2014
A partir del 1 de julio del 2014 están obligados a llevar contabilidad electrónica y enviar esta información al SAT las personas morales, incluidas las personas morales con fines no lucrativos, y las personas físicas con actividad empresarial. Solo quedan exentos de la obligación los siguientes: Los sindicatos obreros y los organismos que los agrupen. La federación, municipios entidades federativas. Personas físicas con actividad empresarial cuyos ingresos no excedan de 2 millones de peses y utilicen Mis cuentas. Se encuentre en el Régimen de Incorporación Fiscal.
¿QUÉ ES LA CONTABILIDAD? De acuerdo a la NIF-1 se define como una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afecta económicamente a una entidad y que produce sistemáticamente y estructuradamente información financiera (estados financieros). Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos. Las principales características que deben de tener la información financiera son: Es cuantitativa ya que se expresa en unidades monetarias. Es descriptiva, dado que muestra la posición y el desempeño financiero de una entidad económica. Su objetivo esencial es el de ser útil al usuario general en la toma de sus decisiones económicas. Su manifestación fundamental son los estados financieros. Provee información para evaluar el desenvolvimiento de la entidad, asi como proporcionar elementos de juicio para estimar el comportamiento de los flujos de efectivo.
CONTABILIDAD FISCAL De acuerdo con los artículos 28 y 45 del Código Fiscal de la Federación, así como con el artículo 33 de su Reglamento, la contabilidad, para efectos fiscales, se integra con los elementos siguientes:
Libros, sistemas y registros contables y sociales. Papeles de trabajo. Estados de cuentas y cuentas especiales. Control de inventaros y método de valuación. Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos. Equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal, así como sus registros. Documentación comprobatoria de los asientos respectivos. Respecto al rubro A del artículo 33 del reglamento del código establece que los documentos e información que integran a contabilidad son los siguientes: Los registros o asientos contables auxiliares incluyendo el catálogo de cuentas que se utilizan para tal efectos , así como las pólizas de dichos registros y asientos Los avisos o solicitudes de inscripciones a RFC, así como su documentación soporte. Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables Las acciones , partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados. La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior Las demás declaraciones a que estén obligados en los términos de las disipaciones fiscales aplicables
El primer párrafo del artículo 34 del reglamento del código señala que el contribuyente deberá considerar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo. Respecto a la regla 1.2.8.6 de la resolución miscelánea fiscal indica que los contribuyentes deberán llevar la contabilidad en sistemas electrónicos con la capacidad de general archivos en formatos XML, por lo que tendrán que adecuar sus registros contables de acuerdo a los requerimientos que establece el SAT o bien adquirir un software que les permita genera archivos en el mencionado formato; esto, con el fin de poder enviar su contabilidad en la página electrónica de dicho órgano desconcentrado.
Personas general
morales
del
régimen
Obligaciones: llevar la contabilidad de conformidad con el código, su reglamento de la ley del ISR así como efectuar los registros en la misma. Todos estos fundamentados con el artículo 76, fracción I de la ley del ISR
Coordinados Obligaciones: Llevar contabilidad de conformidad con el código y su reglamento, así como llevar un registro por separado de los ingresos, gastos e inversiones, de las operaciones que realicen por cuenta de cada uno de sus integrantes, conforme a la ley de ISR y al código, tratando se de liquidaciones emitidas el registro será en forma global; fundamentado en art.72 segundo párrafo y fracción IV y 110 fracción II de la ley de ISR.
Contribuyentes del régimen de actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas, pesqueras Obligaciones: Llevar contabilidad de conformidad con el código y su reglamento, llevar por separado un registro de ingresos, gastos e inversiones de operaciones que realicen por cuenta de cada uno de sus integrantes, conforme a la ley del ISR y al código con fundamento en el art 74, séptimo párrafo y 75 , fracción II de la ley del ISR.
Personas morales con fines no lucrativos Obligaciones: Llevar los sistemas contables de conformidad con el código, su reglamento y el reglamento de la ley del ISR así como efectuar registros en los sistemas contables respecto de sus operaciones, fundamento en el art. 86, fracción I de la ley del ISR
Personas físicas con actividades empresariales o profesionales Obligaciones: Llevar contabilidad de conformidad con el código y su reglamento. Tratándose de personas físicas cuyos ingresos del ejercicio del que se trate no excedan del dos millones de pesos llevaran su contabilidad en los términos de la fracción III del art. 112 de la ley del ISR, es decir , de la misma forma en la que la llevan las personas físicas que tributan en el nuevo régimen de incorporación fiscal, fundamentado en el art. 110 fracción II de la ley del ISR.
