ฉบับที่ 7
คูมือการกํากับติดตามและ การประเมินผล โดย
อินทวัฒน บุรีคํา
คูมือการจัดการพื้นที่ชมุ น้ํา : ฉบับที่ 7 คูมอื การกํากับติดตามและการประเมินผล
7-1
7-2
คูมือการจัดการพื้นที่ชมุ น้ํา : ฉบับที่ 7 คูมอื การกํากับติดตามและการประเมินผล
คูมือการกํากับติดตามและการประเมินผล
คูมือปฏิบัติการกํากับติดตามและการประเมินผล เล ม นี้ คื อ เครื่ อ งมื อ สํ า หรั บเจ า หน าที่ ภ าคสนามและผู มี สว นได สว นเสี ยในพื้ น ที่ชุ ม น้ํา ใช ในการกํากับ ติ ดตาม และประเมิ น ผลลั พ ธ ข องการดํ า เนิ น งานตามแผน ยุทธศาสตรการจัดการพื้นที่ชุมน้ํา ทั้งในสวนพื้นที่ที่ขึ้น ทะเบียนตามอนุสัญญาวาดวยพื้นที่ชุมน้ําและในพื้นที่อื่น ที่สําคัญระดับชาติ เพื่อตรวจสอบวาการปฏิบัติงานตางๆ บรรลุตามวัตถุประสงคในการใชประโยชนของพื้นที่ชุมน้ํา อย า งชาญฉลาดหรื อ ไม เพี ย งใด รวมทั้ ง เพื่ อ ให ก าร ปฏิบัติงานสอดคลองไปกับคูมืออื่นๆ ของการจัดการพื้นที่ชุมน้ําของสํานักงานนโยบายและแผนทรัพยากร ธรรมชาติและสิ่งแวดลอมดวย
ขั้นตอนในการดําเนินงานเพื่อกํากับติดตามประเมินผล ภาพรวมของโครงการและการวางแผน
ทุกโครงการ ไมวาโครงการขนาดเล็กหรือใหญ จะมีขั้นตอนโดยทั่วไป ดังนี้ • เริ่มโครงการ อาจเริ่มจากการมี “ความคิดที่ดี” นาทําเปนโครงการ • ดูความเปนไปได พิจารณาวาโครงการนั้นๆ “ทําไดไหม?” • การประเมิน วาโครงการที่จะทํานั้น “คุมคาไหม?” โดยใชคูมือการประเมินมูลคาทาง เศรษฐศาสตร และดูวาผลที่ไดจะคงอยูตอไปไดเองหรือไม? (ดูความยั่งยืน) • หาแหลงทุน เมื่อหาไดก็ทําขอตกลง “เซ็นสัญญา”
คูมือการจัดการพื้นที่ชมุ น้ํา : ฉบับที่ 7 คูมอื การกํากับติดตามและการประเมินผล
7-3
• ดําเนินการ เพือ่ ทําให “แผนทีว่ างไวกลายเปนความจริง” ในระหวางนี้มีการกํากับติดตาม งานควบคูไปดวย • ทําการ “ประเมินผลลัพธ” ผลกระทบที่เกิดขึ้น รวมถึงบทเรียนที่ปรากฏ ทําไดทั้งระหวาง ดําเนินโครงการหรือเมื่อสิ้นสุดโครงการไปแลว วงจรของโครงการ (ตั้งแตเริ่มตน-ไปจนจบ
เตรียมโครงการ
ระยะที่ 2 (ทําตอ) มอบ/โอนอุปกรณ/เครื่องมือ
ลงนามในสัญญา
กํากับติดตาม ประเมินผล
เริ่มโครงการ
ดําเนินการ
ความเชื่อมโยงของผลที่ไดรับ และการจัดการ ปจจัยนําเขา Æ Inputs ปจจัยการผลิต ทรัพยากรธรรมชาติ เครื่องมือ ฯลฯ อะไรที่ตองใชเพื่อทํากิจกรรม หรืองาน
Æ กิจกรรม Æ Activities กระบวนการเปลี่ยนแปลง ทรัพยากร วิธีการ หรือเทคโนโลยี ทําไดอยางไร? ตองทําอะไรบาง?
