REGLAMENTO DE RESERVAS PARA ACCIONISTAS
CLUB Y HOTEL CONDOVAC LA COSTA, S.A
APROBADO EN SESION ORDINARIA DE JUNTA DIRECTIVA
CHCLC-SO-018-2018
Aprobado el día 24 agosto del 2018
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ÍNDICE Contenido Alcance y Definiciones del Reglamento ............................................................ 3 CAPÍTULO I: DEL SISTEMA DE RESERVAS ...................................................... 4 1. Aspectos generales de las reservas............................................................ 4 2. Solicitud de hospedaje para el socio en tiempos diferentes a la Temporada de Uso............................................................................................... 6 CAPÍTULO II: DE LA TEMPORADA DE USO ...................................................... 7 1. Del disfrute de la Temporada de Uso .......................................................... 7 2. Del hospedaje ............................................................................................. 7 3. De la ocupación .......................................................................................... 8 CAPÍTULO III: DEL USO ACELERADO DE LA TEMPORADA DE USO, REPOSICIÓN O REPROGRAMACIÓN DE LAS TEMPORADAS DE USO ......... 8 1. Uso acelerado de La Temporada de Uso.................................................... 8 2. Reposición o Reprogramación de la Temporada de Uso ............................ 9 3. Salidas Anticipadas. .................................................................................. 10 4. Penalización. ............................................................................................. 11
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Alcance y Definiciones del Reglamento •
El presente reglamento establece los lineamientos que regularán los temasde Reserva, Hospedaje y el disfrute de La Temporada de Uso, de acuerdo con lo pactado en los contratos entre Club y Hotel Condovac La Costa S.A. y las personas físicas o jurídicas que hayan adquirido dichos contratos.
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En adelante y para efectos de este reglamento cada persona física o jurídicaque haya establecido un contrato con Club y Hotel Condovac La Costa, referente al disfrute de tiempo en las instalaciones del Club y Hotel, será denominada accionista de Club y Hotel Condovac La Costa S.A.
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Este reglamento aplica para todos los accionistas de Club y Hotel Condovac La Costa S.A.
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El “Reglamento de Reservas para accionistas de Club y Hotel Condovac La Costa S.A” entra en vigencia una vez que la Junta Directiva lo ha aprobado y el mismo ha sido debidamente comunicado a los Accionistas.
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Definición de Acción. Para esta definición, Club y Hotel Condovac La Costa se apega al Código de Comercio vigente para la legislación costarricense.
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Definición de Temporada de Uso. La temporada de Uso se refiere a la estacionalidad de la semana, en la cual el accionista tiene derecho de hospedarse en Club y Hotel Condovac La Costa S.A. según el tipo de contrato adquirido.
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Definición de la cuota de mantenimiento. La cuota de mantenimiento se define como el monto anual definido por la Asamblea de Socios, para hacerfrente a los gastos que tiene el Club y Hotel Condovac La Costa S.A. a fin depoder garantizar la calidad de los servicios de hospedaje y estadía durante la Temporada de Uso. Esta cuota de mantenimiento varía de acuerdo con la estacionalidad de la Temporada de Uso y al tipo de villa estipulada en el contrato.
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Definición de media semana: Uso de temporada de viernes a lunes o de lunes a viernes, sujeto a situaciones administrativas.
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Pre-Reservas: Apartado de una temporada de uso, sujeta a la cancelación de la cuota de acuerdo con el reglamento. Una pre-reserva no garantiza en ninguna circunstancia el espacio.
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Tarifa hotelera vigente. Esta tarifa es la establecida por la administración deClub y Hotel Condovac La Costa, para aquellas personas que desean hospedarse en el hotel.
CAPÍTULO I: DEL SISTEMA DE RESERVAS 1. Aspectos generales de las reservas 1.1
Todo accionista tendrá el derecho de hospedarse en las instalaciones de Club y Hotel Condovac la Costa, S.A, bajo la modalidad de disfrute de su periodo, el cual estará claramente definido en su contrato, y también en periodos diferentes a los establecidos por contrato; siempre y cuando cumpla con los requisitos y condiciones establecidos en este reglamento.