Personas físicas del nuevo régimen de incorporación fiscal Obligaciones: registrar en los medios o sistemas electrónicos a los que se refiere el art. 28 del Código, los ingresos, egresos, inversiones y deducciones del ejercicio correspondiente fundamentado en el art 112, fracción III de la ley del ISR. Personas físicas con ingresos por arrendamiento y en general, por otorgar o goce temporal de bienes inmuebles Obligaciones: Llevar contabilidad de conformidad con el código y su reglamento. No estarán obligados a llevar contabilidad quienes obtén por la deducción opcional sin comprobación del 35% de los ingresos efectivamente cobrados, fundamentado en art. 118 fracciones II de la ley del ISR. Mediante el artículo cuadragésimo tercero transitorio de la resolución miscelánea fiscal, publicada en el diario oficial de la federación el 30 de diciembre del 2013, las autoridades fiscales difirieron al 1 de julio del 2014 el cumplimiento de la obligación a la que se refiere la fracción III del artículo 28 del código.
Según regla 1.2.8.6 de la resolución miscelánea fiscal, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, responsables solidarios o terceros con ellos relacionados, excepto aquellos que registren sus operaciones en herramienta electrónica Mis cuentas, llevaran en sistemas electrónicos con la capacidad de general archivos en formato XML que contenga lo siguiente: Catálogo de cuentas utilizado en el periodo; a este se le agregara un campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenidos en el anexo 24, apartado A y B de la resolución miscelánea fiscal. Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y de orden. Información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta, partida y por auxiliares.
OBLIGACIÓN DE LLEVAR CONTABILIDAD PARA LOS CONTRIBUYENTES DEL IVA El artículo 32, fracción I, de la ley del IVA señala que los obligados al pago de este impuesto y los que realicen los actos o actividades gravadas a la tasa de 0% deberá llevar contabilidad de conformidad con el código y su reglamento. Al igual que el artículo 71 del Reglamento de la Ley del IVA indica que los contribuyentes registraran el impuesto que les hubiera trasladado y el que hayan pagado en la importación correspondiente a la parte de sus gastos e inversiones, conforme a la adquisición de bienes, de servicio, y el uso o goce temporal de bienes que se utilicen exclusivamente para realiza sus actividades por las que deban pagar el impuesto así como realizar sus actividades por las que no deban pagar el mismo y las que se utilicen indistintamente para realizar tanto actividades por las que se debe pagar el impuesto, como aquellas por las que no se están obligadas al pago de dicho impuesto
ENVIO DE LA CONTABILIDAD A LA PÁGINA DEL SAT Desacuerdo a la regla 1.2.8.7 de la Resolución miscelánea fiscal, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad deberán enviar a través del buzón tributario conforme a la siguiente periósidad: 1. El catálogo de cuentas con el código agrupador del cuentas del SAT por única vez en el primer envió y cada vez que dicho catalogo sea modificado 2. De forma mensual en el mes inmediato al que corresponda los datos, los archivos relativos a la balanza de comprobación conforme a lo siguiente: Personas morales: a más tardar el día 25 del mes inmediato posterior Personas físicas: a más tardar el día 27 del mes inmediato posterior. 3. El archivo correspondiente a la información del cierre del ejercicio en la que se incluye los ajustes para efectos fiscales : Personas morales: A más tardar el día 20 de abril del ejercicio inmediato posterior Personas físicas: a más tardar el día 22 de mayo del ejercicio inmediato posterior. En caso que los archivos contengan errores informáticos, se enviaran por parte d la autoridad un aviso a través del Buzón tributario, para que , dentro del plazo de 3 días hábiles contados a partir de que surte efectos la notificación del referido aviso , el contribuyente corrija dicha situación y los envié. En caso de no enviarlos archivos corregidos dentro del citado plazo se tendrán como no presentados. Los contribuyentes que se encentren en zonas donde no puedan acceder a los servicios de internet o bien, en el caso del que el tamaño del archivo no permita enviarlo por este medio los contribuyentes entregaran la información de referencia en la ALSC adscrita a la circunscripción territorial de su domicilio fiscal, a través de medios electrónicos tales como discos compactos, DVD, o memorias flash, en los plazos señalados anteriormente. Así mismo, mediante el artículo décimo tercero transitorio de la segunda resolución de modificaciones a la resolución Miscelánea Fiscal el SAT otorgo a las personas morales una nueva prórroga para enviar la contabilidad de los meses de julio a diciembre (segundo semestre) del ejercicio del 2014, en los términos siguientes:
Julio –octubre de 2014 Agosto-noviembre de 2014 Septiembre y octubre- diciembre del 2014 Noviembre y diciembre – enero del 2015 Por lo que respecta a las personas físicas que no utilicen “Sistema de Registro fiscal” “Mis cuentas”, a nuestro juicio enviaran su contabilidad a partir de los meses del ejercicio del 2015 en los plazos indicados en el rubro anterior.