Æผลที่ไดรับ Results บริการ ผลผลิตที่ตองการ จุดมุงหมาย ผลที่พึงประสงค เมื่อทํากิจกรรมครบ คาดวาอะไรจะเกิดขึ้น
ขอสังเกต • ทุกกิจกรรมตองมีปจจัยนําเขา (inputs) และผลที่ไดรับ/ผลที่เกิดขึ้น (results) • สามารถวัดความสําเร็จของกิจกรรม (activities) ไดจากปริมาณของการใชปจจัยนําเขา และ/ หรือผลลัพธที่ไดรับหลังทํากิจกรรมเสร็จ • การจัดการ หรือการบริหารจัดการ เปนรูปแบบหนึ่งของกิจกรรม ถือเปนปจจัยนําเขา • การจัดการควบคุมกิจกรรมอืน่ ๆ เปนเครือ่ งตัดสินใจในการใชปจจัยนําเขา • โครงการหนึ่งๆ อาจมีกิจกรรมมากมาย แตละกิจกรรมจะมีผลลัพธเกิดขึ้น ซึ่งผลลัพธทเี่ กิด บางอยางอาจกลายเปนปจจัยนําเขาของกิจกรรมอืน่ • เปาหมายคือจํานวนมากนอยของผลลัพธที่เราคาดวาจะเกิดขึ้นจากกิจกรรมแตละอยาง
7-4
คูมือการจัดการพื้นที่ชมุ น้ํา : ฉบับที่ 7 คูมอื การกํากับติดตามและการประเมินผล
กระบวนการของการบริหารจัดการ ในระหวางการดําเนินโครงการ (implementation) จําตองมี • การวางแผน (ปรับแผน) (planning) • การกํากับติดตาม (monitoring) • การประเมินความเสี่ยง (risk assessment) • การตัดสินใจ (decision making)
ขอสังเกต • โครงการตองมีวันสิ้นสุด มีกําหนดเวลา • โปรแกรมประกอบดวยกิจกรรมหรือโครงการหลายอยาง • การกํากับติดตามตองประกอบไปกับการวางแผน • การจัดการที่สัมฤทธิ์ผลตองมีแผนที่ดี • ผลลัพธที่เกิดขึ้นสําคัญกวารายละเอียดปลีกยอยดานงบประมาณ
ความหมายของคําที่ควรทราบ • สารสนเทศ คือขอมูลหรือตัวเลขที่เปนประโยชนในการบริหารจัดการ • ปญหา/อุปสรรค คือผลทางลบที่เราไมไดคาดคิด แตแกไขไดโดยการบริหารจัดการ • ประเด็นปญหา คือปญหาที่การบริหารจัดการโครงการอยางเดียว ไมสามารถแกไขได
แผนของโครงการ การวางแผน หรือแผนโครงการมีหลายรูปแบบ เชน แผนยุทธศาสตร (Strategic Planning) แผนล็อกเฟรม (Logical Framework Approach - LFA, LogFrame) แผนเนนผลลัพธที่เกิดขึ้น (ResultBased Management - RBM) ฯลฯ ซึ่งแผนที่นิยมสําหรับโครงการพัฒนาในพื้นที่ชุมน้ํา คือแผนล็อกเฟรม ที่มีสาระสําคัญ ดังนี้
คูมือการจัดการพื้นที่ชมุ น้ํา : ฉบับที่ 7 คูมอื การกํากับติดตามและการประเมินผล
7-5
สรุปสาระสําคัญ เหตุผลเชิงตรรกะ
ตัวชี้วัดที่เที่ยงตรงตาม แหลงที่มา/ รองรอย วัตถุประสงค ตัวชี้วัดที่มีนัยสําคัญ
แผนล็อกเฟรมสามารถสรุปเปนผังแมบทดังนี้ สวนประกอบหลักโครงการ ตัวชี้วัด วัตถุประสงคเชิงพัฒนา) ผลกระทบ วัตถุประสงคสิ้นสุดโครงการ
