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PROYECTO PARA LA CREACIÓN DE UNA RED DE BIBLIOTECAS VIRTUALES PARA LA PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES EN LA REGIÓN ANDINA (RED BiVa-PaD)

INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL PROYECTO

ANTECEDENTES DEL PROYECTO • Este proyecto responde a la necesidad expresada por los países de la región andina Bolivia, Colombia, Ecuador, Perú y Venezuela- para mejorar el acceso y la calidad de la información técnica y científica relacionada con los desastres, conforme lo consignaran en la “Decisión 591 de la Estrategia Andina para la Prevención y Atención de Desastres” •El acceso a la información forma, asimismo, parte integrante de las líneas de acción del PREDECAN, del plan regional del CAPRADE, de las prioridades de trabajo de la OPS/OMS, del Centro Regional de Información sobre Desastres (CRID) para América Latina y el Caribe y de la Estrategia Internacional para la Reducción de Desastres (EIRD).

•Todas estas organizaciones han hecho una alianza para desarrollar las actividades del proyecto.

•El proyecto como tal se materializa a través de un acuerdo firmado entre la Secretaría General de la Comunidad Andina (SGCAN) y la OPS en septiembre de 2006 y cuenta para su ejecución con la participación técnica del Centro Regional de Información sobre Desastres (CRID).

• El proyecto está financiado por la Comunidad Europea, los países miembros del CAPRADE (Bolivia, Colombia, Ecuador, Perú y Venezuela) y la Secretaría General de la Comunidad Andina (SGCAN) en el marco del Proyecto Apoyo a la Prevención de Desastres en la Comunidad Andina (PREDECAN). Además, cuenta con una contribución técnica y financiera de la OPS/OMS y de la Estrategia Internacional para la Reducción de Desastres (EIRD).

OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO Contribuir a la reducción de la vulnerabilidad y del impacto de los desastres en los cinco países de la región andina – Bolivia, Colombia, Ecuador, Perú y Venezuela – mediante el fortalecimiento del acceso y la disponibilidad de información adecuada sobre prevención y atención de desastres. El acceso a información oportuna y pertinente facilitará la coordinación entre los actores prioritarios y ayudará a mejorar las acciones de prevención, mitigación, preparativos y reconstrucción, a la vez que promoverá el intercambio de experiencias y lecciones aprendidas entre los países.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Desarrollo de una red de Centros de Información sobre desastres en los países andinos que permita mejorar el acceso a información relacionada con la atención y prevención de desastres en Bolivia, Colombia, Ecuador, Perú y Venezuela.

Crear capacidades técnicas en la gestión de la información sobre prevención y atención de desastres.

BENEFICIARIOS DIRECTOS Las instituciones que dispondrán de los cinco centros de información que se encargarán de la promoción de una red nacional de información, en estrecha coordinación con las autoridades nacionales.

Los Centros Colaboradores miembros de la citada Red de apoyo: autoridades nacionales, universidades y otras instituciones.

Los usuarios directos de la red de centros de información.

BENEFICIARIOS INDIRECTOS Las comunidades expuestas a riesgos en los cinco países de la Subregión Andina.

Otras autoridades nacionales responsables de prevención y atención de desastres.

La sociedad civil en general.

RESULTADOS ESPERADOS ¾Cinco centros nacionales de información (uno en cada país) incrementarán su nivel y capacidad técnica para gestionar información relacionada con la prevención y atención de desastres. Cada uno de estos centros promoverá el desarrollo de una red nacional en directa coordinación y colaboración con las autoridades nacionales responsables de la gestión de riesgos. ¾Los centros seleccionados en cada país (llamados Centros Coordinadores) y otros actores clave dispondrán de habilidades técnicas y conocimientos para recolectar, indizar, manejar y, sobre todo, diseminar información relacionada con desastres, de manera que las autoridades locales y nacionales cuenten con mejor información para la gestión del riesgo. ¾Existirán paquetes especiales de información (relevantes y pertinentes para los países andinos) disponibles en Internet a través de las páginas web de los centros nacionales, la web del CRID y otras páginas web. ¾Las actividades del proyecto, los productos de información y materiales de capacitación serán promovidos y tendrán visibilidad en los cinco países andinos por diferentes medios de información y comunicación.