CONSERVACION DE DOCUMENTACIÓN
ACTAS
CONSTITUTIVAS
Y
OTRA
De conformidad con el artículo 30 del Código, la documentación que a continuación se sita deberá de conservarse por todo el tiempo en el que se subsista la sociedad o contrato de que se trate: 1. Actas constitutivas de las personas morales 2. Contratos de asociación en participación 3. Actas en las que se hagan constar el aumento o la disminución del capital social 4. Actas en las que se haga constar la fusión o la escisión de sociedades 5. Constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del ISR al distribuir dividendos o utilidades 6. Información necesaria para determinar los ajustes por enajenación de acciones a que se refiere los artículos 22 y 23 de la ley del ISR 7. Declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales
REGISTRO DE MERCANCIAS
LA
DESTRUCCION
O
DONACIÓN
DE
Los contribuyentes deberán registrar la destrucción o donación de las mercancías en su contabilidad en el ejercicio que se efectúen.
Lo anterior con base en el artículo 87 del Reglamento de la ley del ISR.
CONTABILIDAD PARA EFECTOS DE LA OBLIGACIÓN DE PROPORCIONAR INFORMACION SOBRE CLIENTES Y PROVEEDORES Conforme a los artículos noveno, fracción X de la disposiciones transitorias de la ley del ISR para 2014 y 86 , fracción VIII de la ley del ISR abrogada las personas morales del régimen general de ley tiene la obligación de presentar a más tardar el 15 de febrero de cada año, mediante la forma oficial que para tal efecto expidan las autoridades fiscales, la información de las operaciones efectuadas en el año de calendario inmediato anterior con clientes y proveedores con los que en el ejercicio del que se trate hubiese realizado operaciones por montos a $50000.00. Para los ejercicios del 2014 a 2016. Pare estos efectos, se estará a lo siguiente: Cuando los contribuyentes lleven su contabilidad mediante el sistema de registro electrónico, la información citada deberá proporcionarse al as autoridades fiscales en dispositivos magnéticos procesados en los términos que señale el SAT, mediante disposiciones de carácter general (art. 86, fracción VIII, de la Ley del ISR abrogada y 30-A del código). Los contribuyentes que únicamente realicen operaciones con el público en general solo tendrán la obligación de proporcionar la información sobren sus proveedores y la relacionada con su contabilidad (art. 30-A del Código).
INFRACCIONES Y MULTAS RELACIONADAS OBLIGACION DE LLEVAR CONTABILIDAD
CON
LA
De conformidad con el artículo 83 del Código, son infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, siempre que sean descubiertas en el ejercicio de las facultades de comprobación o previstas en el artículo 22 del citado Código, entre otras las siguientes:
No llevar contabilidad (fracción I) con una multa de $1200 a $11960 No llevar algún libro o registro especial a que obliguen las leyes fiscales; no cumplir con las obligaciones sobre valuación de inventarios o no llevar el procedimiento de control de los mismos, que establezcan las disposiciones fiscales (Fracción II) con una multa de $260 a $5980 Llevar la contabilidad en forma distinta a como lo señalan el código u otras leyes fiscales; llevarla en lugares distintos a los señalados en las citadas disposiciones (fracción III), con una multa de $260 a $5980 No efectuar los asientos correspondientes a las operaciones efectuadas, hacerlos incompletos, inexactos o fuera de los plazos respectivos (fracción IV), con una multa de $260 a $4790. No conservar la contabilidad a disposición de las autoridades por el plazo que señalan las disposiciones fiscales (Fracción VI) con una multa de $730 a $9560. No tener en operación o no registrar el valor de los actos o actividades con el público en general, en las máquinas registradoras de comprobación fiscal o en los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal autorizados por las autoridades fiscales, cuando se estén obligado a ello en los términos de las disposiciones fiscales (Fracción XIII), con una multa de $5490 a $27440. No identificar en contabilidad las operaciones con parte relacionadas residentes en el extranjero, de conformidad con la Ley del ISR (fracción XV), con una multa de $1380 a $4150 por cada operación no identificada en contabilidad.