ผลลัพธ
ผลผลิต
ความกาวหนา
กิจกรรม
ปจจัยนําเขา
แหลงที่มา แหลงที่มา/ รองรอย แหลงที่มา/ รองรอย แหลงที่มา/ รองรอย งบประมาณ
สมมติฐาน/ความเสี่ยง/ ขอจํากัด
ปจจัยภายนอก สมมุติฐาน สมมุติฐาน สมมุติฐาน สมมุติฐาน
เปรียบเทียบคําที่ใชในแผนล็อกเฟรมขององคกรที่แตกตางกัน วัตถุประสงคโดยรวม วัตถุประสงคเชิงพัฒนา โครงการมีสวนสนับสนุน ผลักดัน ในเรื่องนโยบาย หรือโปรแกรมระดับชาติ จุดมุงหมายของโครงการ วัตถุประสงคเมื่อสิ้นสุดโครงการ เปนประโยชนโดยตรงตอกลุมเปาหมาย ผลลัพธที่เกิดขึ้น ผลผลิต เปนสิ่งที่สามารถจับตองได คือ สิ่งกอสราง อาคาร เครื่องมือ ผูที่ ผานการอบรม กิจกรรม งานหรือการกระทําที่กอใหเกิดผลที่ตองการ ปจจัยนําเขา เงิน วัตถุดิบ วัสดุอุปกรณ บุคลากร ทรัพยากร บริการ การจัดการ ฯลฯ
ตัวอยางของวัตถุประสงค วัตถุประสงคมีความหมายแตกตางกัน ขึ้นอยูกับระดับความเฉพาะเจาะจง ที่ผูกําหนดบงชี้ เชน • น้ําประปาสําหรับครัวเรือนยานชานเมือง (เปนวัตถุประสงคเชิงพัฒนา) • น้ําประปาเฉลี่ย 3 ลูกบาศกเมตรตอวัน ตอครัวเรือนที่ยากจน 1,500 ครัวเรือน ทางฝง ตะวันออกของยานชานเมือง ภายในเดือนกันยายน 2550 (เปนวัตถุประสงคที่ตองการจะ ไดรับ) • ระบบน้ําประปาที่ถาวรและตอเนื่อง ในราคาที่เหมาะสม เฉลี่ย 3 ลูกบาศกเมตรตอวัน ตอ ครัวเรือนที่ยากจน 1,500 ครัวเรือน ทางฝงตะวันออกของยานชานเมือง ภายในเดือนกันยายน 2550 (เปนวัตถุประสงคเมื่อสิ้นสุดโครงการ) • ระบบน้ําประปาที่ถาวรและตอเนื่อง ในราคาที่เหมาะสม เฉลี่ย 3 ลูกบาศกเมตรตอวัน ตอ ครัวเรือนที่ยากจน 1,500 ครัวเรือน ทางฝงตะวันออกของยานชานเมือง ภายในเดือนกันยายน 2550 โดยมีศักยภาพที่จะขยายเครือขายออกไปครอบคลุมอีกปละ 300 ครัวเรือนในอนาคต (เปนวัตถุประสงคเมื่อสิ้นสุดโครงการ ที่สมบูรณและรัดกุม)
7-6
คูมือการจัดการพื้นที่ชมุ น้ํา : ฉบับที่ 7 คูมอื การกํากับติดตามและการประเมินผล
ขอสังเกต • การกํากับติดตามกิจกรรมโครงการ ขึน้ อยูกบั ตัวชี้วัดที่มีนัยสําคัญ โดยดูวาบรรลุถึงเปาที่ตั้ง ไวหรือไม • การประเมินผลโครงการ เปนการประเมินตัวชี้วัดที่ปรากฏในตอนตนของแผน หรือตัวชี้วัดที่ มีระดับความสําคัญสูง วาบรรลุตามเปาที่ตั้งไวหรือไม • จะเห็นวาการกําหนดเปาเปนสิ่งที่จําเปนสําหรับตัวชี้วัด