ESTADO DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO

SELECCIÓN DE LOS CENTROS COORDINADORES NACIONALES Tras un diagnóstico inicial, elaborado a partir de las visitas realizadas a cada uno de los cinco países participantes en el proyecto, se decidió que los Centros Coordinadores se instalarán en las siguientes instituciones: ¾Bolivia: Viceministerio de Defensa Civil y Cooperación al Desarrollo Integral (VIDECICODI) ¾Colombia: Dirección General de Prevención y Atención de Desastres (DGPAD) ¾Ecuador: Dirección Nacional de Defensa Civil ¾Perú: Instituto Nacional de Defensa Civil (INDECI) ¾Venezuela: Dirección Nacional de Protección Civil y Administración de Desastres El Centro Coordinador Nacional es aquel en el que estará ubicado el Centro de Información. Este centro asumirá la responsabilidad principal para co-ejecutar las actividades previstas en el proyecto, brindando el apoyo y la colaboración necesarias para lograr establecer una red nacional de información sobre desastres. Para ello recibirá la infraestructura tecnológica básica para el desarrollo de estas actividades.

APOYO TÉCNICO A LOS CENTROS NACIONALES DE INFORMACIÓN SOBRE DESASTRES El proyecto de creación de la Red BiVa-PaD propone la utilización de las herramientas que se utilizan en el Centro Regional de Información sobre Desastres (CRID).

Estas herramientas están disponibles de forma universal en Internet y son compatibles con las principales fuentes de información internacionales. Su utilización en la Red BiVa-PaD permitirá mantener un intercambio de información fluido y permanente con las organizaciones vinculadas con la prevención y atención de desastres.

Esta metodología se utilizará para la selección, la evaluación y el procesamiento de documentación técnica que se incluirá en las bases de datos y sitios web de los Centros Coordinadores y Colaboradores, así como en la Biblioteca Virtual sobre Desastres. Para la selección y evaluación de la información se cuenta con el material de apoyo del CRID para la formación de colecciones.

Para la administración de las bases de datos se utilizará el software WinIsis que permite el intercambio de información bajo estándares internacionales.

Para el procesamiento de la documentación, se utilizará la metodología LILACS, con la que se extrae la información básica del documento con criterios normalizados que facilitan el intercambio de fuentes de información entre los diferentes centros.

El análisis de contenido de los documentos se hará con el Vocabulario Controlado sobre Desastres (VCD) que permite la asignación de palabras claves para describir el contenido del documento de forma estandarizada.

Estas bases de datos podrán ser consultadas desde Internet con la implementación de una interfaz de búsqueda llamada iAH. Cada metodología y herramienta contará con su respectivo manual de uso e implementación. Este material ha sido colocado en la sección del sitio del proyecto.

- Asimismo, se ha elaborado un Documento Marco para la creación de Centros de Información para la Prevención y Atención de Desastres, cuyo objetivo es establecer la identidad y razón de ser de estos centros, así como los recursos físicos, humanos y tecnológicos necesarios para planear, crear y conducir uno de estos Centros. Este modelo podrá ser adaptado a las necesidades y realidad de cada país.

-Los Centros de Información contarán con la supervisión y comunicación de las distintas áreas del CRID, a lo que se sumarán las actividades de capacitación.

TRANSMISIÓN DE CONOCIMIENTO - I Capacitación: un taller regional destinado a personal clave de los Centros Coordinadores.

Esta capacitación se celebrará en Lima (Perú) del 7 al 11 de mayo, con el objetivo de formar a los Centros Coordinadores en todo lo relativo a la gestión de Centros de Información para la Prevención y Atención de Desastres.

- II Capacitación: un taller regional de formación de formadores destinado a los centros participantes en el proyecto para dotarles de la capacidad necesaria para replicar el modelo a nivel nacional y local.

- III Capacitación: cada uno de los Centros Coordinadores organizará – con el apoyo de los Centros Colaboradores - un taller de formación local en técnicas básicas de gestión de información y servicios de información electrónicos.