1.2 Todo trámite de reserva deberá hacerlo el accionista por medio de las plataformas
de servicio vigente. En caso de personas jurídicas, se deberá presentar la personería jurídica con no menos de tres meses de emitida de la entidad y la solicitud debidamente firmada por el representante legal, de dicha entidad. 1.3 Es obligación del accionista tener cancelada la cuota de mantenimiento del año
en curso un mes antes para confirmar su reservación. 1.4 El accionista podrá solicitar la pre-reserva de la Temporada de Uso estipulada en
el contrato de acuerdo con la disponibilidad del sistema en línea. El sistemaen enero del año en curso abre las opciones hasta diciembre del año siguiente. 1.5 El tiempo mínimo requerido para confirmar la reserva es de 90 días naturales
previos al uso de la Temporada en Club y Hotel Condovac la Costa, S.A. El pago de la totalidad de la cuota de mantenimiento respectiva debe estar con 30 días naturales de anticipación al día de ingreso estipulado según la temporada.
1.6 Debe quedar claro que las pre-reservas no se confirman hasta el pago total de la
cuota de mantenimiento y que se aplica la regla de primero en pagar primero en confirmar.
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1.7 Todo socio que requiera villa de la Ley 7600 deberá de respaldar su solicitud
por medio de un correo electrónico al departamento de Gerencia al siguiente correo gerencia@condovac.com.
1.8 Cualquier solicitud de reserva, que se quiera tramitar con un tiempo menor a los
30 días naturales, queda sujeta a aprobación, según criterio dedisponibilidad de la administración de Club y Hotel Condovac La Costa S.A. 1.9 No se permite confirmar reservas para aquellos accionistas que no tengan
cancelada su cuota de mantenimiento del año en curso.
1.10 La administración de Club y Hotel Condovac la Costa, S.A se reserva el derecho
de anular aquellas reservas, cuyas cuotas de mantenimiento del año en curso, no hayan sido canceladas, según los puntos anteriores. 1.11 Es obligación de la administración de Club y Hotel Condovac la Costa, S.A,
informar al accionista la anulación de la reserva, su estado de incumplimiento con respecto a la cancelación de la cuota de mantenimiento del año en curso a fin de poder aclarar errores administrativos, a la cancelación de cualquier reserva. 1.12 Para las semanas fijas, es decir, se excluyen los periodos correspondientes a
contratos flotantes, la reserva de la Temporada de Uso se hará de forma automática en el sistema de reservas. Esta reserva deberá ser confirmada por la administración de Club y Hotel Condovac La Costa S.A, una vez verificado que el accionista cumplió todos los requerimientos para hacer disfrute de la Temporada de Uso. 1.13 Si el accionista cumple con todos los requerimientos para la confirmación de la
reserva (pago de cuotas de mantenimiento correspondientes y demás obligaciones financieras) la administración de Club y Hotel Condovac La Costa S.A le enviará un correo electrónico, confirmando la reserva con la fecha exacta, para información y verificación de la misma. 1.14 Cualquier solicitud de depósito de la semana en RCI debe solicitarse como
mínimo 30 días antes del ingreso, de lo contrario no aplicará.
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2.
Solicitud de hospedaje para el socio en tiempos diferentes a la Temporada de Uso. 2.1 Todo accionista puede reservar tiempo de hospedaje en días diferentes a las
Temporadas de Uso contratadas. 2.2 El uso de tiempo de hospedaje fuera de la Temporada de Uso está sujeto a
todas las especificaciones y normas dadas en el “CAPÍTULO II: DEL USO DEL PERIODO CONTRATADO”, del presente reglamento.
2.3 Toda reserva, que quiera realizar un socio, siempre estará sujeta a la
disponibilidad de Club y Hotel Condovac la Costa, S.A.
2.4
Las reservas bajo este sistema son de solicitud exclusiva de los accionistas, y aplicarán únicamente para hospedaje del accionista y familiares hasta segundo grado de consanguinidad incluyendo familia política.
