la generación de ese listado.

12.1 Emisión de Etiqueta para Lomo de Libro Para producir el listado se deben realizar los mismos pasos del punto 10: Impresión, debiendo: 1. Escribir el rango de MFN que desea imprimir las etiquetas 2. Seleccionar el formato de impresión: ETIQUE

3. El archivo generado, hay que abrirlo con Word y: • En vez de papel, una vez que se ha verificado que esta perfecta la impresión, poner una etiqueta tamaño carta, después se corta cada etiqueta del tamaño deseado y se pega en el lomo del libro.

1. Cambiar los márgenes al mínimo, puede ser 1cm. por lado 2. Usar formato a 4 columnas 3. Cambiar el tamaño de la letra a Verdana 16 - Negrita

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12.1 Emisión de los datos del libro para la Papeleta de Préstamo Para producir el listado se deben realizar los mismos pasos del punto 10: Impresión, debiendo: 1. Escribir el rango de MFN que desea imprimir las papeletas de préstamo, que deben ser el mismo que las etiquetas para el lomo del libro 2. Seleccionar el formato de impresión: PRESTA

3. El archivo generado, hay que abrirlo con Word y: • En vez de papel, una vez que se ha verificado que esta perfecta la impresión, poner una etiqueta tamaño carta, después se corta cada encabezado de papeleta del tamaño deseado y se pega la papeleta de préstamo 4. Cambiar los márgenes al mínimo, puede ser 1cm. por lado 5. Usar formato a 2 columnas 6. Cambiar el tamaño de la letra a Verdana 16 - Negrita

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12.2. Listados por Número de Ingreso Para producir el listado se deben realizar los mismos pasos del punto 10: Impresión, debiendo: 1. Seleccionar el formato de impresión: INGRES

2.

Ir a la hoja de Sorting o Clasificación y escribir en FST (Tabla de selección de campos): @ INGRES

4. El archivo generado, hay que abrirlo con Word y: 7. Cambiar los márgenes al mínimo, puede ser 1cm. por lado 8. Cambiar el tamaño de la letra a Courier 9 9. Cambiar el papel a Horizontal

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12.3 Control de Préstamo Se ha diseñado una pantalla de ingreso de datos a fin de poder registrar los préstamos de los libros. Se asume que previamente se ha buscado el título del libro que se desea prestar y se debe conocer el MFN. Se deben seguir los siguientes pasos: Se deben seguir los siguientes pasos: 1.

Presione el botón del lápiz (décimo de la primera fila)

2.

Aparecerá:

3. En el casillero del MFN (Master File Number) ingrese el número de registro que Usted desea modificar y presione la tecla <Enter>. Por ejemplo el registro 420

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4. Seleccionar en el casillero Worksheet la hoja PRESTA 5. Presionar la lupita para que aparezcan todos los campos de la hoja, inclusive los que no tienen información:

6. Ingrese la información relacionada al préstamo: • Ejem. 1 Prestado a: Escriba el Apellido, Nombre • Ejem. 1 Fecha de Préstamo: Digite la fecha normalizada, es decir 4 dígitos para el año, 2 para el mes y los dos últimos dígitos para el día. Ejemplo: 20051118 Prefiera siempre prestar el ejemplar 1 primero y así sucesivamente.

7. Efectuar todos los préstamos que desee y al finalizar presionar el icono del Diskette. Para que se graben en la base de datos todas las actualizaciones.

Adicionalmente haga firmar la papeleta de préstamo, para tener la firma de la persona.

Cuando el documento es devuelto, ingrese nuevamente al registro, borre los datos. Recuerde que el campo del Prestado a esta disponible para la búsqueda.

Adicionalmente en la papeleta de préstamo, registre la fecha de devolución.

Recuerde actualizar el archivo invertido, conforme a las instrucciones del capítulo 5, así mantendrá actualizado los datos para las siguientes búsquedas.

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13.