DOCUMENTOS ESPECIFICOS SOBRE DESASTRES (RELEVANTES Y PERTINENTES PARA LOS PAÍSES ANDINOS) ESTARÁN DISPONIBLES A TRAVÉS DE LAS PÁGINAS WEB DE LOS CENTROS Y DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL SOBRE DESASTRES - El CRID prestará asistencia en la elaboración y/o configuración de una página web en cada país: se presentará una plantilla con identidad visual única para todos los centros en la que se sugerirán los contenidos a incluir. Estos contenidos aparecen en el Documento Marco.

Algunos de estos contenidos son: - información institucional - servicios y productos de información - solicitud de información - conceptos básicos sobre desastres Se tratará de un Centro de Información Virtual, que se denominará Biblioteca Virtual sobre Desastres. El diseño inicial será el punto de partida. Lo ideal será que, a posteriori, cada Centro Coordinador – en colaboración con la Red nacional - adapte este primer modelo a sus necesidades y objetivos.

- El CRID prestará asistencia en la elaboración y/o configuración de bases de datos con información bibliográfica y documentos de texto completo pertinentes para los países andinos: se priorizarán algunas áreas temáticas que sean de especial interés para los países de la región. Asimismo, el CRID propondrá a los países la compilación de materiales en un conjunto de temáticas relacionadas con los desastres para ir alimentando las bases de datos.

- Se convertirán a formato digital un mínimo de 60.000 páginas (entre los 5 centros) sobre temas relativos a desastres y de interés para los países andinos: el CRID va a elaborar una lista de documentos electrónicos de su colección, relativos a la región y a la temática que nos ocupa, a los que se sumarán los documentos seleccionados tanto por los cinco Centros Coordinadores, como por los Centros Colaboradores.

PROMOCIÓN Y VISIBILIDAD DEL PROYECTO

-Se ha desarrollado una sección especial en el sitio web del CRID (http://www.crid.or.cr) para promover las actividades del proyecto: en esta página se puede consultar la presentación del proyecto, las organizaciones implicadas, los países participantes, documentación…

-Se producirán 2.000 ejemplares de un CD-ROM regional con documentación en formato digital (HTML y PDF): este CD se distribuirá en los 5 países andinos y estará destinado a responsables de la gestión de desastres a nivel local, nacional y regional, centros de información y otros usuarios. Se realizará en estrecha colaboración entre el CRID, los Centros Coordinadores y los Centros Colaboradores.

-Se elaborarán varios artículos y se publicarán en distintos periódicos, revistas y sitios web de la región para dar visibilidad al proyecto.

-Cada seminario nacional de formación brindará la oportunidad para el intercambio de información y la promoción de las actividades, además de favorecer la concienciación sobre la importancia de la producción y difusión conjunta de información técnica y científica

CONSTRUYENDO LA RED BiVa-PaD

EL CONCEPTO DE RED Un Centro de Información no puede trabajar de forma aislada. Sus fortalezas no solo dependerán de si mismo, sino de la cooperación con otros Centros de Información a nivel nacional y Subregional. Se trata de conformar una verdadera “telaraña” de Centros o servicios de Información que se complementen unos a otros.

El objetivo del enfoque de Red es facilitar el acceso y difusión de información que ayude en la toma de decisiones para la reducción de riesgos y desastres en la región andina a través de la cooperación nacional y Subregional para obtener un mayor aprovechamiento y uso de los recursos. La interacción entre los centros hará posible que la recopilación, procesamiento y uso de la información producida en la región se realice de una forma más efectiva.

El enfoque de Red requiere de un importante esfuerzo cooperativo, dando el reconocimiento y visibilidad necesaria a cada uno de los actores. Cuanto más abierto, más participativo y más aglutinador sea el proceso de trabajo, mejores servicios de información se podrán crear y alimentar y, por ende, mejor uso de éstos se podrá hacer en los cinco países o en el resto de la Región.

No solo permitirá dar una mayor efectividad a los productos y servicios de información y documentación, sino que permitirá tener un efecto multiplicador y que los Centros de Información (y sus respectivas bibliotecas virtuales) se legitimen en el seno de sus instituciones y, en general, de la sociedad a la que sirven.