2.5 Toda reserva que un accionista quiera hacer bajo este sistema, deberá
cumplir con los requisitos estipulados en la sección de” Los aspectos generales de la reserva”, presente en el capítulo I del presente reglamento 2.6 Es requisito fundamental para toda reserva realizada por el accionista bajo
este sistema, que se cancele el 50% del valor total del monto correspondiente al tiempo de hospedaje del que se desea disfrutar, al momento de que ésta se realice, y el otro 50% restante deberá ser cancelado al momento de ingresar a las instalaciones de Club y Hotel Condovac la Costa S.A. como máximo. 2.7 El monto del 50% cancelado al momento de hacer la reserva NO ES
REEMBOLSABLE. 2.8 Las tarifas de los accionistas tendrán un descuento sobre la tarifa hotelera
vigente aplicable de acuerdo con lo establecido por la administración.
2.9 Bajo esta modalidad de tiempo diferente a la Temporada de Uso, se podrá
reservar la cantidad de villas que el socio desee, sujeto a disponibilidad.
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2.10Club y Hotel Condovac La Costa no establece limitaciones del sistema
de Hospedaje para el accionista en tiempos diferentes a la Temporada de Uso,las limitaciones se darán de acuerdo con disponibilidad.
CAPÍTULO II: DE LA TEMPORADA DE USO 1. Del disfrute de la Temporada de Uso 1.1 Todo accionista de Club y Hotel Condovac La Costa S.A: tiene derecho al disfrute de una semana de hospedaje, según Temporada de Uso contratada y tipo de villa en que direccionó su inversión (ver aspectos generales de la reserva, capítulo I de este reglamento)
2. Del hospedaje 2.1 Para el uso y disfrute de las instalaciones, todo accionista y demás beneficiarios tienen la obligación de apegarse a las normas de convivencias establecidas por Club y Hotel Condovac la Costa, S.A.
2.2 La villa, para uso del accionista, deberá ser entregada por la administración de Club y Hotel Condovac La Costa, el día de su entrada a partir de las 4:00 p.m.
2.3 La villa deberá ser devuelta por el accionista a la administración de Club y Hotel Condovac La Costa S. A., el día de su salida a las 10:00 a.m.
2.4 El accionista puede entregar la Villa posterior al horario establecido en el punto anterior (10:00 a.m.) únicamente si ha recibido un permiso de la Gerencia General (permiso puede ser solicitado en el departamento de reservaciones o Recepción del Club y Hotel Condovac la Costa S.A.)
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3. De la ocupación 3.1 VILLA ESTANDAR 3.1.1 La ocupación máxima de la Villa Estándar es de 6 personas (indiferentemente de que sean niños o adultos). En caso de faltar a esto las personas extras deberán retirarse de forma inmediata, y la penalidad que será cargada a la cuota mantenimiento del año siguiente es de 150.000.00 colones.
3.2 VILLAS PLATINUM 3.2.1 La ocupación máxima de la Villa Platinum es de 8 personas (indiferentemente de que sean niños o adultos). En caso de faltar a esto las personas extras deberán retirarse de forma inmediata, y la penalidad que será cargada a la cuota mantenimiento del año siguiente es de 150.000.00 colones.
CAPÍTULO III: DEL USO ACELERADO DE LA TEMPORADA DE USO, REPOSICIÓN O REPROGRAMACIÓN DE LAS TEMPORADAS DE USO
1. Uso acelerado de La Temporada de Uso. El uso acelerado de la Temporada de Uso es un servicio que la administración deClub y Hotel Condovac La Costa pone a disposición de los accionistas.
1.1 Las semanas que se deseen reservar bajo este sistema deben ser de la misma temporalidad de la Temporada de Uso, o de un periodo considerado inferior al mismo.
1.2 Para reservar estas semanas los socios deben hacerlo por medio de las directrices de este reglamento en su apartado de “Aspectos Generales de la Reserva capítulo I”
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1.3 Para reservar cada una de las semanas, que el accionista desee, deberá cancelar la cuota de mantenimiento correspondiente al tipo de Temporada de Uso, para el año de uso de dicha semana.
1.4 Para la reserva de estos periodos, el socio debe cancelar el 100% de las cuotas de mantenimiento correspondientes a la Temporada de Uso, al momento de hacer dicha reserva. No se aceptan pagos parciales para este tipo de transacción.
1.5 La administración de Club y Hotel Condovac La Costa S.A, definirá la autorización o no del disfrute de la Temporadas de Uso solicitados por el accionista, según disponibilidad.