การกํากับติดตามและการประเมินผล ลักษณะสําคัญ • การกํากับติดตาม เกิดขึ้นระหวางการดําเนินโครงการ • การประเมินผล อาจเกิดขึ้นกอน (มักเปนเรื่องมูลคาทางเศรษฐศาสตร) ระหวาง และหลัง สิ้นสุดโครงการ • กํากับติดตาม เพื่อดูวาเกิดอะไรขึ้น มีปญหาอุปสรรคใดบาง • การประเมินผล เพื่อตรวจหาวามีผลกระทบดานใดบาง โครงการมีสวนมากนอยเพียงใด • การกํากับติดตาม เปรียบเทียบผลที่เกิดจริงกับผลที่วางแผนเอาไวระหวางดําเนินงาน • การประเมินผล เปรียบเทียบผลที่เกิดจริง กับผลกอนมีโครงการ กับผลนอกพื้นที่นอก โครงการ ทั้งระหวางการดําเนินงานและหลังสิ้นสุดโครงการ ขอเปรียบเทียบ ขอเปรียบเทียบ ความถี่ กิจกรรมหลัก วัตถุประสงคหลัก เพงเล็ง แหลงขอมูล ผูดําเนินการ รายการเสนอ
การกํากับติดตาม เปนครั้งคราว, สม่ําเสมอ กํากับติดตาม ดูแล เพิ่มประสิทธิภาพงาน, ปรับแผนปฏิบัติ การ ปจจัยนําเขา, ผลผลิต, ผลที่ไดรับ, แผนปฏิบัติการ งานทําประจํา, งานภาคสนาม, รายงาน ความกาวหนา ผูจัดการโครงการ, เจาหนาที่สนาม, ผูนําชุมชน, หัวหนาโครงการ ผูจัดการโครงการ, เจาหนาที่สนาม, ผูนําชุมชน, ผูใหทุน
คูมือการจัดการพื้นที่ชมุ น้ํา : ฉบับที่ 7 คูมอื การกํากับติดตามและการประเมินผล
การประเมินผล เปนชวง (ชวงกลาง, เมื่อสิ้นสุดโครงการ) ประเมินการทํางาน เพิ่มประสิทธิผล, ดูผลกระทบ, โครงการใน อนาคต ประสิทธิผล, สภาพเปนจริง, ผลกระทบ, จุดคุมทุน เชนเดียวกัน และเพิ่มการสํารวจ, การทํา แบบสอบถาม ผูจัดการโครงการ, ผูใหทุน, ผูเชี่ยวชาญ ภายนอก, ผูรับประโยชน ผูจัดการโครงการ, หัวหนาเจาหนาที่ผูให ทุน, ผูกําหนดนโยบาย, ผูรับประโยชน
7-7
ตัวชี้วัด สิ่งสําคัญที่สุดในการกํากับติดตามและการประเมินผล คือตัวชี้วัด ซึ่งควรตองมีลักษณะเปน ตัวชี้วัดที่เที่ยงตรงตามวัตถุประสงค Objectively Verifiable Indicators (OVI) มีเกณฑในการปรับตัวชี้วัด อยู 2 ลักษณะ คือ S M A R T หรือ T Q Q T L (เลือกอยางใดอยางหนึ่ง) SMART Specific เฉพาะเจาะจงตามวัตถุประสงค Measurable วัดไดทั้งในเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ Available ทําไดในงบประมาณที่เหมาะสม Relevant ตรงตามความตองการ (ของผูบริหาร) Time-bound ภายในระยะเวลาที่กําหนด
TQQTL Target group กลุมเปาหมาย Quantity เชิงปริมาณ Quality เชิงคุณภาพ มาตรฐานที่ใช Timeframe กรอบเวลาที่กําหนด Location จะทําที่ไหน
เมื่อกําหนดตัวชี้วัดแลว ตองแนใจวา: • ลักษณะเปน TQQTL หรือ SMART • มีการกําหนดแหลงที่มาชัดเจน แหลงที่มาทันสมัย • เหมาะสมในดานคาใชจาย • เปนจริง • การเก็บขอมูลตัวชี้วัดเปนกิจกรรมที่ไดกําหนดไวในโครงการ ตารางตรวจสอบ ตัวชี้วัด