Los Centros Coordinadores deben emprender acciones destinadas a crear –y posteriormente incrementar- la red de Centros Colaboradores. Son los encargados de definir las instituciones a contactar y toman todas las acciones pertinentes para su integración en la Red. Se recomienda que en la red nacional que se establezca en cada país, existan siempre actores representando estos ámbitos: - el operativo de preparativos y respuesta.

- el de planificación y la gestión del riesgo y del ambiente.

- el de investigación y estudio de las amenazas.

- el de la academia y la educación.

- el de la ciencia y la tecnología.

Es necesaria la asistencia y colaboración con las ONG y de organizaciones internacionales, como las agencias de Naciones Unidas, la Federación Internacional de la Cruz Roja, y otros importantes actores humanitarios (ECHO, OCHA, OFDA…).

Lo importante es mantener una visión abierta para tratar de conformar una verdadera “telaraña” de centros o servicios de información que se complementen unos a otros y no un espacio centralizado de información. Es necesario un enfoque multidisciplinar y abierto, que permita ir integrando y sumando actores a lo largo del desarrollo del proyecto.

PRINCIPIOS DEL TRABAJO DE LA RED Establecimiento de alianzas estratégicas y de cooperación entre el Centro Coordinador y los Centros Colaboradores para el desarrollo de servicios y productos conjuntos.

Optimización de los recursos y métodos de trabajo mediante la integración de capacidades con centros afines y la promoción de la utilización compartida de materiales informativos y otros componentes de la Red. Respeto de los intereses y particularidades de cada uno de los centros que conforman la Red. Identificar e involucrar a nuevas instituciones con capacidad de producir y aportar información sobre gestión de riesgo.

MECANISMOS PARA LA CONFORMACIÓN DE UNA RED NACIONAL Un mismo modelo de información virtual con el objetivo de tener un “idioma común”, compartir metodologías y procedimientos técnicos que faciliten el intercambio y la colaboración entre ellos.

Metodología común de procesamiento de la información y documentación disponible en la región con base en los procedimientos, descriptores y otros instrumentos ya utilizados por el CRID: complementariedad en los servicios y en las fuentes de información, flexibilidad que permita compartir experiencias, un esquema abierto con el que se puedan integrar fácilmente nuevos nodos, facilidad de uso y amigabilidad para facilitar la consulta de los documentos…

Creación de Comités de Apoyo en cada uno de los cinco países: se recomienda fuertemente el desarrollo de Comités de Apoyo en cada uno de los cinco países que participan en el proyecto, como una condición para el desarrollo eficiente y sostenible de la Red nacional de Centros de Información y de la Biblioteca Virtual que aglutina la información de éstos.

Centro Colaborador

Optimiza el uso de lo recursos

Centro Colaborador

Compromiso institucional

Actualización de conocimientos

Centro Coordinador

Centro Colaborador

Intercambio de información

Centro Colaborador

Visibilidad Información actualizada Centro Colaborador

Centro Colaborador

COMITÉ DE APOYO

CENTROS COORDINADORES Los Centros Coordinadores asumir谩n la responsabilidad principal para co-ejecutar las actividades previstas en el proyecto, brindando el apoyo y la colaboraci贸n necesarias para lograr establecer una red nacional de informaci贸n sobre desastres.

CENTROS COLABORADORES Los Centros Colaboradores serán todas aquellas instituciones que estén vinculadas con la temática, como productores, recopiladores, divulgadores como universidades, fundaciones, organismos gubernamentales o centros de investigación interesados en participar en la red nacional de información sobre desastres.

REQUISITOS QUE HAN DE CUMPLIR LOS CENTROS COLABORADORES

trabajar en el ámbito de la gestión del riesgo generar información técnica sobre cualquier área relacionada con la gestión del riesgo tener una política abierta de difusión y distribución de información tener voluntad y motivación para trabajar en el buen funcionamiento de la Red nacional, cooperando con los otros centros y compartiendo información para contribuir a la difusión y divulgación del conocimiento sobre la gestión del riesgo no tener fines de lucro

COMITÉ DE APOYO La creación de un Comité de Apoyo será fundamental para el trabajo de la Red. En ningún caso se trata de un ente accesorio, sino fundamental para este proceso ya que en su seno se discutirán y debatirán algunas de las decisiones más importantes a tomar para el trabajo de la Red. Por lo tanto, debe dársele la importancia que precisa, aunque su estructura podrá variar en función de cada uno de los países y de cómo quieran organizarse las instituciones que forman parte de éste.