DELITO DE DEFRAUDACION FISCAL CALIFICADO POR NO LLEVAR CONTABIIDAD Con fundamento en el artículo 108 del Código, el delito de defraudación fiscal y los previstos en el artículo 109 de dicho ordenamiento que a continuación citamos, serán calificados, entre otros casos, cuando se originen por no llevar los sistemas o registros contables a que se esté obligado, de conformidad con las disposiciones fiscales, o asentar datos falsos en dichos sistemas o registros: 1. Consignar en las declaraciones que se presenten para efectos fiscales, deducciones falsas o ingresos acumulable menores a los realmente
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obtenidos o valor de actos o actividades menores a los realmente obtenidos o realizados o determinados conforme a las leyes. En la misma forma deberán ser sancionadas aquellas personas físicas que obtengan ingresos acumulables, cuando realicen en un ejercicio fiscal erogaciones superiores a los ingresos declarados en el propio ejercicio y no comprueben a la autoridad fiscal el origen de la discrepancia en los plazos y conforme al procedimiento señalado en el artículo 91 de la Ley del ISR. Omitir enterar a las autoridades fiscales, dentro del plazo que la ley establezca, las cantidades que por concepto de contribuciones hubiera retenido o recaudado. Beneficiarse sin derecho de un subsidio o estímulo fiscal. Simular uno o más actos o contratos, obteniendo un beneficio indebido con perjuicio del fisco federal. Ser responsable por omitir presentar por más de 12 meses, las declaraciones que tengan carácter de definitivas, así como las de un ejercicio que exijan las leyes fiscales, dejando de pagar la contribución correspondiente. Darle efectos fiscales a los comprobantes digitales cuando no reúnan los requisitos de los artículos 29 y 29-A del Código. Conforme a los artículos 108 y 109 del Código, el delito de defraudación fiscal y los delitos indicados en los numerales anteriores se sancionaran con las penas siguientes: Con prisión de 3 meses a 2 años, cuando el monto de lo defraudado no exceda de $1369930.00. Con prisión de 2 a 5 años cuando el monto de lo defraudado sea superior a$1369930.00, pero inferior a $2054890.00. Con prisión de 3 a 9 años cuando el monto de lo defraudado sea superior a $2054890.00.
Cuando no se pueda determinar el monto de lo defraudado la pena será de 3 a 6 meses de prisión, Si el monto de lo defraudado es restituido de manera inmediata en una sola exhibición, la pena aplicable podrá atenuarse hasta en un 50%, cuando los delitos sean calificados, la pena que corresponda se aumentar en 50%.
MANEJO CONTABLE DE LOS INVENTARIOS Y DEL COSTO DE LO VENDIDO CONFORME AL SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS Los inventarios representan uno de los principales recursos con que cuenta una entidad económica; por esto, es indispensable tener un adecuado control de los
mismos, pues de ello depende el desarrollo óptimo de las actividades por las que se hayan constituido una empresa. Dicho control se basa en el manejo físico y en el control administrativo de los inventarios, así como de manera significativa, en el manejo contable. La técnica contable ha desarrollado diversos sistemas de control y registro de inventarios entre los que destacan: Sistema global o de mercancías generales Sistema analítico o pormenorizado Sistema de inventarios perpetuos Sistema global o de mercancías generales Consiste en registrar todas las operaciones realizadas con los inventarios (tales como: compras, ventas, devoluciones, etc.) en una sola cuenta que se denomina mercancías generales. Sistema analítico o pormenorizado Consiste en registrar las operaciones realizadas con los inventarios en diversas cuentas, las cuales representan todos los movimientos que se pueden dar en el manejo de estos bienes. Sistema de inventarios perpetuos Consiste en registrar todas las operaciones realizadas con los inventarios mediante 3 cuentas las cuales son, almacén o inventarios, costo de ventas y ventas.