วัตถุประสงค/ ผลที่เกิดขึ้น/ ผลผลิต คําอธิบายตัวชี้วัด เชิงปริมาณ (จํานวน หนวย) เชิงคุณภาพ (มาตรฐานทีใ่ ช) กรอบเวลา (หลักเวลา/ ระยะเวลา)
7-8
คูมือการจัดการพื้นที่ชมุ น้ํา : ฉบับที่ 7 คูมอื การกํากับติดตามและการประเมินผล
แผนผังการกํากับติดตาม ความถี่ของการกํากับติดตาม ชวงการปฏิบัติงาน
การดําเนินงานโครงการ ในชวงเวลาหนึ่ง
ติดตาม2
ติดตาม1
สํารวจพื้นที่ บันทึกขอมูล ตรวจผลการสั่งงาน
สํารวจพื้นที่ บันทึกขอมูล วิเคราะหขอมูล
ดําเนินการ สั่งงาน
มีการตัดสินใจ
ทํารายงานเสนอ
เจาหนาที่ภาคสนาม ผูมีสวนไดสวนเสียในพื้นที่ ผูจัดการโครงการ ผูอ ํานวยการโครงการ
การทํารายงาน การทํารายงานเรื่องการกํากับติดตามกิจกรรมและผลที่เกิดขึ้นในโครงการ เปนสิ่งสําคัญ ดังปรากฏ ใหเห็นความเชื่อมโยงในผังที่แสดงของหัวขอที่ผานมา คําอธิบายของรายงานในที่นี้ ใชประกอบกับไฟลคอมพิวเตอร เปนไฟลไมโครซอฟท ออฟฟศ เอ็กเซล (Microsoft® Office Excel) สามารถทําการกรอกขอมูลบนคอมพิวเตอรไดโดยตรง การทํารายงานประกอบดวย หัวขอสําคัญๆ ดังนี้ รายละเอียด • ระบุชื่อของกิจกรรม พรอมกํากับหรืออางอิงแผน เชน ผล 4 / กิจ 3 = ผลที่เกิดขึ้น 4 (ผลผลิต 4) / กิจกรรม 3 เปนตน • สถานที่ดําเนินการ และกํากับดวยตําแหนงจีพีเอส (ถาตองการ) • วัน-เดือน-ป ที่สังเกตการณหรือสํารวจ เจาของและผูใ ช • ผูทํารายงาน • ผูรับรายงาน ระบุชื่อหรือตําแหนงของผูทรี่ ายงานฉบับนีน้ ําเสนอถึง • ผูที่เกี่ยวของอืน่ กับรายงานนี้ ที่ควรรับทราบ
คูมือการจัดการพื้นที่ชมุ น้ํา : ฉบับที่ 7 คูมอื การกํากับติดตามและการประเมินผล
7-9
สวนแผน • วัตถุประสงคของกิจกรรมที่กาํ ลังรายงาน • ตัวชี้วัดประสิทธิภาพของงานและเปาที่ตั้งไว การเปรียบเทียบประสิทธิภาพของงาน • ใหคะแนนประสิทธิภาพของงานโดยรวม ระดับคะแนน 1 - 5 • ใหคะแนนประสิทธิภาพของงานเฉพาะอยาง ระดับคะแนน 1 – 5 ถาไมเขาเกณฑหรือไม ทราบ/ไมแนใจ ใหเปน 0 คะแนน ผลลัพธและผลกระทบ • ความสําเร็จที่ปรากฏใหเห็น ผลที่ไดอื่นๆ (จุดแข็ง) • ปญหาอุปสรรคที่พบ (จุดออน) • ผลการวิเคราะหปญหาอุปสรรคในเบื้องตน และแนวทางแกไข • ปญหาที่แกไขไมไดกลายเปนประเด็นปญหา (ขอจํากัด) • บทเรียนที่ไดรบั (โอกาสที่พบ) ติดตามงาน • กิจกรรมที่จะตองทําตอไป เชื่อมโยง • เชื่อมโยงกับกิจกรรมอืน่ อยางไร? • เอกสารอื่นที่อา งถึงเรื่องนี้ (ถามี)
7-10
คูมือการจัดการพื้นที่ชมุ น้ํา : ฉบับที่ 7 คูมอื การกํากับติดตามและการประเมินผล