Composición: cada Comité de Apoyo estará formado por un representante de cada uno de los Centros Colaboradores que constituyen la red nacional. El número de sus miembros podrá ser ampliado una vez que se incremente el número de estos centros. Incluso, podría darse el caso de que alguna institución delegase en otra a efectos de asistencia a reuniones.

Las instituciones deberán, en lo posible, hacerse representar en el Comité por autoridades, gerentes y técnicos a fin de compatibilizar las intenciones políticas con las condiciones y aplicaciones tecnológicas.

Las representaciones de la OPS en los países, así como los Centros de Documentación de la OPS, pueden desempeñar un rol importante de acompañamiento tanto en el establecimiento, como en el funcionamiento de los Comités de Cooperación.

En cada uno de los Comités de Apoyo deben existir 3 áreas bien definidas de trabajo: Área de gestión: para apoyar en asuntos puntuales referidos al desarrollo de los centros y, sobre todo, de la Red. Área de información: para organizar la recopilación de información entre las distintas instituciones y el ingreso de ésta al sistema. Área de difusión y promoción del Centro y de la Red: que contribuya a dar a conocer los servicios de la Biblioteca Virtual, a promover el acceso de nueva información en el sistema y a que se involucren nuevas instituciones y organizaciones con información relevante y pertinente.

Estructura: el Comité de Apoyo estará presidido durante el primer año por un miembro del Centro Coordinador y por un suplente de alguno de los Centros Colaboradores. A partir del primer año, la presidencia será rotativa y podrán acceder a ésta los miembros de los Centros Colaboradores. El mandato del presidente del Comité de Apoyo durará un año y será susceptible de ser prorrogado, en virtud de los objetivos y logros alcanzados.

FUNCIONES DEL COMITÉ DE APOYO Apoyar en el desarrollo y gestión de la red nacional de información de desastres a través del establecimiento de planes conjuntos Velar por el tipo y calidad de la información que se introduce en el sistema Emprender acciones dirigidas a la promoción y visibilidad de la red Asegurar la participación activa y equitativa de todas las instituciones que forman parte de la red nacional Establecer orientaciones, estrategias y criterios para el trabajo conjunto de los Centros de Información en las distintas áreas. Las discusiones y recomendaciones del Comité deben orientar el trabajo conjunto de los distintos centros Establecer recomendaciones y orientaciones para el crecimiento y sostenibilidad de la Red

ACTIVIDADES CONCRETAS QUE DEBERÁ IMPULSAR EL COMITÉ DE APOYO Apoyar y participar en las capacitaciones. En la segunda capacitación –en la que la Red ya estará

conformada y funcionando- la colaboración del Comité de Apoyo será fundamental, tanto en la elaboración de la Agenda, como en la participación directa de personal de los Centros Colaboradores. La tercera capacitación, que debe ser organizada por el Centro Coordinador, ha de contar también con un importante apoyo del Comité.

La Biblioteca Virtual Andina para la Prevención y Atención de Desastres. Será la presencia virtual de la Red Nacional de Información para la Prevención y Atención de Desastres y, por lo tanto, la implicación de los miembros de la Red será crucial. Las instituciones que forman parte de la Red podrán contribuir a la alimentación de este espacio virtual, así como tomar decisiones relativas a los contenidos, e incluso el diseño de ésta.

Búsqueda de documentos e información pertinente para la Biblioteca Virtual. Cada una de las instituciones vinculadas al proyecto deberá aportar información y documentación pertinente para la creación de la Biblioteca Virtual. En este proceso, el Comité de Apoyo puede tener una labor fundamental de organización de estos esfuerzos, por ejemplo, estableciendo un calendario –o temático o de fechas- para la búsqueda y puesta a disposición de los documentos.

Digitalización: el proyecto prevé la digitalización de 60.000 páginas entre los cinco Centros Coordinadores. Para tal actividad se recopilarán documentos que no están en soporte electrónico de los cinco Centros Coordinadores. Sin embargo, también tendrán cabida aquellos documentos de los centros que pertenecen a la Red y que tampoco están digitalizados.