Exportación de Registros

Mediante el WINISIS es posible generar archivos de intercambio con formato ISO 2709, en el caso de la exportación, sirve para enviar registros de nuestra base de datos a otra institución.

Se deben seguir los siguientes pasos: Se asume que se encuentra usted en el menú principal del WINISIS:

.

1.

Presione Database (en la primera fila) y aparecerá:

2.

Seleccionar Export y aparecerá una pantalla, en donde deberá escribir el nombre del archivo ISO que se va a crear y que será guardado en el directorio /WINISIS/WORK . Por Ejemplo CASAAN:

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3. Posteriormente aparecerá la siguiente pantalla, en donde se ha colocado el valor cero en el casillero Output line lentgh . Presionar el botón OK :

4. Y empezará la descarga de los registros, hasta que aparece un mensaje que la operación ha sido completada:

Debe de notar que es posible reformatear la base de datos antes de exportarla, es decir cambiar de código a los campos, asignarle valores a ciertos campos, etc.

Para ello deberá referirse al Manual del WINISIS. Es posible también exportar el resultado de una búsqueda, para lo cual previamente deberá guardar el resultado de la búsqueda en un archivo, dentro del ambiente de búsqueda.

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14.

Importación de Registros

Mediante el WINISIS es posible generar archivos de intercambio con formato ISO 2709, en el caso de la importación, sirve cargar nuestra base de datos con registros provenientes de otras instituciones Se deben seguir los siguientes pasos: Se asume que se encuentra usted en el menú principal del WINISIS:

.

5.

Presione Database (en la primera fila) y aparecerá:

6.

Seleccionar Import y aparecerá una pantalla para que se seleccione el archivo que se desea importar, por ejemplo del directorio /WINISIS//WORK vamos a escoger es CEPIS.ISO

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7. Posteriormente aparecerá la siguiente pantalla, en donde se ha colocado el valor cero en el casillero Output line lentgh. Presionar el botón OK :

Recuerde que tiene tres opciones: • Merge: Que mezcla los registros que vienen en el archivo ISO con los ya existentes en la base de datos.

• Load: Carga la base de datos solamente con los registros que vienen en el archivo ISO, en este caso se borra la base de datos • Update: Hace lo mismo que Merge, pero cuando el MFN es el mismo, deja el registro proveniente del archivo ISO 8. Empezará la carga de los registros, hasta que aparece un mensaje que la operación ha sido completada: Debe de notar que es posible reformatear la base de datos antes de importarla, es decir cambiar de código a los campos, asignarle valores a ciertos campos, etc.

Para ello deberá referirse al Manual del WINISIS

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Problemas Frecuentes

15.1

El WINISIS se queda bloqueado

• no presenta información en los casilleros, por ejemplo el número de Master File Number – MFN esta en blanco.

• no permite realizar ninguna operación.

• dice que no se puede realizar una operación porque se viola un código de seguridad Para solucionar este error en Windows 2000 en adelante: 1. Salir del Winisis, presionando al mismo tiempo las teclas: • ALT • CTRL • DEL 2. Aparecerá un recuadro del Administrador de tareas de Windows 3. Presionar el Botón “Task List” 4. Aparecerá una ventana, seleccione la pestaña de Procesos 5. Busque: wowexec.exe 6. Coloque el cursor sobre wowexec.exe y selecciónelo 7. Presione el botón de Terminar Proceso y confirme que esta seguro 8. Presione tantas veces como sea necesario, hasta que le permita salir del Administrador de tareas de Windows 15.2 Una vez instalado el Winisis, no carga, es decir no aparece.

Debe ingresar al entorno del DOS: • Presionar el botón Inicio • Presionar la opción Ejecutar • Escribir en el recuadro CMD • Presionar la tecla <Enter> • Escribir CD y presionar la tecla <Enter> hasta que aparezca C:\> • Estas en DOS y escribir: CD\WINISIS\CTL3D • Dar los comandos se indican:

>

Regresar al entorno Windows e ingresar al Winisis, que ya estará operativo.

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