1.6 Los accionistas que tengan Temporadas de Uso bajo la modalidad de “Uso acelerado de semanas”, pueden hacer uso del procedimiento de la reposición y/o reprogramación de la Temporada de Uso contratada, según se especifica en el apartado siguiente denominado “Reposición o Reprogramación de la semana”.
1.7 El socio debe cancelar las cuotas de mantenimiento por cada una de las semanas a utilizar.
2. Reposición o Reprogramación de la Temporada de Uso La administración de Club y Hotel Condovac la Costa, S.A. permite que los accionistas tengan la posibilidad de reprogramar la Temporada de Uso. Para dicha reprogramación se establece como único justificante los casos de fuerza mayor debidamente demostrables. En aquellos casos que el socio no cancele las cuotas de mantenimiento y otras obligaciones financieras respectivas al año en curso, perderá el derecho al uso y disfrute de la Temporada de Uso.
2.1 Para poder iniciar un proceso de reprogramación de la Temporada de Uso, el accionista deberá cumplir con los siguientes requisitos ante la administración.
2.1.1 El accionista deberá notificar a la Administración de Club y Hotel Condovac la Costa, S.A. la no utilización de la Temporada de Uso con veinte días naturales de anticipación a la fecha de llegada, presentando justificadamente la razón del porque no utilizará dicho periodo en el tiempo reservado. 9
2.1.2 Exceptuando los casos que implique la muerte de familiares directos, accidentes y/o desastres naturales comprobables. Todas las justificantes deben ser presentadas a la administración del Club y Hotel Condovac La Costa, para el inicio del proceso de reprogramación.
2.1.3 En caso de fuerza mayor, especifíquese, muerte de familiar directo, accidentes y/o desastres naturales debidamente documentados, este periodo de comunicación a la administración de Condovac La Costa puede ser menor.
2.2 La reprogramación de la Temporada de Uso deberá reservarse bajo los lineamientos establecidos por este mismo reglamento en su capítulo 1; “Del Sistema de Reservas”.
2.3 La reprogramación de la Temporada de Uso deberá hacerse en la temporalidad que corresponda de acuerdo con el contrato establecido, o en periodos de menor valor de la cuota de mantenimiento.
2.4 La reprogramación deberá disfrutarse, en un periodo no mayor al primer semestre del año siguiente, mediante un correo electrónico al departamento de atención al accionista. De no realizarse en el tiempo establecido, el accionista pierde su derecho a reprogramar latemporada de uso.
2.5 Toda reprogramación estará sujeta a disponibilidad con que cuente la administración de Club y Hotel Condovac La Costa S.A.
2.6 La reposición de la Temporada de Uso una vez confirmada NO tendrá reprogramación.
3. Salidas Anticipadas. 3.1 Se consideran salidas anticipadas, aquellas salidas donde el accionista, por fuerza mayor, tal y como está definido en el punto 2.1.3de este reglamento, deba abandonar las instalaciones del
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3.2 Club y Hotel Condovac La Costa, sin haber disfrutado en su totalidad de la Temporada de Uso.
3.3 Para pedir reposición y/o reprogramación de la Temporada de Uso a la administración de Club y Hotel Condovac La Costa, el huésped debe seguir el mismo proceso que se plantea para la reprogramación de la Temporada de Uso.
3.4 La reprogramación de la Temporada de Uso, para el caso de salidas anticipadas, solo se hará por los días que quedaron pendientes de acuerdo con el día de la salida anticipada.
4. Penalización. 4.1 En aquellos casos que el accionista no pueda justificar el motivo de fuerza mayor comprobable, perderá el derecho al uso y disfrute de la Temporada de Uso. 4.2 Todo proceso de reprogramación y/o reposición de la Temporada de Uso, debe cancelar un monto de 150.00 US dólares o su equivalente en colones al tipo de cambio vigente a la administración de Club y Hotel Condovac La Costa S.A, por concepto de gastos administrativos. Se exonera de este pago a las reprogramaciones por causas de fuerza mayor. 4.3 La administración de Club y Hotel Condovac La Costa, no confirmará la reprogramación de la Temporada de Uso, si no se ha realizado el pago respectivo.
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