Realización de un CD-ROM temático regional. Este CD contendrá información relativa a la prevención y atención de desastres y será elaborado con información proveniente de los cinco países que participan en el proyecto: tanto los Centros Coordinadores como los Centros Colaboradores.

Ampliación y dinamización de la Red y contactos con otras instituciones. El Comité de Apoyo deberá tomar las acciones necesarias para que la Red incorpore nuevas instituciones que trabajan en la gestión del riesgo. Además, también deberá velar por el buen funcionamiento de la Red y la dinamización de ésta a través de la organización de reuniones y actividades conjuntas entre todos los Centros que forman parte de ésta.

Relaciones internacionales. Al tratarse de un proyecto a nivel de la región andina, el Comité de Apoyo de cualquiera de los países implicados podrá establecer contacto con los Comités de Apoyo de los otros países con el objetivo de intercambiar experiencias o información. La relación entre las diferentes Bibliotecas Virtuales de Desastres también podrá fraguarse a través de los enlaces a éstas que se colocarán en la página web de cada Biblioteca Virtual. Por ejemplo, en la página de la Biblioteca Virtual de Desastres de Colombia existirán enlaces a las Bibliotecas creadas en los otros cuatro países andinos.

INSTRUMENTOS PARA LA CREACIÓN Y FORTALECIMIENTO DE LA RED: LA CARTA DE COMPROMISO Consideramos que uno de los instrumentos más importantes para dar validez a los compromisos adquiridos por el Comité de Apoyo y poder verificar su grado de cumplimiento a lo largo del tiempo será la firma por parte de cada una de las instituciones implicadas de una Carta de Compromiso que establezca el marco de referencia general que sirva de base para la colaboración y la coordinación de las acciones a llevar a cabo para la buena marcha del proyecto.

Las oficinas nacionales de la OPS, así como el CRID, podrán ayudar y asesorar en la redacción de este documento que deberá contemplar los siguientes aspectos: - Los fines de la creación de la Red de Información para la Prevención y Atención de Desastres - Actividades que llevará a cabo para el cumplimiento de esos fines - Los miembros que la componen - Órganos: el Comité de Apoyo y su composición - Reuniones - Forma de adopción de los acuerdos - Requisitos para formar parte de la Red como Centro Colaborador

El valor de este documento no es tanto legal como simbólico. Se trata de poner por escrito aquello a lo que, como miembros que pertenecen libremente a la Red, nos comprometemos.

Lo que está claro es que este documento se convertirá fácilmente en papel mojado si no existe una clara voluntad de trabajo conjunto y participativo para conseguir un fin que trasciende a cada una de las organizaciones y que consiste en poner a disposición de la sociedad la información necesaria y pertinente para prevenir los desastres.

VENTAJAS DE CONVERTIRSE EN UN CENTRO COLABORADOR DE LA RED BiVa-PaD - Participar de un ambicioso proyecto regional en los cinco países andinos (Bolivia, Colombia, Ecuador, Perú y Venezuela) para mejorar el acceso y la calidad de la información técnica y científica relacionada con los desastres.

- Contribuir y favorecer a la concienciación sobre la importancia de la producción y difusión conjunta de información técnica y científica.

- Mayor visibilidad para cada una de las instituciones implicadas en la Red BiVa-PaD, tanto a nivel nacional como regional.

- Mayor legitimidad en el seno de sus instituciones u organismos.

- Contribuir al fortalecimiento del tejido de organismos e instituciones que trabajan en la gestión del riesgo a nivel nacional en cada uno de los países.

- Posibilidad de establecer contacto con un amplio número de instituciones y organismos que trabajan en la gestión del riesgo tanto a nivel nacional como regional.

- Acceso a nueva información y documentación y a nuevas herramientas para la gestión de ésta.

- Posibilidad de poner sus recursos de información y documentación al servicio de una Biblioteca Virtual para la Prevención y Atención de Desastres que tendrá alcance universal.

- Posibilidad de beneficiarse de la experiencia técnica del Centro Regional de Información sobre Desastres (CRID).

- Participación en la segunda y tercera capacitación organizada por el Centro Coordinador.